accord relatif au télétravail à domicile au sein de la Société NGF

Entre les soussignes :

La Société Novartis Groupe France, société anonyme, inscrite au RCS de Nanterre sous le numéro 709 804 538 00011 et dont le siège social est situé 2-4 rue Lionel Terray, 92500 Rueil-Malmaison représentée par M agissant en qualité de Président et ayant tous pouvoirs à l'effet des présentes,

Ci- après dénommée « NGF »

D’une part,

Et

Les salariés de la présente société, consultés sur le projet d’accord,

Ci-après dénommés « les salariés »

D’autre part.

SOMMAIRE

PREAMBULE 4

1. Article 1 – Périmètre de l’accord 4

2. Article 2 – Définition du télétravail 4

3. Article 3 – Les pré-requis du bon fonctionnement du télétravail 5

4. Article 4 – Mise en œuvre du télétravail 6

4.1. Les différentes options du télétravail 6

4.1.1. Option 1 : Un jour fixe maximum par semaine 6

4.1.2. Option 2 : Un quota de 20 jours maximum par année civile 6

4.2. Critères 7

4.2.1. Critères d’éligibilité 7

4.2.2. Critères de faisabilité 7

4.3. Situations particulières 8

4.4. Procédure 8

4.4.1. Déroulement de la procédure 8

4.4.2. Période d’adaptation 9

4.4.3. Faculté de report ou de déplacement du jour télétravaillé 10

4.5. Suspension et réversibilité 10

4.5.1. Suspension 10

4.5.2. Réversibilité 10

5. Article 5 – Droits, garanties et devoirs du salarié en situation de télétravail 10

5.1. Garanties du salarié en situation de télétravail 11

5.1.1. Santé, sécurité et conditions de travail 11

5.1.2. Présomption d’accident du travail 11

5.2. Devoirs du salarié en situation de télétravail 11

5.2.1. Respect de la charte IT 11

5.2.2. Soin apporté au matériel qui lui est confié 11

6. Article 6 – Assurance 11

7. Article 7 – Moyens à disposition / compensations 12

7.1. Espace dédié au télétravail 12

7.2. Compensation financière 12

7.3. Outils de communication 12

8. Article 8 – Dispositions finales 13

8.1. Durée et entrée En Vigueur 13

8.2. Consultation du personnel 13

8.3. Suivi, révision et dénonciation 13

8.4. Dépôt légal et publicité 13

PREAMBULE

Les parties entendent affirmer, par la conclusion du présent accord, leur volonté de déployer le télétravail au sein de l’entreprise NGF.

Les parties s’accordent à considérer que le télétravail a vocation à concilier au mieux les contraintes organisationnelles de l’entreprise et les aspirations des salaries à un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle.

Pour les salaries, le télétravail est base sur le volontariat en vue de leur permettre d’améliorer leur qualité de vie, tout en participant à la politique de développement durable de l’entreprise.

En outre, l’intérêt que les salariés trouvent dans cette modalité d’organisation du travail et ses impacts sur leur bien-être est également bénéfique pour l’entreprise dans la mesure où elle contribue à une meilleure performance et donc une meilleure productivité.

En particulier, il n'y aura pas d'influence du statut de télétravailleur sur la fixation des objectifs du salarié qui doivent être équivalents à ceux qui seraient établis dans le cadre normal de son activité.

Les dispositions du présent accord ne visent pas les situations exceptionnelles (épidémies, intempéries, grève des transports, etc) qui justifient un recours occasionnel et ponctuel au télétravail à domicile afin notamment de permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Dans ce contexte, en application des dispositions de l’article L. 2232-21 du Code du travail, la Société NGF, dépourvue de délégué syndical et dont l’effectif habituel est inférieur à 11 salariés, a décidé de soumettre à son personnel le présent projet d’accord dont l’objet est défini ci-dessus.  

Article 1 – Périmètre de l’accord

Le présent accord a pour objet d'ouvrir le télétravail à l'ensemble des salariés de NGF.

Article 2 – Définition du télétravail

Le télétravail s'inscrit dans le respect des dispositions de l’Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005 dont les définitions sont partiellement reprises ci-dessous.

