Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez SCE ADMINISTRATIFS - OEUVRES DE PEN-BRON (Siège)

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre :

L’Association Œuvres de Pen-Bron, dont le siège social est situé 10, rue Gaëtan Rondeau à Nantes, représentée par son directeur général,

d'une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives ou les délégués syndicaux de l’association,

• Pour la CFDT,

• Pour SUD Santé Sociaux,

d'autre part,

Préambule

Le présent accord a été conclu en vue de définir les conditions de recours et de mise en œuvre du télétravail dans les différents établissements de l’association.

Le contenu de ces dispositions s’inscrit notamment dans le cadre des principes et des règles établis par l’accord cadre européen du 16 juillet 2002 repris en France par l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005. Cet accord national interprofessionnel de 2005 a été transposé dans la loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives dite loi Warsman. Ses dispositions sont codifiées aux articles L. 1222-9 à L. 1222-11 du code du travail. Par ces dispositions le télétravailleur français dispose d’un statut juridique qui s’applique aux employeurs de droit privé

Il semble important pour la direction et les organisations syndicales de doter l’association d’un cadre juridique et organisationnel permettant de développer le recours au télétravail à domicile

Le présent accord vise à permettre et encadrer la pratique du télétravail pour des salariés volontaires et occupant des fonctions le permettant.

Il vise plus particulièrement à garantir que le télétravail demeure une solution efficace, qu’il permette le maintien de la qualité de service et qu’il se réalise dans l’intérêt mutuel des salariés et des établissements.

Les parties signataires soulignent qu’un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle entre le salarié et son responsable hiérarchique.

Article 1 - Champ d’application

Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de l’association répondant aux conditions d’éligibilité telles que fixées à l’article 3 du présent accord.

Compte tenu de ces conditions, il est rappelé que les salariés occupant des fonctions opérationnelles dites « de terrain » sont exclus de ce dispositif.

Article 2 - Définition et durée du télétravail à domicile

L’article L. 1222-9 du code du travail définit ainsi le télétravail : « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci ».

Le télétravail à domicile pourra être exercé dans la limite d’une journée par semaine. Il s’effectuera par journée entière de travail.

Il pourra également être exercé de façon ponctuelle, à titre exceptionnel, en parfait accord entre le salarié et son supérieur hiérarchique.

Le domicile s’entend comme un lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du salarié, tel que déclaré par lui.

Le lieu du domicile est obligatoirement déclaré à la direction des ressources humaines par le salarié au moment de son entrée en télétravail, et ce lieu devra être spécifiquement mentionné dans l’avenant conclu entre le salarié et l’entreprise.

De même, le salarié devra déclarer à la direction des ressources humaines son numéro de téléphone personnel, afin qu’il soit joignable pendant ses heures de télétravail.

En cas de changement de domicile ou de numéro de téléphone, le salarié devra en prévenir l’entreprise et accomplir les mêmes démarches et formalités que celles réalisées préalablement à son passage en télétravail notamment en matière de couverture assurance, de compatibilité de son nouvel environnement avec un fonctionnement en télétravail et de conformité de l'installation électrique du nouveau logement à la réglementation en vigueur et en certifier la conformité à l’entreprise par une nouvelle attestation sur l'honneur.

Article 3 - Conditions d’éligibilité au télétravail

Les parties conviennent que le télétravail revêt un caractère volontaire mais qu’il est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et qu’il implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite pour cela des aptitudes individuelles telles que la gestion du temps de travail et des compétences professionnelles telles qu’une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Sont dès lors éligibles au télétravail, les salariés doivent :

• Être titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps plein ou à temps partiel dès lors qu’ils bénéficient d’une répartition de leur temps de travail sur au moins 4 jours,

• Ne plus être en période d’essai,

• Justifier d’une ancienneté minimale d’un an et d’au moins six mois dans le poste,

• Disposer d’une capacité d’autonomie suffisante et de fiabilité dans le poste occupé, ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché pendant le temps de télétravail,

• Occuper un poste pouvant être exercé de façon partielle et régulière à distance,

• Occuper un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement,

• Répondre aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un environnement adapté à ce mode d’organisation, doté d’installations électriques conformes, assuré et permettant une connexion internet de bonne qualité,

• Disposer d’un numéro de téléphone personnel ou professionnel.

