Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place et au fonctionnement du comité social et économique" chez UGAP - UNION DES GROUPEMENTS D'ACHATS PUBLICS (Siège)

Cet accord signé entre la direction de UGAP - UNION DES GROUPEMENTS D'ACHATS PUBLICS et le syndicat CGT-FO et UNSA et CGT et CFDT le 2019-02-27 est le résultat de la négociation sur les modalités des élections professionnelles, les mandats des représentants du personnel et l'organisation du vote électronique.

Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et le syndicat CGT-FO et UNSA et CGT et CFDT

Numero : T07719001637
Date de signature : 2019-02-27
Nature : Accord
Raison sociale : UNION DES GROUPEMENTS D'ACHATS PUBLICS
Etablissement : 77605646700587 Siège

Élections professionnelles : les points clés de la négociation

La négociation s'est portée sur le thème Elections professionnelles, prorogations de mandat et vote électronique Accord relatif au vote électronique du 4 avril 2019 (2019-04-04)

Conditions du dispositif élections professionnelles pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2019-02-27

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ACCORD RELATIF

A LA MISE EN PLACE ET AU FONCTIONNEMENT

DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

DU 19 FEVRIER 2019

Le présent accord est conclu entre :

D’une part,

L’Union des Groupements d’Achats Publics (UGAP), établissement public industriel et commercial de l’Etat, créé par décret n°85-801 du 30 juillet 1985 dont le siège social est situé au 1 boulevard Archimède, Champs-sur-Marne, 77444 Marne la Vallée Cedex, représentée par son Secrétaire général,

Et d’autre part,

La section syndicale CFDT de l’UGAP,

La section syndicale CGT de l’UGAP,

Le syndicat FO de l’UGAP,

Le syndicat UNSA de l’UGAP.

SOMMAIRE

Préambule 5

CHAPITRE 1 - MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 7

Article 1 – Instauration du comité social et économique 7

Article 1.1 - Durée des mandats 7

Article 1.2 - Périmètre de mise en place du comité social et économique 7

Article 1.3 - Personnalité morale 7

CHAPITRE 2 - LES ATTRIBUTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 8

Article 2 – Compétence d’attribution 8

Article 2.1 - Attributions relatives à l’application du droit du travail dans l’entreprise 8

Article 2.2 - Attributions en matière de santé, de sécurité, et de conditions de travail 8

Article 2.3 - Attributions en matière économique et sociale 9

Article 2.4 – Droits d’alerte des membres du comité social et économique 10

CHAPITRE 3 - COMPOSITION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 11

Article 3 – Composition du comité social et économique 11

Article 3.1 - La Présidence 11

Article 3.2 - La Délégation du personnel 11

Article 3.3 - Le Bureau 12

Article 3.4 - Les Représentants syndicaux 13

Article 3.5 – Les suppléants habilités à assister aux réunions du comité social et économique 13

CHAPITRE 4 - FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 14

Article 4 – Modalités de fonctionnement du comité social et économique 14

Article 4.1 - Rôle des membres du Bureau du comité social et économique 14

Article 4.2 – Les réunions du comité social et économique 16

Article 4.3 – Déroulement des réunions du comité social et économique 18

Article 4.4 - Modalités et contenus des consultations du CSE 20

Article 4.5 – Recours à l’expertise 23

Article 4.6– Budgets du CSE 24

CHAPITRE 5 – FORMATIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE ET DES MEMBRES DE SES COMMISSIONS 26

Article 5 – Formations visées 26

Article 5.1 – Maintien de salaire pour le temps passé à se rendre et à assister aux formations 26

Article 5.2 – Formation économique 26

Article 5.3 - Formation sur la santé la sécurité et les conditions de travail 27

Article 5.4 – Formation supplémentaire des membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail 27

Article 5.5 – Formation supplémentaire des représentants de proximité membres de la commission de proximité 27

CHAPITRE 6 – MOYENS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE ET DES MEMBRES DE SES COMMISSIONS 28

Article 6 – Moyens alloués aux membres du CSE et de ses commissions 28

Article 6.1 – Volumes des heures de délégation des membres de la délégation du personnel du comité social et économique 28

Article 6.2 – Utilisation des heures de délégation 29

Article 6.3 - Temps assimilé à du temps de travail effectif 29

Article 6.4 – Temps de trajet et prise en charge des frais liés à l’exercice des missions 30

CHAPITRE 7 – BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES (BDES) 31

Article 7 – Aménagement conventionnel de la Base de données économiques et sociales 31

Article 7.1 - Accès à la BDES 31

Article 7.2 – Confidentialité des informations contenues dans la base 31

Article 7.3 - Architecture des informations transmises et contenu de la BDES 31

CHAPITRE 8 - LA COMMISSIONS SANTE SECURITE ET CONDITIONS DE TRAVAIL (CSSCT) 32

Article 8 La commission santé sécurité et condition de travail 32

Article 8.1 – Niveau de mise en place 32

Article 8.2 - Attributions de la commission santé, sécurité et conditions de travail 32

Article 8.3 - Composition de la commission 32

Article 8.4 – Elections des membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail 33

Article 8.5 – Fonctionnement de la commission santé sécurité et conditions de travail 34

Article 8.6 - Moyens accordés aux membres de la commission 35

CHAPITRE 9 - LA COMMISSION DE PROXIMITE COMPOSEE DE REPRESENTANTS DE PROXIMITE (CDP/RDP) 36

Article 9 – Commission de proximité et Représentants de proximité 36

Article 9.1 – Niveau de mise en place 36

Article 9.2 - Attributions de la commission de proximité et de ses membres 36

Article 9.3 - Composition de la commission de proximité 36

Article 9.4 – Elections des représentants de proximité 37

Article 9.5 - Fonctionnement de la commission de proximité 40

Article 9.6 - Moyens reconnus aux membres de la commission de proximité 41

CHAPITRE 10 – LES AUTRES COMMISSIONS INTERNES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 42

Article 10 – Les commissions du CSE non-présidées par l’employeur 42

Article 10.1 - Désignation des membres des commissions 42

Article 10.2 - La commission des activités sociales et culturelles (CASC) 43

Article 10.3 - La commission économique stratégique et digitale (CESD) 43

Article 10.4 – La commission formation 44

CHAPITRE 11 - CHAMP D’APPLICATION, DUREE, MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DE L’ACCORD 45

Article 11 Champ d’application, durée, mise en œuvre et suivi de l’accord 45

Article 11.1 - Champ d’application 45

Article 11.2 - Durée de l’accord 45

Article 11.3 - Adhésion 45

Article 11.4 - Modalités de révision de l’accord 45

Article 11.5 - Modalités de dénonciation de l’accord 45

Article 11.6 – Entrée en vigueur 45

Article 11.7 – Dépôt et publicité de l’accord 46

ANNEXE 1 - CALENDRIER ET CONTENU DES CONSULTATIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 47

ANNEXE 2 – LISTE DES INFORMATIONS TRANSMISES AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE, RELATIVES AUX CONTENUS DES CONSULTATIONS RECURRENTES DEFINIES AU CHAPITRE 4 DU PRESENT ACCORD 48

Préambule

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et de l’ordonnance n°2017-1718 du 20 décembre 2017, dites « ordonnances Macron », ratifiées par la loi n°2018-217 du 29 mars 2018.

Les nouvelles dispositions légales issues de ces textes ont profondément modifié l’organisation des instances représentatives du personnel élues, en créant, notamment, le comité social et économique (CSE). Celui-ci fusionne et remplace les instances représentatives du personnel que constituaient jusqu’alors : le comité d’entreprise (CE), le comité d’hygiène, de sécurité, et des conditions de travail (CHSCT), et les délégués du personnel (DP).

Ainsi les partenaires sociaux ont souhaité construire de nouvelles institutions du personnel adaptées à la structure et au fonctionnement actuel et futur de l’UGAP. A cette fin, il est instauré, pour représenter tous les salariés, un comité social et économique, doté d’une commission santé, sécurité, et conditions de travail, ainsi que d’une commission de proximité, composée de représentants de proximité.

Les missions dévolues au comité social et économique sont ainsi réparties, conventionnellement et au sein de cette instance nouvelle, entre les deux commissions précitées dans leurs domaines de compétences respectifs.,

Ainsi, le présent accord porte, en particulier, sur :

le niveau de mise en place, la composition, les attributions, les modalités et les moyens de fonctionnement du CSE ;
le niveau de mise en place, la composition, les modalités de désignation, et le champ de compétences de la commission santé, sécurité, et conditions de travail (CSSCT) ;
la création d’une commission de proximité, composée de représentants de proximité, dotés de missions et de moyens spécifiques, ainsi que les modalités de leur désignation.

Il prévoit également l’existence de cinq autres commissions au sein du CSE, et comporte encore, dans un esprit de synthèse et un souci de clarté, des dispositions relevant, en principe, du domaine du protocole d’accord préélectoral (PAP), à savoir : l’aménagement conventionnel du nombre de sièges et du nombre d’heures de délégation des membres élus du CSE. Ces dispositions seront donc reprises dans le futur protocole d’accord préelectoral.

Dorénavant, en dehors des mandats de représentants syndicaux (entendus au sens large, et non visés par la négociation du présent accord), quatre types de mandats de représentant du personnel, aux attributions distinctes, existent au sein de l’UGAP :

les membres élus titulaires du comité social et économique ;
les membres élus suppléants du comité social et économique ;
les membres de la commission santé, sécurité, et conditions de travail. Ce mandat se cumulant nécessairement avec celui de membre élu (titulaire ou suppléant) du comité social et économique) ;
les représentants de proximité, qui exercent leurs attributions au sein de la commission de proximité. Ce mandat est cumulable avec celui de membre élu (titulaire ou suppléant) du comité social et économique, et est également ouvert à tout salarié de l’établissement.

Ces nouveaux mandats sont pleinement régis par les dispositions du présent accord. Conformément aux prescriptions légales en vigueur, les dispositions conventionnelles antérieures, visant les anciens mandats de représentants du personnel (DP, membre du CE, membre du CHSCT, secrétaire du CE ou du CHSCT) tombent de plein droit. Néanmoins, les dispositions de l’accord sur le droit syndical de l’établissement, qui concernent les organisations syndicales, les sections syndicales et les délégués syndicaux, leur demeurent pleinement applicables.

En outre, en plus d’aménager et de répartir les compétences entre les différents mandats identifiés, le présent accord accorde aux représentants du personnel, ainsi qu’à la personne morale que constitue le comité social et économique, des moyens supplémentaires, afin de leur permettre de fonctionner au mieux et de remplir pleinement leurs missions.

Les parties signataires reconnaissent que la qualité du dialogue social s’appuie sur une représentation élue du personnel dotée de ressources et de moyens adaptés pour appréhender au mieux l’activité de l’UGAP et les besoins de son personnel.

LEXIQUE

Par « CSE », il est entendu « Comité social et économique ».

Par « CSSCT » il est entendu « Commission santé, sécurité et conditions de travail ».

Par « CDP » il est entendu « Commission de proximité ».

Par « RDP » il est entendu « Représentants de proximité ».

Par « BDES » il est entendu « Base de données économiques et sociales »

Par « CASC » il est entendu « Commission des activités sociales et culturelles ».

Par « CESD » il est entendu « Commission économique stratégique et digitale »

Par « CDF » il est entendu « Commission de formation »

Le comité social et économique fusionne et se substitue aux instances représentatives du personnel que constituaient auparavant : le comité d’entreprise (CE), le comité d’hygiène, de sécurité, et des conditions de travail (CHSCT), et les délégués du personnel (DP).

Article 1.1 - Durée des mandats

La durée des mandats des représentants du personnel élus au sein du comité social et économique est de quatre ans.

Un comité social et économique unique est instauré au sein de l’Etablissement, représentant l’ensemble des collaborateurs de l’UGAP.

Article 1.3 - Personnalité morale

Conformément aux prescriptions légales, le comité social et économique est doté de la personnalité civile et gère son patrimoine.

Lors de son instauration, il se dotera d’un règlement intérieur – précisant ses règles de fonctionnement interne et celles de ses rapports avec les salariés – pour les missions qui lui sont conférées.

Les décisions du comité social et économique, portant sur ses modalités de fonctionnement et l'organisation de ses travaux, ainsi que ses résolutions, sont prises à la majorité des membres titulaires présents et feront l’objet de précisions dans le règlement intérieur du CSE.

Article 2 - Compétence d’attribution

Conformément à l’actuel article L. 2312-8 du code du travail, la mission générale du comité social et économique est d’assurer l'expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l'évolution économique et financière de l'entreprise, à l'organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.

Article 2.1 - Attributions relatives à l’application du droit du travail dans l’entreprise

Conformément aux articles L. 2312-5, L. 2312-10 et L. 2312-59 du code du travail, le comité social et économique exerce les attributions suivantes :

Présenter à l'employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l'entreprise ;
Saisir l’inspection du travail de toutes les plaintes et observations relatives à l’application des dispositions légales dont les représentants du personnel sont chargés d’assurer le contrôle ;
Accompagner l’inspection du travail et présenter ces observations à l’employeur lors de ces visites.

Une partie de ces attributions est expressement déléguée à la commission de proximité, par l’article 9.2 du présent accord. Ces attributions sont alors exclusivement exercées par cette commission et ses membres.

Article 2.2 - Attributions en matière de santé, de sécurité, et de conditions de travail

Conformément aux articles L. 2312-5, L. 2312-13, L. 2312-9 et L. 2312-60 du code du travail, le comité social et économqie exerce les attributions suivantes :

Contribuer à promouvoir la santé, la sécurité et les conditions de travail dans l'entreprise ;
Réaliser des enquêtes en matière d’accident du travail ou de maladies professionnelles ;
Procéder, à intervalles réguliers, à des inspections en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail ;
Analyser les risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes ;
Faciliter l’accès des femmes à tous les emplois ;
Faciliter la résolution des problèmes liés à la maternité ;
Faciliter l’adaptation et l’aménagement des postes de travail des travailleurs handicapés, afin de faciliter leur accès et leur maintien dans l’emploi ;
Susciter toute initiative ou proposer des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes au travail.

Une partie de ces attributions en matière de santé sécurité et conditions de travail est expressement déléguée à la commission santé sécurité et conditions de travail par l’article 8.2 du présent accord. Ces attributions sont alors exclusivement exercées par cette commission et ses membres.

Article 2.3 - Attributions en matière économique et sociale

Le comité social et économique exerce une compétence économique intéressant « l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise », conformément à l’article L. 2312-8 du code du travail.

