Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place d'un dispositif de recueil des signalements au sein de la Mutualité Française Limousine" chez MUTUALITE FRANCAISE LIMOUSINE (Siège)

Accord relatif à la mise en place d’un dispositif de recueil des signalements au sein de la Mutualité Française Limousine

ENTRE :

La Mutualité Française Limousine, dont le siège est situé 39 avenue Garibaldi, à LIMOGES, représentée par , en sa qualité de Directeur Général,

D’une part

ET

L’organisation syndicale C.F.D.T., représentée par , délégué syndical,

L’organisation syndicale C.G.T., représentée par , déléguée syndicale,

D’autre part

Il est convenu ce qui suit :

Préambule :

Le présent accord a été négocié en vue de la mise en place d’un dispositif permettant le recueil des signalements émis par les personnes ayant la qualité de « lanceurs d’alerte » au sein de la Mutualité Française Limousine et d’en définir les modalités.

Titre I – Champ d’application du dispositif

Article 1 : Le lanceur d’alerte

Un lanceur d'alerte est une personne physique qui révèle ou signale, de manière désintéressée et de bonne foi, un crime ou un délit, une violation grave et manifeste d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, de la loi ou du règlement, ou une menace ou un préjudice grave pour l'intérêt général, dont elle a eu personnellement connaissance.

Les faits, informations ou documents, quel que soit leur forme ou leur support, couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client sont exclus du régime de l'alerte.

Tout signalement émis aux fins exclusives de nuire à autrui et/ou de procurer un avantage de quelque nature que ce soit à son auteur est passible de sanctions disciplinaires.

Les parties au présent accord insistent sur le fait que le dispositif de recueil des alertes professionnelles est complémentaire des procédures déjà existantes au sein de la Mutualité Française Limousine.

Article 2 : Recueil de signalement

Le signalement d'une alerte devra être porté à la connaissance du Président de la Mutualité Française Limousine ou de la Directrice des Ressources Humaines :

Les coordonnées du Président actuel de la MFL, sont les suivantes :

Téléphone : 05.55.33.96.31

Mail : lanceur-alerte-president@mutualitélimousine.fr

Adresse de contact : 39 Avenue Garibaldi 87000 Limoges

Les coordonnées de la DRH actuelle de la MFL, sont les suivantes :

Téléphone : 05.55.33.93.00

Mail : lanceur-alerte-drh@mutualitélimousine.fr

Adresse de contact : 39 avenue Garibaldi 87000 Limoges

Article 3 : Compétence

Compte tenu de son positionnement ainsi que de ses attributions, les personnes désignées comme référentes sont seules compétentes pour le traitement des signalements portés à leur connaissance dans les conditions définies aux Titre II et III du présent accord. Elles disposent à cette fin de moyens suffisants.

Elles sont seules juges de la recevabilité d’un signalement ainsi que des moyens à employer lors de son traitement. L’ensemble des données recueillies à cette fin sont consignées dans un compte-rendu établi et conservé par les personnes référentes dans des conditions visant à en préserver la confidentialité.

Titre II – Le dispositif de recueil des alertes

Article 4 : Transmission de l’alerte

Tout signalement susceptible de correspondre au champ d’application du présent accord devra être adressé au référent spécifiquement désigné par la Mutualité Française Limousine pour le recueil et le traitement des alertes, conformément à la procédure définie en ce sens.

Article 5 : Procédure d’alerte

Il a été décidé de mettre en place le dispositif suivant afin de traiter les signalements émis par les membres du personnel ou par des collaborateurs extérieurs et occasionnels à l’entreprise. A cet égard, la procédure de recueil du signalement se fera selon les modalités suivantes :

1. une saisine du « référent signalement » par une fiche de renseignements dont le modèle est joint au présent accord,

Cette fiche pourra être adressée à cette personne, par courrier ou par voie électronique, à l’adresse indiquée à l’article 2 du présent accord.

2. la fiche de signalement permettra de faire état des faits, informations ou documents dont l’auteur du signalement aura eu personnellement connaissance.

La transmission, notamment, de toute pièce ou document pourra être réalisée auprès du référent soit par voie électronique, soit par voie postale (cf. adresses figurantes à l’article 2).

