ACCORD RELATIF A L’EXPERIMENTATION DU TELETRAVAIL ET DU FLEX OFFICE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

- La Société FRANFINANCE,

Société Anonyme au capital de 31.357.776 Euros,

inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de NANTERRE sous le N° B 719 807 406,

dont le siège social est situé : 53 rue du Port, 92724 Nanterre Cedex,

représentée par, agissant en qualité de Directrice Relations Sociales et Juridique

d'une part,

- Et les 3 Organisations Syndicales représentatives :

CFTC représentée par :

FO représentée par :

SNB représentée par :

d'autre part,

Table des matières

1. Le télétravail 3

1.1. Définition du télétravail 3

1.2. Définition du domicile 3

1.3. Accès au télétravail 3

1.4. Rythme du télétravail 5

1.5. Modalités juridiques du télétravail 5

1.5.1. Avenant au contrat de travail 5

1.5.2. Période d'adaptation 5

1.5.3. Réversibilité du télétravail 5

1.5.4. Suspension du télétravail 6

1.5.5. Report et anticipation liés à des circonstances exceptionnelles 6

1.6. Situation du salarié en télétravail 6

1.7. Environnement du télétravail 7

1.7.1. Connexion haut débit 7

1.7.2. Outils du télétravail 7

1.7.3. Entretien, réparation du matériel et assurance des télétravailleurs 8

1.7.4. Aménagement des locaux 8

1.8. Santé et sécurité des télétravailleurs 8

1.9. Sensibilisation et formation 8

2. Le Flex-office 9

2.1. Contexte 9

2.2. Principes directeurs du flex-office 9

2.3. Mise en œuvre du flex-office 9

3. Dispositions générales 10

3.1. Périmètre de l’expérimentation 10

3.2. Durée 10

3.3. Notification 10

Le télétravail

Le télétravail constitue un nouveau mode d'organisation du travail qui contribue à renforcer l'équilibre des temps de vie, notamment en réduisant les trajets domicile-travail, et à développer des relations et modalités de travail plus souples et performantes, fondées entre autres sur l'autonomie et la responsabilité.

A ce titre, le télétravail participe à l'évolution et au développement de nouvelles formes d'organisation, de modalité et d'exercice de l'activité professionnelle des salariés.

Enfin, il répond aux engagements de l'entreprise en matière de Responsabilité Sociale et Environnementale par la réduction de l'impact carbone des transports.

FRANFINANCE et l’(les) organisation(s) syndicale(s) représentative(s) considèrent que l’ouverture du télétravail à un plus grand nombre de salariés devra se faire de façon progressive afin que celle-ci puisse se réaliser dans des conditions techniques, organisationnelles et de sécurité, notamment des Systèmes d'Information, optimales tout en contribuant au développement de la performance et de la qualité de l’activité.

Les parties sont conscientes que dans l'intérêt du salarié, des clients et de l'Entreprise, le télétravail ne pourra être déployé auprès de tous les métiers et activités. De même, certains métiers ou activités ne pourront être exercés hors du périmètre constitué par les locaux de l'entreprise.

Les parties au présent accord affirment les principes suivants : à savoir, le strict respect du double volontariat, la nécessité de préserver le lien social dans l'entreprise et le respect de la vie privée en application des règles définies par la CNIL, la réversibilité, l'absence de toute différence de traitement entre les salariés, notamment en termes de répartition des tâches, des missions et de l'évaluation professionnelle.

Définition du télétravail

Le télétravail désigne au sens du présent accord, toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié, au domicile de celui-ci de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre du présent accord.

Définition du domicile

Le domicile s'entend comme le lieu de résidence principale du salarié tel que déclaré à la Direction des Ressources Humaines dans les outils de gestion.

Accès au télétravail

Le télétravail est soumis au double volontariat du salarié et de l'entreprise.

Les salariés en CDI à temps plein ou à 90 % qui ont plus de 4 mois d’ancienneté sur leur poste peuvent solliciter auprès de leur manager la possibilité d'effectuer une partie de leur temps de travail en télétravail.

L'initiative appartient au salarié qui en fait la demande par écrit à son manager.

