PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL RELATIF AUX ELECTIONS DU CSE

A LA BANQUE POPULAIRE AQUITAINE CENTRE ATLANTIQUE

Entre :

La Banque Populaire Aquitaine Centre Atlantique, dont le Siège Social est situé 10 Quai des Queyries, 33072 BORDEAUX Cedex, représentée par Monsieur …, agissant en qualité de Directeur Général, ci-après dénommée « l’Entreprise »,

D’une part,

Et :

Les Organisations Syndicales ci-après :

Le syndicat CFDT,

Le syndicat CFTC,

Le syndicat FO,

Le syndicat SNB,

Le syndicat UGICT-CGT,

Le syndicat UNSA

D’autre part.

Il a été convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

Préambule 3

ARTICLE 1 : DATE, HORAIRE ET LIEU DES ELECTIONS 3

ARTICLE 2 : EFFECTIFS 3

ARTICLE 3 : COLLEGES ELECTORAUX 3

REPARTITION ET NOMBRE DE SIEGES 4

ARTICLE 4 : PERSONNEL ELECTEUR ET ELIGIBLE – LISTE ELECTORALE 4

ARTICLE 5 : VOTE ELECTRONIQUE 4

ARTICLE 6 : CALENDRIER DU SCRUTIN 4

ARTICLE 7 : DEROULEMENT DU SCRUTIN 5

7.1 Listes électorales 5

7.2 Liste de candidats et propagande électorale 5

7.3 Consignes de vote 5

7.4 Mode de scrutin 6

Préambule

Il a été convenu ce qui suit, en vue de l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique, en application des articles L. 2311-2 et suivants et son décret pris en l’application de l’ordonnance n°2018-1386 du 22 septembre 2018.

ARTICLE 1 : DATE, HORAIRE ET LIEU DES ELECTIONS

L’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique se déroulera, par vote électronique, selon les dates prévues au calendrier figurant en annexe 1 du présent protocole.

La date des élections est fixée pour le 1^er tour de scrutin : du jeudi 06 juin 2019 à 9 heures au vendredi 14 juin 2019 à 16 heures.

Si un 2^ème tour était nécessaire, il aurait lieu du lundi 24 juin 2019 à 9 heures au jeudi 27 juin 2019 à 16 heures.

ARTICLE 2 : EFFECTIFS

Les parties constatent qu’au jour de la signature du présent protocole, l’effectif moyen de l’entreprise s’élève à 2 077.95 salariés.

Le calcul des effectifs s’effectue en respect des articles L. 2311-2 et L. 1111-2 sur la base des douze derniers mois à la date de fin du 1^er tour.

Ainsi les effectifs de l'entreprise sont calculés conformément aux dispositions suivantes :

1° Les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein et les travailleurs à domicile sont pris intégralement en compte dans l'effectif de l'entreprise ;

2° Les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent, les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, ainsi que les salariés temporaires, sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents.

Toutefois, les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation ;

3° Les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

ARTICLE 3 : COLLEGES ELECTORAUX

Le nombre de collèges électoraux est de deux. La composition des collèges en respect de l’article L. 2314-11 est la suivante :

• Collège TECHNICIENS :

1 386.67 salariés répartis 385.08 entre hommes, soit 28 % et 1 001.59 femmes, soit 72%.

• Collège CADRES :

691.28 salariés répartis entre 414.61 hommes, soit 60% H et 276.67 femmes, soit 40 %.

REPARTITION ET NOMBRE DE SIEGES

En respect de l’article R. 2314-1, le nombre de membres de la délégation du personnel du comité social et économique est de 22 Titulaires et de 22 Suppléants répartis de la façon suivante :

• Collège TECHNICIENS : 15 titulaires et 15 suppléants

• Collège CADRES : 7 titulaires et 7 suppléants

ARTICLE 4 : PERSONNEL ELECTEUR ET ELIGIBLE – LISTE ELECTORALE

La liste du personnel électeur et éligible par collège est établie par la Direction et affichée à la date prévue dans le calendrier figurant en annexe 1 du présent protocole. D’un commun accord, ne figurent sur cette liste que les nom, prénom, ancienneté, catégorie professionnelle des électeurs et l’indication « mise à disposition » le cas échéant.

