ACCORD D’ENTREPRISE à DUREE DETERMINEE

RELATIF AU TELETRAVAIL

La MUTUELLE NATIONALE DES HOSPITALIERS ET DES PROFESSIONNELS DE LA SANTE ET DU SOCIAL, domiciliée 331, avenue d'Antibes AMILLY 45200 MONTARGIS, représentée par son Directeur Général, par délégation du Président,

La Confédération Française et Démocratique du Travail (C.F.D.T.),

La Confédération Générale du Travail (C.G.T.),

La Confédération Générale du Travail Force Ouvrière (C.G.T./F.O.),

Ont convenu ce qui suit :

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Préambule

Le présent accord détermine les conditions de mise en place du télétravail au domicile au sein de l’Entreprise, faisant suite à l’expérimentation de ces dispositifs telle que définie par l’accord d’entreprise du 28 juin 2018.

Il est conclu dans le cadre des dispositions des articles L.1222-9 et suivants du code du travail.

La volonté des parties signataires du présent accord est d’améliorer le dispositif de télétravail tel qu’expérimenté du 1^er septembre 2018 au 31 aout 2019, lequel visait à prendre en compte la qualité de vie au travail en recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle et familiale tout en maintenant l’efficacité, la qualité du travail fourni et en prenant en compte les nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques.

Les parties rappellent leur volonté de maintenir le lien social entre l’entreprise et les collaborateurs au plus près des activités et entendent valoriser l’esprit d’équipe et respecter le bon usage des technologies de l’information et de la communication.

Afin de s’assurer de la pertinence des dispositions prévues par le présent accord, les parties se sont entendues pour tester la mise en œuvre des nouvelles dispositions du présent accord de télétravail pendant une période d’un an, à compter du 1^er septembre 2019 et jusqu’au 31 août 2020.

Article 1 : OBJET ET DEFINITION DU TELETRAVAIL

Le télétravail est une forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait normalement été exécuté dans les locaux de la Mutuelle est effectué par un collaborateur à son domicile de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le seul fait de travailler à l’extérieur du site habituel de travail auquel le collaborateur est rattaché, y compris avec les technologies de l’information et de la communication, ne suffit donc pas à conférer à un collaborateur la qualité de télétravailleur.

Le présent accord définit les modalités d’organisation d’un télétravail « flexible », dont la fréquence n’est pas définie sur des jours fixes, mais sur un nombre maximal de jours qu’il est possible de télétravailler pendant la période d’application du présent accord, et selon un rythme qui garantit le fonctionnement optimal de l’Entreprise.

Article 2 : BENEFICIAIRES ET CONDITIONS D’ELIGIBILITE

Les parties rappellent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que toute ou partie de l'activité du salarié puisse être exercée à distance et ne nécessite pas de proximité managériale.

Sont, dès lors, éligibles au télétravail, les salariés :

• titulaires d'un contrat à durée indéterminée

• exerçant une activité à temps complet ou dans le cadre d’un temps partiel d’une durée supérieure ou égale à 80% et prévoyant une répartition du temps de travail sur au moins 4 jours par semaine

• justifiant d'une ancienneté minimale de 12 mois dans l’Entreprise

• disposant d'une autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché

• détenant une bonne connaissance de son métier, avoir un bon niveau de maîtrise de son activité, du contexte et de l’environnement dans lesquels elle s’exerce,

• occupant un poste pouvant être exercé à distance et dont l'exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l'équipe

• disposant d'un équipement de travail adapté : connexion internet haut débit sécurisée, espace de travail dédié, installation électrique conforme,

• disposant d’un matériel informatique alloué de façon permanente par l’Entreprise compatible avec l’exercice de l’activité en télétravail ou à défaut disposant d’un matériel informatique personnel selon les conditions définies à l’article 4.4 du présent accord.

Ainsi, ne peuvent être éligibles au télétravail flexible les activités qui, par nature, requièrent d'être exercées physiquement et de manière permanente dans les locaux de l'Entreprise, notamment en raison :

• de la nécessité d'une présence physique du salarié ou d'une proximité obligatoire

• d'une organisation du temps de travail spécifique

• de l'utilisation de logiciels, d'équipements matériels, et/ou techniques spécifiques.

Article 3 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE

Les parties rappellent que le télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais également la faculté pour ce dernier de pouvoir apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés.

Article 3.1 : PRINCIPE DE VOLONTARIAT AVEC ACCORD DU MANAGER

Les parties conviennent que le télétravail ne peut être mis en œuvre qu'à la demande du salarié, et avec l'accord de sa hiérarchie.

