Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au travail à distance" chez CAF 37 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES D INDRE ET LOIRE (Siège)

Protocole d’accord
relatif au travail à distance

SOMMAIRE

Préambule 4

Article 1. Champ d’application 5

Article 2. Portée de l’accord 5

Article 3. Conditions de mise en œuvre 5

Art. 3.1. Principe du volontariat 5

Art. 3.2. Conditions d’éligibilité du salarié au télétravail 6

Art. 3.2.1. Conditions tenant à l’organisation et à la nature de l’activlté 6

Art. 3.2.2. Conditions en termes de compétences 6

Art. 3.2.3. Faisibilité technique 6

Art. 3.3. Enveloppe de jours pour certains métiers 7

Art. 3.4. Préservation du lien avec l’employeur 7

Art. 3.4.1. Temps minimum de travail effectué dans l’organisme 7

Art. 3.4.2. Participation à la vie de l’organisme 7

Art. 3.4.3. Modification des jours de télétravail à l’initiative du salarié 8

Art. 3.5. Conditions de mise en place 8

Art. 3.5.1. Dossier de candidature 8

Art. 3.5.2. Avenant au contrat de travail 9

Art. 3.5.3. Période d’adaptation et réversibilité permanente 9

Art. 3.5.4. Durée, horaires et amplitude de travail 10

Art. 3.5.5. Choix des jours télétravaillés 11

Art. 3.5.6. Suspension provisoire 11

Art. 3.5.7. Suivi du télétravailleur 11

Art. 3.5.8. Respect de la vie privée du télétravailleur 12

Article 4. Assurance 12

Article 5. Equipement de travail 13

Art. 5.1. Attestation de conformité de l’installation électrique 13

Art. 5.2. Equipements mis à disposition 13

Art. 5.3. Résolution des incidents informatiques 14

Art. 5.4. Mise à jour des matériels informatiques 15

Article 6. Frais professionnels 15

Art. 6.1. Frais d’installation 15

Art. 6.2. Remboursement des frais liés à l’utilisation du logement 15

Article 7. Secret professionnel, confidentialité et conflit d’intérêt 15

Article 8. Sécurité informatique 15

Article 9. Santé au Travail 16

Article 10. Situations particulières pouvant impacter l’accord 16

Article 11. Commission de suivi 17

Article 12. Référent télétravail 17

Article 13. Rubrique spécifique dans le rapport unique au CSE 18

Article 14. Dispositions diverses 18

Art. 14.1. Procédure de révision 18

Art. 14.2. Procédure d’agrément et publicité 18

Entre,

La directrice de la Caf Touraine,

Et

Les Organisations Syndicales représentatives,

Préambule

La Caf Touraine dispose d’un accord relatif au travail à distance qui a été agréé le 8 août 2020 et qui a fait l’objet d’un avenant signé le 23 septembre 2021. Cet avenant visait à tirer les enseignements de la crise sanitaire pendant laquelle le télétravail a été très largement ouvert. S’appuyant sur la dynamique initiée depuis plusieurs années pour développer le télétravail à la Caf Touraine, l’avenant a élargi les métiers éligibles au télétravail. Selon le métier, le télétravail est réalisé de manière pendulaire ou dans le cadre d’une enveloppe de jours.

L’accord arrivant à son terme, la direction a réuni la commission télétravail le 18 janvier 2023 pour effectuer le bilan de sa mise en œuvre. Ce bilan s’appuie sur les indicateurs prévus par l’accord ainsi que sur les résultats issus des bilans télétravail individuels qui ont été réalisés au moment des entretiens annuels d’évaluation et d’accompagnement pour l’année 2022.

Fort des enseignements issus de ce bilan, conformément à l’article L1222-9 du code du travail, la direction et les organisations syndicales représentatives ont engagé une négociation pour déterminer les modalités de mise en œuvre du télétravail à la Caf Touraine en vue de répondre aux finalités suivantes tout en maintenant la recherche de la performance, de la qualité du service rendu et la continuité du service :

• Renforcer la qualité de vie au travail des salariés en facilitant la conciliation entre la vie privée et la vie professionnelle par une souplesse d’organisation ;

• Préserver le lien avec le collectif de travail et l’appartenance à l’entreprise en prévenant le risque d’isolement professionnel et la perte de sens au travail ;

• Réduire l’empreinte carbone liée aux déplacements entre le domicile et le travail et les risques routiers ;

• Favoriser l’égalité entre les femmes et les hommes, ainsi que l’accès et le maintien dans l’emploi des salariés qui sont porteurs de handicap.

La direction et les organisations syndicales ont convenu des dispositions suivantes.

1. Champ d’application

L’article L1222-9 du code du travail définit le télétravail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’organisme est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Le présent accord vise cette forme d’organisation.

