Protocole d’accord relatif à l’accès des organisations syndicales aux outils numériques d’information et de communication

Entre d'une part,

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Loiret, représentée par son Directeur, Monsieur XW,

Et d'autre part, les Organisations Syndicales ci-après :

• X. Y, Déléguée syndicale CGT

• X.Z, Délégué syndical CFDT

PREAMBULE

Dans le cadre de l’article L 2142-6 du Code du Travail et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des outils numériques d’information et de communication aux organisations syndicales.

Cet accord s’applique à chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’Organisme.

Dans un contexte croissant de dématérialisation et de développement du télétravail, le présent protocole a pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix, poursuivant ainsi l’objectif de favoriser le développement du dialogue social.

Il organise les modalités d’accès aux outils numériques d’information et de communication, ainsi que leur utilisation par les organisations syndicales.

Table des matières

PREAMBULE 1

Article 1 – Principe généraux 3

Article 2 – L’utilisation de l’intranet et de l’internet 3

Article 2.1 – La liberté d’accès à l’information syndicale 3

Article 2.2 – Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’Intranet 3

Article 2.3 - Contenu de la rubrique dédiée aux organisations syndicales 3

Article 2.4 : Les conditions de mise en ligne 4

Article 3 - Utilisation de la messagerie 4

Article 3.1 - Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales 4

Article 3.2 - Confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales 5

Article 4 - Le cadre technique d’utilisation 5

4.1 - Le matériel mis à disposition 5

4.2 - La capacité des rubriques et de la messagerie 6

4.3 - Les règles de maintenances 6

Article 5 – Utilisation non conforme 6

Article 6 – Durée de l’accord 6

Article 7 – Procédure d’agrément et de communication de l’accord 6

Article 8 – Publicité de l’accord 7

Article 1 – Principe généraux

Le présent accord s’applique à l’ensemble des organisations syndicales, représentatives ou non dès lors qu’elles ont constitué une section syndicale au sein de l’organisme. Elles seront désignées ci-après sous le terme d’« Organisations syndicales ».

Les dispositions prévues par le présent protocole n’entrainent pas de modification des modalités de diffusion des tracts actuellement en vigueur, et notamment la voie d’affichage sur les panneaux syndicaux ou la distribution de tract au format papier.

Article 2 – L’utilisation de l’intranet et de l’internet

Chaque organisation syndicale dispose d’un accès à l’Intranet de la CPAM du Loiret et à Internet via le réseau de la CPAM.

Ces accès doivent se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

Chaque Organisation syndicale dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications et tracts de nature syndicale. Un lien vers le site internet de l’organisation syndicale peut être intégré dans cette rubrique.

Article 2.1 – La liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, la CPAM du Loiret s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant l’espace intranet et internet des organisations syndicales.

Article 2.2 – Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’Intranet

Les Organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Article 2.3 - Contenu de la rubrique dédiée aux organisations syndicales

Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse. A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Ces pages sont accessibles à l’ensemble des salariés, y compris pendant leur temps de travail, et consultables de leur propre initiative.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir modifier le logo de l’organisme.

Article 2.4 : Les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales s’engagent à respecter les règles en vigueur, notamment celles issues de la Charte informatique et la Charte de la messagerie, s’appliquant à tout utilisateur des systèmes d’information de l’Assurance Maladie du Loiret.

Les mises à jour des pages sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.

Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum 3 salariés de l’organisme habilités à opérer la mise à jour de la rubrique syndicale.

Le portail donnant accès à chaque rubrique syndicale est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de l’organisme sous la dénomination « Organisations Syndicales ».

La création de cette rubrique se fait en collaboration avec le service Communication de l’organisme.

Article 3 - Utilisation de la messagerie

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

À cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou représentant de la section syndicale de l’organisme.

Article 3.1 - Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

Les Organisations Syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégation ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents, des autres syndicats.

La messagerie doit permettre à tous les salariés, y compris pendant leur temps de travail, d’interroger l’organisation syndicale de leur choix, et aux organisations syndicales de répondre aux sollicitations des salariés de façon confidentielle et individuelle.

Les messages doivent répondre aux modalités suivantes :

• Le droit d’opposition des salariés doit être rappelé dans tout message,

• L’objet du message doit être identifié comme étant « Personnel »

• Chaque message est identifié sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir modifier le logo de l’organisme,

• La gestion des groupes de diffusion est à la charge des organisations syndicales.

  La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

Les organisations syndicales ne doivent pas utiliser les adresses de messagerie à des fins autres que celles mentionnées ci-dessus.

La messagerie à la disposition des organisations syndicales ne doit pas permettre à celles-ci de diffuser des tracts syndicaux ou publications de nature syndicale. Ces communications sont en effet accessibles aux salariés sur leur initiative via la rubrique Intranet.

Article 3.2 - Confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

Article 4 - Le cadre technique d’utilisation

4.1 - Le matériel mis à disposition

L’Assurance Maladie du Loiret met à la disposition de chaque organisation syndicale, dans le local qui lui est affecté :

• un téléphone fixe

• un ordinateur aux normes de l’Assurance Maladie,

• un accès à la messagerie,

• un accès à l’intranet et internet via le réseau de la CPAM,

Le matériel, placé sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices, reste la propriété de l’organisme.

Il est interdit d’utiliser d’autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord donné par la Direction après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme. Les salariés peuvent utiliser leur ordinateur portable, quand ils en sont équipés, dans le cadre de leur mandat syndical, dans le respect de la charte informatique.

4.2 - La capacité des rubriques et de la messagerie

La capacité de chaque rubrique syndicale devra être compatible avec l’espace disponible de l’Intranet local.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale de l’envoi d’un message avec pièces jointes ou images écrans est fixée à 2 Mo.

4.3 - Les règles de maintenances

Les organisations syndicales sont soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information.

Elles bénéficient de la maintenance du matériel et de l’assistance effectuées par le service informatique de l’organisme selon le système de signalement des incidents en vigueur.

Article 5 – Utilisation non conforme

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente. 

Article 6 – Durée de l’accord

Le présent accord, qui est conclu pour une durée déterminée de trois ans, sera applicable à compter du 1er jour du mois suivant son agrément par l’autorité compétente de l’État.

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par le code de la sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.

Article 7 – Procédure d’agrément et de communication de l’accord

L’accord collectif sera transmis à la direction de la sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D224-7-3 du code de la sécurité sociale, ainsi qu’à l’UCANSS.

Article 8 – Publicité de l’accord

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité auprès de la DREETS via la plateforme de télé procédure du ministère du travail, et du greffe du Conseil des Prud’hommes d’Orléans.

Fait à Orléans, le 23 juin 2021

Le Directeur,

X.W

Les Organisations Syndicales Représentatives

P/ C.G.T P/C.F.D.T

X.Y X.Z