En cas de difficultés à communiquer ces éléments, il devra en préciser les raisons.

3. il sera mentionné, sur la fiche de renseignements, les éléments permettant, le cas échéant, un échange avec la personne en charge du recueil du signalement.

Article 6 : Recevabilité et traitement du signalement

1- Le référent désigné à l’article 2 informera, sans délai, l'auteur du signalement de la réception de son signalement. A cet égard, la fiche de signalement sera retournée signée par la personne en charge du recueil des signalements pour attester de sa bonne réception.

En outre, il sera également communiqué par écrit au lanceur d’alerte une information quant au délai prévisible pour l’examen de la recevabilité de son signalement, lequel ne pourra excéder 2 mois.

L’appréciation de la recevabilité d’une alerte relève de la seule discrétion du référent, au regard des données émises à l’appui de cette dernière.

2- Le traitement du signalement sera effectué, dans les conditions de confidentialité définies à l’article 7, dans un délai de 3 mois à compter de la clôture de l'ensemble des opérations de recevabilité ou de vérification du signalement.

Dans l’hypothèse où le traitement d’une alerte nécessiterait des précisions, faute d’éléments suffisants, le référent se réserve la possibilité de demander au lanceur d’alerte toute information complémentaire nécessaire à la poursuite de l’instruction.

L’auteur du signalement sera informé, par écrit, de la clôture et des suites données à la recevabilité de son signalement.

De plus, les personnes visées par le signalement seront également informées, par écrit, de la date de clôture des opérations de recevabilité ou de vérification du signalement.

Ne saurait toutefois être recevable le signalement non appuyé par la fiche de signalement prévu à cet effet.

Titre III – Garanties tenant à la confidentialité et à la protection des données

Article 7 : Confidentialité

Une stricte confidentialité de l’auteur du signalement, des faits objets du signalement ainsi que des personnes visées, devra être observée y compris en cas de communication à des tiers dès lors que celle-ci est nécessaire pour les seuls besoins de la vérification ou du traitement du signalement.

Il est rappelé que les éléments de nature à identifier :

• le lanceur d'alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'avec le consentement de celui-ci.

• la(les) personne(s) mises(s) en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.

Article 8 : Traitement et confidentialité des données

Afin de garantir leur stricte confidentialité, les données et informations recueillies dans le cadre du dispositif prévu au présent accord sont consignées dans un système d’information à accès restreint au seul référent nommément désigné.

Cette obligation est d’autant plus importante qu’elle :

• responsabilise et limite les risques de dérive vers la délation et la dénonciation calomnieuse ;

• facilite la protection de l’auteur du signalement contre d’éventuelles représailles ;

• permet un meilleur traitement du signalement en offrant la possibilité de demander à son auteur des précisions complémentaires.

Seules peuvent faire l’objet d’un traitement les données suivantes :

• Identité / Fonctions / Coordonnées du lanceur d’alerte ;

• Identité / Fonctions / Coordonnées des personnes mises en causes ;

• Identité / Fonctions / Coordonnées des personnes pouvant intervenir dans le cadre des opérations de recevabilité et d’instruction des alertes ;

• Les faits signalés ainsi que les éléments recueillis dans le cadre de l’instruction ;

• Compte-rendu des opérations d’instruction ;

• Les suites données aux alertes.

Il est rappelé que les éléments de nature à identifier :

• le lanceur d'alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'avec le consentement de celui-ci.

• la(les) personne(s) mises(s) en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.

Une formation spécifique à la confidentialité des informations et documents reçus, dans le cadre de signalements, sera dispensée au référent.

Article 9 : Archivage et destruction des données

Si le signalement effectué n’est pas recevable, l’intégralité du dossier de signalement comportant, notamment, l’identité de l’auteur ainsi que le nom des personnes visées par celui-ci est détruit automatiquement et sans délai.

En revanche, si le signalement est recevable, le référent désigné à l’article 2 du présent accord doit, dans le délai de traitement du signalement fixé à l’article 3, communiquer ses conclusions ainsi que les informations nécessaires aux personnes compétentes identifiées par l'employeur.

