Accord d'entreprise "Accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d'information et de communication" chez CAF 31 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DE LA HAUTE-GARONNE (Siège)

PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF A L’ACCES DES ORGANISATIONS SYNDICALES AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION

Entre d’une part,

• La Caisse d’allocations familiales de la Haute-Garonne, représentée par ,

dûment mandaté à cet effet par le Conseil d’administration de l’organisme le 11 janvier 2007,

et, d’autre part,

• Les Organisations Syndicales soussignées,

il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Dans le cadre de l’article L.2142-6 du code du travail et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, le présent accord a pour objet de définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux Organisations Syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de la Caf de la Haute-Garonne.

Ainsi, les parties signataires du présent protocole d’accord ont souhaité substituer de plein droit le protocole d’accord relatif à la mise en place de bases documentaires syndicales du 6 mars 2008 devenu obsolète afin de tenir compte des technologies d’information et de communication actuelles.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit ainsi l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale par la mise en place de moyens de communication modernes et adaptés aux demandes des salariés de l’organisme.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de la Caf de la Haute-Garonne d’avoir accès, sur son temps de travail, à l’information syndicale de son choix.

Enfin, l’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte nationale de sécurité du système d’information annexée au règlement intérieur de la Caf de la Haute-Garonne.

Article 1 - Champ d’application

Le présent protocole d’accord est applicable à l’ensemble des Organisations Syndicales, représentatives ou non, ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme.

Article 2 - L’accès à l’Intranet et à Internet

Chaque Organisation Syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet et à Internet à partir du micro-ordinateur mis à sa disposition dans le local affecté à chacune.

Cet accès des Organisations Syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail, dans le respect des conditions d’accès aux locaux de l’entreprise et des horaires d’ouverture du système d’information.

Article 3 - La mise à disposition de sous-espaces locaux réservés aux Organisations Syndicales sur l’Intranet

Chaque Organisation Syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un sous-espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de communications collectives ou de tracts de nature syndicale.

Article 3.1 - La liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le sous-espace réservé aux Organisations Syndicales.

Les sous-espaces sont accessibles à l’ensemble des salariés sur l’Intranet par le biais de la vignette dédiée aux Organisations Syndicales.

Article 3.2 - Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’Intranet

Les Organisations Syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme, conformément aux règles relatives au secret professionnel.

Article 3.3 - Le contenu du sous-espace syndical

Le contenu des pages de chaque sous-espace est librement déterminé par l’Organisation Syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des Organisations Syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, le sous-espace ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’Organisation Syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

Article 3.4 - Les conditions de mise en ligne

Les Organisations Syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme.

Les mises à jour du sous-espace sont effectuées par les Organisations Syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.

La vignette dédiée aux Organisations Syndicales donnant accès à chaque sous-espace est accessible à partir de la page d’accueil de l’Intranet de l’organisme via l’onglet « Vie sociale ».

Chaque Organisation Syndicale a également la possibilité de publier des actualités sur la page d’accueil de l’Intranet de l’organisme non relayées dans le fil d'actualité à la Une.

Certaines actualités particulièrement importantes déjà publiées sur la page d’accueil de l’Intranet pourront être relayées aux agents grâce à un mail d’alerte d’un représentant syndical habilité au sous-espace concerné, sur le modèle des actualités relayées par la Direction. Pour cela, ces actualités seront transmises à la Direction au moins 48 heures avant leur diffusion.

Toutefois, les salariés de l’organisme se verront offrir la possibilité de s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un formulaire de désabonnement mis à leur disposition sur le sous-espace syndical hébergé sur l’Intranet de l’organisme.

Article 4 - La messagerie des Organisations Syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme

Chaque Organisation Syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’Organisation Syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques partagées distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque Organisation Syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.

Article 4.1 - Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les Organisations Syndicales

Les Organisations Syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégation, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats, dans le cadre du dialogue social et du fonctionnement de l’Organisation Syndicale au plan local.

L’envoi de messages groupés à destination de l’ensemble des salariés de l’organisme dans les boîtes à lettres professionnelles n’est, en revanche, pas autorisé, à l’exception des situations prévues à l’article 3.4.

La messagerie peut être utilisée à destination des salariés de l’organisme, dans le cadre d’échanges individuels. Ces derniers pourront s’opposer à la réception de messages syndicaux.