La décision du manager d'accorder ou non le télétravail est fonction des conditions de faisabilité technique et organisationnelle du service. Le jour de télétravail pour les CDI à temps plein ou la demi-journée de télétravail pour les CDI à 90% se fixe en concertation avec le manager. Le télétravail ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement du service et à la qualité des activités, notamment vis-à-vis des clients. Il ne doit pas avoir pour effet de modifier la répartition de la charge de travail au sein des équipes entre les salariés qu'ils soient télétravailleurs ou non.

Le télétravail s'inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le salarié et son manager et la capacité du télétravailleur à exercer son activité de manière autonome à son domicile.

Tout changement de poste ou mise en œuvre de projet de réorganisation ayant un impact sur le service dont relève le salarié entraînera la dénonciation de plein droit de la situation de télétravail.

Toutefois, dans ces deux cas, un réexamen préalable de la situation de télétravail sera systématiquement effectué avec analyse de la nouvelle situation.

1. Sur la compatibilité du poste au télétravail

Les tâches à effectuer dans le cadre de la tenue de poste doivent être réalisables à distance.

L'analyse de la compatibilité du poste au télétravail est menée au regard notamment :

• Des contraintes techniques (accès aux outils informatiques, données, documents ou équipements),

• Des impératifs de sécurité des données traitées ou des opérations réalisées,

• De la nécessité d'une présence dans les locaux (interactions humaines, interventions sur site...),

• De l'organisation du service (nombre de salariés déjà en télétravail ou travaillant à temps partiel, ancienneté de l'équipe...),

• De la faisabilité d'une réalisation des tâches à distance.

Cette analyse métier portant sur le poste, doit tenir compte de la politique des risques opérationnels de FRANFINANCE (notamment au sujet de la criticité des opérations et données à exploiter).

2. Sur l'examen de la candidature du salarié par la hiérarchie

Il portera sur :

• La maîtrise du poste occupé,

• L’autonomie dans l'organisation du travail et dans la gestion du temps de travail,

• Le niveau de criticité des opérations et des données exploitées.

Une attention particulière sera portée aux salariés candidats ayant des contraintes importantes de transport.

Le télétravail est une nouvelle forme d'organisation du travail qui s'accompagne de changements importants :

• Éloignement physique de son manager et de son équipe,

• Mode d'interaction à distance avec son manager et son équipe,

• Le domicile principal comme lieu de travail,

• Nécessité pour le salarié de gérer une activité professionnelle au sein de sa sphère privée.

Les impacts de ces changements doivent être mesurés et pris en compte par le salarié dans la décision de déposer une candidature pour le télétravail.

Afin de mesurer l'ensemble de ces impacts, il sera proposé au salarié intéressé par le télétravail une grille d'auto-questionnement lui permettant d'appréhender plus concrètement ce que suppose la pratique du télétravail au quotidien et d'infirmer ou de confirmer sa volonté de déposer une candidature au télétravail.

Rythme du télétravail

Le rythme de télétravail sera de :

• 1 jour fixe par semaine pour un salarié en CDI à temps plein hors Samedi

ou

• une demi-journée fixe par semaine pour un salarié en CDI à 90 % hors Samedi.

Le temps de présence physique du salarié dans les locaux de l'entreprise devra donc être au minimum de 4 jours par semaine, afin de prévenir tout phénomène d'isolement, sans préjudice de la prise de jours de RTT, jours de repos ou de congés payés et des cas de report ou d'anticipation prévus dans le présent accord.

En cas d'absence quel qu'en soit le motif ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télé travaillée, le salarié ne pourra exiger le report du jour de télétravail.

Le rythme de télétravail pourra être aménagé différemment en cas de nécessité d’aménagement du poste de travail pour des raisons de santé.

Modalités juridiques du télétravail

Avenant au contrat de travail

Le salarié dont la candidature au télétravail est acceptée signe un avenant à son contrat de travail pour une durée de 12 mois maximum.

L’avenant précise les éléments suivants :

• La date de démarrage du télétravail,

• Le jour ou demi-journée de télétravail et la fréquence convenus avec le manager,

• Les engagements du télétravailleur respecter les modalités du présent accord et où consulter cet accord.