Outre les salariés ne remplissant pas l’une des conditions d’éligibilité précitées, pourront être notamment refusées après examen, les demandes formulées par les salariés :

• Dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’établissement,

• Dont les fonctions nécessiteraient de sortir de l’entreprise des documents de nature confidentielle pour exercer leur activité en télétravail,

• Dont le service a atteint la proportion limite de télétravailleurs pour son bon fonctionnement, la proportion limite de télétravailleurs étant déterminée par le chef de service en fonction des nécessités du service concerné.

En cas de pluralité de demandes au sein d’un même service, et dès lors que la proportion limite serait atteinte, le supérieur hiérarchique établira un ordre de priorité d’accès au dispositif en fonction de critères objectifs, tels que l’éloignement géographique domicile-travail, une situation de handicap ou des contraintes personnelles spécifiques.

Les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d’établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

Article 4 - Mise en place du télétravail

Candidature et acceptation

Le télétravail est basé sur un consentement mutuel. Il est à l’initiative du salarié et subordonné à l’accord du responsable hiérarchique du salarié, qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité.

Le salarié qui exprime le souhait d’opter pour le télétravail en informe son responsable hiérarchique par écrit. Cette demande peut se faire par courriel, par lettre remise en main propre ou par lettre recommandée. Une copie de cette demande sera également adressée à la direction des ressources humaines.

Une réponse sera faite dans un délai maximum de deux mois à compter de la date de réception de la demande par le responsable hiérarchique du salarié ou le service RH.

Dans tous les cas le responsable hiérarchique doit motiver sa réponse par écrit :

• en cas d’acceptation le responsable hiérarchique fournit au salarié l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail,

• en cas de réponse négative cette décision motivée sera portée à la connaissance du salarié.

En outre, des journées ponctuelles de télétravail pourront être établies entre le salarié et son supérieur hiérarchique, toujours sur la base du consentement mutuel, avec un simple échange de courriel et la demande d’une journée de télétravail dans le logiciel Octime.

L’avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail régulier fera l’objet d’un avenant à durée déterminée au contrat de travail, dans la limite de la durée du présent accord.

Par contre, pour des journées de télétravail ponctuelles, aucun avenant ne sera rédigé.

L’avenant contractuel précisera notamment :

• le lieu d’exercice du télétravail,

• les modalités d’exécution du télétravail (jour convenu, plages horaires pendant lesquelles le salarié pourra être contacté, etc.),

• la durée de la période d’adaptation,

• les conditions de réversibilité,

• les matériels et logiciels mis à disposition du salarié.

Le salarié est censé connaître les termes du présent accord, qui est disponible auprès du service RH.

Article 5 - Les phases de la mise en place du télétravail

La période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes des deux parties, une période d’adaptation au télétravail est incluse dans l’avenant au contrat de travail.

Dès la signature de l’avenant au contrat de travail, le salarié ou le responsable hiérarchique bénéficieront d’une période d’adaptation fixée dans le cadre de cet accord relatif au télétravail pour une durée de trois mois.

Durant cette période d’adaptation, le salarié ou le responsable hiérarchique pourront demander la suspension, voire l’arrêt du télétravail, sans raison nécessairement motivée moyennant un délai de prévenance réciproque d’au moins 15 jours. Le service RH devra être informé au préalable. Le salarié reprendra alors son activité sur son site de rattachement de manière sédentaire.

La planification des jours de télétravail

Le jour de télétravail est fixé conjointement, et en fonction des contraintes du service, entre le salarié et son responsable hiérarchique. Le choix du jour retenu entre le collaborateur et le manager est mentionné dans l’avenant au télétravail.

Au moment de la signature de l’avenant le responsable hiérarchique et le salarié auront donc défini les modalités de suivi managérial.