Le responsable hiérarchique devra veiller à ce que le nombre de salariés bénéficiant du télétravail soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service, ses interactions avec les autres services et avec l'organisation de l'équipe. Dans cette logique, il lui appartient d'apprécier le seuil maximum de salariés en télétravail le même jour.

Le responsable hiérarchique qui refuse d'accorder le télétravail à un salarié qui occupe un poste ou une activité éligible au télétravail selon les dispositions prévues à l’article 2 du présent accord doit motiver sa réponse.

Les principaux motifs de refus du télétravail sont notamment :

• le non-respect des conditions d'éligibilité définies au présent accord

• des raisons d'impossibilité technique ou fonctionnelle des outils

• des raisons de bon fonctionnement de l'organisation.

En cas de désaccord entre le manager et le salarié, la DRH sera saisie pour arbitrage.

Article 3.2 : RYTHME DE TELETRAVAIL FLEXIBLE

Le salarié disposera d'un volume de vingt (20) jours de télétravail pendant la période d’application du présent accord, qu'il ne pourra mobiliser qu’en journée entière.

Afin de maintenir le lien social avec l'entreprise et sa communauté de travail, le télétravail est limité de sorte que le salarié soit présent dans l'entreprise au moins trois jours par semaine.

Le salarié pourra ainsi télétravailler jusqu'à deux journées par semaine, sauf circonstances particulières liées à ses missions ou à un projet ponctuel, sans pouvoir dépasser le plafond de 20 jours durant la période d’application du présent accord.

Le souhait du (des) jour(s) de télétravail est demandé par le salarié et validé par le manager.

Afin de faciliter l’organisation de l’activité et la vie des équipes de travail, les jours de télétravail ne pourront pas s’exercer le lundi.

Le responsable hiérarchique continue à assurer un contact avec le salarié en télétravail et veille à ce que l'organisation des réunions permette la présence du salarié, physique ou par visio/call-conférence. Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions et formations.

Le salarié veille également à rester en contact avec son manager, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l'organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales.

Les journées de télétravail non mobilisées par le salarié pour des raisons personnelles ou professionnelles ne pourront, en aucun cas, donner lieu à un crédit cumulé ou reporté sur l'année suivante, dans l’hypothèse de la reconduction du présent accord.

Article 3.3 : FORMALISATION DE LA DEMANDE DE TELETRAVAIL

Le télétravail ne donne pas lieu à un avenant au contrat de travail du salarié.

Le salarié devra adresser, par courrier ou courriel, une demande préalable à son manager dans laquelle il précisera le(s) jour(s) télétravaillé(s).

Une fiche de liaison « télétravail » (annexe 1) est renseignée par le manager et le collaborateur. Elle permet de confirmer l’accord entre les deux parties ou de motiver le refus. Elle est transmise par le manager à la DRH.

Le collaborateur devra fournir à l’appui de sa demande :

• Un justificatif d’abonnement à une ligne internet haut débit

• Un justificatif d’assurance multirisque habitation,

• Une attestation sur l’honneur de la conformité de l’installation électrique de son domicile.

Pour la bonne organisation du service, et pour chaque demande d’utilisation d’un jour de télétravail, un délai de prévenance de trois jours ouvrés devra être respecté.

Ce délai est réduit à 1 jour ouvré en cas de grève des transports, ou sans délai en cas d’intempérie ou cas de force majeure (un justificatif du motif devra alors être produit dans un délai de 2 jours ouvrés suivant l’évènement caractérisant la force majeure).

Dans les situations de grève, d’intempérie ou de force majeure, il est admis que les journées de télétravail peuvent être organisées sur l’ensemble des jours ouvrés, lundi et vendredi inclus.

Afin de pouvoir effectuer un suivi des demandes, la journée prise en télétravail fera également l'objet d'une déclaration dans l'outil de gestion des temps.

Article 4 : ORGANISATION DU TELETRAVAIL

Article 4.1 : LIEU DU TELETRAVAIL

Les parties conviennent que le télétravail puisse s'exercer au domicile du salarié. Le domicile s’entend comme le lieu de résidence principale du collaborateur tel que déclaré dans les outils de gestion RH.

Le lieu de télétravail choisi doit garantir la confidentialité et la sécurité des données, selon les règles de l'Entreprise.

Le collaborateur s’engage à prévoir à son domicile un espace de travail dédié qui lui permette de bénéficier d’un environnement conforme aux règles de sécurité et aux recommandations en matière d’ergonomie et qui soit propice au travail et à la concentration.