Ce type de télétravail est pendulaire ou dans le cadre d’une enveloppe de jours. Il désigne les situations dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail à son domicile ou sur un ou plusieurs lieux déclarés par le salarié auprès de l’employeur, situés en France et stables. On entend par « télétravailleur », au sens du présent accord, toute personne salariée de la Caf Touraine qui travaille dans les conditions définies ci-dessus.

Les conditions d’exercice de certains métiers ne permettant pas de réaliser du travail pendulaire, il est possible de réaliser du télétravail dans le cadre d’un forfait de jours sur une base annuelle. Les métiers et les modalités sont décrites à l’article 3.

Conformément à l’article L5213-6 du code du travail, les salariés porteurs de handicap peuvent également accéder au télétravail. Dans ce cas, l’employeur prend les mesures appropriées en fonction des besoins du salarié pour la mise en œuvre du télétravail, dans un cadre adapté. Il en va également de même pour les femmes enceintes pour lesquelles des adaptations peuvent être envisagées pour limiter les déplacements.

Les périodes d’astreinte ne donnent pas lieu à l’application du présent protocole d’accord relatif au télétravail.

2. Portée de l’accord

Les dispositions du présent accord sont d’application immédiate dès lors qu’un salarié est placé en situation de travail à distance telle que définie à l’article 1.

3. Conditions de mise en œuvre

   1. Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.

Le télétravail est à l’initiative du salarié et ne peut être instauré sans le volontariat du salarié. Le fait de ne pas être volontaire ne peut pas être un motif de rupture du contrat de travail, ni un motif pénalisant par rapport au déroulement de carrière de la personne.

2. Conditions d’éligibilité du salarié au télétravail

   1. Conditions tenant à l’organisation et à la nature de l’activlté

Compte-tenu des spécificités de ce mode d’organisation :

• le télétravail est ouvert pour des postes ou des activités compatibles avec cette forme de travail à distance

• pour les centres extérieurs, le télétravail est possible en cohérence avec le cadre collectif de travail en vigueur dans la structure d’accueil

Par conséquent, ne peuvent être éligibles :

• Les postes et activités qui, par nature, nécessitent d'être exercés dans les locaux de l'entreprise, notamment en raison des équipements matériels ou de la nécessité d'une présence physique liées aux fonctions de logistique

Les alternants et les stagiaires, dans la mesure où leur présence dans l'entreprise est indispensable à leur apprentissage

Les salariés du pôle logistique sont ainsi exclus du dispositif du télétravail en raison de leur présence indispensable sur site pour la réalisation de leurs activités.

Le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail doit être réellement compatible avec le bon fonctionnement du service et avec l’organisation de l’équipe.

Les salariés pouvant exercer leurs missions dans le cadre du télétravail doivent remplir également les conditions suivantes.

2. Conditions en termes de compétences

• Justifier d’une autonomie à la Caf Touraine au moment de la demande et de disposer des compétences suffisantes sur l'organisation et sur le poste à occuper

• Avoir la capacité d’être autonome de manière avérée sur le plan technique et être à l’aise avec les outils numériques

• Être capable de s’organiser dans la gestion de ses missions et ses activités

  3. Faisibilité technique

Afin de pouvoir effectuer ses missions dans des conditions satisfaisantes, le télétravailleur doit disposer d’une infrastructure technique qui offre un débit minimal à même de supporter les connexions nécessaires. Une connexion internet avec un débit minimal de 2 Mb pour le débit internet en réception et 0,4 Mb en émission ainsi qu’un délai de latence inférieur à 70 ms
sont exigés. L’agent doit donc effectuer un test de débit, ce dernier étant déterminant pour la validation de sa candidature en télétravail.

Une connexion personnelle internet permettra l’accès au réseau institutionnel. Le télétravailleur pourra ainsi accéder au réseau de l’organisme. Avec cette configuration, le télétravailleur dispose des outils informatiques nécessaires et adaptés à son activité en télétravail.

Avant d’installer son matériel, il est impératif que le télétravailleur remette une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques jointe au dossier de candidature.

Par ailleurs, le salarié doit disposer d’un espace dédié et adapté pour réaliser le télétravail.

3. Enveloppe de jours pour certains métiers

Certains métiers ne sont pas compatibles avec le caractère pendulaire du travail pour des raisons de service et de présence sur site. Pour ces métiers, les salariés concernés pourront utiliser une enveloppe de jours dans la limite de 80 jours par an et avec un minimum de deux jours de travail sur site par semaine. Cette enveloppe peut être utilisée par journée ou demi-journée. Pour les salariés à temps partiel, l’enveloppe est proratisée par rapport au nombre de jours travaillés du salarié du fait qu’ils ont un nombre moindre de jours de travail par rapport aux salariés à temps plein. L’enveloppe est proratisée par rapport à la date de démarrage du travail à distance par rapport au nombre de jours restants de l’année civile.

