Accord relatif aux moyens de communication à la disposition des Instances représentatives du personnel à l’Apec

Entre :

L’Association pour l’Emploi des Cadres (APEC), représentée, ci-après, par

Monsieur <>, Directeur Général dûment habilité à cet effet,

d'une part,

Et:

Madame <> Déléguée syndicale SIER IDF - C.F.D.T.

Madame <> Déléguée syndicale S.N.C.S.E – C.G.C

Madame <> Déléguée syndicale F.O – A.P.E.C

Membres du personnel, Délégués Syndicaux de l’APEC,

Ci-après dénommés « les Organisations Syndicales »

d’autre part,

Ci-après dénommées collectivement « Les Parties »

SOMMAIRE

Table des matières

Article 1 : Champ d’application 4

Article 2 : Objet de l’accord 4

Article 3 : La communication par voie d’affichage 5

Article 3.1 – Panneaux d’affichage du Comité Social et Economique 5

Article 3.2 – Panneaux d’affichage des représentants de proximité 5

Article 4 : La communication par le biais des outils digitaux 6

Article 4.1 – L’utilisation de la messagerie électronique 6

Article 4.1.1– Création d’adresses mails génériques pour les différentes instances 6

Article 4.1.2– Création d’une adresse mail spécifique pour chaque représentant du personnel 7

Article 4.2 – L’utilisation de la plateforme de réseau social interne 7

Article 4.3 – L’utilisation d’une ligne téléphonique dédiée 8

Article 5 : Commission de suivi de l’accord 8

Article 6 : Durée d’application et entrée en vigueur 9

Article 7 :  Dénonciation 9

Article 8 :  Dépôt - Publicité 9

PREAMBULE

L’accord relatif à la mise en place et au fonctionnement des institutions représentatives au sein de l’Apec du 25 septembre 2018 est en vigueur depuis le 28 novembre 2018, date de proclamation des résultats des élections professionnelles du Comité Social et Economique (CSE) de l’Apec.

Les nouvelles instances représentatives du personnel se sont progressivement mises en place à compter de cette date :

• réunion constitutive du CSE et désignation des représentants de proximité le 7 janvier 2019,

• mise en place des différentes commissions du Comité Social et Economique le 22 janvier 2019.

Les parties se sont réunies à l’occasion d’une commission de suivi dudit accord le 17 juillet 2019 pour dresser le bilan des premiers mois d’existence de ces nouvelles instances.

Elles ont à cette occasion convenu qu’il était nécessaire de compléter l’accord du 25 septembre 2018 par un accord spécifique relatif aux moyens de communication à la disposition des nouvelles instances représentatives du personnel.

Ceci étant exposé, les parties sont convenues de ce qui suit.

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de l’APEC.

Article 2 : Objet de l’accord

Le présent accord a pour objet de définir précisément les moyens de communication à la disposition des nouvelles instances représentatives du personnel (Comité social et économique incluant ses Commissions et Représentants de proximité) et les modalités de leur utilisation.

Le présent accord annule et remplace toute disposition interne ayant le même objet. Il ne remet en revanche pas en question les dispositions d’autres accords traitant de la communication des organisations syndicales.

Article 3 : La communication par voie d’affichage

Nonobstant le développement des outils digitaux, les parties considèrent que les panneaux d’affichage restent des moyens privilégiés pour diffuser des informations auprès des collaborateurs. Ces deux modes de communication restent donc complémentaires.

Les communications doivent se limiter aux attributions respectives de chaque instance et ne doivent en aucun cas revêtir de caractère polémique ou de nature à troubler l’ordre de l’entreprise, ni aller à l’encontre des dispositions du règlement intérieur de l’Apec et notamment des principes portés dans l’article 7 (loyauté, respect, neutralité, confidentialité, discrétion) et des dispositions portées dans l’article 8 (discriminations harcèlement).

Article 3.1 – Panneaux d’affichage du Comité Social et Economique

Conformément à l’article L.2315-15 du Code du travail et à l’article 9 de l’accord relatif à la mise en place et au fonctionnement des institutions représentatives au sein de l’Apec du 25 septembre 2018, le Comité Social et Economique dispose d’un panneau d’affichage spécifique sur chaque site Apec.

Ces panneaux permettent aux membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique d’afficher les informations qu’ils ont pour rôle de porter à la connaissance des collaborateurs de l’Apec.

Article 3.2 – Panneaux d’affichage des représentants de proximité

Il est convenu, par le présent accord, de mettre également à la disposition des représentants de proximité de chaque « unité administrative et territoriale » telle que définie à l’article 15 de l’accord relatif à la mise en place et au fonctionnement des institutions représentatives au sein de l’Apec du 25 septembre 2018, un panneau d’affichage sur chaque site Apec de leur périmètre.