Cet espace de travail doit être aéré, lumineux, obéir aux règles de sécurité électrique et permettre de travailler dans des conditions adaptées.

Article 4.2 : GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL ET PLAGES DE JOIGNABILITE

Le télétravail n'a pas pour effet de mettre en cause la définition du lien de subordination entre l'employeur et le salarié.

Il n'a pas pour effet de modifier l'activité habituelle, la charge de travail ou l'amplitude de travail applicable habituellement dans les locaux de l'entreprise.

L'exécution de l'activité professionnelle à distance ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le salarié.

A ce titre, pendant les périodes de télétravail, le collaborateur s'engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles dans le cadre de ses horaires habituels de travail.

Le salarié en télétravail gère l'organisation de son temps de travail, selon ses horaires habituels de travail, dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l'entreprise, s'agissant notamment du respect des durées maximales de travail et des durées minimales de repos quotidien (11 h). Une pause déjeuner devra également être respectée dans les mêmes conditions que dans l'entreprise :

• Les collaborateurs dont le temps de travail est décompté en heures exerceront leur activité à domicile dans la limite de 7 h 45 mn de travail effectif par jour (à dûe proportion pour les collaborateurs à temps partiel)

• Les collaborateurs dont le temps de travail est décompté en jours organiseront leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos prévues par la réglementation.

Dans le respect du principe de conciliation vie personnelle et vie professionnelle, et en dehors des cas exceptionnels, le management en général et tout salarié en particulier, veillera à respecter les horaires de travail de son équipe.

De même, le télétravail ne doit pas être une source de contraintes ou de perturbation dans la conduite des activités, que ce soit pour les clients, les fournisseurs, les équipes, les collègues et les managers. Les salariés en télétravail s’assurent de ne pas avoir de réunions ou d’interactions sur un dossier nécessitant leur présence physique dans les locaux de l’Entreprise.

Afin de préserver à la fois les temps de repos du télétravailleur et le travail en équipe, il est demandé au télétravailleur de rester joignable pendant les heures habituelles de travail, lesquelles doivent couvrir a minima les plages communes de travail et s’inscrire dans la limite des plages horaires d’ouverture et de fermeture définies dans l’entreprise.

Il est rappelé que le télétravailleur n’est pas couvert par l’entreprise lorsqu’il quitte son domicile pour une raison étrangère à son activité professionnelle.

Article 4.3 : LE DROIT A LA DECONNEXION

Les outils technologiques de communication (TIC) mis à la disposition du salarié en télétravail offrant un droit à la déconnexion, les recommandations déterminées par la Charte MNH sur le Droit à la Déconnexion et l’Usage des Outils Numériques du 8 décembre 2017 sont applicables aux télétravailleurs et à leurs managers.

Article 4.4 : ENVIRONNEMENT ET EQUIPEMENTS DE TRAVAIL

• Connexion haut débit

Le collaborateur en télétravail doit disposer d'une ligne internet haut débit sur son lieu d’exercice du télétravail, condition indispensable à la réalisation du télétravail.

• Outils du télétravail

Le collaborateur en télétravail utilisera pour son travail le matériel informatique lui ayant été confié par l’entreprise de façon permanente et s'engage à en faire un usage conforme à sa destination dans les conditions d’emploi normales, à en prendre soin et en avoir l’usage exclusif.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l'exercice de la seule activité professionnelle.

L'équipement fourni par l'entreprise comprend :

- un ordinateur sécurisé équipé des logiciels correspondant à la situation de travail,

- une solution de téléphonie adaptée à la situation de travail qui préserve autant que faire se peut, la confidentialité du numéro de téléphone du domicile du salarié.

L’assistance à l'utilisation des équipements à distance se fait selon les mêmes modalités que pour les salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise.

En cas de prêt de matériel informatique à titre occasionnel, le collaborateur s’engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail.

En cas de dysfonctionnement des équipements, le collaborateur doit informer sans délai sa hiérarchie et les services responsables des incidents affectant le poste de télétravail afin de déterminer les procédures à suivre. Si les perturbations constatées ne permettent plus l'exercice du télétravail, le manager peut exiger que le travail attendu soit effectué dans les locaux de l’employeur.

Dans le cas où le collaborateur ne dispose pas à titre permanent de matériel informatique alloué par l’Entreprise utilisable en situation de télétravail, l’usage d’un matériel informatique personnel peut être autorisé sous réserve que le collaborateur manifeste de sa propre initiative le souhait de télétravailler en utilisant son propre matériel informatique. Il verra sa demande étudiée au regard de la compatibilité technique du matériel et des applications, d'une part, et de l’accord des instances de sécurité du périmètre concerné, d'autre part.

