Accord d'entreprise "Accord relatif au vote électronique du 4 avril 2019" chez UGAP - UNION DES GROUPEMENTS D'ACHATS PUBLICS (Siège)

ACCORD RELATIF

AU VOTE ELECTRONIQUE

DU 4 AVRIL 2019

Le présent accord est conclu entre :

D’une part,

L’Union des Groupements d’Achats Publics (UGAP), établissement public industriel et commercial de l’Etat, créé par décret n°85-801 du 30 juillet 1985 dont le siège social est situé au 1 boulevard Archimède, Champs-sur-Marne, 77444 Marne la Vallée Cedex,

Et d’autre part,

La section syndicale CFDT de l’UGAP,

La section syndicale CFE-CGC de l’UGAP,

La section syndicale CGT de l’UGAP,

Le syndicat FO de l’UGAP,

Le syndicat UNSA de l’UGAP,

Préambule

L’objet du présent accord est d’acter le principe du recours au vote électronique pour les futures élections des représentants des salariés de l’UGAP,

Il a ainsi vocation à acter, encadrer et sécuriser les modalités de recours à ce type de vote, qu’il s’agisse des futures élections professionnelles (élection de la délégation du personnel au sein du comité social et économique, conformément à l’article L. 2314-26 du code du travail), ou des élections prochaines des représentants des salariés au conseil d’administration par exemple.

Dans cette perspective, le présent accord est conclu dans le cadre :

• de l’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique, qui autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles ;

• des articles R. 2314-5 et suivants du code du travail, qui précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique ;

• de la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), qui formule un certain nombre de recommandations sur la mise en place du vote électronique dans les entreprises françaises ;

• du règlement européen pour la protection des données (RGPD ; règlement n°2016/679).

En s’accordant sur l’opportunité, pour l’avenir, de recourir au vote électronique lors des élections intéressant la représentation des salariés de l’UGAP, les parties conviennent que le vote électronique est de nature à améliorer le processus de vote au sein de l’établissement, en permettant, notamment :

• de simplifier et de sécuriser l’organisation du processus électoral ;

• de faciliter le vote pour tous les salariés, et en particulier pour ceux fréquemment en déplacement ou absent de leur lieu de travail le jour du scrutin ;

• de garantir la fiabilité et l’efficacité des opérations de dépouillement (résultats) ;

• d’augmenter le niveau de participation.

Dans le même temps, les parties signataires du présent accord estiment qu’il est essentiel que le recours au vote dématérialisé par internet respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales, et tout particulièrement :

• le secret du scrutin ;

• le caractère personnel, libre et anonyme du vote ;

• la sincérité des opérations électorales ;

C’est pourquoi les dispositions suivantes ont été convenues, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer la solution de vote à retenir pour chaque élection.

Article 1 – Définition du vote électronique

Le vote électronique s’entend comme le fait de voter par Internet, au moyen de tout matériel informatique professionnel ou personnel (PC, smartphone, tablette…).

Le vote par internet peut avoir lieu au temps et au lieu du travail, ou en dehors, selon une périodicité (durée du scrutin) définie par le protocole d’accord préélectoral applicable à l’élection considérée.

Article 2 – Solution de vote

La conception et la mise en place du système de vote sont confiées à un prestataire extérieur, devant respecter un cahier des charges spécifique. La solution de vote fait l’objet d’une expertise indépendante et d’une déclaration à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).

Article 2.1 - Recours à un prestataire extérieur et indépendant

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un prestataire extérieur.

Article 2.2 – Choix du prestataire

Le prestataire est sélectionné et rémunéré par l'établissement, dans le respect des procédures internes en vigueur.

Article 2.3 – Cahier des charges (prescriptions règlementaires et droit électoral)

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficie de la protection apportée par la loi informatique et libertés (loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018), et par le règlement européen pour la protection des données (n° 2016/679 dit « RGPD »). Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engage, en conséquence, à présenter toutes les garanties techniques et organisationnelles dans la mise en œuvre de sa solution de vote, de sorte que le traitement des données réponde aux exigences de ces textes.

Le prestataire doit, de plus, respecter un cahier des charges précis, répondant, a minima, aux prescriptions des articles R. 2314-9 à 18 du code du travail relatives au vote électronique, ainsi qu’aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

La solution de vote par internet devra, enfin, respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ainsi, le système de vote retenu respectera nécessairement les principes suivants :

- l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

- l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

- l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

- la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Article 2.4 – Expertise préalable de la solution de vote

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante par le prestataire. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL, de l’employeur et des organisations syndicales.