Les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées à la Direction des Relations Sociales (…@bpaca.banquepopulaire.fr et aca_affaires_sociales@bpaca.banquepopulaire.fr) dans les trois jours suivant cet affichage, soit jusqu’au 15/05/2019 17h00.

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L 2314-18 et suivants de l’ordonnance.

ARTICLE 5 : VOTE ELECTRONIQUE

Les parties signataires conviennent de procéder à un vote électronique pour les présentes élections professionnelles conformément à l’Accord d’entreprise conclu le 07/05/2019 en annexe 2.

Le prestataire fournisseur, choisi pour la mise en place des présentes élections professionnelles 2019, est la société Election-Europe selon le cahier des charges fourni en annexe 3.

Le système de vote électronique Elections-Europe a fait l’objet d’une expertise indépendante, dont un rapport a été établi le 9 octobre 2015 et déposé à la CNIL et mis à jour le 28 septembre 2018, conformément aux dispositions légales applicables.

ARTICLE 6 : CALENDRIER DU SCRUTIN

Les dates et la durée du scrutin figurent en annexe 1 du présent accord.

ARTICLE 7 : DEROULEMENT DU SCRUTIN

7.1 Listes électorales

La liste des électeurs et éligibles par collège sera affichée à la date prévue au calendrier.

D’un commun accord, et dans un souci de confidentialité, les listes ne mentionneront ni la date de naissance, ni le domicile des électeurs.

7.2 Liste de candidats et propagande électorale

Les organisations syndicales (au sens de l’article L.2314-5 du code du travail) devront remettre à la Direction des Relations Sociales, qui devra accuser réception, leurs listes de candidats et de professions de foi avant la date prévue au calendrier à midi pour chacun des deux tours, par mail (…@bpaca.banquepopulaire.fr et aca_affaires_sociales@bpaca.banquepopulaire.fr).

Ces listes, établies distinctement pour les collèges et pour l’élection des titulaires et des suppléants, seront déposées par mail auprès de la Direction des Relations Sociales, qui organise les élections accompagnées des professions de foi en format pdf d’un poids maximal de 500 Koctects et du logo de la liste en format jpeg ou gif. Les organisations syndicales pourront également transmettre en format pdf d’un poids maximal de 700 Koctets une présentation de leur organisation (pouvant contenir les informations suivantes : nom, prénom, photo, métier et lieu géographique de chacun des candidats), qui sera visible sur la page d’accueil du site de vote.

7.3 Consignes de vote

Dans le cadre du vote électronique, l’identifiant, le mot de passe et la note explicative, seront envoyés au domicile des électeurs, à la date prévue au calendrier, par le prestataire fournisseur.

Le prestataire fournisseur adressera, à nouveau, l’identifiant, le mot de passe et la note explicative par e-mail sur la boîte professionnelle (dont l’objet sera « personnel et confidentiel ») à chaque électeur disposant d’un mail le jour de l’ouverture et de fermeture du scrutin. Des relances en cours de scrutin seront adressées aux Electeurs pour favoriser la participation.

Pour sécuriser l’envoi des identifiants, tant par courrier postal que par courriel ou SMS, un troisième critère d’authentification sera demandé, ce code secret connu de l’électeur ne figurera ni dans les courriers, ni dans les courriels, ni dans les SMS.

En cas de non-réception ou de perte des codes d’accès, et si l’électeur souhaite les recevoir sur sa messagerie professionnelle, un renvoi automatique des codes sera possible via le site d’Election Europe (bouton « renvoi automatique de codes par mail ») en s’identifiant via le 3^ème critère de sécurité.
Si le collaborateur souhaite recevoir ses codes sur son adresse de messagerie personnelle ou par SMS, il sera invité à le signaler par mail à la Direction des Relations Sociales (…@bpaca.banquepopulaire.fr et aca_affaires_sociales@bpaca.banquepopulaire.fr).

Il est rappelé que, conformément à la jurisprudence, ces codes sont strictement personnels, qu’ils ne peuvent être transmis à un autre électeur, et qu’il ne peut être recouru au vote par procuration.

