Accord d'entreprise "Un protocole d'accord sur la mise en oeuvre du télétravail" chez CAF 52 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DE LA HAUTE-MARNE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD LOCAL :

MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

AU SEIN DE LA CAF DE LA HAUTE-MARNE

ENTRE :

d'une part, la Caisse d’Allocations Familiales de la Haute-Marne, 34 rue du Commandant Hugueny à CHAUMONT,

représentée par sa Directrice, Madame XX 

et d'autre part,

Madame XX, représentant le syndicat Confédération Française Démocratique du Travail (C.F.D.T),

Préambule

Le présent protocole d’accord porte sur la mise en œuvre du travail à distance au sein de la Caf de la Haute-Marne.

Il s’inscrit dans le prolongement du protocole d’accord national du 28/11/2017 relatif au travail à distance et des accords locaux en matière de responsabilité sociale, notamment l’accord local relatif à la diversité et l’égalité des chances du 8/2/2017.

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée, et d’autre part de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-travail.

Les signataires de cet accord considèrent que le travail à distance peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail, contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés et favorisant la conciliation entre vie familiale et vie professionnelle.

Ils portent toutefois également une attention particulière au maintien d’un lien entre le salarié et la Caf de la Haute-Marne.

Ce protocole a été présenté en réunion CSE du 11/7/2019, avec vote favorable à l’unanimité.

Article 1- Définition du télétravail

Conformément à l’article L. 1222-9 du Code du Travail, le télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Le Télétravail constitue donc une forme d’organisation qui permet d’exécuter un travail non pas dans les locaux habituels de l’entreprise mais à domicile, de façon identique, en utilisant les nouvelles technologies et dans le respect des normes sécuritaires, organisationnelles et de productivité.

Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaires dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail à son domicile, sans que la nature de son activité l’y contraigne et en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Article 2- Eligibilité au télétravail

Le Télétravail concerne l’ensemble des salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail en excluant les salariés exerçant des activités itinérantes par nature qui ne peuvent qu’être réalisées habituellement dans les locaux de l’employeur.

N’est pas concernée par ce protocole l’organisation du télétravail qui serait mise en place en cas de circonstances exceptionnelles, après déclenchement du Plan de Continuité d’Activité, un régime dérogatoire s’appliquant dans ce type de situation. L’employeur aura conformément à la législation dans ce cadre la possibilité, de droit, de recourir au télétravail occasionnel pour permettre la continuité de l’activité.

Article 3- Mise en œuvre du télétravail

Article 3.1-Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du double volontariat du salarié et de l’employeur. Il n’est donc pas possible pour l’employeur d’imposer une situation de télétravail à l’un des salariés, ni pour un salarié d’exiger d’exercer ses fonctions en télétravail.

Le salarié doit formuler une demande de télétravail auprès de la Direction.

L’employeur dispose d’un délai de 45 jours ouvrables pour apporter une réponse. En cas de réponse négative, celle-ci est motivée. Lorsque la demande de télétravail émise par le salarié fait l’objet d’un refus, le salarié peut demander un réexamen de sa situation. Cette demande se fait de manière écrite et argumentée dans un délai de 30 jours ouvrables suivant la notification de la décision de refus de l’employeur. La Direction est tenue de répondre à cette demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours ouvrables.

En cas de demande positive, l’acceptation de l’employeur est donnée sous réserve de la fourniture par le salarié de :

• une pièce dédiée à l’exercice du télétravail permettant de garantir le bon fonctionnement de l’activité et dans le respect du secret professionnel. A ce titre, l’employeur sera amené à vérifier si les présentes conditions sont réunies avant toute acceptation

• l’attestation que son assurance multirisques habitation couvre sa présence pendant les journées de télétravail,

• l’attestation, établie par un diagnostiqueur professionnel, que les installations électriques de son domicile sont conformes à la réglementation en vigueur et lui permettent d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité,

• un document signé autorisant l’employeur et le CSE à avoir accès à son domicile, lorsque le télétravail y est réalisé, afin de pouvoir s’assurer que les locaux utilisés respectent les règles relatives à l’hygiène, à la sécurité et aux conditions de travail.

