ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA GESTION DES CONGES PAYES

Entre :

La SAS Olga, dont le siège social est situé 2 rue Julien Neveu à Noyal sur Vilaine (35530), immatriculée au RCS de Rennes sous le n°709 200 307, représentée par

Ci-après désignée « la Société »

D’une part,

Et :

L’Organisation Syndicale CFDT, syndicat majoritaire au sein de l’entreprise, représentée par

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE :

Les Parties ont signé un accord d’entreprise sur la gestion des congés payés entré en vigueur le 1^er juin 2020 pour une durée déterminée de trois ans. Cet accord arrivant à son terme, elles se sont réunies pour échanger et ont décidé de signer un nouvel accord réitérant l’accord précédent, prenant cependant en compte les évolutions intervenues dans l’entreprise qu’il est utile de mentionner.

Le présent accord s’inscrit donc dans la continuité et la poursuite de son prédécesseur, permettant une souplesse d’adaptation et d’optimisation de notre organisation et nos modes de fonctionnement.

Ces adaptations s’inscrivent dans nos valeurs qui conjuguent à la fois :

• le respect des hommes, de l'environnement et des engagements pris au travers de la démarche RSE ;

• l’implication, la responsabilité et la responsabilisation de tous ;

• l’épanouissement professionnel de chacun.

Le présent accord vient réitérer certains principes en matière de décompte et de prise des congés payés permettant à la fois de mieux répondre aux besoins et modes de fonctionnement de l’entreprise, pour faire face aux enjeux d’aujourd’hui et de demain et offrant aux salariés plus de clarté, de souplesse, d’équité et de garanties, au niveau de la gestion de leur congés payés.

Il a donc pour objet de redéfinir, de manière unitaire, les règles applicables en la matière en :

• Etablissant des règles communes, formalisant mieux et harmonisant les pratiques ;

• Instaurant des règles précises et uniformes, facilitant le respect de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle ;

• Respectant un cadre légal et cohérent avec la mission et les valeurs de l’entreprise : règles transparentes, claires, pour tous, permettant l'épanouissement, tant personnel que professionnel, des collaborateurs.

En conséquence, le présent accord annule et se substitue à l’ensemble des usages, pratiques ou accord mis en œuvre avant son entrée en vigueur, sur les thèmes qu’il traite.

Ses dispositions ne peuvent non plus se cumuler avec d'autres dispositions ayant le même objet, relevant d’autres accords collectifs, actuels ou futurs, ou des textes généraux législatifs, ou réglementaires. Les dispositions du présent accord, se substitueraient alors ou dérogeraient à celles éventuellement applicables en vertu d’autres normes conventionnelles.

Chapitre 1 – Dispositions générales

Article 1.1 - Déroulement et contexte de la négociation

La négociation a porté sur le bilan et la volonté de réitérer les stipulations de l’accord précédemment applicable dans l’entreprise s’agissant des congés payés et sur les mises à jour nécessaires au regard des évolutions survenues.

Les partenaires sociaux qui ont participé à la négociation de cet accord reconnaissent donc avoir reçu toutes les informations utiles à la négociation du présent accord ainsi que la réponse à leurs différentes questions et la prise en compte de leurs exigences minimales.

Ils reconnaissent la pertinence des dispositions du présent accord comme étant de nature à être en adéquation avec les impératifs de fonctionnement et d’organisation de la société et les aspirations des salariés concernés.

Article 1.2 - Champ d’application de l’accord

Le présent accord concerne l’ensemble des salariés de l’entreprise, qu’il s’agisse de salariés dont le contrat de travail est en vigueur au jour du présent accord mais également des salariés embauchés ultérieurement, en CDI et en CDD, à temps complet et à temps partiel.

Chapitre 2 – Modalités d’acquisition et de gestion des congés payés

Conscients de l’importance de garantir à chaque salarié la plus grande visibilité quant à ses droits aux congés payés légaux, et dans le souci de simplifier et d’harmoniser les modalités d’acquisition et de prise des congés payés, les parties sont convenues de formaliser dans le cadre d’un accord d’entreprise l’ensemble des dispositions applicables en la matière.

Les dispositions du présent accord visent à donc à redéfinir, à harmoniser et à améliorer les
« pratiques » déjà existantes au sein de l’entreprise, tout en rappelant les procédures à respecter.