Le télétravail est défini comme une forme d'organisation et/ou réalisation du travail, utilisant les technologies de l'information dans le cadre d'un contrat de travail et dans laquelle une activité, qui aurait également pu être réalisée dans les locaux de NGF, est effectuée de façon régulière au lieu de télétravail déclaré par le salarié et figurant dans son avenant.

Article 3 – Les pré-requis du bon fonctionnement du télétravail

La volonté partagée des parties est de développer le télétravail au sein de l’entreprise en répondant aux demandes de flexibilité et d’ouverture formulées par les collaborateurs.

Cette plus grande flexibilité et ouverture du dispositif de télétravail nécessitent cependant par l’ensemble des acteurs de l’entreprise de la confiance et le respect d’un certain nombre de règles élémentaires qui permettra à chacun d’y trouver son bénéfice.

Sans être exhaustifs, les parties tiennent à lister ci-après les principaux pré-requis pour assurer le bon fonctionnement du dispositif.

• Le salarié en télétravail est un salarié qui travaille. De ce fait, si le télétravail permet au salarié d’avoir une certaine souplesse dans l’organisation de son temps, ce dernier devant travailler avec d’autres salariés de l’entreprise ou des interlocuteurs externes pour mener à bien ses missions, il est nécessaire qu’il puisse être contacté à des horaires permettant à chacun d’exercer son activité professionnelle. Ainsi, le salarié en situation de télétravail doit :

  • être joignable pendant les plages habituelles de travail dans le respect des durées maximales du travail et des temps de repos,

  • s’adapter aux nécessités de son service en se rendant physiquement dans les locaux de l’entreprise en cas de besoin,

  • exploiter et utiliser au mieux les possibilités des technologies de l’information et de communication,

  • garantir la confidentialité des informations et la protection des données de l’entreprise.

• Le manager d’un salarié en télétravail doit :

  • veiller à ce que la charge de travail soit cohérente avec celle d’une journée réalisée sur le lieu de travail,

  • veiller à ce que les résultats exigés soient les mêmes que ceux d’une journée réalisée sur le lieu de travail,

  • planifier le plus en amont possible les réunions nécessitant la présence physique des salariés afin que ceux-ci puissent s’organiser.

En synthèse, la pratique du télétravail ne peut être bénéfique que si elle repose sur une relation de confiance entre le manager et le salarié et qu’elle ne porte pas de préjudice au lien social avec l’entreprise, à l’activité du salarié, à la cohésion de l’équipe et à la bonne marche de l’entreprise.

Dans le cas contraire, l’une ou l’autre des parties pourra décider de mettre un terme au télétravail conformément aux dispositions du présent accord relatives à la réversibilité.

Article 4 – Mise en œuvre du télétravail

Les différentes options du télétravail

Dans le cadre d’une démarche sociale et responsable, et pour la recherche d’une meilleure articulation entre les temps de vie, NGF souhaite donner, dans le cadre de son dispositif de télétravail à domicile, la possibilité aux collaborateurs de choisir librement entre deux options :

• Le choix du télétravail d’un jour fixe par semaine ;

• Le choix d’un quota de 20 jours maximum par année civile.

Il est rappelé que le télétravail est organisé à la demande du salarié et que, par conséquent, il est basé sur le volontariat.

Les salariés souhaitant bénéficier du dispositif de télétravail ont la possibilité de cumuler les deux options ou de n’en choisir qu’une seule.

Il est toutefois précisé que les salariés en télétravail devront être présents à leur poste de travail au moins 3 jours par semaine, y compris pour ceux qui bénéficient parallèlement d’un temps partiel (hors jours de repos ou de déplacement professionnel). Cette présence d’au moins 3 jours par semaine est justifiée par la nécessité de maintenir le lien social avec l’entreprise et la cohésion de l’équipe.

Enfin, les parties au présent accord confirment que le télétravail à domicile pourra être effectué par journées ou par demi-journées au domicile du collaborateur ou sa résidence secondaire (2 résidences au maximum).

