Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE TRAVAIL HYBRIDE" chez MUTUELLE APREVA

ACCORD SUR LE TRAVAIL HYBRIDE

ENTRE

AESIO MUTUELLE,

Identifiée sous le SIREN 775 627 391

Dont le siège social est situé à Paris 8^ème - 4, rue du Général Foy

ET

Les organisations syndicales suivantes :

• CFDT-PSTE, représentée par M., délégué syndical

• CFE-CGC, représentée par M. délégué syndical

• CGT AESIO, représentée par M., délégué syndical

• FO, représentée par Mme, déléguée syndicale

• UNSA, représentée par M., délégué syndical

IL EST CONCLU LE PRÉSENT ACCORD.

Table des matiÈres

PRÉAMBULE ET CONTEXTE 2

CHAMP D’APPLICATION 3

OBJET DE L’ACCORD 4

ARTICLE 1 – L’ÉLIGIBILITÉ AU TÉLÉTRAVAIL 4

Article 1.1 Définitions 4

Article 1.2 Population éligible au télétravail 4

ARTICLE 2 LES MODALITÉS D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL 7

Article 2.1 Le télétravail régulier en forfait mensuel 7

Article 2.2 Le télétravail exceptionnel lié à un évènement extérieur à l’entreprise 8

Article 2.3 Le télétravail occasionnel 9

Article 2.4 Le télétravail augmenté 10

ARTICLE 3 – PRESENCES ANNUELLES OBLIGATOIRES SUR SITE 12

ARTICLE 4 – LA MISE EN ŒUVRE ADMINISTRATIVE DU TÉLÉTRAVAIL A DOMICILE 12

4.1 Déroulement de la demande 12

4.2 Documents à fournir en amont de la mise en place du télétravail 13

ARTICLE 5 – LA MISE EN ŒUVRE OPÉRATIONNELLE DU TÉLÉTRAVAIL : SUIVI ET MODALITÉS 13

5.1 Accompagnement au télétravail 13

5.2 Horaires et temps de travail 13

5.3 Missions 15

5.4 Report / Annulation / Suspension 15

ARTICLE 6 – MANAGER EN MODE HYBRIDE 16

ARTICLE 7 – DURÉE DU TELETRAVAIL 17

ARTICLE 8 – RÉVERSIBILITÉ DU TÉLÉTRAVAIL 18

ARTICLE 9 – SANTÉ ET SÉCURITÉ 18

ARTICLE 10 – ÉQUIPEMENT 18

Article 10.1 – Fourniture de l’équipement 18

Article 10.2 – Accompagnement à l’installation du poste de travail en télétravail 19

Article 10.3 – Entretien et restitution du matériel 19

ARTICLE 11 – PROTECTION DES DONNÉES 20

ARTICLE 12 - PARTICIPATION AUX FRAIS LIÉS AU TÉLÉTRAVAIL 21

ARTICLE 13 – COMMISSION DE SUIVI PARITAIRE 21

ARTICLE 14 – DURÉE ET PRISE D’EFFET 22

ARTICLE 15 – RÉGLEMENT DES LITIGES 22

ARTICLE 16 – REVISION & DÉNONCIATION 22

ARTICLE 17 – PUBLICITÉ ET DÉPOT 23

PRÉAMBULE ET CONTEXTE

La crise sanitaire a, en l’espace de quelques mois, accéléré la mise en place de nouvelles formes de travail. Ce travail « hybride » – qui conjugue travail à distance et présence sur site – va devenir la norme au sein d’Aésio mutuelle tout en suscitant des questions autour des nouvelles pratiques en matière d’organisation du travail, d’environnement de travail, d’outils ou encore de lien entre les équipes.

Afin d’anticiper et accompagner la mise en place de ces nouvelles pratiques, une réflexion est menée depuis le 1er janvier 2021, donnant au programme Travailler Echanger Collaborer Autrement c’est Possible (TECAP) l’ambition de répondre aux interrogations d’Aésio mutuelle, et s’articulant autour de 4 projets interdépendants :

- La mise en œuvre du télétravail ;

- Les nouveaux espaces de travail et équipements associés ;

- Manager autrement dans les nouvelles organisations du travail ;

- Les nouvelles pratiques du travail collaboratif en présentiel et en distanciel (les actions distancielles : réunions, formations, information, communication interne …)

Par ailleurs, les deux dernières années ont été riches en enseignements d’une part sur le télétravail (pendant la crise sanitaire) et d’autre part sur le travail hybride (depuis la mise en place de la charte télétravail). Afin de capitaliser sur ces expériences, les collaborateurs, les managers et les membres du Comité de Direction ont eu la possibilité de s’exprimer sur leur vécu, leur ressenti et leurs visions ou souhaits pour le futur. L’analyse détaillée des réponses a été présentée aux organisations syndicales et a servi de base aux propositions formulées par la Direction dans le cadre de cette négociation. Il en ressort une satisfaction globalement partagée des managers et collaborateurs dans l’exercice du travail hybride proposé par la charte télétravail. De plus, l’observation des pratiques externes, au travers de benchmark, a été réalisée. Cet accord s’attachera à intégrer les axes d’amélioration identifiés lors du retour d’expérience.

Le présent accord a pour objet de concilier les objectifs de performances d’Aésio mutuelle notamment vis-à-vis de ses clients externes, les attentes de ses collaborateurs et les contraintes de société.

Les parties signataires soulignent qu’un des facteurs essentiels de réussite de ce mode d’organisation du travail repose sur la confiance mutuelle entre les collaborateurs, les managers et la Direction sur une exigence de haute valeur ajoutée pour les clients et sur le juste équilibre entre les droits et devoirs de toutes les parties prenantes. L’entrée dans le dispositif télétravail repose sur la base du volontariat du salarié en adéquation avec les besoins des clients de l’entreprise.