Il est informé et consulté sur :

Les conditions d’emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle ;
Les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs ;
La modification de son organisation économique ou juridique ;
Les conditions d’emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle ;
L’introduction de nouvelles technologies, et tout aménagement important modifiant les conditions de santé, de sécurité, ou des conditions de travail ;
Les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise, ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l’aménagement des postes de travail.

De plus, le comité social et économique est obligatoirement consulté, de manière récurente, et selon les modalités prévues par le présent accord, sur :

Les orientations stratégiques de l’entreprise ;
La situation économique et financière de l’entreprise ;
La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l'emploi.

Ces consultations récurrentes obligatoires font l’objet d’aménagements spécifiques -tant au regard de leur contenu, que des modalités de consultation de l’instance-, prévus par le présent accord.

Le comité social et économique est encore consulté, ponctuellement, et selon les modalités spécifiques prévues par le présent accord, sur :

La mise en œuvre des moyens de contrôle de l’activité des salariés ;
Les restructurations et compressions des effectifs ;
Les licenciements collectifs pour motif économique ;
Les offre publique d’acquisition ;
Les procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire ;
Les perspectives économiques de l’entreprise lors de la mise en place du CSE.

En tout état de cause, les attributions consultatives du comité social et économique –récurrentes comme ponctuelles- ne peuvent pas être déléguées, ou transférées, à d’autres représentants du personnel.

Enfin, le comité social et économique est informé, conformément à l’article L. 2312-38 du code du travail :

Sur les méthodes ou techniques d’aide au recrutement des candidats à un emploi, ainsi que sur toute modification de celles-ci ;
Sur les traitements automatisés de gestion du personnel, préalablement à leur introduction dans l’entreprise, et sur toute modification de ceux-ci.

Les membres élus du comité social et économique disposent des droits d’alerte qui leur sont reconnus par la loi, et les exercent dans les conditions afférentes prévues par celle-ci.

Les droits d’alerte ne font l’objet d’aucune délégation, ni d’aucun transfert de compétence.

S’agissant du droit d’alerte en cas de danger grave et imminent, ainsi qu’en matière de santé publique et d’environnement, il est rappelé, conformément à l’article L. 2312-60 du code du travail, qu’il peut être exercé par un membre de la délégation du personnel du comité social et économique qui consigne son avis par écrit et mène, avec le représentant de l’employeur, l’enquête conjointe prévue par l’article L. 4132-2 du même code.

Présidé par l’employeur ou son représentant, le comité social et économique est composé d’une délégation élue du personnel, ainsi que de représentants syndicaux.

Des tiers à l’entreprise, comme les professionnels de santé au travail ou l’inspecteur du travail notamment, peuvent assister à certaines de ses réunions, en fonction des sujets à l’ordre du jour, conformément aux prescriptions légales en la matière.

Article 3.1 - La Présidence

Le comité social et économique est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté, au plus, de trois collaborateurs ayant voix consultative.

Article 3.2 - La Délégation du personnel

Article 3.2.1 - Nombre de membres élus

La délégation du personnel comporte un nombre égal de titulaires et de suppléants, fixé à quatorze (soit 14 élus titulaires, et 14 élus suppléants). Ce nombre sera repris dans le protocole d’accord préélectoral.

Seuls les élus titulaires (ou leurs remplaçants) participent aux réunions du comité avec voix délibérative.

Article 3.2.2 - Remplacement d’un élu titulaire absent

Les règles prévalant au remplacement d’un membre élu titulaire du comité social et économique sont prévues et encadrées par la loi. Pour rappel, elles sont actuellement les suivantes :

Les élus titulaires peuvent être remplacés en cours de mandat, dans deux situations :

soit en cas d'absence momentanée (remplacement provisoire)
soit en cas de cessation du mandat (remplacement définitif)

Par définition, les titulaires sont remplacés par des élus suppléants, ou, à défaut, par des candidats aux dernières élections. Pendant toute la durée du remplacement, le suppléant ou le candidat devient titulaire avec le bénéfice de l’ensemble des droits attachés à ce statut.

Article 3.2.2.1 - Remplacement temporaire

Quelle que soit la cause ou la durée de l’absence du titulaire, il peut être remplacé de droit, sans décision préalable du comité en ce sens. Le suppléant remplace alors le titulaire jusqu'à son retour.

Article 3.2.2.2 - Remplacement permanent

En cas de cessation définitive du mandat, le suppléant devient titulaire. Il exerce le mandat pour toute la durée restant à courir. Le Président du comité social et économique constate l’absence du titulaire initial et désigne le suppléant adéquat pour le remplacer, selon les règles de suppléance applicables.

Article 3.2.2.3 - Critères de remplacement, applicables par ordre de priorité

Les règles de suppléance sont strictes et un syndicat ne peut les écarter et choisir lui-même le suppléant qui remplacera le titulaire. Aux termes de l’article L. 2314-37 du code du travail, que le remplacement soit momentané ou définitif, il est obligatoirement assuré, dans l’ordre de priorité suivant, par :

un suppléant de la même organisation syndicale que le titulaire, appartenant à la même catégorie professionnelle (donc du même collège électoral). S’il existe plusieurs suppléants répondant à ces critères, c’est le suppléant qui a obtenu le plus grand nombre de voix qui remplacera le titulaire
à défaut, d’appartenance à la même catégorie, c’est le suppléant de la même organisation syndicale, élu dans un autre collège, qui assurera le remplacement. S’il existe plusieurs suppléants répondant à ces critères, c’est le suppléant qui a obtenu le plus grand nombre de voix qui remplacera le titulaire
enfin, si l’organisation syndicale à laquelle appartient le titulaire absent ne dispose pas de suppléant élu, alors le remplacement est assuré, dans l’ordre de priorité suivant, par :
- le candidat non-élu, présenté par la même organisation syndicale, venant sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.
- à défaut, par le suppléant élu n'appartenant pas à l'organisation syndicale du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix.

Les éventuelles évolutions du droit positif en matière de remplacement ou de suppléance s’appliqueront, de plein droit, dans l’établissement.

Article 3.2.3 - Tableau nominatif indentifiant, par ordre de priorité, les remplaçants des élus titulaires

Un tableau identifiant, pour chaque membre élu titulaire du comité social et économique, les suppléants pouvant le remplacer, selon les règles de priorité légales, sera tenu à jour par la Direction et rendu accessible aux élus dans la Base de données économiques et sociales (BDES).

Article 3.3 - Le Bureau

Le Bureau du comité social et économique est obligatoirement composé d’un Secrétaire et d'un Trésorier, désignés parmi les membres élus titulaires du comité.

Un Secrétaire-adjoint, ainsi qu’un Trésorier-adjoint, peuvent également être désignés : le premier parmi les membres élus titulaires du comité, le second parmi ses membres élus. Ces mandats sont facultatifs.

Election des membres du Bureau

Les membres du Bureau sont désignés, lors de la première réunion du comité social et économique -dite d’installation (visée à l’article 4.2.1)- par les membres du comité, à la majorité des voix des présents ayant voix délibérative, via un vote à bulletin secret uninominal à un tour, et ce, pour la même durée que celle des mandats des membres du comité social et économique.

Révocation des membres du Bureau

Les membres du Bureau sont révocables, à tout moment, dans les même conditions de vote (membres ayant voix délibératives, à la majorité des présents). Lorsque la révocation est envisagée, elle est inscrite à l’ordre du jour de la réunion du comité social et économique, et le vote se déroule lors de cette réunion.

Nouvelle désignation en cas de vacance

Dans le cas où, en cours de mandature, l’un des membres du bureau cesserait d’exercer ses attributions, laissant le poste vacant -pour quelque cause que ce soit-, il sera procédé, au cours de la première réunion du CSE suivant la vacance, à une nouvelle désignation, dans les mêmes conditions, pour la durée du mandat restant à courir.

Article 3.4 - Les Représentants syndicaux

Chaque organisation syndicale représentative dans l’établissement peut désigner, dans les conditions et selon les modalités légales prévues à cet effet, un représentant syndical au comité social et économique.

Ils assistent aux réunions du comité social et économique avec voix consultative.

Le temps passé en réunion du CSE est assimilé à du temps de travail effectif et rémunéré comme tel. Les frais de déplacements pour se rendre à la réunion sont pris en charge par l’établissement, comme pour un élu titulaire membre du comité.

Chaque organisation syndicale représentative peut, à sa convenance, désigner, pour chaque réunion du comité social et économique, un membre élu suppléant du comité (qu’elle a présenté sur sa liste de candidats aux élections), afin qu’il assiste à la réunion aux fins de se familiariser avec le fonctionnement de l’instance.

Le suppléant ainsi désigné par son organisation syndicale, n’intervient pas dans les débats et ne dispose pas de voix délibérative.

Le temps passé en réunion par cet élu est assimilé à du temps de travail effectif, et ses frais de déplacements pour se rendre à la réunion sont pris en charge par l’établissement, comme pour un élu titulaire membre du comité.

Les dispositions du présent article (et des sous-articles qui le composent) déterminent :

- le rôle des membres du Bureau ;

- les différents types de réunions de l’instance ;

- les déroulement de ces réunions ;

- les modalités et le contenu des consultations obligatoires du comité ;

- les budgets et subventions dont il bénéficie.

La désignation d’un Secrétaire du comité social et économique est obligatoire.

Il arrête, conjointement avec l'employeur, l'ordre du jour des réunions du comité.

Il s’assure de la bonne rédaction des procès-verbaux des réunions du comité social et économique. Ainsi, il transmet les projets de procès-verbaux aux autres membres du comité, afin qu’ils soient approuvés lors de la réunion ordinaire suivante du comité. Une fois les procès-verbaux approuvés, le Secrétaire veille à leur communication aux autres membres du comité, ainsi qu’aux salariés de l’établissement.

Le Secrétaire représente aussi le comité social et économique au conseil d’administration de l’UGAP, et assiste à ses réunions.

Le Secrétaire assure encore la correspondance du comité social et économique. A ce titre, il est destinataire des correspondances adressées au comité, à l'exception de celles adressées personnellement au Président. Il signe et expédie également la correspondance émanant du comité.

Il assume l'exercice de la personnalité civile du comité. Sa signature doit donc figurer sur tous les actes rédigés au nom du comité social et économique, sauf lorsque le Secrétaire est expressement habilité –par une délibération du comité social et économique, ou à défaut par le règlement intérieur de l’instance- à déléguer sa signature à un autre membre du comité (par exemple son Secrétaire-adjoint, en cas d’absence notamment), ou lorsque le comité donne expressément mandat à un autre membre élu titulaire pour représenter l’instance.

Le Secrétaire gère enfin les affaires courantes du comité (par exemple les formalités administratives, ou encore la conservation des archives), et est chargé de la bonne mise en œuvre des délibérations et décisions prises par le comité social et économique en séance plénière, sans pour autant être habilité à prendre des décisions importantes sans y avoir été, au-préalable, expressément autorisé par le comité social et économique. Le règlement intérieur du comité détermine ce qui relève de la libre initiative du Secrétaire, et ce qui relève des décisions importantes soumises au vote du comité social et économique, dans le respect du droit positif applicable en la matière.

La désignation d’un Secrétaire-adjoint du comité social et économique est facultative.

Il assiste le Secrétaire du comité et pallie ses éventuelles absences. Une délibération du comité social et économique, ou à défaut son règlement intérieur, peut spécifier, encadrer, ou limiter, les prérogatives du Secrétaire-adjoint, notamment lorsqu’il remplace le Secrétaire de l’instance.

En tout état de cause, le Secrétaire-adjoint ne peut se voir attribuer de fonctions autres que celles relevant du périmètre du Secrétaire.

La désignation d’un Trésorier du comité social et économique est obligatoire.

Le rôle du Trésorier consiste à contribuer et à faciliter le fonctionnement du comité social et économique en matière de comptabilité, de gestion de fonds, et d’administration des affaires courantes relatives aux questions financières.

A ce titre, il est expressément habilité par les membres du comité social et économique, via une délibération, ou à défaut, par le règlement intérieur de l’instance, à exercer, en concertation avec le Secrétaire, tout ou partie des attributions limitatives suivantes :

archiver les documents comptables ;
établir les budgets prévisionnels (de fonctionnement et des activités sociales et culturelles), au plus tard au 31 janvier ;
suivre la mise en œuvre des budgets et décisions du CSE en matière de dépenses, et régler les factures ;
enregistrer les écritures comptables et tenir les comptes ;
établir un rapport annuel d’activité et de gestion, ainsi que les comptes annuels ;
gérer le patrimoine du comité ;
s'occuper de toutes les formalités liées au contrat de travail des salariés embauchés par le comité.

Les comptes annuels du comité social et économique comportent un bilan, un compte de résultat, et une annexe.

Le rapport d’activité et de gestion présente les information qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l’analyse des comptes par les membres du comité social et économique.

Les comptes arrêtés et les rapports sont communiqués par le Secrétaire du comité aux autres membres élus en vue de leur approbation.

Dans le cadre de l’exercice de ses missions, le Trésorier peut se faire assister par un expert-comptable, rémunéré sur le budget de fonctionnement du comité social et économique. En tout état de cause, le Trésorier ne peut pas, de sa propre initiative, engager le budget du comité social et économique, en l’absence d’une délibération préalable de ce dernier.

Par ailleurs, le Trésorier a l’obligation :

- de présenter aux membres du comité social et économique un rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le comité d'entreprise et l'un de ses membres ;

- de permettre la consultation des documents comptables du comité social et économique à tout membre de l’instance qui en ferait la demande, y compris au Président, et de transmettre ces documents, à l'issue de son mandat, à son successeur. En cas d’inaction du Trésorier, cette obligation incombe alors au Secrétaire. La consultation des comptes est encadrée par les dispositions du règlement intérieur.

Article 4.1.4 - Rôle du Trésorier-adjoint

La désignation d’un Trésorier-adjoint du comité social et économique est facultative.

Il assiste le Trésorier et pallie ses éventuelles absences. Une délibération du comité social et économique, ou à défaut son règlement intérieur, peut spécifier, encadrer, ou limiter, les prérogatives du Trésorier-adjoint, notamment lorsqu’il remplace le Trésorier de l’instance.

En tout état de cause, le Trésorier-adjoint ne peut se voir attribuer de fonctions autres que celles relevant périmètre du Trésorier.

Il existe plusieurs sortes de réunions du comité social et économique au sein de l’UGAP :

la réunion d’installation ;
les réunions ordinaires ;
les réunions supplémentaires ;
les réunions extraordinaires.