Article 2.5 – Présentation de la solution de vote aux organisations syndicales

Pour chaque élection, à l’occasion de la négociation du protocole d’accord préélectoral, le prestataire retenu procèdera à une présentation du système de vote qu’il propose aux organisations syndicales.

Par ailleurs, le nom du prestataire, ainsi que la description détaillée du système de vote électronique et des modalités de déroulement des opérations électorales, seront explicitées dans le protocole d’accord préélectoral applicable à l’élection considérée.

Le cahier des charges du prestataire sera annexé au protocole d’accord préélectoral.

Article 2.6 - Information des salariés

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du système de vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Elle sera ainsi accessible sur le site intranet de l'établissement, afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Article 2.7 - Formation des représentants du personnel au système de vote

Les membres du comité d’entreprise/de la délégation du personnel du comité économique et social, les délégués syndicaux, et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique préalablement à l’ouverture du scrutin.

Article 3 – Préparation et présentation du site web dédié au vote

Article 3.1 - Communication des listes électorales et des listes de candidats au prestataire

La transmission au prestataire des listes électorales -établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral applicable aux élections concernées- s’effectue à la date prévue à cet effet par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats -établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral-, ainsi que les logos et les professions de foi, sont également adressés au prestataire, pour intégration dans le système de vote électronique, à la date fixée par le protocole préélectoral à cet effet.

Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

Les caractéristiques techniques des fichiers relatifs aux candidatures/bulletin de vote (c’est-à-dire : les formats acceptés –PDF, JPEG, etc., ou encore le poids maximal du fichier, voire les éventuelles limitations du nombre de pages, etc…) seront précisées par le prestataire dans le cahier des charges annexé au protocole d’accord préélectoral.

Article 3.2 - Présentation des listes de candidats sur le site web dédié au vote (bulletins de vote)

Le prestataire assure la réalisation des pages web, et notamment la présentation, à l'écran, des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif de vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées à l’écran, par priorité sur une seule et même page web et, le cas échéant, dans l'ordre alphabétique, ou selon un mode aléatoire.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des logos ou bulletins, et la typographie utilisée, soient identiques pour toutes les listes.

Le prestataire assure la distinction des bulletins de votes, par collège, pour chaque scrutin.

Article 3.3 – Tests et scellement obligatoires du site avant l’ouverture du scrutin

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants : de la direction, des organisations syndicales, et du prestataire, au moyen de codes fournis par le prestataire.

Par ailleurs, avant que le scrutin ne soit ouvert, les opérations suivantes auront nécessairement lieu :

-par le prestataire : test du système de vote électronique et test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

-par les membres du bureau de vote : vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés dont ils seront dépositaires.

Article 4 - Déroulement des opérations de vote

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 4.1 – Remise d’une notice explicative aux électeurs

Pour rappel, une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du système de vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Elle sera ainsi mise en ligne sur le site intranet de l'établissement, afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Article 4.2 – Accès au système de vote par les électeurs

Les électeurs ont la possibilité de voter, à tout moment, pendant la période d'ouverture du scrutin définie par le protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique s’effectue à partir de n'importe quel terminal internet via un lien direct avec le site mis en ligne par le prestataire. Ils peuvent voter de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé (type « https ») dédié aux élections.

Article 4.3 – Authentification des électeurs

Chaque électeur recevra, individuellement, avant la date prévue pour l’ouverture du premier tour du scrutin, des codes d’accès générés de sorte que la confidentialité du vote soit garantie. Ces codes d’accès se composent :

- d’un identifiant personnel ;

- d’un mot de passe personnel ;

Ces codes d’accès sont transmis par le prestataire aux électeurs : soit par courrier électronique sur leur adresse professionnelle, soit par courrier postal à leur adresse personnelle, voire les deux.

Le lien/l’adresse électronique permettant l'accès au site de vote est également transmis(e) aux électeurs à cette occasion.

Seul le prestataire a connaissance de l'identifiant et du mot de passe qui sont également valables en cas de second tour.

Ce moyen d'authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l'unicité de son vote. Un salarié non-authentifié n’aura pas accès au serveur de vote.

En cas de perte ou d'oubli des codes d’accès, l'électeur peut contacter, pendant toute la durée d’ouverture du scrutin, le prestataire (via un numéro de téléphone dédié ou une plateforme en ligne), afin que celui-ci puisse les lui ré-adresser (en tout ou partie), après vérification de son identité (authentification).

Le nouvel envoi s’effectue : soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur lui-même), soit par SMS (sur le numéro de téléphone portable indiqué par le salarié) .