Période d'adaptation

En cas d'accord pour passer au télétravail, une période d'adaptation de trois mois sera aménagée, pendant laquelle chacune des parties pourrait mettre fin unilatéralement à cette forme d'organisation du travail moyennant un délai de prévenance de 5 jours ouvrés. Durant cette période, des entretiens pourront avoir lieu entre le salarié et le manager à la demande de l'un ou de l'autre.

Réversibilité du télétravail

En dehors de la période d'adaptation, le salarié ou le manager peut décider de mettre fin au télétravail à tout moment par écrit moyennant le respect d'un délai de prévenance d'un mois, sauf accord des parties pour un délai différent pour prendre en considération d'éventuelles contraintes d'organisation du salarié. Ce délai ne peut être supérieur à 2 mois.

Le salarié devra exposer à son manager les motifs justifiant sa décision qui est sans incidence sur sa situation professionnelle.

Si la demande émane du manager, ce dernier reçoit le salarié pour lui en exposer les motifs. Il en informe le service administration du personnel. La décision motivée sera notifiée par écrit au salarié.

Suspension du télétravail

Le salarié peut être confronté à des obligations qui sont de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions depuis son domicile et légitimer une suspension temporaire de la situation de télétravail.

De même, des circonstances tenant à des impératifs opérationnels peuvent conduire à requérir la présence du salarié sur site.

Dans ces cas, le salarié en télétravail ou le manager informe et motive par écrit l'autre partie de la suspension temporaire de la situation de télétravail avec en copie le service administration du personnel, au moins 7 jours ouvrés avant la date de mise en œuvre de la suspension. Il en précise la durée prévisible.

Report et anticipation liés à des circonstances exceptionnelles

Afin de faire face à des situations à caractère exceptionnel, il pourra être demandé au télétravailleur de venir travailler sur site lors d'une journée habituellement télé travaillée.

Cette demande devra respecter un délai de prévenance de deux jours ouvrés. Dans ce cas, le salarié pourra demander le report ou l'anticipation de cette journée non télé travaillée dans les mêmes conditions que celles exposées ci-dessous.

Par ailleurs, en cas de besoin, le salarié pourra demander avec un délai de prévenance de deux jours ouvrés l'accord de sa hiérarchie d'anticiper ou de reporter le jour télé travaillé dans la limite d'un délai de 10 jours ouvrés précédant ou suivant la date à laquelle il devait être exercé.

Ceci ne peut pour autant conduire le salarié à être en situation de télétravail plus de 2 jours par semaine.

Situation du salarié en télétravail

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et est soumis aux mêmes obligations que le salarié accomplissant sa prestation de travail dans les locaux de l'entreprise. Il exerce ses fonctions selon le régime de durée du travail dont il relève.

Le salarié en télétravail gère l'organisation de son temps de travail dans le cadre des règles légales et conventionnelles applicables à l'entreprise et plus particulièrement dans le respect des règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire.

En aucun cas, le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et activités habituelles du salarié, ses objectifs, le nombre d'heures de travail et sa charge de travail. Le recours ou non au télétravail est sans incidence sur l'évaluation professionnelle du salarié.

La mise à disposition d'un matériel permettant la connexion à distance avec le poste de travail ne doit pas conduire le salarié à se connecter en dehors des jours travaillés.

Le passage en télétravail est sans incidence sur les horaires et la durée collective de travail en vigueur au sein de l'entreprise. Il n'a pas d'effet sur le poste de travail du salarié dans l'entreprise.

L'employeur s'engage afin de respecter la vie privée du salarié, à ne pas le contacter en dehors des plages horaires en vigueur au sein de l'entreprise.

Les salariés en télétravail seront informés des conditions d'exercice du télétravail notamment s'agissant de la durée du travail, de l'utilisation du matériel et des accès à distance ainsi que des temps de repos.

De manière analogue, la charge de travail, ses modalités de contrôle et d'évaluation restent inchangées.

Chaque responsable hiérarchique ayant des salariés en situation de télétravail devra s'organiser afin de pouvoir échanger avec les salariés concernés sur leur situation de télétravail de manière régulière.

Chaque année, lors d'un entretien, le télétravailleur et son manager aborderont notamment les questions relatives aux conditions d'activité du salarié ainsi que sa charge de travail.

