Accord d'entreprise "Accord de groupe relatif aux moyens de communication dématérialisés des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales dans les sociétés du Groupe Egis" chez EGIS (Siège)

Accord de groupe relatif aux moyens de communication dématérialisés des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales dans les sociétés du groupe Egis

ENTRE, D’UNE PART,

Les sociétés du Groupe EGIS parties au présent Accord, représentées par , Directrice des Ressources Humaines Groupe, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes

ET D’AUTRE PART,

Les organisations syndicales représentatives dans le Groupe Egis représentées par leurs coordinateurs syndicaux:

• Pour la CFDT :

• Pour la CFE-CGC :

• Pour la CGT :

Il a été conclu le présent Accord de Groupe.

PREAMBULE

Le présent accord traduit la volonté des parties, au-delà des moyens strictement légaux, d’améliorer les modalités d’exercice des fonctions des représentants du personnel et des organisations syndicales en favorisant leur communication et la visibilité de leur action au sein de leur société.

A cette fin, le présent accord ouvre ou renforce la possibilité aux instances représentatives du personnel et aux organisations syndicales d’être présentes sur les outils dématérialisés de communication mis en place dans leur société et de les utiliser dans des conditions permettant de préserver tout à la fois le droit à l’expression syndicale, le libre choix des salariés ainsi que le bon fonctionnement des outils de communication et du réseau informatique.

Dans ce cadre, la charte d’utilisation des systèmes d’information Egis en vigueur doit être respectée et chacun assume naturellement le contenu des communications qu’il produit dans le respect des obligations légales et règlementaires afférentes.

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord s'applique en France aux sociétés du groupe dont le siège social se trouve en France et remplissant la double condition suivante :

• être détenues directement ou indirectement à plus de 50% par Egis SA

• être expressément visées à l’annexe 1 de l’Accord.

Dans le cas où une société serait détenue directement ou indirectement à plus de 50% par Egis SA après signature du présent Accord, elle aurait la possibilité d’y adhérer par avenant consistant en la conclusion en son sein d’un Accord d’adhésion au présent accord.

A la suite de cette adhésion, la société adhérente sera ajoutée à la liste des sociétés figurant à l’annexe 1 du présent Accord.

Le présent accord cessera de s’appliquer à une société signataire ou adhérente dès lors qu’elle ne remplira plus la condition d’être détenue directement ou indirectement à plus de 50% par Egis SA.

Article 2 - Panneau d’affichage dématérialisé

Chaque organisation syndicale représentative dans la société disposant d’un délégué syndical et chaque instance représentative du personnel de la société se verra attribuer un panneau d’affichage dématérialisé, c’est-à-dire un espace dédié dans le support numérique de l’entreprise (intranet) lorsqu’il existe.

Par ailleurs les représentants des sections syndicales de la société auront accès à un panneau d’affichage dématérialisé qui leur sera dédié.

Les informations affichées sur le panneau d’affichage dématérialisé sont, en lien avec les règles de fonctionnement et les attributions respectives :

• Pour les organisations syndicales disposant d’un délégué syndical ou d’un représentant de section syndicale, les communications syndicales

• Pour les instances représentatives du personnel, les procès-verbaux approuvés des réunions et leurs autres communications.

L’organisation syndicale et l’instance représentative du personnel est administratrice de l’espace qui lui est réservé.

Le responsable physique, titulaire des droits et accès nécessaires pour la mise en œuvre du présent accord, sera nommément désigné par écrit à l’adresse de la Direction des Ressources Humaines. Il s’agit nécessairement :

• d’un élu pour les instances représentatives du personnel

• du délégué syndical ou de tout autre salarié de la société désigné par l’organisation syndicale représentative

• du représentant de la section syndicale

En cas de besoin, à sa demande, le responsable bénéficiera d’une formation sur l’utilisation de l’outil, formation qui sera renouvelée en cas d’évolution de celui-ci.