7.4 Mode de scrutin

Les représentants du personnel au Comité Social et Economique sont élus au scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne selon l’article L. 2314-29.

Le premier tour est exclusivement réservé aux organisations syndicales mentionnées à l'article L. 2314-5 et selon l’arrêté du 20 juillet 2018 fixant la liste des organisations professionnelles reconnues représentatives dans la convention collective en vigueur à la date du scrutin.

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidatures non syndicales et aux candidatures syndicales admises au 1^er tour, dans l’un des cas suivants :

- en l’absence de quorum au 1er tour, c’est-à-dire si le nombre de vote exprimés n’a pas atteint la moitié des électeurs inscrits. Le quorum est atteint dès lors que la moitié des électeurs inscrits a émis un vote valable. Les votes blancs ne constituent pas un vote valable.

- en l’absence totale ou partielle de candidatures au premier tour.

Les électeurs ont la faculté de retirer des noms d’une liste (« raturage »). Toutefois, les « ratures » ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est strictement inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Le panachage est interdit.

Les « ratures » sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne des voix de la liste.

En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant été raturés à plus ou égal 10% dans une même liste, c’est le candidat le plus âgé qui sera proclamé élu.

ARTICLE 8 : REPRESENTATION EQUILIBREE DES HOMMES ET DES FEMMES

Pour chaque collège électoral, les listes qui doivent comporter plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits dans le collège électoral (par effet « miroir »).

Cela s’applique à la liste des candidats titulaires et à la liste des candidats suppléants.

Les listes doivent être composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

La Direction a porté à la connaissance des salariés la part de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant :

- Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5

- Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :

- l’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.

- l’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Néanmoins, si les listes déposées sont conformes et que la sur-représentativité d’un candidat élu était liée au raturage de certains candidats ou à l’élection au poste de titulaire d’un candidat suppléant, il n’y aura pas d’annulation de l’élection d’un candidat devenu surreprésenté par ces deux causes.

ARTICLE 9 : DEPOUILLEMENT DES VOTES ET ETABLISSEMENT DES PROCES-VERBAUX

Le jour du dépouillement est fixé à la fin du scrutin selon le calendrier annexé.

Les dépouillements ont lieu publiquement au siège de la BPACA.

Compte-tenu du vote électronique, il est convenu de ne constituer qu’un seul bureau de vote, chargé du dépouillement des scrutins et de la proclamation des résultats.

Ce bureau est composé d’un représentant par organisation syndicale ayant présenté des candidats (désignés assesseurs), sous réserve que l’organisation syndicale informe la Direction des Relations Sociales par mail (…@bpaca.banquepopulaire.fr et aca_affaires_sociales@bpaca.banquepopulaire.fr) du nom du représentant désigné, le vendredi 24 mai 2019 à 16h00 au plus tard. De même, l’organisation syndicale devra préciser si ce représentant souhaite être désigné Président du bureau de vote.

Le bureau devra être composé d’au moins 1 membre de chaque collège.

Ainsi, parmi les assesseurs désignés par les organisations syndicales sera défini un président du bureau de vote. Si plusieurs candidatures au poste de président sont formulées ou à défaut de candidature, le plus âgé sera désigné.

Le président du bureau de vote proclame les résultats, signe les procès-verbaux et les listes d’émargement avec les autres membres et le remet, dès la fin du dépouillement, à la Direction qui se charge de diffuser les résultats.

Les votes sont archivés pendant 15 jours après le vote.

Conformément au droit électoral, il est rappelé que le Président du bureau de vote et les assesseurs doivent être électeurs.

Le Président et les membres du bureau de vote, ainsi que la Direction, pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret envoyé par le prestataire Elections Europe, interroger un compteur donnant avec précision le nombre de votant pour chacune des élections.

Les membres du bureau de vote et les membres habilités de la Direction auront accès à la liste d’émargement.

Les Président du bureau de vote et les assesseurs recevront une notice explicative sur les opérations à mener. Ils sont investis des missions suivantes :

- vérifier l’ouverture et la fermeture des opérations de vote aux heures fixées ;

- veiller à la régularité des opérations électorales ;

- répondre aux questions des électeurs ;

- procéder au dépouillement ;

- proclamer les résultats.