Article 4.2.1 - La réunion d’installation

La réunion d’installation a lieu à chaque renouvellement de l’instance (en principe tous les quatre ans).

Dans le délai d’un mois à compter de la proclamation des résultats des élections aux comité social et économique, l’employeur convoque la délégation du personnel et les représentants syndicaux ressortant de la nouvelle mandature, à une réunion dite d’installation, afin de procéder aux élections internes nécessaires au bon fonctionnement du comité social et économique.

Cette réunion a pour objet exclusif de procéder, dans l’ordre suivant :

à la désignation des membres du Bureau du comité ;
à la désignation des membres de la commission santé, sécurité, et conditions de travail ;
à la désignation des membres de la commission de proximité (composée des représentants de proximité) ;
à la désignation des membres des autres commissions du comité (commission des activités sociales et culturelles ; commission économique, stratégique et digitale ; commission formation) ;
à la désignation du référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes.

Les suppléants, et les représentants syndicaux qui auraient déjà été désignés dans le cadre de la nouvelle mandature, ne participent pas aux désignations à l’ordre du jour, n’ayant pas voix délibérative.

La désignation des membres du Bureau, et celle des membres des commissions non-présidées par l’employeur, relèvent des seules diligences de la délégation du personnel au comité social et économique, sans intervention particulière de l’employeur avant la tenue de la réunion d’installation (pas d’appel à candidature, ni de liste de candidats, ou de bulletins de votes préétablis par l’employeur).

En revanche, s’agissant spécifiquement de la désignation des membres de la commission de proximité –composée des représentants de proximité-, et de la désignation des membres de la commission santé, sécurité, et conditions de travail, l’employeur s’engage, avant la tenue de la réunion d’installation, à procéder à un appel à candidatures et à éditer des bulletins de vote spécifiques en vue du scrutin. Ainsi, les candidatures devront être adressées à la Direction des ressources humaines, au plus tard, sept jours calendaires avant la date prévue pour la tenue de la réunion d’installation.

En tout état de cause, le jour de la réunion d’installation, l’employeur prévoit et met à disposition de la délégation du personnel disposant d’une voix délibérative au sein du comité : des urnes, des isoloirs, du papier et des stylos, afin de faciliter les opérations de désignation. Avec son ou ses représentants, il contribue au bon déroulement des désignations (dépouillement notamment).

Pour rappel, seuls les participants ayant voix délibératives peuvent participer aux différentes désignations.

Article 4.2.2 - Les réunions ordinaires

Le comité social et économique se réunit tous les mois. Ces douze réunions ordinaires sont notamment consacrées :

aux consultaions obligatoires récurrentes, telles que définies par le présent accord ;
aux consultations obligatoires ponctuelles, telles que définies par le présent accord ;
à la transmission des informations trimestrielles, telles que prévues par la loi.

A l’occasion de ces réunions, le CSE procède à l’approbation du PV de la séance précédente et aux délibérations courantes relatives à son fonctionnement et à sa gestion.

Le Président et le Secrétaire du CSE sont libres d’inscrire à l’ordre du jour tout sujet intéressant les missions du CSE.

En outre, au moins quatre des douze réunions annuelles du comité social et économique sont dédiées, en tout ou partie, à l’examen des sujets relatifs à la santé, la sécurité et aux conditions de travail dans l’établissement (soit une réunion tous les trois mois en moyenne).

Le tableau synthétique, présenté sous forme de calendrier, figurant en Annexe 1 du présent accord, reprend les dispositions relatives au séquençage et aux contenus des consultations. S’agissant de la programmation mensuelle des thématiques des réunions ordinaires, il revêt un caractère prévisionnel, susceptible d’adaptations entre le Président et le Secrétaire du comité social et économique, pour tenir compte des réalités de l’activité de l’établissement.

Ainsi, à l’occasion de la réunion ordinaire du mois de décembre, le Président du comité présente le calendrier prévisionnel des réunions ordinaires du comité social et économique pour l’année à venir. Les dates sont éventuellement ajustées en séance, pour tenir compte des observations des élus.

Article 4.2.3 - Les réunions supplémentaires

En complément des réunions ordinaires, compte tenu de l’activité de l’établissement ou à la demande de la majorité des élus titulaires, des réunions supplémentaires du comité social et économique peuvent être programmées.

L’ordre du jour est arrêté dans les mêmes conditions que pour les réunions ordinaires, et les modalités, comme les délais, de consultation, sont également identiques.

Article 4.2.4 - Les réunions extraordinaires

Des réunions extraordinaires du comité social et économique peuvent avoir lieu, au sens et selon les modalités prévues légalement à cet effet.

L’organisation éventuelle de réunions préparatoires aux réunions du comité social et économique relève de sa propre initiative.

En prinvipe, l’établissement ne prend pas en charge les frais de déplacement, d’hébergement ou de restauration liés à la participation d’un élu aux réunions préparatoires. Cependant, si ces frais se confondent avec ceux directement liés à la participation à la réunion plénière du CSE correspondante, alors ils sont pris en charge à ce titre, hors surcoût éventuel, et pour les seuls salarié habilités à siéger à la réunion du comité (membres titulaires, représentants syndicaux, suppléants visés par l’article 3.5), et suppléants amenés à siéger en plénière en remplacement d’un titulaire absent.

Le temps passé en réunion préparatoire est assimilé à du temps de travail effectif pour les membres de la délégation du personnel habilités à siéger aux réunions du comité social et économique (membres titulaires, représentants syndicaux, suppléants visés par l’article 3.5), dans la limite de 48 heures par an.

Cet article détemine les modalités d’élaboration de l’ordre du jour des réunions du comité social et de convocation de ses membres.

Il encadre les modalités de consultation de l’instance (délais de transmission des informations).

Il fixe enfin les modalités de validation des procès-verbaux des réunions.

Article 4.3.1 - Ordre du jour et convocation

L’ordre du jour est établi, conjointement, par l’employeur ou son représentant, et le Secrétaire du comité (ou son adjoint en cas d’absence).

L’ordre du jour et la convocation à la réunion du comité sont adressés à l’ensemble des membres élus du comité (titulaires et tous les suppléants), ainsi qu’aux représentants syndicaux, au moins 10 jours calendaires avant la date de tenue de la réunion. Ce délai prévaut pour les réunions ordinaires et supplémentaires du comité social et économique. S’agissant des réunions extraordinaires au sens du code du travail, le délai pourra être ramené à 3 jours en cas d’urgence ou de circonstances exceptionnelles.

La convocation à la réunion du comité est également transmise, dans les mêmes délais, aux personnes dont la présnece s’impose ponctuellement en raison de l’ordre du jour, dans le respect des dispositions légales applicables.

La convocation comprend notamment la date, l’horaire et le lieu de la réunion. Elle précise que les suppléants ne peuvent assiter à la réunion qu’en cas d’absence de leur titulaire ou dans les conditions de l’article 3.5 du présent accord.

Conformément aux dispositions légales applicables (C. trav., art. L.2315-30), l’ordre du jour est également transmis :

à l’agent de contrôle de l’inspection du travail ;
à l’agente de l’organisme de prévention de la sécurité sociale.

Les informations nécessaires à l’information et à la consultation du comité social et économique sont accessibles dans la base de données économiques et sociales (BDES).

Article 4.3.2 - Etablissement et rédaction des procès-verbaux (PV) des réunions

La rédaction des projets de PV des réunions du comité social et économique est de la responsabilité du Secrétaire, ou du Secrétaire-adjoint en son absence.

L'élaboration des projets de procès-verbaux des réunions du comité social et économique peut être confiée, par ses soins, à un prestataire extérieur, dont les factures sont prises en charge sur son budget de fonctionnement.

Le procès-verbal contient notamment le résumé des délibérations du comité social et économique et la réponse motivée de l’employeur aux propositions qu’il a formulé lors de la précédente réunion, ainsi que les avis motivés rendus par le comité.

Le projet de procès-verbal est transmis par le Secrétaire aux membres du comité social et économique, aux représentants syndicaux, et à la Direction, dans les 15 jours suivant la réunion.

Il est approuvé à la majorité des membres titulaires du comité social et économique présents et votants, lors de la réunion suivante.

L’enregistrement, s’il a lieu, de chaque séance, sera conservé par le Secrétraire jusqu’à l’approbation du procès-verbal de la séance concernée. Il sera consultable sur simple demande auprès du Secrétaire, par tout membre du comité social et économique, ainsi que par le Président ou les représentants de la direction qui étaient présents lors de la séance.

Les observations éventuelles des élus et de la Direction sont consignées avant l’approbation du procès-verbal dans sa version définitive.

Une fois approuvé, le procès-verbal est publié sur la page du comité social et économique sur l’intranet de l’établissement, par le Secrétaire de l’instance.

Le procès-verbal diffusé/mis en ligne sur l’intranet sera préalablement expurgé :

des informations signalées expressément comme confidentielles par le Président au cours de la réunion ou à l’occasion de l’approbation du procès-verbal ;
des noms des salariés, qui seront désignés uniquement par leurs fonctions, ainsi que des données touchant à leur vie personnelle ou à leur santé qui conduiraient à pouvoir les identifier.

Article 4.4 - Modalités et contenus des consultations du CSE

Conformément à l’article L. 2312-19 du code du travail, les dispositions du présent article (et des sous-articles qui le composent) procèdent à l’adaptation et à l’aménagement conventionel : du contenu, de la périodicité, et des modalités des consultations récurrentes du comité social et économique.

Elles organisent et prévoient, également, les modalités et les délais dans lequels les avis du comité social et économique sont rendus, en distinguant les règles applicables aux consultations obligatoires récurrentes, de celles prévalant en matière de consultation obligatoire ponctuelle.

Le tableau synthétique, présenté sous forme de calendrier, figurant en Annexe 1 du présent accord, reprend les dispositions relatives au séquençage et aux contenus des consultations. S’agissant de la programmation mensuelle des thématiques des réunions ordinaires, il revêt un caractère prévisionnel, susceptible d’adaptations entre le Président et le Secrétaire du comité social et économique, lors de la préparation des ordres du jour des réunions notamment. Ainsi, les thématiques seront nécessairement abordées, mais pas nécesairement le mois précisé sur le calendrier, en ce qui concerne le Bloc 3, et les 4 réunions dédiées à la santé.

Article 4.4.1 - Modalités et contenus des consultations récurrentes

Le comité social et économique est obligatoirement consulté de manière récurente sur :

Les orientations stratégiques de l’entreprise ;
La situation économique et financière de l’entreprise ;
La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l'emploi.

Le contenu exclusif de ces consultations est détaillé ci-dessous. L’accord dédié à la BDES précisera la liste des informations transmises pour chacune de ces trois consultations. A défaut, la liste applicable des informations à transmettre, a minima, au CSE, est celle qui figure à l’Annexe 2 du présent accord.

Article 4.4.1.1 - Périodicité, contenu, et modalités de la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprises (Bloc 1)

Tous les trois ans, le Président de l’UGAP vient présenter aux membres du comité social et économique les orientations stratégiques de l’établissement, basées sur le Contrat d’objectif et de performances (COP) et le projet d’entreprise. Tous les ans -hors année de présentation du projet d’entreprise- le comité social et économique est informé sur l’état d’exécution et d’avancement des réalisations du projet d’entreprise.

Pour les besoins de cette consultation triennale, le comité social et économique peut décider de recourir à l’assistance d’un expert, dans les conditions légales et règlementaires prévues à cet effet.

Toutefois, afin de s’assurer que l’expert pourra débuter aussi rapidement que possible sa mission en prenant connaissance des documents en même temps que les élus et en adressant sa lettre de mission et sa demande d’informations complémentaires à la Direction, le CSE pourra anticiper sa désignation lors de la réunion ordianire précédant l’ouverture de la procédure de consultation. Il s’agira simplement d’une faculté ouverte au CSE. A défaut, l’expert sera désigné, si le CSE le souhaite, lors de la première réunion d’ouverture de la procédure de consultation.

La consultation s’effectue en deux temps : lors d’une première réunion ordinaire mensuelle, le dossier est présenté par l’employeur. L’avis est rendu, ensuite, à l’occasion de la réunion mensuelle suivante, sauf si le comité a décidé de recourir à un expert. Dans cette hypothèse, l’avis n’est rendu qu’à l’occasion de la deuxième réunion mensuelle suivant celle qui a donné lieu à la présentation du dossier en séance.

Les informations nécessaires à cette consultation sont transmises, via la BDES, dix jours calendaires avant la date prévue pour la tenue de la première réunion.

Article 4.4.1.2 - Périodicité, contenu et modalités de la consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise (Bloc 2)

Tous les ans, le comité social et économique est consulté sur le bilan économique et financier de l’entreprise comprenant, notamment, les comptes de l’UGAP.

Compte tenu des règles de comptabilité publique auxquelles est soumis l’établissement, le calendrier est contraint. En effet, les comptes annuels de l’UGAP doivent être approuvés par le conseil d’administration le 15 mars au plus tard.

Cela impacte le délai de consultation du comité social et économique, et a fortiori le délai d’expertise.

Le calendrier de cette consultation est le suivant :

Suite à la clôture des comptes au 31 janvier, l’envoi du dossier de consultation au comité social et économique a lieu à la fin de la 1ère semaine du mois de février (et pourra donc être transmis, à cette même date, à l’éventuel expert désigné) ;
Le délai d’envoi du dossier est de 5 jours ouvrés avant la tenue de la réunion mensuelle du comité ;
La réunion du comité social et économique aura lieu à la fin de la 2ème semaine de février ;
L’éventuel expert désigné, rendra son rapport à la fin de la 3ème semaine de février; ce délai d’expertise est donc de 15 jours ;
Le comité social et économique rendra son avis lors de la réunion mensuelle qui aura lieu la 1ère semaine du mois de mars.

Compte tenu de ces contraintes, la désignation de l’expert par le comité pourra être décidée de manière anticipée, lors de la réunion mensuelle du comité, en janvier au plus tard.

Article 4.4.1.3 - Périodicité, contenu et modalités de la consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l'emploi (Bloc 3)

Tous les ans, le comité social et économique est consulté sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l'emploi.