Les communications publiées doivent s’inscrire dans le cadre des règles de sécurité et de confidentialité de la société et du Groupe. Chaque responsable est garant de l’utilisation de son identification qui doit rester personnelle et confidentielle et se doit de respecter les règles de protection du système.

Concernant les communications syndicales, le contenu est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère syndical. Conformément aux dispositions législatives relatives à la presse, il ne doit contenir ni injure ni diffamation. La vie privée, et notamment le droit à l’image, ainsi que les droits attachés à la propriété intellectuelle doivent également être respectés.

La Direction des Ressources Humaines de la société recevra du responsable, au plus tard simultanément, copie de toute communication syndicale mise en ligne dans l’outil.

L’intervention éventuelle du « webmaster » sur l’outil nécessitée par des impératifs techniques ou de sécurité ne constitue en aucun cas une atteinte à la libre expression des organisations syndicales et des représentants du personnel. Toute intervention du « webmaster » fera l’objet d’une information préalable du responsable titulaire des droits et des accès.

Article 3 – Information d’une mise en ligne et usage de la messagerie professionnelle

Pour permettre une plus grande visibilité des documents diffusés sur le panneau d’affichage dématérialisé par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel, les collaborateurs intéressés doivent pouvoir être informés de cette mise en ligne.

Cette information se fait via des notifications générées directement par l’outil si celui-ci le permet.

Par ailleurs, il est convenu que chaque responsable puisse utiliser la messagerie professionnelle de la société pour informer par mail les salariés de la mise en ligne d’une nouvelle communication syndicale, d’un procès-verbal de réunion ou d’une information relative aux activités sociales et culturelles.

Pour cela, chaque Responsable identifié pourra utiliser la liste de diffusion des collaborateurs de la société et mettra en copie la Direction des Ressources Humaines lors de l’envoi de l’information.

Cette information prend la forme d’un mail au contenu suivant, sans pièce jointe :

• S’il s’agit d’une communication syndicale :

Objet : Communication syndicale « nom du syndicat » avec objet générique (ex Négociation accord, NAO,…) 

Contenu du message : Une nouvelle communication syndicale a été publiée sur le panneau syndical électronique. Si vous souhaitez le consulter, cliquez sur le lien suivant : « …... »

• S’il s’agit d’un procès-verbal de réunion:

Objet : Communication /procès-verbal « nom de l’instance représentative du personnel » 

Contenu du message : Le procès-verbal de la réunion du X/X/X a été publié sur l’espace du « nom de l’instance représentative du personnel ». Si vous souhaitez le consulter, cliquez sur le lien suivant : « …. »

• S’il s’agit d’un message relatif aux activités sociales et culturelles:

Objet : activité sociales et culturelles « nom de l’instance représentative du personnel » (objet de l’activité)

Contenu du message : quelques lignes décrivant le sujet avec le lien vers l’information mise en ligne sur l’espace de l’instance.

L’instance disposera d’une adresse mail dédiée pour la communication relative aux œuvres sociales et culturelles.

La diffusion d’un message ne doit en aucun cas porter un trouble injustifié à l’exécution du travail ou à la marche générale de la société.

Toute utilisation collective de la messagerie professionnelle autre que celle prévue au présent article est proscrite sauf autorisation expresse de la Direction de la société.

Les salariés de la société pourront communiquer à titre individuel par le biais de la messagerie professionnelle avec les représentants du personnel de l’entreprise.

Enfin chaque responsable pourra également poster les messages prévus ci-dessus sur le fil d’actualité de la société, s’il existe.

Article 4 – Elections professionnelles

Les organisations syndicales ayant une place importante dans le processus d’élection des instances représentatives du personnel de la société, il convient de faciliter leur capacité de communication.

Pour la favoriser la note d’information des salariés de la société établie et communiquée par la direction après la conclusion du protocole d’accord préélectoral précisera le nom et l’adresse mail de l’interlocuteur de chaque organisation syndicale ayant participé à la négociation du protocole.