Les modalités de télétravail déterminées par le présent accord devront permettre de contribuer à la politique de responsabilité sociétale d’entreprise (RSE) d’Aésio mutuelle en :

• Améliorant la qualité de vie au travail des salariés, notamment au travers d’une meilleure conciliation vie personnelle et vie professionnelle,

• Réduisant l’impact des transports sur l’environnement,

• Améliorant la santé des salariés notamment grâce à la diminution de la fatigue associée aux temps de transport,

Dans le même temps, nos usages des outils et du matériel numérique augmentent. Une vigilance est ainsi apportée dans le cadre de notre trajectoire bas carbone pour faire en sorte que ces usages soient raisonnés.  

Le télétravail est un levier de performance au service de nos clients, il constitue un mode d’organisation du travail ayant pour objectifs :

• De contribuer à la productivité et l’efficacité,

• D’optimiser et réduire les frais de fonctionnement de la mutuelle,

• De fidéliser nos collaborateurs,

• D’accroître la Qualité de Vie et les Conditions de Travail des collaborateurs,

• D’accroître l’attractivité de la mutuelle, en particulier lors de ses recrutements.

En conséquence de quoi, il a été convenu ce qui suit :

CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’Aésio mutuelle (CDI, CDD dont alternance et stages supérieurs à 2 mois) ainsi qu’aux intérimaires toutes catégories professionnelles confondues.

OBJET DE L’ACCORD

Aésio mutuelle s’est dotée au 1^er janvier 2021 d’une charte télétravail. Le présent accord se substitue à la charte susmentionnée.

Il a pour objet de :

• Définir les conditions d’exercice du travail hybride au sein d’Aésio mutuelle,

• D’aborder les mesures d’accompagnement par nature évolutives du travail hybride au sein d’Aésio mutuelle,

• Définir les rôles et les apports de chacun pour la réussite du travail hybride.

ARTICLE 1 – L’ÉLIGIBILITÉ AU TÉLÉTRAVAIL

Article 1.1 Définitions

L’article L1222-9 du code du travail définit le télétravail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Ainsi, le télétravail s’entend comme un mode particulier d’organisation du travail, alternant des jours de présence dans l’entreprise et des jours de travail à l’extérieur des locaux de la mutuelle.

Article 1.2 Population éligible au télétravail

Pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent répondre aux critères définis ci-après :

• Éligibilité de la fonction,

• Équipements (matériels / outils / applicatifs) nécessaires à l’exercice de la fonction,

• Capacité liée au salarié à l’embauche et dans les premiers mois suivants celle-ci pour exercer son activité à distance,

• Conditions matérielles et techniques requises sur le lieu d’exercice du télétravail selon les missions du salarié.

1. Critère d’éligibilité de la fonction

Une fonction est éligible au télétravail, dès lors qu’une part de l’activité peut s’exercer à distance, de manière permanente et continue en dehors des locaux de l’entreprise et à performance équivalente.

Ne peuvent être éligibles au télétravail, les activités qui, par nature, requièrent d’être exercées physiquement et de manière permanente dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison de :

• La nécessité d’une présence physique du salarié ou sa proximité obligatoire notamment pour les activités en contact physique avec les adhérents, les prospects et autres parties prenantes de l’entreprise,

• L’utilisation d’équipements matériels et / ou techniques spécifiques ne pouvant être accessibles depuis le lieu d’exercice du télétravail du salarié,

• Le traitement de documents papiers ne pouvant être sortis des locaux de l’entreprise et ne pouvant faire l’objet d’une gestion électronique des documents.

Les stagiaires dont la durée du stage est supérieure de 2 mois et les alternants sont éligibles au télétravail s’ils occupent une fonction éligible et répondent aux conditions fixées dans le présent accord.

Sont exclus du dispositif de télétravail les stagiaires dont la durée du stage est inférieure à 2 mois puisque ces stages ont pour objectif principal la découverte de l’entreprise.

Les listes des fonctions éligibles avec leur modalité d’exercice au télétravail et les fonctions non éligibles sont mises à jour annuellement et peuvent être consultables sur la base documentaire RH de La Pl@ce. Elles seront présentées à la commission de suivi.

Les parties se réuniront début 2023 pour envisager l’expérimentation du télétravail pour les fonctions non éligibles, notamment la fonction « conseiller clientèle ». Les parties s’attacheront à identifier des modalités compatibles avec l’activité afin que le télétravail soit à la fois vecteur d’amélioration des conditions de travail et contribuer à la productivité.

2. Critère d’équipements (matériels / outils / applicatifs) nécessaires dans l’exercice de la fonction

Tout salarié dont la fonction est éligible au télétravail et qui souhaite télétravailler se verra :

• Equipé d’un ordinateur portable professionnel et selon la fonction d’un 2ème écran,

• Selon la fonction occupée, équipé du matériel spécifique requis pour mener à bien les missions en télétravail,

• Equipé d’un téléphone portable professionnel ou d’outils de communication équivalents (ex : softphone) ou encore, accepter, à la demande de leur manager et à titre exceptionnel, un transfert de leur ligne fixe professionnelle vers leur ligne personnelle lors des jours de télétravail afin de pouvoir communiquer et assurer une continuité de service, sous réserve que cela ne génère pas pour le salarié de surcoût,

A ce titre la direction s’engage à équiper du matériel nécessaire sus visé les salariés dont les fonctions sont éligibles et qui souhaitent télétravailler.

3. Critère d’éligibilité lié à l’autonomie du salarié pour exercer son activité à distance

Pour les nouveaux embauchés, l’autonomie est appréciée par le manager pour chaque collaborateur de son équipe. Cette appréciation doit être partagée et expliquée.

Lors de leur intégration, le manager veillera à accompagner le collaborateur dans l’acquisition de son autonomie. Il veillera également à ce que le collaborateur ne soit pas seul dans son collectif de travail en assurant une présence systématique d’au moins un membre du collectif de travail¹.

En cas d’incertitude sur la capacité du collaborateur à télétravailler, le manager peut proposer une période probatoire de 3 mois maximum de télétravail pour évaluer la situation au terme de celle-ci et décider ainsi conjointement avec le collaborateur de la poursuite ou pas du télétravail. En cas de refus de la mise en place du télétravail par le manager ou de refus de poursuivre le télétravail au terme d’une période probatoire, le manager devra communiquer ses motivations à la direction des relations sociales pour apprécier et évaluer la situation aux dires des parties (manager et collaborateur).

