Accord d'entreprise "un accord relatif au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au conseil d'administration" chez CARSAT - CAISSE D' ASSURANCE RETRAITE ET DE LA SANTE AU TRAVAIL (Siège)

ACCORD RELATIF A L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

Pour les élections des REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D'ADMINISTRATION de la Carsat Pays de La Loire,

SOMMAIRE

PREAMBULE - OBJET ET CHAMP D'APPLICATION

ARTICLE 1 - MODALITES D'ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE

1.1 – Vote exclusivement par internet

1.2 - Choix d'un prestataire extérieur

1.3 – Etablissement des fichiers

1.4 – Plan de communication

1.5 – Cellule d'assistance

1.6 – Lieux et durée du scrutin

ARTICLE 2 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

2.1 – Modalités d'accès au serveur de vote

2.2 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

2.3 - Opérations de dépouillement

ARTICLE 3 – MISE EN ŒUVRE, DEPOT ET DUREE DE L'ACCORD

Entre

La Carsat Pays de la Loire représentée par Monsieur, Directeur,

Et

Les organisations syndicales représentatives au sens de la loi :

Le syndicat CFDT représenté par M en sa qualité de délégué syndical

Le syndical CGT représenté par M en sa qualité de délégué syndical

Le syndicat CGT-FO représenté par M en sa qualité de délégué syndical

Il a été convenu ce qui suit, en vue d'établir un accord collectif autorisant le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au conseil d'administration de la Carsat Pays de La Loire.

Préambule

Considérant le mandat des représentants du personnel au conseil arrivant à expiration le 16 janvier 2018 ;

Ce dispositif s'inscrit dans le cadre des dispositions nouvelles de l'article D231-15 du code de la sécurité sociale qui prévoient que l'élection peut avoir lieu par vote électronique selon les modalités prévues à l'article L2314-21 du code du travail.

Considérant, par ailleurs, l'article L2314-21 du Code du travail qui dispose que la possibilité de recourir au vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise, ou à défaut, par l'employeur ;

les parties décident la mise en place du vote électronique par internet afin de simplifier le processus électoral pour le personnel travaillant à l'extérieur du siège et afin que ce processus puisse contribuer à augmenter le taux de participation en permettant à tout agent de voter de n'importe quel endroit, à tout moment au cours de la période d'ouverture du scrutin.

Considérant les dispositions de l'article R2314-8 du Code du travail, un cahier des charges est établi à l'attention du prestataire répondant à un certain nombre de prescriptions techniques minimales définies avec les organisations syndicales.

Article 1 – Modalités d'organisation des opérations

Le présent accord précise le cadre général de la mise en œuvre du vote électronique. Il sera annexé au protocole préélectoral qui fixera le détail des modalités d'organisation des élections des représentants du personnel au conseil d'administration.

1.1 – Vote exclusivement par internet

Les parties signataires conviennent d'adopter un processus de vote électronique exclusivement par internet pour le personnel du siège et de ses services extérieurs.

1.2 – Choix d'un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de faire appel à un prestataire extérieur spécialisé dont l'expertise a été reconnue et auquel la Carsat a eu recours lors du renouvellement des élections des délégués du personnel et des représentants au comité d'entreprise.

1.3 – Les données communiquées par l'employeur au prestataire

Listes électorales

Les listes électorales établies par la Carsat sont fournies au prestataire par un support sécurisé et crypté afin de permettre la constitution du fichier des électeurs.

Elles comporteront les données suivantes : collège électoral, nom, prénom, âge, appartenance à l'organisme et ancienneté dans un organisme de sécurité sociale du régime général.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification pour voter, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

Listes des candidats

Les listes des candidats et les professions de foi sont établies par les représentants des organisations syndicales dans le respect des caractéristiques définies par le prestataire et seront transmises par l'employeur au prestataire, en vue de paramétrer le système de vote électronique.

Elles comporteront les données suivantes : syndicat, collège électoral, nom et prénoms, ordre de présentation des candidats figurant sur la liste.

