Accord d'entreprise "UN ACCCORD D'ENTREPRISE CONCERNANT LA DEMARCHE D'AMELIORATION CONTINUE DE LA QUALITE" chez ADAPEI88 - ADAPEI DES VOSGES (Siège)

ACCORD d'ENTREPRISE

Relatif à la démarche d'amélioration continue de la qualité (DACQ)

Entre :

L'Association Départementale des Amis et Parents de personnes déficientes intellectuelles des Vosges désignée ci-après Adapei88,

D'UNE PART

ET

L’Organisation Syndicale C.F.D.T. Santé Sociaux 88

D'AUTRE PART

Préambule :

Dans le cadre de son Projet Associatif et au regard de ses orientations, consciente de l'enjeu majeur pour les personnes accueillies, mais aussi pour sa reconnaissance, son développement et la pérennité des établissements et services qu'elle gère, l'Adapei88 est engagée dans une Démarche d'Amélioration Continue de la Qualité, appelée DACQ.

La politique qualité de l'Adapei88 s'appuie sur la Déclaration Universelle des Droits de l'Homme, la Charte des Droits et Libertés de la Personne Accueillie et les Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles de la HAS, les normes de sécurité, le cadre législatif et règlementaire inhérent aux personnes accompagnées et aux salariés, le CPOM, le projet associatif, les projets d’établissements ou de services, les projets personnalisés d’accompagnement des personnes accompagnées.

Article 1 : Définition et objectifs de la DACQ

La démarche DACQ peut être définie comme l'ensemble des dispositions organisationnelles, matérielles, humaines et documentaires mises en œuvre au sein de l’Adapei88, d’un dispositif (Enseignement – Travail – Habitat – Coordination renforcée) ou d'un établissement ou service pour améliorer la qualité des prestations délivrées aux personnes accompagnées et les conditions de travail des salariés.

La démarche d'amélioration continue de la qualité a pour objectifs de :

• répondre aux besoins et attentes des personnes accompagnées en les faisant pleinement participer, ainsi que les familles et représentants légaux, les administrateurs et les salariés, à l'élaboration des différentes réponses.

• clarifier les missions et responsabilités de chacun.

• harmoniser les pratiques professionnelles.

• gérer et réduire les dysfonctionnements et les situations à risques.

• valoriser le professionnalisme des équipes en externe.

• Améliorer la qualité de vie au travail de l’ensemble des professionnels de l’Association.

• Fluidifier la coopération et l’articulation entre les ESMS Adapei88.

• Développer ou consolider les partenariats.

• renforcer les relations avec les autorités de tarification.

• faciliter la communication intra- et extra-Association.

Article 2 : Les acteurs de la DACQ

Ce sont l’ensemble des acteurs (personnes accompagnées, familles et représentants légaux, administrateurs, salariés), tarificateurs, prestataires et partenaires qui interviennent et contribuent à l’accompagnement des personnes.

2.1. La participation à la démarche DACQ

Cette démarche ne peut vivre qu'à travers son appropriation et son enrichissement par :

- les personnes accompagnées, les familles et représentants légaux qui peuvent s'exprimer dans le cadre de cette démarche pour participer à l'amélioration de la qualité (fiche DACQ - enquête de satisfaction – groupe de parole – réclamations….).

- les professionnels de l'Adapei88 qui analysent leurs pratiques professionnelles, les fonctionnements et organisations et proposent des améliorations ; mais également, repèrent, proposent des solutions aux dysfonctionnements et aux écarts relevés ; et participent à la mise en œuvre des actions décidées.

- les tarificateurs qui évaluent l’action de l’Adapei88 sur le territoire et dans les missions qui lui sont confiées à travers le CPOM, le dialogue de gestion et le renouvellement des autorisations.

- les prestataires et partenaires par l’évaluation des conventions et des prestations et des enquêtes de satisfaction.

2.2. Le suivi de la DACQ

2.2.1 Les "référents DACQ" et les "coordonnateurs DACQ " 

Pour faire vivre la démarche DACQ et atteindre les objectifs visés, chaque établissement ou service sera doté :

• De référents DACQ

• De coordonnateurs DACQ.