Article 2.1 - Rappel des principes généraux relatifs à l’acquisition des congés payés

Tout salarié, quelle que soit la durée de son contrat, son temps de travail et son ancienneté, a droit à des jours de congés, payés par l’employeur dont le nombre varie en fonction des droits acquis.

Conformément aux dispositions légales, le point de départ de la période d’acquisition des congés est fixé au 1^er juin de chaque année pour se terminer le 31 mai de l’année suivante.

Les congés payés s’acquièrent tous les mois au cours de cette période, sans que la durée totale du congé légal acquis au cours de ladite période ne puisse dépasser 30 jours ouvrables ou 25 jours ouvrés.

Article 2.2 - Gestion des congés en jours ouvrés

Par dérogation au principe légal de jours ouvrables, le calcul et le décompte des droits aux congés payés sont exprimés en jours ouvrés. Toutefois, en cas de litige, il sera fait référence à un calcul en jours ouvrables.

Pour le décompte en jours ouvrés, l’entreprise applique une équivalence selon le principe de calcul suivant : (30 jours ouvrables x 5 jours ouvrés) / 6 jours ouvrables

Chaque salarié acquiert ainsi 2,08 jours de congés payés par mois de travail effectif.

Il est convenu qu’à l’issue de la période de référence, le nombre de jours de congés payés acquis sera arrondi au nombre entier immédiatement supérieur. Ainsi par exemple, que le droit à congé soit de 10,60 ou 10,30 jours ouvrés, le nombre de congés acquis sera de 11 jours ouvrés.

A noter que pour les salariés à temps partiel, comme pour les salariés à temps plein, les jours de congés payés sont décomptés sur les jours habituellement ouvrés dans l’entreprise qui sont inclus dans la période d’absence et non sur les seuls jours ouvrés qui auraient été travaillés par le salarié concerné s’il avait été présent.

Article 2.3 - Rappel des principes généraux relatifs à la prise des congés payés

Les dates de départs en congés sont soumises à l’accord de l’employeur, afin de pouvoir faire coïncider les désidératas des salariés avec les impératifs de fonctionnement de l’entreprise.

Les salariés disposent de tous les droits à congés payés annuels légaux dès le 1^er juin de chaque année, toutefois, notamment pour ceux arrivés en cours d’année, il est possible de prendre par anticipation les congés acquis avant que la période de prise de congés ne soit ouverte. Ainsi par exemple, un salarié ayant intégré l’entreprise le 1^er février a acquis durant ce mois 2,08 jours ouvrés de congés, il peut formuler une demande de 2 jours de congés dès le 1^er mars.

Article 2.4 - Règles de prise des congés et de priorité

Dans tous les cas, la période de prise des congés payés d’été doit au minimum comprendre la période du 1^er mai au 31 octobre de chaque année.

Au cours de cette période, au moins 3 semaines de congés devront être posées, avec deux semaines consécutives a minima.

En tout état de cause, 5 semaines de congés payés devront être posées et prises entre le 1^er juin et le 31 mai de chaque année. Par exception, le collaborateur a la possibilité de déposer sa cinquième semaine de congés sur son compte épargne temps.

Idéalement, les salariés posent les congés d’été sur une période définie pour tous les services entre début janvier et fin février de chaque année et les dates de congés ne peuvent être modifiées moins d’un mois avant la date de départ. En dehors des congés d’été, il est recommandé d’anticiper au moins deux mois à l’avance pour poser ses congés et le manager dispose d’un délai de 15 jours pour valider ou non la demande.

Par ailleurs, la prise des congés payés sera toujours prioritaire par rapport à la prise des jours de repos dit « RTT » et des jours de récupération. Ainsi, le salarié qui souhaite bénéficier d’une semaine de repos devra préalablement avoir recours à ses droits à congés payés disponibles. Les journées isolées peuvent cependant être posé en récupération ou RTT.

Concernant l’ordre des départs en congés, les salariés sont invités à positionner leurs dates selon leurs souhaits en cohérence avec les besoins du service/de la production et les impératifs personnels de chacun. C’est au manager qu’appartient la décision de validation de ces souhaits.

Par ailleurs, conformément aux dispositions de l’article L. 3141-21 et 3141-22 du Code du travail, il est décidé de ne prévoir aucun jour supplémentaire en cas de fractionnement du congé principal, quelle que soit la période de prise des congés. Dans l’entreprise, ce sont les collaborateurs, sous conditions de validation par le manager, qui fixent leurs périodes de congés selon leurs souhaits, en contrepartie il n’y a donc pas lieu d’attribuer des jours de congés supplémentaires en cas de fractionnement.