ARTICLE 10 : DUREE

Le présent protocole d’accord est conclu pour les élections professionnelles des représentants du personnel au Comité Social et Economique de 2019.

Fait à Bordeaux, le 07 mai 2019 En 3 exemplaire(s)

Signatures

Pour les Délégués Syndicaux, Pour la CFDT Pour la CFTC Pour FO Pour SNB Pour UGICT-CGT

Pour l’Entreprise,

Annexe 1 – Calendrier CSE BPACA

Opération	Date de réalisation	Jours
Information des salariés du début du cycle électoral	J-56	11/04/2019
Convocation des organisations syndicales	J-55	12/04/2019
Négociation du protocole pré-électoral	J-37	30/04/2019
Négociation du protocole pré-électoral (le cas échéant)	J-30	07/05/2019
Affichage du protocole d’accord et appel à candidatures	J-27	10/05/2019
Affichage des listes électorales (électeurs et éligibles)	J-27	10/05/2019
Réception des listes de candidats pour le 1er tour – midi (par mail)	J-20	17/05/2019
Réception des professions de foi en format pdf des listes des candidats et de leurs logos (par mail), ainsi que du document de la page d’accueil	J-20	17/05/2019
Désignation des membres du bureau de vote	J-13	24/05/2019
Formation des membres du bureau de vote	J-9	28/05/2019 (14h00)
Recette du site de vote 1er tour	J-9	28/05/2019 (15h00)
Envoi des courriers contenant les codes et instructions de vote à l’adresse personnelle	J-8	29/05/2019
Envoi des codes et instructions pour les membres du bureau de vote par email	J-1	05/06/2019
Envoi des mails contenant les codes et instructions de vote aux électeurs (boîte professionnelle)	J	06/06/2019
Début des opérations de vote sur internet 1er Tour, ouverture du vote à 9h	J	06/06/2019
Fermeture des urnes internet 1er Tour à 16h	J+8	14/06/2019
Dépouillement et affichage des résultats 1er tour (17h00)	J+8	14/06/2019
Réception des listes de candidats et professions de foi pour le 2nd tour - midi	J+11	17/06/2019
Envoi des codes et instructions pour les membres du bureau de vote par email	J+18	24/06/2019
Envoi des mails contenant les codes et instructions de vote aux électeurs (boîte professionnelle)	J+18	24/06/2019
Début des opérations de vote sur internet 2nd Tour, ouverture du vote à 9h	J+18	24/06/2019
Fermeture des urnes internet 2nd Tour à 16h	J+21	27/06/2019
Nettoyage des applications et des données sur le serveur de vote	fin des délais de recours

ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

A LA BANQUE POPULAIRE AQUITAINE CENTRE ATLANTIQUE

Entre :

La Banque Populaire Aquitaine Centre Atlantique, dont le Siège Social est situé 10 Quai des Queyries, 33072 BORDEAUX Cedex, représentée par Monsieur …, agissant en qualité de Directeur Général, ci-après dénommée « l’Entreprise »,

D’une part,

Et :

Les Syndicats professionnels représentés par les Délégués Syndicaux régulièrement désignés en application de l’article L.2143-3 du Code du Travail :

Le syndicat CFDT, représenté par ses Délégués Syndicaux, …

Le syndicat CFTC, représenté par ses Délégués Syndicaux, …

Le syndicat FO, représenté par ses Délégués Syndicaux, …

Le syndicat SNB, représenté par ses Délégués Syndicaux, …

Le syndicat UGICT-CGT, représenté par ses Délégués Syndicaux, …

D’autre part.

Il a été convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

Préambule 3

1. Modalités d’organisation des opérations 3

1.1 Etablissement des fichiers 4

1. 2 Modalités des élections 4

1.3 Bulletins de vote 5

2. Déroulement des opérations de vote 5

2.1 Modalités d’accès au serveur de vote 5

2. 2 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 6

2.3 Délégué de liste 6

2.4 Opérations de dépouillement 6

3. DUREE 6

4. REVISION DE L’ACCORD 6

5. FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE 7

Préambule

Il a été convenu et arrêté ce qui suit, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

La Banque Populaire Aquitaine Centre Atlantique a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La Banque Populaire Aquitaine Centre Atlantique a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et a décidé de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R.2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1^er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, la Banque Populaire Aquitaine Centre Atlantique a décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet de la présente décision.