Option 1 : Un jour fixe maximum par semaine

Cette formule du télétravail répond au besoin des salariés de bénéficier de jours de télétravail réguliers.

Le télétravail sera organisé à la demande du salarié sur la base d'un jour fixe maximum par semaine. Il est rappelé à cet égard que le télétravail revêt un caractère volontaire toutefois subordonné à l’accord du responsable hiérarchique.

Option 2 : Un quota de 20 jours maximum par année civile

Les salariés optant pour cette formule du télétravail bénéficient d’un quota de 20 jours maximum par année civile pour télétravailler.

Cette formule du télétravail permet aux salariés qui le souhaitent de bénéficier d’un quota de jours de télétravail flexibles sur l’année qu’ils peuvent poser en fonction de leur besoin et des impératifs professionnels. Ces jours peuvent notamment servir à faciliter des phases d’études et de réflexion dans le cadre d’un dossier dont ils ont la charge.

Les jours de télétravail flexibles sont fixés d’un commun accord entre le salarié et sa hiérarchie et à défaut d’accord, sous réserve d’un délai de prévenance de 7 jours sauf exception justifiée par des impératifs personnels ou professionnels.

Critères

Le salarié qui souhaite opter pour le télétravail doit satisfaire aux critères d'éligibilité et de faisabilité ci-dessous :

Critères d’éligibilité

Les critères d’éligibilité tiennent notamment à la nature de l’activité qui peut être ou non réalisée en télétravail.

Ne sont pas éligibles au télétravail à domicile :

• Les stagiaires,

• Les apprentis,

• Les CDI en période d’essai ou présents dans la Société depuis moins de 4 mois,

• Les salariés en CDD d’une durée inférieure à 6 mois,

• Les CDD d’une durée supérieure à 6 mois en période d’essai ou présents dans la Société depuis moins de 4 mois.

Critères de faisabilité

Les critères de faisabilité sont notamment :

• La nature de l'activité quand elle nécessite une présence physique dans les locaux de l'entreprise

• Les contraintes organisationnelles et/ou techniques

• La configuration de l'équipe

• La répartition sur la semaine, des jours de télétravail dans le service ou le Département du salarié demandeur

Afin de répondre à la demande des salariés qui réclament davantage d’équité dans l’accès au télétravail, les parties au présent accord confirment leur volonté d’ouvrir le télétravail à la quasi-totalité des métiers et fonctions existants au sein de l’entreprise.

C’est ainsi qu’elles précisent que seuls les postes nécessitant la présence physique du salarié au sein des locaux de l’entreprise ou les postes nécessitant des aménagements matériels importants pour la mise en œuvre du télétravail sont considérés comme incompatibles avec le télétravail. A la date de signature du présent accord, aucun poste, n’a été identifié comme étant incompatible avec le télétravail.

Pour les postes compatibles avec la mise en œuvre du télétravail mais nécessitant des aménagements matériels spécifiques, l’entreprise mettra à disposition du salarié télétravailleur le matériel nécessaire à l’exercice de son activité professionnelle. Celui-ci sera déterminé conjointement par le responsable hiérarchique et la Direction, avant la mise en œuvre du télétravail. Il est précisé que cet engagement ne concerne que le matériel nécessaire à l’exercice de l’activité professionnelle et non pour le confort.

Pour toutes les autres fonctions, la Direction s’engage à accéder à la demande du salarié de bénéficier du télétravail. Toutefois, pour répondre à des contraintes opérationnelles et d’équipe, les responsables hiérarchiques pourront être amenés à proposer des aménagements aux modalités de mise en œuvre de ce dispositif (changement du jour de télétravail choisi par le salarié, alternance avec un autre salarié…).

Situations particulières

Une attention particulière sera portée aux demandes de télétravail de salariés de plus de 50 ans.

Les travailleurs handicapés, les femmes enceintes, les parents élevant seuls leurs enfants ainsi que les salariés dont le domicile est éloigné de leur lieu de travail de plus d’1 heure (trajet simple), feront l'objet d'un traitement particulier dans l'examen de leur demande et le nombre de jours télétravaillés.