Environnement du télétravail

Connexion haut débit

Le salarié en télétravail doit disposer d'une ligne internet haut débit à son domicile, condition indispensable à la réalisation du télétravail à domicile.

Outils du télétravail

Le salarié en télétravail utilisera pour son travail le matériel informatique lui ayant été confié par l'entreprise à cet effet et s'engage à en faire un usage conforme à sa destination dans les conditions d'emploi normales, à en prendre soin et en avoir l'usage exclusif.

L'utilisation de ce matériel est strictement limitée à l'exercice de la seule activité professionnelle.

Le salarié sera également tenu au respect des différentes dispositions normatives en vigueur au sein de l'entreprise telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité qui figurent notamment dans la charte des moyens de communication électronique annexée au règlement intérieur.

Il s'engage également à prendre les dispositions nécessaires à la protection et à la sauvegarde des données et documents à sa disposition sur tous supports et par tous moyens fournis par FRANFINANCE, à ne pas laisser accéder des tiers non autorisés, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son responsable hiérarchique de toute anomalie constatée.

L'équipement fourni par l'entreprise comprend :

• Un ordinateur sécurisé équipé des logiciels correspondant à la situation de travail,

• Une solution de téléphonie adaptée à la situation de travail,

• Un logiciel (Fortinet) pour les accès à distance sécurisés ; il sera demandé à l’utilisateur d’installer sur son téléphone l’application permettant de donner le code d’accès à distance, et si son téléphone ne lui permet pas d’installer cette application, un boitier délivrant ces codes d’accès à distance lui sera remis.

• Un réplicateur portable comportant des prises VGA, HDMI et USB.

Ainsi s’il le souhaite, le télétravailleur pourra, via ce réplicateur, brancher à son ordinateur portable ses propres matériels parmi la liste ci-dessous :

1. Écran

2. Clavier filaire (standard, mais pas un clavier de type gamer qui pourrait ne pas être reconnu par l’ordinateur)

3. Souris filaire

En cas d’achat pour équiper son domicile, le salarié devra faire une note de frais et fournir les factures associées pour se faire rembourser.

Le remboursement de matériels pour le télétravail sera plafonné à 200 € renouvelables tous les 3 ans pour chaque télétravailleur.

Le salarié devra tester sa connexion depuis son domicile avant son 1^er jour effectif de télétravail.

L'assistance à l'utilisation des équipements à distance fournis par Franfinance se fait selon les mêmes modalités que pour les salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise.

Lorsqu'il est mis fin au télétravail, le salarié s'engage dans les meilleurs délais qui suivent la date de décision effective à restituer le réplicateur mobile et le boitier d’accès à distance s’il en a été doté.

En cas de dysfonctionnement des équipements fournis par Franfinance, les salariés doivent informer sans délai leur hiérarchie et les services responsables des incidents affectant le poste de télétravail afin de déterminer les procédures à suivre. Si les perturbations constatées ne permettent plus l'exercice du télétravail, le manager peut exiger que le travail attendu soit effectué dans les locaux de l'employeur.

Entretien, réparation du matériel et assurance des télétravailleurs

FRANFINANCE prend directement à sa charge les seuls frais d'entretien, de réparation voire de remplacement du matériel mis à la disposition du salarié et pas des matériels lui appartenant en propre et qu’il utiliserait dans le cadre de son télétravail.

Le télétravailleur s'engage à être couvert par une police d'assurance multirisque habitation en vigueur pendant toute la période durant laquelle il exercera son activité en télétravail.

FRANFINANCE souscrit une police d'assurance multirisque habitation au bénéfice des salariés en situation de télétravail afin de les couvrir des sinistres pouvant se produire pendant le télétravail et pour lesquels l'assureur du salarié en refuserait la prise en charge au motif qu'ils seraient dus à l'activité professionnelle exercée en télétravail.

Aménagement des locaux

Le salarié en situation de télétravail doit prévoir à son domicile un espace de travail où sera installé le matériel professionnel mis à sa disposition par l'entreprise.

Cet espace de travail devra être aéré, lumineux, obéir aux règles de sécurité électrique et permettre de travailler dans des conditions adaptées.

Santé et sécurité des télétravailleurs

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables.