1. Modalités d’organisation des opérations

Dans le cadre de chaque élection des représentants du personnel, la Banque Populaire Aquitaine Centre Atlantique proposera un protocole d’accord électoral aux organisations syndicales, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote, la répartition des sièges pour les collèges, etc.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

1.1 Etablissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, adresses postales ou mail ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

1. 2 Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés électeurs. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail..). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

3. Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la Direction des Relations Sociales avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la Direction des Relations Sociales.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

2. Déroulement des opérations de vote

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la Direction des Relations Sociales – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

2.1 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple et / ou par mail un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par courrier pourra être demandé (critère de défi/réponse connu du salarié).

Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège et/ou son établissement.

2. 2 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation.

2.3 Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un représentant qui fera office d’assesseur et de délégué de liste.

Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.

2.4 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur).

Les membres du bureau de Vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

3. DUREE

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Dans le cas où une disposition légale ou réglementaire précisée dans cet accord évoluerait, les parties appliqueront ledit texte dans sa version la plus récente.

4. REVISION DE L’ACCORD

Le présent accord peut faire l’objet de révision.

Le présent accord peut faire l’objet, à tout moment, d’une demande de révision par la Direction ou par une organisation syndicale habilitées au sens de l’article L.2261-7-1 du code du travail.

Toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier électronique aux parties habilitées à participer aux négociations de l’avenant de révision. Cette demande doit indiquer les points concernés par la demande de révision.

Dans un délai maximum de 3 mois à compter de la demande de révision, la Direction et les Organisations syndicales devront se rencontrer pour examiner cette demande.

5. FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE

Le présent Accord est notifié à chaque organisation syndicale.

Le présent accord est subordonné aux dispositions de l’article L.2232-12 du code du travail, notamment concernant les conditions de validité.

Dès sa conclusion, l’Accord sera déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords en version intégrale, qui vaut dépôt auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (Direccte) et en version format docx, sans nom, prénom, paraphe et signature d’une personne physique, à des fins d’enregistrement sur la base de donnée nationale.

Il sera également déposé au greffe du Conseil des prud’hommes de Bordeaux.

Un exemplaire du présent Accord sera également transmis à la branche.

Le présent Accord sera intégré dans l’Intranet de la Banque permettant à chaque salarié de pouvoir le consulter à tout moment.

Fait à Bordeaux, le 07 mai 2019 En 3 exemplaire(s)

Signatures

Pour les Délégués Syndicaux, Pour la CFDT Pour la CFTC Pour FO Pour SNB Pour UGICT-CGT

Pour l’Entreprise,

ANNEXE 3

CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL

INTRODUCTION

Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, la société BANQUE POPULAIRE AQUITAINE CENTRE ATLANTIQUE a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La société BANQUE POPULAIRE AQUITAINE CENTRE ATLANTIQUE a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.

Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole préélectoral.

1 NATURE DU CAHIER DES CHARGES

1.1 Principes de l’élection

La société BANQUE POPULAIRE AQUITAINE CENTRE ATLANTIQUE souhaite utiliser un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

1.2 Modalités de l'élection

Modalités du vote

Vote Electronique :

Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.

Le cas échéant, pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre serait adapté à la configuration notamment géographique de chaque établissement, pourront être mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils devront être installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.

Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.

Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.

Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.

Opérations de dépouillement

A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site.

La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :

• Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote

• Intégration automatisée des résultats du vote internet

• Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste.

• Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote

• Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.

La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par le non corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote.

Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats.

Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus.

Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet.

Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :

• Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;

• Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.

Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :

• Quotient électoral ;

• Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.

Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous :

Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.

Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.

S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ».

A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.

Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.

Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.

En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats.

Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.

Enfin il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant.

Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : - Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 - Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :

• L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.

• L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

2 INTERVENANTS

2.1 – Organisation des élections

La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction RH, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.