Le "référent DACQ " est désigné, en priorité, sur la base du volontariat pour une durée minimum de deux ans renouvelable. Un appel à candidature sera effectué tous les 2 ans. A défaut de volontaire, un salarié sera désigné par la Direction de l'établissement ou du service.

La candidature pour la mission de « référent DACQ » ou la démission doivent obligatoirement être notifiées par écrit à la Direction de l’établissement ou du service. En cas de démission de cette mission, un appel à candidature sera réalisé auprès des professionnels pairs de l’établissement ou du service dans un délai de 2 mois.

En cas de longue absence d’un référent (maladie longue, congé maternité), il sera envisagé dans la mesure du possible son remplacement dans le cadre de cette mission sur la durée de l’absence.

Le "référent DACQ" veille au bon déroulement de la démarche d'amélioration continue de la qualité, la fait vivre au quotidien. Il aide à la compréhension des outils qualité, à la sensibilisation à la DACQ des personnels de l’établissement ou du service, des personnes accompagnées et des familles et via sa participation aux réunions DACQ.

Le « référent DACQ» dispose de 2 h un mois sur 2 pour préparer les différentes réunions DACQ.

La prise de ces heures est subordonnée à une demande d’autorisation préalable formulée par écrit auprès de la Direction de l’établissement ou du service qui prendra les mesures nécessaires afin d’assurer la continuité de service.

Les "coordonnateurs DACQ" (D/DA et CSE/CA) assurent la coordination de la démarche DACQ, ils sont garants du traitement des fiches DACQ et des réclamations, ils sont garants de la mise en œuvre et du suivi des plans d’action au sein de l’établissement ou du service, au sein du dispositif et au niveau transversal Adapei88.

2.2.2 Les Teams DACQ

Pour pérenniser la dynamique DACQ, créer une culture commune au sein de l’Adapei88 et faire communauté, les Teams DACQ se réunissent :

• Les Teams DACQ Dispositifs (Enseignement – Travail – Habitat – Coordination renforcée) composées de référents DACQ et coordonnateurs DACQ. Animées par 2 cadres hiérarchiques représentants leurs pairs. 1 fois par semestre. Mise en œuvre et suivi de plan d’actions au niveau du dispositif.

• La Team DACQ Adapei88 composée de référents DACQ, de coordonnateurs DACQ, et de l’assistante de la direction générale. Animée par la Direction générale. 1 fois par an. Mise en œuvre et suivi de plan d’actions au niveau global.

2.2.3 La revue de Direction

La Direction Générale et l'Association s'engagent à promouvoir et garantir la mise en œuvre de cette Politique DACQ par la convocation d’une revue de Direction, composée des membres du CoDir Général et du Bureau, au minimum une fois par an.

La revue de Direction :

- Participe à l’amélioration des outils de la DACQ.

- Evalue les résultats des plans d'actions : analyse des indicateurs au regard des objectifs – définition de nouveaux objectifs.

- Procède à l'examen des rapports DACQ annuels des services et établissements (fiches DACQ, enquêtes de satisfaction, indicateurs de fonctionnement, …), intégrés dans les rapports d’activité des établissements et services concernés.

-Définit la mise en œuvre des évaluations externes comme définies par la Loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale (obligation aux établissements et services sociaux et médico-sociaux de réaliser des évaluations) et la Loi du 24 juillet 2019 relative à l’organisation et à la transformation du système de santé (intégrant une réforme de l’évaluation).

- Statue sur la pertinence, l'adéquation et l'efficience de la démarche.

- Définit les actions transversales d'amélioration à l’ensemble de l’Adapei88, notamment à partir des bilans d’auto-évaluation et d’évaluation externe.

- contribue à l’appel à candidature et au choix du certificateur.

2.2.4. Le Comité de suivi 

Un Comité de suivi est mis en place. Il est composé :

• Des Délégués Syndicaux

• Du secrétaire du CSE

• Du secrétaire de la CSSCT

• De la Direction Générale de l’Association

• De la Présidence de l’Association

Ce Comité de suivi sera réuni une fois dans l’année et sera chargé de suivre la mise en œuvre du présent accord, de proposer des mesures d’ajustements nécessaires.

2.2.5. Les instances représentatives du personnel

Les instances représentatives du personnel sont parties prenantes de la DACQ par leur participation au Comité de suivi. Les instances représentatives du Personnel sont informées de la démarche DACQ, pour les éléments relevant de leur champ de compétences, à l'occasion des réunions dédiées à ces instances.