Si l’intranet de la société le permet, une fois le protocole d’accord préélectoral conclu, la profession de foi (identique à celle publiée dans l’outil de vote électronique) et l’appel à candidatures de ces organisations syndicales seront affichés, pendant toute la durée du processus électoral, dans un espace consacré aux élections des instances représentatives du personnel.

Les documents à afficher seront communiqués par mail aux représentants de la société identifiés dans le protocole d’accord préélectoral pour recevoir les candidatures et mis en ligne dans les plus brefs délais, soit dans les 48h.

Article 5 – Garanties

La société s’engage, dans le cadre des utilisations accordées par le présent accord, à respecter la confidentialité :

• des messages électroniques échangés entre les salariés et les représentants du personnel,

• des consultations et téléchargements éventuels par les salariés sur les espaces dédiés aux organisations syndicales et aux instances représentatives du personnel.

  Article 6 – Communication du calendrier des réunions sociales

Afin de donner à tous de la lisibilité sur les rencontres avec les représentants du personnel et les organisations syndicales, la Direction de la société mettra à jour dans l’outil le calendrier des réunions du mois à venir.

Article 7 – Révision et dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

Il pourra également faire l’objet d’une révision notamment pour prendre en compte les éventuelles évolutions législatives, réglementaires ou conventionnelles, conformément aux articles L2261-7-1 et L2261-8 du Code du travail.

Toute demande de révision devra être portée à la connaissance des autres organisations syndicales intéressées par lettre recommandée avec accusé de réception.

Article 8 – Date d’entrée en vigueur, durée et effet

Le présent accord entre en vigueur à compter du 1^er juillet 2018 et pour une durée indéterminée.

Les dispositions du présent accord se substituent à la date de son entrée en vigueur à l’ensemble des dispositions ayant le même objet des accords collectifs conclus antérieurement ou postérieurement dans les sociétés comprises dans son champ d’application.

Le présent accord se substitue à la date de son entrée en vigueur à tous les usages, règles ou engagements unilatéraux portant sur le même objet dans les sociétés comprises dans son champ d’application.

Article 9 – Dépôt et publicité de l’accord

Le personnel sera informé du présent accord par voie d’affichage sur les panneaux prévus pour la communication avec le personnel. Il sera également déposé sur l’Intranet du Groupe où chaque collaborateur pourra en prendre connaissance ou s’en produire une copie.

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée par les parties, et une version sur support électronique à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) des Yvelines. Il sera également déposé au greffe du Conseil des Prud’hommes de Versailles.

Fait à Guyancourt, le 10 avril 2018 en 6 exemplaires

Pour EGIS SA

Pour la CFDT Pour la CFE-CGC Pour la CGT

ANNEXE 1 

• Egis SA

• Egis Avia

• Egis Airport Operation

• Bureau Technique Méditerranée (BTM)

• Egis Bâtiments

• Egis Bâtiments Méditerranée

• Egis Bâtiments Sud-Ouest

• Ingesud

• Egis Bâtiments Centre-Ouest

• Etudes Bâtiments Ingénierie (EBI)

• Egis Bâtiments Nord

• Egis Bâtiments Grand Est

• Egis Bâtiments Rhône Alpes

• Egis Bâtiments Antilles-Guyane

• Egis Bâtiments International

• Egis Bâtiments Management

• Egis Bâtiments Océan Indien

• Egis Concept

• Egis Holding Bâtiment

• Egis Conseil

• Egis Conseil Bâtiments

• Egis Informatique

• Egis Industries

• Egis Eau

• Egis Ports

• Egis Structures & Environnement

• Seaboost

• Egis One 5

• Egis Projects

• Egis Road Operation SA

• Egis Asset Management Solutions

• Tollsys

• Easytrip France

• Easytrip Services SA

• Wind-It

• Egis International

• Egis Villes & Transports

• Egis Rail

• Sintra