Ainsi, les managers doivent s’assurer que chaque collaborateur dispose des compétences, savoir être nécessaires pour travailler à distance de façon autonome et donc qu’il :

• Sache planifier ses tâches,

• Gère son temps de travail et respecte les délais,

• Soit bien intégré dans le collectif de travail,

• Maîtrise les outils informatiques nécessaires à son activité,

• Respecte le reporting du suivi d’activité tel que convenu avec son manager.

Les managers évaluent régulièrement la capacité du salarié à télétravailler, notamment lors des Entretiens Annuels Bilan, lors d’entretiens réguliers et accompagnent les nouveaux embauchés dans cette montée en compétence, savoir-être et savoir-faire afin de favoriser au maximum le télétravail pour tous les salariés dont la fonction est éligible.

Les managers organisent le travail de façon à prévoir les activités nécessitant de la concentration et de la production individuelle lors des jours télétravaillés. Ils doivent par ailleurs mettre en place des temps d’échange individuel et collectif avec leurs collaborateurs y compris pendant les jours télétravaillés et prévoir des modes de suivi d’activité adaptés au métier mais aussi au télétravail (Cf. article 6).

4. Conditions matérielles et techniques requises sur le lieu d’exercice du télétravail

Le télétravail s’exerce dans un ou plusieurs lieux en dehors de l’entreprise, notamment au domicile du télétravailleur, dès lors qu’ils sont localisés en France et qu’ils répondent aux conditions fixées ci-dessous.

Le télétravail est soumis à des prérequis matériels et techniques dépendants de l’équipement sur le lieu de télétravail du salarié, afin de garantir de bonnes conditions de confort, de sécurité et de connexion, à savoir :

• Disposer d’un espace de travail adapté, lui permettant d'exercer correctement ses missions. Cet espace doit ainsi être propice au travail et à la concentration, conforme aux impératifs de confidentialité,

• Disposer d’une connexion internet fiable (sans microcoupures répétitives) et de qualité permettant l'échange et le traitement de documents, appréciée au regard des besoins liés à l'activité.

Le télétravailleur ne doit pas fixer de rendez-vous professionnels physiques sur un lieu d’habitation privé pour l’exercice de son contrat de travail Aésio mutuelle.

ARTICLE 2 LES MODALITÉS D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL

Le rythme du télétravail peut s’exercer selon l’une des quatre modalités suivantes :

• Régulier en forfait mensuel (Article 2.1),

• Exceptionnel (Article 2.2),

• Occasionnel (article 2.3),

• Augmenté (Article 2.4)

Ces modalités de télétravail ne peuvent pas se cumuler, à l’exception du télétravail exceptionnel.

Article 2.1 Le télétravail régulier en forfait mensuel

Des retours d’expériences, il ressort que les dispositions en vigueur dans la charte télétravail mise en place en 2021 sont globalement satisfaisantes mais parfois manquent de souplesse pour s’adapter aux spécificités des métiers et activités.

Ainsi, le télétravail sous forme de jours fixes est perçu comme une rigidité qui peut être contre-productive en termes d’organisation du travail et inadaptée du point de vue de l’organisation personnelle.

C’est pourquoi, afin de répondre à ce double constat, le télétravail régulier est organisé en forfait mensuel.

Pour un salarié à temps plein, le forfait mensuel de jours télétravaillés est décliné en trois formules selon les fonctions exercées :

• 4 jours par mois,

• 8 jours par mois,

• 13 jours par mois.

Les absences (congés payés, JNT, RTT, etc.) pendant la période n’impliquent pas une proratisation du forfait. Cependant, le collaborateur et son manager en tiennent compte au moment de la planification (mensuelle ou annuelle) et adaptent l’organisation du travail aux besoins du service.

En cas d’arrivée ou de passage en télétravail en cours de mois, le forfait retenu est proratisé.

Les salariés titulaires d’un ou plusieurs mandats de représentant du personnel bénéficient des dispositions du présent accord. Les temps d’exercice de leurs mandats seront sans incidence sur le nombre de jours de télétravail auxquels ils peuvent prétendre.

Pour les salariés à temps partiel, le forfait retenu est proratisé à due proportion de leur temps de travail, arrondi à l’entier supérieur le plus proche.

Quelques exemples :

Un salarié à 90% peut télétravailler selon les formules suivantes :

• 4 jours par mois,

• 8 jours par mois

• 12 jours par mois

Un salarié à 80% peut télétravailler selon les formules suivantes :

• 3 jours par mois,

• 6 jours par mois

• 11 jours par mois

Un salarié à 60% peut télétravailler selon les formules suivantes :

• 2 jours par mois,

• 5 jours par mois

• 9 jours par mois

Un salarié à 50% peut télétravailler selon les formules suivantes :

• 2 jours par mois,

• 4 jours par mois

• 7 jours par mois

Article 2.2 Le télétravail exceptionnel lié à un évènement extérieur à l’entreprise

Conformément à l’article L1222-11 du code du travail, « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. » Ces circonstances exceptionnelles ne nécessitent pas qu’un dossier télétravail ait été préalablement constitué.

Sont notamment visées, sans que cette liste soit exhaustive, les situations suivantes :

• Des intempéries (neige abondante, inondations…) faisant l’objet d’un appel des autorités à limiter les déplacements,

• Un pic de pollution, faisant l’objet de mesures prises par les préfectures, et pouvant comporter notamment des restrictions de circulation en voiture et/ou en transport en commun,

• Une grève de transport importante, rendant la circulation en transport en commun et/ou en voiture, difficile voire impossible,

• Des travaux ou en cas de force majeure, rendant inaccessible le site,

• Le déclenchement du Plan de Continuité d’Activité,

• Une situation de guerre étrangère ou civile, d’émeute ou de mouvements populaires au sens de l’article L.121-8 du Code des Assurances ou en situation d’état d’urgence au sens de l’article L. 213-1 du Code la Sécurité intérieure,

• Une situation d’épidémie ou de pandémie reconnue par les pouvoirs publics.

