Accord d'entreprise "l'avenant à l'accord collectif d'entreprise sur la mise en oeuvre du vote électronique UES ROYAL CANIN" chez ROYAL CANIN SAS (Siège)

ROYAL CANIN UES

----------------

AVENANT A L’ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE SUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Entre

Les sociétés Royal Canin SAS et Royal Canin France SAS constituées en UES (Unité Economique et Sociale), représentées par , dûment habilitée à cet effet, ci-après « Société », « l’entreprise » ou la « Direction »,

d’une part,

Les Organisations Syndicales représentatives ci-après, représentées par les Délégués Syndicales Centrales dont les noms suivent, dûment mandatées pour signer le présent accord :

• représentée par , en qualité de Déléguée Syndicale Centrale

• représentée par , en qualité de Déléguée Syndicale Centrale

• représentée par , en qualité de Déléguée Syndicale Centrale

d’autre part,

Il a été convenu ce qui suit.

Préambule

Par accord du 25 octobre 2018, les partenaires sociaux sont convenues d’ouvrir la possibilité de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections des Conseils Social & Economique des différents établissements qui composent l’UES ROYAL CANIN, pour les raisons suivantes :

• La répartition des électeurs sur le territoire national, la multiplicité des élections entre les entités, l’organisation matérielle des bureaux de vote, la restitution des résultats sous un format exploitable rendent complexe l’organisation des élections.

• Le scrutin électronique facilite le processus de vote puisqu’il ne nécessite aucun déplacement, permet de voter à tout moment de n’importe quel endroit, et permet le vote des Associés absents de l’entreprise pour toutes raisons. Il s’agit donc d’un système très souple pour les Associés, de nature à favoriser le bon fonctionnement du processus électoral.

Dans la perspective du prochain renouvellement des instances représentatives au sein de l’UES ROYAL CANIN, la Direction de Royal Canin a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges, fixé en Annexe au présent accord, respectant les prescriptions légales.

Le présent avenant a donc pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales à venir et de réviser l’accord du 25 octobre 2018 compte tenu des évolutions notamment réglementaires et techniques intervenues depuis son adoption.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de l’article L. 2314-26 et des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, de l’arrêté du 25 avril 2007 et de la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges), ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Après négociations entre les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et la Direction, il a été décidé d’avoir recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres des Comités Sociaux & Economiques d’Établissements qui composent l’UES ROYAL CANIN, dans les conditions suivantes :

Article I – Objet de l’Accord

Le présent accord a pour objet de :

• Réviser l’accord du 25 octobre 2018, auquel il se substitue en application des disposions de l’article L.2253-6 du code du travail ;

• D’autoriser le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles et d’en fixer les modalités, sous réserve des dispositions du protocole d’accord pré-électoral prévues à l’article III §2 ci-après.

Article II – Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin.

Elles permettent de respecter les principes suivants :

• Vérification de l’identité des électeurs,

• Sincérité et intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par l’associé et le bulletin enregistré,

• Secret du vote et confidentialité : chiffrement des échanges, du bulletin et des urnes,

• Anonymat : impossibilité de relier l’identité de l’électeur avec l’expression du vote,

• Unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• Sécurisation de l’environnement technique : scellement permanent du système de vote,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article III – Modalités d’Organisation des opérations

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord pré-électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, les modalités opératoires, la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.

Les élections professionnelles se feront par vote électronique, organisé suivant les modalités techniques et fonctionnelles de mise en œuvre déterminées par le présent accord.

La Direction et les Organisations Syndicales représentatives sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que, si le vote électronique est retenu, la conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges fixé en Annexe au présent accord, et tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Le protocole d’accord pré-électoral mentionnera alors la conclusion du présent accord et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables (rapport d’expertise indépendante).

