Accord d'entreprise "Accord sur le télétravail" chez ARELI (Siège)

Accord sur le télétravail

Table des matières

1. Cadre du télétravail et principes généraux 3

1.1. Définition du télétravail 3

1.2. Différents types de télétravail 4

1.3. Lieux de télétravail 4

2. Conditions de mise en oeuvre 4

2.1. Catégories de salariés face au télétravail 4

2.2. Eligibilité 5

2.3. Demande à l’initiative du salarié et validation par le manageur 5

2.3.1. Télétravail de manière exceptionnelle 6

2.3.2. Télétravail habituel 6

2.4. Réversibilité 6

3. Organisation du télétravail 7

3.1. Organisation dans les services 7

3.2. Planification et modification 7

3.3. Organisation matérielle du poste de travail du télétravailleur au domicile 8

3.4. Equipement de travail 8

3.5. Horaires de travail et joignabilité 9

4. Indemnisation 10

4.1. Indemnité de déplacement 10

4.2. Indemnité de télétravail au domicile 10

5. Télétravail dans le cadre d’une situation exceptionnelle ou de cas de force majeure 10

6. Protection des données 10

7. Santé et sécurité 11

7.1. Accident du travail et arrêt de travail 11

7.2. Conditions de travail 11

8. Dispositions finales 11

8.1. Notification 11

8.2. Durée et date d’entrée en application 11

8.3. Dépôt de l’accord 12

ENTRE

L’Association ARELI dont le siège social est situé au 207, Boulevard de la Liberté à Lille (59000), représentée par M XXX en sa qualité de Directeur Général,

d’une part

ET

L’Organisation syndicale Sud Logement Social dont le siège social est situé au 42, Rue Cambronne à Paris (75740), représentée par M XXX en sa qualité de Déléguée Syndicale,

d’autre part,

Préambule

Un premier accord relatif au télétravail a été signé le 10 mai 2019, avec une prise d’effet au 1er juillet 2019, afin de permettre le déploiement du télétravail au sein de l’association. Cette accord d’une durée initiale d’un an a été prorogé par deux avenants jusqu’au 31 décembre 2021.

Confortés par les retours d’expérience positifs de ce premier accord qui a démontré que le télétravail permet de répondre au double objectif d’amélioration de la qualité de vie des salariés, à la fois au niveau privé et professionnel, la Direction Générale et la délégation syndicale souhaitent par ce nouvel accord, confirmer leur engagement pour le télétravail qui s’inscrit également dans la nouvelle organisation de travail au niveau des équipes du siège tout en préservant l’esprit d’équipe et de l’entreprise.

Reposant sur une démarche de double volontariat salarié / employeur et de confiance, le télétravail ne saurait toutefois constituer un droit pour le salarié ni une obligation pour l’employeur. L’environnement de travail du collaborateur, son métier, ses missions, et ses capacités à travailler dans ce mode d’organisation doivent être pris en considération dans la décision du manageur d’autoriser ledit salarié à exercer son activité en télétravail.

1. Cadre du télétravail et principes généraux

1.1. Définition du télétravail

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail, qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. »

L’exercice de ce droit suppose que le travail du salarié puisse être exercé à distance grâce aux technologies de l’information et de la communication de l’association.

1.2. Différents types de télétravail

Le télétravail peut être exercé :

• de façon habituelle, à raison d’une ou plusieurs fois par semaine/mois ;

• de manière exceptionnelle à la demande du salarié ou de l’employeur en cas de force majeure ou d’évènement exceptionnel.

Le passage au télétravail modifie seulement la façon dont le travail est effectué, il n’affecte en rien la qualification ou le métier du télétravailleur. A ce titre, le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages individuels et collectifs que les autres salariés.

S’agissant du télétravail régulier bien qu’il se veuille souple dans son fonctionnement, un salarié ne pourra pas être dans une situation de télétravail à 100 % de manière permanente et cela dans un souci de préservation de l’équilibre vie personnelle-vie professionnelle et de bon fonctionnement de l’organisation de l’association.

1.3. Lieux de télétravail

Sous couvert du respect des conditions prévues par le présent accord, le télétravail peut se réaliser :

• au sein d’un établissement de l’association qui n’est pas l’établissement d’attache et qui serait plus proche du domicile du salarié ou dans des espaces de co-working ou autres (par exemple, dans des locaux de nos partenaires à l’occasion de réunions, de déplacements,…). Cette forme de travail sera nommée télétravail en tiers lieu.

• au domicile du salarié. Cette forme de travail sera nommée télétravail au domicile. Le télétravail au domicile de manière régulière implique que les conditions de travail le permettant soient réunies. Par télétravail au domicile, il faut entendre le lieu de résidence habituel déclaré auprès du service des Ressources Humaines.