Afin que l'entreprise puisse procéder dans les 48 heures à la déclaration auprès de la Sécurité Sociale qui en décidera la prise en charge, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique et la DRH de tout accident survenu au domicile à l'occasion de son activité professionnelle.

Sensibilisation et formation

Des actions de communication et de sensibilisation seront organisées à destination des managers et des salariés pour comprendre les enjeux, les atouts du télétravail et exposer les bonnes pratiques.

Le salarié en télétravail bénéficie du même accès à la formation que les salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l'entreprise.

Le salarié peut bénéficier préalablement à son passage en télétravail et à tout moment d'une assistance technique pour l'utilisation des solutions informatiques et de téléphonie.

Le salarié en télétravail comme le manager bénéficie d'une formation appropriée à cette nouvelle forme d'organisation du travail et de la remise d'un guide. Dans les services où le télétravail est mis en place, tous les nouveaux managers reçoivent cette formation ainsi que la remise du guide.

Le Flex-office

Contexte

Avec le regroupement des salariés de Rueil-Malmaison sur l’immeuble Spring, FRANFINANCE a renforcé les synergies entre ses différents services.

Par ailleurs, Spring a été conçu pour offrir des espaces adaptés au flex-office : casiers personnels, espaces ouverts, variés et connectés, et offrant un large éventail d’aménagements afin que chaque salarié puisse, à chaque moment de sa journée, choisir sa position de travail en fonction des tâches qu’il a à effectuer.

Ces trois éléments ainsi que les évolutions d’effectifs et les réorganisations effectuées ces dernières années au sein des différents services de FRANFINANCE montrent l’opportunité d’expérimenter un nouvel environnement de travail déployé dans tout le groupe société Générale, le flex-office.

Principes directeurs du flex-office

Dans un environnement de travail en flex-office :

• les postes de travail des salariés sont répartis par « quartier » et non attribués nominativement, à l’exception des salariés bénéficiant d’un poste aménagé qui conservent le caractère nominatif de leur poste

• chaque salarié est rattaché à un quartier à taille humaine, point d’ancrage de l’équipe dans lequel chacun peut s’assoir où il le souhaite en fonction des tâches qu’il a à effectuer ;

• le salarié est aussi libre de s’installer dans un autre quartier en fonction des disponibilités.

• tous les postes de travail d’un même quartier sont identiques.

Chaque matin tous les postes de travail d’un quartier en flex-office doivent être prêts à accueillir de nouveaux salariés, ce qui implique que tout salarié occupant un poste de travail ne doit pas le soir y laisser d’affaires personnelles lorsqu’il le quitte.

Pour ce faire, les salariés peuvent utiliser leur casier personnel pour y stocker leurs affaires et leur ordinateur, ou l’emmener à leur domicile.

Mise en œuvre du flex-office

La mise en œuvre du télétravail pour un service pourra s’accompagner à tout moment par la mise en place du flex office dans ce service.

Dispositions générales

Périmètre de l’expérimentation

FRANFINANCE souhaite expérimenter le télétravail avec les salariés des services :

• FAP/RIG/CPT

• FAP/RIG/CTL

• DSI/CSP

• Au sein de FAE/GES, les équipes suivantes :

• FAE/GES/PRO/RIS

• FAE/GES/PFC

• FAE/GES/SGR/SGL/PDC

• FAE/GES/CPR/SCM/TEC et BUC

Dans le cadre de l’expérimentation, FRANFINANCE souhaite également expérimenter le flex-office avec les salariés de DSI/CSP.

Durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an. Il prend effet à compter du 1^er novembre 2019.

Le présent accord prendra fin de plein droit à l'arrivée de son terme et cessera de produire tout effet à cette date.

Toutefois, un 1^er bilan sera effectué après environ 4 mois de fonctionnement effectif et les parties se rencontreront afin d'étudier la poursuite ou l’extension de l’expérimentation ou la négociation d’un accord mettant en place le télétravail au sein de l’entreprise.

Notification

La Direction notifiera, sans délai, par courrier recommandé avec accusé de réception (ou par remise en main propre contre décharge), le présent accord à l'ensemble des organisations syndicales représentatives au niveau national dans l'entreprise.

Fait à Nanterre, le 17/10/2019 en 5 exemplaires