ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE

Accord d’entreprise conclu selon les conditions de droit commun sur le principe du vote électronique

ENTRE LES SOUSSIGNES :

L’Association l’Adapei des landes dont le siège social est situé 3 rue Michel Tissé- 40 000 Mont-de-Marsan, représentée par, agissant en qualité de Directeur Général, ayant reçu délégation et dûment habilité aux fins des présentes.

d'une part,

ET :

CGT : représentée par,

CFDT : représentée par

CFE-CGC : représentée par

d’autre part

il a été convenu ce qui suit :

Par le présent accord, les parties conviennent d’organiser les élections professionnelles par voie électronique dans les conditions précisées ci-après.

Article 1^er : Dispositions générales

Le présent accord a pour objet d’autoriser le vote électronique lors des élections des membres de la délégation du personnel au CSE.

Le protocole d’accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible,

Article 3 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’Association dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du code du travail ainsi qu’à la délibération 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL. En cas de modification de ces textes, les nouvelles règles devront être prises en compte.

Le prestataire, « VOXALY DOCAPOSTE » dont le système de vote électronique a été audité et l’audit mis à disposition de la CNIL a été choisi pour organiser le scrutin. Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin.

Les coordonnées de ce prestataire sont : 45/47 boulevard Paul Vaillant Couturier - 94200 Ivry-sur-Seine .

Article 4 : Cahier des charges

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité, le secret, l’anonymat, l’unicité, la confidentialité et la liberté du vote ainsi que de la publicité du scrutin.

Confidentialité des données transmises

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises à savoir :

• Les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

• La sécurité de l’envoi des moyens d’authentification,

• L’émargement,

• L’enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Contenu des fichiers

Le fichier des électeurs établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer des listes d’émargement.

Le fichier « Contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données enregistrées sont :

• Liste électorale : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’Association, date de naissance, collège électoral.

• Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées le cas échéant.

• Listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs.

• Liste de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

• Liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les professionnels habilités du service RH.

• Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent.

• Pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les professionnels habilités du service RH.

• Pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les professionnels habilités du service RH.

L’intervention sur les fichiers sans l’accord du bureau de vote entraîne l’annulation des élections, de même que l’accès à la liste d’émargement.

Garantie des exigences techniques :

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal est mis en place pour prendre le relais en cas de panne de système.

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote est celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Cette cellule d’assistance est chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Un numéro d’assistance téléphonique sera accessible 24h/24 pendant l’ouverture du scrutin pour tous les salariés en cas de nécessité d’assistance technique au 05.67.31.53.06.

4.5. Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressées au service RH qui les transmettra au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d’un fichier PDF couleur, sans lien hypertexte, sur une ou deux pages.

Le logo sera communiqué en format JPEG. Pour assurer l’égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l’écran.

Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes, Century Gothic police 14.

Le choix de l’électeur doit clairement apparaître à l’écran.

L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver et imprimer.

Aucun résultat partiel ne peut être communiqué pendant le déroulement du scrutin.

A chacun des tours du scrutin, le taux de participation et son évolution sont consultables par la Direction et les organisations syndicales.

Dépouillement

A l’heure de la clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des représentants des listes et de l’employeur ou de son représentant.

A la clôture des opérations de vote, la cellule d’assistance technique vérifie le scellement du système.

L’ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L’accès aux données du fichier « Contenu de l’urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs du Bureau de vote.

Les données (les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde) sont conservées sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours en matière d’élections professionnelles) ou, en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce que la décision de justice acquière caractère définitif.

Elles peuvent ensuite être détruites.

Article 5 : Informations du personnel et de ses représentants

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), l’employeur sera amené à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’Association contenant des données personnelles. Dès l’accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l’entreprise et chaque salarié, individuellement, en seront informées.

Il remet à chaque salarié une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Il assure une formation auprès des membres des bureaux de vote sur le système de vote électronique choisi.

Article 6 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour la durée du mandat.

Article 7 : Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord est établi en six exemplaires. L’Association procédera auprès de la Dreets au dépôt de l’accord , dont une version en support papier signée des parties et une version sur support électronique.

L’accord sera déposé au secrétariat du greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de conclusion.

Article 8 : Agrément et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est présenté à l’agrément au titre de l’article L 314-6 du code de l’action sociale et des familles. Le présent accord entrera en vigueur le premier jour du mois civil suivant la publication au journal officiel de l’arrêté d’agrément.

Fait en 6 exemplaires originaux

Le 11.07.2023.

Pour la Direction Générale :

Pour les organisations syndicales :