Chaque salarié a la possibilité d’adresser un message sur la boîte à lettres électronique partagée de l’une des Organisations Syndicales de l’organisme. La réponse de l’Organisation Syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des Organisations Syndicales et respecter les règles relatives au secret professionnel, ainsi qu’à la charte informatique de l’organisme.

Article 4.2 - La confidentialité des échanges des salariés avec les Organisations Syndicales

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’Organisation Syndicale.

L’Organisation Syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Lorsque le courriel est adressé à plusieurs salariés, le nom de tous les destinataires doit figurer en copie cachée afin de préserver la confidentialité des échanges des salariés.

Article 4.3 - La capacité de la messagerie

La capacité de chaque boîte à lettres électronique partagée est de 50 Giga octets.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est celle correspondant à la taille maximale fixée par la solution de messagerie (soit 25 Mo à la date de signature du présent accord), cette limite étant dépendante des messageries des destinataires. De façon générale, la diffusion des messages doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les Organisations Syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

Article 5 - Le matériel mis à disposition

L’organisme met à la disposition de chaque Organisation Syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le local qui lui est affecté, le matériel informatique nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

Par ailleurs, une imprimante multifonctions partagée est mise à disposition des Organisations Syndicales à proximité des locaux qui leur sont affectés.

Les matériels restent la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des Organisations Syndicales qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation. 

Article 6 - Les règles de maintenance

Les Organisations Syndicales sont soumises, comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …).

Les matériels mis à disposition par la Caf de la Haute-Garonne sont maintenus dans les mêmes conditions que les autres postes de l’organisme.

En cas de dysfonctionnement technique ou d’incident, elles bénéficient, comme l’ensemble des utilisateurs, de l’assistance assurée par le service informatique de l’organisme ou par le prestataire habilité à cette fin.

Les demandes d’intervention devront être formulées auprès du pôle Informatique selon la procédure en vigueur dans l’organisme pour l’ensemble des salariés.

Article 7 - Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’Organisation Syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre précisant la nature exacte du différend. Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres Organisations Syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 8 - Substitution de plein droit à l’accord du 6 mars 2008 sur la mise en place de bases documentaires syndicales

Le présent protocole d’accord se substitue automatiquement et de plein droit à l’accord du 6 mars 2008 sur la mise en place de bases documentaires syndicales à compter de son entrée en vigueur.

Article 9 - Validité du protocole d’accord

Le présent protocole d’accord sera valable après avoir été signé par une ou plusieurs Organisations Syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections des Titulaires au CSE.

Si cette condition n'est pas remplie mais que l'accord a été signé par des Organisations Syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30% des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des élections mentionnées ci-dessus, celles-ci pourront demander une consultation des salariés visant à valider l'accord. Celui-ci sera valable s'il est validé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés.  

Article 10 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du premier jour suivant sa date d’agrément par l’autorité compétente de l’État.

Article 11 - Révision ou dénonciation du protocole d’accord

Le protocole d’accord pourra être révisé ou dénoncé suivant sa prise d’effet. La procédure de révision ou de dénonciation du présent protocole d’accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail. L’information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision ou de dénonciation par courrier électronique ou courrier recommandé avec accusé de réception. L’ouverture des négociations se fera dans un délai de deux mois au maximum à compter de la demande de révision.

Article 12 - Suivi de l’accord et clause de rendez-vous

Les parties conviennent de se revoir en cas de modifications légales, réglementaires ou conventionnelles des règles impactant les termes du présent protocole d’accord. Les parties se fixent rendez-vous tous les 3 ans pour faire un bilan de la période écoulée et évaluer l’opportunité de modifier le contenu de cet accord.

Article 13 - Procédure d'agrément, de dépôt et de publicité du protocole d’accord

Le présent protocole d’accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale, dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux, conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale et en l’absence d’un retour de cette dernière, à l’issue d’un mois après avis du Comex de l’Ucanss.

En application de l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent protocole d’accord est notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives dans l’organisme. Il est également communiqué au CSE.

Conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail, le présent protocole d’accord fait l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Il est versé dans une base de données nationales en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Un exemplaire du protocole d’accord est déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Toulouse et une copie envoyée à la Cnaf.

Enfin, ce dernier est remis à chaque salarié lors de l’embauche et sera tenu à disposition par l’employeur en version papier pour consultation et sur l’intranet de l’organisme.

Fait à Toulouse,

Le 25 mai 2021,

Pour la Caf de la Haute-Garonne Pour les organisations syndicales