Dans ces cas limités, l’employeur pourra imposer aux salariés concernés de télétravailler ou d’augmenter le nombre de jours télétravaillés sur la durée limitée aux circonstances exceptionnelles, en dehors des conditions précédemment évoquées.

Le retour aux conditions normales d’exécution du travail et la reprise du calendrier établi sera effectif dès la fin de la situation exceptionnelle, sous réserve que les conditions immédiates de reprise du travail sur site soient remplies.

Article 2.3 Le télétravail occasionnel

Après accord de son manager, le télétravail occasionnel permettra à tout salarié n’ayant pas fait de dossier télétravail au préalable et remplissant les conditions d’éligibilité, d’exercer son activité à son domicile.

Le télétravail occasionnel s'inscrit dans une logique de conciliation des temps de vie permettant aux salariés de pouvoir faire face à un besoin exceptionnel (ex : attente d’un dépanneur ou artisan, surveillance d’un proche malade à domicile…).

Cette disposition sera limitée à 6 jours par an, fractionnables par demi-journée, dans la limite de 2 jours consécutifs.

A ce titre il est rappelé que les salariés qui ne souhaitent pas télétravailler de façon régulière peuvent toutefois constituer un dossier de télétravail selon les conditions de l’article 4 du présent accord afin de pouvoir en bénéficier en cas de circonstances exceptionnelles.

Article 2.4 Le télétravail augmenté

L’entreprise autorise une formule de télétravail impliquant une présence sur un site de l’entreprise entre 2 et 4 jours par mois dans les deux cas suivants :

1. Evolution organisationnelle de l’entreprise

Le télétravail pourra être augmenté :

• Lorsque la fermeture envisagée d’un site entraîne pour le collaborateur une mobilité géographique impliquant une modification du contrat de travail ou lorsque cette mobilité, bien que ne modifiant pas son contrat de travail, entraîne une augmentation de plus de 30 minutes du temps de trajet domicile/lieu de travail selon les modalités de déplacement habituellement utilisées par le collaborateur ;

• Ou si la zone d’exercice des missions ne dispose pas de site d’accueil du collaborateur.

1. Cause inhérente à la situation personnelle du salarié

Tout salarié peut solliciter la mise en place de ce mode de télétravail s’il est concerné par les situations suivantes :

• État de santé constaté par le médecin du travail ou par le département prévention, santé au travail d’Aésio mutuelle nécessitant la mise en place d’un télétravail, sur une durée temporaire ou non,²

• Situation de grossesse constatée sur avis médical²

• Salarié en situation de handicap (reconnaissance RQTH), sur avis du médecin du travail²,

• Parent d’un enfant à charge en situation de handicap

• Situation de proche-aidant : Sous réserve de la validation du département prévention et santé au travail, il pourra être dérogé au nombre de jours maximum prévus pour le télétravail régulier, dans la limite de 3 mois, renouvelable après étude de la situation.

Sont concernés les collaborateurs venant en aide à une personne en fin de vie³, atteinte d’une maladie, d’une perte d’autonomie d’une particulière gravité, d’un handicap ou victime d’un accident rendant indispensable une présence soutenue et des soins contraignants.

La demande du collaborateur de bénéficier du télétravail augmenté pour ce motif devra être accompagnée :

• D’un justificatif ou d’une déclaration sur l’honneur du lien avec la personne aidée ;

• D’un certificat médical circonstancié délivré par le Médecin qui suit la personne concernée. Le certificat médical devra justifier de la fin de vie, de la maladie, de la particulière gravité de la perte d’autonomie, du handicap ou de l’accident rendant indispensable une présence

• Un lieu de résidence principale nécessitant une durée de trajet aller/retour de plus de 3h00 (référence Mappy pour un trajet en voiture ou en transports en commun) pour se rendre sur son site de rattachement sous réserve que cette situation soit antérieure à la date d’entrée en vigueur du présent accord,

• Une impossibilité temporaire de se rendre sur le site (exemples : panne du véhicule, accident ayant endommagé le véhicule du salarié, etc.)

• Être le seul salarié de son collectif de travail sur un site,

• Perte temporaire du permis de conduire non liée à une infraction résultant de la consommation d’alcool ou de stupéfiants

• Être âgé de plus de 60 ans et éligible au télétravail.

La validation d’une telle demande est soumise à l’accord de la Direction du salarié concerné après vérification des justificatifs appuyant la demande du salarié et de la compatibilité d’une telle organisation du travail avec l’activité exercée.

Cette modalité est accordée pour une durée indéterminée ou déterminée (adaptée en fonction de la situation particulière du salarié). Dans tous les cas, dans l’hypothèse d’un changement de fonction du salarié, l’application de ce régime de télétravail augmenté peut se poursuivre uniquement si la nouvelle fonction occupée par le salarié concerné est éligible au télétravail.

Le nombre et les motifs de refus seront portés à la connaissance de la commission de suivi.

ARTICLE 3 – PRESENCES ANNUELLES OBLIGATOIRES SUR SITE

La Direction peut chaque année décider de planifier des journées de présence sur site pour tous les collaborateurs d’un même site. Ces journées annuelles peuvent notamment avoir pour objet l’organisation d’évènements nécessitant la présence de tous comme, par exemples, la venue des membres du Comité de Direction, d’un intervenant externe ou une manifestation ayant pour objet la cohésion ou le travail collaboratif entre les équipes. Elles sont programmées semestriellement sauf cas d’urgence pour permettre la continuité d’activité.

ARTICLE 4 – LA MISE EN ŒUVRE ADMINISTRATIVE DU TÉLÉTRAVAIL A DOMICILE

4.1 Déroulement de la demande

S’ils souhaitent bénéficier d’un dispositif de télétravail, les salariés éligibles selon l’articles 1 et doivent effectuer les démarches ci-après.

Tout salarié éligible au télétravail qui souhaite bénéficier de cette mesure doit transmettre un dossier complet, par courriel à son manager. Le dossier complet de demande de télétravail se compose :

1/ du formulaire de demande de télétravail rempli et signé par le salarié,

2/ des pièces justificatives mentionnées à l’article 4.2.

Dès réception du dossier de demande, le manager vérifie que les conditions d’éligibilité sont remplies.

