ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION

DE LA CONSULTATION DES SALARIES SUR LA DESIGNATION

PAR LE CSE DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE

ENTRE

L’Association de parents et amis de personnes en situation de handicap mental (Unapei 30) dont le siège social est situé 2, Impasse Robert Schuman, 30000 NIMES, représentée par, en sa qualité de Directeur Général.

Ci-après désignée « l’Association »

d’une part,

Et

, déléguée CFE-CGC Santé-Social,

, déléguée C.G.T,

, déléguée Force Ouvrière,

Sommaire

PREAMBULE

ARTICLE 1 : CALENDRIER DE LA CONSULTATION 3

ARTICLE 2 : DUREE DES MANDATS 4

ARTICLE 3 : REPARTITION DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE DANS LES ETABLISSEMENTS 4

ARTICLE 4 : DUREE DE LA CONSULTATION 5

ARTICLE 5 : LISTES DU PERSONNEL 5

ARTICLE 6 : LES CANDIDATS 5

ARTICLE 7 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE 6

ARTICLE 8 : LE BUREAU DE VOTE 8

ARTICLE 9 : SCELLEMENT DU SYSTEME ET FORMATION 9

ARTICLE 10 : RESULTATS DE LA CONSULTATION 9

ARTICLE 11 : DUREE DE L’ACCORD 9

ARTICLE 12 : DEPOT ET PUBLICITE 10

Préambule

Le présent accord a pour objet de prévoir les modalités d’organisation de la consultation des salariés de l’Unapei 30 sur la désignation par le CSE des représentants de proximité.

Conformément à l’accord d’entreprise signé le 23 juin 2021, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance pour organiser cette consultation.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée par l’employeur à la société WECHOOZ.

Cette consultation est organisée selon les modalités définies ci-après :

ARTICLE 1 : CALENDRIER DE LA CONSULTATION

Les dates et horaires suivants sont retenus pour organiser la consultation :

Etapes	Dates
Date d'annonce de la consultation	Bulletins de paie de décembre 2021
Appel à candidatures et affichage des listes des votants et des « éligibles »	Vendredi 7 janvier 2022
Envoi des codes de connexion aux salariés	Lundi 10 janvier 2022
Un seul et unique tour
Date limite de dépôt des candidatures par les salariés	Vendredi 14 janvier 2022 Avant MIDI
Affichage des candidatures et des noms des membres du bureau de vote (les mêmes qu’aux élections du CSE)	Vendredi 14 janvier 2022
Date et heure de scellement du système de vote	Lundi 17 janvier 2022 14h00 – SIEGE
Date et heure d'ouverture de la consultation	Mardi 18 janvier 2022 9h00
Date et heure de clôture de la consultation	Lundi 24 janvier 2022 15h00
Date de dépouillement des urnes et proclamation des résultats	Lundi 24 janvier 2022 à partir de 15h – SIEGE
Convocation du CSE avec transmission des résultats	Lundi 24 janvier 2022
Réunion du CSE - Désignation des représentants de proximité	Vendredi 28 janvier 2022
Information des salariés de la désignation des RP avec résultat des votes du CSE + résultat de la consultation des salariés	Affichage dans les établissements le lundi 31 janvier 2022

ARTICLE 2 : DUREE DES MANDATS DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE

Conformément à l’accord collectif d’entreprise signé le 23 juin 2021, la durée des mandats des représentants de proximité est identique à celle des membres du CSE, soit quatre ans. Ils prendront donc fin avec les mandats des membres du CSE.

ARTICLE 3 : REPARTITION DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE DANS LES ETABLISSEMENTS

Conformément à l’accord collectif d’entreprise signé le 23 juin 2021, les salariés qui prendront part à la consultation et les sièges des représentants de proximité seront répartis de la manière suivante dans les différents établissements de l’Unapei 30 :

Etablissement	Nombre de représentant de proximité désignés par le CSE
CEMA Guillaumet	1
E.S.A.T. VERONIQUE	1
ESAT Les Gardons	2
ESAT Saint Exupéry	1
FAM Les Massagues	4 (dont un cadre)
FAM LES YVERIERES	2
FAM Villaret Guiraudet	2
Foyer de Vie Les Agarrus	1
Foyer de Vie Paul CEZANNE	1
Foyer Bernadette - SAVS et SAVA	1
I.M.E. "LES VIOLETTES"	2
IME De Rochebelle	2
Foyer et SAVS Le Tavernol	1
Foyers et SAVS L'Oustalado	2
EHPAD	1
SESSAD – PCPE - EMAMS	1
Siège Administratif	1
Total général	26 RP

Chaque candidat devra proposer sa candidature pour être représentant de proximité au sein de son établissement.

