1. PROTOCOLE D'ACCORD

relatif au télétravail à domicile

Entre l'Institut Pasteur, représenté par ……, DRH,

d'une part et

les Organisations Syndicales suivantes :

. Syndicat CFTC

. Syndicat du Personnel de l'Institut Pasteur (SPIP)

. Syndicat des Personnel Scientifique (SPS)

. Syndicat des Travailleurs de la Recherche Pastorienne-CGT (STRP-CGT)

. Syndicat Nouvelle Alliance des Personnels Cadres et Employés (SYNAPCE) d'autre part.

Préambule

Le présent accord est le fruit d'un engagement renouvelé de la Direction et des Organisations Syndicales de l'Institut Pasteur à promouvoir le télétravail à domicile.

Cet accord s'inscrit dans le cadre de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences et tend, par la flexibilité de l’organisation du travail qu'il propose, à renforcer la qualité de vie au travail, en permettant notamment de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle. Il peut aussi contribuer à améliorer les conditions de travail des salariés handicapés.

Le présent texte fait suite à une première expérience menée ces 10 dernières années, dans un premier temps à titre d’essai puis reconduit jusqu’en avril 2018. Au vu du bilan satisfaisant tiré de ces premières années d’application, il a été décidé de reconduire la possibilité de télétravailler à l’Institut Pasteur, tout en l’adaptant aux nouvelles dispositions légales issues de l’ordonnance N° 2017 – 1387 du 22 septembre 2017. Le présent accord distingue le télétravail régulier (Titre 1), le télétravail occasionnel (Titre 2) et le télétravail en réponse à des situations particulières (Titre 3).

Titre 1 : Disposition organisant le télétravail à titre régulier.

2. Article 1. Définition du télétravail

Conformément à l’article L.1222-9 du Code du Travail, le télétravail désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Le télétravail à domicile représente donc, à l'Institut Pasteur, une organisation de travail en alternance par laquelle l'activité du salarié est réalisée un jour par semaine (1) au domicile habituel de celui-ci, les autres jours de la semaine étant réalisés à l'Institut Pasteur.

Le jour télétravaillé est fixé et arrêté d'un commun accord avec le responsable hiérarchique. Il est, par principe, fixe dans la semaine.

Le jour télétravaillé sera mentionné dans l'avenant au contrat de travail conclu entre le salarié et l'Institut Pasteur.

1. Les salariés exerçant leur activité à 90%, c’est-à-dire sur 4,5 jours par semaine, sont autorisés à télétravailler une demi-journée par semaine.

Le jour télétravaillé peut être modifié ponctuellement, à l’initiative du responsable hiérarchique, si des nécessités de service le justifient. Dans cette hypothèse, qui en tout état de cause doit rester exceptionnelle, le responsable hiérarchique en informe le salarié et la DRH en respectant un délai de prévenance de 5 jours ouvrés.

Il peut également être modifié par le salarié, à titre exceptionnel, et dans la limite de 5 fois par an.

Le choix du jour télétravaillé peut également être modifié de façon permanente, à l’initiative du responsable hiérarchique si des nécessités de service le justifient. Dans cette hypothèse, le responsable hiérarchique en informe le salarié et la DRH laquelle se charge, d'établir un nouvel avenant pour la période restant à courir.

Dans l’hypothèse où le jour habituellement télétravaillé dans la semaine ne l’est pas, pour quelque raison que ce soit celui-ci ne peut être reporté sur les semaines suivantes.

5. Article 2. Conditions d’éligibilité

1. : Conditions liées au salarié et à la nature de son contrat de travail

   9. D’une manière générale, sont éligibles au télétravail régulier, les salariés (conditions cumulatives) :

• sous CDI ou CDD

• justifiant d’une ancienneté de 1 an à la date de la demande du télétravail

• aptes et autonomes au regard de l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication,

• disposant d’une réelle autonomie au poste de travail

• en mesure de gérer leurs horaires de travail et leurs temps de repos

• positionnés au sein des groupes 4, 5, 6 et 7 du référentiel emploi de l’Institut Pasteur.

  11. En tout état de cause, ne sont pas éligibles au télétravail :

• les apprentis et salariés en contrat de professionnalisation

• les salariés à temps partiel en deçà de 80%.

  2.  : Conditions liées au poste ou à l’activité

Compte tenu des spécificités de ce mode d’organisation, le télétravail ne peut être ouvert qu’à des postes ou activités compatibles avec cette forme d’organisation du travail.