Les parties conviennent que le contenu exhaustif de cette consultation repose sur les thématiques génériques (assorties des documents correspondants) suivantes :

Bilan conditions de travail ;
Bilan santé ;
Bilan prévention (comprenant le document unique d'évaluation des risques professionnels) ;
Présentation et suivi du programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail ( PAPRIPACT) ;
Programmation annuelle du temps de travail ;
Bilan rémunération ;
Bilan de l’emploi ;
Rapport égalité femme/homme ;
Rapport handicap ;
Bilan temps de travail ;
Bilan temps partiel ;
Rapport formation incluant le bilan de la formation de l’année n et le projet de plan de développement des compétences de l’année n+1.;
Bugets et compte du CSE.

Les informations nécessaires aux consultations seront transmises, via la BDES, 10 jours calendaires avant la date prévue pour la tenue de la réunion mensuelle du comité social et économique ouvrant la procédure de consultation sur la thématique correspondante.

Chacune des thématiques précitées peut faire l’objet d’une expertise propre, et fait nécessairement l’objet d’un avis rendu lors de la réunion mensuelle suivant celle au cours de laquelle le dossier aura été présenté.

Un avis global, sur l’ensemble de la politique sociale, est également rendu en fin d’année, une fois tous les thèmes examinés.

Le comité social et économique est, de plus, informé annuellement du montant différentiel qui lui est dû pour le calcul de ses budgets au regard de la masse salariale réelle de l’année précédente.

Le comité social et économique est enfin informé sur l’application de l’accord intéressement général à l’occasion de sa conclusion.

Article 4.4.2 - Modalités et contenus des consultations ponctuelles

Conformément aux articles L. 2312-37 à L. 2312-57 du code du travail, le comité social et économique est consulté ponctuellement dans les cas suivants :

Mise en œuvre des moyens de contrôle de l’activité des salariés ;
Restructuration et compression des effectifs ;
Licenciement collectif pour motif économique;
Offre publique d’acquisition ;
Procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire ;
Sur les perspectives économiques de l’entreprise lors de la mise en place du CSE .

Les informations nécessaires et utiles aux consultations seront transmises, via la BDES, 10 jours calendaires avant la date prévue pour la tenue de la réunion du comité social et économique.

Pour les consultations ponctuelles, le comité social et économique est consulté et rend son avis au cours d’une seule et même réunion. Ce mode de fonctionnement est proposé pour toutes les consultations ponctuelles obligatoires, à l’exception :

des projets de réorganisations fonctionnelles répondant aux critères cumulatifs suivants :
- portant sur le périmètre d’au moins une Direction ;
- impactant au moins 20 % de l’effectif CDI permanent de cette Direction.
des projets de réaménagement des locaux de travail, impactant l’ensemble du périmètre d’un site ou d’une Direction.

Exemples : les réaménagements des locaux d’une DRT ou d’une direction, ou le déménagement d’une Direction/DRT sur un nouveau site. A l’inverse, des travaux d’aménagements physiques portant sur des modifications de cloisons, ou l’affectation des occupants d’un bureau à un autre, au sein d’une même équipe ou d’une même Direction, ne seraient pas concernés par une consultation en deux temps.

Les projets de mise en place de nouveaux outils informatiques, dès lors qu’ils impactent les pratiques d’au moins 15 % de l’effectif CDI permanent de l’établissement.
Les projets de modification du Règlement intérieur de l’établissement.

Ces 4 types de consultations ponctuelles sont réalisés en deux temps, comme pour les consultations réccurentes des blocs 1 et 3, l’avis étant demandé lors de la réunion mensuelle ordinaire du mois suivant la première réunion au cours de laquelle le point a été inscrit à l’ordre du jour pour la première fois.

Article 4.5 - Recours à l’expertise

Le recours à l’expertise s’exerce dans les conditions de droit commun.

Article 4.5.1 - Choix de recourir à l’expertise

Le comité social et économique peut décider de recourir à un expert-comptable ou à un expert habilité de son choix. Les commissions pourront également lui en faire la demande. Dans ce cas, le comité social et économique confirmera ce recours à un expert, par une délibération.

A compter de la désignation de l’expert par le comité social et économique, l’expert notifie à l’employeur sa lettre de mission indiquant son cahier des charges et le coût prévisionnel de sa mission, le contenu, l’étendue et la durée de l’expertise, dans un délai de 10 jours à compter de sa désignation conformément au délai en vigueur (actuels articles L. 2315-81-1 et R. 2315-46 du code du travail).

Article 4.5.2 - Financement de l’expertise

Lorsque le Comité social et économique décide du recours à l'expertise, les frais d'expertise sont pris en charge par l’UGAP et/ou le Comité social et économique conformément aux dispositions suivantes, sous réserve de dispositions légales et conventionnelles plus favorables.

a) Prise en charge à 100% par l’employeur

Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-80 du Code du travail, l’entreprise prend en charge les frais d’expertise :

Sur la situation économique et financière de l'entreprise
Sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi
Lorsqu’un risque grave, identifié et actuel, révélé ou non par un accident du travail, une maladie professionnelle ou à caractère professionnel est constaté ;
En vue de préparer la négociation sur l’égalité professionnelle (expertise qualité du travail et de l'emploi) en l’absence de tout indicateur relatif à l’égalité professionnelle.
En cas de licenciements collectifs pour motif économique.

b) Prise en charge à 80% par l’employeur

Les frais d’expertise sont pris en charge à hauteur de 20 % par le Comité social et économique sur son budget de fonctionnement, et par l'employeur à hauteur de 80 % :

En vue de la consultation sur les orientations stratégiques de l'entreprise.
Pour les consultations ponctuelles (en dehors celles visées au a) ci-dessus).

c) Prise en charge à 100% par le Comité social et économique

Conformément aux dispositions de l’article L2315-81, le Comité social et économique peut faire appel à tout type d'expertise rémunéré par ses soins pour la préparation de ses travaux.

Article 4.6 - Budgets du CSE

Le comité social et économique dispose : d’un budget de fonctionnement, ainsi que d’un budget dédié aux activités sociales et culturelles.

Il perçoit, de la part de l’employeur, les subventions légales correspondant à ces deux budgets, majorées d’une contribution annuelle forfaitaire.

Ces sommes lui sont versées, chaque année, en deux temps : pour moitié en janvier, et pour moitié en juin.

Article 4.6.1 - Subvention de fonctionnement

La subvention de fonctionnement est égale à 0,20 % de la masse salariale brute de l’UGAP calculée selon l’assiette et le taux définis par le droit commun.

Article 4.6.2 - Subvention des activités sociales et culturelles (ASC)

Le comité social et économique assure, contrôle ou participe à la gestion des activités sociales et culturelles établies prioritairement au bénéfice des salariés de l’UGAP et de leur famille.

Pour mener à bien sa mission, le comité social et économique reçoit une contribution de 0,93 % de la masse salariale brute versée chaque année par l’employeur pour financer ses institutions sociales calculée selon l’assiette et le taux définis par le droit commun.

Article 4.6.3 - Contribution annuelle forfaitaire de l’employeur

En plus des subventions précitées, l’employeur verse, chaque année, au comité social et économique, une contribution forfaitaire d’un montat de X euros. X euros sont accordés au titre des activités sociales et culturelles, et X euros pour majorer le budget de fonctionnement.

A titre indicatif, et pour rappel, le montant de X euros est accordé sur les fondements suivants :

X € correspondant au fond social d’urgence
X € correspondant au forfait annuel
X € correspondant à la fête des enfants
X € correspondant à la compensation de l’exclusion des salariés mis à disposition du calcul de la masse salariale
X € correspondant aux nouvelles modalités de calcul de la masse salariale.

Ce découpage ne lie pas le comité social et économique qui demeure libre d’affecter les sommes qu’il souhaite aux dépenses, ou au financement des activités de son choix.

Article 5 - Formations visées

Les membres du comité social et économique peuvent bénéficier, dans les conditions prévues par la loi, de trois types de formation :

le congé de formation économique ;
une formation dédiée à la santé, la sécurité et les conditions de travail ;
le congé de formation économique, sociale et syndicale ;

Afin d’améliorer les dispositifs légaux, pour favoriser, mais aussi faciliter l’accès des élus à ces formations, l’établissement prendra en charge un certains nombre de frais afférents, dans les conditions définies ci-après.

En outre, pour permettre aux membres du comité social et économique d’exercer au mieux leurs missions, des droits supplémentaires à formation sont accordés, d’une part, aux membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail et, d’autre part, aux membres de la commission de proximité (voir les articles dédiés).

Article 5.1 - Maintien de salaire pour le temps passé à se rendre et à assister aux formations

Les membres du comité social et économique, remplissant les conditions prévues légalement ou conventionnellement pour bénéficier de l’une ou l’autre des cinq formations visées en préambule, ne doivent subir aucune perte de salaire pour le temps consacré à ces formations.

Ainsi, le temps passé en formation est assimilé à du temps de travail effectif, et rémunéré comme tel.

Les temps de trajets, pour se rendre en formation, ne peuvent donner lieu à aucune perte de salaire.

Article 5.2 - Formation économique

Le bénéfice de la formation économique est étendu aux membres suppléants du comité social et économique. Ainsi, élus pour la première fois au sein de l’instance, ils bénéficieront, comme les titulaires, d’une formation économique d’une durée de 5 jours.

Les coûts afférents à la formation (transport, hébergement, restauration, inscription, frais pédagogiques) de la délégation du personnel, sont pris en charge par le comité social et économique sur son budget de fonctionnement.

Article 5.3 - Formation sur la santé la sécurité et les conditions de travail

Les membres titulaires et suppléants du comité social et économique bénéficient de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Ainsi, ils bénéficient du droit à une formation de cinq jours : dès la première désignation des membres du comité social et économique, et lors de chaque renouvellement de l’instance (nouvelles élections professionnelles).

Les coûts afférents à la la formation (transport, hébergement, restauration, inscription, frais pédagogiques) sont pris en charge par l’employeur, dans les conditions légales et sur les bases tarifaires de remboursement applicables dans l’établissement.

Article 5.4 - Formation supplémentaire des membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail

Les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travai bénéficient :

d’un droit à 12 jours de formation supplémentaires, sur la durée du mandat, qu’ils utilisent librement. Les formations souhaitées, dès lors qu’elles sont en lien direct avec les missions de la commission, sont prises en charge intégralement par l’employeur ;
d’une journée de formation, en début de mandat, animée en interne par des collaborateurs du Département Relations sociales. Au cours de cette journée d’échanges et de partage d’informations, le point sera fait sur les actions et moyens mobilisés en interne, en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, notamment au regard des dispositifs conventionnels existant dans l’établissement et des procédures internes.

Les coûts afférents à la formation (transport, hébergement, restauration, inscription, frais pédagogiques) sont pris en charge par l’employeur, dans les conditions légales et sur les bases tarifaires de remboursement applicables dans l’établissement.

Article 5.5 - Formation supplémentaire des représentants de proximité membres de la commission de proximité

Les membres de la commission de proximité bénéfcient :

d’un droit à 12 jours de formation supplémentaires, sur la durée du mandat, qu’ils utilisent librement. Les formations souhaitées, dès lors qu’elles sont en lien direct avec les missions de la commission, sont prises en charge intégralement par l’employeur ;
d’une journée de formation, en début de mandat, animée en interne par des collaborateurs du Département Relations sociales. Au cours de cette journée d’échanges et de partage d’informations, le point sera fait sur les actions et moyens mobilisés en interne, en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, notamment au regard des dispositifs conventionnels existant dans l’établissement et des procédures internes.

Article 6 - Moyens alloués aux membres du CSE et de ses commissions

Afin qu’ils puissent mener à bien leurs missions, les représentanst du personnel disposent : d’heures de délégations attachées à leurs mandats respectifs, mais aussi de la prise en charge, par l’établissement, d’un certain nombres de frais afférents à l’exercice de leurs attributions.

Les crédits d’heures dont bénéficient, personnellement, les représentants du personnel au CSE sont les suivants :

Mandats	Nombres d’heures de délégation
Membres titulaires du CSE	32 heures de délégation mensuelles
Représentant syndical au CSE	20 heures de délégation mensuelles
Secrétaire du CSE	16 heures de délégation mensuelles
Secrétaire-adjoint du CSE	4 heures de délégation mensuelles
Membres de la CSSCT	32 heures de délégation annuelles
Secrétaire de la CSSCT	16 heures de délégation annuelles
Membres de la commission de proximité	8 heures de délégation mensuelles
Rapporteur de la commission de proximité	16 heures de délégation annuelles

Les crédits d’heures mensuels sont accordés, pleinement, dès le premier mois au cours duquel le mandat entre en vigeur. Ils se cumulent, au titre de chaque mandat, dans les limites prévues par la loi.

Les crédits d’heures annuels, ainsi que les possibilités de report ou de cumul d’heures de délégation, sont appréciés sur 12 mois consécutifs, à compter du mois au cours duquel le mandat entre en vigueur.

Le nombre d’heures de délégation des membres élus titulaires du comité social et économique figure dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 6.2 - Utilisation des heures de délégation

L’utilisation des heures de délégation par les membres du comité social et économique s’effectue conformément aux dispositions légales.

Annualisation

Les membres titulaires et les représentants syndicaux du comité social et économique disposent, personnellement, d’un crédit d’heures mensuel. Ils peuvent reporter, sur le mois suivant, le nombre d’heures de délégation non-utilisé au cours d’un mois donné, dans la limite de douze mois consécutifs maximum.

Pour le calcul de la durée de douze mois, le point de départ est le mois au cours duquel le mandat entre en vigueur (premier mois), et les compteurs sont apurés et remis à zéro à l’arrivée à échéance du douzième mois qui suit.

Mutualisation

Bien que, par principe, seuls les membres titulaires et les représentants syndicaux du comité social et économique, bénéficient, personnellement, d’un crédit d’heures, il leur est loisible, chaque mois, de concéder, volontairement, tout ou partie de leurs heures de délégation à d’autres membres du comité –titulaires ou suppléants-, ou encore à des représentants de proximité.

Cette cession doit être actée par le donnateur, par écrit, en précisant : le nom du bénéficiaire, sa qualité (mandat), ainsi que le nombre d’heures de délégation concédé. Cette cession est déclarée dans le worflow, au moins 8 jours avant la date prévue pour l’utilisation de ces heures. Ce délai peut être ramené à 3 jours en cas d’urgence.

Limitation du nombre d’heures de délégation utilisable

Quel que soit le nombre d’heures de délégation dont bénéficie un représentant du personnel au titre de son/ses mandat(s), ou suite à une cession, il ne peut, en aucun cas, utiliser :

plus de 48 heures de délégation par mois (soit une fois et demi le crédit d'heures de délégation mensuel d’un élu titulaire du comité social et économique).
ni plus de 384 heures de délégation par an (sur douze mois consécutifs).

