Accord d'entreprise "Accord portant renouvellement de l'accord relatif à l'accès des organisations syndicales aux technologies d'information et de communication" chez CARSAT - CAISSE D' ASSURANCE RETRAITE ET DE LA SANTE AU TRAVAIL (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE

ACCORD portant sur le renouvellement de l'accord relatif à l'accès des organisations syndicales aux technologies d'information et de communication

Entre les soussignées,

La Carsat Pays de la Loire, représentée par sa Directrice,

d'une part,

Et

Les Organisations syndicales, représentatives dans l’organisme au sens de la loi à la date de conclusion du présent accord d’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Considérant la loi n°2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social,

Considérant l'article 11 du protocole d'accord de l’UCANSS du 1^er février 2008 conclu sur l'exercice du droit syndical,

Considérant la loi n°2016-1088 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016 (article L.2142-6 du Code du travail),

Considérant le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Considérant la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés,

Considérant le décret n°2019-536 du 20/05/2019 pris pour application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 susmentionnée.

Les parties signataires souhaitent par ce quatrième accord reconduire les dispositions des précédents accords tout en améliorant certaines d’entre elles en cohérence avec la pratique observée, au bénéfice des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de la Carsat Pays de La Loire.

Ce protocole autorise la mise à disposition des publications et tracts de nature syndicale sur un espace syndical mis en place sur l’intranet de l’organisme.

Il a pour objet de réaffirmer l'importance des nouvelles technologies dans la diffusion de l'information des syndicats auprès de l'ensemble du personnel, participant de fait au dialogue social et s’inscrivant dans la démarche RSO de notre organisme.

A ce titre, le présent protocole rappelle les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l'entreprise visant à ne pas entraver l'accomplissement du travail.

A titre liminaire, il est rappelé que la mise à disposition des outils numériques doit respecter les conditions suivantes :

• ne pas porter atteinte au bon fonctionnement et à la sécurité du réseau informatique de l’entreprise ;

• ne pas être préjudiciable à la bonne marche de l’entreprise ;

• respecter le principe de finalité du présent protocole ;

• préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser les messages syndicaux ;

• assurer la confidentialité des échanges avec les organisations syndicales.

Il est rappelé que l’utilisation de ces outils doit s’inscrire dans le respect des dispositions légales en vigueur, de la charte informatique annexée au règlement intérieur et des règles de la messagerie.

Les parties signataires entendent reconduire le dispositif du précédent accord comprenant deux axes, à savoir, l'utilisation de l'intranet par les organisations syndicales d'une part, et l'utilisation de la messagerie Outlook, d'autre part, tout en tenant compte du développement d’outils collaboratifs.

Article 1 - L'utilisation de l’espace intranet au sein de la Carsat Pays de Loire

Au préalable, les parties rappellent que les règles applicables en matière d'affichage s'appliquent à l'espace intranet. Par conséquent, tout tract syndical diffusé au sein de l'organisme doit être porté à la connaissance de l'employeur, simultanément à sa communication aux salariés, conformément aux dispositions de l'article L.2142-3 du Code du travail.

La mise en ligne d’un tract syndical au sein de l’espace dédié vaut communication à l’employeur, qui est informé de façon automatique et concomitante.

Dans l’hypothèse où cette information syndicale serait réalisée via un support papier, celle-ci devra être portée à la connaissance de la Direction simultanément à sa communication aux salariés.

Article 1.1 - L’espace syndical :

Chaque organisation syndicale, disposant d’une section syndicale au sein de l’organisme, bénéficie d'un espace sur le portail intranet dans la rubrique « syndicats/ CSE/ CSSCT ».

Au sein de cet espace un menu déroulant permet d’avoir accès aux informations de chaque organisation syndicale.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier le logo de l’organisme conformément aux dispositions du code de la propriété intellectuelle.

Article 1.2 - Le contenu de l'espace syndical :

Cet espace constitue un espace d'expression pour les organisations syndicales et un lieu de consultation d'informations syndicales pour les salariés.