2. Conditions de mise en œuvre

2.1. Catégories de salariés face au télétravail

Il existe 4 catégories de salariés face au télétravail :

• Les salariés qui ne peuvent pas télétravailler du fait de leur fonction : les agents de maintenance, d’entretien et de veille ;

• Les salariés, au sein des résidences, en contact quotidien avec les locataires/résidents, dont la présence est indispensable auprès du public logé, mais qui peuvent télétravailler exceptionnellement : les responsables de site, les travailleurs sociaux, les animateurs et les coordinateurs santé

• Les salariés, au siège social, en contact avec le public et qui peuvent être en télétravail durant des périodes définies, il s’agit des unités de travail : Conseillers Orientation Logement (COL/CROL) et Accueil Siège

• Les salariés, au siège social, dont l’activité leur permet d’être en télétravail de manière récurrente ou non, il s’agit des unités de travail : Immobilier, Administratif ETAM, Administratif encadrant

2.2. Eligibilité

Le télétravail est aujourd’hui une faculté ouverte aux salariés, sur la base du volontariat, et ne saurait être une obligation. Il est à l’initiative du salarié, sa mise en œuvre doit tenir compte des évolutions de l’organisation du travail et répondre à certaines conditions, et être autorisée par le manageur au regard de l’environnement de travail du collaborateur, des contraintes de service et de la nécessaire préservation de l’esprit d’équipe et du travail collectif.

Par ailleurs, les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Sont dès lors éligibles au télétravail :

• Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée

• Les apprentis, les contrats professionnels et les stagiaires,Dont le poste n’exige pas, par nature, d’être tenu physiquement dans les locaux de l’entreprise

• Quel que soit le temps de travail prévu au contrat

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé

• Disposant des conditions techniques nécessaires au télétravail et bénéficiant d’installations électriques adaptées.

2.3. Demande à l’initiative du salarié et validation par le manageur

Sauf cas de force majeure, le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié et après examen et accord du manageur qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité du présent accord et en valide l’organisation en fonction des besoins de service.

2.3.1. Télétravail de manière exceptionnelle

Les fonctions en contact quotidien avec les locataires/résidents ne peuvent pas télétravailler, par principe, du fait de la nécessité de présence auprès du public logé.

Exceptionnellement, ces salariés pourront télétravailler, après validation du manageur, il se fera dans le cadre de besoins de service spécifique.

Les demandes de télétravail seront étudiées au cas par cas, il ne sera pas accepté de récurrence. La demande se fera par mail auprès du supérieur hiérarchique au minimum 48h avant.

2.3.2. Télétravail habituel

Concernant les fonctions d’accueil et de COL/CROL, une présence sur des jours fixes se fera en lien avec le manageur, un télétravail en dehors de ces périodes pourra s’organiser.

Enfin, pour les salariés dont l’activité permet un télétravail, récurrent ou non, la mise en place du télétravail et son recours sera fera après échange avec le manageur qui aura toute souplesse pour en définir l’organisation selon les besoins de service et en accord avec le salarié. Cette organisation pourra donc évoluer selon les périodes en cas de nécessité.

En cas de besoin, dûment justifié par le manageur (comme par exemple : nécessité impérative de service, impossibilité matérielle ou technique de poursuivre le télétravail au domicile du salarié), le salarié réintègrera son poste sur son site de rattachement dans les meilleurs délais et durant le temps nécessaire.

2.4. Réversibilité

Pour le télétravail habituel, l’accord des parties pour passer en télétravail est réversible tant à l’initiative du manageur que du salarié.

Le salarié peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail au domicile en respectant un délai de prévenance d’une semaine. Ce délai peut être réduit ou supprimé en accord avec le manageur.

Le manageur pourra en cas de nécessité mettre fin au télétravail moyennant un délai de prévenance au minimum d’une semaine et le salarié aura un délai d’une semaine pour restituer le matériel mis à disposition, le cas échéant, dans le cadre du télétravail.

Ces délais permettent de gérer convenablement le retour du salarié sur le lieu de travail et la restitution du matériel mis à disposition. Lorsqu'il est mis fin au télétravail au domicile, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité sur son site de rattachement.

La demande de réversibilité fera l’objet d’un entretien spécifique pour en expliquer les raisons .

3. Organisation du télétravail

3.1. Organisation dans les services

L’organisation du télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son manageur, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

L’unité minimum de télétravail est la demi-journée.

Les manageurs auront la responsabilité de déterminer l’organisation du télétravail en conciliant les nécessités de l’activité et les souhaits des salariés. Aucun salarié n’aura une priorité par rapport aux autres dans la prise en compte de ses souhaits. S’il s’avère impossible que les souhaits des salariés soient conciliés au regard de la nécessité de service, il appartiendra aux manageurs d’organiser la répartition des jours entre les demandeurs.