Article 6.3 - Temps assimilé à du temps de travail effectif

L’exercice de certaines missions, par les membres du comité social et économique ou de ses commissions, ne s’impute pas sur leurs heures de délégation et est assimilé à du temps de travail effectif et rémunéré comme tel.

Il s’agit, du temps passé :

aux réunions présidées par l’employeur (CSE, CSSCT et commission de proximité) ;
aux réunions préparatoires du CSE –pour les élus habilités conventionnellement à y siéger- dans la limite de 48 heures par an (soit douze mois consécutifs à compter du mois de prise d’effet du mandat
aux réunions des autres commissions du CSE non-présidées par l’employeur, dans la limite de 60 heures par an (soit douze mois consécutifs à compter du mois de prise d’effet du mandat) ;
aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave ou en cas d’alerte pour danger grave et imminent (temps consacré aux enquêtes) ;
aux inspections réalisées sur les sites de travail à l’initiative de la CSSCT (temps d’inspection) ;
à la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent

Article 6.4 - Temps de trajet et prise en charge des frais liés à l’exercice des missions

Le temps de trajet, pour participer aux réunions présidées par l’employeur, ou pour réaliser les missions rappelées à l’article 6.3 ci-avant (voir les 3 derniers points), n’entraînent aucune perte de rémunération pour les représentants du personnel.

Les frais générés par l’exercice de la mission ou la participation aux réunions visées à l’article 6.3 ci-avant (coûts du trajet, hébergement, restauration) sont pris en charge par l’employeur dans la limite et sur les bases tarifaires ou de remboursement applicables dans l’établissement.

CHAPITRE 7 - BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES (BDES)

Article 7 – Aménagement conventionnel de la Base de données économiques et sociales

L’architecture, le contenu, et les modalités d’utilisation de la Base de données économiques et sociales (BDES) font l’objet d’un accord dédié.

Les principes suivants sont néanmoins actés, sous réserve de la faisabilité technique permise par le futur outil :

Article 7.1 - Accès à la BDES

L’accès à la BDES est de droit, pour tous les membres élus du CSE, les représentants syndicaux au CSE, les représentants de proximité et les délégués syndicaux.

En cas de désignation d’experts par le CSE, l’entreprise mettra en place leur accès à la BDES pour la durée nécessaire de leur mission.

Article 7.2 - Confidentialité des informations contenues dans la base

Les informations mises à dispositions des membres du comité social et économique dans la BDES ne doivent en aucun cas être diffusées à l’extérieur du cercle des personnes ayant accès à cette BDES.

De plus, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique et les représentants syndicaux sont tenus à une obligation générale de discrétion à l'égard des informations contenues dans la BDES, et à une obligation particulière de confidentialité concernant les informations identifiées comme telles par l'employeur.

Article 7.3 - Architecture des informations transmises et contenu de la BDES

Les parties posent pour principe que la présentation de la BDES, par rubriques, coïncide, au maximum, avec le séquençage des consultations annuelles récurrentes du CSE retenus par le présent accord.

Il en est de même s’agissant du contenu de la BDES. Ainsi, le contenu des rubriques devra, s’agissant des consultations récurrentes du comité social et économique (les 3 blocs) correspondre, autant que faire se peut, au contenu des informations nécessaires à la consultation du CSE.

L’accord dédié à la BDES a vocation à préciser la liste des informations relatives au contenu des consultations récurrentes du comité social et économique qui seront transmises au CSE. A défaut, ces informations sont listées par l’Annexe 2 du présent accord. Faute d’accord, c’est elle qui sera applicable.

Les parties s’engagent, lors de la négociation de l’accord relatif à la BDES, à respecter les principes issus du règlement général européen sur la protection des données (RGPD).

CHAPITRE 8 - LA COMMISSIONS SANTE SECURITE ET CONDITIONS DE TRAVAIL (CSSCT)

Article 8 - La commission santé sécurité et condition de travail

Article 8.1 - Niveau de mise en place

Une commission santé, sécurité et conditions de travail est mise en place au niveau de l’établissement, au sein du comité social et économique, représentant l’ensemble des salariés.

Sa compétence lui est strictement déléguée par le comité social et économique.

Article 8.2 - Attributions de la commission santé, sécurité et conditions de travail

La commission santé, sécurité et conditions de travail exerce, au nom et pour le compte du comité social et économique, par délégation expresse de cette instance, les attributions limitatives suivantes :

Réaliser des enquêtes en matière d’accident du travail ou de maladies professionnelles ;
Procéder, à intervalles réguliers, à des inspections en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail ;
Analyser les risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, et notamment les femmes enceintes ;
Faciliter la résolution des problèmes liés à la maternité ;
Faciliter l’adaptation et l’aménagement des postes de travail des personnes handicapés afin de faciliter leur accès et leur maintien dans l’emploi ;
Susciter toute initiative ou proposer des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes au travail.

Ces missions s’exercent dans les conditions prévues par le code du travail à cet effet.

Article 8.3 - Composition de la commission

Article 8.3.1 - Nombre de membres et durée des mandats

La commission santé, sécurité, et conditions de travail est compsée de six membres (hors Président), nécessairement choisis parmi les membres élus du comité social et économique.

Le mandat de membre de la commission santé, sécurité, et conditions de travail est de quatre ans. Il s’achève en même temps et dans les mêmes conditions que celles prévalant pour le mandat de membre titulaire du comité social et économique.

Article 8.3.2 - Rôle du Secrétaire de la commission

Le Secrétaire de la commission fait le lien avec le Secrétaire du comité social et économique sur l’activité de la commission santé, sécurité, et conditions de travail, mais aussi avec l’employeur, notamment en ce qui concerne le fonctionnement et l’animation de ladite commission. Il est l’interlocuteur privilégié du Président s’agissant de l’ordre du jour des réunions, mais aussi des questions sur lesquelles la commission est spécialisée.

Article 8.3.3 - Présidence

La commission santé, sécurité, et conditions de travail est présidée par l’employeur ou l’un de ses représentants.

Au cours des réunions, il peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l'entreprise, sous réserve de ne pas siéger, ensemble, en nombre supérieur à celui des six représentants du personnel membres de la commission

Article 8.4 - Elections des membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail

Lors de la réunion dite d’installation du comité social et économique, prévue au début de chaque nouvelle mandature par l’article 4.2.1 du présent accord, il est procédé à la désignation des six membres de la commission santé, sécurité, et conditions de travail, ainsi qu’à celle de son Secrétaire.

Une semaine au plus tard avant la réunion d’installation, les titulaires et suppléants du comité social et économique qui souhaitent faire partie de la commission santé, sécurité, et conditions de travail, transmettent à l’employeur leur candidature. Le candidat précise ses nom, prénom, date de naissance, appartenance syndicale, et le collège au sein duquel il a été élu. Une fois les candidatures arrêtées -7 jours calendaires avant la date de la réunion d’installation-, elles sont transmises par l’employeur aux membres du comité social et économique par courriel.

Lors de la réunion d’installation, l’employeur remet à chaque membre élu titulaire du comité social et économique présent, un bulletin de vote comportant la totalité des noms des candidats, répartis par collèges. Chaque titulaire choisit alors six candidats sur la liste présentée, dont au moins un appartenant au deuxième collège, et au moins un au troisième collège.

Un isoloir et une urne sont mis à disposition des votants. Le vote s’effectue en présence d’au moins un représentant de l’employeur, qui n’y participe, pas mais procède au dépouillement sous le contrôle de la délégation du personnel présente.

Les bulletins suivants sont considérés comme nuls :

Les bulletins où sont choisi plus de six candidats ;
Les bulletins où ne sont choisis aucun candidat appartenant au 2^ème et/ou au 3^ème collège.

Le premier siège attribué est celui réservé au deuxième collège. Il est attribué au candidat de ce collège ayant reçu le plus grand nombre de voix. Le deuxième siège est attribué, de la même manière, au siège réservé au troisième collège. Le troisième, le quatrième, le cinquième, puis le sixième sièges sont ensuite attribués, respectivement, au candidat qui a reçu le plus grand nombre de voix, quel que soit son collège d’appartenance.

En cas de nombre égal de voix, les règles de départage sont appliquées dans l’odre suivant, sous réserve que le nombre de candidats à égalité soit en nombre supérieur au nombre de siège(s) (restant) à pourvoir :

d’abord un critère de parité (s’inspirant du critère légal) : le candidat du sexe le moins représenté à l’issue de l’élection des membres titulaires du comité social et économique se voit attribuer le siège par priorité ;
si les deux candidats à départager sont du même sexe, le critère géographique est appliqué : le candidat ayant la priorité est celui qui travaille habituellement dans l’aire géographique (siège ou hors siège) la moins représentée à l’issue de l’élection des membres titulaires du comité social et économique ;
si ce deuxième critère ne permet pas le départage, c’est l’âge qui permet d’attribuer le siège : le candidat le plus jeune est alors désigné.

Une fois les six membres de la commission élus, ils désignent, parmi eux, le Secrétaire de la commission, à la majorité des voix. Les mêmes règles de départage que celles mentionnées ci-dessus s’appliquent en cas d’égalité des voix.

Les mandats de Secrétaire du comité social et économique, de Secrétaire de la commission santé, sécurité et conditions de travail, et de Rapporteur de la commission de proximité, ne sont pas cumulables.

Lorsqu’un membre de la commission santé, sécurité, et conditions de travail cesse définitivement ses fonctions, il est remplacé par un nouveau membre, désigné dans des conditions de vote et de suffrages identiques à celles de la première élection. Le premier siège ne peut être attribué qu’à un candidat du deuxième collège. Le deuxième siège ne peut être attribué qu’à un candidat du troisième collège. Cette désignation est réalisée lors de la réunion ordinaire du comité social et économique suivant l’arrêt des fonctions définitif de membre de la commission santé, sécurité, et conditions de travail, dès lors que cette élection aura été inscrite à l’odre du jour.

Article 8.5 - Fonctionnement de la commission santé sécurité et conditions de travail

Une rubrique dédiée à la commission et à ses travaux sera mise en place dans la BDES.

Article 8.5.1 - Réunions de la commission

La commission est réunie, au moins une fois par trimestre, à l’initiative de son Président.

L’ordre du jour est proposé par le Président au Secrétaire de la commission qui peut formuler des demandes d’ajouts. Il est définitivement arrêté par le Président et transmis aux membres de la commission, via la BDES, 10 jours calendaires au plus tard avant la date de tenue de la réunion.

La commission santé, sécurité, et conditions de travail sera en outre réunie à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves, ainsi qu'en cas d'événement grave lié à l'activité de l'entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement ou à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de ses attributions en matière de santé, de la sécurité ou des conditions de travail. Un ordre du jour est alors proposé par les membres de la commission santé, sécurité, et conditions de travail.

En outre, des réunions supplémentaires peuvent être organisées par l’employeur, ou demandées par la majorité des membres de la commision.

Si les sujets -dont l’examen est proposé par les membres de commission- sont en lien direct avec les missions de celle-ci et nécessitent d’être examinés ou traités rapidement, alors l’employeur programme une réunion dans les meilleurs délais, et au plus tard dans le mois suivant la demande. L’ordre du jour est définitivement arrêté par l’employeur et transmis aux membres de la commission, 10 jours calendaires au plus tard avant la date de tenue de la réunion.

Un collaborateur de l’employeur, assistant aux réunions de la commission santé, sécurité, et conditions de travail, établira un compte-rendu de celles-ci (sans qu’il s’agisse d’un PV ou d’un verbatim). Ce compte-rendu sera transmis à tous les membres de la commission. Le Secrétaire de la commission santé, sécurité, et conditions de travail est chargé de le transmettre à tous les membres du comité social et économique.

Article 8.5.2 - Enquêtes et inspections menées par des membres de la commission

Les enquêtes en matière d’accident du travail ou de maladies professionnelles auxquelles procèdent les membres de la commission, ainsi que les inspections en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail qu’ils mènent, donnent, toutes, lieu à des rapports ou à des comptes-rendus, présentés lors de la réunion suivante de la commission.

Article 8.6 - Moyens accordés aux membres de la commission

Dans le cadre de l’exercice de leurs missions spécialisées, les membres de la commission santé sécurité et conditions de travail bénéficient :

de la liberté de déplacement dans tous les sites de l’établissement, dans les respect des règles légales et conventionnelles encadrant l’exercice de cette liberté ;
de 32 heures de délégation par an (s’ajoutant à leur crédit mensuel d’heures de membres titulaires du CSE), utilisables dans les conditions rappelés à l’article 6.2 du présent accord ;
des droits à formation supplémentaires prévus par l’article 5.4 du présent accord (12 jours de formation, sur la durée du mandat, prises en charge intégralement par l’employeur lorsqu’elles sont directemnt liées aux missions ; et une journée de formation interne, en début de mandat) ;
des dispositions des articles 6.3 et 6.4 du présent accord, relatives à l’assimilation du temps consacré aux missions attachées au mandat à du temps de travail effectif, et à la prise en charge, par l’employeur, des frais de déplacement, d’hébergement et de restauration.

En outre, le Secrétaire de la commission SSCT bénéficie de 16 heures de délégation supplémentaires par an (voir article 6.1).

CHAPITRE 9 - LA COMMISSION DE PROXIMITE COMPOSEE DE REPRESENTANTS DE PROXIMITE (CDP/RDP)

Article 9 - Commission de proximité et Représentants de proximité

Les membres de la commission de proximité exercent le mandat de Représentant de proximité.

Article 9.1 - Niveau de mise en place

Une commission de proximité, composée de représentants de proximité, est mise en place au niveau de l’établissement, au sein du comité social et économique, représentant l’ensemble des salariés.

Sa compétence lui est strictement déléguée par le comité social et économique.

Article 9.2 - Attributions de la commission de proximité et de ses membres

Les membres de la commission de proximité –c’est-à-dire les Représentants de proximité- exercent, au nom et pour le compte du comité social et économique, par délégation expresse de cette instance, les attributions limitatives suivantes :

recevoir, centraliser, étudier, synthétiser, et éventuellement retravailler, ou reformuler, les réclamations individuelles et collectives des collaborateurs relatives aux salaires, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant, notamment, la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l'entreprise ;
présenter ces réclamations à l’employeur dans le cadre des réunions de la commission ;
recevoir les réponses orales et écrites de sa part, et les transmettre aux salariés.

Ces missions sont strictement définies et s’exercent dans les conditions prévues par le droit commun.

