Accord d'entreprise "Accord relatif au télétravail" chez EDITIONS LEGISTATIVES (Siège)

Accord relatif au télétravail de la société Les Éditions Législatives

La société Editions Législatives, SAS, au capital de 1.920.000 € dont le siège social est situé au 80 avenue de la Marne, 92546 Montrouge Cedex, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 732 011 408,

Représentée par Monsieur le Président d’une part,

L’organisation syndicale CFDT en qualité de délégué syndical d’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

A l’ère du numérique, le télétravail constitue une forme d’organisation du travail de plus en plus sollicitée par les collaborateurs au sein de notre entreprise, dans le but de réduire les contraintes liées à leur temps de trajet domicile - travail mais aussi de créer des conditions de travail plus souples afin de leur permettre de travailler efficacement, indépendamment de leur lieu de travail habituel.

Après un an d’expérimentation par les collaborateurs et les managers, cette organisation du travail semble pertinente et appréciée par l’ensemble des acteurs qui en bénéficient.

Cet accord s’inscrit dans la lignée de l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail et dans le respect de l’ordonnance Macron numéro 2017–1387 du 22/09/2017.

L’article L 1222-9 du code du travail prévoit que : « Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou dans l’avenant à celui-ci. ».

Les parties ont souhaité encadrer le télétravail dans le respect des principes généraux édictés par ces normes, à savoir, le caractère volontaire du télétravail, la réversibilité permanente de celui-ci et les moyens mis en œuvre par l’entreprise pour favoriser et développer la pratique du télétravail.

Les parties sont soucieuses de rappeler les droits et obligations du salarié télétravailleur et de veiller au respect de l’équilibre vie professionnelle et privée.

La Direction et les partenaires sociaux se sont accordés sur le fait que le télétravail prévu par le présent accord est d’une durée maximum de 2 jours par semaine pour un salarié à temps plein sur une semaine sans RTT et d’un jour par semaine sur une semaine avec RTT fixe.

Le télétravail à plein temps constitue une exception et répond à des situations très particulières.

La Direction présentera au CE lors de la consultation sur la politique sociale le nombre de salariés bénéficiant du télétravail, le nombre de demandes formulées par les salariés, les services concernés et les raisons de refus.

Sommaire

Article 1 - Le Télétravail au sein des Editions Législatives

1. La durée de l’accord

2. Le nombre de jours autorisés de télétravail

Article 2 - La mise en œuvre du télétravail

2.1- Les critères d’éligibilité du télétravail

2.1.1 Salariés concernés

2.1.2 Postes éligibles

2.2- Procédure à respecter

2.2.1 Demande du salarié basée sur le volontariat

2.2.2 Avenant au contrat travail

2.2.3 Période d’adaptation et réversibilité permanente

2.3- La cessation de l’organisation du télétravail

2.3.1 La cessation à l’initiative des parties

2.3.2 La modification d’un élément déterminant du contrat de travail

2.3.3 Le départ du salarié

Article 3 - L’organisation du télétravail

3.1- Les garanties liées au télétravail

3.2- Le temps de travail

3.3- Modalité de régulation de la charge de travail

3.4- Equipements liés au télétravail

Article 4 - Prise en charge des frais professionnels liés au télétravail

Article 5 - Le télétravail occasionnel

Article 6 - Publicité de l’accord

Article 1- Le télétravail au sein des Editions Législatives

1.1 - La durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur au 1^er juillet 2019.

Il est conclu pour une durée déterminée de 3 ans et prendra fin au 30 juin 2022.

Au terme de cette période, l’accord se poursuivra par tacite reconduction, chaque fois pour une nouvelle durée de trois ans, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties contractantes 6 mois au moins avant la date de chaque échéance triennale.
La dénonciation par l’une ou l’autre des parties devra se faire par lettre recommandée avec accusé de réception.

Chaque reconduction sera, à la diligence de l’entreprise, notifiée dans les quinze jours de sa date d’effet à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte).

1.2- Le nombre de jours autorisés de télétravail

Les parties souhaitent développer le télétravail au sein des Editions Législatives à raison de 2 jours maximum par semaine (sans RTT fixe), pour les salariés dont la durée du travail est répartie sur au moins 5 jours de travail par semaine.