Article 3 : Les moyens de la DACQ

3.1 Les Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles (RBPP)

Les recommandations de bonnes pratiques professionnelles (RBPP) pour le secteur social et médico-social sont des propositions développées méthodiquement pour permettre aux professionnels du secteur de faire évoluer leurs pratiques afin d’améliorer la qualité des interventions et de l’accompagnement. Elles ne sauraient dispenser les professionnels d’exercer leur discernement dans l’élaboration et le choix de l’accompagnement qu’ils estiment le plus approprié, en fonction de leurs propres constats et des attentes des personnes accompagnées.

Elles ont pour objectif de mettre à la disposition des professionnels exerçant dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux des repères, des orientations, des outils, pour :
‒ développer les organisations, les actions et les postures permettant de proposer
l’accompagnement le mieux adapté dans des circonstances données
‒ mettre en œuvre la démarche d’amélioration continue de la qualité

Les RBPP sont appropriées par les professionnels de l’Adapei88 via les formations internes, les thématiques de travail au sein du dispositif, les réunions institutionnelles et d’équipe.

Elles sont consultables en gestion documentaire dans les différentes versions proposées (synthèse et recommandation).

3.2. La fiche DACQ

La fiche DACQ a pour vocation de permettre aux professionnels, aux administrateurs, ainsi qu’aux personnes accompagnées et aux représentants légaux et/ou familles, de faire remonter les dysfonctionnements rencontrés dans le cadre de l’accompagnement, le fonctionnement, l’organisation, l’hygiène et la sécurité, les relations extérieures-partenariats pour mise en œuvre d’une action corrective et/ou préventive ou de proposer des axes d'amélioration pour une évolution positive dans les champs précédemment cités.

L'analyse, le traitement et le suivi des fiches DACQ se font dans chaque établissement et service par les coordinateurs DACQ soit :

• dès réception de la fiche DACQ s’il y a constat d’urgence, en lien avec les référents DACQ

• lors de la réunion DACQ bimestrielle.

Toute fiche DACQ doit être enregistrée sur le "chrono" de réception du courrier interne de l'établissement ou du service et doit faire l’objet d’une réponse argumentée avant classement, quand bien-même la réponse serait le non traitement de la fiche.

3.3. Les évaluations

3.3.1 L’auto-évaluation

L’auto-évaluation est conduite par l’établissement ou le service lui-même, à raison de 2 auto-évaluations sur la période de 5 ans avant évaluation externe. Elle interroge la pertinence, l’impact et la cohérence des actions mises en œuvre au regard des missions imparties et des prestations servies d’une part, et des besoins et attentes des personnes accompagnées d’autre part.

Elle mesure les écarts entre les objectifs fixés et les effets des actions pour les personnes accompagnées. Elle s’appuie sur une analyse documentaire, l’observation des pratiques et le recueil d’informations des différents acteurs. Il s’agit d’une démarche collective et participative.

3.3.2 L’évaluation externe

L’évaluation externe est réalisée par un organisme externe à l’Association et portera une appréciation sur la qualité des prestations délivrées aux personnes accompagnées. Cette évaluation, « centrée sur la personne accompagnée, ses souhaits, ses besoins et son projet, est conçue pour promouvoir une démarche d’amélioration continue de la qualité qui favorise un meilleur accompagnement délivré aux personnes accueillies.»

L’évaluation externe repose sur un référentiel national, unique et homogène à l’ensemble des établissements et services sociaux et médico-sociaux. Quatre valeurs fondamentales sont portées par le référentiel d’évaluation de la qualité :

• le pouvoir d’agir de la personne ;

• le respect des droits fondamentaux ;

• l’approche inclusive des accompagnements ;

• la réflexion éthique des professionnels.

Ce référentiel comporte 9 thématiques (la bientraitance et l’éthique - Les droits de la personne accompagnée - l’expression et la participation de la personne - la co-construction et la personnalisation de son projet d’accompagnement - l’accompagnement à l’autonomie -l’accompagnement à la santé - la continuité et la fluidité des parcours des personnes - la politique ressources humaines de l’ESSMS - la démarche qualité et gestion des risques) qui seront toutes évaluées selon le triptyque : personnes accompagnées – professionnels – gouvernance de l’établissement ou du service.