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs ne sont accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (prestataire). Ils sont détruits à l’issue du scrutin, dans un délai ne pouvant excéder un mois après la date du dépouillement.

Article 4.4 – Vote

Une fois connecté et authentifié, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote (listes de candidats) correspondant à son collège électoral, avec des listes distinctes pour les titulaires d’une part, et les suppléants d’autre part.

Il pourra alors voter librement, en cliquant sur les listes proposées. Les ratures sont possibles, mais pas le vote nul.

Le vote émis par chaque électeur est crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Article 4.5 – Emargement et confidentialité du vote

La réception du vote dans l’urne électronique confirme le vote et génère automatiquement la signature de la liste d’émargement.

Cela clôture également l’accès de l’électeur au scrutin, s’il a épuisé tous ses votes (titulaires et suppléants).

En tout état de cause, la solution de vote garantit que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus, y compris après le dépouillement.

Ainsi, afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. Le vote exprimé par l'électeur est crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres des bureaux de vote pourront consulter, au cours du scrutin, le taux de participation.

Article 5 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

Le dépouillement et le décompte des voix s’effectuent dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le vote électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée et de pré-remplir les formulaires administratifs (Cerfa).

La proclamation définitive des résultats obéit aux principes du droit électoral.

Les fichiers comportant le contenu de l'urne ne sont accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (prestataire).

Article 5.1 – Dépouillement

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs.

Le dépouillement s'effectue par collège, pour les titulaires d’une part, et pour les suppléants d’autre part.

Les opérations de dépouillement sont réalisées en présence des membres du bureaux de vote (sous l'autorité de son Président), des délégués de liste, de l'employeur et de ses représentants.

Le dépouillement de l’urne électronique nécessite au moins deux clés de déchiffrement. Elles sont détenues, personnellement, par au moins deux membres du bureau de vote (Président et assesseurs). Il s’agit d’une procédure assimilable à une urne à double cadenas. Chacune de ces personnes introduit ses codes sécurisés, délivrés par le système (prestataire), et permettant de dépouiller le scrutin.

Les fichiers comportant les clés de déchiffrement et le contenu de l'urne ne sont accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (prestataire).

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement, afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement par le Bureau de vote. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau, en cas de contestation

Article 5.2 – Attribution des sièges et résultats

Les règles d’attribution des sièges et la désignation des élus sont rappelées par le protocole d’accord préélectoral applicable à l’élection considérée.

Les résultats font apparaître : le nombre total de voix et le nombres de sièges obtenus par chaque liste, ainsi que le nom des candidats élus.

Les résultats sont automatiquement reportés sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le Président et les membres du bureau de vote vérifient l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis informatiquement, puis indiquent la mention « élu » devant le(s) nom(s) des candidats élus, avant de signer les procès-verbaux.

La proclamation définitive des résultats obéit aux règles du droit électoral.

Article 6 – Confidentialité des données et Sécurité

Le système de vote retenu permet d'assurer la confidentialité des données transmises, en particulier s'agissant des listes électorales.

Article 6.1 - Stockage temporaire des données pendant la durée du scrutin et destruction

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats, et de sauvegarde, sont conservés sous scellés par le prestataire jusqu'à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l'expiration de ces délais, ces fichiers sont définitivement détruits. Un certificat de destruction sera remis par le prestataire à l’employeur.

Article 6.2 – Dispositif de secours

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique, ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction, et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information ou de sauvegarde, ou pour décider de la suspension des opérations de vote.

Article 7 – Dispositions générales

Article 7.1 - Entrée en vigueur, durée, et champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs et des établissements de l’UGAP.

Il est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter de sa conclusion (date de signature par les parties).

Article 7.2 - Révision ou de dénonciation

Les modalités de révision du présent accord relèvent donc du droit commun, moyennant le respect d’un délai de préavis de deux mois, après notification par la/les parties de leur demande de révision. Les modalités de dénonciation relèvent du droit commun, moyennant le respect d’un délai de préavis de trois mois, après notification par la/les parties de leur demande de dénonciation.

Article 7.3 – Publicité et Dépôt

L’accord fait l’objet des formalités de publicité et de dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.

Conclu à Champs-sur-Marne, le 4 Avril 2019,

Secrétaire Général

Et,

Délégué syndical CFE-CGC

Déléguée syndicale CFDT

Déléguée syndicale UNSA

Déléguée syndicale CGT

Délégué syndical FO

Il a été visé par le contrôleur général