Tout salarié dont :

• un ascendant ou descendant directs,

• conjoint,

• concubin notoire

• personne liée par un PACS,

souffre d'une pathologie mettant en jeu le pronostic vital ou est en phase avancée ou terminale d'une affection grave et incurable fera également l'objet d'un traitement particulier dans l'examen de sa demande et le nombre de jours télétravaillés (sans exclusion des congés prévus par la réglementation en vigueur). La période de télétravail aménagée dans le cadre de la proximologie fera l'objet d'un avenant dans les conditions prévues par le présent accord.

Toute recommandation du médecin du travail portant sur le nombre de jours de télétravail d'un salarié dont la mobilité est temporairement réduite, sera mise en œuvre conformément au présent accord.

La Direction s’engage à une entière transparence sur toutes les situations critiques qui pourraient se présenter.

Procédure

Déroulement de la procédure

Le salarié qui souhaite opter pour le télétravail à domicile saisit son responsable hiérarchique par écrit.

Le responsable hiérarchique doit alors s'assurer que les critères d'éligibilité et de faisabilité sont satisfaits.

Puis un entretien a lieu dans les 15 jours calendaires suivant la demande.

Au cours de l'entretien, le salarié et le responsable hiérarchique doivent notamment aborder les points suivants :

• Aspects (positifs/ négatifs) de cette organisation vis-à-vis du responsable hiérarchique, des collègues, des clients internes et externes

• Conditions matérielles, organisationnelles et techniques du télétravail

• Systèmes de communication existants ou à mettre en œuvre pour rester en contact

• Projets / activités se prêtant le mieux au télétravail

Le responsable hiérarchique donne suite à la demande du salarié dans un délai de 15 jours calendaires maximum à compter de la date de l'entretien.

1. En cas de réponse positive pour le passage en télétravail, un avenant au contrat de travail du salarié est rédigé. L'avenant est conclu pour une durée déterminée. Il est précisé que l'avenant est reconduit tacitement à cette échéance, sauf dénonciation expresse ou demande de modification par l'une des parties avec un délai de prévenance de deux mois.

L'avenant doit obligatoirement préciser :

• Le lieu de télétravail

• La répartition hebdomadaire du jour travaillé à domicile et des jours auxquels le salarié doit impérativement travailler en entreprise

• Que le temps de télétravail sera décompté comme temps de travail effectif sur les mêmes bases que celles qui auraient été retenues si le salarié avait travaillé au sein des locaux de l'entreprise, à savoir :

• une journée pour les salariés en forfait jours

• 7h38 pour les salariés en heures

Il est précisé que les salariés en heures qui constatent après une journée de télétravail que les heures effectuées sont différentes de celles enregistrées par défaut dans l’outil de gestion des temps peuvent procéder à une régularisation manuelle dans cet outil en saisissant les heures réellement effectuées, après en avoir informé leur responsable hiérarchique.

• La plage fixe pendant laquelle tous les salariés devront être joignables aux horaires collectifs de l'entreprise (à l'exception de la pause déjeuner) ; cette plage ne pouvant excéder une amplitude maximale de 6h

• Les moyens par lesquels le salarié devra être joignable (téléphone, sametime, etc.) en fonction de la nature de l'activité et, dans l'hypothèse où il ne dispose pas d'un téléphone de fonction, le numéro de téléphone fixe auquel il peut être joint

• Une période d'adaptation dans les conditions définies par le présent accord

En outre, l'avenant au contrat de travail peut également prévoir à titre facultatif une faculté de report ou de déplacement du jour télétravaillé dans les conditions définies ci-dessous.

2. En cas de réponse négative, le salarié reçoit une réponse écrite motivée de la part du responsable hiérarchique (indiquant le(s) critère(s) non satisfait(s) d'éligibilité ou de faisabilité.

Le salarié qui s'est vu refuser une demande de passage en télétravail, peut formuler une nouvelle demande dans les cas suivants :

• changement d'organisation

• changement de poste

• changement de service

• changement de critère d'inéligibilité ou de non-faisabilité

Période d’adaptation

L'avenant relatif au télétravail doit prévoir une période d'adaptation de 3 mois effectifs, à la demande de l'une ou l'autre des parties, à compter du jour d'entrée dans le télétravail.