Concernant les salariés dont la durée du travail est répartie sur quatre jours de travail par semaine, (Formule 1 ou temps partiel à 80% et 90%), le télétravail est envisagé à raison d’une journée maximum par semaine.

La répartition des jours de la semaine devra être prévue dans l’avenant au contrat de travail.

La présence physique des salariés autorisés à travailler à domicile doit être équivalente à 3 jours minimum par semaine au sein des locaux de l’entreprise, RTT compris, afin de préserver le bon fonctionnement du service.

Compte tenu des réunions de service, des réunions interservices et de la nécessité de réunir au moins deux jours par semaine l’ensemble des collaborateurs dans les locaux de l’entreprise, les mardis et jeudis ne pourront pas être des jours de télétravail.

Article 2 - La mise en œuvre du télétravail

2.1- Les critères d’éligibilité du Télétravail

2.1.1 Salariés concernés

Sont éligibles au télétravail, les salariés sous contrat à durée indéterminée.

Sont donc exclus les contrats d’alternance ainsi que les contrats à durée déterminée.

Concernant les salariés à temps partiel, leur temps de travail effectif doit être au moins égal à 80 %, pour pouvoir bénéficier du télétravail.

2.1.2 Postes éligibles

Le télétravail est ouvert aux activités de l'entreprise pouvant être exercées à distance.

Sont donc exclus pour le moment certains métiers, au regard des conditions et matériels actuels. Cette liste de fonctions sera revue chaque année en fonction de l’évolution des outils informatiques et/ou téléphoniques.

Il appartient au responsable hiérarchique, destinataire d’une demande de télétravail, d’évaluer sa faisabilité en tenant compte des critères d’éligibilité ci-après :

• Autonomie du salarié dans ses fonctions,

• Autonomie de son emploi du temps,

• Moyens matériels nécessaires pour la réalisation de ses missions,

• Compatibilité avec le bon fonctionnement du service,

• Compatibilité avec l’organisation de l’équipe,

• Respect de la garantie de la confidentialité.

La capacité du bénéficiaire à travailler seul, à distance, sans assistance doit être avérée : maîtrise des outils de travail, production suffisante en quantité et en qualité, discernement quant aux décisions à prendre.

2.2- Procédure à respecter

2.2.1 Demande du salarié basée sur le volontariat

Le passage au télétravail doit reposer sur la base du volontariat et doit impérativement respecter le formalisme qui suit ; à défaut, la demande du salarié sera caduque.

Le salarié qui remplit les critères d’éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit en indiquant ses motivations, à son supérieur hiérarchique par le biais du formulaire (demande de télétravail) disponible sur l’intranet de la société.

Le Directeur de département organisera alors un entretien avec le salarié permettant à celui-ci de motiver sa demande et d’étudier la faisabilité d’une telle organisation au sein de son service. Le Directeur du département transmettra, ensuite, la demande accompagnée de son avis motivé et de son étude de faisabilité à la Direction des Ressources Humaines.

Le Directeur de département apportera une réponse motivée écrite au salarié sous un délai de deux mois maximum.

2.2.2 Avenant au contrat de travail

Lorsque la demande de télétravail est acceptée un avenant au contrat est conclu pour confirmer l’accord du salarié et de l’employeur ainsi que pour préciser les modalités suivantes :

• La durée de l’avenant, qui sera reconduit automatiquement et de manière tacite,

• La période d’adaptation,

• Le nombre et la répartition des jours travaillés à domicile,

• Les plages horaires quotidiennes auxquelles le salarié devra être joignable par l’entreprise (plages fixes) conformément à l’Accord « Horaires variables » signé le 15 décembre 2015,

• Le lieu du télétravail,

• Le matériel prêté par l’entreprise dans le cas du télétravail,

• Le délai de prévenance de 2 mois en cas de cessation du télétravail,

• La cessation du télétravail, dès la notification de la rupture du contrat travail,

• Le délai de restitution du matériel prêté par l’entreprise dans le cadre du télétravail.

2.2.3 Période d’adaptation et réversibilité permanente

L’exercice des fonctions en télétravail débute par une période d’adaptation de 3 mois. Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou s’assurer que l’absence de ce dernier dans les locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l’activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, les parties peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail par un écrit, moyennant un délai de prévenance de 15 jours.

