Accord d'entreprise portant sur la mise en œuvre du télétravail

Entre les soussignés :

IFP Energies nouvelles

Établissement public de l'État à caractère industriel et commercial sous la tutelle du Ministre de la Transition

écologique et solidaire.

Siège : 1 & 4 avenue de Bois Préau à Rueil-Malmaison (Hauts de Seine)

SIRET : 775 729 155 000 17

représenté par,

agissant en sa qualité de Directrice des Ressources humaines, ayant tout pouvoir à cet effet

COFIP

Société anonyme simplifiée

siège : 1 avenue de Bois Préau à Rueil-Malmaison (Hauts de Seine)

SIRET : 305 732 646 000 40

constituant avec IFPEN une UES, les deux entités étant collectivement dénommées ci-après l'Entreprise.

d'une part,

Et les organisations syndicales ci-après représentées par :

			Visa
CFDT	FCE-CFDT
CFE-CGC
CGT	CGT-Lyon
	CGT-Rueil

D’autre part,

Préambule

Cet accord a pour fondement le cadre légal défini ci-dessous :

• l’accord cadre européen du 16 juillet 2002 sur la modernisation et l’amélioration des conditions de travail qui a posé le cadre du télétravail dans les pays de la communauté européenne,

• l’accord interprofessionnel du 19 juillet 2005 qui procède à la mise en place du télétravail en France,

• la loi Warsmann du 29 février 2012 relative à la simplification du droit qui introduit 3 nouveaux articles dans le code du travail portant sur le télétravail,

• enfin les ordonnances Macron du 22 septembre 2017 et la loi de ratification des ordonnances du 29 mars 2018 qui ont précisé les modalités de mise en œuvre du télétravail dans les entreprises.

Ainsi dans le cadre des dispositions des articles L1222-9 à L1222-11 du code du travail, conformément à une volonté partagée de favoriser des modes d’organisation sources de performance, la Direction et les organisations syndicales ont souhaité mettre en œuvre le télétravail au sein d’IFPEN, selon les dispositions décrites ci-après.

Cet accord s’inscrit dans une démarche gagnante pour l’ensemble des parties au sens où le télétravail est un vecteur de performance :

• économique (efficience accrue du fait d’une moindre fréquence d’interruptions dans le travail),

• environnementale (réduction de l’usage des transports),

• sociale (réduction des impacts liés au temps de transport, conciliation vie professionnelle - vie personnelle, poursuite de l’évolution des modes de management basés sur l’autonomie et la responsabilisation).

Article 1 : Définition du télétravail (L1222-9 du code du travail)

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail, qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Les modalités de télétravail définies par le présent accord visent à préserver et renforcer la performance du collectif au travail. Elles prennent en compte la diversité des situations professionnelles et activités de l’entreprise. Elles s’inscrivent dans une volonté de préserver le dialogue au plus près des impératifs opérationnels, entre manager et collaborateur quant à l’éligibilité aux différentes formes de télétravail et au choix des jours concernés.

Ainsi IFPEN met en place 3 formes de télétravail :

• le télétravail régulier (TLVR),

• le télétravail occasionnel (TLVO),

• le télétravail pour circonstances exceptionnelles.

Le cumul des 2 premiers dispositifs n’est pas autorisé.

Les dispositions du présent accord remplacent celles sur le « recours ponctuel au travail à domicile » de l’accord d'entreprise portant sur l'égalité professionnelle femmes/ hommes.

Article 2 : Le télétravail régulier – TLVR

2-1 Eligibilité

Le TLVR est accessible à tous, sous réserve :

• de volontariat, la demande de télétravail ne pouvant émaner que du salarié,

• d’être en CDD ou CDI et d’être soumis au système de gestion des temps par badgeage,

• d’avoir un poste dont les activités peuvent être exercées à distance et de manière compatible avec un bon fonctionnement des services, de façon régulière,

• d’une autonomie et organisation suffisantes pour travailler en dehors des sites IFPEN,

• d’avoir au moins 12 mois d’ancienneté à IFPEN,

• d’être équipé, en propre, d’un PC portable « entreprise »,

• de disposer d’une connexion internet (par tout moyen) aux lieux de télétravail envisagés.

