Accord d'entreprise "PROTOCOLE ACCORD PREELECTORAL 2022" chez XPO VOLUME FRANCE REGIONAL (Siège)

PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL

Election des membres du Comité Social et Economique

ENTRE :

La Société XPO VOLUME France REGIONAL, SAS, au capital de 2 365 035 Euros, dûment habilité aux effets des présentes, dont le siège social est situé à ST VALLIER (26241) les Pierrelles, Beausemblant, immatriculée au RCS de Romans 716 280 433 représentée par Monsieur agissant en qualité de Directeur Général,

ci-après désigné « l’Entreprise »,

d’une part,

ET :

La CGT représentée par , délégué syndical

La CFTC représentée par , délégué syndical

La FO représentée par , délégué syndical

ci-après désignées les « Syndicats »,

d’autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L'article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l'arrêté du Ministère de l'Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour les élections des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise.

Une décision unilatérale de l’employeur a été prise concernant l'utilisation du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE, dont les dispositions sont rappelées en annexe du présent accord.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l'informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 - OBJET DU PROTOCOLE

Le présent protocole définit les modalités d'organisation et de déroulement de la prochaine élection des membres de la délégation du personnel du CSE au sein des établissements de Crouy, Hagetmau et Concarneau de la Société XPO Volume France Régional, ci-après dénommée « l'Election ».

La durée du mandat des membres de la délégation du personnel du CSE sera de 4 ans à compter de la proclamation des résultats.

ARTICLE 2 - MODALITES DU VOTE

Conformément à la décision unilatérale de l’employeur mettant en place le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de la société XPO Volume France Régional procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.

ARTICLE 3 - ANNEXES DU PROTOCOLE

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE, le présent protocole comporte en annexe pour rappel :

• La description détaillée du déroulement des opérations électorales ;

• La description détaillée du fonctionnement du Système de vote conformément à la décision unilatérale de l’employeur.

ARTICLE 4 - RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

La Société a pris contact avec un prestataire extérieur, la société SLIB ELECTION-EUROPE, ci-après dénommée « le Prestataire », spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.

Dans ce contexte, la Société a décidé d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre de l'élection.

ARTICLE 5 - EFFECTIFS, NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES

Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l'Election sont les effectifs prévus au jeudi 31 mars 2022. Ils sont établis conformément aux dispositions de l'article L1111-2 du Code du travail.

Conformément à l'article L2314-1 du Code du travail, il est élu autant de représentants suppléants que de titulaires.

En application de la convention collective nationale du transport et des activités auxiliaires du transport, il est mis en place deux collèges : un premier collège ouvrier et employé, et un second collège : agents de maîtrise et cadres.

Dans ce cadre, les effectifs et nombres de sièges à pourvoir par collège et par type de siège sont établis comme suit :

Collège	Effectif	Nombre de sièges
		Titulaires	Suppléants
1er collège	198	8	8
2nd collège	26	2	2

Il est convenu que les 220 (10 x 22h) de délégation prévue par la loi en fonction des effectifs seront réparties de façon égale entre chaque membre titulaire du CSE.

En outre les parties conviennent de mettre en place une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT).

Conformément à l’article Art. L. 2315-38 du code du travail, la commission santé, sécurité et conditions de travail se voit confier, par délégation du comité social et économique, toutes les attributions du comité relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l'exception du recours à un expert prévu à la sous-section 10 et des attributions consultatives du comité.

Elle est composée de 3 membres titulaire du CSE, et est présidée par l'employeur ou son représentant. Leur formation est d’une durée de trois jours prise en charge par l’employeur, pour les nouveaux membres.

ARTICLE 6 - CALENDRIER DE L'ELECTION

Etapes	Dates et heures
Annonce de l'élection	25/03/2022
Diffusion de la note d'information	25/03/2022
Affichage et publication des listes électorales	21/04/2022
Fourniture du protocole électoral définitif	28/04/2022
Fourniture du fichier des électeurs	28/04/2022
Fourniture du logo société, validation du courrier des codes et notice de vote pour le mailing	28/04/2022
Désignation des membres des bureaux de vote et des Scrutateurs	05/05/2022
1er tour	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	05/05/2022 à 12h
	Fourniture des professions de foi en format PDF des listes des candidats pour la mise en ligne	05/05/2022 à 12h
	Fourniture des logos en format GIF des listes des candidats	05/05/2022 à 12h
	Envoi des codes d'accès aux électeurs par courrier	25/05/2022
	Formation, test et scellement du système de vote	25/05/2022 avant 18h
	Fourniture du fichier des membres de bureaux de vote	25/05/2022 avant 18h
	Envoi des codes et instructions pour les membres des bureaux de vote par mail	01/06/2022
	Envoi des mails contenant les codes et instructions de vote (si courrier électronique choisi)	02/06/2022 avant ouverture du scrutin
	Ouverture du vote	02/06/2022 à 8h
	Clôture du vote	07/06/2022 à 14h
	Dépouillement	07/06/2022 à 14h10
2eme tour	Appel à candidature	08/06/2022
	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	10/06/2022 à 12h
	Ouverture du vote	23/06/2022 à 8h
	Clôture du vote	28/06/2022 à 14h
	Dépouillement	28/06/2022 à 14h10
Date limite d'envoi des résultats à l'inspection du travail et aux organisations syndicales	12/07/2022

ARTICLE 7 - CELLULE D'ASSISTANCE TECHNIQUE

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, la Société a décidé de mettre en place une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique ».