La capacité de chaque espace syndical est de 50 Mo. Afin de faciliter la gestion de l’espace syndical, un développement informatique sera mis en place pour automatiser la suppression des tracts 18 mois après leur mise en ligne.

Le contenu des informations est placé sous l'entière responsabilité de l'organisation syndicale émettrice. Chaque organisation syndicale fixe librement le contenu des informations qu'elle publie sur son espace, sous réserve qu’elles aient un caractère exclusivement syndical conformément aux articles L. 2142-3 et L.2142-4 du Code du travail.

Ces informations ne doivent comporter aucune mention injurieuse ou diffamatoire ni propos à caractère raciste ou discriminatoire.

Les informations doivent s’inscrire dans le respect de la réglementation sur la presse conformément à l’article L.2142-5 du Code du travail et de la législation garantissant la protection de la vie privée et du droit à l'image.

Les organisations syndicales s’engagent par ailleurs à respecter l’obligation de discrétion qui leur incombe. Ainsi, elles doivent préserver le secret professionnel concernant les informations et documents mis à leur disposition par l’employeur, et ne doivent pas diffuser de données nominatives concernant les salariés de l’organisme.

Article 1.3 - La liberté d’accès à l’information syndicale :

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de la Carsat Pays de La Loire à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, conformément à la loi n° 78-17 du 06/01/78 dite « informatique et libertés », modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, ainsi qu’aux recommandations de la CNIL, prises en application de ces textes, la Carsat Pays de La Loire s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant l’espace des organisations syndicales.

Article 1.4 - Les conditions de mise en ligne :

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme. En sus des délégués syndicaux, chaque organisation syndicale aura la possibilité de désigner deux élus en charge d’alimenter l’espace intranet.

Les mises à jour du site sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation.

Compte tenu du développement de l’hybridation du travail et dans une démarche RSO pour limiter les impressions, un développement informatique sera réalisé dans le mois suivant la mise en place de l’accord afin de signaler toutes les mises en ligne aux salariés. Ainsi, sur la page d’accueil de l’intranet de l’organisme, une rubrique sera développée afin de permettre à l’ensemble des salariés d’identifier une nouvelle information syndicale. Le titre du dernier tract syndical mis en ligne par organisation syndicale et tel que libellé avec un nombre de caractère limité à 40 ainsi que sa date de publication seront mis en visibilité pour l’ensemble des collaborateurs.

Article 2 - Accès à la messagerie professionnelle par les organisations syndicales et les représentants des salariés

Article 2.1 - Modalités d’utilisation de la messagerie par chaque organisation syndicale :

Chaque organisation syndicale bénéficie d'une adresse électronique spécifique comportant le sigle de l'organisation syndicale permettant de communiquer tant en interne qu'en externe.

La capacité maximale de chaque message est de 10 Mo.

La bonne utilisation de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité des délégués syndicaux.

Pour des raisons de bon fonctionnement chaque organisation syndicale peut désigner, en plus de ses délégués syndicaux, un membre de l'organisation au plus, qui auront accès à cette messagerie de tout poste de travail.

Pour des raisons de bon fonctionnement, les parties ont souhaité par le présent accord élargir l’accessibilité de cette messagerie, en sus des délégués syndicaux de chaque organisation syndicale aux représentants du personnel élus ainsi qu’aux représentants syndicaux.

Article 2.2 - Adresses de messagerie pour l’ensemble des représentants du personnel :

Chaque représentant du personnel bénéficie d’une adresse électronique spécifique qui revêt la forme suivante :

NantesBalIrp + (prénom et nom du représentant du personnel). Cette adresse est utilisée par les représentants du personnel pour l’ensemble de leurs échanges en lien avec leurs mandats.

Par ailleurs, afin de permettre la gestion d’un seul agenda (professionnel et élu), les invitations adressées par la Direction aux représentants du personnel s’effectueront via la messagerie professionnelle de ces derniers.