Les métiers et libellés emplois suivants sont concernés par l’enveloppe de jours :

• Manager

• Expert législation

• Expert formation

• Technicien en statistiques

• Conseiller technique territorial

• Conseiller thématique

• Chargé de développement social local

• Chargé d’interventions sociales

• Chargé d’études budgétaires et expertise technique

• Chargé du support et de l’assistance aux utilisateurs

• Contrôleur des situations individuelles

• Enquêteur au pôle fraude

• Gestionnaire conseil du pôle relation de service

• Conseiller service à l’usager

• Informaticien

• Assistant de direction

• Agent de direction

Un délai de prévenance de 5 jours calendaires minimum pour la pose de jours de télétravail est requise par le salarié avec l’accord de son manager.

4. Préservation du lien avec l’employeur

   4. Temps minimum de travail effectué dans l’organisme

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et la Caf Touraine, le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail auquel il appartient au moins 2 jours complets par semaine (sauf en cas d’absence justifiée), quelle que soit la durée de son temps de travail. S’agissant des salariés à temps partiel qui travaillent exclusivement sur des demi-journées, la demi-journée de travail est considérée comme une journée pleine lors de la présence sur site.

5. Participation à la vie de l’organisme

Il est précisé que le collaborateur travaillant en télétravail reste lié à l’entreprise dans les conditions normales de la législation du travail (contrat de travail, loi et convention collective, accords locaux). Il bénéficie des mêmes droits et avantages que les salariés du siège social (formation professionnelle, déroulement de carrière, EAEA...).

Le télétravailleur conserve un bureau à sa disposition dans l’unité de travail. Le bureau peut être occupé par d’autres agents pendant les jours de télétravail.

Les télétravailleurs ont les mêmes droits collectifs que l'ensemble des salariés de la Caf Touraine.

Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service. Dans le cadre du travail pendulaire, si un ou des jours de réunion ou de formation, coïncide(nt) avec le ou les jours de télétravail régulier, le salarié veille à repositionner le ou lesdit(s) jours de télétravail, dans la mesure du possible, de façon à conserver le même nombre de jours télétravaillés au sein de la semaine et en avise son manager.

Par ailleurs, les déplacements professionnels font partie intégrante de l’activité normale d’une journée. Ils n’ont pas d’incidence sur le calendrier de travail du salarié. Le déplacement ne change donc pas la nature du calendrier de travail prévu (sur site ou en télétravail). Il en va de même pour les congés et RTT posés.

De façon ponctuelle et pour raison de service notamment en cas de formation, déplacement ou réunion, des journées habituellement prises en télétravail peuvent être réalisées sur site à la demande du manager sous réserve d’un délai de prévenance de 5 jours calendaires. Les journées de télétravail qui n’ont pas pu être réalisées peuvent l’être à un autre moment de la semaine.

Les télétravailleurs sont électeurs et éligibles aux élections des IRP de leur établissement de rattachement.

Les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel et disposer, pour cela, des mêmes moyens, notamment en termes de crédits d’heures.

Dans un souci de garantir aux télétravailleurs les mêmes droits collectifs, les informations relatives aux Instances Représentatives du Personnel (IRP) sont consultables sous l’Intranet.

Les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs de leur établissement de rattachement en application des dispositions en vigueur.

6. Modification des jours de télétravail à l’initiative du salarié

Lorsque le salarié demande de modifier les journées de télétravail au sein de la semaine, il en avise son manager dans un délai de 5 jours calendaires pour accord.

Dans le cadre du télétravail pendulaire, en cas d’absence pour motif personnel (congés, absence maladie, etc.) sur un jour télétravaillé, il n’y a pas de report du jour télétravaillé de même lorsqu’un jour férié se trouve être un jour en télétravail.

5. Conditions de mise en place

   7. Dossier de candidature

Le télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique du salarié, qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité.

Le salarié qui exprime le désir d’opter pour le télétravail complète le dossier de candidature disponible sous l’intranet et suit les instructions dudit dossier, notamment pour tester le débit de sa connexion internet et le temps de latence sur le lieu où il envisage d’exercer son télétravail.

Ce dossier prévoit un certain nombre d’engagements et d’attentes en télétravail qui doivent être acceptés par le salarié.

L’agent volontaire au télétravail transmet ensuite son dossier dûment complété à son manager.

En adéquation avec son agent de direction de rattachement, le manager motive factuellement son avis et sa décision auprès du salarié dans un délai de 30 jours maximum à compter de la réception du dossier complet et sous réserve de la fourniture par le salarié de l’attestation d’assurance et de l’attestation sur l’honneur pour la conformité de son installation électrique.

8. Avenant au contrat de travail

L’organisation de l’activité en télétravail est prévue par un avenant au contrat de travail, établi en double exemplaire. Un bilan spécifique au télétravail est réalisé entre le manager et le salarié au cours de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement.