A l'issue du vote, le prestataire éditera les listes des résultats comprenant : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale et le document qui fera office de procès-verbal.

1.4 – Formation et plan de communication

Les délégués syndicaux, les membres du bureau et les représentants de la direction dédiés à l'opération bénéficient d'une formation sur le vote électronique.

Un plan de communication interne à destination des salariés est mis en œuvre pour faciliter l'appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

En amont du scrutin, les électeurs disposent :

- d'une démonstration pédagogique des modalités du vote électronique qui sera déposée sur l'intranet de l'organisme,

- d'informations sur les conditions et règles du vote en ligne,

- d'information de la date d'envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire,

- de messages ciblés sur l'intranet et les messageries des salariés rappelant à un rythme régulier l'échéance de clôture du scrutin.

1.5 - La cellule d'assistance technique

Il est créé une cellule d'assistante technique composée de représentants du prestataire et de l'employeur. Cette cellule a pour vocation de garantir le bon fonctionnement et la surveillance du système de vote électronique.

Pendant le scrutin, elle fournit aux électeurs toutes les informations nécessaires au bon déroulement de l'expression de leur vote. Un numéro de téléphone du prestataire sera dédié.

1.6 – Lieux et durée du scrutin

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent que les élections auront lieu sur huit jours calendaires, conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant l'ouverture du scrutin, de n'importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Des ordinateurs en libre-service sont mis à disposition dans une salle de la Carsat pour les électeurs qui notamment ne disposent pas d'un ordinateur professionnel ou qui souhaitent pouvoir s'isoler plus facilement.

Article 2 – Deroulement des opérations de vote

2.1 – Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur reçoit avant les élections, à son domicile par courrier simple, un code d'identification personnel ainsi qu'un code confidentiel généré de manière aléatoire par le prestataire.

Aucune personne non reconnue par le système n'a accès aux pages du serveur de vote.

L'authentification de l'électeur est assurée par un serveur dédié après saisie par l'utilisateur du code identifiant et d'un code challenge (propre à chaque électeur du type numéro de matricule, date de naissance ….). La saisie du code confidentiel valide le vote. L'émargement est enregistré dès la confirmation du vote.

Une fois connecté, l'électeur peut voter. Seules les listes des candidats correspondant à son collège lui seront présentées. Un accusé de réception est à disposition de chaque votant à l'issue de son vote.

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

2.2 –Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux prescriptions de l'article R2314-10 du code du travail, les éléments d'identification de l'électeur et l'expression de son vote sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier des électeurs.

Ce processus mis en œuvre par le prestataire garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés dans le bureau de vote peuvent consulter, tout au long du scrutin, la liste d'émargement en ligne et les taux de participation.

Préalablement à la mise en place des opérations électorales, la Carsat Pays de la Loire soumettra le système de vote électronique à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions du Code du travail. Le rapport de l'expert tiendra compte de la recommandation de la CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010. Ce rapport sera communiqué aux délégués syndicaux signataires de l'accord.

2.3 – Opérations de dépouillement

A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne électronique, les listes d'émargement électroniques et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement est opéré par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote (président, assesseurs).

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article 3 – Entree en vigueur, depot et durée de l'accord

Après avoir réuni les conditions de validité, le présent accord entrera en vigueur, sous réserve de l'obtention de l'agrément ministériel, conformément à l'article L123-1 du Code de la sécurité sociale et de la réalisation des formalités légales de dépôt prévues à l'article D2231-2 du Code du travail.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire à l'organisation des élections des représentants du personnel au conseil d'administration en janvier 2018. A l'arrivée du terme, il cessera de produire ses effets.

Il pourra être révisé par voie d'avenant dans les conditions définies à l'article L2222-5 du Code du travail.

A Nantes, le 7 novembre 2017 Pour la CFDT, Pour la CGT, Pour FO,

Le Directeur