En conséquence, sont éligibles au télétravail, les postes (conditions cumulatives) :

- susceptibles d’être exercés à distance,

- ne nécessitant pas l’exercice d’une activité qui par nature requiert d’être exercée physiquement sur le campus, notamment en raison des équipements et matériels,

- compatibles avec le bon fonctionnement du service, de l’unité et le travail en équipe,

- compatibles avec le travail en équipe et les attentes des clients internes ou externes,

- dont la sécurité et la confidentialité des informations et données traitées peuvent être garanties,

Article 3. Organisation

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié.

Lorsqu'un salarié estimant relever du champ d’application de l’Accord, exprime le désir d'opter pour le télétravail régulier, il doit en faire la demande, par écrit, auprès de son responsable hiérarchique, celui-ci peut, après examen conjoint avec la DRH, accepter ou refuser cette demande. La réponse du responsable hiérarchique motivée et finalisée par écrit doit intervenir, au plus tard, un mois après la demande, une copie est transmise à la DRH.

Il est rappelé que la situation de télétravail suppose que les applications informatiques nécessaires à l'exercice de son activité soient compatibles avec un accès à distance.

Il est également rappelé que le télétravail est le fruit d'un accord de confiance entre le télétravailleur et son responsable hiérarchique.

En cas de passage au télétravail, l'Institut Pasteur fournit, par écrit, au télétravailleur, l'ensemble des informations relatives aux conditions d'exécution de sa mission et à l'organisation du travail afférente.

Ces informations sont formalisées dans un avenant au contrat de travail.

Le télétravail prend effet obligatoirement le 1^er d’un mois.

1. Article 4. Mise en œuvre du télétravail et réversibilité

L'avenant au contrat de travail est conclu pour une durée initiale d'un an, renouvelable par tacite reconduction. Il précise notamment les modalités d'exécution du télétravail à domicile (la répartition des jours travaillés sur le campus et du jour travaillé à domicile, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint), le matériel mis à disposition et les conditions de réversibilité du télétravail à domicile.

L'avenant au contrat de travail prévoit une période de transition de trois mois pendant laquelle chacune des parties peut mettre fin à cette forme d'organisation du travail, moyennant un délai de prévenance d'au moins quinze jours.

Le salarié peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail à domicile en respectant un délai de prévenance fixé par l'avenant au contrat de travail. Ce délai ne peut être inférieur à un mois. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d'impossibilité de poursuivre le télétravail à domicile.

Le responsable hiérarchique peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail à domicile en respectant un délai de prévenance fixé par l'avenant au contrat de travail. Ce délai ne peut être inférieur à un mois.

Ces délais de prévenance permettent de gérer convenablement le retour du salarié sur le lieu de travail dans son service.

Lorsqu'il est mis fin au télétravail à domicile, le salarié effectue, à nouveau, entièrement son activité dans les locaux de l'Institut Pasteur au sein de son service.

Il appartient à chaque responsable hiérarchique de s'assurer que le fonctionnement du service n'est pas altéré par le télétravail à domicile.

Le responsable hiérarchique du télétravailleur veillera à assurer un contact régulier avec l'intéressé et à la communication des informations nécessaires à l'exécution de sa mission. Il fera un point régulier avec chaque télétravailleur sur la bonne exécution de sa mission et des résultats attendus.

A ce titre le télétravailleur doit pouvoir être joignable, y compris par téléphone, durant sa journée de télétravail. S’il n’est pas équipé d’un téléphone professionnel, il veillera à communiquer préalablement le numéro de téléphone auquel il peut être joint ou à s’assurer du renvoi de sa ligne professionnelle.

Le télétravailleur gère l'organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation et de l'accord d'entreprise de l'Institut Pasteur. Ses horaires de travail sont établis sur des bases comparables à celle d'un travail accompli sur le campus. Dans ces conditions, le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier ni l'horaire habituel, ni l'amplitude de travail effectif applicable en temps normal.

En tout état de cause, il est rappelé que les dispositions de l'accord relatif à l'aménagement et à la réduction du temps de travail (ARTT) à l'Institut Pasteur s'appliquent à tous.

L'activité demandée au télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant sur le campus. A ce titre, il doit être joignable et en mesure de répondre dans les mêmes conditions que dans les locaux de l'Institut Pasteur, y compris en cas d'urgence, tout en prenant en compte les souplesses d'organisation que permet le télétravail.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant sur le campus.

