CAISSE PRIMAIRE D’ASSURANCE MALADIE DU GERS

11 rue de Châteaudun – 32 012 AUCH CEDEX

1. PROTOCOLE D’ACCORD FIXANT LES MODALITES D’APPLICATION

   DE L’HORAIRE VARIABLE, DES CONVENTIONS FORFAIT ET DE LA JOURNEE DE SOLIDARITE

Vu les évolutions organisationnelles entreprises par la Direction ainsi que les évolutions règlementaires ;

Il est convenu ce qui suit :

Le présent accord annule et remplace le protocole d’accord fixant les modalités d’application de l’horaire variable du 13 juillet 2001 et ses 5 avenants selon les termes suivants.

1. PREAMBULE

Le présent accord a pour objectif d’organiser le temps de travail en lien avec l’accord relatif à la réduction du temps de travail. Il vise à garantir à la fois la qualité du service rendu par la CPAM du Gers à ses publics, un fonctionnement harmonieux et équitable au sein des services de la CPAM du Gers et la fixation d’un cadre permettant de favoriser la conciliation de la vie professionnelle et de la vie personnelle.

L’accord relatif aux horaires variables n’a pas vocation à créer des droits à congés supplémentaires par rapport aux congés légaux et conventionnels, mais à permettre de donner un cadre souple dans la gestion des horaires tout en assurant la continuité et qualité du service rendu, ce qui constitue la raison d’être et la priorité absolue pour la CPAM du Gers.

Article I – Principes d’organisation de la journée de travail

L'horaire variable permet à chacun d'organiser son temps de travail en fonction de ses contraintes personnelles (enfants, loisirs, formalités...).

Le salarié peut donc choisir chaque jour :

- ses heures d'arrivée,

- ses heures de sortie,

à l'intérieur de périodes journalières appelées Plages variables.

Quelques conditions à cette liberté :

- respecter un temps obligatoire de présence à l'intérieur de périodes journalières appelées Plages fixes ;

- réaliser le volume de travail normalement prévu ;

qui doivent rester prioritaires.

Article II – Horaires de travail et temps de présence

Base.

Les horaires de travail sont basés sur la durée hebdomadaire retenue dans le cadre de la modalité de RTT choisie ;

• soit 39 heures. Sur une semaine de 5 jours, l'horaire théorique journalier sera donc de 7 heures 48 minutes (ou 7 heures 80 centièmes).

• soit 38 heures. Sur une semaine de 5 jours, l'horaire théorique journalier sera donc de 7 heures 36 minutes (ou 7 heures 60 centièmes).

• soit 37 heures. Sur une semaine de 5 jours, l'horaire théorique journalier sera donc de 7 heures 24 minutes (ou 7 heures 40 centièmes).

• soit 36 heures. Sur une semaine de 5 jours, l'horaire théorique journalier sera donc de 7 heures 12 minutes (ou 7 heures 20 centièmes).

• soit 36 heures. Sur une semaine de 4 jours. L'horaire théorique journalier est donc de 9 heures.

Cette dernière formule est strictement réservée aux salariés de la Plate-forme de services et des Centres extérieurs dans la mesure où la journée de travail de ces agents a une grande amplitude.

Sur une journée, les salariés doivent travailler :

• au minimum 4 h 45,

• au maximum 10 heures (durée maximale quotidienne à ne dépasser sous aucun prétexte – Art. L3121-34 du Code du Travail) sur une journée et une plage de travail effectif continue ne peut excéder 6 heures.

Plages mobiles.

Pendant ces périodes, le personnel peut fixer lui-même ses horaires d'arrivée et de départ :

Pour tous les jours de la semaine :

- Le matin : entre 7 h 30 et 9 h 00.

- A la mi-journée : entre 11 h 45 et 14 h 00.

- L'après-midi : entre 16 h et 19 h 00.

Plages fixes.

Pendant ces périodes, les salariés doivent obligatoirement être présents à leur travail :

Pour tous les jours de la semaine :

- Le matin : entre 9 h 00 et 11 h 45.

