Accord d’entreprise sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du CSE des établissements de la société Baccarat SA

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société Baccarat SA, au capital de 20.767.825 €, code NAF : 2313Z, dont le siège est situé 20 rue des cristalleries 54120 Baccarat, représentée par Madame, Directrice Générale, dûment mandatée à cet effet,

D’une part,

ET

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la société Baccarat SA, suivantes :

• C.F.E-C.G.C, représentée par

• C.F.T.C, représentée par

• C.G.T, représentée par

D’autre part,

SOMMAIRE

Article 1 : Principes généraux 3

Article 2 : Objet et champ d’application 3

Article 3 : Définition et choix du moyen de vote électronique 3

Article 4 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique 3

4.1 Recours à un prestataire extérieur 3

4.2 Etablissement des fichiers 4

4.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 4

4.4 Cellule d'assistance technique et sécurité 5

4.5 Information et formation 5

Article 5 : Déroulement des opérations de vote 5

5.1 Protocole d’accord préélectoral 5

5.2 Modalités de vote 6

5.3 Caractéristiques du matériel de vote 6

5.4 Déroulement des opérations de vote 7

5.5 Modalités d’accès au serveur de vote 7

5.6 Opérations de dépouillement 8

Article 6 : Révision de l’accord 8

Article 7 : Durée du présent accord et éventuellement renouvellement 9

7.1 Durée 9

7.2 Renouvellement éventuel 9

Article 8 : Formalités de dépôt et publicité de l’accord 9

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique et le décret 2017-18 autorisent le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. 

Dans ce cadre, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, selon les conditions et modalités décrites ci-après, pour organiser les élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) de la société Baccarat SA.  

Il est précisé qu’un protocole d’accord préélectoral sera ultérieurement négocié.

Article 1 : Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article 2 : Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres des Comités Sociaux et Economiques d’Etablissement de la société Baccarat SA.

Article 3 : Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 4 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique

4.1 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de recourir à un fournisseur prestataire extérieur, choisi et mandaté unilatéralement par la Direction.

Le prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet se verra confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés et remis auparavant à l’ensemble des Organisations syndicales respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivants du Code du travail.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines. Le système fait également l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

4.2 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :

- de s’identifier et de prendre part au vote,

- de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

4.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le principe de l’unicité du vote sera respecté.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés par le prestataire jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive en cas d’action contentieuse engagée. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4.4 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4.5 Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu dans les 15 jours avant les élections et avant le 1^er tour.

Article 5 : Déroulement des opérations de vote

5.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

5.2 Modalités de vote

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à disposition des électeurs par l’entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs les salariés absents pendant la période de scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par internet de leur domicile ou tout autre lieu offrant un accès à Internet.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à la période d’ouverture et de fermeture du vote électronique. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Sauf si le protocole d’accord préélectoral en décide autrement, le vote électronique durera 7 jours calendaires dont deux journées de vote seront organisées physiquement sur le site de Baccarat, pour le site Parisien, un bureau de vote sera mis à disposition pendant deux demi-journées.

Le chef de projet assigné aux élections professionnelles par le prestataire sera disponible pendant toute la durée du scrutin, et dès son ouverture, via une hotline dédiée.

5.3 Caractéristiques du matériel de vote

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi, sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électroniques devront être au format PDF exclusivement en format A4 sur une page recto en couleur d’un poids maximum de 2Mo sans lien hypertexte.

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec les logos.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Les logos seront communiqués en format GIF, PNG ou JPEG.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique des Organisations syndicales.

5.4 Déroulement des opérations de vote

Une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l’entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• Par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue de laquelle le système est scellé ;

• Par les membres du bureau de vote, à la vérification que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clefs délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

5.5 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• L'adresse du serveur de vote,

• Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées, pour les titulaires et pour les suppléants. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

En cas de perte, d’oubli ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. L’entreprise fera diligence auprès du prestataire pour avoir le nombre de code de secours suffisant.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation sur un site sécurisé.

Les codes d’identification et les mots de passe seront différents pour le 1^er et 2^ème tour, et générés aléatoirement par le logiciel du prestataire.

5.6 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Le dépouillement s’effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire conforme aux modèles CERFA en vigueur.

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Article 6 : Révision de l’accord

Conformément à l’article L.2261-7-1 du Code du travail, toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.

Article 7 : Durée du présent accord et éventuellement renouvellement

7.1 Durée

Le présent accord est à durée déterminée.

Il est conclu dans le but d’être appliqué aux seules élections des membres du CSE des établissements de la société Baccarat SA.

Sauf renouvellement prévu dans les conditions visées au paragraphe qui suit, il cessera de produire effet à l’échéance du terme précité.

7.2 Renouvellement éventuel

Le présent accord pourra faire l’objet d’un renouvellement afin de devenir applicable à de futures élections professionnelles, générales ou partielles, au sein de la Société.  

Dans ce cas précis, il sera renouvelé pour une durée équivalente au temps du déroulement du futur processus électoral à venir après avoir organisé une réunion avec les partenaires sociaux.

Ce renouvellement sera formalisé par : 

• D’une part : une proposition de renouvellement diligentée par la Société et notifiée à l’ensemble des autres signataires du présent accord dans les deux mois précédant le démarrage du futur processus électoral à venir ; 

• D’autre part : un avenant de renouvellement signé par l’ensemble des signataires du présent accord avant le démarrage du futur processus électoral à venir. 

À défaut d’avenant signé dans les conditions qui précèdent, le présent accord ne sera pas renouvelé. 

Article 8 : Formalités de dépôt et publicité de l’accord

Conformément aux articles D.2231-2 et suivants du code du Travail, un exemplaire du présent accord sera remis au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion et, une version anonyme, sera également déposé afin d’être publié sur la base nationale des accords collectifs du ministère du Travail (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/# ).

Le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour communication au personnel de l’entreprise.

Fait à Baccarat, en 2 exemplaires originaux, le 21 décembre 2022

Pour le représentant de la société Baccarat Pour les représentants des organisations syndicales

Madame Monsieur, C.F.E.-C.G.C.

Directrice Générale

Monsieur, C.F.T.C.

Monsieur, C.G.T.