Si le manager est favorable à la demande :

• Il complète et valide la demande de télétravail en déterminant notamment, les modalités envisageables du télétravail au regard des demandes du salarié, des modalités appliquées aux autres salariés du service bénéficiant de ce dispositif et ainsi que des besoins et contraintes du service (mode d’organisation du travail, le nombre de jours de télétravail, nature de l'activité confiée pendant le télétravail, etc.),

• Il vérifie que l’ensemble des pièces justificatives décrites mentionnées à l’article 4.2 sont conformes,

• Il veille à transmettre le dossier par courriel à l’adresse suivante : teletravail@aesio.fr et ce au plus tard dans les 5 jours ouvrés suivant la réception du dossier complet du salarié ou à son retour de congés le cas échéant.

Le télétravail ne pourra débuter qu’après validation de la demande par la Direction des Richesses Humaines qui en informera le manager et le collaborateur.

Si le manager est défavorable à la demande :

• Après un échange oral, Il confirme par écrit avec copie à la direction des relations sociales les raisons de son refus au salarié, en mentionnant notamment les conditions d’éligibilité non respectées telles que précisées à l’article 1.2 du présent accord,

4.2 Documents à fournir en amont de la mise en place du télétravail

Dès validation du manager, la demande de télétravail sera réputée comme acceptée, sous réserve que soient fournies :

• L’attestation de validation du parcours digital de formation composé de deux parties, le module e-learning sur le télétravail à domicile et le serious game,

• Une attestation sur l’honneur précisant que le lieu de télétravail est bien assuré au titre de cette activité professionnelle, le matériel quant à lui est assuré par l’employeur.

ARTICLE 5 – LA MISE EN ŒUVRE OPÉRATIONNELLE DU TÉLÉTRAVAIL : SUIVI ET MODALITÉS

5.1 Accompagnement au télétravail

Afin de permettre au salarié d’exercer le télétravail dans les meilleures conditions, différents supports sont mis à disposition des télétravailleurs et des managers : le parcours de formation digitale, des guides pour exercer au mieux son activité en télétravail, etc.

Par ailleurs, comme détaillé à l’article 6 du présent accord, les managers exercent un rôle essentiel en termes d’accompagnement de leurs collaborateurs.

5.2 Horaires et temps de travail

Il est rappelé que l’ensemble des dispositions relatives au temps de travail, en vigueur dans l’entreprise, sont applicables aux salariés en situation de télétravail.

Le salarié s’engage notamment à :

• Se rendre aux visites médicales même si elles sont positionnées sur un jour envisagé en télétravail,

• Se rendre aux formations même si elles sont positionnées sur des jours envisagés en télétravail,

• Respecter les horaires prévus par les dispositions relatives à l’accord portant sur l’organisation et l’aménagement du temps de travail.

Le salarié reste soumis aux plages fixes et variables.

Pour tenir compte de l’évolution des habitudes de travail et offrir une flexibilité accrue aux salariés télétravailleurs dans l’organisation du travail, les règles suivantes concernant les plages fixes et variables subrogent aux dispositions dans l’accord anticipé de substitution sur la durée et l’aménagement du temps de travail au sein d’Aesio mutuelle :

• Plages variables : de 7h00 à 9h30, de 11h30 à 14h/ de 16h à 19h30

• Plages fixes : de 9h30 à 11h30 et de 14h à 16h

Lors des journées effectuées en télétravail, les salariés ont la possibilité de s’absenter de leur poste de travail pendant les plages variables dans la limite de deux fois par journée de travail soit 4 badgeages supplémentaires. Cet assouplissement a pour objectif la gestion ponctuelle d’une contrainte personnelle (exemples : aller conduire et chercher les enfants à l’école ou l’intervention d’un artisan au domicile) et ne modifie pas les règles en vigueur relatives à la pause déjeuner. Cette disposition ne peut s’appliquer qu’à l’initiative du salarié, elle fera l’objet d’un point dans le cadre de la commission de suivi pour évaluer sa pertinence et sa pérennisation.

Ce temps d’absence doit être compatible avec les contraintes de service. Il n’est pas comptabilisé comme du temps de travail effectif.

Exemple :

Un salarié débute sa journée de travail à 7h15. Il travaille jusqu’à 8h15. A 8h15, il débadge pour aller conduire ses enfants à l’école. Il revient à 8h45 et badge de nouveau.

Il débadge ensuite pendant sa pause déjeuner entre 12h30 et 13h45.

Entre 16h15 et 16h45, il s’absente pour aller chercher ses enfants à l’école (2 badgeages).

Il reprend son activité professionnelle à 16h45 et finit sa journée à 17h30.

Le manager doit veiller à ce que la charge de travail de ses collaborateurs soit adaptée au temps de travail de chacun lors d’échanges réguliers (au moins mensuels) sur le sujet et au cours de l’Entretien Annuel Bilan (EAB). Il doit par ailleurs s’assurer que ses collaborateurs :

• Bénéficient d’une pause méridienne de 45 minutes,

• Ne travaille pas plus de 10 heures par jour,

• Ne soient pas soumis à une amplitude horaire journalière de plus de 13 heures,

Pour le salarié soumis au contrôle horaire, pendant les plages horaires de travail définies par l’accord d’entreprise et notamment les plages fixes, ce-dernier doit être joignable dans les meilleurs délais, selon les mêmes modalités que pendant le travail habituel dans les locaux de l’entreprise.

S’agissant des salariés soumis au forfait jours, ils doivent rester joignables pendant les jours télétravaillés dans les mêmes conditions que les jours de présence.

Des difficultés persistantes à joindre le salarié télétravailleur sur ces périodes, sans explication, pourraient remettre en cause la continuation du télétravail pour le salarié. Par ailleurs, un défaut d’accompagnement d’un manager télétravailleur auprès de ses collaborateurs pourrait également remettre en cause la continuation du télétravail pour ce manager. Dans les deux cas des éléments factuels viendront à l’appui de la décision.

Il est rappelé que le droit à la déconnexion s’applique aussi pour les salariés en télétravail et notamment aux salariés en forfait-jours.