Il est entendu que les institutions représentatives du personnel peuvent exercer leur mandat dans le cadre du télétravail.

2-2 Volumétrie

Les volumétries maximales par salarié éligible au TLVR sont de :

• 2 jours par mois sur l’année 2019, soit 24 jours par an,

• 46 jours par an, à partir du 1^er janvier 2020.

Ces volumétries s’entendent comme des maxima, les salariés étant libres d’un usage partiel (0, 0.5, 1, 1.5 ou 2 jours par semaine).

L’adoption d’une démarche progressive telle que décrite vise à permettre une acculturation par le corps social, la mise en place des outils associés et l’accompagnement du changement.

2-3 Modalités de mise en place

Le salarié qui souhaite accéder au TLVR, sollicite un rendez-vous avec son chef de département ou son directeur (selon le rattachement).

L’entretien porte sur :

• l’éligibilité du salarié au regard des critères définis ci-dessus,

• les contraintes de service et les points de vigilance associés quant aux jours de télétravail,

• une sensibilisation à la nécessaire sécurisation des données informatiques.

L’accord du chef de département ou du directeur (selon le rattachement) sera formalisé via un formulaire relatif à l’éligibilité au dispositif de TLVR. Ce formulaire est joint en annexe du présent accord.

Tout refus devra être motivé via ce formulaire qui sera transmis au salarié et capitalisé au niveau de la DRH. Le référent RH validera le ou les motifs de refus avant de le/les transmettre au salarié. En cas de litige, le salarié pourra saisir un représentant du personnel et/ou porter sa requête auprès du pôle juridique de la DRH.

2-4 Modalités de prise des jours de TLVR

• Principe d’autonomie : une fois que le salarié est éligible au TLVR, il est posé le principe d’autonomie et de responsabilisation du salarié dans la définition des jours où il souhaite télétravailler. Il posera un motif de TLVR dans l’outil des gestion des temps pour information de son chef de département ou de son directeur en amont de la journée télétravaillée avec un délai de prévenance raisonnable de 24 heures minimum. Il sera possible pour le manager, par mail, de demander au salarié de reporter à une autre date une journée de télétravail TLVR s’il estime que la présence, sur site, du salarié est requise à la date envisagée du fait d’éléments propres à l’activité de la personne ou d’éléments relatifs au collectif de travail. Dans ce cas, le salarié devra annuler cette journée de TLVR dans l’outil. Dans le cas exceptionnel d’une prise de TLVR le matin même de la journée télétravaillée, l’information orale ou par mail du manager est suffisante.

• Il sera possible de poser une demi-journée de TLVR.

• La possibilité de juxtaposer des jours de TLVR est admise à hauteur de 2 jours. De même qu’il sera aussi autorisé de juxtaposer des jours de repos (congés, weekend) et des jours de TLVR.

• En 2019, il ne sera pas possible de reporter des jours de TVLR d’un mois sur l’autre, les jours non pris en télétravail étant perdus.

2-5 Sortie du dispositif du TLVR

La sortie du dispositif TLVR est possible à tout moment si la demande émane du salarié. Elle devra être formalisée par mail pour information du chef de département ou du directeur de la personne, avec copie à son référent RH.

Cette sortie est possible avec un délai de prévenance d’un mois, si la demande émane du manager du fait d’une évolution quant à l’éligibilité du salarié. Elle devra, elle aussi, être formalisée par mail au salarié avec copie au référent RH.

En cas de mobilité interne, l’éligibilité au TLVR doit être réexaminée au regard des nouvelles activités de la personne.

2-6 Modalités du contrôle de la charge de travail

L’entretien annuel d’appréciation est l’occasion de discuter de la charge de travail du salarié et de sa capacité à exercer son droit à la déconnexion, ce, en particulier en lien avec les jours de télétravail. Cet échange peut également avoir lieu à l’initiative de la hiérarchie ou du salarié à tout moment de l’année.