- L'après-midi : entre 14 h 00 et 16 h.

Pendant les plages fixes, le responsable de service peut délivrer une autorisation de sortie, en cas de force majeure et de motif exceptionnel dûment justifié a priori ou a posteriori.

Compte tenu de l’organisation des bilans de santé au Centre d’Examens de Santé, le personnel médical à temps partiel n’est pas tenu d’être présent obligatoirement durant les plages fixes si le planning les y autorise.

En revanche, tout travail de plus de six heures consécutives devra obligatoirement être interrompu par une pause déjeuner de 35 minutes minimum.

La journée de travail.

Schématiquement, la journée se présente ainsi :

7h30 9h00 11h45 14h00 16h00 19h00

Plage mobile plage fixe plage mobile plage fixe plage mobile

La présence dans l’organisme avant le début de la plage mobile ou après sa fin est interdite, sauf nécessité de service validée par la Direction.

De même, pour des raisons de nécessité de service (entretiens, réunions), il pourra être demandé à titre exceptionnel au salarié d’être présent au-delà des plages fixes au moins 48 heures à l’avance et si possible 7 jours à l’avance. Il est préconisé que l’heure de fin de réunions ou d’entretiens ne dépasse pas 17h00.

Est considérée comme retard, toute arrivée après 9 h 00 du matin, ou après 14 h 00 l'après-midi.

Compte tenu de la souplesse du système, les retards ne peuvent et ne doivent être que courts, exceptionnels et justifiés. La répétition des retards est susceptible de faire l’objet d’une sanction disciplinaire.

La pause déjeuner.

Dans le cadre de la préoccupation commune aux parties signataires de promotion de la santé au travail, l’interruption pour le repas du midi dure au minimum 35 minutes consécutives. Une plage mobile est prévue afin de leur permettre, s’ils le désirent, de prendre plus de temps : elle est de 2 h 15 soit de 11 h 45 à 14 h 00. Les salariés doivent obligatoirement badger à l'entrée et à la sortie.

Si le salarié n’a pas rempli vis-à-vis de l’employeur son obligation de déclaration du temps de travail lors de l’interruption pour le repas du midi, le temps de pause considéré sera celui de la plage mobile du midi soit 2h15. Les salariés en mission sur la journée devront enregistrer a posteriori leur pause-déjeuner à leur retour.

Le travail en dehors des plages mobiles ou des jours habituellement ouvrés.

Tout travail exécuté au-delà de 19h ou en dehors des jours habituellement ouvrés devra avoir fait l’objet d’une lettre de mission dûment complétée et signée par le manager du salarié concerné et validée par la Direction.

Ces situations devront être limitées et demeurées exceptionnelles.

En tout état de cause, la présence du salarié devra répondre aux obligations suivantes :

• Ne pas dépasser 10h00 de travail dans la journée.

• 11 heures de repos consécutif avant la reprise du travail à J+1 (autorisation exceptionnelle de ne pas respecter la plage fixe).

• Respecter un repos hebdomadaire de 35 heures consécutives minimum

Il appartient à chaque participant de s’organiser en conséquence.

III. Les conventions au forfait jour

Le cadrage institutionnel prévoit que :

• les agents de direction (hors cadres dirigeants) bénéficient de la convention forfait jours,

• compte tenu des responsabilités et du périmètre qui leurs sont confiés et de leur degré d’autonomie, les cadres niveau 7 (et plus) de la classification des employés et cadres,  peuvent bénéficier sous réserve de leur accord individuel de la convention forfait jours.

Le forfait en jours sur une base annuelle est une convention écrite entre l'employeur et tout salarié qui fixe un nombre de jours de travail à effectuer sur l’année civile.

Ce nombre de jours travaillés sur l’année est fixé comme suit :

• 211 jours pour les agents de direction,

• 205 jours pour les cadres bénéficiaires niveau 7 et plus.