Pour les salariés à temps partagé sur deux établissements distincts, ils seront votants et éligibles au sein de l’établissement dans lequel ils ont l’ETP le plus important.

Pour la désignation des représentants de proximité, chaque établissement a un collège unique ; néanmoins, pour l’EAM es Massagues, un siège est réservé au collège des cadres.

ARTICLE 4 : DUREE DE LA CONSULTATION

La durée de la consultation est de 7 jours calendaires compris entre ces deux dates :

• du mardi 18 janvier 2022 à 9h au lundi 24 janvier 2022 à 15 heures.

ARTICLE 5 : LISTES DU PERSONNEL

Il sera affiché au sein des établissements par l’employeur le vendredi 7 janvier 2022 une liste du personnel dans laquelle figureront :

• les salariés de l’établissement qui pourront participer à la consultation

• Les salariés de l’établissement qui pourraient déposer leur candidature pour être désignés comme représentants de proximité

Cette liste comportera les indications suivantes :

- Noms et prénoms des inscrits

- Date de naissance

- Date d'entrée dans l'Association

- Ancienneté

- Collège d'appartenance

- Etablissement d'appartenance

Pour l’EAM Les Massagues, il sera affiché également une liste spéciale pour le collège « cadre ».

L’ancienneté dans l’association sera calculée à la date du second tour de scrutin des élections du CSE.

ARTICLE 6 : LES CANDIDATS

L’employeur affichera dans l’ensemble des établissements un appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir dans chaque établissement.

Les représentants de proximité qui seront désignés parmi les membres du CSE ou tout autre salarié de l’Association candidat doivent respecter les deux conditions cumulatives suivantes :

• Justifier d’un an d’ancienneté au sein de l’Association à la date du second tour des élections professionnelles ;

• Etre rattaché à l’établissement pour lequel il se porte candidat.

Chaque salarié qui remplit les conditions ci-dessus et qui souhaite être désigné par le CSE comme représentant de proximité au sein de son établissement devra envoyer sa candidature avant le vendredi 14 janvier 2022, midi.

Les candidatures devront être adressées soit :

- par lettre recommandée avec accusé réception à l’attention de la Direction des Ressources Humaines située 2, Impasse Robert Schuman à Nîmes.

- par dépôt auprès du service Ressources Humaines du siège contre récépissé,

- par dépôt auprès du Directeur d’établissement (ou de son représentant) auprès duquel le salarié pourra obtenir un récépissé justifiant la réception et la transmission de la candidature au service Ressources Humaines.

Les noms des candidats seront affichés par l’employeur dans chaque établissement le vendredi 14 janvier 2022.

ARTICLE 7 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 7.1 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels

Le prestataire retenu pour le vote électronique expédiera le lundi 10 janvier 2022, par voie postale, au domicile de chaque salarié votant, un courrier comportant l’identifiant et le mot de passe du salarié générés de manière aléatoire par le prestataire. Ces codes ne sont pas communiqués à l’employeur.

Ils permettront de se connecter au site sécurisé dédié à la consultation sur lequel il sera demandé le matricule du salarié qui figure en haut, à gauche du bulletin de paie.

Une note RH sera transmise dans les bulletins de paie de décembre des salariés pour les informer du contenu du courrier envoyé par le prestataire.

Une notice explicative sera intégrée à ce courrier (mode opératoire joint au courrier en recto-verso avec copie d’écran). La même notice sera à disposition des salariés qui souhaitent voter au sein de l’établissement grâce à un ordinateur qui sera mis à disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique, et ce durant un créneau horaire journalier qui sera fixé au sein de chaque établissement. Il sera de 4 heures minimum, fixées entre 9H et 17H, et communiqué par voie d’affichage.

A tout moment, chaque salarié sera libre de se faire assister dans l’utilisation du Système de vote par le personnel administratif désigné à cet effet.

D’une manière générale, l’Association s’engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l’appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n’ont pas vocation par leur fonction à utiliser habituellement l’outil informatique.

Un numéro spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le service RH de l’Unapei 30 sera mis à disposition des votants pendant la consultation.