Le collaborateur devra adresser préalablement sa demande par écrit à sa hiérarchie. Il devra s'engager à respecter les normes techniques et de sécurité définies par l’Entreprise.

Dès lors que l'utilisation par le collaborateur de son propre matériel est source de dysfonctionnements entraînant des incidents ne pouvant être réglés par le service d’assistance technique à distance, l’Entreprise pourra mettre fin unilatéralement et sans délai aux accès sécurisés du collaborateur lui ayant été ouverts pour télétravailler sur son équipement personnel.

Le collaborateur aura la faculté, s'il le demande, de continuer de télétravailler avec l'équipement fourni par l’Entreprise.

• Santé et sécurité des télétravailleurs

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables.

Afin que l'Entreprise puisse procéder dans les 48 heures à la déclaration auprès de la Sécurité Sociale qui en décidera la prise en charge, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de tout accident survenu au domicile à l’occasion de son activité professionnelle.

Article 5 : PROTECTION DES DONNEES ET CONFIDENTIALITE

Le collaborateur en télétravail est tenu au respect des différentes dispositions normatives en vigueur au sein de l’entreprise telles que notamment les règles internes applicables à la protection des données utilisées et leur confidentialité qui figurent notamment dans la charte NTIC.

Il s'engage également à prendre les dispositions nécessaires à la protection et à la sauvegarde des données et documents à sa disposition sur tous supports et par tous moyens fournis par l’Entreprise, à ne pas laisser accéder des tiers non autorisés, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son responsable hiérarchique de toute anomalie constatée.

Article 6 : ASSURANCES

Le salarié doit fournir, à l'occasion de sa première demande de télétravail, une attestation sur l'honneur de la conformité de son réseau électrique et d'une couverture assurance multirisque habitation.

Article 7 : SITUATIONS INDIVIDUELLES SPECIFIQUES DE RECOURS AU TELETRAVAIL

Une attention particulière sera portée :

• aux collaborateurs pour lesquels le médecin du travail aura formulé une recommandation qui nécessite la mise en place du télétravail pour des raisons de santé

• aux collaborateurs en situation de handicap.

Article 8 : SITUATIONS COLLECTIVES SPECIFIQUES DE RECOURS AU TELETRAVAIL

Dans le cadre de situations très exceptionnelles, le télétravail pourra être mis en œuvre temporairement à l’initiative de l’Entreprise pour tout ou partie des collaborateurs au travers du plan de continuité d’activités.

Sont considérées, par exemple, comme situations exceptionnelles :

• Les évènements climatiques ou ponctuels affectant durablement et significativement la circulation des moyens de transport

• Les pandémies

• Les épisodes de forte pollution.

Article 9 : SUIVI DE L’ACCORD

Le suivi de l’application du présent accord sera organisé par une commission spécialisée créée à cet effet. Elle se réunira au moins une fois pendant la période d’effet du présent accord.

Cette commission de suivi sera composée de deux représentants de la direction de l'entreprise et d’un représentant de chacune des délégations syndicales représentatives au sein de la Mutuelle.

Chaque année, le comité d'entreprise sera informé du nombre de salariés ayant bénéficié de ce dispositif.

Article 10 : INTERPRETATION DE L’ACCORD

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

La demande de réunion consigne l'exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l'objet d'un procès-verbal rédigé par la direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.

Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les 8 jours suivant la première réunion.

Jusqu'à l'expiration de ces délais, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 11 : DUREE, RECONDUCTION, REVISION, DENONCIATION

Le présent accord est conclu pour une durée d’un an.

Dans le trimestre qui précède le terme de la période de validité du présent accord, les parties signataires se réuniront afin de juger de l'opportunité de son renouvellement ou de son abandon, sous la même forme ou sous une forme différente.

L'accord pourra être révisé au cours de cette période d'application, par voie d'avenant, signé par les mêmes parties et dans les mêmes formes que le texte initial, dans la mesure où sa mise en œuvre n'apparaîtrait plus conforme aux principes ayant conduit à son élaboration. Dans ce cas, un avenant à l'accord sera conclu entre les parties et sera déposé selon les conditions définies à l’article 13.

Le présent accord pourra être dénoncé au cours de la période d'application, à l'unanimité des parties signataires et dans les mêmes formes qu'il a été conclu.

Article 12 : DATE D’EFFET

Cet accord entre en vigueur le 1^er septembre 2019.