Article 2.5 - Dispositions relatives au report de congés

Le fait de poser des semaines complètes de congés payés est indispensable pour les collaborateurs afin d’assurer au mieux leur équilibre vie professionnelle et vie personnelle ou familiale, ce qui justifie la prise au minimum de 5 semaines de congés par an.

Les congés payés légaux doivent donc être obligatoirement pris chaque année. Par exception, il a été convenu par accord d’entreprise instaurant le compte épargne temps que chaque collaborateur a la possibilité de déposer sa cinquième semaine de congés payés sur son compte épargne temps.

Au plus tard le 31/12 de chaque année, le manager informera chaque salarié qui n’a pas encore planifié le solde de ses droits à congés payés de l’année et pourra exiger des intéressés qu’ils prennent effectivement leurs congés avant la fin de la période de prise des congés payés.

Article 2.6 - Dispositions relatives à l’indemnisation des congés payés

Le remplacement du congé par une indemnité compensatrice est interdit, sauf cas prévus par la loi.

Chapitre 3 – Dispositions relatives au don de jours congés payés

Le don de jours de congés consiste à donner la possibilité à un collaborateur de pouvoir céder en partie ses jours de congés au bénéfice d'un collègue de l'entreprise remplissant les conditions requises afin de lui permettre de s’absenter sans perte de rémunération.

Au-delà des mesures prévues par accords d’entreprise, les parties ont souhaitées rappeler le principe de bienveillance managériale, notamment lorsqu’un salarié est contraint de s’absenter momentanément de l’entreprise pour accompagner une personne handicapée, gravement malade ou faisant l’objet d’une perte d’autonomie d’une particulière gravité. Des solutions devront être recherchées en vue d’aménager, dans la mesure du possible, la présence au travail du salarié intéressé au cours de la période durant laquelle il faut s’absenter. Dans ce cadre et afin de faciliter les absences rendues nécessaires, toute requête sollicitant une autorisation d’absence fera l’objet d’une attention particulière.

Article 3.1 - Création d’un fond de solidarité

• Principe et fonctionnement

Un fond de solidarité est créé afin d’être le réceptacle des dons des collaborateurs.

Afin de garantir l’objectivité et la dimension sociale du dispositif, les demandes de don sont examinées par une commission du Comité Social et Économique.

Cette commission se réunit dans la semaine suivant la réception d’une demande afin de donner une réponse et d’enclencher le processus au plus tôt.

• Appel au don

Les dons peuvent être effectués tout au long de l’année, sans raison spécifique, et ainsi être versés dans le fond de solidarité mais, toutefois les jours du fond de solidarité ne pourront être attribués par la commission que dans la limite de 5 jours maximum. Dans un second temps, la commission pourra proposer au collaborateur demandeur, une période de recueil de don avec communication via affichage et réseau d’entreprise notamment.

Cette période de recueil de don, pour la situation du collaborateur spécifiquement concerné par la communication en question, sera limitée à deux semaines à compter de la première communication.

Un échange aura lieu avec le collaborateur pour déterminer avec lui les modalités de communication autour de sa situation.

Les jours donnés dans le cadre d’une campagne qui excéderaient le nombre de jours nécessaires dans le cadre de la demande du collaborateur bénéficiaire, et en tout état de cause le plafond fixé, seront versés dans le fonds de solidarité ou restitués si le salarié donateur en fait la demande.

• Modalités de suivi

Une fois an, la commission présentera en réunion du Comité Social et Économique les informations relatives aux nombres de donateurs, de bénéficiaires, de jours moyen donnés et le solde à date.

Article 3.2 - Salariés donateurs et modalités du don

• Salariés donateurs

Tout salarié de l’entreprise, titulaire d’un CDI ou d’un CDD, sans condition d’ancienneté, peut faire un don de jours de congés. Il doit être volontaire et disposer de jours de congés pouvant faire l’objet d’un don.

• Jours de congés cessibles

Au regard de la nécessité de préserver les temps de repos des collaborateurs, il est convenu que, dans l’entreprise, seuls les congés payés annuels légaux excédant 20 jours ouvrés, c’est-à-dire la 5^ème semaine de congés payés, peuvent faire l’objet d’un don.

• Modalités du don

Il est rappelé que le don est anonyme, sans contrepartie et définitif (sauf, sur demande du collaborateur, dans le cas où le don a été réalisé dans le cadre d’un appel au don spécifique et que le nombre de jours donnés par les collaborateurs excède le nombre de jours nécessaires au collaborateur bénéficiaire).