En cas de mobilité interne, la situation de télétravail sera réexaminée avec le nouveau responsable hiérarchique.

Il est également entendu que, pendant les périodes de suspension du contrat de travail (maladie...), le salarié habituellement en télétravail ne pourra télétravailler de son domicile.

13. Article 5. Santé et Sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur.

Le télétravailleur doit particulièrement veiller à ce que l'environnement et le mobilier utilisé à son domicile soient propices au travail et à la concentration.

En outre, le télétravailleur doit s'assurer auprès de son assurance multirisques habitation (qu'il soit locataire ou propriétaire) que la situation de télétravail est possible à son domicile

15. Article 6. Conformité électrique

    Le télétravailleur devra s’assurer de la conformité de son installation avec un fonctionnement en télétravail.

    Dans ce cadre, il devra remettre lors de se demande une attestation sur l’honneur de conformité précisant que les installations électriques de son habitation sont conformes à la réglementation en vigueur et lui permettent d’exercer son activité dans toutes les conditions de sécurité.

3. Article 7. Equipement informatique

Au titre du télétravail, le service du télétravailleur fournit, à ce dernier, un ordinateur portable dans l'hypothèse où ce dernier n'en serait pas déjà équipé à l'Institut Pasteur.

En tout état de cause, cela ne saurait aboutir à offrir, au salarié, la duplication de ses outils de travail. Cet ordinateur devra être utilisé dans un cadre strictement professionnel.

L'Institut Pasteur se charge de l'entretien de ce matériel lequel, en cas de panne, doit être rapporté sur le campus pour dépannage et apporte un appui technique au télétravailleur, dans la limite des contraintes liées au télétravail (assistance téléphonique sans prise en main à distance).

Si le télétravailleur utilise un autre matériel que son ordinateur professionnel, il doit s'assurer de sa bonne configuration et de son bon niveau de sûreté (antivirus à jour, matériel non utilisé pour partager un accès à distance).

Le télétravailleur disposera de l'accès, à distance, à ses applications, dès lors que celles-ci sont compatibles avec un accès à distance.

6. Article 8. Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur s'engage à respecter les règles fixées par l'Institut Pasteur en matière de sécurité, en particulier, informatique et notamment de mot de passe. Ce dernier est strictement personnel et ne peut être communiqué à des tiers.

Il doit également assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous supports et par tous moyens, notamment sur papier, oralement et électroniquement.

Dans l'hypothèse où le télétravailleur ne respecterait pas ces règles de sécurité ou de confidentialité, l'Institut Pasteur se réserve le droit de mettre fin sans délai à la situation de télétravail à domicile.

Le télétravailleur s’engage à prendre connaissance de la charte informatique de l’Institut Pasteur, consultable sur l’intranet.

9. Article 9. Couverture sociale

Le télétravailleur à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l'Institut Pasteur.

Si un accident survient pendant le jour de travail à domicile prévu par l’avenant au contrat de travail , le lien professionnel est a priori présumé. Cette présomption s’applique conformément aux dispositions légales et réglementaires propres au régime accidents du travail et maladies professionnelles en vigueur.

Dans tous les cas, le télétravailleur à domicile doit en informer la Direction des ressources Humaines ainsi que son responsable hiérarchique dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail habituellement sur le campus.

Titre 2 : Le télétravail ponctuel.

Le présent titre organise la possibilité de télétravail ponctuel. Celui-ci peut permettre de répondre à des situations particulières, telles que des périodes de perturbations dans les transports, des circonstances personnelles ou professionnelles particulières, etc…

En tout état de cause le télétravail ponctuel doit revêtir un caractère occasionnel et ne peut avoir pour effet de conférer le statut de télétravailleur tel que définit au titre 1 du présent accord.

Article 1 : Conditions d’éligibilité.

Le télétravail ponctuel est ouvert à l’ensemble des collaborateurs salariés de l’Institut Pasteur sous CDI ou CDD justifiant d’une ancienneté de 1 an à la date de la demande :

• exerçant leur activité à au moins 80%,

• aptes et autonomes au regard de l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication, et disposant d’une réelle autonomie au poste de travail.

Ne peuvent être éligibles les postes et activités qui par nature nécessitent d’être exercés en totalité sur le campus.

De même ne sont pas éligibles au télétravail ponctuel, les apprentis et salariés en contrat de professionnalisation.