5.3 Missions

Le télétravailleur et son manager définissent ensemble les modalités du suivi de l’activité adaptées à la fonction occupée.

Le manager doit s’assurer que la charge de travail demandée au salarié en télétravail doit être équivalente à celle réalisée lors des journées de travail sur site. Le recours au télétravail est sans incidence sur l’évaluation professionnelle du salarié. Afin de s’en assurer, seront examinées annuellement les conditions d’activité du télétravailleur ainsi que sa charge de travail dans le cadre de l’Entretien Annuel Bilan (EAB), et régulièrement dans le cadre du management de proximité.

Toute difficulté d’exercice du télétravail doit immédiatement être transmise au manager, quel qu’en soit l’origine (technique, environnement, familial, accès aux outils ou documents de travail, etc.). Le manager et le collaborateur évalueront si la difficulté permet la poursuite du télétravail en fonction de la durée de la difficulté ou des actions à mettre en œuvre (ex-formation, changement de mission, etc.).

5.4 Report / Annulation / Suspension

Pour des raisons imprévisibles liées à l’organisation de l’activité (ex : absence d’un collaborateur), le manager peut être amené à demander au salarié de venir travailler sur site lors d’une journée télétravaillée selon le planning préalablement établi. Il doit toutefois respecter un délai de prévenance de 5 jours ouvrés. Dans cette hypothèse, le salarié peut solliciter le report ou l’anticipation de cette journée non télétravaillée en respectant les dispositions prévues à l’article 2.1.

Par ailleurs, lorsque certaines activités nécessitent, sur une période donnée, une présence sur site liée notamment à la saisonnalité (ex : clôture comptable, déménagement, animation, etc.) le manager peut être amené à limiter le nombre de jours télétravaillés sur cette période, par dérogation à l’article 2.1 du présent accord.

Sur demande argumentée du manager, le télétravail pourra être suspendu pendant une durée déterminée afin de permettre au salarié de suivre des formations organisées en présentiel ou des remises à niveau, notamment à la suite d’une absence de longue durée ou des absences répétées.

Il est rappelé que pendant les jours de congés ou de RTT, les périodes de suspension du contrat de travail (maladie, accidents, grossesse, etc.), le salarié habituellement en télétravail n'est pas autorisé à travailler.

ARTICLE 6 – MANAGER EN MODE HYBRIDE 

Le travail hybride modifie l’approche managériale. En effet, le lien et la relation de confiance existants entre un manager et ses collaborateurs doit se développer plus encore.

Le manager doit être pleinement acteur de cette évolution de l’organisation du travail avec le double objectif d’assurer le bien-être de ses collaborateurs tout en maintenant un niveau de performance conforme aux attendus.

Pour ce faire, il a notamment la responsabilité :

• D’analyser l’aptitude individuelle de ses collaborateurs nouvellement embauchés à exercer leurs missions en télétravail (cf. article 1.2 c de cet accord)

• D’assurer des échanges individuels et collectifs suffisants pour maintenir le lien avec (ou entre) ses collaborateurs, favoriser leur autonomie en télétravail, la cohésion et le travail collaboratif au sein de l’équipe.

• D’organiser le travail en adaptant les activités en fonction du lieu d’exercice

L’installation dans la durée du travail hybride nécessite pour chaque manager concerné de piloter la présence sur site et les jours en télétravail de ses collaborateurs. Le télétravail est un mode d’organisation du travail où le choix des jours télétravaillés est décidé par le collaborateur avec l’accord de son manager au regard des besoins du service.

Ainsi le manager doit organiser l’activité en fonction des temps passés en présentiel et en distanciel. Désormais, la présence sur site doit être privilégiée pour des temps d’échange et de partage intra ou inter services (exemples : entretien bilatéral, réunion d’équipe, formation, atelier de co-construction, moment de cohésion, etc.).

Le manager doit également prendre en compte les spécificités liées à des situations particulières comme, par exemple, l’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’équipe ou le retour d’un collaborateur après une absence de longue durée. L’organisation du travail alors établie peut prévoir si nécessaire des temps en présentiel plus importants pour favoriser l’arrivée ou le retour du collaborateur concerné.

• De valider les jours de télétravail planifiés par les collaborateurs

Un planning prévisionnel des jours de télétravail est défini par le collaborateur et validé par le manager. Ce planning doit répondre avant tout à l’objectif de performance de l’activité.

En cas de modification par le manager d’un jour télétravaillé, un délai de prévenance de 5 jours ouvrés doit être respecté, sauf circonstances exceptionnelles.

Si un collaborateur souhaite modifier la planification établie, il doit obtenir l’accord préalable de son manager.

Si un collaborateur en télétravail est, du fait d’un évènement imprévu, dans l’impossibilité technique de télétravailler, il prévient son manager et celui-ci décidera en accord avec le collaborateur de la solution la plus adaptée en fonction de la situation (retour sur site, pose d’une absence, modification des missions, etc.).

En cas de tâches non télétravaillables et de demandes multiples pour une même journée de télétravail posant une difficulté au niveau de l’activité, le manager arbitrera selon les modalités définies suivantes et par roulement :

1. Salariés en situation de télétravail augmenté (Cf. article 2.4),

2. Salariés ayant la distance domicile-travail, la plus longue.

Une fois la planification prévisionnelle établie par son manager, le salarié saisit par anticipation sous le portail salarié HR, son ou ses jours de télétravail (dans la limite de l'initialisation du calendrier annuel dans le logiciel).

En synthèse, chaque manager doit construire l’organisation du travail dans un souci de performance, en donnant un vrai sens au présentiel et autant que possible en prenant en compte les souhaits exprimés par ses collaborateurs en termes d’organisation personnelle.

Une charte de bonnes pratiques managériales en mode hybride sera mise à disposition des managers afin de les accompagner au mieux dans l’approche de ce nouveau mode de travail.

ARTICLE 7 – DURÉE DU TELETRAVAIL

Le télétravail peut être exercé en journée entière ou à titre exceptionnel en demi-journée.

La demi-journée s’entend pour une période de travail qu’elle qu’en soit la durée effectuée entre 7h00 et 13h00 ou entre 13h00 et 19h30.