Article III § 1 : Etablissement et contenu des fichiers – Respect de la réglementation relative à la protection des données personnelles

Les données pouvant être traitées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site des inscrits ;

• Pour le fichier des électeurs : matricule, nom, prénom, établissement, collège, site, moyen d'authentification (clé du numéro de Sécurité Sociale), coordonnées postales, date de naissance ;

• Pour les listes d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom et prénom des candidats, titulaire ou suppléant, nom de l’organisation syndicale ayant présenté le candidat, s’il y a lieu ;

• Pour les résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, nom de l’organisation syndicale ayant présenté le candidat, s’il y a lieu, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs s’il y a lieu, agents habilités des services du personnel (P&O), société prestataire ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant, société prestataire ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, syndicats s’il y a lieu, agents habilités des services du personnel (P&O), délégués de liste le cas échéant, société prestataire ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats s’il y a lieu, agents habilités des services du personnel (P&O), société prestataire ;

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel (P&O), société prestataire.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Il est précisé que le traitement de ces données est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle la Société, en qualité de responsable du traitement, est soumise, à savoir la gestion et l’organisation des élections professionnelles.

Ces données personnelles seront traitées pour les finalités suivantes :

• La préparation et l’établissement des listes électorales ;

• L’envoi des éléments permettant aux collaborateurs de voter ;

• La mise en œuvre des opérations de vote ;

• La gestion de l’authentification de l’électeur ;

• La gestion et la vérification des résultats de vote ;

• La gestion de toute opposition aux résultats de vote.

Pour les seules nécessités des finalités citées ci-dessus, la Société est amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel qui seront sécurisés conformément à la réglementation RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales représentatives en seront informées.

Toutes les données seront traitées en France métropolitaine.

Les données ne seront traitées pour ces finalités que pour la durée nécessaire à la mise en œuvre des opérations électorales, y compris pour la durée pendant laquelle les résultats peuvent être contestés et en cas de contestation, pour la durée nécessaire à la validation des résultats.

Conformément à la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel, les salariés de la Société peuvent :

• Demander une copie des données à caractère personnel traitées et des informations sur le traitement des données ;

• Demander la rectification des données à caractère personnel.

Article III § 2 : Modalités des élections

Les élections auront lieu conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période délimitée d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les salariés seront informés par mail et affichage des horaires et jours d’ouverture et de fermeture des bureaux de vote.

Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique, ainsi que les organisations syndicales s’il y a lieu.

Article III § 3 : Bulletins de vote

Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par P&O avec les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page, selon des modalités à définir dans le protocole d’accord pré-électoral.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article IV – Déroulement des opérations de vote

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une notice d’information détaillée précisant le déroulement des opérations électorales, les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Pendant la période ouvrée du scrutin, qui sera fixée dans le protocole pré-électoral, les électeurs auront la possibilité de joindre les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de P&O – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Une assistance technique téléphonique par un service du prestataire (centre d’accueil téléphonique) retenu sera également mise en place.

Article IV § 1 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour et, s'il y a lieu, le second tour des élections, à son domicile par courrier simple, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. Un code d’identification personnel est généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un code d’accès. Seul le prestataire fournisseur aura connaissance de ces deux codes, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe éventuellement créé. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire fournisseur.

Une fois connecté, pour l’élection des membres du Conseil Social & Economique et pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et à son Collège d’électeur. Une fois qu'il a exprimé son vote, son choix apparaitra clairement à l'écran ; il pourra être modifié avant validation. Au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à deux votes distincts. Après validation de son vote, il lui sera impossible de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.

Article IV § 2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences du Code du travail (C. trav., art. R. 2314-7) et aux recommandations de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés), le secret du vote et la sincérité des opérations électorales sont garantis.

Quand un vote est confirmé, l’ensemble du traitement de celui-ci est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne. Le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. De ce fait, aucune référence nominative ou technique n’apparait dans le bulletin de vote inséré dans l’urne. Cet ordonnancement séquentiel permet, en outre, de garantir le secret du vote et l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés, empêchant qu’un même électeur puisse voter deux fois simultanément.

Pour garantir la confidentialité, les bulletins sont donc chiffrés tout au long du parcours sans interruption. A cette fin, la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL. Ce mécanisme permet également de garantir l’intégrité des votes : ils ne peuvent être altérés ni lors de leur saisie, ni entre leur saisie et le dépouillement final.