Article 3 : Le télétravail occasionnel – TLVO

3-1 Eligibilité

Le TLVO est accessible à tous, sous réserve :

• de volontariat, la demande de télétravail ne pouvant émaner que du salarié,

• d’être en CDD ou CDI et d’être soumis au système de gestion des temps par badgeage,

• d’avoir un poste dont les activités peuvent être exercées à distance et de manière compatible avec un bon fonctionnement des services, de façon ponctuelle,

• d’une autonomie et organisation suffisante pour travailler en dehors des sites IFPEN,

• d’avoir validé sa période d’essai,

• de s’être assuré de disposer d’un PC portable « entreprise » pour les jours de TLVO envisagés (réservation auprès du secrétariat de son département ou de sa direction),

• de disposer d’une connexion internet (par tout moyen) aux lieux de télétravail envisagés,

• de ne pas cumuler avec le dispositif de TLVR.

Il est entendu que les institutions représentatives du personnel peuvent exercer leur mandat dans le cadre du télétravail.

3-2 Volumétrie

Les volumétries maximales par salarié éligible au TLVO sont de :

• 12 jours par an sur l’année 2019,

• 24 jours par an à partir du 1^er janvier 2020.

3-3 Modalités de prise des jours de TLVO

Le salarié qui souhaite accéder à du TLVO pose un motif de TLVO dans l’outil de gestion des temps pour validation de son chef de département ou de son directeur (selon le rattachement). Les refus devront être argumentés par le manager dans l’outil de gestion des temps.

Il sera possible de poser une demi-journée de TLVO.

La possibilité de juxtaposer des jours de TLVO est admise dans la limite de la volumétrie maximale, sous réserve de la validation du chef de département ou du directeur (selon le rattachement) ; de même qu’il sera aussi autorisé de juxtaposer des jours de repos (congés, weekend) et des jours de TLVO.

3-4 Modalités particulières pour les personnes non soumises au système de gestion des temps

Les personnes non soumises au système de gestion des temps ne sont pas éligibles au TLVR et au TLVO à l’exception des visiteurs scientifiques.

Les allocataires de recherche du fait de la spécificité de leur mission, bénéficient de la possibilité de télétravailler, en particulier dans les périodes de rédaction d’articles et de leur mémoire, sans plafond maximal défini par cet accord. Il appartient au promoteur de thèse et au chef de département qui validera la demande, d’évaluer la volumétrie de jours accordée.

Article 4 : TLVR et TLVO des modalités communes

4-1 Lieu

Le télétravail peut se réaliser, hors des locaux de l’entreprise, dans tout lieu, sous réserve de disposer du matériel et de la connexion internet nécessaire pour télétravailler et être joignable par les outils mis à disposition par l’entreprise (mails, visio conférence, téléphone, etc).

Tout télétravailleur conserve son bureau à IFPEN.

Les éventuels frais liés au télétravail ne sont pas pris en charge par IFPEN.

4-2 Plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail

Le salarié en télétravail peut être joint à ses horaires habituels de travail (plage indicative : de 9h à 18 h), c’est à dire dans des conditions similaires à celles correspondant à sa présence sur les sites d’IFPEN. A ce titre, il n’a pas d’obligation de réponse immédiate aux sollicitations mail ou téléphoniques.

De plus, il est rappelé que les salariés ne sont pas tenus de prendre connaissance des courriers qui leur sont adressés et d’y répondre en dehors des plages horaires travaillées (avant 7h et après 19h) et durant leur période de repos, congés, maladie. En aucun cas, il ne pourra leur en être tenu rigueur.

4-3 Des dispositifs qui s’inscrivent dans le respect de la loi

Le télétravail s’inscrit dans le strict respect des obligations légales : respect des durées de travail (temps pendant lequel le salarié est à la disposition de son employeur) et des temps de repos journaliers (au moins 11 heures continues) et hebdomadaires (au moins 35 heures continues).

Le salarié télétravaillant dispose du même accès à la formation et aux mêmes possibilités d’évolution professionnelle que les salariés travaillant en permanence sur les sites d’IFPEN. Le télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs du poste du salarié-télétravailleur. L’évaluation de la performance et la gestion de parcours professionnel se font selon les mêmes processus et critères que ceux pratiqués pour les salariés qui travaillent en permanence sur sites. Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs que les autres salariés qui travaillent en permanence sur sites.

Le télétravail ne s’exerce pas pendant la nuit, les congés, les weekends, les jours de fermeture et les jours fériés. Il en va de même pour les jours de repos des salariés à temps partiel.