• S’il est locataire, le salarié doit pouvoir transmettre une attestation de son bailleur précisant qu’aucune disposition du contrat de bail ne s’oppose à l’exercice du télétravail au domicile du salarié

Article 3.2- Condition d’accès au télétravail - Sélection des candidatures

Pour bénéficier du télétravail, le salarié concerné doit s’inscrire dans les conditions cumulatives suivantes :

Article 3.2.1-Conditions tenant à l’organisme

Le déploiement du télétravail au sein de l’organisme s’effectuera de manière progressive.

Le nombre de télétravailleurs pour l’organisme et par service est fixé en fonction de l’effectif et des besoins de l’organisme

Chaque année, la Direction précisera le nombre de postes ouverts au télétravail et le calendrier annuel de mise en œuvre par une note de Direction.

En tout état de cause, le télétravail ne pourra pas concerner plus de 10 % de l’effectif CDI total de l’organisme.

Article 3.2.2- Conditions tenant à l’organisation par domaine d’activité ou service

Le télétravail doit permettre de renforcer l’efficience de l’organisme. Il doit donc être compatible avec l’activité du salarié. Le télétravail n’est par conséquent possible que si le salarié est en mesure d’accomplir intégralement ses missions de la même manière qu’au sein des locaux de l’organisme.

La Direction s’assure que l’organisation du télétravail n’entrave pas le fonctionnement du service et veille à disposer d’un effectif suffisant pour assurer le fonctionnement et la continuité du service.

Article 3.2.3- Conditions tenant au poste occupé

L’organisation du télétravail n’est pas compatible avec certaines activités qui requièrent une présence obligatoire dans la tenue du poste. Aucune activité ne peut avoir pour effet le transport de documents entre la Caf et le domicile du télétravailleur. L’activité doit être dématérialisée en totalité.

Article 3.2.4-Conditions tenant au salarié

Le télétravail est ouvert aux salariés exerçant leur activité à temps plein ou à temps partiel, tout en respectant l’exigence de 3 jours par semaine sur le lieu de travail.

Pour pouvoir exercer son activité en télétravail, le salarié doit par ailleurs démontrer les aptitudes suivantes :

• Un bon niveau de maîtrise des tâches confiées, avec notamment l’atteinte du socle de base de son emploi,

• Une capacité à exécuter des tâches avec autonomie,

• Une capacité à organiser son temps de travail

• Une capacité à savoir alerter la hiérarchie à bon escient.

Article 3.2.5- Conditions tenant au domicile du salarié

Le domicile du salarié, lieu d’exécution du télétravail, doit être compatible avec les normes d’hygiène et de sécurité recommandées par l’exercice du télétravail, ainsi que des garanties de confidentialité.

Les demandes de télétravail sont par conséquent examinées par l’employeur au vu des conditions de faisabilité technique et organisationnelle, au regard du poste de travail considéré et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié.

Article 4 : Procédures

Article 4.1 : Demandes

Les salariés seront informés des modalités pratiques d’organisation et de suivi du télétravail par une note de Direction.

Le salarié souhaitant opter pour le télétravail formule sa demande auprès de la Directrice de la Caf par courrier.

Cette demande est soumise à l’avis de son responsable hiérarchique.

La Direction statue sur la demande en fonction notamment des éléments suivants :

• Le respect des conditions techniques prévues

• Le respect des conditions listées à l’article 3 du présent accord

• Le respect de la procédure décrite

• Le nombre maximal de télétravailleurs au niveau de l’organisme et par service

• L’application des critères de priorité

Le nombre de jours ainsi que les jours de télétravail seront arrêtés par la direction sur proposition du salarié (demande) et de l’encadrement (en fonction de l’organisation du service).

Article 4.2 Réponses

L’employeur dispose d’un délai de 45 jours ouvrables pour formuler sa réponse motivée par écrit. L’absence de réponse ne vaut pas décision implicite d’acceptation.

Au sein de la Caf de la Haute-Marne, par ordre de priorité, une attention particulière sera portée aux critères suivants :

1. aux salariés bénéficiaires de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé, conformément à l’article L.1222-9 du Code du Travail,

2. aux salariés éloignés géographiquement ou ayant des temps de trajets journaliers conséquents,

3. aux salariés âgés de plus 58 ans.

Article 4.3- Signature d’un avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail fait l’objet de la signature d’un avenant au contrat de travail par le salarié et l’employeur. Cet avenant est conclu pour une période d’un an. Il fixe le lieu d’exercice du télétravail, le ou les jours télétravaillés, la période d’adaptation.