Cette période est destinée à expérimenter le télétravail et à permettre aux parties de s'assurer que ce dispositif répond à leurs attentes ou à leurs besoins.

Pendant cette période, le salarié et son responsable hiérarchique ont la faculté de demander la suspension ou l'arrêt du télétravail sans respecter le délai de prévenance prévu à l'article 4.5.2.

Faculté de report ou de déplacement du jour télétravaillé

Afin d’offrir de la souplesse dans la mise en œuvre du télétravail, il est décidé de permettre aux salariés et responsables hiérarchiques de déplacer une journée initialement prévue en télétravail sur un autre jour de la semaine d’un commun accord, et à défaut d’accord, sous réserve d’un délai de prévenance de 7 jours sauf exception justifiée par des impératifs personnels ou professionnels.

Suspension et réversibilité

Suspension

1. Suspension à l’initiative du responsable hiérarchique

Le responsable hiérarchique pourra, en cas de nécessités de service exceptionnelles ou de projet important excédant deux semaines, imposer une suspension du télétravail.

Le responsable hiérarchique doit en informer le salarié en respectant un délai de prévenance d'une semaine, par un écrit précisant le début de la suspension et sa durée.

Cette suspension doit être d'une durée raisonnable.

2. Suspension à l’initiative du salarié

Le même délai de prévenance ne s'applique pas au salarié qui souhaite suspendre ponctuellement le télétravail. Le salarié doit toutefois en informer par écrit son responsable hiérarchique.

Réversibilité

Le responsable hiérarchique ou le télétravailleur peut décider de mettre fin au télétravail et à tout moment par écrit, sous réserve d'un délai de prévenance d'un mois à partir de la réception du courriel ou du courrier.

L'exercice de cette faculté par le responsable hiérarchique doit faire l'objet d'un écrit motivé.

Une nouvelle demande peut être présentée par le salarié en cas de changement d'un critère d'éligibilité ou de faisabilité.

Article 5 – Droits, garanties et devoirs du salarié en situation de télétravail

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux personnels placés dans une situation comparable et travaillant dans les locaux de l'entreprise.

Garanties du salarié en situation de télétravail

Les parties rappellent que les salariés en situation de télétravail bénéficient, comme les autres personnels de l'entreprise, des dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail. L'employeur doit veiller à leur strict respect.

Santé, sécurité et conditions de travail

L'entreprise doit pouvoir s'assurer que l'espace utilisé par le salarié en situation de télétravail respecte les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ainsi, l'employeur et les autorités administratives compétentes peuvent avoir accès au lieu du télétravail, après avoir obtenu l'accord du salarié en situation de télétravail et en sa présence.

Présomption d’accident du travail

Un accident qui survient en dehors du temps de travail et/ou du site de NGF n'est pas présumé avoir un caractère professionnel. Aussi le salarié devra-t-il fournir à la Direction les éléments permettant d’effectuer la déclaration d'accident du travail. Si l'accident survient à domicile pendant un jour de télétravail, le lien professionnel sera présumé, sauf preuve contraire.

Devoirs du salarié en situation de télétravail

Les modalités d'exécution de l'activité, les obligations du salarié en situation de télétravail (régime de travail, respect des horaires, exécution des tâches confiées, indicateurs de suivi d'activité, charge de travail, évaluation des résultats) sont les mêmes que lorsque l'activité est exercée dans les locaux de l'entreprise.

Respect de la charte IT

Le salarié en situation de télétravail s'engage à respecter les règles fixées par la charte IT de NGF, notamment en termes de confidentialité, d'intégrité et de disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel sur tous supports et par tous moyens et notamment sur papier, oralement ou par la voie électronique.

Soin apporté au matériel qui lui est confié

Le matériel mis à disposition du salarié en situation de télétravail doit être utilisé exclusivement aux fins de l'entreprise.