Le télétravail est rigoureusement interdit pendant un arrêt de travail.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l’article L411-1 du code de la sécurité sociale (article L1222-9 4°du code du travail).

4-4 Des dispositifs qui s’inscrivent dans le respect des réglementaires, chartes et accord IFPEN

En particulier :

• Une valorisation de la journée télétravaillée à 7 heures et de la demi-journée télétravaillée à 3 heures 30. Pour les salariés à temps partiel sur une base quotidienne, la valorisation de la journée ou de la demi-journée télétravaillée ne peut excéder la durée journalière théorique proratisée (ex. : un salarié qui travaille tous les matins de la semaine verra ses demi-journées de télétravail valorisées à 3h30).

• Le droit à la déconnexion,

• Le respect de la charte de bonne utilisation des NTIC.

4-5 Sensibilisation – Communication

Une sensibilisation des managers et de l’ensemble des salariés sera organisée avant la mise en œuvre de l’accord, de façon à en favoriser une compréhension homogène. A titre d’exemple, il sera ainsi créé une communauté sur Prisme dédiée au télétravail accessible aux managers dans laquelle ils trouveront les informations nécessaires à l’appropriation du sujet (FAQ, partage d’expérience, espaces de discussion) afin de pouvoir communiquer auprès de leur personnel.

Une information complète par voie écrite (Flash Info, relais Prisme) sera également faite au personnel. Des rencontres avec la DRH (« cafés RH ») seront organisées pour ouvrir le dialogue et répondre aux questions.

Les référents RH seront les interlocuteurs naturels des salariés et des managers dans la mise en œuvre du télétravail.

Par ailleurs, des formations seront proposées aux managers sur le thème du management en télétravail.

Article 5 : Le télétravail occasionnel pour circonstances exceptionnelles

En application de l’article L1222-11, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité d’IFPEN et garantir la protection de ses salariés.

Il en va de même en cas d’épisode de pollution majeure. IFPEN pourra demander à ses salariés, notamment éligibles au TLVR, de télétravailler. Une information sera relayée par les supports de communication habituels de l’entreprise (Flash Info, mail, affichage). Un délai de prévenance de l’ordre de 24 heures sera dans la mesure du possible respecté.

Les journées de télétravail effectuées dans ce cadre viennent en surnuméraire de la volumétrie TLVR ou TLVO.

Ce dispositif ne se substitue pas à la règle applicable pour circonstances exceptionnelles de transport, inscrite dans le réglementaire de gestion des temps en date du présent accord.

Article 6 : Entrée en vigueur, suivi et durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans et prend effet le 1^er janvier 2019.

Afin de respecter l’engagement de la direction à l’application homogène des dispositions du présent accord, un bilan annuel sera présenté aux organisations syndicales, comprenant des indicateurs de suivi :

• TLVR et TLVO : nombre de salariés demandeurs par direction et nombre de refus,

• TLVR : nombre de jours pris par an et par direction,

• TLVO : nombre de jours pris par an et par direction et nombre de refus.

Sous-réserve que les outils de gestion le permettent, les répartitions femmes/hommes, OETAM/Cadres seront ajoutées. Lors de la dernière année de l’accord, la répartition par département sera indiquée.

Il est expressément convenu que le présent accord prendra fin à l'échéance du terme le 31/12/2022, et cessera définitivement de s'appliquer à cette date sans remise en cause de l’article L1222-9 du code du travail.

Article 7 – Conditions de validité de l’accord

Conformément à l’article L2232-12, la validité de cet accord est subordonnée à sa signature par, d'une part, l'employeur et, d'autre part, une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections, quel que soit le nombre de votants.

Si cette condition n'est pas remplie et si l'accord a été signé par des organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30 % des suffrages, alors les syndicats signataires ont un mois à compter de la signature de l’accord pour formuler leur demande de référendum. Cette demande marque le point de départ d’un délai de 8 jours, destiné à laisser aux syndicats non signataires le temps de la réflexion.

Si, à l’issue de ce délai, il n’y pas eu de nouvelles signatures permettant de dépasser le seuil de 50 %, l’employeur organise la consultation. Le référendum a lieu dans les 2 mois qui suivent l’expiration du délai de réflexion de 8 jours.

Article 8 – Révision

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues à l’article L. 2261-7-1du Code du Travail.