2.2 Le Prestataire

Références

Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.

Le Prestataire doit s’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les « Principes Electoraux »).

De façon générale le Prestataire doit d’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.

Coordination, suivi de l’opération et garanties

Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales.

Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.

Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.

Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.

Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.

En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.

Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le « Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.

Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :

• Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;

• Le Logiciel ne contient aucune fonction espionne ;

• Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la « Recette Interne »).

Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur :

• Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (i) l’Audit et de la Recette Interne ;

• Le rapport de l’Audit ;

Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.

Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande.

3 DEFINITION DU BESOIN

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :

• La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé

• La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection

• La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération

3.1 Fonctionnalités générales attendues

Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

• La coordination de l'opération en relation avec la Direction RH

• Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection

• La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs

• Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement - le traitement et l’intégration des listes de candidats

• La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin

• Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique

• La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion

• La conservation des fichiers pendant les délais de recours

• La destruction des archives

3.2 Contraintes

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.

Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.

Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.

3.3 La plate-forme de vote électronique

La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.

La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.

Il comprend obligatoirement :

• Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification

• Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires

• Une séparation stricte des données sera assurée :

a) pour le fichier des électeurs

b) pour la réception des votes (urne électronique)

Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …)

Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal.

Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.

La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :

• La fiabilité de l’ensemble

• Une protection des accès physiques

• Un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données

• La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin

Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.

Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Direction RH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.

Disponibilité de la plateforme

La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau.

L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote.

Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption.

Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Direction RH.

Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.

Accessibilité de la plateforme

L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé.

En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle.

Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Edge, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.

Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente.

Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales.

Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré requis techniques sera clairement indiqué.

L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.

Accès au système de vote

L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel.

L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.

Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).

Recette

La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.

Maintenance

Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative.

Fonctionnalités du système de vote électronique

Horodatage

L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur.

L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.

Chiffrement

La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement d’applet sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

Vérifiabilité

L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.

Procédure de vote

Le système de vote devra permettre :

• Le vote blanc

• Le raturage dans une liste

• À l’électeur de revenir sur son choix avant validation

• La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique

• La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)

Le système de vote devra interdire :

• De sélectionner plus d’une liste

• De voter plusieurs fois

• Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote

3.4 Mise en place d’un processus électoral

Moyens d’identification et d'authentification

A partir du fichier des électeurs, Le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe.

Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la cellule technique.

Écrans de vote

Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra proposer une ergonomie adaptée au profil « électeur » des utilisateurs de ce type de service Web en mode Responsive Web Design.

L’application de vote doit supporter tout type de navigateur en mode HTTPS (version TLS), Internet Explorer, Edge, Firefox, Safari, Chrome, etc… être compatible avec le niveau le plus bas de Javascript V1.1, et répondre aux standards du W3C et du WAI pour la compatibilité des interfaces pour les personnes handicapées, malvoyantes et non-voyantes (norme Web Accessibility Initiative).

La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité.

Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.

Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.

Paramétrage de l’élection

La Direction RH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.

La Direction RH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format GIF de 4 kilo-octets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 500 kilooctets.

Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.

Interface de contrôle

Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.

L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.

L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.

Tests et recette

Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :

• Le bon fonctionnement du processus de connexion

• La présence de la liste d’émargement

• La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés

• La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos

• Le fonctionnement du processus de vote

• Le fonctionnement du processus de dépouillement

Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.

Après la recette validée, le Prestataire :

• Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles

• Scellera les listes de candidats

• Remettra à zéro le compteur des votes

• Videra et scellera l’urne électronique

Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.

Période de vote

L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h / 24 7/7.

Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.

La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement

• L’émargement dans le fichier des électeurs

• L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique

• L’impossibilité de revoter

• La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote

Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.

4 ASSISTANCE

4.1 Aux électeurs

Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées une hotline sera mise en place par la cellule technique pour :

• Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)

• Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification stricte de l’électeur par la Direction RH sans que la Direction RH ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.

4.2 A la Direction RH

Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :

• Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration

• L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système

• Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs

• L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.

4.3 Documentation

Le Prestataire fournira :

• Une documentation sur le système de vote

• Une documentation sur le système de dépouillement

• Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes

Le Prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents.

Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.