Accord d'entreprise "Accord collectif d'entreprise relatif au recours au vote électronique" chez AMETRA - ASSOC MEDECINE TRAVAIL ALPES MARITIMES (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU RECOURS AU

VOTE ELECTRONIQUE

Entre les soussignés :

L’AMETRA06

Association à but non lucratif

Située Immeuble Le Petra, 2-4 Rue Jules Belleudy 06200 NICE

Représentée par ………………en sa qualité de Directeur Général

Ci-après désignée « l’association » ou « l’entreprise » ;

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise dûment habilitées à signer le présent accord, à savoir :

- CGT

- CFDT

- CFE CGC

- CFDT

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

TITRE I – DISPOSITIONS GENERALES

Article 1 – Objet

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des délégués du personnel et des membres du Comité d’Entreprise.

Article 2 – Prise d’effet et durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant aux dates du scrutin.

Il entre en vigueur le lendemain de son dépôt auprès de l’autorité administrative compétente dans les conditions visées à l’article 5 du présent accord et prendra automatiquement fin à l’expiration du processus électoral visé à l’alinéa précédent, sans autres formalités, et ne pourra en aucune façon se transformer en accord à durée indéterminée.

Article 3 – Protocole d’accord préélectoral

En application de l’article R 2314-16 du code du travail, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord d’entreprise et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’Association. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du dispositif retenu (conformément à l’annexe technique jointe au présent accord) et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 – Révision

Pendant la durée d’application du présent accord, chaque partie signataire peut en demander la révision de tout ou partie selon les modalités suivantes :

• Toute demande de révision doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre récépissé à chacune des autres parties signataires et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement ;

• Au plus tard dans un délai de deux semaines suivant la réception de cette demande, les parties ouvrent une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte ;

• Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée restent en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouveau texte ;

• Les dispositions de l’avenant portant révision, se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et sont opposables à l’association et aux salariés liés par l’accord, soit à la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt.

Article 5 – Suivi de l’accord

Un suivi de l’accord sera réalisé si besoin par la Direction de l’association et les organisations syndicales signataires à la demande de l’une d’entre elles à l’occasion des négociations obligatoires conduites au sein de l’association.

Articles 6 – Clause de rendez-vous

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de deux mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

Article 7 – Publicité

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence, de la Direction :

• Un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise n’ayant pas signé l’accord,

• Un exemplaire sera notifié par lettre recommandé avec demande d’accusé de réception ou par courrier remis en main propres contre récépissé à chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise absente lors de la séance de signature,

• Deux exemplaires seront déposés de façon dématérialisée sur la plateforme du ministère du travail dont une version intégrale en format PDF signée des parties et une version en format docx sans nom prénom paraphe ou signature accompagnée des pièces requises,

• Un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nice.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés au service R.H de l’association.

Il sera également mis en ligne sur l’Intranet de l’association.

Il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

TITRE II – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE

Article 8 – Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord d’adopter un processus de vote électronique. Chaque électeur pourra voter à partir de n’importe quel terminal Internet, de son lieu de travail, de son domicile ou de tout autre lieu de son choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections de l’association.

Ce votre pourra intervenir à tout moment pendant la plage horaire correspondant à l’ouverture des « « bureaux de vote électronique » telle que définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Les salariés absents pendant la période de scrutin auront la possibilité de se rendre sur leur site de travail pour voter. Ils pourront également voter par internet directement depuis leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet (La Poste ou un cyber café par exemple).

Les opérations de vote ayant pour objet d’élire les membres du CSE de l’Association, le prestataire assurera la distinction des votes pour chacun des collèges.

Article 9 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui est exclu tout vote à bulletin secret sous enveloppe. Les salariés qui ne pourraient se connecter par leur propre moyen sur le site permettant de voter pourront, s’ils le souhaitent, se rapprocher de leur responsable hiérarchique qui mettra à leur disposition les outils nécessaires leur permettant de se connecter et de voter.

Article 10 – Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe choisi par l’Association sur la base d’un cahier des charges respectant les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin.

Le prestataire retenu au titre du processus électoral engagé en 2019 est la société AKG Solutions.

Article 11 – Cahier des charges

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, à savoir :

• Les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

• L’émargement ;

• L’enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

11.2. Contenu des fichiers

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer les listes d’émargement.

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

• Liste électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral ;

• Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées, le cas échéant ;

• Listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;

• Listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale ;

• Listes des résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel ;

• Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;

• Pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidates : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services su personnel ;

• Pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités des services du personnel.

11.3. Garantie des exigences techniques

Conformément à l’article R 2314-9 du code du travail, afin de s’assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique a été, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaire.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés.

Au cas particulier, l’expertise du système a été réalisée par la société DOTSAF en 2017.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal, est mis en place pour prendre le relais en cas de panne du système.

11.4. Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Cette cellule est exclusivement animée par la société prestataire.

Cette cellule d’assistance est chargée de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouverts, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellé et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Elle assure une formation auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.

11.5. Modalités d’accès au serveur du vote

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque cote doit être validée par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

La saisie de son identifiant de vote et de son code confidentiel par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement.

11.6. Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de Vote et aux membres du service des Ressources Humaines habilités, si besoin et notamment en cas de contestation d’un électeur qui déclarerait avoir voté et craindrait que son vote n’ait pas été pris en compte et de vérifier la liste électronique d’émargement.

11.7. Bulletins de vote

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote en respectant un strict principe d’égalité entre les différents liste. Le sigle des listes présentées par les organisations syndicales apparaîtra de la même taille et du même format pour chacun des organisations concernées.

11.8. Liste des candidats

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d’appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéants l’appartenance syndicale.

Les listes seront présentées par un seul et même écran dans l’ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

11.9. Profession de foi

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote. Pour des raisons techniques, ces dernières devront être communiquées concomitamment à l’envoi des candidatures.

Les professions de foi parvenues postérieurement à la date limite de dépôt des candidatures ne pourront pas figurer sur le site du vote électronique.

11.10. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

Le choix de l’électeur doit clairement apparaître à l’écran.

L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

11.11. Dépouillement

A la clôture des opérations de vote, la cellule d’assistance technique vérifie le scellement du système.

L’ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs.

Les attributions des sièges et la désignation des élus s’opèrent conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou conformément à la décision de l’autorité administrative compétente.

Compte tenu du dispositif retenu, le mode électronique permet d’obtenir les résultats de façon quasi-instantanée.

Les données sont conservées sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours en matière d’élections professionnelles) ou, en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles peuvent ensuite être détruites.

Article 12 – Information du personnel et de ses représentants

Il sera remis à chaque salarié une notice d’information détaillée sur le déroulement, des délégués syndicaux et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.

Article 13 – Assistance aux électeurs

Pendant la période d’ouverture du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un centre d’appel permettant de les aider à voter.

Fait à Nice, le 16 JUILLET 2019

En 8 exemplaires dont un pour chaque partie signataire.

Xx Xx Directeur Général
xx xx cgt
xx xx cfdt
xx xx cfe cgc
xx xx cftc