Cette architecture permet de se conformer aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Par ailleurs, les documents liés au vote électronique sont à récupérer à la suite du dépouillement dans un délai maximum de 15 jours après le dernier tour des élections. A l’issue de ces délais, l’ensemble de ces fichiers seront détruits.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Les administrateurs désignés de chacun des Bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès (identifiants personnels), le taux de participation.

Article IV § 3 : Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles (Conseil Social & Economique), chaque liste pourra désigner un délégué de liste.

Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.

Article IV § 4 : Clôture & Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les administrateurs de chaque Bureau de Vote (le Président et les Assesseurs).

Les membres du Bureau de Vote éditent et vérifient les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article IV § 5 : Cellule d’assistance technique

La société mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule d’assistante technique sera composée des personnes suivantes :

• Des représentants du prestataire,

• Des représentants de la direction ;

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistante technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article IV § 6 : Assistance des électeurs et dispositif de secours

En cas de non-réception, d’oubli, de vol ou perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou en contactant directement l’assistance téléphonique ouverte par le prestataire. Dans ce cas, les moyens d’authentification non-reçus, oubliés, volés ou perdus ne seront plus utilisables.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement au prestataire un fichier reprenant les éléments suivants : matricule, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise, établissement, collège, site, coordonnées postales, clé du numéro de Sécurité Sociale de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article V : Expertise Indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

De la Délibération CNIL n° n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet ;

Des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel (existence d’un cahier des charges respectant les dispositions réglementaires) ;

• Du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n° 2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du travail.

Article VI : Dispositions finales

Article VI§ 1 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur au jour de sa signature.

Il est conclu pour une durée indéterminée et remplace et annule toutes les dispositions résultant d’accords collectifs, d’usages ou de tout autre politique en vigueur au sein l’UES ROYAL CANIN portant sur le même objet, notamment de l’accord du 25 octobre 2018, qu’il révise.

Cet accord s’appliquera également en cas d’élections partielles en cours de mandat des membres des CSE ainsi élus.

Article VI§ 2 : Révision et modalités de suivi de l’accord

Le suivi des modalités d’application de l’accord sera fait lors de chaque renouvellement du Comité social et économique d’Etablissement.

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L. 2222-5, L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Article VI§ 3 : Clause de rendez-vous

En cas de modifications des dispositions légales ou règlementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient dans les 3 mois, pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la règlementation et des dispositions conventionnelles visées dans l’accord.

Article VII§ 4 : Dénonciation

Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, pourra être dénoncé à tout moment par une ou plusieurs parties signataires dans les conditions prévues par la loi (articles L. 22619 et suivants du Code du travail).

En cas de dénonciation, la durée du préavis est fixée à 3 mois.

La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception par son auteur aux signataires de l’accord.

Article VII§ 5 : Formalités de dépôt de l’accord

L'accord sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales Intéressées.

Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l'accord lors de sa signature, ou à défaut, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le présent accord sera également déposé :

• En deux versions électroniques sur la plateforme de Téléprocédure du ministère du travail, teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, dont une version intégrale au format .PDF et une version publiable au format .DOCX de laquelle sera supprimée toute mention de nom, prénom, paraphe ou signature de personnes physiques.

• Les Parties rappellent qu’en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, tout ou partie du présent accord pourra ne pas faire l’objet d’une publication en cas d’accord postérieur en ce sens ou de décision unilatérale du Groupe d’occulter les éléments portant atteinte à ses intérêts stratégiques.

• En un exemplaire au greffe du Conseil de prud’hommes de Nîmes.

L’accord fera l’objet d’un affichage sur les panneaux d’information du Groupe réservés à cet effet.

Fait à Aimargues, le 29 septembre 2022

En 6 exemplaires, dont une version anonymisée aux fins de publication

X Déléguée Syndicale Central
X Déléguée Syndicale Central
X Déléguée Syndicale Central