Les données détenues par le référent peuvent être conservées jusqu'à la fin du délai de prescription dont dispose la(les) personne(s) visée(s) par le signalement pour contester la procédure la visant. Si l'employeur décide de ne pas donner suite à l'alerte, les données s'y rapportant sont détruites automatiquement et sans délai.

Article 10 : Droit d’accès et de rectification

Toute personne concernée par le traitement de données à caractère confidentiel pourra exercer son droit d’opposition, son droit d’accès et son droit de rectification, conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Titre V – La protection du Lanceur d’alerte

Article 11 : Responsabilité pénale

Le lanceur d’alerte ne pourra être reconnu pénalement responsable en raison de l’atteinte portée à un secret protégé par la loi, dès lors que cette divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause, qu'elle intervient dans le respect des procédures de signalement ci-dessus exposées.

Article 12 : Etendue de la protection

Conformément à l’article L1132-3-3 du Code du Travail, aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation en entreprise, aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de mesures d'intéressement, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat, pour avoir relaté ou témoigné, de bonne foi, de faits constitutifs d'un délit ou d'un crime dont il aurait eu connaissance dans l'exercice de ses fonctions.

Aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation professionnelle, aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de mesures d'intéressement, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat, pour avoir signalé une alerte dans le respect des procédures de signalement ci-dessus exposées.

Titre IV - Dispositions générales

Article 13 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 14 : Commission de suivi

Dans un délai de 6 mois à compter de l’entrée en vigueur du présent accord, une commission paritaire de suivi sera mise en place à l’initiative de la Direction. Cette commission aura pour mission d’examiner l’application du présent accord.

Celle-ci est composée d’un délégué syndical par organisation syndicale représentative de salariés signataire ou adhérente et de la Direction. Elle est présidée par le Directeur Général ou son représentant.

Une organisation syndicale qui perd sa représentativité ne peut plus siéger au sein de cette commission.

Cette commission se réunira une fois par an sur convocation écrite (lettre ou mail) de la Direction.

Les résultats de la commission de suivi seront consignés dans un procès-verbal établi par la Direction. Une fois adopté par la majorité des membres de la commission, celui-ci pourra faire l’objet d’une diffusion dans le cadre de la communication syndicale et, le cas échéant, sur l’intranet de l’entreprise.

En outre, les parties au présent accord sont tenues de se réunir, sur convocation écrite (mail ou lettre) de la Direction, chaque année dans le mois qui suit la date anniversaire de l’entrée en vigueur du présent accord, afin de discuter de l’opportunité de réviser ce dernier.

Article 15 : Communication et dépôt légal

Le présent accord sera diffusé dans l’entreprise et porté à la connaissance de tous les collaborateurs par voie d’affichage ainsi que sur l’intranet de l’entreprise.

Conformément aux dispositions du code du travail, cet accord sera déposé en deux exemplaires auprès de l’Unité départementale de la Haute-Vienne de la DIRECCTE de Nouvelle-Aquitaine et en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Limoges.

Article 16 : Entrée en vigueur

Le présent accord ayant vocation à mettre en place un système d’information pour le recueil et le traitement de données à caractère confidentielles, ce dernier fera l’objet d’une déclaration auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés et ne pourra être mis en œuvre qu’après autorisation de cette dernière.

Fait en autant d’exemplaires que de parties.

A Limoges, le………………………………..

Pour l’Entreprise La MUTUALITE FRANCAISE LIMOUSINE Directeur Général	Pour l’organisation syndicale C.F.D.T Délégué syndical
Pour l’organisation syndicale C.G.T Déléguée syndicale

ANNEXE : PROCEDURE DE RECUEIL DES SIGNALEMENTS

Accord relatif à la mise en place d’un dispositif de recueil des signalements au sein de la Mutualité Française Limousine

I. DESIGNATION ET COORDONNEES DU REFERENT

	NOM	PRENOM	COORDONNEES
Titulaire			Adresse : 39 Avenue Garibaldi 87000 Limoges Téléphone : 05.55.33.96.31 Email : lanceur-alerte-president@mutualitelimousine.fr
Suppléant(e)			Adresse : 39 Avenue Garibaldi 87000 Limoges Téléphone : 05.55.33.93-00 Email : lanceur-alerte-drh@mutualitelimousine.fr

II. REFERENT COMPETENT

Tout signalement doit être adressé au référent désigné à titre principal, à savoir, ou au référent suppléant à savoir, .