Article 2.3 - Modalités d'utilisation de la messagerie électronique par les représentants du personnel :

Article 2.3.1 - L'utilisation de la messagerie par les représentants du personnel

L'information collective des salariés par voie électronique étant assurée par l'espace dédié à chaque organisation syndicale sur le portail "Net'Info", l'utilisation de la messagerie est réservée à :

• une communication réciproque ente la Direction et les organisations syndicales, les représentants syndicaux, et les membres des instances représentatives du personnel ;

• une communication individuelle entre les représentants des salariés et les salariés.

Article 2.3.2 - Utilisation de la messagerie par les représentants du personnel envers l’ensemble des salariés

Conformément aux échanges avec les délégués syndicaux, et leurs besoins de communication avec les salariés dans le cadre du développement du télétravail, une nouvelle modalité de communication des tracts sera développée.

Ainsi, dès lors qu’un tract a été déposé sur l’intranet, les salariés auront une visibilité immédiate qu’une nouvelle communication est disponible sur le « Portail Intranet ».

Ce mode de communication est analogue à celui utilisé par la direction à destination des salariés via la rubrique « Quoi de neuf ».

De fait, une communication collective par mail entre les représentants du personnel et les salariés n’est pas autorisée.

Article 2.4 - Confidentialité des échanges entre les salariés et les organisations syndicales :

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l'employeur que sur chaque organisation syndicale. L'employeur veillera au respect du principe de non-discrimination syndicale et de la confidentialité des échanges.

Les organisations syndicales sont tenues à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elles entretiennent avec les agents. De même, en cas de sollicitation par un collaborateur, la réponse ne peut être adressée qu’à celui-ci.

Article 3 - Accès par les représentants des salariés à l’outil collaboratif « teams »

Article 3.1 - Modalités d’utilisation :

Les organisations syndicales ont également la possibilité d’utiliser une partie des fonctionnalités de l’outil « Teams » afin d’échanger avec un collaborateur à son poste de travail.

Ce principe est assorti de deux limites à savoir :

• Ces échanges ne doivent pas apporter une gêne importante à l’accomplissement du travail des collaborateurs.

Pour l’appréciation de la gêne importante, la circulaire ministérielle du 25 octobre 1983 considère qu’il y a lieu de tenir compte de la nature du travail et de la durée de l’entretien,

• Le contact individuel pendant le temps de travail s’oppose à la tenue d’une réunion d’un groupe de collaborateurs. Afin de faciliter les échanges notamment avec les salariés à distance, les élus pourront organiser des réunions teams en dehors du temps de travail des salariés.

Article 3.2 - Les garanties apportées en matière de confidentialité :

Pour assurer le respect de cette obligation de confidentialité lors de l’utilisation de l’outil « Teams » entre les salariés et les organisations syndicales, les parties prenantes conviennent des mesures suivantes :

• Chaque participant sera invité à utiliser son matériel audio (casque) afin de garantir la confidentialité des échanges ;

• Chaque participant sera invité à ne pas transférer les invitations « Teams » qui lui seront adressées à titre personnel ;

• La fonctionnalité « enregistrement » proposé par l’outil « Teams » ne devra pas être activée.

Enfin, aucun document présentant un caractère confidentiel, et identifié comme tel, ou comportant des données à caractère personnel ne pourra être stocké ou conservé dans le cadre de la présente utilisation.

Il est précisé par ailleurs que la communauté « Yammer » ne constitue pas le vecteur de communication adapté pour la diffusion de tracts syndicaux compte tenu du dispositif existant et précisé dans le cadre du présent accord.

Article 4 - Utilisation abusive de la messagerie et/ ou de l’outil collaboratif « Teams »

En cas de non-respect du présent accord, la Direction recevra dans un premier temps l'organisation syndicale et /ou le représentant du personnel concerné en lui précisant la nature exacte du différend. Un courrier sera également adressé.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l'accord en vue de régler le litige.