Les méthodes d’évaluation retenues seront les suivantes :

• la méthode de « l’accompagné traceur » : Elle consiste en un échange avec une personne accompagnée, puis avec les professionnels qui l’accompagnent afin de recueillir leurs points de vue sur les pratiques mises en œuvre. Elle permet, à partir du croisement des regards, d’apprécier la qualité des pratiques au quotidien.

• la méthode du traceur ciblé, pour les professionnels : l’évaluateur va organiser des entretiens avec différents professionnels de la structure pour investiguer les différentes thématiques explorées par le référentiel.

• la méthode de l’audit système qui consiste à s’entretenir avec la gouvernance d’une structure pour évaluer l’organisation mise en place et s’assurer de sa maitrise par les professionnels sur le terrain.

Elle a lieu tous les 5 ans, selon une planification validée par les autorités ayant délivré les autorisations (ARS – CD88).

3.4. Les plans DACQtion

Les plans DACQtion sont présents à 3 niveaux :

3.4.1. Le plan DACQtion « établissement ou service »

Il est alimenté par les évaluations antérieures, les auto-évaluations et évaluations externes à venir, les fiches DACQ, les réclamations, le projet d’établissement ou de service….. Il est suivi par les coordonnateurs DACQ.

Il est complété du plan d’actions :

• du DUERP : Le document unique d’évaluation des risques doit permettre d’identifier et de classer par niveau de gravité les risques auxquels sont soumis les salariés, ceci en vue de mettre en place des actions de prévention.

Le suivi du DUERP est réalisé à l’occasion de chaque accident du travail et obligatoirement lors des réunions DACQ organisées au sein de l’établissement ou du service.

• du registre des traitements RGPD.

Dans le cadre de la mise en conformité au règlement général sur la protection des données (RGPD), l’Association tient une documentation interne complète sur le traitement des données personnelles et s’assure que le traitement de ces données respecte les obligations légales.

Le registre de traitement des données créé à la suite de l’audit RGPD datant de juillet 2018 fait l’objet d’un suivi lors des réunions DACQ organisées au sein des établissements ou services.

Certaines de ses actions peuvent être renvoyées vers les plans DACQtion Dispositif ou Adapei88 quand elles les concernent, pour un traitement généralisé de la problématique évoquée.

Il est présenté de manière adapté au CVS de l’établissement.

2. Le plan DACQtion « Dispositif »

Il est alimenté par les évaluations antérieures, les auto-évaluations et évaluations externes à venir, les fiches DACQ, les réclamations, le projet des dispositifs, le CPOM….. Il est suivi par la Team DACQ.

Il existe un plan DACQtion par dispositif.

Certaines de ces actions sont renvoyées vers les plans DACQtion Etablissement ou service ou Adapei88 quand elles les concernent.

3. Le plan DACQtion « Adapei88 »

Il est alimenté par les évaluations antérieures, les auto-évaluations et évaluations externes à venir, les fiches DACQ, les réclamations, le CPOM, les orientations associatives et stratégiques, les accords d’entreprise….. Il est suivi par la Team DACQ Adapei88.

Certaines de ces actions sont renvoyées vers les plans DACQtion Etablissement ou service ou Dispositif quand elles les concernent, pour un traitement au niveau approprié.

3.5. La gestion documentaire

Afin d'uniformiser les pratiques, il est mis en place au sein de chaque établissement ou service de l’Association :

- La "Veille documentaire" centralisant les documents de référence en matière législative, et réglementaire, de documents support pour la réalisation des accompagnements dans le secteur médico-social (RBPP – référentiel d’évaluation…).

- Le "Recueil des documents DACQ », qui rassemble l’ensemble des processus, procédures, instructions, protocoles et formulaires qui doivent être connus et suivis dans les établissements et services Adapei88.

- Le « Suivi de la DACQ" qui rassemble les plans d’action, les fiches DACQ, les comptes rendus des réunions des établissements et services, des dispositifs, de l’Adapei88.

Elle est dématérialisée et consultable sur le serveur, en gestion documentaire ou dans le commun de chaque établissement ou service.