De plus, afin de concilier les impératifs d’organisation des services d’une part, l’égalité des salariés qui y sont éligibles dans l’accès au télétravail d’autre part, le manageur aura la faculté de revoir les modalités de télétravail avec le salarié. Le salarié n’acceptant pas la nouvelle organisation du télétravail aura la faculté de renoncer au télétravail.

De même, le salarié pourra solliciter son manageur s’il souhaite faire évoluer son organisation face au télétravail. En cas de désaccord, le responsable du manageur pourra être sollicité.

Le recours au télétravail ne devra pas être un frein à l’organisation de réunion. Le salarié doit donc veiller à assister en présentiel à toutes les réunions qui sont nécessaires à l’exercice de ses fonctions et auxquelles sa présence est sollicitée. Lorsque les réunions peuvent se tenir avec le recours aux outils numériques sans que la qualité de celles-ci soit remise en cause, les réunions de ce type seront à privilégier.

Les salariés soumis à l’astreinte peuvent télétravailler les jours d’astreinte mais ils devront être en mesure de pouvoir intervenir dans les mêmes conditions qu’en absence de télétravail.

3.2. Planification et modification

Le calendrier Outlook, ou tout autre outil mis en place ultérieurement au sein de l’association, doit permettre de savoir où le salarié travaille avec, idéalement, une prévision à une semaine.

En cas de changement d’adresse du domicile, le salarié doit informer le manageur et le service des Ressources Humaines dans les plus brefs délais.

En respectant un délai de prévenance raisonnable quand une situation professionnelle le justifie, que ce soit à la demande du salarié télétravailleur ou de son manageur, une journée de télétravail récurrent peut être décalée à un autre jour de la même semaine ou annulée.

3.3. Organisation matérielle du poste de travail du télétravailleur au domicile

Pour le télétravail réalisé de manière habituelle mis en place à l’initiative du salarié et après accord du manageur, le salarié devra remplir une attestation sur l’honneur indiquant :

• Qu’il s’engage à effectuer son télétravail au domicile habituel tel que déclaré et à informer le service des Ressources Humaines dans les plus brefs délais de tout changement

• Qu’il dispose d’un espace de travail dans son domicile propice à la bonne réalisation de son travail et à la concentration lui permettant à la fois d’exercer son activité dans les conditions conformes aux règles d’hygiène, de sécurité et de dissocier vie privée et professionnelle durant l’exercice de ses missions. Il ne doit pas être, au regard des contraintes personnelles du salarié (mode de garde des enfants, ascendants à charge, …), incompatible avec un travail au domicile.

• Que son espace de travail dédié à son domicile permet un aménagement en poste de télétravail adapté

• Que son installation électrique est conforme à l’utilisation du matériel mis à disposition dans le cadre du télétravail

• Qu’il dispose d’une connexion internet permettant une utilisation fluide de l’ensemble des logiciels

Cette attestation sera transmise au service des ressources humaines à la mise en place du télétravail au domicile et après une période de réversibilité.

3.4. Equipement de travail

Les salariés exerçant une fonction leur permettant de télétravailler de manière habituelle sont équipés :

• D’un ordinateur portable avec chargeur et souris

• D’un accès sécurisé (VPN) aux applications et au réseau de l’entreprise

• D’un téléphone portable.

Pour les salariés ayant recours exceptionnellement au télétravail, non équipés, l’association leurs met à disposition un équipement, appelé « kit mobilité » qui est composé :

• D’un ordinateur portable avec chargeur et souris

• D’un accès sécurisé (VPN) aux applications et au réseau de l’entreprise

La demande du kit mobilité fera l’objet d’une procédure de réservation sur le calendrier de l’Outlook de l’association, ou tout autre outil qui pourrait être mis en place ultérieurement, et ce dans un délai raisonnable avant la journée de télétravail. Pour le personnel travaillant dans la métropole lilloise, le matériel sera à disposition au siège social.

Pour le personnel travaillant sur le territoire de Dunkerque, un ordinateur est à disposition dans la salle d’activité de la résidence de logements temporaires, il sera alors procédé également au prêt de ce matériel.

L’association prend à sa charge les frais liés à l’entretien, la réparation, voire au remplacement du matériel et des solutions précédemment indiqués. Elle reste propriétaire de l’ensemble du matériel mis à disposition du télétravailleur, qui s’engage à le maintenir en état et à le restituer au plus vite. En cas de détérioration, perte ou vol de matériel, l’événement doit être déclaré à l’association dans les plus brefs délais.

En cas de problème dans l’installation ou le fonctionnement des équipements mis à disposition, le salarié en télétravail bénéficie de l’assistance téléphonique disponible au sein de l’association. Ce dispositif ne fournit toutefois pas d’assistance pour les problèmes de connexion internet relevant du fournisseur d’accès choisi par le salarié ou par le tiers lieu autre qu’un établissement de l’association.