L’avenant précise notamment les modalités d’exécution du télétravail et doit être signé avant le démarrage du télétravail. Le salarié déclare à l’employeur le lieu où s’exerce le télétravail qui peut être son domicile et une adresse stable se trouvant en France avec la remise d’une attestation d’assurance chaque année couvrant l’activité professionnelle, un test de débit de connexion internet et une attestation sur l’honneur de conformité à défaut d’un compte rendu de diagnostic électrique favorable.

En cas de modification du nombre de jours télétravaillés et de leur répartition, cette modification fait l’objet d’une autorisation préalable du manager et de l’agent de direction puis d’un avenant dans la limite d’une fois par an sauf cas exceptionnel (raisons de santé ou changement de fonction).

En cas de changement de fonction, il sera évoqué la possibilité de poursuivre le télétravail avec le nouveau manager. La poursuite est conditionnée par l'autonomie détenue par l'agent à exercer ses nouvelles fonctions.

En cas de changement de lieu de télétravail, la poursuite du télétravail est conditionnée par l’attestation de conformité électrique de l’installation ainsi que la délivrance de l'attestation d'assurance pour le nouveau lieu de télétravail ainsi qu’un test de débit de connexion internet conforme pour le nouveau lieu de télétravail.

La poursuite du télétravail en cas de changement de calendrier, de fonction ou de lieu de télétravail est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant entre le salarié et la Caf Touraine. Les nouvelles dispositions ne peuvent intervenir qu’après la signature de l’avenant.

9. Période d’adaptation et réversibilité permanente

Période d’adaptation et entretien de bilan

Afin de permettre à chacune des parties de s’assurer que le télétravail répond bien à leurs attentes respectives, une période d’adaptation au télétravail d’une durée de 3 mois est instaurée.

Durant cette période d’adaptation, le salarié ou l’employeur (sur proposition de l’encadrement) pourra demander la suspension, voire l’arrêt du télétravail moyennant un délai de prévenance réciproque de 15 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Dans tous les cas, un entretien doit être prévu entre le salarié et son responsable hiérarchique avant le terme de la période d’adaptation, afin d’effectuer un bilan et d’apprécier l’opportunité de la poursuite du télétravail.

En cas d’ajustement du nombre de jours de télétravail jugé nécessaire à l’issue de la période d’adaptation, un nouvel avenant doit être signé.

Si à l’issue de cet entretien, le bilan s’avère défavorable, chacune des parties est libre d’y mettre un terme en respectant le délai de prévenance.

La décision de rupture met automatiquement fin à l’avenant et doit être notifiée par écrit.

Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, à l’initiative de l’une ou l’autre des parties, au télétravail, sous réserve de respecter un préavis :

• Soit à l’initiative du salarié en respectant un délai de prévenance de 15 jours. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d'impossibilité de poursuivre le télétravail sur son lieu de télétravail.

• Soit à l’initiative de l’employeur, par décision écrite et argumentée prenant appui sur une observation de la problématique rencontrée, matérialisée lors d’entretiens réguliers de suivi, et faisant suite à la mise en place préalable d’actions visant à résoudre la problématique visée (des motifs objectifs et argumentés rendant l’exercice du télétravail impossible doivent exister) et en respectant un délai de prévenance de 30 jours.

La décision sera notifiée par écrit auprès du salarié, avec les motifs justifiant la réversibilité du télétravail.

10. Durée, horaires et amplitude de travail

Le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail au moins 2 jours complets par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail afin de maintenir un lien suffisant.

Pour les travailleurs entrant dans un cadre pendulaire, le télétravail s’étend sur une journée complète et ne peut être fractionné en demi-journée. Le télétravailleur peut poser des demi-journées de congés et de RTT sur une journée de télétravail. Pour les agents à temps partiel ou à temps complet sur 4,5 jours, le télétravail pourra se réaliser sur la demi-journée retenue dans le cadre de cette formule.

Sur son lieu de télétravail, le télétravailleur organise son temps de travail à l’intérieur d’une amplitude quotidienne comprise entre 7h et 19h.

Deux plages fixes (9 h 30 - 11 h 00 / 14 h 00 - 15 h 30) sont définies, et les contacts téléphoniques professionnels seront à privilégier au sein de ces plages fixes. Les contacts avec le manager et le reste de l'équipe doivent rester le plus fluide possible et autant que nécessaire. Différents outils de communication et outils collaboratifs sont déployés en ce sens.

L'amplitude des journées télétravaillées est soumise au règlement intérieur sur les horaires variables. En conséquence, aucun dépassement du crédit temps n’est autorisé.

Le télétravailleur continue de badger.

La pause repas est à prendre sur la période prévue au Règlement Intérieur des Horaires Variables.