Article 4 : Suivi et pilotage de la DACQ

4.1 Les réunions DACQ

Chaque établissement ou service nomme le ou les référents qualité au sein de leur établissement ou service, conformément au nombre de référents précisé dans l’annexe n°1. La réunion DACQ est bimestrielle.

Siègent à la Team DACQ Dispositif : un référent par établissement ou service désigné, les chefs de service ou chefs d’atelier et 2 directeurs (ou DA) animateurs représentants leurs pairs. La réunion est semestrielle.

Siègent à la Team DACQ Adapei88 : un référent, un cadre intermédiaire et un directeur ou DA désignés par dispositif, l’assistante de direction Siège et la Direction Générale qui anime. La réunion est annuelle.

Le but de ces réunions est la définition, la mise en œuvre et le suivi des plans d'actions arrêtés à chaque niveau.

Chaque réunion doit faire l'objet d'un compte-rendu qui doit être archivé dans le « Suivi de la DACQ ».

4.2. Les réunions d’équipe et les réunions institutionnelles

Un point DACQ est mis à l’ordre du jour de chaque réunion d’équipe et institutionnelle pour informer les salariés des actions mises en œuvre, des actions nouvelles dans l’établissement ou service.

4.2. Evaluation annuelle de la DACQ

En fin d’année, à chaque niveau, une synthèse est effectuée sur le nombre de fiches DACQ traitées, non traitées, le type de fiche DACQ, le plan DACQ'tion élaboré, le nombre de nouvelles actions, le nombres d’actions traitées… au cours de l'année écoulée.

Cette synthèse sera intégrée dans le rapport d’activité de l’ERRD (Etat Réalisé des Recettes et des Dépenses) et communiquée à la Direction Générale pour être traitée en revue de Direction.

Article 5 : Conservation et archivage

Les différentes mises à jour des plans DACQ’tion sont archivées afin de suivre les évolutions intervenues.

Les fiches DACQ sont conservées dans le « Suivi de la DACQ » pour une période de 1 an sauf si son traitement n’a pas été finalisé.

Passé ces délais, les plans DACQ’tion et les fiches DACQ sont archivés.

Article 6 : Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une période de 3 ans à compter du 01/01/2023. Les parties conviennent de se rencontrer dans le cadre des négociations annuelles obligatoires de l’année 2025 pour juger de l’opportunité et des éventuelles mesures à prendre dans le cadre du renouvellement du présent accord.

Article 7 : Révision et dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par écrit par chacune des parties moyennant le respect d’un délai de préavis de trois mois, conformément aux dispositions légales (articles L 2261-9 à L2261-12 du code du travail)

La dénonciation devra impérativement être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à tous les signataires.

Le présent accord est révisable dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires, sauf demande commune des parties (articles L2261 à L2261-8 du code du travail)

Toute demande de révision dans les conditions fixées à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail est obligatoirement accompagnée d’une rédaction nouvelle concernant le (ou les) article(s) soumis à révision et notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou contre décharge à chacune des parties.

Au plus tard dans le délai de 3 mois à partir de la réception de cette lettre, les parties doivent s’être rencontrées en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Le présent accord reste en vigueur jusqu’à la conclusion du nouvel accord.

Article 8 : Formalités de dépôt et publicité

Le présent accord sera porté à la connaissance de l’ensemble des salariés de la manière suivante :

Le secrétariat de la Direction Générale enverra un mail (avec en objet « Communication Direction Générale – Accord d’entreprise) à l’ensemble des salariés sur leur boîte mail professionnelle, afin de les informer de l’existence de cet accord et de son insertion dans la Gestion Documentaire (I :).

Le présent accord est établi en 3 exemplaires originaux :

- un exemplaire pour remise à l’Organisation Syndicale signataire,

- un exemplaire pour l’employeur

- un exemplaire destiné au greffe du Conseil de Prud’hommes d’Epinal.

Le présent accord sera déposé dépôt en ligne sur la plateforme de télé procédure du Ministère du Travail, après anonymisation des noms et prénoms des signataires de l’accord pour la version publiable.

Ce dépôt ainsi que celui auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes d’Epinal seront effectués par l’employeur.

Fait à Epinal, le 13/12/2022

Pour l’Association Pour la CFDT Santé Sociaux 88