Considérant que le télétravail est l’expression de la digitalisation du travail et de la mobilité croissante des salariés, il ne sera pas fourni d’autre équipement aux salariés télétravailleurs. Cependant, en cas de besoin et selon le matériel disponible, il pourra être mis à disposition d’autres matériels (imprimante, second écran….). De même, en cas de besoin, pour les salariés en télétravail au domicile à plus de 50 % ou ayant une pathologie pourront être équipés d’un fauteuil de bureau. La demande devra être formulée au manageur qui la remontera au service des Ressources Humaines.

3.5. Horaires de travail et joignabilité

En situation de télétravail, le salarié organise son temps de travail dans le respect de la législation et des règles en vigueur dans l’entreprise, ainsi il doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise grâce aux moyens de communication qu’elle met à sa disposition.

Pour les salariés en horaires, la plage de joignabilité correspond à l’horaire habituel.

Pour les cadres en forfait jours, au regard de la particularité de cette organisation, il est préconisé qu’ils soient joignables au minimum durant la période de plage fixe telle que définit dans l’accord d’entreprise pour le personnel administratif. En tout état de cause, il ne pourra pas lui être demandé d’être joignable au-delà de la plage mobile fixée pour cette catégorie.

4. Indemnisation

4.1. Indemnité de déplacement

En cas de télétravail en tiers lieux, celui-ci relevant de convenance du salarié, les frais de déplacement ne feront pas l’objet d’une indemnisation.

4.2. Indemnité de télétravail au domicile

Une indemnisation journalière pour les salariés ayant recours au télétravail au domicile égale à 1.25 € sur la base d’une journée de 7H, ce qui représente 0.178 € de l’heure. Le taux est ramené à l’horaire théorique pour tenir compte des fluctuations d’horaires journaliers.

La pose de cette indemnité ne peut se faire que par demi-journée ou journée complète dans l’outil de gestion des variables de paie Octime, ou tout autre outil qui serait mis en place ultérieurement.

5. Télétravail dans le cadre d’une situation exceptionnelle ou de cas de force majeure

En cas de circonstances exceptionnelles (comme une pandémie) ou en cas de force majeure, le recours au télétravail peut être considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’association et garantir la protection des salariés. Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction de l’employeur dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur.

6. Protection des données

Le télétravailleur s’engage à respecter la législation en vigueur ainsi que les règlements relatifs à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Il s’engage à respecter les règles fixées par l’association en matière de sécurité informatique (confidentialité, mot de passe, protection des données…).

Il assure la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous supports et par tout moyen et notamment papier, oralement ou électroniquement.

Le télétravailleur doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation des services de l’association qui pourraient être portés à sa connaissance dans l’exercice de son activité.

De son côté l’association prendra toutes les dispositions nécessaires, dans le respect du RGPD, pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles.

7. Santé et sécurité

7.1. Accident du travail et arrêt de travail

Le salarié victime d’un accident du travail en situation de télétravail doit informer l’association par tous les moyens. Le traitement de la déclaration d’accident du travail se fait de la même façon que pour un accident survenant dans les locaux de l’association.

En cas d’arrêt de travail prononcé par un médecin, le télétravailleur doit en informer son manageur et transmettre le justificatif dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail habituellement dans les locaux de l’association.

7.2. Conditions de travail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables au salarié en télétravail. La politique de prévention en matière de sécurité et de santé au travail mise en place par l’association s’applique également en situation de télétravail.

Conformément au dispositif d’accompagnement prévu, un Guide d’information télétravail rappelant les règles et les conseils en matière d’ergonomie et de travail sur écran, est remis au salarié avant son passage en télétravail.

8. Dispositions finales

8.1. Notification

L’Association ARELI notifiera le texte à l’ensemble des organisations représentatives.

8.2. Durée et date d’entrée en application

Le présent accord prendra effet à compter du 1er janvier 2022.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an à compter de sa date d’entrée en vigueur. Il pourra être prorogé d’un commun accord, jusque deux fois, par période d’un an, par voie d’avenant.

Trois mois avant l’échéance de cette durée, les parties signataires conviennent de se revoir afin d’examiner toutes les adaptations qui seraient nécessaires au regard du bilan de son application.

8.3. Dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé

• Sur la plateforme en ligne TéléAccords dans une version :

o complète et signée par les parties

o anonymisée au format docx

• du secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes en 1 exemplaire.

• Dans la base de données nationale.

Ces deux dépôts seront effectués par l’employeur.

Fait à Lille, le 21 décembre 2021

Pour la délégation syndicale Sud Logement Social, Pour la Direction,

M XXXX M XXXX,

Déléguée Syndicale, Directeur Général