2.3- La cessation de l’organisation du télétravail

2.3.1 La cessation à l’initiative des parties

A l’issue de cette période d’adaptation, l’entreprise et le salarié pourront demander à mettre fin à la situation de télétravail par écrit moyennant un délai de prévenance d’une durée de deux mois. Ce délai peut être réduit d’un commun accord à un mois ou être entièrement supprimé en cas d’impossibilité majeure de poursuivre le télétravail.

Dans ce cas, le télétravailleur reprendra son poste dans les locaux de l’entreprise. La cessation donne lieu à la conclusion d’un nouvel avenant prévoyant le retour à la situation antérieure.

2.3.2 La modification d’un élément déterminant du contrat de travail

En cas de modification d’un élément déterminant du contrat de travail, tel que la durée du travail ou la fonction du salarié, susceptible de remettre en cause l’équilibre du télétravail, la faisabilité de la poursuite en télétravail sera étudiée par le responsable hiérarchique, conformément aux critères d’éligibilité et pourra cesser.

Le salarié doit informer la Direction des Ressources Humaines en cas de changement de lieu de domicile. Ce changement donne lieu à une nouvelle étude de faisabilité et peut être une cause de la cessation du télétravail.

2.3.3 Le départ du salarié

En cas de rupture du contrat de travail et de départ du salarié, le télétravail cesse à compter de la notification de la rupture. Le salarié est tenu d’effectuer son préavis dans les locaux de l’entreprise sauf accord exprès du responsable hiérarchique.

Dans cette hypothèse, la Direction des Ressources Humaines devra être informée de la poursuite du télétravail pendant la durée du préavis.

Le télétravail peut être interrompu, sans délais, notamment, en cas :

• De non-respect des règles de sécurité, confidentialité ou protection des données,

• De problèmes techniques (connexion Internet, protection antivirus, compatibilité des logiciels nécessaires…).

Article 3 - L’organisation du télétravail

3.1- Les garanties liées au télétravail

Le salarié en télétravail dispose des mêmes droits individuels et collectifs que les salariés présents dans les locaux de l’entreprise.

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes entretiens professionnels, et sont soumis aux mêmes politiques d’évaluation que les autres salariés. Ils ont également les mêmes droits pour la formation.

Le salarié s’engage à se rendre à la visite médicale prévue par la législation en vigueur, même si le jour fixé par la convocation ne coïncide pas avec l’un des jours travaillés dans les locaux de l’entreprise.

La Direction des Ressources Humaines, doit être informée sans délai de tout accident intervenant au domicile du salarié pendant l’exercice de ses fonctions. Conformément à la législation en vigueur, seuls les accidents qui ont lieu à l’occasion de son activité professionnelle sont susceptibles d’être reconnus par la Sécurité Sociale comme ouvrant droit aux prestations attachées aux accidents du travail.

Le droit au respect de la vie privée du salarié ainsi que l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée du salarié est garantie par les plages horaires, définies dans l’avenant au contrat de travail, auxquelles le salarié pourra être joint par l’entreprise ainsi que par l’accord « droit à la déconnexion » signé en juin 2017.

3.2- Le temps de travail

La journée de télétravail est accomplie dans le cadre de l’amplitude des horaires affichés de l’établissement et respecte les règles applicables en matière de durées maximales du travail, de modalités de décompte et de respect des repos quotidiens et hebdomadaires.

Les journées de télétravail feront l’objet des mêmes dispositions qu’une journée de travail classique en matière de contrôle du temps de travail, avec les mêmes règles de pointage. Le salarié en télétravail pourra être contacté durant les plages horaires fixes de l’entreprise sur son lieu de télétravail.

Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l’entreprise à la demande expresse de son responsable hiérarchique, soit pour participer aux réunions, soit en cas de nécessité absolue de service. Cela ne constitue pas une modification de l’avenant au contrat de travail. Il en est de même pour les formations organisées par l’entreprise.

3.3- Modalité de régulation de la charge de travail

La charge de travail du salarié en télétravail doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l’entreprise.