Ces panneaux permettent aux représentants de proximité d’afficher les informations dans le cadre de leur rôle qu’ils ont vocation à porter à la connaissance des collaborateurs au sein de chaque « unité administrative et territoriale ».

Ils pourront notamment s’ils le souhaitent y afficher les rapports trimestriels visés à l’article 19 de l’accord relatif à la mise en place et au fonctionnement des institutions représentatives au sein de l’Apec du 25 septembre 2018, issus des réunions organisées dans leur périmètre avec le représentant de l’employeur.

Article 4 : La communication par le biais des outils digitaux

La dispersion des collaborateurs sur l’ensemble du territoire et le développement des outils digitaux impliquent d’intégrer et d’encadrer ces dispositifs dans le cadre de la communication sociale.

En tout état de cause, l’utilisation de ces dispositifs se fait dans le respect des dispositions de la Charte d’utilisation des systèmes d’information et de télécommunication en vigueur à l’Apec.

Ces nouveaux modes de communication permettent d’une part de fluidifier la communication sociale, et d’autre part de participer à la responsabilité sociale de l’entreprise en réduisant la consommation de papier.

Article 4.1 – L’utilisation de la messagerie électronique

Par principe, la messagerie électronique mise à la disposition des collaborateurs de l’Apec a une nature strictement professionnelle. Il est également convenu d’en ouvrir l’usage aux représentants du personnel dans le cadre de l’exercice de leurs missions. Cet usage est strictement encadré par les dispositions suivantes.

Les « envois collectifs » au sens du présent article visent les envois concernant l’ensemble des collaborateurs de l’Apec ou l’ensemble des collaborateurs d’une entité organisationnelle de l’Apec (Direction, Pôle, Délégation régionale, site Apec, équipe), notamment au moyen des listes de diffusion mises à disposition par l’Apec.

Article 4.1.1– Création d’adresses mails génériques pour les différentes instances

Une adresse mail générique est créée pour les instances représentatives du personnel suivantes pour chaque mandature :

• Le Comité Social et Economique : cse@apec.fr. Cette adresse mail a principalement pour objectif de faciliter les correspondances entre le Secrétariat administratif de l’instance et la Direction, ou entre ce Secrétariat et les membres de l’instance ou les prestataires extérieurs auxquels l’instance peut faire appel. Elle n’a pas vocation à être utilisée pour des envois collectifs de mails auprès des collaborateurs, un espace dédié étant créé à cet effet dans la plateforme de réseau social interne (cf. article 4.2 du présent accord).

• La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail : cssct@apec.fr. Cette adresse mail est principalement créée pour permettre l’envoi par l’instance d’un mail annonçant aux collaborateurs d’un site Apec la programmation d’une visite/inspection/enquête de l’instance et son objet. Elle n’a pas vocation à être utilisée pour d’autres envois collectifs de mails auprès des collaborateurs.

L’administration de ces boîtes mails génériques se fait sous la responsabilité du Secrétariat de chaque instance.

Une adresse mail générique est créée pour les représentants de proximité pour chaque mandature, à raison d’une adresse mail par « unité administrative et territoriale » (exemple : rdpidf@apec.fr). Cette dernière sera administrée par les représentants du personnel de chaque unité. Elle a principalement pour objet d’une part de permettre quatre envois trimestriels de mails auprès de l’ensemble des collaborateurs d’une unité, dont un mail dédié à l’envoi du rapport trimestriel issu de la réunion avec le représentant de l’employeur, et d’autre part de faciliter les communications avec le représentant de l’employeur. Elle n’a pas vocation à être utilisée pour d’autres envois collectifs de mails auprès des collaborateurs, un groupe dédié pouvant être créé à cet effet à leur initiative dans la plateforme de réseau social interne (cf. article 4.2 du présent accord).

Le non-respect de ces dispositions pourra entraîner la suppression de l’adresse mail.

Article 4.1.2– Création d’une adresse mail spécifique pour chaque représentant du personnel

Afin de permettre aux représentants du personnel d’exercer au mieux leurs missions, il est mis à leur disposition, pendant la durée de leur mandat, une adresse mail individuelle spécifiquement dédiée à leur mandat de représentant du personnel (« repnom@apec.fr »).

Cette adresse mail spécifique devra être utilisée pour toute communication avec la Direction ou les collaborateurs en lien avec le mandat de représentant du personnel.

L’envoi de mails collectifs par des représentants du personnel dans leur périmètre d’intervention (au niveau de leur unité s’agissant des représentants de proximité ou au niveau national s’agissant du Comité Social et Economique) n’est pas autorisé.

