Accord d'entreprise "Mise en place du vote électronique au sein de la Caf de la Haute-Marne" chez CAF 52 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DE LA HAUTE-MARNE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD LOCAL RELATIF A

LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

AU SEIN DE LA CAF DE LA HAUTE-MARNE

Il est convenu ce qui suit entre :

La Caisse d’Allocations Familiales de la Haute-Marne,

34 rue du Commandant Hugueny à CHAUMONT,

représentée par Madame XXX, Directrice

et

Madame XXX, représentant le syndicat Confédération Française Démocratique du Travail (C.F.D.T)

Préambule

Depuis la loi du 21/6/2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, l’article L. 2314-26 du Code du Travail prévoit que les élections professionnelles peuvent se tenir par vote électronique. Le décret n°2007-602 et l’arrêté du 25/4/2007 ont précisé les conditions de mise en œuvre du vote électronique.

Dans ce cadre, afin de faciliter l’organisation des prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d’administration de la Caf de la Haute-Marne, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par internet. Ce recours au vote électronique s’inscrit dans une volonté de renforcer et de moderniser le dialogue social et contribue aussi à la démarche de développement durable de l’organisme.

Le vote électronique a pour objectif de

• faciliter l’organisation des élections professionnelles, supprimant notamment l’incertitude liée aux supports papier et aux acheminements postaux,

• favoriser la participation des salariés, l’électeur n’ayant plus d’obligation de se déplacer jusqu’aux urnes,

• augmenter la sécurisation des résultats, avec la suppression des urnes et des tâches liées au dépouillement papier.

Article 1 : Champ d’application

Le présent protocole d’accord a ainsi pour objet de prévoir le recours au vote électronique au sein de la Caf de la Haute-Marne pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’administration en 2021-2022, conformément à l’article L.231-15 du Code de la Sécurité Sociale.

Le présent protocole sera annexé au protocole pré-électoral, qui fixera le détail des modalités d’organisation de l’élection.

Article 2 : Modalités d’organisation des opérations

Article 2-1 Vote exclusivement électronique

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement électronique pour cette élection des représentants du personnel au Conseil d’administration.

Il sera proscrit tout recours au papier, pour l’ensemble des opérations de vote et pour les trois sites de l’organisme.

Article 2-2 Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité nécessaire, des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, il est prévu de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé.

En application de l’instruction technique n°2019-113 du 25/2/2019, la Caf aura recours à un marché subséquent, dans le cadre de l’accord cadre inter-régime n°18AC22 de l’Ucanss.

Le cahier des charges, respectant l’ensemble des prescriptions légales, sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et sur l’intranet de l’organisme.

Le prestataire retenu sera désigné dans le protocole d’accord pré-électoral. Il dispensera une formation sur le système de vote auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres des bureaux de vote.

Article 2-3 Listes électorales

La Direction établira un fichier « Listes électorales » comprenant les données suivantes : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, résidence administrative, adresse postale ou e-mail.

Ce fichier sera transmis au prestataire pour permettre à ce dernier de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir les codes confidentiels pour voter par internet.

Ce fichier est distinct de la liste électorale établie et affichée conformément à la législation en vigueur.

Article 2-4 Liste de candidats et bulletins de vote

La liste des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises au service Ressources Humaines, qui les transmettra en l’état au prestataire.

Les listes présentées par les organisations syndicales seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.

Article 2-5 Communication au personnel

Un plan de communication interne à destination des salariés est mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technologie de vote.

En amont du scrutin :

• Information sur les conditions et règles du vote en ligne,

• Information sur la date d’envoi des codes / identifiants de vote par le prestataire,

• Messages d’information sur l’intranet.

Pendant le scrutin :

• Les électeurs pourront joindre une cellule d’assistance technique au sein du service Ressources Humaines afin d’obtenir les informations qu’ils jugeraient nécessaire au bon déroulement de l’expression de leur vote.

Article 2-6 Lieux et durée du scrutin

Les électeurs pourront voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les élections se dérouleront conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Article 3 : Déroulement des opérations de vote

Article 3-1 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra, avant le scrutin, une note récapitulant les opérations à effectuer, accompagnée d’un identifiant de vote et d’un code confidentiel, généré de manière aléatoire par le prestataire.

Le prestataire désigné devra respecter les recommandations éditées par la CNIL relatives à la sécurité des systèmes de vote électroniques. Les modalités de génération et d’envoi des codes personnels (envoi séparé notamment des identifiants et mots de passe) doivent être conçues de façon à garantir leur confidentialité et, par voie de conséquence, la sécurité du vote et la fiabilité des élections.

Une fois connecté selon le processus sécurisé par le prestataire, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées.

La liste d’émargement générée par le prestataire au fil des votes effectifs ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Le dépouillement sera réalisé de façon automatique par les membres du bureau de vote grâce à la saisie des clés de déchiffrement.

Article 3-2 Garantie de confidentialité des voix et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences des articles R. 2314-10 et R. 2324-6 du Code du Travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. Le vote de l’électeur est crypté et stocké dans une urne électronique, sans lien avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Seul le nombre de votants pourra être communiqué au cours du scrutin.

A l’expiration du délai de recours ou, en cas d’action contentieuse après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procédera à la destruction des fichiers supports.

Article 4 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de l’organisme en 2021-2022. A l’arrivée du terme de cet accord, il cessera de produire ses effets. Il pourra être révisé dans les conditions légales.

Le présent avenant entrera en vigueur à la date de l’agrément prévu par l’article L. 123-2-1 du Code de la Sécurité Sociale.

Après agrément, le présent accord fera l’objet, conformément aux mesures légales de publicité, d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail et au Secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Chaumont.

Fait à Chaumont, le 14/9/2021

La Directrice de la Caf,

XXX

La déléguée syndicale C.F.D.T

XXX