Cet avenant n’est pas renouvelé par tacite reconduction. Au terme de cette durée d’un an, le télétravail ne peut être reconduit que par la conclusion d’un nouvel avenant. Le salarié devra formuler une demande de renouvellement au moins 2 mois avant la fin de l’avenant au contrat de travail.

L’avenant au contrat de travail est valable uniquement pour le poste que le salarié occupe à la signature de celui-ci. En cas de changement de poste, la poursuite du télétravail est subordonnée à l’accord entre les deux parties.

Article 4.4- Mise en œuvre d’une période d’adaptation

A la suite de la conclusion de l’avenant au contrat de travail, une période d’adaptation est organisée. Cette période permet au salarié et à l’employeur de s’assurer que le télétravail correspond à ses attentes et possibilités.

Au cours de cette période, le salarié comme l’employeur peut décider unilatéralement de mettre un terme au télétravail en respectant un délai de prévenance de 15 jours ouvrables.

La durée de cette période d’adaptation est fixée à 3 mois.

Afin d’apprécier l’opportunité de poursuivre ou non le télétravail, un entretien est organisé entre le salarié, son responsable hiérarchique et le responsable du service Ressources Humaines au moins 15 jours ouvrables avant le terme de la période d’adaptation.

Article 5- Modalités d’exercice du télétravail

Article 5.1 - Nombre de jours en télétravail

Le salarié doit être présent au sein de son unité de travail au minimum 3 jours par semaine. Le télétravail pourra donc être exercé à hauteur de 1 ou 2 journées par semaine.

Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre le salarié et l’employeur. A défaut d’accord, le télétravail n’est pas mis en place.

Pour les cadres techniques, le nombre de jours de télétravail est limité à 1 jour par semaine, sous réserve que l’emploi ne nécessite pas de contacts avec les allocataires ou les partenaires et que l’activité soit 100% dématérialisée.

Afin de concilier les nécessités liées au management et le dispositif de télétravail, seul le personnel au forfait jours aura accès au télétravail dans la limite d’un jour par semaine et dans une limite maximale de jours qui sera fixée par note de Direction. Ce forfait ne constitue pas un droit acquis et sera à utiliser avec le responsable hiérarchique en fonction de l’activité des services et avec un délai de prévenance d’une semaine. Ces jours pourront faire l’objet d’une planification mensuelle selon les besoins du service.

Le salarié est tenu de respecter le calendrier fixé par l’employeur quant au nombre et jours télétravaillés et le nombre de jours de présence dans l’entreprise.

Le salarié pourra être contacté durant les plages d’horaires fixes de l’organisme, soit de 9h à 11h et de 14h à 16h. Le contrôle du temps de travail se fait par badgeage sur le poste de travail. La durée effective d’une journée de télétravail varie selon le contrat du salarié, sans pouvoir dépasser sa durée théorique de travail.

Dans un souci de protection de la vie privée des télétravailleurs et dans le cadre du droit expresse à la déconnexion des salariés, l’employeur ne pourra contacter le télétravailleur qu’en respectant les plages horaires fixes définies ci-dessus.

Le droit à la déconnexion s’entend comme étant le droit pour le salarié à ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail.

Les parties réaffirment que les périodes de repos, de congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

Concernant l’usage de la messagerie professionnelle, il est précisé que le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail.

En cas de nécessité de service (formation, mission, réunions…), le salarié en télétravail peut être amené à travailler à la demande de l’employeur dans les locaux de l’organisme. La journée télétravaillée sera alors reportée.

En cas de nécessité de service, la Direction se réserve la possibilité de lui demander de revenir travailler en organisme pour une durée à déterminer (périodes de congés scolaires, absences imprévues de collègues).

Lorsque le salarié est amené de sa propre initiative à ne pas effectuer une journée de télétravail, il n’est pas possible de reporter cette journée.

La prise d’un jour de congé, de RTT, protocoles, récupération, arrêt maladie ou tout autre type d’absence sur un jour télétravaillé ne constitue pas un motif de report ou une modification de jours télétravaillés.

En cas de problème technique l’empêchant d’effectuer normalement son activité, le télétravailleur en informe immédiatement son manager qui prendra alors les mesures appropriées. Pour les incidents techniques dont la durée dépasse deux heures, le salarié devra revenir sur son lieu de travail habituel ou à défaut devra positionner un congé.

En cas d’épisode de pollution tel que prévu par l’article L.223-1 du Code de l’Environnement ayant amené le Préfet à édicter des règles de restrictions de circulation, le télétravail pourra être mis en place de façon exceptionnelle sans tenir compte des jours habituellement télétravaillés.