Le don de jours est valorisé en jours : 1 jour de congé donné par un collaborateur donateur = 1 jour d’absence alloué à un collaborateur bénéficiaire, quelle que soit leurs rémunérations respectives.

Pour formaliser leur don, les collaborateurs utiliseront le formulaire disponible en annexe au présent accord qu’ils transmettront à la commission. Après traitement par la commission, une copie de ce formulaire sera transmise au collaborateur donateur et au service RH pour traitement en paie.

Les jours donnés sont considérés comme comptabilisés à la date du don.

Article 3.3 - Salariés bénéficiaires du don

• Salariés bénéficiaires

Peut solliciter le bénéfice du dispositif de don de jours de congés, tout collaborateur salarié sans condition d’ancienneté, concerné par l’une des situations et remplissant les conditions visées ci-après, afin de s’absenter sans perte de rémunération.

Fondé sur la solidarité entre les collaborateurs, en cohérence avec les valeurs de l’entreprise, le don de jours de congés ne peut être attribué qu’après que le collaborateur bénéficiaire ait utilisé au préalable les possibilités d’absences rémunérées.

• Situations visées et justificatifs afférents

Peut bénéficier d’un don de jours de congés le collaborateur salarié se trouvant dans l’une des situations suivantes :

• Présence auprès de son enfant, sans limite d’âge, atteint d’une maladie, d’un handicap ou victime d’un accident d’une particulière gravité rendant indispensables une présence soutenue et des soins contraignants.

Le salarié devra produire, au moment du dépôt de la demande, un certificat médical établit par le médecin qui suit l’enfant justifiant, dans le respect du secret médical, de la situation et, dans la mesure du possible, la durée prévisible de la présence du salarié rendue nécessaire. Le bénéfice du don étant accordé au titre de l’enfant, lorsque les deux parents travaillent dans l’entreprise, ils peuvent bénéficier du don de jours successivement ou alternativement. Le nombre de jours est réparti entre les parents selon leurs souhaits.

• Présence auprès du conjoint (marié, pacsé ou en concubinage permanent depuis au moins 1 an) atteint d’une maladie, d’un handicap ou victime d’un accident d’une particulière gravité rendant indispensables une présence soutenue et des soins contraignants.

Le salarié devra produire, au moment du dépôt de la demande, un certificat médical établit par le médecin qui suit le conjoint justifiant, dans le respect du secret médical, de la situation et, dans la mesure du possible, la durée prévisible de la présence du salarié rendue nécessaire.

• Cas de « force majeure », c’est-à-dire le cas dans lequel le salarié est confronté à une situation exceptionnelle particulièrement grave et urgente, rendant nécessaire l’accès aux dons de jours. Il n’est pas arrêté de liste exhaustive des cas de « force majeure ».

Néanmoins, les parties ont identifié, à titre d’illustration, le cas de la destruction de l’habitat (résidence principale) du collaborateur suite à un incendie ou à une inondation rendant nécessaire l’absence du salarié pour se consacrer aux démarches et actions à réaliser. La commission étudiera la demande au regard des éléments communiqués et se réserve la possibilité de la refuser si la « force majeure » telle que définie ci-dessus n’est pas caractérisée.

• Procédure de demande

Tout salarié remplissant les conditions décrites ci-dessus et souhaitant bénéficier du dispositif de don de jours devra faire une demande écrite auprès de la commission laquelle devra préciser le nombre de jours nécessaires et être accompagnée du justificatif afférent.

Dans la mesure du possible, la demande devra être formulée dans un délai de prévenance de 15 jours avant le début de l’absence.

A réception, la commission analysera la demande et déclenchera, le cas échéant, la mise en œuvre du dispositif. Elle informera le manager de l’absence du salarié et de la durée envisagée afin qu’il puisse organiser le fonctionnement du service en fonction.

Dès lors que la demande est acceptée et sous réserve que le nombre de jours recueillis et/ ou présents dans le fonds dédié soit suffisant, le collaborateur salarié sera reçu ou contacté (par son manager et/ou un membre de la commission) afin d’échanger sur des modalités de prise de ces jours.

Les demandes sont traitées dans l’ordre d’arrivée.

En cas de rechute de la pathologie, le salarié pourra formuler une nouvelle demande sur présentation d’un nouveau certificat médical.