De plus, les membres de cette commission porteront une attention particulière :

aux conditions de travail des collaborateurs de tous les sites composant l’UGAP, sous réserve des attributions spéciales de la commission santé, sécurité et conditions de travail auxquelles il ne doit pas être porté préjudice ou fait concurrence ;
aux problématiques de logement rencontrées, individuellement, par les salariés.

Sur ces deux aspects, les membres de la commission de proximité pourront faire remonter à l’employeur les problématiques rencontrées par les salariés, dans le cadre des réunions de celle-ci.

Article 9.3 - Composition de la commission de proximité

Article 9.3.1 - Membres de la commission et durée des mandats

Les membres de la commission de proximité sont des représentants de proximité élus, par les membres élus du comité social et économique, pour un mandat de quatre ans. Ils bénéficient de la protection légale attachée à leur statut.

La commission de proximité est composée de douze membres :

4 d’entre eux doivent avoir le statut de membres élus du comité social et économique ;
8 représentants de proximité peuvent être choisis parmi les salariés de l’établissement non-membres du comité social et économique.

En outre, les douze sièges de la commission de proximité sont répartis de sorte que tous les salariés de l’établissement disposent de représentants de proximité, compte tenu de leur métier (activité). Ainsi, les douze sièges sont répartis en 4 collèges, chacun comportant un nombre de sièges réservés, qui lui est propre, déterminé en fonction des effectifs représentés. Les collèges sont constitués de la manière suivante :

Le collège DSI, avec 1 siège de représentant de proximité réservé à un salarié travaillant à la Direction des systèmes d’information (DSI) ;
Le collège Logistique, avec 1 siège de représentant de proximité réservé à un salarié travaillant au sein de la Direction logistique (DLOG) ;
Le collège Réseau Territorial, avec 6 sièges de représentants de proximité réservés à des salariés travaillant dans le réseau territorial de l’UGAP (DRT) ;
Le collège Directions du Siège, avec 4 sièges de représentants de proximité réservés à des salariés travaillant dans les autres Directions opérationnelles et fonctionnelles ;

Les représentants de proximité désignés pour occuper ces sièges sont donc spécialisés au regard de l’activité/du collège qu’ils représentent.

Article 9.3.2 - Rapporteur de la commission

Le Rapporteur de la commission de proximité est en charge de faire le lien avec le Président de celle-ci, notamment pour lui transmettre les questions à traiter.

Le Rapporteur veille à la bonne diffusion, auprès des salariés qui ont posé des questions ou porté des réclamations devant la commission, des réponses apportées par l’employeur à celles-ci.

Article 9.3.3 - Président de la commission

La commission de proximité est présidée par l’employeur ou un de ses représentants.

L'employeur peut se faire assister par deux collaborateurs appartenant à l'entreprise, au cours des réunions de la commission.

Article 9.4 - Elections des représentants de proximité

A l’issue des élections, la Direction des ressources humaines informera l’ensemble des salariés de la possibilité de candidater aux fonctions de Représentant de proximité siégeant au sein de la commission de proximité (appel à candidature).

Les candidatures doivent être adressées à la DRH une semaine au plus tard avant la date de tenue de la réunion d’installation du CSE (soit sept jours calendaires avant).

Ainsi :

les titulaires et les suppléants membres du comité social et économique qui souhaitent faire partie de la commission de proximité -4 sièges leur étant réservés-, transmettent à l’employeur leur candidature. Le candidat précise ses nom, prénom, date de naissance, appartenance syndicale, ainsi que son métier, la direction et le site au sein duquel il travaille.
les salariés de l’établissement, qui souhaitent être Représentants de proximité -8 sièges leur étant ouverts au sein de la commission de proximité-, transmettent à l’employeur leur candidature. Le candidat précise ses nom, prénom, date de naissance, ainsi que son métier, la direction et les sites au sein desquels ils travaillent.

Pour se porter candidat, le salarié ne doit disposer d’aucun mandat au sein du comité social et économique, avoir plus de 18 ans, justifier d’au moins un an d’ancienneté au sein de l’UGAP à la date de la réunion d’installation, et être embauché en CDI.

Un salarié ne peut candidater que sur un siège correspondant à l’activité qu’il exerce, donc dédié à la représentation des intérêts des collaborateurs de la Direction dans laquelle il travaille, lui-même, habituellement.

Le scrutin se déroule de la manière suivante :

L’employeur remet à chaque titulaire du CSE présent deux bulletins de vote :

Le premier comporte le nom des candidats ayant la qualité de membres titulaires ou suppléants du comité social et économique. Figurent, aux côtés des noms et prénoms, l’appartenance syndicale, ainsi que le métier, la direction et le site au sein desquels il travaille ; 4 sièges sont réservés à ces candidats.
Le second bulletin comporte le nom des candidats non-membres du comité social et économique. Figurent, aux côtés des noms et prénoms, le métier, la direction et les sites au sein desquels chaque candidat travaille ; 8 sièges sont ouverts à ces candidats.

Sur chacun des deux bulletins, les noms des candidats sont présentés par collège. Il y a 4 collèges, chacun ayant un nombre de sièges réservés. Ces collèges sont :

Le collège « DSI » avec 1 siège réservé ;
Le collège « DRT », avec 6 sièges réservés ;
Le collège « DLOG », avec 1 siège réservé ;
Le collège « Directions du siège », pourvu de 4 sièges réservés.

Un isoloir et une urne sont mis à disposition des titulaires du comité social et économique. Le vote s’effectue en présence d’au moins un représentant de l’employeur, qui n’y participe pas.

Dans un premier temps, un premier tour est organisé pour la désignation relative aux 4 sièges réservés aux membres du CSE, à l’aide du premier bulletin :

Chaque votant dispose de 4 voix, qu’il doit nécessairement donner à 4 candidats différents. Dans le cas contraire, le bulletin est considéré comme nul.

Après dépouillement, les 4 candidats ayant recueilli le plus de suffrages sont désignés dans chacun des collèges auxquels ils appartiennent, dans la limite du nombre de sièges à pourvoir dans ledit collège (exemple : lorsque le siège réservé à la DSI, ou celui réservé à la DLOG, est déjà pourvu, le candidat qui arrive ensuite en tête des suffrages, dans le même collège, ne peut pas être élu, faute de siège restant à pourvoir). Ainsi, si le nombre de sièges à pourvoir dans le collège est déjà atteint, le candidat ne peut être élu. Les sièges restant à pourvoir sont alors attribués aux candidats suivants (ayant obtenu le plus de suffrages à leur suite) au sein des collèges considérés.

Lorsque les 4 sièges réservés aux membres du comité social et économique ont été pourvus, ou même en cas de carence, le premier tour est clos.

Les résultats sont proclamés et, en vue du deuxième tour, le nombre de sièges restant à pourvoir, dans chacun des quatre collèges, est annoncé et affiché à l’attention des votants (par exemple, si 2 sièges du collège de la DRT –qui en compte 6- ont déjà été pourvus au 1^er tour, il ne reste que 4 sièges à pourvoir dans ce collège lors du deuxième tour).

Les résultats du premier tour –basés sur le dépouillement de tous les bulletins- sont conservés, en vue de l’éventuel troisième temps (voir infra).

Dans un deuxième temps, un deuxième tour est organisé pour la désignation des 8sièges non-réservés aux membres du CSE, avec le deuxième bulletin :

Le deuxième tour se déroule à l’aide des seconds bulletins de vote, afin de pourvoir les 8 sièges restant, ouverts à tous les salariés de l’entreprise non-membres du comité social et économique.

Chaque votant dispose de 8 voix, qu’il doit nécessairement donner à 8 candidats différents. Dans le cas contraire, le bulletin est nul.

Pour connaître le nombre de siège(s) restant à pourvoir par collège, il conviendra de tenir compte des résultats du premier tour.

Après dépouillement, les candidats ayant recueilli le plus de suffrages sont désignés, dans l’ordre du nombre de suffrages obtenus, dans chacun des collèges auxquels ils appartiennent, dans la limite du nombre de sièges à pourvoir dans ledit collège (exemple : lorsque tous les sièges du collège DRT ont été pourvus, le candidat qui arrive ensuite en tête des suffrages, dans ce même collège, ne peut pas être élu, faute de siège restant). Ainsi, si le nombre de sièges à pourvoir dans le collège est déjà atteint, le candidat ne peut être élu. Les sièges restant à pourvoir sont alors attribués aux candidats suivants (ayant obtenu le plus de suffrages à leur suite) au sein des collèges considérés.

Lorsque les 8 sièges réservés aux salariés non-membres du comité social et économique ont été pourvus, ou même en cas de carence, le deuxième tour est clos.

Les résultats sont proclamés et, si les 8 sièges du deuxième tour n’ont pas tous été pourvus à l’occasion de celui-ci, un troisième temps s’ouvre.

Troisième temps (éventuel)

Ici, les sièges restant à pourvoir, parmi les 8 ouverts aux salariés non-membres du CSE (et uniquement parmi ceux-ci), sont attribués, cette fois, aux candidats du 1^er tour qui n’ont pas été élus, à la majorité des voix obtenues (à l’aide des résultats des votes du 1^er tour).

Pour rappel, un candidat ne peut occuper qu’un siège correspondant à son collège (direction de rattachement).

Les résulats définitifs sont ensuite proclamés, y compris en cas de vacance de siège(s).

Les membres de la comission de proximité ainsi élus désigent, à leur tour, le Rapporteur de la commission, à la majorité de ses membres, au cours de la première réunion de la commission.

Désignation du Rapporteur de la commission de proximité :

Il est choisi à l’occasion de la première réunion de la commission par les représentants de proximité, parmi eux, par un vote uninominal à un tour. Le mandat est de quatre ans, et non cumulable avec ceux de Secrétaire de la commission santé, sécurité et conditions de travail, et de Secrétaire du comité social et économique.

En cas d’égalité des voix, les règles de départage applicables sont les mêmes que celles qui prévalent au cours du scrutin.

Règles de départage des candidats ayant obtenus le même nombre de voix

En cas de nombre égal de voix, les règles de départage suivantes sont appliquées, par ordre de priorité, sous réserve que le nombre de candidats à égalité soit supérieur au nombre de sièges(s) à pourvoir :

d’abord un critère de parité (s’inspirant du critère légal) : le candidat du sexe le moins représenté à l’issue de l’élection des membres titulaires du comité social et économique se voit attribuer le siège par priorité.
si ce critère ne permet pas de départage, c’est l’âge qui permet d’attribuer le siège. Le candidat le plus jeune sera alors désigné.

Remplacement d’un membre de la commission de proximité

Si un représentant de proximité cesse de travailler dans la/les direction(s) correspondant au périmètre de son mandat (collège), alors son mandat cesse automatiquement.

Lorsqu’un siège est vacant : est automatiquement désigné pour lui succéder, le candidat qui avait obtenu le plus grand nombre de voix après lui, dans le même collège, au cours du 1^er ou du 2^ème tour, selon l’hypothèse, lors de l’élection (le jour de la réunion d’installation). Ce dernier peut refuser le mandat. Faute de candidat disponible, le siège demeurera vacant.

La Direction tiendra à jour un tableau renseignant, pour chaque RDP, le candidat susceptible de lui succéder.

Des élections partielles seront organisées quand plus d’un tiers des mandats de représentants de proximité ne sera plus pourvu.

Article 9.5 - Fonctionnement de la commission de proximité

La commission est réunie, au moins une fois tous les deux mois, par l’employeur, qui convoque ses membres à une réunion dont l’objet est d’apporter oralement des réponses étayées aux questions ou réclamations individuelles et collectives tenant à l’application de la législation sociale au sein de l’établissement, telles qu’elles lui auront été préalablement transmises par écrit. Il s’agit également d’un temps d’échange.

Les questions ou réclamations sont transmises à l’employeur (la Direction des Ressources Humaines) par écrit, par le Rapporteur de la commission 10 jours calendaires avant la date prévue pour la tenue de la réunion de la commission.

L’employeur y répond oralement lors de la réunion, au cours des échanges avec les membres de la commission.

A l’issue de la réunion de la commission, l’employeur adresse par courriel au Rapporteur, dans le délai maximal de 10 jours calendaires, les réponses écrites aux questions qui lui auront été posées par écrit avant la réunion.

Les membres de la commission de proximité peuvent, par ailleurs, signaler à la commission santé, sécurité et conditions de travail, toutes les problématiques intéressant les conditions de travail qu’ils auront pu constater et qui ressortent du périmètre de cette dernière.

Article 9.6 - Moyens reconnus aux membres de la commission de proximité

Dans le cadre de l’exercice de leurs missions spécialisées, les représentants de proximité bénéficient :

de la liberté de déplacement dans les sites de l’établissement où tavaillent les salariés dont ils représentent les intérêts (donc correspondant à l’activité de la/des directions au sein de laquelle/desquelles ils travaillent, et au collège dans lequel ils ont été élus).

Cette liberté s’exerce dans les respect des règles légales et conventionnelles l’encadrant.

Les temps de trajet, pour se rendre dans le(s) site(s) ressortant du périmètre du mandat ne donnent lieu à aucune perte de salaire pour le représentant de proximité.

Les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration, liés à l’exercice de la mission, sont pris en charge par l’employeur, dans les conditions tarifaires et bases de remboursement applicables dans l’établissement.

Le temps passé à l’exercice de la mission –hors temps passé aux réunions de la commission convoquées par l’employeur- est pris sur les heures de délégation.

de 8 heures de délégation mensuelles (s’ajoutant, le cas échéant, à leur crédit mensuel d’heures de membres titulaires du CSE), utilisables dans les conditions rappelés à l’article 6.2 du présent accord ;
de droits à formation supplémentaires prévus par l’article 5.5 du présent accord (12 jours de formation, sur la durée du mandat, prises en charge intégralement par l’employeur lorsqu’elles sont directemnt liées aux missions ; et une journée de formation interne, en début de mandat) ;

En outre, le Rapporteur de la commission de proximité bénéficie de 16 heures de délégation suplémentaires par an (voir article 6.1).

Article 10 - Les commissions du CSE non-présidées par l’employeur

Les commissions internes du CSE ont pour mission d’assister l’instance sur les questions relatives à leur domaine de compétences et de l’aider dans la préparation des délibérations en étudiant et en procédant à l’analyse des documents d’information qui lui sont soumis.

Article 10.1 - Désignation des membres des commissions

Lors de la première réunion dite d’installation au début de la mandature du CSE, il est procédé, par les membres titulaires du CSE, à la désignation des membres des commissions non-présidées par l’employeur.