Le télétravailleur est tenu de prendre toutes les dispositions en son pouvoir, afin d'empêcher l'accès par des tiers à ce matériel et aux données qu'il contient.

Article 6 – Assurance

Le salarié qui opte pour le télétravail doit déclarer sa situation auprès de sa compagnie d'assurance. Il devra informer sa compagnie d'assurance qu'il exerce à son domicile une activité de travail à domicile sans accueil de public, à raison d'une journée maximum par semaine et que son assurance multirisque habitation doit couvrir sa présence pendant sa journée de travail à domicile.

Le salarié doit fournir à son supérieur hiérarchique une attestation en conséquence préalablement à la signature et/ou au renouvellement dudit avenant.

Le matériel fourni par NGF pour l'exercice entre autres du télétravail n'entre pas dans la couverture de l'assurance du salarié dans la mesure où, en cas de panne ou obsolescence, il est remplacé par NGF.

Tout dommage causé par le matériel mis à disposition du salarié est couvert par l'assurance de NGF.

Article 7 – Moyens à disposition / compensations

Espace dédié au télétravail

Le salarié volontaire au télétravail doit attester sur l'honneur que son environnement lui permettant d'être en situation de télétravail est constitué :

• d'une pièce où s'isoler et pouvant être utilisée pour travailler au sein de son lieu de résidence

• d'un fauteuil adapté au travail

• d'une table/bureau de travail

Compensation financière

a) Les télétravailleurs ne disposant sur leur lieu de télétravail, au moment de l'entrée en vigueur du présent accord, d'aucun abonnement internet/téléphonie illimités ni d'un téléphone mobile de fonction peuvent demander la prise en charge par NGF :

• des frais éventuellement engagés pour l'installation de la ligne internet/téléphonie illimités, à hauteur de 50%, sur présentation d'un justificatif ;

• des consommations téléphoniques n'entrant pas dans le cadre de la téléphonie illimitée (mobiles ou numéros spéciaux en 08 par exemple) sur présentation d'un justificatif.

b) Les télétravailleurs disposant déjà sur leur lieu de télétravail d'un abonnement internet/téléphonie illimités et ne disposant pas d'un téléphone mobile de fonction peuvent demander le remboursement des consommations téléphoniques professionnelles n'entrant pas dans le cadre de la téléphonie illimitée (mobiles ou numéros spéciaux en 08 par exemple) sur présentation d'un justificatif.

Outils de communication

Un outil de messagerie instantanée, de réunion (combinant communication audio et webcam), de partage d'écran, de présentation Powerpoint, est mis à disposition des salariés afin de leur permettre de communiquer à distance sans engager de frais de téléphonie.

Article 8 – Dispositions finales

Durée et entrée En Vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le 1er mars 2019.

Consultation du personnel

Le présent accord sera réputé conclu après son approbation à la majorité des deux tiers du personnel (article L. 2232-22 du Code du travail) à l’occasion d’une consultation organisée 15 jours après la communication par la Société des modalités de celle-ci et du projet d’accord à chaque salarié (article R. 2232-12 du Code du travail).

Le résultat de la consultation fera l’objet d’un procès-verbal dont la publicité sera assurée dans l’entreprise par tout moyen. Ce procès-verbal sera annexé au présent accord lors du dépôt de ce dernier.

Suivi, révision et dénonciation

Les parties conviennent qu’elles se réuniront à la demande de l’une d’elles, à compter de l’entrée en vigueur de l’accord, afin d’assurer un suivi régulier de sa mise en œuvre.

Le présent accord peut être révisé dans les mêmes conditions qu’il a été conclu.

Le présent accord peut être dénoncé, moyennant le respect d’un préavis de trois mois, dans les conditions prévues par l’article L. 2261-9 du Code du travail.

Dépôt légal et publicité

Le présent accord sera, conformément aux dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail, établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des Parties contractantes et pour dépôt auprès de la DIRECCTE et du secrétariat du Conseil de Prud’hommes compétents.

Cet envoi sera complété de l’envoi d’un exemplaire sur support électronique.

Fait à Rueil-Malmaison le 18 mars 2019

Pour la société Novartis Groupe France ………