Article 2 : Mise en place du télétravail ponctuel

Le télétravail occasionnel revêt un caractère volontaire pour le salarié et suppose l’accord du responsable hiérarchique. Il ne donne pas lieu à un avenant au contrat de travail.

Dans l’attente d’une application permettant la saisie et le suivi des demandes de télétravail sur le portail RH, le salarié désirant en bénéficier doit en faire la demande, par mail, auprès de son responsable hiérarchique (avec copie à son RH de proximité), au plus tard 2 jours ouvrés avant la date de télétravail souhaité (délai pouvant être réduit en cas de circonstances particulières imprévues).

La réponse du responsable hiérarchique au salarié demandeur doit-être faite, (par mail avec copie au RH de proximité) dans les meilleurs délais.

Par définition, le télétravail ponctuel ne peut perdurer dans le temps, ni se cumuler à du télétravail régulier.

Volume annuel du télétravail ponctuel :

Le salarié souhaitant bénéficier du télétravail ponctuel disposera d’un volume de 20 jours ouvrés de télétravail par année civile, qu’il pourra utiliser tout au long de l’année sous forme de journée entière, dans la limite de 1 journée par semaine sauf circonstances exceptionnelles (intempéries, grève des transports par exemple).

Les dispositions prévues aux articles 4, 5, 6, 7 et 8 du titre 1 du présent accord, s’appliquent au télétravail ponctuel.

Titre 3 : Le télétravail en réponse à des situations particulières temporaires.

Article 1. Prise en compte de circonstances exceptionnelles et/ou de situations particulières et temporaires

Sur proposition du Service Santé au travail, des dérogations exceptionnelles aux dispositions précitées pourront être faites, en cas de situations particulières et temporaires, sous réserve que le poste puisse être opéré en télétravail.

Il appartiendra à la DRH, en lien avec le responsable hiérarchique d’en étudier les conditions de faisabilité et de mise en œuvre.

Ces situations pourront notamment concerner :

- des salariés reprenant leurs activités après un arrêt maladie d’une certaine durée,
- des salariés en invalidité 1^ère catégorie,

- des salariés présentant une affection de longue durée
- des circonstances exceptionnelles, telles des menaces d’épidémie, … »

En tout état de cause, ce télétravail dérogatoire doit rester temporaire et ne peut avoir pour effet de perdurer dans le temps.

Article 2 : Dispositions particulières liées à la maternité.

Par dérogation aux dispositions précitées, et afin de limiter le temps passé dans les transports, les femmes enceintes qui en font la demande, peuvent bénéficier, sous réserve que le poste puisse être opéré en télétravail, d’un télétravail dans la limite de 2 jours par semaine.

Cette faculté est ouverte durant la période comprise entre le 4^ème mois de grossesse et le début du congé de maternité.

Article 3 : Dispositions particulières liées à la situation de handicap.

Par dérogation aux dispositions précitées, et afin de limiter le temps passé dans les transports, les salariés reconnus handicapés (RQTH), peuvent bénéficier, sous réserve que le poste puisse être opéré en télétravail, d’un télétravail dans la limite de 2 jours par semaine.

Cette faculté est ouverte le temps de la durée de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé.

Article 4 : Les dispositions prévues aux articles 4, 5, 6, 7 et 8 du titre 1 du présent accord, s’appliquent aux situations évoquées au titre 3.

Titre 4 : Dispositions finales

Article 1 : Suivi de l’accord

A l’issue de la première année, un bilan d’application de cet accord sera présenté au Comité Social et Economique (CSE). Ce bilan sera l’occasion d’étudier d’éventuelles évolutions à y apporter.

Article 2. Mise en œuvre de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de trois années. Il entrera en vigueur à compter du 1^er février 2019.

Les Organisations Syndicales non signataires pourront à tout moment adhérer au présent accord.

Article 3. Dépôt

Le présent accord est établi en nombre suffisant d'exemplaires remis à chacune des parties signataires et, pour le dépôt à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi de la région d'Ile-de-France, dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du Travail (deux exemplaires dont une sur version papier signée des parties et une version sur support électronique).

Le présent accord sera déposé au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris et tenu à la disposition des pasteuriens à la Direction des Ressources Humaines.

Le présent accord sera notifié à l'ensemble des Organisations Syndicales représentatives dans l'entreprise et non signataires de celui-ci, dans le cadre de l'article L.2231-5 du Code du Travail.

Fait à Paris, le

Pour l’Institut Pasteur

DRH

Pour le Syndicat des Personnels Scientifiques (SPS)

représenté par :