Si à l'issue de cette rencontre, le désaccord persiste, la Direction pourra saisir la juridiction compétente.

Article 5 - Dispositions techniques

Article 5.1 - Matériels mis à disposition pour l'accès au portail intranet de l’organisme de la Carsat et à la messagerie :

La Direction met à la disposition de chaque organisation syndicale un micro-ordinateur.

En sus de cet équipement, chaque représentant du personnel a la possibilité d’utiliser son ordinateur professionnel mis à sa disposition pour échanger par mail et/ou se connecter via l’outil « Teams » à des réunions en visio-conférence dans le respect de la règlementation relative aux heures de délégation et dans le respect des règles de sécurité informatique et de protection des données à caractère personnel.

Article 5.2 – Dispositions techniques liées à l'intranet :

Tout document déposé par chaque organisation syndicale devra être au format PDF et ne pourra dépasser la taille de 10 Mo sauf dispositions spécifiques liées aux campagnes électorales lors du renouvellement des instances représentatives du personnel.

Les dispositions techniques indiquées ci-dessous doivent être respectées.

Les pages mises à disposition ne peuvent permettre :

• le téléchargement ou la mise à disposition de logiciels, d’images privées, de vidéos ou de son,

• de « streaming » (visualisation de vidéo ou écoute de musique ou de radio par le biais du réseau au fur et à mesure du chargement),

• de « spam » (diffusion d’un document en grand nombre),

• de forum ou de « chat » (causeries interactives),

• l’exécution de programmes informatiques sur les postes de travail par le moyen «d’applets java» scripts ASP ou autres,

• les formulaires en ligne (dépôt d’une demande ou envoi d’un message en ligne),

• le dépôt de « cookies » (fichiers informatiques identifiant l’utilisateur et déposés sur le poste de travail).

Article 5.3 - Les règles de maintenance :

En cas d'incident, les organisations syndicales bénéficieront comme pour l’ensemble des utilisateurs de l’assistance d’ISI Support, service mutualisé au sein de la branche pour assurer les dépannages informatiques. Selon le niveau de criticité, les demandes pourront être redirigées vers l’informatique régionale.

Article 6 - Les autres outils de communication

Article 6.1 - L’affichage :

L’affichage des communications syndicales s’effectue librement sur les panneaux réservés à cet effet, distincts de ceux affectés aux communications du Comité Social et Economique tant au siège de la Carsat Pays de la Loire que dans les agences décentralisées.

Les panneaux sont mis à la disposition de chaque section syndicale. Aucun affichage n’est autorisé en dehors des endroits prévus à cet effet.

Article 6.2 - La distribution de tracts :

A la faveur de ce nouvel accord, et compte tenu du développement de l’hybridation du travail, les parties souhaitent rappeler les règles inhérentes à la distribution de tracts au sein de l’organisme.

Les organisations syndicales ont également la possibilité de distribuer des tracts auprès des salariés sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l'accomplissement du travail des salariés. En ce sens, les organisations syndicales s’engagent à ne pas interrompre les réunions de travail et d’équipes en cours ainsi qu’à limiter leur temps d’intervention sur le lieu de travail à une durée raisonnable au regard de l’activité des salariés.

En revanche, le dépôt de tract au sein d’espace de travail en l’absence des collaborateurs n’est pas autorisé conformément aux dispositions de l’article L.2142-4 du Code du travail et des différents arrêts de la Cour de cassation.

Article 7 - Dispositions relatives au suivi du présent protocole d’accord

Article 7.1 - Commission de suivi de l'accord :

Les parties signataires décident de créer une commission de suivi qui sera composée :

• de un à deux représentants de chaque organisation syndicale signataire,

• de la Directrice des Ressources Humaines,

• d’un ou plusieurs représentants de La Direction des Ressources Humaines, et de toute autre personne dont la présence se justifie.

Article 7.2 - Rôle de la Commission de suivi :

Cette instance se réunira une fois tous les deux ans. Elle aura pour mission notamment de veiller à l'application des engagements édictés ci-dessus et de dégager des pistes d'amélioration.