Il est possible de badger et débadger à plusieurs reprises dans la journée en dehors des plages fixes.

La Caf Touraine veillera au respect des règles légales et des dispositions de l’accord ARTT d’entreprise actuellement en vigueur en matière de temps de travail.

A l’instar des autres salariés, le télétravailleur peut réaliser des heures supplémentaires et complémentaires à la demande de l’employeur sur son lieu de télétravail.

11. Choix des jours télétravaillés

Le nombre de jours hebdomadaire en télétravail est fixé pour une année. En cas de changement du nombre de jours, un nouvel avenant au contrat de télétravail sera rédigé.

Le choix d’un, deux ou trois jours de télétravail par le salarié peut être révisé une fois par an après accord du manager dans le cadre des contraintes de service. Pour les salariés à temps partiel, le jour sur lequel il travaille une demi-journée pourra être télétravaillé et sera considéré comme une journée de télétravail.

Il incombe au manager de définir, au niveau de son service, le jour de présence obligatoire pour l’ensemble de l’équipe. Une journée commune peut être définie au niveau de plusieurs services pour des besoins de cohésion selon une périodicité qui sera déterminée entre les managers concernés.

Le salarié ne pourra pas télétravailler lors de la journée commune.

12. Suspension provisoire

En cas de nécessité de service et moyennant un délai de prévenance de 15 jours calendaires, la direction se réserve la possibilité de demander au télétravailleur de revenir travailler au siège pour une durée de 1 mois renouvelable 2 fois et dans un maximum de 3 mois consécutifs.

Lorsque le salarié est confronté à des circonstances personnelles, il peut demander, provisoirement, la suspension ou l’aménagement du télétravail. La demande sera formalisée par écrit. La suspension est prévue dans l’avenant au contrat de travail, ainsi que les circonstances permettant ladite suspension.

13. Suivi du télétravailleur

Chaque télétravailleur bénéficie d’un Entretien Annuel d’Evaluation et d’Accompagnement, au cours duquel sont examinés :

• La charge de travail

• Les compétences

• Les perspectives de carrière

• Les besoins en formation

• Le lien avec le collectif de travail

Une attention particulière à bien décrire les activités télétravaillables et les objectifs devra être portée par le manager à l’occasion de cet entretien. Une grille d’évaluation est proposée aux managers par le service des ressources humaines.

Le manager intervient à plusieurs étapes :

1. La sélection : (cf. procédure)

2. Le suivi mensuel puis annuel de l’organisation du télétravail

3. Le suivi de l’activité au quotidien et, plus généralement, dans le cadre de son rôle d’accompagnement habituel de son équipe (information, explication…)

4. La sensiblisation des agents de son service sur l’organisation en télétravail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de travail

Tout manager, y compris les nouveaux, reçoivent une formation sur le management à distance.

En cas d’absence de longue durée supérieure à six mois, un point spécifique sera fait par le manager, dans la semaine, au retour du salarié pour s’assurer que les conditions d’exercice du télétravail sont toujours remplies. Sinon, le télétravail est suspendu avec les motivations du manager. Un nouveau point devra être réalisé sous un délai de quinze jours.

En cas de passage à temps partiel ou de modification du temps de travail du salarié, un point spécifique sera fait par le manager sur l’organisation du télétravail. Un nouvel avenant sera rédigé selon les nouvelles modalités de télétravail.

14. Respect de la vie privée du télétravailleur

Le télétravailleur a droit au respect de sa vie privée. L'employeur garantit le respect de la vie privée du télétravailleur. Dans ce but, le télétravailleur ne doit pas être joint s'il a débadgé et n'est plus en situation de travail.

Il n’y a, en aucun cas, de mise en place d’outils de contrôle et de surveillance spécifiques au télétravail.

Le télétravailleur bénéficie du droit à la déconnexion prévu dans le cadre de l’accord d’entreprise en vigueur à la Caf Touraine.

4. Assurance

En amont de la signature de l’avenant au contrat de travail, le télétravailleur doit fournir à la
Caf Touraine une attestation de son assureur au titre de sa garantie "multirisques habitation". Celle-ci doit prévoir qu'il a pris acte du fait que le salarié exerce une activité professionnelle à son domicile et/ou sur le lieu où s’exerce le télétravail. Son assurance doit couvrir sa présence pendant ces journées de travail.

L’éventuel surcoût de l’assurance est pris en charge par la Caf Touraine pour son montant réel et uniquement pour sa résidence principale où le salarié est domicilié.

En cas de changement de lieu de télétravail, le télétravailleur remet sans délai au service RH, l’attestation d’assurance au titre du nouveau logement.

Cette attestation devra être fournie par l’agent chaque année sans quoi, après plusieurs relances, le télétravail pourra être suspendu dans l’attente de fournir la nouvelle attestation d’assurance.