Article 13 : PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent avenant sera déposé en deux exemplaires (dont un sous format électronique) à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail, de l’Emploi du Centre et en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Montargis.

Cet accord fera l’objet d’une notification à l’ensemble des organisations syndicales. Il sera porté à la connaissance de tous les salariés concernés.

Fait au siège social de la M.N.H. à Amilly, le 1^er août 2019

Pour la MNH :

Pour le Président,

Le Directeur Général 

Pour les Organisations syndicales :

CFDT 

CGT

CGT/FO 

ANNEXE 1

FICHE DE LIAISON « TELETRAVAIL »

Accord d’Entreprise relatif au télétravail

applicable du 1^er septembre 2019 au 31 août 2020

Nom Prénom :  ……………………………………………………………………..

Fonction : ………..……………………………………………………………

Direction / Service : ……………………………………………………………………..

Demande de façon volontaire à exercer mes activités en situation de télétravail depuis mon domicile principal situé (adresse) : …………...………………...……………………..……

……………………………………………………………………………………………....

(Il est rappelé qu’en application des dispositions du code du travail (article L1222-9) l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail)

Le(s) jours suivants :

Jour 1 : ………………………………. Jour 2 : ……………...…..……………

Jour 3 : ………………………………. Jour 4 : ……………………..…………

Jour 5 : ………………………………. Jour 6 : ……………………..…………

Jour 7 : ………………………………. Jour 8 : ……………….…..…………..

Jour 9 : ………………………………. Jour 10 : ………………………………

Jour 11 : …………………………..…. Jour 12 : ………………………………

Jour 13 : …………………………..…. Jour 14 : ……..………………………..

Jour 15 : …………………………..…. Jour 16 : ……..………………………..

Jour 17 : …………………………..…. Jour 18 : ……..………………………..

Jour 19 : …………………………..…. Jour 20 : ……..………………………..

Pour le motif suivant :

• Motif personnel (délai de prévenance de 3 jours ouvrés à respecter)

• Grève de transport (délai de prévenance de 1 jour ouvré à respecter)

• Intempéries (sans délai de prévenance)

• Cas de force majeure (sans délai de prévenance, joindre un justificatif)

Matériel informatique utilisé :

• Matériel informatique alloué par l’Entreprise

• Matériel informatique personnel compatible (article 4.4 de l’accord)

Je suis joignable au n° de téléphone suivant : ……………………………………………...

Fait à : ………………………..……. Le : ..….…………………………

Signature du salarié : Signature du responsable hiérarchique :

• Accord

• Refus

Motif du refus :

• N’est pas titulaire d'un contrat à durée indéterminée

• N’exerce pas une activité à temps complet ou dans le cadre d’un temps partiel d’une durée supérieure ou égale à 80% et prévoyant une répartition du temps de travail sur au moins 4 jours par semaine

• Ne justifie pas d'une ancienneté minimale de 12 mois dans l’Entreprise

• Ne dispose pas d'une autonomie suffisante dans le poste occupé et nécessite un soutien managérial rapproché

• Ne détient pas une bonne connaissance de son métier, n’a pas un bon niveau de maîtrise de son activité, du contexte et de l’environnement dans lesquels elle s’exerce,

• N’occupe pas un poste pouvant être exercé à distance et dont l'exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l'équipe

• Ne dispose pas d'un équipement de travail adapté : connexion internet haut débit sécurisée, espace de travail dédié, installation électrique conforme,

• Ne dispose pas d’un matériel informatique alloué de façon permanente par l’Entreprise compatible avec l’exercice de l’activité en télétravail et ne dispose pas d’un matériel informatique personnel selon les conditions définies à l’article 4.4 de l’accord

• La fonction exercée nécessite la présence physique du salarié ou d'une proximité obligatoire

• La fonction exercée relève d'une organisation du temps de travail spécifique

• La fonction exercée relève de l'utilisation de logiciels, d'équipements matériels, et/ou techniques spécifiques

• Le jour de télétravail demandé ne garantit pas le bon fonctionnement de l’organisation

Pièces à joindre obligatoirement à la première demande :

• Un justificatif d’abonnement à une ligne internet haut débit

• Un justificatif d’assurance multirisque habitation,

• Une attestation sur l’honneur de la conformité de l’installation électrique du domicile

Cadre réservé à la DRH

Date de réception : …………………………………….

Décompte du nombre de jours en télétravail : ……………………………………..

Décision d’arbitrage le cas échéant :

• Accord et motif : ..……………………………………

• Refus confirmé et motif : ..……………………………………

Manager avisé le : ..……………………………………

Signature DRH :