Il est admis qu’en raison de circonstances particulières (réunion, contacts clients, événement personnel, formation, grève des transports) le salarié ou son responsable hiérarchique, peuvent demander, par écrit, une modification de ce rythme une semaine donnée, en respectant un délai de prévenance minimum de 72 heures. Ce délai peut être ramené à 24 heures dans le cas d’un évènement exceptionnel ou imprévu.

Dans cette situation, le jour de télétravail pourra être reporté à une date conjointement choisie, dans la même semaine, par le salarié et le responsable hiérarchique. Il ne sera pas possible de reporter une journée de télétravail non réalisée pour l’une des raisons exposées ci-dessus sur une semaine ultérieure pour éviter une absence trop longue du salarié à son poste de travail.

En cas d’action de formation dans le cadre du plan de formation le télétravail est suspendu pendant la durée de la formation, sans possibilité de reporter les jours en télétravail sur les suivantes.

En outre, des jours de travail occasionnels pourront être établis entre un salarié et son responsable hiérarchique, d’un commun accord, mais toujours avec une trace écrite transmise au service RH.

Réversibilité permanente (après la période d’adaptation)

L'accord des parties de passer au télétravail est réversible tant à l'initiative du responsable hiérarchique que du salarié.

Le salarié peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail à domicile en respectant un délai de prévenance d’un mois fixé par l'avenant au contrat de travail. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d'impossibilité de poursuivre le télétravail à domicile.

Le responsable hiérarchique peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail à domicile en respectant un délai de prévenance d’un mois fixé par l'avenant au contrat de travail et devra en informer le service RH. Ce délai permet de gérer convenablement le retour du salarié sur le lieu de travail dans son secteur de rattachement et la restitution du matériel mis à disposition.

Lorsqu'il est mis fin au télétravail à domicile, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux de l'entreprise au sein de son site de rattachement.

Changement de fonction ou de domicile

En cas de changement de fonction, la situation de télétravail sera réexaminée avec le nouveau responsable hiérarchique en regard des critères d’éligibilité et pourra prendre fin.

De façon plus spécifique, en cas de changement de domicile du salarié, la relation de télétravail sera en tout état de cause réexaminée et pourra prendre fin dans l’hypothèse où ce changement est incompatible avec les termes de l’avenant ou les modalités habituelles effectives de télétravail.

Article 6 - Organisation matérielle du poste de travail du télétravailleur à domicile

Conformité des installations et des lieux

Le télétravailleur assure la conformité des installations électriques de son domicile et en certifie la conformité par la remise d’une attestation sur l’honneur de conformité. Cette conformité des installations est une condition préalable pour bénéficier du télétravail.

Le salarié devra également disposer :

• d’un ordinateur portable professionnel mis à disposition par l’employeur,

• d’une connexion internet de bonne qualité,

• d’une solution téléphonique.

Par ailleurs, il s'engage à prévoir à son domicile un environnement adapté au télétravail dans lequel il pourra disposer et utiliser les équipements fournis dans de bonnes conditions.

En cas de panne ou de dysfonctionnement des équipements de travail mis à disposition, le télétravailleur dispose du même accès téléphonique au service d'assistance technique que celui dont il dispose lorsqu'il est présent dans l’entreprise.

Enfin, il est rappelé que l’ensemble des équipements de travail mis à la disposition du salarié sont et demeurent la propriété de l’entreprise. Ils devront donc être restitués à l'issue de la période en télétravail à la demande de l’employeur.

Dédommagement des coûts des installations

Le télétravailleur ne peut en aucun cas se prévaloir auprès de l’association d’un quelconque défraiement lié aux coûts de son logement, matériel, abonnements téléphoniques ou internet, assurances, etc.

Article 7 - Modalités d’organisation de l’activité du salarié en télétravail

L’activité du salarié doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’association.

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise. L’employeur s’assure pour ce faire que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au salarié de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le responsable hiérarchique, en concertation avec le salarié, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur.