5. Equipement de travail

   6. Attestation de conformité de l’installation électrique

Dans le cadre des règles de sécurité, la Caf Touraine doit s’assurer de la conformité des installations électriques du télétravailleur. Le futur télétravailleur doit remettre une attestation sur l’honneur de conformité de son installation électrique.

En cas de changement de lieu de télétravail en cours de convention, le télétravailleur remet sans délai au service RH l’attestation sur l’honneur pour la conformité de son installation électrique.

Le salarié pourra demander à l’employeur la réalisation d’un diagnostic électrique auprès d’un organisme professionnel indépendant. Le salarié formalisera sa demande dans le dossier de candidature. Le coût de ce diagnostic sera pris en charge par l’employeur uniquement pour le domicile du salarié. Le résultat du diagnostic sera communiqué à l’employeur. En cas de diagnostic non valide, s’il souhaite télétravailler, le salarié s’engage à réaliser les travaux nécessaires et fournira à l’employeur une attestation sur l’honneur établissant que son installation électrique est désormais conforme avant de pouvoir télétravailler. L’employeur prendra en charge le coût réel de la réalisation du diagnostic électrique. Si le salarié souhaite réaliser le diagnostic de contre-visite, l’employeur le prendra à sa charge.

7. Equipements mis à disposition

Le service informatique prépare les accès et le poste.

• Préparation / configuration des équipements par le service informatique

• Test de fonctionnement en présence de l'agent

• Transport et installation sur son lieu de télétravail du matériel par le télétravailleur

• L’attestation d’assurance sera remise au service des Moyens généraux avant l’installation

• La signature de la mise à disposition du matériel intervient pour le démarrage du télétravail et après la signature de l’avenant.

Au titre du télétravail, chaque télétravailleur dispose d’un équipement adapté fourni en prêt et entretenu par la Caf Touraine. Le télétravailleur doit les rendre en cas de cessation de son statut de télétravailleur, quel que soit le motif. L’utilisation doit être exclusivement professionnelle.

• Equipements bureautiques à usage professionnel installés dans un espace dédié et approprié :

  • Station d’accueil et unité centrale type « Tiny » ou ordinateur portable

  • 1 ou 2 écrans

  • Clavier et souris

  • Casque

  • Une webcam

Les télétravailleurs doivent ramener avec eux chaque jour de travail au siège leur équipement unique type « Tiny » ou leur ordinateur portable.

Selon les besoins de la Caf, le matériel informatique est restitué au service informatique en cas d’interruption ou de suspension du télétravail, de plus d’un mois.

Les équipements ci-dessous pourront être fournis sur demande du télétravailleur, et après appréciation de chaque cas, par la Caf Touraine :

• Mobilier à usage professionnel installé dans un espace dédié (sur demande) :

  • Bureau et siège transporté par le salarié

  • Tapis ergonomique de souris et de clavier

La Caf Touraine peut mettre à disposition un véhicule pour le transport du matériel sous réserve de sa disponibilité.

En cas de cessation du télétravail de plus de 6 mois, sans information sur la date de reprise, le service Moyens généraux en concertation avec le service RH et le manager, pourra prendre la décision de récupérer l’éventuel mobilier mis à disposition.

Le salarié s’engage à prendre soin de ces équipements.

8. Résolution des incidents informatiques

En cas de panne ou d'incident, le télétravailleur peut contacter directement le service informatique et prévient immédiatement son responsable hiérarchique. Ayant au préalable installé un logiciel libre, le service informatique peut prendre la main sur le poste à distance afin de remédier aux pannes mineures. La permanence informatique est assurée de 8 h 00 à 16 h 45.

En cas de dysfonctionnement portant sur la connexion de la box internet du salarié ou de coupure électrique, le salarié doit contacter son opérateur afin de résoudre le problème. Si aucune solution n’est trouvée, le salarié doit revenir au siège. Par dérogation, si le dysfonctionnement est levé en cours de journée, le salarié peut rester sur son lieu de télétravail pour sa reprise d’activité. Pendant la durée du dysfonctionnement, le salarié doit débadger par tout moyen mis à sa disposition. Il devra en informer son manager préalablement et veiller que son compteur hebdomadaire ne soit pas en débit ou soit mis à jour au plus tard la semaine suivante. Cette dérogation pourra être demandée par le salarié au maximum trois fois dans l’année.