Le recours à la demi-journée doit relever de situations exceptionnelles liées notamment à un déplacement sur l’autre demi-journée.

Toute demi-journée de télétravail comptabilisée comme une journée de télétravail, donnera lieu à une indemnité complète.

ARTICLE 8 – RÉVERSIBILITÉ DU TÉLÉTRAVAIL

Le télétravail peut être arrêté ou réduit, sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours calendaires :

• Soit à l’initiative du salarié,

• Soit à l’initiative du manager en concertation préalable après validation du département relations sociales de la DRH, s’il est constaté dans le suivi régulier du salarié des difficultés répétées.

Le délai de prévenance débute à la date de la notification par l’une des parties à l’autre de la décision prise (réduction ou arrêt du télétravail). Cette notification s’exerce par le biais du formulaire prévu à cet effet.

Le délai de prévenance peut être réduit si les deux parties sont d'accord ou si une situation de mal être est décelée.

ARTICLE 9 – SANTÉ ET SÉCURITÉ

Les dispositions législatives et réglementaires s’appliquent au salarié en télétravail.

Le télétravailleur bénéficie des services de la médecine du travail, dans les conditions habituelles.

En cas de besoin et sur demande du salarié, le département prévention et santé au travail étudiera la possibilité de faire intervenir des acteurs externes à l’entreprise (médecin du travail, ergonome, etc.) pour étudier la situation de télétravail et adapter l’aménagement du poste nécessaire à son activité.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle est présumé être un accident de travail.

ARTICLE 10 – ÉQUIPEMENT

Article 10.1 – Fourniture de l’équipement

En application de l’article 1.2, les salariés éligibles au télétravail sont déjà équipés d’un ordinateur portable.

Prenant en compte le fait que le télétravail s’inscrit dans le cadre d’une démarche volontaire du salarié, ces salariés exerceront leur activité en télétravail avec les équipements déjà en leur possession.

Pour les salariés ayant déclaré une situation de handicap (RQTH, invalidité, etc.) à la Direction des Richesses Humaines et de l’expérience collaborateurs, et avec avis du médecin du travail et/ou du service prévention, santé au travail, il sera possible d’équiper le lieu d’exercice du télétravail du salarié par les aménagements nécessaires, à son activité.

Article 10.2 – Accompagnement à l’installation du poste de travail en télétravail

Afin d’améliorer l’installation du télétravailleur, Aésio mutuelle met à sa disposition un siège de bureau exclusivement destiné à équiper le poste de travail à domicile.

Le siège de bureau ainsi fourni restera la propriété de l’entreprise, le salarié doit être à même de le restituer au moment de son départ de l’entreprise. Le siège de bureau sera remplacé tous les 5 ans sauf en cas de défaillance du matériel avéré qui entraînera le remplacement dans les meilleurs délais.

Par ailleurs les salariés pourront bénéficier pour l’exercice du télétravail d’un ordinateur portable, d’un grand écran et d’un clavier. Après validation par le manager, une demande via Tick@ssist sera faite pour tout besoin complémentaire à l’existant ou à la mise en place du télétravail.

Ces mesures relatives aux équipements sont applicables à tous les salariés ayant plus de 6 mois d’ancienneté et bénéficiant d’un contrat de travail de plus d’un an. Les stagiaires ne sont pas éligibles à ces équipements.

Dans un souci d’accompagner au mieux chaque télétravailleur dans son installation à domicile, Aésio mutuelle proposera des actions leur permettant d’acquérir ou de se remémorer les bonnes pratiques en termes de posture au travail.

Article 10.3 – Entretien et restitution du matériel

Le salarié est responsable du transport et du bon usage des équipements mis à sa disposition.

En cas d’un départ physique de l’entreprise et afin de s’assurer de la remise du matériel, les salariés ne pourront effectuer de télétravail les 2 jours ouvrés précédant leur départ.

En cas de panne, de vol ou de destruction de matériel, le salarié s’engage à avertir au plus tôt son manager. Il doit également déclarer les faits au service informatique ou tout autre service compétent selon la procédure habituelle. Aucune intervention technique ne sera faite au domicile. L’assurance de l’employeur couvre les dégâts opérés sur le matériel professionnel.

En cas de problème rendant impossible la poursuite du télétravail, les conditions de travail s’exécutent temporairement sur site, jusqu’au rétablissement des conditions permettant la poursuite du télétravail, dans les conditions suivantes :

• Lorsque la panne constatée résulte d’un dysfonctionnement des équipements fournis par l’entreprise, le télétravailleur est considéré pendant la durée de la panne, et dans la limite de la journée où celle-ci intervient, être en situation de travail,

• Si la panne ne peut être réparée dans la journée, le télétravailleur est tenu de se rendre le jour ouvré suivant au sein de l’entreprise pour réaliser sa prestation de travail jusqu’à la résolution du problème,

• Dans les autres situations (ex : insuffisance du débit de la ligne internet, panne électrique), soit le salarié change de lieu de télétravail, soit il retourne immédiatement sur son lieu de travail (en fonction de son temps de trajet et de l’heure de l’incident), soit ce temps est régularisé par un jour ou ½ journée de repos (congés payés, RTT, récupération, etc.). Si le problème persiste au-delà de la journée, le télétravailleur est tenu de se rendre le jour ouvré suivant au sein de l’entreprise pour réaliser sa prestation de travail jusqu’à la résolution du problème.

L’organisation du travail, notamment l’amplitude et les horaires, est adaptée en concertation avec le manager pour prendre en compte cette situation particulière.

ARTICLE 11 – PROTECTION DES DONNÉES

Le développement du télétravail entraine un risque accru de fuite des données professionnelles. Ainsi, le télétravailleur doit, au même titre que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise, respecter les règles fixées par l’entreprise en matière de sécurité informatique, et notamment de mots de passe. Ces derniers étant strictement personnels, ils ne peuvent pas être communiqués à des tiers.

Le télétravailleur doit respecter les règles de protection des données inscrites dans le règlement intérieur et ses annexes en vigueur.