Les demandes de révision du présent accord devront être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à l’ensemble des autres parties.

La demande de révision devra être obligatoirement accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé révision.

La Direction et l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives se réuniront alors dans un délai de deux mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant.

Dans le cas où la législation relative aux thèmes de cet accord serait modifiée, les signataires se réuniront pour envisager toute modification du présent accord rendue et jugée nécessaire.

Conformément à l’article L 2261-8 du Code du Travail, si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions du présent accord.

Par soucis de simplification et d’efficacité les parties signataires ont convenu qu’il serait néanmoins possible en séance en cas d’accord de toutes les parties, d’apporter révision de thèmes sans impérativement rentrer dans le processus de révision décrit ci-dessus.

Article 9 – Dépôt et publicité.

Conformément aux dispositions de l'article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié par IFPEN à l'ensemble des organisations syndicales représentatives à l'issue de sa signature.

Conformément aux dispositions des articles L.2231-5-1 et L.2231-6 du Code du travail, le texte du présent accord sera rendu public et versé, par IFPEN, dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert. Il sera publié dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Un exemplaire sera également remis au greffe du conseil des Prud’hommes.

Direction des Ressources Humaines

Département Développement Social et Emploi

SUPPORT D’ECHANGE MANAGER-SALARIE

RELATIF A L’ELIGIBILITE AU DISPOSITIF DE TELETRAVAIL REGULIER

1. Le salarié est-il éligible au dispositif ?

Un salarié volontaire pour télétravailler, est éligible au dispositif de télétravail régulier (TLVR) si l’ensemble des réponses apportées aux questions ci-après sont positives.

Le salarié est-il en en CDD ou en CDI et est-il soumis au système de gestion des temps (badgeage) ? Remarques : les allocataires de recherche du fait de la spécificité de leur mission, bénéficient de la possibilité de télétravailler, en particulier dans les périodes de rédaction d’articles et de leur mémoire, sans plafond maximal. Il appartient au promoteur de thèse et au chef de département qui validera la demande, d’évaluer la volumétrie de jours accordée. Les visiteurs scientifiques sont éligibles au TLVR même s’ils ne badgent pas.	OUI NON
Les activités du salarié peuvent-elles être exercées à distance et de manière compatible avec un bon fonctionnement de son équipe, de façon régulière. Si réponse négative, justifiez factuellement la réponse : ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………	OUI  NON
Le salarié dispose-t-il d’une autonomie et d’organisation suffisante pour travailler en dehors des sites IFPEN ? Remarque : Dans le cas d’une réponse négative, son objectivité doit pouvoir être démontrée en s’appuyant sur des éléments factuels. Ces éléments devront avoir été consignés par écrit au salarié au travers d’échanges de mails ou du support d’entretien annuel d’appréciation, alertant explicitement le salarié sur la nécessité d’être plus autonome et/ou de mieux s’organiser.	OUI  NON
Le salarié a-t-il au moins 12 mois d’ancienneté à IFPEN ?	OUI  NON
Le salarié est-il équipé d’un PC portable IFPEN ? Si réponse négative, merci de préciser le numéro d’inventaire du PC actuel du salarié ……………………………………………………….. Remarque : cette information est transmise à la DSI afin de prioriser la demande d’équipement d’un PC portable IFPEN	OUI  NON
Le salarié dispose-t-il d’une connexion internet (par tous moyens) aux lieux de travail envisagés ? Remarque : une simple réponse orale positive de la personne est suffisante.	OUI  NON

Le salarié est-il éligible au dispositif ? OUI  NON

Remarque : Le référent RH sera consulté en amont par le manager pour valider les motivations du refus de façon à s’assurer de l’homogénéité d’application de l’accord et de l’adéquation avec la législation

2. Si le salarié est éligible au TLVR, existe-t-il des contraintes de service imposant des contraintes sur les jours télétravaillés ?

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

Si les réponses aux questions ci-dessus sont toutes positives, ce formulaire sera importé directement dans l’outil de gestion afin d’affecter le statut « TLVR » au salarié éligible.

Dans le cas contraire, et notamment concernant l’équipement d’un PC portable, un nouvel entretien sera nécessaire à terme pour étudier l’éligibilité du salarié.