• Prise des jours reçus 

Le nombre de jours d’absence est limité à 20 jours ouvrés par collaborateur bénéficiaire pour une même demande et dans la limite du nombre de jours recueillis et/ ou disponibles dans le fonds de solidarité.

Ces jours doivent être pris dans les 6 mois suivants l’attribution du don de jours.

Cette période de 20 jours ouvrés pourra être renouvelée sur présentation d’un nouveau justificatif, dans la limite de deux fois, soit un maximum de 60 jours ouvrés pour un même évènement (sauf rechute de la pathologie) et dans la limite du nombre de jours recueillis et/ ou disponible dans le fonds de solidarité.

Le nombre de jours recueillis est mis à disposition du bénéficiaire dans un compteur de congés spécifique, suivi par le gestionnaire RH.

La prise de jours par le bénéficiaire se fait en principe de manière consécutive et par journée entière. Il est toutefois possible de prendre les jours de façon discontinue ou par demi-journée sur demande du médecin qui suit l’enfant / le conjoint au titre de la pathologie en cause.

Il conviendra, dans la mesure du possible, d’établir en lien avec le manager un calendrier prévisionnel des jours à utiliser.

A chaque utilisation de jours, le salarié devra informer par mail, le service RH en charge de la gestion des jours qui en assure le suivi.

Le salarié s’engage à informer la Direction des Ressources Humaines lorsque la situation à l’origine de la demande ne rend plus nécessaire la prise de jours. Les jours non utilisés restants sont alors reversés / réaffectés dans le fonds de solidarité.

• Caractéristiques de l’absence

Le collaborateur bénéficiaire d'un ou plusieurs jours cédés bénéficie du maintien de sa rémunération pendant sa période d'absence correspondant à la prise des jours reçus.

Ces jours n’entrent pas dans le calcul du 10ème congés payés.

Cette période d'absence est assimilée à une période de travail effectif pour la détermination des droits qu’il tient de son ancienneté, l’acquisition des jours de congés payés et des JRTT.

Le collaborateur conserve le bénéfice de tous les avantages qu'il avait acquis avant le début de sa période d'absence. A son retour, il retrouve un emploi de qualification et de rémunération équivalentes à celui précédemment exercé. Le retour au poste antérieur est privilégié dans la mesure du possible.

Le don de jours n’a aucun impact sur la durée annuelle du travail, dans la mesure où il est neutralisé.

Chapitre 4 – Dispositions relatives à l’accord

Article 3.1 – Durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois années et entrera en vigueur le 01/06/2023.

Il cessera de plein droit à l'échéance de son terme.

Article 3.2 – Révision

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

Article 3.3 – Publicité et dépôt

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacun des signataires.

A l’initiative de la Direction :

• le présent accord donnera lieu à dépôt en ligne par l’intermédiaire de la plateforme de téléprocédure dédiée à cet effet (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

• un exemplaire sera adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de RENNES.

Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel, et copie sera remise aux représentants du personnel.

Fait à Noyal sur Vilaine, le 23 mai 2023

En 3 exemplaires originaux

La Société	L’organisation syndicale CFDT

Annexe n°1 – Attestation don de jours de CP

Nom :

Prénom :

Service :

Numéro de téléphone :

Je suis volontaire pour donner :

☐	1 jour de congé payé
☐	2 jours de congés payés
☐	3 jours de congés payés
☐	4 jours de congés payés
☐	5 jours de congés payés

Dans le cadre :

☐	du fond de solidarité, pour aider un ou plusieurs de mes collègues de travail lorsqu’ils seront dans le besoin, après validation de leur demande par la commission.
☐	de l’appel aux dons lancé en faveur de M./Mme ____________ et si mon don n’est plus nécessaire, je souhaite le récupérer.
☐	de l’appel aux dons lancé en faveur de M./Mme ____________ et si mon don n’est plus nécessaire, je souhaite qu’il soit transféré dans le fond de solidarité
☐	de l’appel aux dons lancé anonyme du __/__/_____ et si mon don n’est plus nécessaire, je souhaite le récupérer.
☐	de l’appel aux dons lancé anonyme du __/__/_____ et si mon don n’est plus nécessaire, je souhaite qu’il soit transféré dans le fond de solidarité

Fait à ____________, le __/__/_____

Signature précédée de
la mention « Bon pour accord »

Reçu le : Traitement et attribution du don (bénéficiaire/fond de solidarité/redonné au donateur) : Signature :