En cas d’épisode climatique exceptionnel (neige), empêchant le trajet domicile/travail, avec l’accord de la Direction, le salarié télétravailleur qui devait initialement réaliser une journée au sein de son unité de travail pourra l’effectuer en télétravail. Il informera dès que possible l’encadrement de cette situation.

Cette journée sera considérée comme une journée supplémentaire de télétravail accordée au titre de la prévention des risques professionnels et n’aura pas d’impact sur le quota ou les jours définis de télétravail.

Article 5.2 - Temps de travail

Les journées de télétravail doivent être établies en conformité avec les dispositions de l’accord sur la gestion du temps de travail en vigueur dans l’entreprise.

Les journées de travail seront matérialisées par un badgeage sur le poste de travail pour les salariés badgeant et pour les salariés au forfait annuel par information auprès de la Direction par messagerie.

Le responsable du télétravailleur détermine les travaux à réaliser en télétravail, ceux-ci devront faire l’objet d’un suivi et compte rendu à son retour sur site.

Les modalités de suivi de la charge de travail, des conditions d’activités sont fixées avec le responsable hiérarchique et devront être évoquées dans l’Entretien Annuel d’Évaluation et d’Accompagnement.

Article 5.3 - Suspension provisoire du télétravail

Dans les mêmes conditions que le protocole d’accord national, il est prévu une possible suspension provisoire du télétravail. Lorsque le salarié est confronté à des circonstances de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (inondation, incendie, interruption du réseau informatique…), le télétravail est suspendu si aucune solution n’est trouvée dans la journée.

Article 5.4 - Lieu de travail du salarié

Le salarié pourra exercer son activité en télétravail exclusivement à son domicile. En cas de changement de domicile, la poursuite du télétravail n’est pas automatique et est subordonnée à l’accord des deux parties.

Le domicile du salarié doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle. Le télétravailleur doit donc disposer d’un espace réservé à son activité professionnelle, afin de distinguer vie professionnelle et vie privée.

Par ailleurs, le salarié doit disposer à son domicile d’un accès internet haut débit, condition indispensable à la réalisation du télétravail à son domicile.

Le salarié doit fournir une attestation établie par un diagnostiqueur professionnel, indiquant que l’installation électrique du domicile est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en sécurité.

Le salarié doit enfin s’assurer que son assurance multirisques habitation couvre bien sa présence pendant les jours de télétravail.

Lors des périodes de présence au sein de l’organisme, les salariés en situation de télétravail bénéficieront le cas échéant d’un espace de travail partagé si leur activité le permet et d’un poste de travail bénéficiant à plusieurs télétravailleurs. Une attention particulière sera portée à l’aménagement de cet espace de travail.

Article 5.5 - Prise en charge des frais professionnels

Dans le cadre de la mise en œuvre du télétravail, la Caf prend en charge :

• Le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques. Si des travaux de mise en conformité doivent être réalisés, ils sont effectués par l’entreprise choisie par le salarié et sont à la charge de ce dernier, ainsi que le coût de la contre-visite par l’organisme qui a effectué la première visite. Dans cette hypothèse, le salarié a la faculté de retirer sa demande de télétravail.

• Le surcoût éventuel de l’assurance du domicile sur justificatif.

Une indemnité forfaitaire est également versée aux télétravailleurs. Cette indemnité vise à couvrir les frais liés à l’abonnement internet et à la consommation d’électricité, d’eau et de chauffage du salarié. Elle s’élève, au 1/1/2019, à 10.24€ par mois pour une journée de télétravail par semaine, 20.48€ pour deux journées de télétravail par mois. Ces montants sont revalorisés au 1/1 de chaque année en fonction de l’évolution de l’indice INSEE « Logement, eau, gaz et combustibles ».

L’indemnité est versée sur 10,5 mois par an afin de tenir compte des congés annuels. Le versement de l’indemnité est suspendu en cas d’absence du salarié de plus d’un mois en continu.

Article 6 – Situation du salarié pendant la période de télétravail

Article 6.1 - Réversibilité du télétravail

Au-delà de l’échéance annuelle de renouvellement du télétravail, il peut être mis fin au télétravail par accord des parties avant le terme initial prévu par l’avenant au contrat de travail, sous réserve de respecter un préavis de 30 jours ouvrables, notamment si l’une des conditions à l’article 3.2 n’est plus réunie.