Ces derniers sont choisis parmi les membres titulaires et suppléants du CSE .

L’employeur ne prépare pas le scrutin au préalable (pas d’appel à candidature, ni de bulletins de vote préétablis).

Les membres élus du CSE souhaitant devenir membres d’une commission doivent se porter candidats au plus tard au début de la réunion d’installation.

Ces désignations s’opèrent par vote à la majorité des voix des votants, à main levée, sauf demande expresse d’au moins deux titulaires de procéder à un vote à bulletins secrets.

Les votes sont organisés pour chaque commission successivement, selon l’ordre du jour de la réunion d’installation. Il est procédé à un vote sur chaque candidature. Les candidats ayant recueilli le plus de voix sont élus.

En cas de nombre égal de voix, les règles de départage qui suivent sont appliquées par ordre de priorité :

d’abord un critère de parité (s’inspirant du critère légal) : le candidat du sexe le moins représenté à l’issue de l’élection des membres titulaires du CSE se voit attribuer le siège par priorité ;
si les deux candidats à départager sont du même sexe, le critère géographique est appliqué : le candidat ayant la priorité est celui qui travaille habituellement dans l’aire géographique (siège ou hors siège) la moins représentée à l’issue de l’élection des membres titutlaires du CSE ;
si ce deuxième critère ne permet pas le départage, c’est l’âge qui permet d’attribuer le siège : le candidat le plus jeune est alors désigné.

Le mandat des membres de chaque commission prend fin en même temps que celui du CSE qui les aura désignés.

De manière anticipée, le mandat de membre de commission prend fin en cas de rupture du contrat de travail de son titulaire, de démission du mandat de membre du CSE ou du souhait de l’intéressé de ne pas conserver sa mission de membre de commission.

Il sera alors procédé, lors de la réunion ordinaire suivante du CSE, à un vote pour son remplacement dans les mêmes formes et pour la durée du mandat restant à courir.

Les membres de ces commissions sont par ailleurs révocables dans les mêmes conditions de vote et de majorité que celles prévalant à leur désignation, lors d’une réunion ordinaire du comité social et économique, dès lors que ce point aura été inscrit à l’odre du jour de ladite réunion.

Article 10.2 - La commission des activités sociales et culturelles (CASC)

Article 10.2.1 - Attributions de la CASC

Les membres de la commission des activités sociales et culturelles exercent pour le compte du CSE le contrôle et la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies dans l'entreprise prioritairement au bénéfice des salariés, de leur famille et des stagiaires.

Article 10.2.2 - Composition de la CASC

La commission des activités sociales et culturelles est composée de 8 membres désignés parmi les membres titulaires et suppléants du CSE lors de la réunion d’installation selon les modalités exposées à l’article 10.1 du présent chapitre.

Article 10.2.3 - Fonctionnement de la CASC

Les modalités de fonctionnement de cette commission sont définies par le règlement intérieur du CSE.

Article 10.3 - La commission économique stratégique et digitale (CESD)

Article 10.3.1 - Attributions de la CESD

Le rôle de la Commission économique stratégique et digitale est d’apporter son expertise aux autres membres du CSE à partir des informations économiques et financières recueillies.

Elle permet, de plus, de suivre l’implémentation des nouveaux outils du SI. Elle se réunit pour analyser tout projet de mise en place de nouveaux outils informatiques et transmettre ses réflexions et préconisations au CSE en vue de sa consultation.

Article 10.3.2 - Composition de la CESD

La commission économique stratégique et digitale est composée de 4 membres désignés parmi les membres titulaires et suppléants du CSE lors de la réunion d’installation selon les modalités exposées à l’article 10.1 du présent chapitre.

Article 10.3.3 - Fonctionnement de la CESD

Les modalités de fonctionnement de cette commission sont définies par le règlement intérieur du CSE.

Article 10.4 - La commission formation

Article 10.4.1 - Attributions de la Commission de formation

La commission formation est exclusivement chargée de préparer les délibérations du CSE en matière de formation, et d'étudier les moyens de favoriser l'expression des salariés en matière de formation et de participer à leur information.

Cette commission est également en charge des problèmes spécifiques en matière d'emploi et de travail des jeunes salariés.

Elle se réunit à cet effet au moins une fois par an en septembre afin d’articuler son travail d’analyse avec celui du CSE dans le cadre de la consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.

Article 10.4.2 - Composition de la Commission de formation

La commission formation est composée de 4 membres désignés parmi les membres titulaires et suppléants du CSE lors de la réunion d’installation selon les modalités exposées à l’article 10.1 du présent chapitre.

Article 10.4.3 - Fonctionnement de la Commission de formation

Les modalités de fonctionnement de cette commission sont définies par le règlement intérieur du CSE.

CHAPITRE 11 - CHAMP D’APPLICATION, DUREE, MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DE L’ACCORD

Article 11- Champ d’application, durée, mise en œuvre et suivi de l’accord

Article 11.1 - Champ d’application

Le présent accord s’applique sur tous les sites géographiques de l’UGAP, ainsi qu’à tous ses salariés.

Article 11.2 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 11.3 - Adhésion

Les organisations syndicales représentatives non-signataires de l’accord peuvent adhérer librement, en totalité, au présent accord.

Conformément au 3^ème alinéa de l’article L. 2261-3 du code du travail, l'adhésion est notifiée aux parties signataires de l'accord, et fait l'objet d'un dépôt dans les conditions prévues par voie réglementaire, à la diligence de son auteur.

Article 11.4 - Modalités de révision de l’accord

Chacune des parties signataires ou ayant adhéré à l’accord peut librement demander la révision d’un ou de plusieurs chapitre de l’accord.

La demande de révision doit être notifiée aux autres parties signataires et adhérentes par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette lettre comporte éventuellement une nouvelle proposition de texte.

A compter de la date de notification de la demande de révision, un délai de préavis d’un mois s’ouvre, à l’issue duquel la négociation sera ré-ouverte avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’établissement sur les dispositions conventionnelles faisant l’objet de la révision.

Article 11.5 - Modalités de dénonciation de l’accord

Le présent accord peut faire l’objet d’une dénonciation totale, ou partielle -entendue par chapitre-, soit par la partie employeur, soit par une ou plusieurs organisation(s) syndicale(s) de salariés signataire(s) ou ayant adhéré à l’accord dès lors que son/leur(s) audience(s) électorale(s) (cumulées) remet(tent) en cause la condition de validité de l’accord (soit la majorité de signature prévue par l’article L. 2232-12 alinéa 1^er du code du travail).

La dénonciation doit être notifiée aux autres parties signataires ou ayant adhéré à l’accord, par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette lettre comporte les motifs de la dénonciation et une nouvelle proposition de texte.

Article 11.6 - Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur le 1^er jour suivant les élections des membres de la délégation du personnel au CSE.

Article 11.7 - Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords pour transmission à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte).

Conformément à l’article D. 2231-2 du code du travail, le présent accord sera déposé au greffe du Conseil des Prud'hommes de Meaux.

Le présent accord sera également notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives et sera mis à disposition des salariés sur l'intranet de l’entreprise.

	Thématiques	Contenu de la consultation obligatoire	Informations récurrentes	SSCT
Janv.	Financement du CSE Santé au travail (1/4) (bloc 3)	Examen des budgets du CSE (ASC/fonctionnement)	Informations trimestrielles	Bilan conditions de travail (aménagements de poste réalisés, mesures prises ; pénibilité) + PAPRIPACT
Fév.	Situation éco./fin. (bloc 2)	Bilan économique et financier (Comptes, rubriques BDES)
Mars	Orientations stratégiques (bloc 1) Programmation temps de travail	Consultation triennale sur la base de l’intervention du Président sur le PEPS ; Information annuelle sur l’état d’avancement du PEPS (suivi) Programmation annuelle temps de travail (Nombres de jours de repos ; dates RTT employeur et Jours « Président ») + Modulation Période haute.
Avril	Rémunération Santé au travail (2/4) (bloc 3)	Bilan rémunération (dont information sur l’IG)	Informations trimestrielles	Bilan Santé (absentéisme, AT/MP, Rapports d’activité MT, déclaration AGEFIPH et OETH)
Mai	LIBRE	LIBRE
Juin	Politique Emploi Santé au travail (3/4) (bloc 3)	Bilan de l’emploi (+ rubrique BDES obligatoire sur l’évolution des effectifs)	Comptes du CSE	Bilan prévention (risques pro.; DUERP) + Plan canicule + Suivi PAPRIPACT
Juilet	Egalité-Diversité (bloc 3)	Rapport Egalité F/H Rapport Handicap	Informations trimestrielles
Août	LIBRE	LIBRE	Résolutions du CSE (œuvres sociales)
Sept.	Temps de travail (bloc 3)	Bilan temps de travail (Heures Sup. ; astreinte ; forfait-jours ; télétravail, etc.) Bilan temps partiel (d’ordre public) + programmation Modulation Période Basse		-
Oct.	Formation Santé au travail (4/4) (bloc 3)	Rapport formation (bilan année n-1 ; plan de développement des compétences)	Informations trimestrielles	Actions de formation en matière de santé
Nov.	Prévoyance PAO (consultations ponctuelles)	Rapport sur les garanties collectives (prévoyance)	Présentation du PAO (plan d’appel d’offres interne)
Déc.	Bloc 3	Avis global sur la politique sociale

Conformément à l’article 4.4 du présent accord, la liste des informations à transmettre au comité social et économique en vue de ses consultations obligatoires récurrentes, telle qu’elle figure de manière détaillée dans la présente Annexe, ne s’applique qu’à défaut de prévisions différentes, ayant le même objet, contenues dans l’accord sur la BDES.

Autrement dit, si le contenu exclusif de ces consultations est bien prévu et encadré par l’article 4.4 du présent accord (et rappelé dans l’Annexe 1), la liste des informations transmises pour chacune des consultations relève, par priorité, du champ de l’accord BDES. Ce n’est qu’en cas de carence de cet accord sur ce sujet, que la liste présentée ci-dessous trouvera à s’appliquer.

I-Liste des informations transmises pour la consultation relative aux Orientations stratégiques (bloc 1)

a-Présentation du projet d'entreprise

Orientation stratégiques de l’entreprise basée sur le Contrat d’objectif et de performances (COP) et le projet d’entreprise.

b-Information sur le projet d'entreprise

Etat d’exécution et d’avancement des réalisations du projet d’entreprise.

II-Liste des informations transmises pour la consultation relative à la Situation économique et financière (bloc 2)

a- Comptes UGAP

Ensemble des comptes de l’UGAP présentés chaque année par la Direction Financière et comptable (DFC)

b- Focus sur certains éléments économiques et financier

b1- Investissement matériel et immatériel

Evolutions des actifs nets d'amortissement :

les immobilisations incorporelles
les immobilisations corporelles
les immobilisations financières

b2-Fond propres, endettement

Capitaux propre de l'entreprise
Emprunt et dette financière
Impôts et taxes

b3-Flux financier

Exonération et réduction de cotisation sociale
Crédit d'impôt

III- Liste des informations transmises pour la consultation relative à la Politique Sociale (bloc 3)

a-Bilan Emploi

Nombre d'embauche en CDI
Nombre de mobilités internes
Nombre de CDD
Evolution (n-2 à n, moyenne annuelle), par type de contrat (CDI/CDD/ Alternance) del’ effectif total en nombre et variation par an en %
Evolution (n-2 à n, au 31/12) CDI en nombre et variation par an en %
Evolution sur n (moyenne mensuelle) CDI et CDD
Répartition par sexe de l'effectif CDI au 31/12
Répartition par statut (cadre, non cadre) de l'effectif CDI au 31/12
Répartition et évolution (n-2 à n) par classes (1à 9) en effectif de la population et pourcentage
Répartition et évolution (n-2 à n) par direction en effectif au 31/12
Répartition des effectifs moyen CDI par âges (tranche de 5 ans) et par sexe
Répartition des effectifs moyen CDI par âges (tranche de 5 ans) et par statut (cadre non cadre)
Répartition des effectifs moyen CDI par ancienneté (tranche de 3 ans) et par sexe
Evolution des embauches en CDI (n-2 à n)
Origine des embauches (CDD devenu CDI, CDI externe, alternance devenue CDI)
Répartition des embauches externes en CDI par direction (en nombre et pourcentage)
Répartition des transformations de CDD en CDI par direction (en nombre et pourcentage)
Evolution du nombre de sorties (n-2 à n)
Evolution du nombre de sorties (n-2 à n) selon le motif de sorties (Démission, Départ volontaire retraite, Fin période essai, Licenciement, Réintégration ministère, Rupture conventionnelle, Décès)
Répartition de l'ensemble des départs par sexe et par statut
Répartition des départ par direction (en nombre, % de l'ensemble des départ, % de l'effectif de la direction)
Evolution du turn over (n-2 à n)
Répartition des CDD ATA (Accroissement temporaire d’activité) et des CDD de remplacement par direction
Consommation en mois des CDD ATA et des CDD de remplacement par direction
Evolution de la consommation des mois de CDD ATA et remplacement (n-2 à n) en nombre de mois et %
Répartition des CDD par sexe en %
Nombre moyen mensuel de l'effectif intérimaire
Durée moyenne des contrats de travail temporaire
Consommation des budgets intérim par direction
Nombre de mobilité interne par nature (mouvement, promotion, total mobilité)
Evolution des mobilités (n-2 à n) en nombre
Répartition des mobilités par sexe en nombre
Répartition des mouvements et des promotions par direction en nombre
Aire de mobilité par classes
Aire de mobilité par directions
Evolution (n-2 à n) du nombre de candidature interne en CDD CDI et alternance
Evolution (n-2 à n) du nombre de candidature interne par classe (1à 9)
Répartition des candidatures interne par sexe
Nombre de candidature interne par direction d'origine
Nombre de candidature interne par direction souhaitée
Aires de mobilité par direction
Aires de mobilité par classe
Nombre de CDI non cadre par âge et par sexe
Nombre de CDI cadre par âge et par sexe
Aire de mobilités des promotions par statut
Nombre de souhaits des candidatures internes tous contrats confondus par directions souhaitées
Nombre et pourcentage de création, remplacement et transformation de poste vacant des entrées CDI
Nombre de créations de postes accordées par le projet d'entreprise et le CA (n-2 à n+3)