Le non-respect de ces dispositions pourra entraîner la suppression de l’adresse mail.

Article 4.2 – L’utilisation de la plateforme de réseau social interne

L’utilisation de la plateforme de réseau social interne se fait dans le respect de ses « conditions générales d’utilisation ».

Article 4.2.1– Création d’espaces dédiés pour le Comité Social et Economique

Il est mis à la disposition du Comité Social et Economique, pendant la durée de chaque mandature :

• Une page « intranet » dans la plateforme permettant principalement de présenter son rôle, ses missions, ses membres et ses commissions. Cette dernière est administrée sous la responsabilité du Secrétaire de l’instance.

• Un espace dédié ouvert à l’ensemble des collaborateurs regroupant les groupes spécifiques de l’instance et permettant à l’instance d’intégrer des communications sur ses activités (principalement : activités sociales et culturelles, ordres du jour et comptes rendus des réunions de l’instance).

Article 4.2.2 – Possibilité de création de « groupes »

Les représentants du personnel ont la possibilité de créer, pendant la durée de chaque mandature des « groupes », administrés sous leur responsabilité, pour permettre des échanges dynamiques avec les collaborateurs de leur périmètre d’intervention qui le souhaitent. Les collaborateurs doivent conserver la possibilité de se désinscrire à tout moment de ces groupes. Ces groupes devront être créés en conformité avec les règles d’utilisation de la plateforme en évitant les « doublons ».

Le titre et le descriptif de chacun de ces groupes devront clairement et de manière non équivoque faire apparaître le lien entre le groupe et l’activité de représentation du personnel.

Article 4.3 – L’utilisation d’une ligne téléphonique dédiée

Afin de faciliter la communication entre les représentants du personnel et les collaborateurs de leur périmètre, il est convenu de la possibilité de mettre en place, pour chaque instance (CSE / CSSCT / RDP) une ligne téléphonique dédiée. Cette dernière permet notamment aux représentants qui le souhaitent de mettre en place des « permanences téléphoniques » pour les collaborateurs qu’ils représentent.

La mise en service de la ligne est accessible à l’ensemble des membres de l’instance concernée.

L’utilisation de cette ligne est strictement limitée aux échanges liés à l’exercice d’un mandat de représentant du personnel.

Cette permanence téléphonique ne pourra par ailleurs se faire que sur un temps spécifiquement identifié et tracé comme temps de mandat dans l’outil de gestion des temps.

Article 5 : Commission de suivi de l’accord

Il est institué une commission de suivi du présent accord.

Elle est composée :

• d’un délégué syndical par organisation syndicale représentative au sein de l’APEC, qui pourra être accompagné d’un représentant du personnel,

• de représentants de la DRH dont le nombre ne pourra être supérieur au nombre de délégués syndicaux composant la commission.

Afin d’assurer le suivi du présent accord, cette commission se réunira :

• une fois lors de la première année d’application du présent accord,

• puis, une fois tous les deux ans.

  Article 6 : Durée d’application et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1^er décembre 2019.

Article 7 :  Dénonciation

Conformément aux dispositions de l’article L.2222-6 du Code du travail, le présent avenant peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérente, et selon les modalités énoncées ci-après.

La dénonciation est notifiée à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et doit donner lieu à dépôt conformément à l’article L 2231-6 du Code du travail.

La dénonciation prend effet au terme d’un préavis de trois mois. A cette date, l’avenant dénoncé continue de produire effet conformément aux dispositions légales pendant un an, sauf conclusion et application d’un accord de substitution.

En cas de dénonciation et en l’absence de conclusion d’un nouvel accord, dans le délai requis, l’avenant cessera de produire effet.

Article 8 :  Dépôt - Publicité

Le présent avenant fera l’objet d'une notification aux organisations syndicales représentatives et d’un dépôt au Greffe du Conseil de Prud'hommes et à la DIRECCTE de Paris, dans les formes légales.

Un affichage sur les panneaux de la Direction informera les salariés de sa conclusion et du lieu auquel il pourra être consulté. Il fera notamment l’objet d’une publication dans la plateforme interne de l’Apec.

En quatre exemplaires, fait à Paris, le 22 octobre 2019

Pour l’Association Pour l’Emploi des Cadres (APEC), représentée par

Monsieur <> en sa qualité de Directeur Général

Et :

Pour les Organisations Syndicales Représentatives

Madame <> Déléguée syndicale SIER IDF - C.F.D.T.

Madame <> Déléguée syndicale S.N.C.S.E – C.G.C

Madame <> Déléguée syndicale F.O – A.P.E.C