Le télétravailleur doit également assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et documents qui lui sont confiés ou auxquels il a accès dans le cadre professionnel, sur tous supports et par tous moyens, même en cas d’absence. Aucun document protégé par le secret professionnel ou le secret médical ne doit être sorti des locaux de l’entreprise.

Toute impression de documents doit se faire exclusivement depuis le matériel de l’entreprise.

Il est rappelé que les informations mises à disposition du salarié pour l’exercice de son activité restent la propriété de l’entreprise. La communication de toute documentation professionnelle doit respecter les règles de confidentialité et de sécurité ainsi que de protection des données en vigueur, conformément au règlement intérieur et ses annexes en vigueur.

Enfin, il est également rappelé que le télétravail ne peut se faire dans des espaces publics sans l’utilisation d’un filtre de protection occultant apposé sur l’écran de l’ordinateur et fourni par la DSI.

ARTICLE 12 - PARTICIPATION AUX FRAIS LIÉS AU TÉLÉTRAVAIL

Les salariés exerçant leur activité en télétravail définie aux articles 2.1, 2.2, 2.3 et 2.4 bénéficieront d’une indemnité forfaitaire de 2,50 euros nets (au 1^er avril 2022) par jour télétravaillé.

Cette indemnité constitue une participation aux frais engendrés par le télétravail à domicile.

La déclaration de chaque jour télétravaillé est obligatoire et s’effectue par le salarié sur le portail salarié HR, au plus tard 14 jours calendaires après le jour effectivement télétravaillé, afin de pouvoir être pris en compte pour le versement de l’indemnité forfaitaire. Au-delà de ce délai, le salarié ne pourra plus prétendre à percevoir l’indemnité forfaitaire.

ARTICLE 13 – COMMISSION DE SUIVI PARITAIRE

L’installation du travail hybride comme mode de travail essentiel dans notre mutuelle nécessite différentes actions et mesures d’adaptation qui se mettront en œuvre dans le temps. C’est pourquoi, il convient, au-delà de la signature de ce texte, de suivre les actions menées par la mise en place d’une commission ad hoc.

Cette commission est composée d’un membre titulaire et d’un membre suppléant par organisation syndicale signataire du présent accord. Le membre suppléant siège à cette commission en cas d’absence du membre titulaire.

Elle se réunit deux fois la première année d’application du présent accord puis une fois par an afin d’échanger sur l’application des dispositions de cet accord.

Lors des réunions annuelles de cette commission, la Direction présentera à la commission :

• Un bilan annuel concernant la mise en place du télétravail précisant notamment :

  • Le nombre de salariés en télétravail,

  • La répartition des modes de télétravail,

  • Le nombre de refus de télétravail par motif,

  • Les réductions de télétravail à la demande du salarié et à la demande du manager,

  • Le nombre de situations de télétravail augmenté et exceptionnel.

• Un état des lieux des actions menées pendant l’année écoulée,

• Les projets et expérimentations envisagés pour l’exercice suivant

En marge de ces points, cette commission traitera les éventuelles questions ou problématiques rencontrées au cours de l’exercice. Ces sujets pourront être portés à l’ordre du jour par les organisations syndicales représentatives au sein d’Aésio mutuelle et la Direction.

ARTICLE 14 – DURÉE ET PRISE D’EFFET

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée jusqu’au 31 décembre 2025.

Il prend effet au 1er janvier 2023.

ARTICLE 15 – RÉGLEMENT DES LITIGES

Les litiges pouvant survenir à l’occasion de l’interprétation des dispositions du présent accord se régleront si possible à l’amiable après entente des parties, dans le cadre de la commission de suivi susvisée. A défaut, le litige pourra être porté devant la juridiction compétente.

ARTICLE 16 – REVISION & DÉNONCIATION

Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du Travail, le présent accord pourra faire l’objet à tout moment d’une révision.

Sont habilitées à engager la procédure de révision :

1° Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cette convention ou cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord et signataires ou adhérentes de cet accord ;

2° A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord.

Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant signé par une ou plusieurs parties signataires. Ce dernier sera soumis aux mêmes formalités de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Le présent accord constitue un tout indivisible.

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve du respect d’un préavis de trois mois, conformément aux articles L. 2222-6 et L. 2261-9 et suivants du Code du travail. La dénonciation est notifiée par courrier recommandé avec accusé de réception par son auteur aux signataires de l’accord, et doit faire l’objet d’un dépôt, en application de l’article L. 2231-6 du Code du travail.

Le présent accord constituant un tout indivisible, la ou les parties signataire(s) devront donc en dénoncer la totalité le cas échéant.

ARTICLE 17 – PUBLICITÉ ET DÉPOT

Conformément à l'article L.2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Le présent accord sera déposé à la Direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités d’Ile de France (DREETS) ainsi qu’au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Un exemplaire original sera également établi pour chaque partie.

Afin d’assurer la plus large diffusion du présent accord, il sera mis à disposition sur l’intranet.

Conformément à l’article L2231-5-1, les signataires acceptent que l’accord soit rendu public en étant publié sur une base de données nationale. Un exemplaire sera également transmis à l’ANEM, pour suivi des accords signés par la CPPNI de la branche mutualité.

Fait à Paris, le 4 juillet 2022

Pour AESIO mutuelle Pour la CFDT PSTE Pour la CFE-CGC

Pour la CGT AESIO Pour FO Pour l’UNSA

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1. On entend par collectif de travail le manager N+1 et tous les collaborateurs qui lui sont rattachés↩

2. Dans ces situations, Aésio Mutuelle se conforme à l’avis médical émis pour le salarié concerné. Ainsi, si la présence sur site n’était pas compatible avec les préconisations, le salarié pourrait télétravailler 100% de son temps de travail pendant la durée↩

3. Sont concernées toutes les personnes telles que définies dans l’article R245-7 du code de l’action sociale et des familles à savoir :

   Le conjoint, le concubin, le partenaire pacsé,

   L’ascendant (parent, grand-parent…),

   Le descendant (enfant, petit-enfant…),

   Le collatéral jusqu’au 4ème degré (frères, sœur, neveux…),

   Toute personne qui entretient des liens étroits et stables avec l’aidé.↩