Article 6.2 - Egalité de traitement entre les salariés

Les agents en situation de télétravail bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise, en application de l’article L.1222-9 du Code du Travail.

A ce titre, les agents en situation de télétravail ont droit :

• Aux mêmes droits collectifs que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise,

• De faire partie des effectifs de l’entreprise pris en compte pour la détermination des seuils,

• A l’accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise,

• A la formation professionnelle et aux possibilités de déroulement de carrière dans les mêmes conditions que les salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’entreprise,

• Aux entretiens professionnels comme les autres salariés,

• A l’attribution des titres restaurants pour les jours de télétravail.

Le télétravailleur demeure soumis aux règles de déclaration des congés de maladie applicables.

Conformément aux articles 9 à 11 du protocole d’accord national, à l’occasion des élections professionnelles, le télétravailleur bénéficie des mêmes conditions d’électorat, d’éligibilité et d’exercice d’un mandat que les autres salariés.

Article 6.3 - Protection des données

Dans le cadre de son activité en télétravail, le salarié reste soumis aux règles de confidentialité et de sécurité qui figurent dans la charte de bon usage des nouvelles technologies de l’information et de la communication de l’organisme et aux dispositions du règlement intérieur de l’organisme.

Le salarié s’engage à respecter les règles de sécurité et de confidentialité du système d’informations en vigueur à la Caf de la Haute-Marne.

Aucun tiers n’étant autorisé à utiliser le poste de travail.

Article 6.4 - Santé et Sécurité

En cas d’accident au domicile, le régime des accidents du travail s’applique de la même façon que si l’accident était survenu dans les locaux de la Caf. L’agent doit informer immédiatement l’employeur, qui doit procéder dans les 48hrs à une déclaration d’accident du travail auprès de la CPAM.

En cas d’accident en situation de travail, il appartient au télétravailleur de faire constater par tous les moyens possibles (témoignages, manager, représentant du corps médical…) les circonstances exactes de l’accident dont il a été victime. C’est sur cette base et sur les compléments d’enquête qui seront effectués que l’Assurance Maladie qualifiera la nature de l’accident.

En cas d’arrêt maladie, le télétravailleur contactera le service du personnel et son responsable hiérarchique par voie téléphonique, courrier électronique et devra fournir son certificat médical dans les 48H.

L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et aux conditions de travail. Ils peuvent avoir accès au domicile du télétravailleur. En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

Article 6.5 - Fin de la période de télétravail

Lorsque la situation de télétravail prend fin, le salarié retrouve son poste et ses conditions de travail antérieures.

Article 7 – Equipements de travail

Afin de permettre à l’agent en télétravail de réaliser ses missions à distance, il lui est fourni le matériel informatique et de communication nécessaire.

L’utilisation du matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle. Le salarié s’engage à prendre soin de ces équipements et à les restituer lorsqu’il est mis fin au télétravail.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement son responsable et les services spécialisés de l’organisme.

Article 8 – Evaluation du télétravail

Article 8.1 - Sensibilisation au télétravail

Les agents en situation de télétravail reçoivent une formation appropriée, portant notamment sur les équipements techniques mis à disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

En application de l’article 11 du protocole d’accord national, le manager et les collègues de l’agent en télétravail seront sensibilisés à cette organisation du travail. Les managers chargés d’encadrer les télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

Les collègues du salarié sont sensibilisés à cette forme d’organisation du travail et sont notamment informés sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec le salarié durant les périodes de télétravail.

Article 8.2 - Entretiens annuels

En application de l’article L.1222-10 du Code du Travail, les agents en télétravail bénéficient d’un entretien annuel portant sur les conditions d’activité et la charge de travail en télétravail. Cet entretien se déroule à la suite de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement.

Article 9 – Publicité du présent accord

Le présent accord a fait l’objet d’une consultation du Comité Social et Economique de la Caf de la Haute-Marne, lors de sa séance du 11/7/2019. Un bilan annuel du télétravail est présenté au CSE. La liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au Médecin du Travail et aux représentants du personnel.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans, soit jusqu’au 30/6/2022. Il pourra être révisé dans les conditions légales posées par le Code du Travail.

Après agrément, le présent accord fera l’objet, conformément aux mesures légales de publicité, d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail et au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Chaumont.

Fait à CHAUMONT, le 12/7/2019

La Directrice,

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Pour la CFDT,

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