La Cellule d'assistance technique sera composée :

• d'un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ; le chef de projet désigné par SLIB ELECTION-EUROPE

• d'un représentant de la Société, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l'élection » ;

7.1 - Rôle du Représentant du Prestataire

Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.

7.2 - Rôle du Gestionnaire de l'élection

Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de la Société.

A ce titre :

• Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;

• Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;

• Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Société, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la Société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

7.3 - Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts d'électeur, membre du Bureau de vote, candidat

Le rôle de Gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut d'électeur.

Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire de l'élection vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci sera dans la mesure du possible désigné parmi les salariés - électeurs ou non - ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidats.

De même, le Gestionnaire évitera, dans la mesure du possible, d'être membre du Bureau de vote.

ARTICLE 8 - ELECTORAT

Conformément à l'article L2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés :

• âgés de seize ans révolus

• ayant travaillé trois mois au moins dans la Société

• n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Compte tenu de la réglementation en vigueur et de l’application des critères, il apparaît qu’aucun sous traitant n’a de salariés pouvant être considéré comme électeur au sein de l’établissement.

L'ancienneté dans la Société sera calculée à la date de clôture du premier tour de scrutin.

Les parties conviennent que les proportions de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral sont les suivantes :

Collège	Proportion femme	Nombre femme	Proportion homme	Nombre homme	Total
1er Collège	4,55%	9	95,45%	189	100%
2nd Collège	42,31%	11	57,69%	15	100%

En cas de défection de candidature féminine, les listes exclusivement constituées d’hommes seront validées.

Lorsque l’application de la règle de la représentation équilibrée n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ou arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Ces règles s’appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.

Des listes distinctes doivent être présentées pour chaque collège, en distinguant les titulaires et les suppléants.

ARTICLE 9 - ELIGIBILITE

Conformément à l'article L2314-19 du Code du travail, sont éligibles, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur, les électeurs :

• âgés de dix-huit ans révolus,

• ayant travaillé dans la Société depuis un an au moins.

L'ancienneté dans la Société sera calculée à la date de clôture du premier tour de scrutin.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

ARTICLE 10 - LISTE ELECTORALE

La liste électorale sera portée à la connaissance des salariés conformément au calendrier électoral. La liste électorale comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom, Age, Ancienneté, Eligibilité (selon une mise en forme abrégée avec une étoile en regard du nom des électeurs non éligibles et une note explicative de bas de page).

Le fichier des électeurs sera transmis au Prestataire, au format Excel avec les informations ci-après : société, collège d’appartenance, site d’appartenance, matricule du votant, civilité, prénom, nom, adresse électronique, adresse postale.

ARTICLE 11- LISTES DE CANDIDATS

11.1 - Constitution et dépôt des listes de candidats

Les listes de candidats devront être adressées au Gestionnaire de l'élection conformément au calendrier électoral. Elles pourront être :

• soit transmises par courrier électronique à : OU

• soit remises en main propre à : Monsieur , Madame , Madame ou Monsieur

Les listes de candidats indiqueront le type de siège (titulaire ou suppléant) concernés, les noms et prénoms des candidats, leur ordre de présentation, leur appartenance syndicale le cas échéant. Un même salarié pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant. Les listes ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes comportant un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir seront admises.

De plus, conformément à l'article L2314-30 du Code du travail :

• Les listes comportant plusieurs candidats seront composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale ;

• Les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes ;

• Lorsque l'application de la première règle ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

1° Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

2° Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

• En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Ces règles s'appliquent aux listes de candidats titulaires comme aux listes de candidats suppléants.

Les parties conviennent que les proportions précisées à l'article 8 du présent protocole seront retenues pour l'application des dispositions qui précèdent.

Pour le premier tour, il est rappelé que seules les listes présentées par les organisations syndicales seront admises.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle devra être communiquée lors du dépôt des listes.

Les listes de candidats seront affichées. Elles seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs.

Les listes de candidats présentées au premier tour de l'Election par les organisations syndicales seront considérées comme maintenues pour le second tour, sauf indication contraire de leurs représentants.