Article 7.2 : Description du déroulement de la consultation

Une fois connecté sur le site sécurisé dédié à la consultation, le salarié devra s’identifier par la saisie de :

• son identifiant

• son mot de passe

• son matricule figurant en haut à gauche du bulletin de paie

Authentifié par le système, le salarié se verra présenter la liste des salariés qui souhaitent être représentant de proximité dans leur établissement, classée par ordre alphabétique. Sur l’ensemble des écrans présentés, l’affichage sera formaté pour garantir une totale neutralité entre les différentes candidatures (taille de caractères, police …).

Le salarié pourra voter autant de fois qu’il y a de sièges au sein de son établissement ou voter blanc.

Exemple :

Du fait d’un effectif supérieur à 25 salariés au sein de l’établissement X, 2 sièges de représentants de proximité seront à pourvoir. Trois candidats se sont présentés : Mme DURAND, M. DUPONT et Mme MARTIN.

Le salarié aura alors 7 options lors de la consultation :

• voter pour Mme DURAND et M. DUPONT

• voter pour Mme DURAND et Mme MARTIN

• voter pour Mme DURAND

• Voter pour Mme MARTIN et M. DUPONT

• Voter Mme MARTIN

• Voter M. DUPONT

• Voter blanc

En revanche, le salarié ne pourra pas voter pour les trois candidats car cela viendrait à dépasser le nombre de sièges à pourvoir.

Lorsque le salarié a validé un ou plusieurs candidats, l’application récapitule ses choix sur la droite de l’écran sous la forme d’un fac-similé de son bulletin de vote. La personne peut revenir sur ses choix tant qu’elle n’a pas cliqué sur le bouton de validation.

Pour confirmer son choix, le salarié doit cliquer sur le bouton de validation. La validation du vote entraînera l’affichage d’une confirmation d’enregistrement.

Article 7.3 : Précisions techniques supplémentaires

Chaque saisie de l’identifiant et du mot de passe vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote par le système électronique.

Sur l’écran d’accueil, le salarié pourra clairement visualiser la consultation qu’il a validée et s’il souhaite, imprimer un accusé de réception précisant le jour et l’heure de la validation.

La liste d’émargement est accessible aux membres du Bureau de Vote.

ARTICLE 8 : LE BUREAU DE VOTE

Le bureau de vote sera le même que celui des élections professionnelles du CSE sauf si un des membres se présente comme candidat pour pourvoir un siège de représentant de proximité. Dans ce cas, les règles de «composition du bureau de vote » définies au sein du protocole d’accord préélectoral s’appliqueront.

ARTICLE 9 : SCELLEMENT DU SYSTEME ET FORMATION

Article 9.1 : Scellement du système de vote

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés de l’organisation de la consultation, ainsi que les membres du bureau de vote, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique.

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’employeur (personnel du service ressources humaines) qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

Article 9.2 : La cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place. Elle sera composée :

• des membres du bureau de vote

• d’un représentant du prestataire

• d’un représentant de l’association (personnel du service ressources humaines)

Elle est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont de la consultation lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension de la consultation.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

ARTICLE 10 : LES RESULTATS DE LA CONSULTATION

Les résultats de la consultation seront obtenus le lundi 24 janvier 2021 à partir de 15h00.

Ils seront envoyés le même jour aux membres du CSE avec la convocation à la prochaine réunion au cours de laquelle ils désigneront les représentants de proximité.

Les résultats de la consultation seront affichés dans les établissements en même temps que les noms des représentants de proximité suite à leur désignation par le CSE.

ARTICLE 11 : DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée à la consultation des salariés pour la désignation des représentants de proximité par le CSE.

Il cessera donc de produire tout effet dès que les résultats de la consultation auront été affichés dans les établissements.

Il entrera en vigueur dès sa signature.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

ARTICLE 12 : DEPÔT ET PUBLICITE

Il est notifié aux organisations syndicales représentatives conformément aux dispositions légales.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité auprès de la DIRECCTE et du conseil de prud’hommes conformément aux dispositions légales et réglementaires.

Une copie du présent accord est mise à la disposition du secrétaire du CSE et des salariés dans chaque établissement.

Fait à Nîmes en 5 exemplaires originaux, le 23/06/2021

Pour l’Unapei 30, , Directeur Général
Pour l’organisation syndicale CFE-CGC, Santé-Social,
Pour l’organisation syndicale C.G.T.,
Pour l’organisation syndicale F.O.,