Cette commission se réunira également dans les circonstances mentionnées à l’article 4 relatif à l'utilisation abusive du présent accord.

Article 8 - Modalités d’application de l’accord

Article 8.1 - Validité de l’accord :

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives, ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au 1^er tour des dernières élections des titulaires au Comité Social et Economique, quel que soit le nombre de votants (article L.2232-12 du Code du travail).

A défaut, si l’accord a été signé par l’employeur et par des organisations salariales représentatives ayant recueilli plus de 30% des suffrages exprimés au 1er tour des élections des titulaires du CSE, une ou plusieurs de ces organisations ayant recueilli plus de 30 % des suffrages disposent d’un délai d’un mois à compter de la signature de l’accord pour indiquer qu’elles souhaitent une consultation des salariés visant à valider l’accord.

Au terme de ce délai, l'employeur peut demander l'organisation de cette consultation, en l'absence d'opposition de l'ensemble de ces organisations.

Si, à l'issue d'un délai de huit jours à compter de cette demande ou de l'initiative de l'employeur, les éventuelles signatures d'autres organisations syndicales représentatives n'ont pas permis d'atteindre le taux de 50 %, cette consultation est organisée dans un délai de deux mois.

Article 8.2 - Procédure d’agrément de l'accord et dépôt de l'accord :

Conformément à l’article R.123-1-1 du code de la sécurité sociale, l’accord collectif sera soumis à l’agrément ministériel, après avis du Comité Exécutif des Directeurs de l’UCANSS et des caisses nationales du régime général de la sécurité sociale.

Si dans le délai d’un mois suivant l’avis du Comex, l’autorité compétente de l’Etat n’a pas formulé un refus d’agrément ou n’a pas prorogé ce délai, l’accord sera réputé agréé.

Les organisations syndicales seront informées par écrit de l’issue de la procédure d’agrément dans un délai de 7 jours après notification à l’organisme.

En application des dispositions des articles L.2231-5-1, L.2231-6 et D.2231-4 du code du travail, la direction effectuera les formalités de dépôt et de publicité de l’accord via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

A cet égard, les parties signataires acceptent la publication sur la base de données nationales de l’intégralité de l’accord dans une version rendue anonyme.

Un exemplaire de l’accord sera remis au greffe du Conseil des Prud’hommes de Nantes (D.2231-2 C. trav.).

Article 8.3 - Entrée en vigueur, durée de l’accord, clause de rendez-vous :

L’accord entrera en vigueur le premier jour du mois suivant la réalisation des formalités ci-dessus et se substituera à l’ancien accord sous réserve de son agrément.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de quatre ans. Il ne vaut, en aucun cas, engagement unilatéral de l'employeur. Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

Dans les conditions prévues aux articles L.2222-5 et L.2261-7-1 du code du travail, cet accord pourra être révisé pendant la période de son application :

• jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord est conclu, par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives signataires ;

• à l’issue du cycle électoral, par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives.

Toute demande de révision devra être portée à la connaissance des autres parties, par lettre recommandée avec accusé de réception, et devra comporter l'indication des points à réviser.

Les parties signataires conviennent de se revoir six mois avant l’échéance du terme du présent accord afin de s’interroger sur l’opportunité d’une éventuelle révision, ou d’une éventuelle conclusion d’un nouvel accord, en tenant compte des évolutions législatives et des travaux issus de la commission de suivi.

Article 8.4 - Information des Instances Représentatives du personnel :

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme, et au Comité Social Economique après agrément.

Il sera, en outre, diffusé sur le portail intranet de la Carsat Pays de la Loire afin qu’il soit disponible pour chacun des salariés. Cette diffusion sera accompagnée d’une information du personnel au travers des divers moyens de communication utilisés dans l’organisme.

Fait à Nantes, le 21/3/2023

Pour la Carsat,	Pour la CFDT,		Pour la CGT-FO,
La Directrice,