Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel de l’OGEC Saint-Charles

Préambule

Comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-60 du 25 avril 2007, le décret 2011-595 du 26 mai 2011 et le décret 2016-1676 du 5 décembre 2016 , les parties signataires sont convenus, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique de recourir au vote électronique.

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système et le déroulement des opérations électorales.

Les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges qui sera annexé au protocole d’accord préélectoral.

Principes généraux

Le système retenu par l’OGEC Saint Charles repose sur les principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin qui sont

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote et un électeur en particulier ;

• L’intégrité et la sincérité du vote : stricte conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• L’intervention d’un prestataire extérieur : chargé de l’organisation sur la base d’un cahier des charges.

Recours à un prestataire

Conformément aux principes énoncés dans l’article 1 du présent accord, la conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l’employeur¹ sur la base des prescriptions énoncées dans le décret du 25 avril 2007, la législation européenne et nationale relative à la protection des données personnelles (Règlement Général sur la Protection des Données [RGPD] ainsi que la loi 78-17 mise à jour dite loi informatique et libertés) ainsi la doctrine de la CNIL et notamment la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

La direction communiquera le nom du prestataire retenu aux organisations syndicales représentatives signataire du présent accord et fera une information au Comité d’Entreprise.

Modalité d’organisation des opérations

Protocole d’accord préélectoral²

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Conformité aux règles de protection des données personnelles

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par l’entreprise de l’accomplissement des actions de conformité nécessaires pour respecter la législation européenne et nationale en matière de protection des données personnelles.

Formation au système de vote électronique³

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Elle sera dispensée par le prestataire retenu. Le temps passé à la participation à la formation visée à la présente section est décomptée comme temps de travail effectif.

Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante et sera remis à l’OGEC SAINT-CHARLES agissant en tant que responsable de traitement. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL.

Cellule d’assistance technique⁴

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire⁵.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique⁶ :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Déroulement des opérations de vote

Établissement des listes électorales et transmission⁷

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée⁸, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales⁹.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote¹⁰ et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Les parties signataires s’interdisent également la possibilité de connaître le nombre de votants au cours du scrutin.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.¹¹

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs au moins 15 jours avant l’ouverture du premier tour de scrutin.¹²

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix¹³.

Modalités d’accès au site de vote¹⁴

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, 15 jours calendaires avant, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site et les moyens d’authentification, à savoir un code d’accès personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. Ces codes sont valables pour les deux tours.

L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Déroulement du vote¹⁵

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter (ex : 1^er et 2^ème tour le cas échéant).

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Programmation du site

Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.

Clôture et Résultats

Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs¹⁶.

Décompte et attribution des sièges¹⁷

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord), reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.

Le décompte des voix, incluant les éventuelles voix des votes par correspondance, apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Délais de recours et destruction des données¹⁸

L’entreprise et/ ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Sécurité et confidentialité

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de la cellule d’assistance technique.

Anonymat et confidentialité des suffrages¹⁹

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Existence et contenu des fichiers²⁰

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,

• Pour les listes des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• Pour les listes d’émargement : collège, noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement,

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, les destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel.

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel.

Le dispositif de secours²¹

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Application de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à l'expiration du délai d'opposition et dès l’accomplissement des formalités de dépôt. Il est conclu pour une durée indéterminée.

Révision

Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.

Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence.

Les règles de conclusion de l’accord sont celles énoncées par la loi. Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.

Article 10 – Publicité de l’accord :

Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l'entreprise :

• ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs

• un exemplaire au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Longjumeau.

• un exemplaire original du présent accord sera remis à chaque signataire.

• un affichage dans l’Etablissement.

ATHIS-MONS,

Le 7 octobre 2019

Fait en 6 exemplaires originaux, dont au minimum un pour chaque partie.

Pour l'Organisation « Groupe Scolaire Saint-Charles »,

Chef d’Etablissement Coordinateur

Pour le syndicat FEP- CFDT Pour le syndicat SPELC

Déléguée Syndicale Déléguée Syndicale

ANNEXE

Eléments sur la qualité globale du prestataire retenu

Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

Anonymat

L’anonymat lors des échanges entre les partenaires

Les électeurs sont référencés de façon unique grâce à un identifiant généré par le prestataire. Cet identifiant sert aux échanges avec les partenaires. Il n’est pas externalisé auprès des électeurs.

L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Le prestataire génère un autre identifiant, nommé code d’accès, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais en clair sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/SSL (V3 niveau 128 minimum).

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de https,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

Disponibilité

Les services de vote (par Internet et par téléphone) sont accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme du prestataire.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, le prestataire met à disposition des comptes ECOLE.

Authentification

Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant unique, un code d’accès unique et un mot de passe.

Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu.

Le mot de passe est généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote (aussi bien par Internet que par téléphone), un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

L’expertise

Au regard du décret du 25 avril 2007 et de la doctrine de la CNIL ne matière de vote électronique, la plate-forme de vote du prestataire devra justifier d’au moins une expertise réalisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

L’expertise devra répondre aux exigences prévues dans la délibération n°2010-371 de la CNIL en mettant en évidence l’adéquation des solutions du prestataire avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

Vote test

Nous préconisons qu’un vote test soit réalisé, au préalable, en présence des représentants de commission électorale et éventuellement d’un huissier et/ou d’un expert informatique.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.

La simulation réalisée sur les deux services de vote passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.

L’objectif est de permette à la commission électorale d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

Conformité aux règles de protection des données personnelles

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote devront être conforme à la doctrine de la CNIL en matière de vote électronique.

Afin notamment d’évaluer si le prestataire agissant en tant que sous-traitant présente des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles, le prestataire s’engage à transmettre le rapport d’expertise à l’OGEC SAINT-CHARLES agissant en tant que responsable de traitement. Le cas échéant, le prestataire devra la transmettre à la CNIL.

Un contrat entre le prestataire et l’OGEC SAINT-CHARLES sera conclu et ce conformément à ce qui est prévu par l’article 28 du RGPD.

L’OGEC SAINT-CHARLES s’engage à se conformer aux règles de protection des données personnelles notamment en informant les collaborateurs, candidats et membres du bureau de vote de l’existence d’un traitement de données personnelles ainsi qu’en recensant le traitement dans le registre des traitements.

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1. Article R.2324-5 du Code du travail↩

2. Article R 2324-12 du code du travail↩

3. Article R 2324-11 du code du travail↩

4. Articles R 2324-9 et 14 du code du travail↩

5. Article R 2324-9 du code du travail↩

6. Article R 2324-14 du code du travail↩

7. Articles 2, 3 et 4 du décret du 25 avril 2007↩

8. Article R 2324-13 du code du travail↩

9. Article 6 du décret du 25 avril 2007↩

10. Article R 2324-7 du code du travail↩

11. Article R 2324-15 du code du travail↩

12. Article R 2324-11 du code du travail↩

13. Article 6 du décret du 25 avril 2007↩

14. Article 6 du décret du 25 avril 2007↩

15. Article 6 du décret du 25 avril 2007↩

16. Article R 2324-7 du code du travail et article 6 du décret du 25 avril 2007↩

17. Article 7 du décret du 25 avril 2007↩

18. Article R 2324-16 du code du travail↩

19. Article R 2324-6 du code du travail et article 2 du décret du 25 avril 2007↩

20. Articles 3, 4 et 5 du décret du 25 avril 2007↩

21. Article 3 du décret du 25 avril 2007↩