En cas d’instabilité du SI, la marche à suivre est la suivante :

• Lorsque la direction a connaissance de dysfonctionnements empêchant de réaliser le travail à distance et demande aux télétravailleurs de revenir au siège en les prévenant la veille, les agents doivent revenir impérativement au siège ou sinon poser une journée de RTT ou de congés

• Lorsque les dysfonctionnements ne sont connus que le jour J et que la direction demande le retour des télétravailleurs, l’agent doit revenir au siège ou sinon poser une journée de RTT, de congés ou de récupération. Toutefois, les agents qui ne seraient pas concernés par les lenteurs pourront demander à leur manager de rester en télétravail sous réserve des obligations incombant aux télétravailleurs

• En cas de dysfonctionnement du système d’information qui empêche de travailler à distance, au démarrage de la journée, le salarié revient sur site et le temps de trajet n’est pas assimilé à du temps de travail

  9. Mise à jour des matériels informatiques

La politique de sécurité du système d’information et le bon fonctionnement des matériels nécessitent des mises à jour très régulières. Les télétravailleurs s’engagent à réaliser, dans les délais impartis, toutes les mises à jour et de maintenance des outils transmises par le service informatique.

Pour garantir la mise à jour complète du poste informatique, le télétravailleur doit être sur site le dernier jour avant son départ en congés d’été et laisser son matériel sur site.

6. Frais professionnels

   10. Frais d’installation

La Caf Touraine ne supporte pas les coûts de mise en conformité du logement (cf. art. 5.1).

11. Remboursement des frais liés à l’utilisation du logement

Le télétravailleur perçoit une indemnité forfaitaire journalière correspondant au montant prévu par l’UCANSS. Cette indemnité couvre les frais professionnels découlant de l'exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d'électricité, d'eau, de chauffage). Cette indemnité est versée en totalité même s’il n’y a qu’une demi-journée de télétravail réalisée.

A la date de la signature de l’accord, celle-ci est de 2,95€. Cette indemnité est non soumise à cotisations et versée mensuellement, à terme échu au prorata du nombre de jours télétravaillés.

Cette indemnité forfaitaire est revalorisée conformément aux instructions de l’UCANSS.

7. Secret professionnel, confidentialité et conflit d’intérêt

Le secret professionnel est imposé par le code de la Sécurité sociale et sa violation constitue une faute grave pouvant entraîner des sanctions pénales prévues à l’article 226.13 du code pénal.

Tout document ou toute information doit rester confidentielle. Le télétravailleur doit être vigilant à ne pas permettre l’accès à son outil de travail et à ses documents par toute personne se rendant à son domicile ou sur le lieu où celui-ci exerce son télétravail.

Les dispositions relatives au conflit d’intérêt s’appliquent. Le télétravailleur ne peut traiter sur son lieu de télétravail un dossier d’une connaissance ou même lui apporter une réponse.

Afin d’éviter de véhiculer les différents imprimés et tampons et de garantir une confidentialité maximale, les télétravailleurs ne sont pas équipés d’imprimante. Ils ne sont pas autorisés à utiliser leur imprimante personnelle.

8. Sécurité informatique

Le télétravailleur sur son lieu de télétravail reste soumis au règlement intérieur de la Caf Touraine, notamment à la charte nationale de sécurité du système d’information.

9. Santé au Travail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs sur leur lieu de télétravail.

Le salarié peut demander à bénéficier d'une visite médicale préalable avec le médecin du travail.

Chaque télétravailleur est informé de la politique de la Caf Touraine en matière de santé et de sécurité au travail.

Le télétravailleur est tenu de respecter et d'appliquer ces politiques de sécurité. Le non-respect des règles par l’employé peut entraîner l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité.

Le CSE dispose d’un droit de visite sur le lieu où les télétravailleurs exécutent leur travail. Les membres du CSE ont la possibilité d’effectuer une visite de contrôle et de vérification sur le lieu où est effectué le télétravail, y compris au domicile ou lieu de télétravail du salarié.

Les membres de l’instance peuvent ainsi vérifier les conditions de travail du salarié, notamment en matière de santé et de sécurité.

Le salarié doit être averti et avoir donné son accord pour cette visite. Il doit être présent. Un refus du salarié pourrait être un motif d’impossibilité de télétravailler.

L’employeur et les autorités administratives telles que l’Inspection du travail disposent également, et dans les mêmes conditions, de ce droit de visite.

En cas d’accident du télétravailleur survenu du fait ou à l’occasion du travail sur le lieu de télétravail du salarié, il est fait application du même régime que si l’accident était intervenu dans les locaux de l’employeur pendant le temps de travail.

10. Situations particulières pouvant impacter l’accord

En cas de pic de pollution ou d’impossibilité de se rendre au siège en raison d’intempéries, de canicule, de grève de transport ou de pénurie de carburant, la direction pourra proposer aux télétravailleurs, sous réserve de leur accord, d’être en télétravail au-delà du nombre de jours prévus sur une semaine. Les télétravailleurs ont également la faculté de solliciter leur manager en vue d’une décision de la direction pour être en télétravail au-delà du nombre de jours prévus sur une semaine en cas de pic de pollution ou d’impossibilité de se rendre au siège en raison d’intempéries et de canicule, de grève de transport ou de pénurie de carburant.