b- Rapport formation

b1- Bilan formation

Dépenses de formation en € au titre du plan de développement des compétences
Contributions en € (CIF, Contrat professionnalisation, CPF, FPSPP)
Dépense en € : coût pédagogique, rémunération des stagiaire, rémunération équipe de formation, coût pédagogique et rémunération des stagiaire hors plan de formation
Dépense en € : transport, hébergement
Répartition budgétaire des coûts pédagogiques par direction (accompagnement action transverses, directions, démarches individuelles)
Effectif formé au 31/12
Pourcentage de l'effectif formé total de l'UGAP
Nombre et pourcentage de stagiaire par direction
Nombre et pourcentage de stagiaire formés par direction
Taux moyens d'accès à la formation
Répartition de l'effectif et des heures de formation par sexe et statut (cadre, non cadre)
Répartition des effectifs formés par tranche d’âge (de 5 ans)
Coûts pédagogiques prévisionnels
rapport prévisionnel/réalisé en %
Coûts pédagogiques réalisé par thématiques
Couts pédagogiques réalisé par intitulé des formations
Nombre de collaborateurs ayant déposé une demande de financement (Bilan de compétences, Congé individuel de formation, Validation des acquis et de l’expérience, Compte personnel de formation)
Nombre de financement accordé et refusé (Bilan de compétences, Congé individuel de formation, Validation des acquis et de l’expérience, Compte personnel de formation)
Evolution du nombre de stagiaire, contrat de professionnalisation et apprenti (n-4 à n)
Durée moyenne des stages en fonction du niveau de diplôme (en nombre de semaine)
Nombre de contrat d'apprentissage en fonction du niveau de diplôme
Nombre de contrat de professionnalisation en fonction du niveau de diplôme

b2-plan de développement des compétences

Cout pédagogique et pourcentage du budget par thèmes
Cout financier par thèmes
Coût des frais annexes (accueil des jeunes, déplacement transport, location de salle, hébergement restauration)

c-Bilan santé sécurité

c1-Accident du travail et de trajet

Evolution (n-2 à n) du nombre total d’accidents du travail des salariés de l'établissement
Evolution (n-2 à n) du nombre d'accidents déclarés à l'organisme de Sécurité sociale (avec et sans arrêt de travail
Evolution (n-2 à n) du nombre d'accidents avec arrêt de travail
Evolution (n-2 à n) du nombre d'accidents de trajet "
Evolution (n-2 à n) du nombre total des accidents survenus aux salariés de l’établissement (travail + trajet)
Evolution (n-2 à n) du nombre d'accidents de déplacement
Evolution du taux de fréquence (par mois sur l'année)
Evolution du taux de gravité (par mois sur l'année)
Taux de fréquence
Taux de gravité
Nombre d'accidents mortels : Dont nombre d'accidents de trajet, nombre d'accidents du travail, nombre d'accidents de déplacement, nombre d'accidents mortels, nombre d'accidents de trajet, nombre d'accidents du travail, nombre d'accidents de déplacement
Nombre d'accidents du travail dont ont été victimes les salariés d'entreprises extérieures
Répartition des accidents du travail par éléments matériels (chutes de plain-pied, de dénivellation, dus à un objet en mouvement, dus à des causes diverses)

c2-Maladie professionnelles

Nombre et nature des maladies professionnelles déclarées à la Sécurité Sociale au cours de l'année
Nombre de salariés atteints par des maladies à caractère professionnel, au sens de l'article L. 500 de la Sécurité sociale, et nature de celles-ci, au cours de l'année
Nombre de déclarations par l'employeur des procédés de travail susceptibles de provoquer des maladies professionnelles, au cours de l'année

c3-Accident du travail et maladie professionnelle

Evolution (n-2 à n) du taux et montant de la cotisation «accidents du travail – maladies professionnelles» versée à l'organisme de Sécurité sociale compétent
Estimation du coût indirect de l'ensemble des accidents et maladies liées au travail dont ont été victimes les salariés de l'établissement.

c4-Médecine du travail

Nombre de bilans transmis
Bilans des médecins du travail transmis à l’employeur (en annexe du bilan)

c5-Absentéisme

Variation (en % de n-2 à n) des absences (hors congés payés et RTT) par motifs d’absence (maladie, accidents de travail et accidents de trajet, maternités, autorisés, autres causes)
Nombre de journées théoriques travaillées sur n
Evolution (en % de n-2 à n) du nombre d’absences (hors congés obligatoires et RTT) par statut (cadre, non cadre)
Evolution (en % de n-2 à n) nombre de journées d'absence pour maladie hors invalidité (maladie, longue maladie)
Répartition des absences pour maladie selon leur durée (≤ 3 jours, >3 jours à 10 jours, >10 jours à 30 jours, >30 jours à 90 jours, >90 jours à 180 jours, >180 jours)
Evolution (en nombre et % de n-2 à n) du nombre de jours d'absence pour accident du travail et trajet ou maladie professionnelle par statut (cadre, non cadre)
Evolution (en nombre et % de n-2 à n) du nombre de jours d'absence pour maternité par statut (cadre, non cadre)
Evolution (en nombre et % de n-2 à n) du nombre de jours d'absence pour congés autorisés (événements familiaux, congés spéciaux pour les femmes et pour les hommes, etc. ...)par statut (cadre, non cadre)
Evolution (en nombre et % de n-2 à n) du nombre de jours d'absence imputables à d’autres causes par statut (cadre, non cadre)

c6- Travailleurs inapte

Nombre d'incapacité (partielle ou totale)

d-Bilan condition de travail

d1-Formation et aménagement de poste

Nombre de stagiaire formés à des actions de sécurité
Budget prévision réalisé des prestataires de santé au travail et AGEFIPH
Nombre d'actions facilitant l’aménagement de postes de travail

d3-Organisation et contenu du travail

Effectif travaillant en équipe
Effectif travaillant en tout ou partie la nuit
Effectif ayant effectué au moins une astreinte
Effectif travaillant en fin de semaine
Effectif dont la rémunération est liée au rendement
Personnel utilisé à des tâches répétitives (travail à la chaîne)

e-PAPRIPACT

Présentation en janvier (prévisionnel et réalisé de l'ensemble des actions de préventions des risques professionnels)
Suivi en Juin (taux de réalisation du PAPRIPACT, prévisionnel et réalisé de l'ensemble des actions de préventions des risques professionnels)

f-Bilan prévention

DUERP (document unique d’évaluation des risques professionnels)
Plan canicule

g-Rapport handicap

Evolution (n-2 à n) des obligations totales à remplir (en unités)
Evolution (n-2 à n) du nombre de travailleurs handicapés
Evolution (n-2 à n) du nombre de salariés invalides pensionnés
Evolution (n-2 à n) du nombre d’unités bénéficiaires correspondant au nombre de salariés handicapés
Evolution (n-2 à n) du nombre d’unités bénéficiaires correspondant aux contrats conclus avec les ESAT
Evolution (n-2 à n) du total d’unités bénéficiaires
Evolution (n-2 à n) des obligations restant à remplir avant minoration
Evolution (n-2 à n) de la répartition des travailleurs handicapés par âges (tranche de 5 ans) et par sexes
Evolution (n-2 à n) de la répartition des travailleurs handicapés par ancienneté (tranche de 2 à 20 ans) et par sexes
Nombre collaborateurs ayant repris leur activité professionnelle en temps partiel thérapeutique par site
Cout aide au maintien dans l'emploi, transport adaptés, coût total
En annexe : DOETH, AGEFIPH

h-Temps de travail

h1-Bilan temps de travail

Evolution (n-2 à n) du nombre de salarié par modes d'aménagements horaires (cadre dirigeant, forfait jours, horaires variable, modulations)
Evolution (n-1 à n) des heures supplémentaires par direction, par pourcentage de majoration, en nombres et en montants
Variation en % du nombre de salariés ayant effectué des heures supplémentaires
Variation en % du nombre d'heures supplémentaires
Evolution (n-1 à n) du Heures supplémentaires, complémentaires et d'astreintes par direction, par pourcentage de majoration, en nombres et en montants
Récapitulatif par tranche (de 10 h), des collaborateurs ayant effectué des heures supplémentaires et comparaison avec l'année précédente
Moyenne par direction des HS/ par salarié ayant effectué des heures supplémentaires
Rapport entre l'effectif de la direction et le nombre de collaborateur de la direction ayant effectué des heures supplémentaires (en %)
Répartition des heures supplémentaires par catégorie de collaborateur (classe 1à 9)
Répartition des heures supplémentaires par emploi repère
Nombre d'heures supplémentaires lié aux astreintes et nombre de salariés concernés
Nombre d'heures complémentaires (n-1 et n) et nombre de salariés concernés"
Rapport des collaborateurs ayant effectué des heures complémentaires au regard de l'effectif total à temps partiel
Nombre de salariés, d'heures et de jours de repos compensateur de remplacement par classes (1à 9) par emploi repère et par direction
Solde des compteurs nombre de salariés, d'heures et de jours de repos compensateur de remplacement par classes (1à 9) par emploi repère et par direction

h2-Programmation du temps de travail

Nombre de jours de repos
Date des RTT employeur
Jours président
Modulation période basse et haute

i-Bilan temps partiel

Evolution (n-2 à n) de l’effectif à temps partiel
Evolution (n-2 à n) de la répartition par sexes de l'effectif à temps partiel (nombre et %)
Evolution (n-2 à n) de la répartition par statut (cadre non cadre) de l'effectif à temps partiel (nombre et %)
Evolution (n-2 à n) de la répartition par direction (cadre non cadre) de l'effectif à temps partiel (nombre et %)
Evolution (n-2 à n) de la répartition par emploi repère de l'effectif à temps partiel (nombre et %)
Evolution (n-2 à n) de la répartition par type d'horaire (50% à 80 %) de l'effectif à temps partiel
Nombre de salariés réalisant des HS et HC et d'HC et HS par direction
Nombre de demande d’un passage à temps partiel ou à temps complet satisfaite ou refusée, et motifs en cas de refus

j- Diagnostic et analyse de la situation comparée des femmes et des hommes

Evolution des effectifs (n-2 à n) par sexe et au total
Répartition des effectifs CDI et CDD, par catégorie professionnelle et par type de contrat (CDD, CDI) et par sexe au 31/12
Ages et anciennetés (min. moy. et max.) de l’effectif CDI actif, en moyenne, par sexe et emploi-repères, au 31/12
Répartition des effectifs par sexe et par mode d’aménagement du temps de travail (horaire variable, forfait, modulation) au 31/12
Répartition des CDI actifs à temps partiel par tranche ( de 50% à 80%) et par sexe
Répartition des salariés en CDI en décembre 2017, par sexe, emploi-repère et classe, en fonction de la durée et de l’aménagement du temps de travail, hors modulation au 31/12
Répartition des embauches CDI (dont CCDD devenu CDI) et CDD par sexe, emploi-repère et classe, et type de contrat de travail sur l’année 2017
Répartition des départs CDI, par sexe, emploi-repère et classe, et par motifs de rupture
Répartition des fins de CDD, par sexe, emploi-repère et classe, et par motifs de rupture
Nombre de promotion par classe de départ et d'arrivé par sexe
Nombre de promotion et de mobilité vers les classe 6 et +
Salaire de base EQTP moyen, pour les non-cadres, par classe, emploi-repère et par sexe au 31/12
Répartition du nombre de stagiaires par type d’action de formation ( adaptation et maintien au poste de travail, développement des compétences)
Nombre d’accidents et de maladies professionnelles au cours de l’année 2017 par sexe
Répartition des accidents par éléments matériels et par sexe
Nombre d’arrêts de travail et de jours d’absence sur l’année 2017 par sexe
Nombre de Collaborateurs en longue maladie, Arrêts de travail des collaborateurs en longue maladie en 2017, Jours d’absence des CDI par sexe
Nombre de visite de reprise et de collaborateur concerné par sexe
Nombre de jours de congés paternité et de naissance pris par les pères, par rapport à leurs droits théoriques, par emploi-repère et classe
Nombre par nature de demande de temps partiel (première demande, renouvellement, congé parental d'éducation) et par sexe
Nombre de fin de Temps partiel par motifs (Fin de congé parental d’éducation, reprise à temps plein, sortie des effectifs, refus de renouvellement) et par sexe
Montant de la participation de l’employeur et du comité d’entreprise aux modes d’accueil de la petite enfance et évolution des dépenses éligibles au crédit d’impôt famille
Nombre de femme bénéficiaire du rattrapage salarial mensuel moyen, montant de ce rattrapage de N et n+1 par classe et emploi repère
Perspective pour n+1 à n+3
En annexe : indicateurs relatifs à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes

k-Bilan rémunération

k1-Rémunération salariale

Evolution (n-2 à n) du rapport entre la masse salariale annuelle totale brute et l’effectif mensuel moyen
Evolution (n-2 à n) Rémunération moyenne du mois de décembre (effectif permanent) hors primes à périodicité non mensuelle - base 35 heures
Evolution (n-2 à n) nombre et % de salarié par tranche de 500 €
Evolution (n-2 à n) du rapport entre la moyenne des rémunérations des cadres (y compris les cadres supérieurs et dirigeants) et la moyenne des rémunérations des non cadres
Evolution (n-2 à n) du montant global des 10 rémunérations les plus élevées (hors président)
Pourcentage des salariés dont le salaire dépend en tout ou partie du rendement
Pourcentage des salariés payés au mois sur la base de l'horaire affiché
Evolution (n-2 à n) Montant et % des versements effectués à des entreprises extérieures pour mise à disposition de personnel
Evolution (n-2 à n) rapport charges salariale / chiffre d'affaire
Evolution (n-2 à n) Montant moyen de la participation et/ou de l’intéressement par salarié bénéficiaire
Montant global versé au titre des primes versé en 2017 (détail montant par prime de mission, prime exceptionnelles individuelle, Différentiel de salaire lié à une mission d’intérim, Primes de mobilité en cas de déménagement)

k2-Epargne salariale (dont IG)

Information sur l’évolution de l’accord d’intéressement général.

l-Financement du CSE

Compte du CSE
Budget du CSE

En absence de mention spécifique, dans l’accord BDES conclu au sein de l’UGAP, sur ce point précis, les informations mentionnées ci-dessus (en l’absence de précision contraire) seront transmises, soit pour l’année n-1, soit pour l’année n., selon la nature de la consultation.

Le présent accord est conclu à Champs-sur-Marne, le 27 février 2019, entre :

Le Secrétaire Général de l’UGAP,

Et,

La déléguée syndicale CFDT

La déléguée syndicale CGT

Le délégué syndical FO

La Déléguée syndicale UNSA

Il a été visé par le Contrôleur Général de l’UGAP.

Source : DILA https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/acco-accords-dentreprise/

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