Le responsable hiérarchique est tenu lors de l’entretien annuel de discuter avec le salarié des conditions d’activité du salarié et de la charge de travail.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

3.4- Equipements liés au télétravail

Le salarié est tenu d’aménager à son domicile un espace adapté à l’exercice du télétravail. Au titre du télétravail, l’entreprise fournit à chaque télétravailleur un ordinateur portable dans l’hypothèse où ce dernier n’en serait pas équipé dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravail pourra être mis en place sous réserve d’avoir les équipements et les accès aux logiciels nécessaires à l’exercice de ses fonctions.

Pour ce faire, l’entreprise fournira au télétravailleur les équipements nécessaires à l’exercice de ses fonctions dans des conditions de sécurité satisfaisantes. Cela pourra se traduire par deux biais :

• Mise à disposition du salarié d’un système d’accès VPN dans le cas où toutes les applications métiers ne peuvent pas être accessibles en télétravail ou lorsque le collaborateur n’est pas équipé d’un ordinateur portable.

• Mise à disposition d’un ordinateur portable.

L’installation du système VPN ne pourra être mise en place que si le salarié bénéficie d’un système VPN compatible avec celui de l’entreprise, d’un anti-virus à jour et d’une connexion suffisante. Si ce n’est pas le cas, le télétravail ne pourra débuter que lorsque le matériel sera mis en place et que l’ensemble des applications métiers sera bien accessible en télétravail.

En aucun cas, l’entreprise ne fournira aux collaborateurs deux ordinateurs (un ordinateur fixe dans les locaux de l’entreprise et un ordinateur portable pour le domicile du salarié) lorsque les applications ne fonctionnent pas en télétravail mais uniquement via le VPN.

Dans le cas où le télétravail s’effectue avec le matériel fourni par l’entreprise. Celui-ci restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.

Le manque de ressources informatiques de la part de l’entreprise ne pourra -seule- justifier un refus du télétravail.

Le salarié en télétravail est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l’entreprise en appelant son responsable hiérarchique.

En demandant et acceptant le télétravail, le salarié accepte et autorise l’entreprise et les membres du CHSCT à visiter le local affecté au télétravail, pour s’assurer qu’il remplisse les conditions nécessaires d’hygiène et de sécurité permettant le télétravail à domicile. Cette éventuelle visite sera planifiée en amont en accord avec le salarié télétravailleur.

Le salarié en télétravail est tenu de respecter, comme l’ensemble des salariés des Editions Législatives, la charte informatique (juillet 2015).

Le salarié doit informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle à raison d’une à deux journées par semaine et s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Il est donc tenu de fournir, avant la date de mise en place du télétravail, une attestation à l’entreprise de son assurance habitation, couvrant les périodes de télétravail. Cette attestation doit être produite chaque année avant le renouvellement du télétravail.

Aucun autre matériel n’est mis à la disposition du salarié en télétravail. Les fax, imprimantes, consommables et autres outils doivent être utilisés dans les locaux de la Société.

Article 4 - Prise en charge des frais professionnels liés au télétravail

Une indemnité forfaitaire de 20 euros bruts imposable et soumise à cotisations correspondant à la prise en charge d’une quote-part des frais d’électricité et de chauffage est versée mensuellement au télétravailleur.

Article 5 - Le télétravail occasionnel

De manière occasionnelle et après accord écrit de son responsable hiérarchique, un salarié pourra être amené à travailler depuis son domicile sans que cela ne donne lieu à l’application des règles liées au télétravail et définies dans le présent accord. Le salarié devra indiquer le nombre de jours de télétravail auquel il souhaite recourir.

Le télétravail doit répondre à des situations exceptionnelles ou ponctuelles. Tel est le cas par exemple lorsque surviennent des épisodes de pollution mentionnées à l’article L.223-1 du code de l’environnement, afin de limiter l’ampleur et les effets de la pointe de pollution sur la population.

Cette décision de télétravail occasionnel peut également répondre à des difficultés rencontrées par le salarié en cas d’intempéries, de grèves de transport, ou toute autre situation exceptionnelle ne permettant pas au salarié de se rendre sur son lieu de travail.

Article 6 - Publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique à la direction départemental du Travail et de l’Emploi de Nanterre et en un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Boulogne.

Fait en 4 exemplaires originaux à Montrouge, le 18 juin 2019

Un exemplaire original du présent accord est remis à chacune des parties signataires.

Pour la Société Pour les Syndicats

Editions Législatives

Président Délégué Syndical CFDT