11.2 - Représentants des listes de candidats

Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l'Election par un ou deux candidats de la liste.

Les représentants des listes se feront connaître lors du dépôt des listes.

Lors de chaque tour, les représentants des listes de candidats seront invités par tout moyen par le Gestionnaire de l'élection à participer à la réunion de contrôle des données, test et scellement du Système de vote d'une part, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d'autre part.

ARTICLE 12 - PROPAGANDE ELECTORALE

La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats.

La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l'issue du premier tour.

Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées au Gestionnaire de l'élection sous la forme PDF dans la limite de 500ko et seront sans lien actif hypertexte intégré (ex : site web ou adresse email). Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats.

Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats.

La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs par l’employeur.

Toutefois, les représentant des listes électorales resteront libres de distribuer directement leur profession de fois aux salariés de l’entreprise conformément à la réglementation sur la distribution de tracs.

La propagande s’effectue par affichage sur les panneaux mis à disposition par la Direction à cet effet.

Les organisations syndicales disposant d’une section syndicale au sein de l’entreprise peuvent utiliser les moyens mis à la disposition de la section et selon les conditions prévues par le Code du travail (affichage, diffusion de tracts dans les locaux aux heures d’entrée et de sortie du personnel, réunions syndicales).

Chaque liste candidate peut établir une profession de foi, qui est diffusée par l’employeur auprès de l’ensemble des électeurs par voie postale.

Chaque profession de foi doit avoir le format d’une feuille simple format A4 et ne doit pas comporter plus qu’un recto et un verso.

Les professions de foi doivent être déposées au plus tard 3 jours ouvrables après la date limite de dépôt des listes de candidatures auprès du service Ressources Humaines.

Toute profession de foi qui n’est pas déposée dans ce délai n’est pas diffusée par l’employeur.

ARTICLE 13 - SCRUTATEURS

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle de « Scrutateur » au cours de l'Election.

Les Scrutateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :

• Les listes électorales

• Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos)

• La composition du Bureau de vote

• L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut de Scrutateur au cours de l'Election :

• Le Gestionnaire de l'élection

• Les représentants de l'employeur

• Les représentants des listes de candidats

• SLIB ELECTION-EUROPE

Les Scrutateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.

ARTICLE 14 - BUREAU DE VOTE

Un bureau de vote unique composé d'un président et de deux assesseurs sera constitué pour l'ensemble des collèges.

Dans la mesure du possible, le même Bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin.

14.1 - Désignation des membres du Bureau de vote

Seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote.

Le Bureau de vote sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes.

Les électeurs feront connaître au Gestionnaire de l'élection leur volonté de faire partie du Bureau de vote.

A défaut d'accord entre les membres du Bureau de vote, le plus âgé sera désigné Président.

Le président du bureau de vote ne peut pas être candidat.

Le Gestionnaire de l'élection se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer le Bureau de vote, afin de vérifier qu'ils acceptent les fonctions de président ou d'assesseur qui leur sont ouvertes, et qu'ils seront disponibles pour exercer ces fonctions.

Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du Bureau de vote.

14.2 - Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote

L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.

La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.

14.3 - Rôle des membres du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

A ce titre :

• Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test ;

• Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;

• Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;

• Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

- ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;

- ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

14.4 - Informations à l'attention du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• Les listes électorales

• Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos)

• La composition du Bureau de vote

• Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation

• Les listes d'émargement

• Le journal des événements

• Le code de scellement du Système de vote

ARTICLE 15 - GESTION DES CLES DE DECHIFFREMENT

15.1 - Génération des clés de déchiffrement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.

Les clés des membres du bureau de vote seront générées par le Système de vote lors du scellement avant l'ouverture des scrutins.

15.2 - Transmission des clés de déchiffrement

Chacune des clés des membres des bureaux de vote sera communiquée sous la responsabilité du Prestataire par courrier électronique ou postal selon un processus sécurisé.

15.3 - Utilisation des clés de déchiffrement

Le dépouillement ne sera possible qu'à l'issue du scrutin. Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes. En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.

15.4 - Sauvegarde des clés de déchiffrement

Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.

ARTICLE 16 - INFORMATION DES SALARIES

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes.

ARTICLE 17 - FORMATION

Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :

• La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;

• Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :

• Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;

• Le mode d'emploi sera affiché dans les établissements, à proximité des postes informatiques mis à la disposition des salariés ;

• Le Service Support de SLIB ELECTION-EUROPE, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;

ARTICLE 18 - SUIVI DES OPERATIONS ELECTORALES

18.1 - Accès aux listes d'émargement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.

18.2 - Résultats partiels

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

18.3 - Accès au taux de participation

Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible :

• Aux électeurs pour les scrutins les concernant ;

• Aux Scrutateurs pour l'ensemble des scrutins conformément à l'article 13 ;

Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.