Par exception, dans l’hypothèse le référent principal ne saurait être en mesure d’accomplir sa mission, le référent suppléant prendra immédiatement en charge le signalement, en lieu et place de ce dernier.

III. TRANSMISSION DU SIGNALEMENT AU REFERENT

Tout signalement susceptible de rentrer dans le champ d’application du présent accord doit être transmis à l’aide de la fiche de signalement prévu à cet effet ainsi que de tout document susceptible d’appuyer les faits signalés. L’ensemble de ces pièces devront être transmises à l’un des référents aux coordonnées ci-dessus renseignées.

Toute alerte peut être adressée au référent par courrier postal, courrier interne ou par e-mail. Le choix quant au mode de transmission est à la seule discrétion du lanceur d’alerte.

1. VOIE POSTALE

Afin de conférer une date certaine pour l’envoi ainsi que pour la réception du signalement, celui-ci devra être adressé par lettre recommandée avec accusé de réception.

Afin de préserver la confidentialité du dossier, tout signalement transmis par la voie postale devra respecter un système de double-enveloppe. A cette fin, tous les éléments de saisine devront être insérés dans une première enveloppe (enveloppe intérieure) portant la mention « SIGNALEMENT D’UNE ALERTE – CONFIDENTIEL », laquelle devra être insérée dans une seconde enveloppe (enveloppe extérieure) adressée à l’attention du référent concerné.

2. COURRIER INTERNE

Afin de préserver la confidentialité du dossier, tout signalement transmis par voie de courrier interne devra veiller à ne divulguer aucun élément susceptible de compromettre l’identité du lanceur d’alerte. Ainsi, il ne devra pas être fait mention du nom ainsi que du prénom du lanceur d’alerte sur l’enveloppe destinée aux envois par voie interne.

Afin de préserver la confidentialité du dossier, tout signalement transmis par la voie de courrier interne devra respecter un système de double-enveloppe. A cette fin, tous les éléments de saisine devront être insérés dans une première enveloppe (enveloppe intérieure) portant la mention « SIGNALEMENT D’UNE ALERTE – CONFIDENTIEL », laquelle devra être insérée dans l’enveloppe destinée au courrier internet (enveloppe extérieure), adressée à l’unique attention du référent.

3. E-MAIL

Tout signalement adressé par e-mail devra être transmis au référent désigné à titre principal, , à l’adresse suivante : lanceur-alerte-president@mutualitelimousine.fr ou au référent suppléant à savoir, à l’adresse suivante : lanceur-alerte-drh@mutualitelimousine.fr.

FICHE DE SIGNALEMENT

Reférent signalement :

Nom :

Prénom :

Téléphone :

E-mail :

Adresse de contact :

Auteur du signalement :

Nom :

Prénom :

Téléphone :

E-mail :

Adresse de contact :

Confidentialité :

Conformément à la note relative aux procédures de recueil des signalements, votre identité ne peut pas être divulguée, sauf à l'autorité judiciaire, qu'avec votre consentement. Y consentez-vous ?

• Oui

• Non

DESCRIPTION DU SIGNALEMENT :

Décrivez ci-dessous les faits dont vous avez eu personnellement connaissance laissant présumer l’existence d’un crime ou d’un délit, d’une violation grave et manifeste d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, de la loi ou du règlement, ou une menace ou un préjudice grave pour l’intérêt général.

Je soussigné(e), …………………………………. déclare avoir eu personnellement connaissance des faits suivants : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Un double de cette fiche de signalement, portant signature du référent, vous sera retourné, ce qui attestera de sa bonne réception.

En complément de la signature de la fiche de signalement, nous vous prions de bien vouloir parapher de vos initiales les pages 1 et 2.

Signature de l’auteur du signalement Signature du référent

A ……………………..…… A ……………………………

Le …………………........ Le ………………………….