Accord d'entreprise "Accord sur le vote électronique à l'occasion de l'élection du CSE" chez LES PAPILLONS BLANCS DE BEAUNE (Siège)

Accord sur le vote électronique à l’occasion de l’élection du CSE

Entre

L’association Enfance et Handicap en Cote d’Or représentée par agissant en qualité de Président.

d'une part

et

les délégations suivantes :

• CFDT représentée par agissant en qualité de déléguée syndicale ;

• CFTC représentée par agissant en qualité de déléguée syndicale ;

d'autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule :

Conscients de l’importance que revêt l’élection des membres du comité social et économique (CSE) dans la vie de l’association, la direction et les organisations syndicales signataires du présent accord sont convenues de mettre en place le vote électronique afin notamment :

• de permettre aux salariés n’étant pas présent dans les locaux de l’association de participer au vote ;

• d’augmenter le taux de participation ;

• de sécuriser et simplifier le processus électoral ;

• de faciliter le décompte final des résultats ;

• de réduire l’impact environnemental de l’organisation des élections.

Le recours au vote électronique tel qu’il résulte du présent accord s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir :

• le secret du scrutin ;

• le caractère personnel, anonyme et libre du vote ;

• la sincérité des opérations électorales

• l’intégrité du vote ;

• l’unicité du vote ;

• le secret du vote.

À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :

• les conditions d’organisation du vote électronique ;

• les garanties de sécurité et confidentialité que doit présenter le dispositif ;

• les modalités de contrôle du système ;

Partie 1 : Champ et cadre juridique de l’accord

Article 1 : Champ d’application :

Le présent accord s’applique au sein de l’Association Enfance et Handicap en Cote d’Or et concerne l’ensemble des personnes ayant la qualité d’électeur à l’occasion des élections du CSE.

Article 2 : Cadre juridique :

Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.

L’employeur et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :

• au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;

• à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• au code du travail ;

• aux principes généraux du droit électoral ;

• à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;

• aux délibérations de la CNIL ;

• à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordées par le présent accord.

En outre, pour chaque élection il convient de se reporter également aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou à défaut des modalités d’organisation unilatéralement fixées par l’association.

Article 3 : Elections concernées :

Conformément à l’article L. 2314-26 du code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives au renouvellement du CSE ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin et chaque collège.

Partie 2 : Recours à un prestataire extérieur et caractéristiques du système retenu

Article 4 : Choix d’un prestataire extérieur par l’association :

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire (VOXALY DOCAPOSTE) spécialisé dans le développement et la mise à disposition de solutions de vote électronique choisies par l’employeur.

Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés au secrétariat de chaque établissement et également au service des ressources humaines situé au Siège social de l’Association.

Le système retenu par l’association garantit la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les coordonnées du prestataire seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 5 : Expertise préalable :

Préalablement, à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

Le rapport d’expertise est :

• communiqué à la direction de l’association et au prestataire ;

• tenu à la disposition de la CNIL ainsi que des salariés au service des ressources humaines.

Partie 3 : Préparation du vote

Article 6 : Cellule d’assistance technique :

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule est composée de :

• représentants choisis par l’association ;

• représentants du prestataire ;

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 : Etablissement des listes électorales :

Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur.

Article 8 : Etablissement des listes de candidats :

Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Article 9 : Formation sur le système de vote :

Deux membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Article 10 : Information aux salariés :

Avant l’ouverture du scrutin, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera communiquée au salarié par voie postale. A cet effet, il est rappelé que l’actualisation de l’adresse postale relève de la responsabilité individuelle des salariés qui doivent en informer formellement l’association.

La notice comporte :

• l’adresse du site de vote ;

• les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;

• les modalités d’accès au site de vote ;

• les modalités de vote ;

• la période d’ouverture du vote électronique.

Partie 4 : Déroulement du vote

Article 11 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe :

Les parties signataires conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe (vote physique ou par correspondance).

Article 12 : Période de vote électronique :

La période d’ouverture du vote électronique sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral, ou par l’employeur lorsqu’il lui revient de fixer unilatéralement les modalités d’organisation et de déroulement des élections à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Pendant cette période, les électeurs auront la faculté de voter à tout moment par l’intermédiaire de tout terminal permettant d’accéder au site de vote. Le matériel spécialement mis à disposition par l’association afin que tout électeur puisse procéder au vote ne sera accessible que pendant les heures d’ouverture de l’association.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 13 : Mise à disposition du matériel de vote :

Pendant les heures d’ouverture de l’association, le matériel nécessaire au vote électronique sera mis à disposition des électeurs qui ne souhaitent pas utiliser leur matériel ou qui ne disposent pas des outils permettant d’y procéder.

Ainsi, seront mis à disposition des salariés un poste informatique et une connexion internet au Siège Social d’EHCO ; 8 D rue Jacques Germain 21420 SAVIGNY LES BEAUNE. Pour rappel les horaires du Siège sont les suivants ; du lundi au jeudi 09h00-12h30/13h30-17h00 et pour le vendredi 09h00-12h30/13h30-16h00. Les conditions de cette mise à disposition garantissent le secret du vote.

Article 14 : Bulletins de vote :

Il est convenu que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le

logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire.

Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.

Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.

Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

Article 15 : Salariés atteints d’une infirmité les empêchant de voter :

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 16 : Evènements susceptibles de perturber le bon déroulement du vote :

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Partie 5 : Clôture du scrutin

Article 17 : Clôture du scrutin, dépouillement et procès-verbaux :

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Les délégués de liste sont invités à assister aux opérations de dépouillement.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique.

Le dépouillement débute par l’élection des membres titulaires puis celle des suppléants.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de votes signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection. Les résultats des élections et les procès-verbaux sont télétransmis à l’administration.

Article 18 : Conservation des fichiers supports :

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Partie 6 : Dispositions générales

Article 19 : Durée de l'accord :

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet le « date de signature »

Article 20 : Adhésion :

Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'association, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 21 : Interprétation de l'accord :

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 4 mois suivant la première réunion de négociation. À défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 22 : Suivi de l’accord :

Un suivi de l’accord est réalisé par l’association et les organisations syndicales signataires de l’accord dans les 2 mois suivant chaque élection pour laquelle il est recouru au vote électronique.

Article 23 : Clause de rendez-vous :

Les parties signataires s’engagent à se rencontrer tous les 2 ans suivant l’application du présent accord en vue d’entamer des négociations relatives à son adaptation.

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai 15 jours suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

Article 24 : Révision de l’accord :

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 4 mois suivant sa prise d’effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.

Information devra en être faite à la direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier électronique ou courrier recommandé avec accusé de réception.

Article 25 : Dénonciation de l’accord :

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 2 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 26 : Communication de l'accord :

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'association.

Article 27 : Dépôt de l’accord :

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Dijon.

Article 28 : Publication de l’accord :

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Savigny les Beaune le 16 Février 2023,

En 6 exemplaires originaux.

Pour l’Association EHCO :

Pour les organisations syndicales :

Pour la CFDT représentée par agissant en qualité de déléguée syndicale ;

Pour la CFTC représentée par agissant en qualité de déléguée syndicale ;