L’amplitude des plages horaires définies devra impérativement permettre au télétravailleur de respecter les durées minimales légales de repos.

Article 8 - Maintien du lien social

Les parties conviennent de limiter la situation de télétravail à une journée entière par semaine, de telle sorte que le télétravailleur soit suffisamment présent dans le local habituel de travail permettant ainsi les rencontres avec ses collègues et son responsable hiérarchique.

Les salariés en télétravail doivent assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur management. Dans la mesure du possible, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au télétravailleur d’organiser son déplacement.

Les salariés en télétravail devront donner le même niveau de visibilité sur leur activité qu’un salarié travaillant sur site.

Article 9 - Santé, sécurité et suivi médical

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs à domicile et doivent être strictement respectées par le responsable hiérarchique.

Le télétravailleur est tenu de respecter et d'appliquer ces politiques de sécurité. Le non-respect des règles par le salarié peut entraîner l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité. Le télétravailleur à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l'entreprise.

Article 10 - Présomption d’accident de travail

En cas d’accident pendant le jour de travail à domicile prévu par l’avenant au contrat de travail, le lien professionnel sera présumé.

En cas d’accident, le salarié fournira tous les éléments nécessaires au service RH, qui effectuera la déclaration d’accident de travail.

Le salarié en télétravail à domicile doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.

Article 11 - Arrêt de travail

En cas d'arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le salarié à domicile bénéficie du maintien de rémunération en application des règles de couverture sociale associative. Dans tous les cas, le télétravailleur à domicile doit informer son responsable hiérarchique de l'accident ou de l'arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.

Il est également entendu que pendant les absences (maladie, congé, etc.), le salarié habituellement en télétravail ne devra pas travailler.

Article 12 - Vie privée du salarié en télétravail à domicile

Le salarié a droit au respect de sa vie privée. L'employeur doit garantir le respect de la vie privée du salarié à domicile. Dans ce but, l'avenant au contrat de travail fixe les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur à domicile doit être joignable.

Article 13 - Confidentialité et protection des données

S’il utilise du matériel informatique appartenant à l’entreprise, le salarié à domicile doit respecter les règles d'utilisation des matériels informatiques.

Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, s’interdire toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité pour tous les faits, événements, documents ou renseignements dont il aurait pu avoir connaissance du fait de ses fonctions ou de son appartenance à l’entreprise, en ce qui concerne tant sa gestion et son fonctionnement que sa situation et ses projets.

Article 14 – Assurance

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’association de la couverture par une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile.

Les conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires avant signature de l’avenant.

Pour toute modification de la couverture, le salarié devra remettre à son responsable hiérarchique pour transmission au service RH une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance.

Article 15 - Égalité de traitement et respect des droits et avantages individuels et collectifs

Il est précisé que le salarié travaillant à son domicile reste lié à l’entreprise dans les conditions normales de la législation du travail (contrat de travail, loi et accords collectifs). Il bénéficie des mêmes droits et avantages que les autres salariés non télétravailleurs.

Article 16 - Durée de l’accord et révision

Le présent accord prendra effet à la date de signature et est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties par lettre recommandée avec accusé de réception sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.

Un bilan sera fait systématiquement lors de l’enquête QVT réalisé au niveau associatif.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une ou l’autre des parties doit être formulée par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle devra être inscrite à l’ordre du jour du CSE dans un délai maximum de 3 mois.

En cas de révision, toute modification qui ferait l’objet d’un accord entre les parties signataires donnera lieu à la signature d’un nouvel avenant.

Article 17 - . Dépôt

Le présent accord sera déposé auprès de la Direction régionale de l’économie, de la concurrence et de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) de Loire-Atlantique, ainsi qu’au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes de Nantes, conformément aux dispositions de l’article D 2231-2 du code du travail.

Fait à Nantes, le 22 Décembre 2020

Pour la direction de l’Association Œuvres de Pen-Bron :

Le directeur général :

Pour les organisations syndicales :

La déléguée syndicale C.F.D.T. :

Le délégué syndical SUD SANTE SOCIAUX :