ARTICLE 19 - ACCES AU SITE DE VOTE

19.1 - Génération des identifiants et des mots de passe

Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les candidats), ainsi qu'aux Scrutateurs.

Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.

Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.

19.2 - Transmission des identifiants et des mots de passe

19.2.1 - Procédure standard

Les identifiants et les mots de passe seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés par lettre simple aux domiciles des titulaires.

19.2.2 - Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant et/ou son mot de passe personnel(s), il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de SLIB ELECTION-EUROPE

• L'utilisateur contacte le Service Support de SLIB ELECTION-EUROPE, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par SLIB ELECTION-EUROPE ;

• L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;

• Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal).

• La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

La procédure a pour effet :

• Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable) ;

• Si l'utilisateur n'est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé).

Les données d'identification de l'électeur, sont :

• Nom et Prénom

• Date de naissance

• N° de matricule

Toute re-génération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'Scrutateur), la date et l'heure de l'envoi.

ARTICLE 20 - EXPRESSION DU VOTE

20.1 - Vote électronique

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant, son mot de passe pour se connecter au site de vote.

À tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.

La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique en désignant un « Référent » sur chacun des sites concernés par l’élection.

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.

Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.

Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 10 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.

A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.

Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.

Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur.

En outre, la Société mettra à disposition des électeurs des postes informatiques au sein de chaque site de la Société, en libre-service, avec une connexion au site de vote. L'emplacement de ces postes permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.

20.2 - Vote par correspondance

Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.

ARTICLE 21 - DEPOUILLEMENT - PROCES VERBAUX

21.1 - Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l'élection.

Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales.

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour, carence de candidats au premier tour.

Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés.

Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.

21.2 - Signature et communication des procès-verbaux

Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. Les procès-verbaux seront adressés par la Société dans les quinze jours à l'Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.

Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.

Une copie des procès-verbaux sera également transmise par la Société aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

21.3 - Signature et conservation des listes d'émargement

A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Société.

L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.

21.4 - Proclamation des résultats

Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux.

ARTICLE 22 - FORMALITES DE DECLARATION ET ACCES AUX DONNEES PERSONNELLES

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

ARTICLE 23 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 24 - DUREE DU PROTOCOLE D'ACCORD

Le présent protocole est conclu pour la durée de l'élection.

Si une élection partielle devait être organisée pour un des collèges électoraux, le présent protocole servirait de référence.

Fait à Crouy,

Le 21 avril 2022

En 7 exemplaires originaux, dont un pour chacune des Parties signataires.

Pour la Société XPO VOLUME France REGIONAL

Monsieur , Responsable Ressources Humaines

Monsieur , Délégué syndical CGT

Monsieur , Délégué syndical FO

Monsieur , Délégué syndical CFTC

Annexes

Calendrier XPO VOLUME France REGIONAL 2022

Opération	Date de réalisation	Client	Election-Europe by SLIB
Fourniture du protocole électoral définitif	28 avril 2022	x
Fourniture du fichier des Electeurs	28 avril 2022	x
Fourniture du logo société, validation du courrier des codes et notice de vote pour le mailing	28 avril 2022	x
Fourniture des listes de candidats pour le 1er tour	5 mai 2022	x
Fourniture des professions de foi en format pdf des listes des candidats pour la mise en ligne	5 mai 2022	x
Fourniture des logos en format gif des listes de candidats	5 mai 2022	x
Envoi des courriers contenant les codes et instructions de vote (si courrier postal choisi)	25 mai 2022		x
Fourniture du fichier des membres de bureaux de vote	25 mai 2022	x
Recette du site de vote et formation	25 mai 2022	x	x
Envoi des codes et instructions pour les membres des bureaux de vote par email	1er juin 2022		x
Envoi des mails contenant les codes et instructions de vote (si courrier électronique choisi)	2 juin 2022 juste avant l’ouverture du scrutin		x
Début des opérations de vote sur internet 1er Tour, ouverture du vote 8h00	2 juin 2022	x	x
Fermeture des urnes internet 1er Tour 14h00	7 juin 2022	x	x
Fourniture des listes de candidats pour le 2nd tour	10 juin 2022	x
Début des opérations de vote sur internet 2nd Tour, ouverture du vote 8h00	21 juin 2022	x	x
Fermeture des urnes internet 2nd Tour 14h00	27 juin 2022 à 14h	x	x
Nettoyage des applications et des données sur le serveur de vote	fin des délais de recours		x

Exemple du mode d’emploi du kit des élections

Exemple du courrier envoyé aux électeurs avec les identifiants et mot de passe

Exemple de la procédure envoyé aux électeurs pour procéder au vote électronique

Exemple d’une profession de foi :

Exemple du fichier d’envoi des membres du bureau de vote :

Exemple du fichier d’envoi des électeurs :

Exemple du fichier d’envoi des candidats :