En cas de nécessité de service, la direction pourra proposer aux salariés qui le souhaitent de faire du télétravail au-delà du nombre de jours prévus sur une semaine pendant les périodes de congés scolaires (hors période de congés estivaux et limité à une semaine par semestre).

Une information sera réalisée préalablement au Comité social et économique. Ces changements de calendrier ne donneront pas lieu à un avenant au contrat de travail.

Un bilan sera réalisé dans le cadre de la commission de suivi de l’accord.

En cas de déclenchement du plan de continuité d’activité (PCA), l’accord télétravail pourra être suspendu afin de permettre à la direction de prendre toutes les décisions adaptées au contexte de la crise. Le télétravail est identifié comme une solution de continuité d’activité pour plusieurs risques. Les salariés en télétravail seront prioritairement mobilisés. En cas de contraintes techniques posées par les accès à distance, le nombre de connexions simultanées par jour pour l’ensemble des services pourra être limité. La direction pourra demander aux salariés d’être en télétravail au-delà du nombre de jours prévus sur une semaine.

11. Commission de suivi

La commission de suivi est chargée de suivre l’application de l’accord local. Elle se réunit une fois par an au cours du premier trimestre.

Elle se compose de :

• Deux représentants par organisation syndicale représentative au sein de la Caf Touraine

• Deux membres du CSE

• Du responsable informatique

• Du responsable RH (Référent télétravail)

• Du référent santé / sécurité

• Du sous-directeur en charge des ressources et du pilotage

• D’un agent de direction

La direction et/ou les organisations syndicales représentatives au sein de la Caf Touraine pourront demander de négocier un avenant notamment en fonction des éléments qui auront été exposés dans le cadre de la commission de suivi.

12. Référent télétravail

Le responsable RH est nommé référent télétravail pour aider à la mise en œuvre du télétravail. Ses coordonnées figurent dans l’intranet. Son rôle consiste à :

• répondre aux questions et conseiller les salariés

• mettre à disposition les informations et guides

• s’assurer que les formations des managers intègrent la notion de télétravail

• apporter du conseil sur les formations de base requises tant pour le salarié que pour le manager

• suivre quantitativement et qualitativement la mise en place du télétravail

• accompagner les managers de télétravailleurs et recueillir régulièrement leur avis sur le management à distance

13. Rubrique spécifique dans le rapport unique au CSE

En vue d’apporter une information exhaustive auprès des instances représentatives du personnel, une rubrique spécifique est ajoutée au Rapport Unique au CSE sur la base d’un bilan quantitatif et qualitatif et qui comportera notamment des informations relatives :

• au nombre de télétravailleurs répartis par catégorie professionnelle et par sexe, par secteur d’activité et par service,

• au nombre de jours télétravaillés par semaine avec la notion de temps de travail

• au nombre de demandes acceptées ou refusées

• au nombre des accidents de travail

• aux problèmes spécifiques d’adaptation rencontrés par les télétravailleurs et/ou les responsables

• aux éléments économiques liés à l’exercice du télétravail

• aux agents porteurs d’un handicap en situation de télétravail ou de télétravail prescrit

14. Dispositions diverses

    12. Procédure de révision

Le présent accord peut être révisé par voie d’avenant conformément aux dispositions légales en vigueur à la demande écrite d’une organisation syndicale représentative conformément à l’article L2261-7-1 et L2261-8 du code du travail ou par une organisation syndicale conformément à l’article L2261-3 du code du travail.  

L’employeur convoque les organisations syndicales représentatives en vue d’engager une négociation dans un délai d’un mois au plus tard à compter de la réception de la demande. 

Le comité social et économique sera informé de l’engagement de cette demande de négociation. 

L’avenant est soumis aux mêmes conditions d’agrément, de dépôt et de publication que pour l’accord. 

13. Procédure d’agrément et publicité

Le présent accord est applicable à compter de la date de notification de l’agrément ministériel pour une période de trois ans.

Le présent accord sera déposé en ligne sur la plateforme de l’UCANSS pour saisine de l’UCANSS, de la Caisse nationale des allocations familiales et de la direction de la sécurité sociale en vue de son agrément.

Après agrément, en application du décret n°2018-362 du 18 mai 2018, l’accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr)

L’information du personnel sur le présent accord sera assurée par la Direction par tout moyen approprié. L’accord sera mis en ligne sur le site intranet de l’organisme.

Le présent accord sera transmis :

• Aux organisations syndicales représentatives au sein de la Caf Touraine

• Au Comité Social et Economique

• Au greffe du Conseil des Prud’hommes de la ville de Tours

Fait en 4 exemplaires, à Tours, le

Fonction	Nom	Signature
La directrice
Le délégué syndical CFDT
La déléguée syndicale SUD
La déléguée syndicale CFTC