Chaque année, le nombre de jours est déterminé selon un mode de calcul forfaitaire en fonction de la période de référence (nombre de jours calendaire de l’année, nombre de jours de repos hebdomadaire, nombre de jours fériés ou récupérés, nombre de congés payés principaux, nombre de jours de travail forfaitisé (205 ou 211). Ce forfait est ensuite communiqué aux agents de direction et cadres concernés par le biais d’un nombre de jours de congés à prendre

Dans le cas d’un départ ou d’une arrivée en cours de période, le nombre de jours travaillés sera proratisé en fonction du nombre de mois restant à courir sur l’année civile.

En cas d'arrivée d'un cadre au forfait ou de passage au forfait d’un cadre en cours d'année, le service RH calculera le forfait de jours travaillés et le nombre de jours de repos au prorata du temps de présence sur l’année civile en cours et en fonction de la date d'arrivée ou de début de convention.

Le décompte et la gestion des jours de repos et absences autres, et par conséquent des journées et demi-journées travaillées sont effectués au moyen de l’outil Chronogestor.

Outre, le suivi de la charge de travail effectué lors, notamment, de la validation par le responsable hiérarchique du relevé mensuel d’activité du cadre au forfait, chaque année, au cours de l’EAEA, le cadre au forfait aborde avec son responsable hiérarchique les points suivants :

• la charge de travail, qui doit être raisonnable, l'organisation de son travail, l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ainsi que sa rémunération,

Cet échange est retranscrit dans le volet « qualité de vie au travail » (cf. outil Alinea).

Au cours de cet échange, le responsable s’assure de la bonne connaissance par le cadre au forfait :

• de la durée maximale quotidienne du travail à savoir 10 heures,

• du repos obligatoire quotidien prévus par l’article L3131-1 du code du travail, à savoir 11 heures,

• des deux jours consécutifs obligatoires de repos hebdomadaire dont le dimanche.

Aussi, pour favoriser l’adéquation entre vie professionnelle et vie privée :

• les réunions internes ne se prolongeront pas au-delà de 19 heures sauf circonstances exceptionnelles,

• s’agissant des réunions externes après 19 heures, la participation des cadres au forfait doit rester exceptionnelle.

Afin de formaliser l’ensemble des modalités de suivi et de contrôle de ce forfait jours, une convention est conclue avec le salarié bénéficiaire sous la forme d’un avenant au contrat de travail à durée indéterminée.

Toutefois, cette convention de forfait sera réversible, à l’initiative de l’une des deux parties, durant la première année de sa mise en œuvre sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours.

Cette convention précisera également les modalités d’exercice par le salarié du droit à la déconnexion telles que décrites dans le règlement intérieur de l’organisme.

En sus, de la validation hiérarchique au fil de l’eau des absences et jours de repos, chaque mois, le bénéficiaire d’une convention forfait jour éditera un relevé mensuel au moyen de l’outil Chronogestor et signera celui-ci en attestant du respect de l’amplitude quotidienne du travail. Celui-ci sera visé par le responsable hiérarchique à l’occasion d’un échange mensuel programmé sur la charge d’activité en cours et à venir, ce document sera archivé par le service RH.

Article IV – Conciliation des horaires individualisés et du bon fonctionnement des services

L’horaire mobile s’applique à tous les membres du personnel. Toutefois, pour certains secteurs, un aménagement de leurs horaires peut être rendu nécessaire pour assurer le bon fonctionnement de l’Organisme.

A ce titre, des permanences sont organisées pour permettre une présence minimum compatible avec les nécessités propres à chaque service : lien avec le public, contraintes techniques, mission d’assistance auprès des utilisateurs internes.

Les secteurs concernés par cette nécessité de continuité de service, à ce jour, sont, notamment, les suivants :

• L’accueil physique ;

• L’accueil téléphonique ;

• La trésorerie ;

• Le Centre d’Examens de Santé ;

• L’informatique dans le cadre du planning de gestion de l’assistance ;

• La gestion des cartes d’accès / badges.

Ces nécessités varient au regard des activités et des besoins spécifiques de chaque fonction, et sont organisées sur le fondement d’un planning établi par l’encadrement en concertation avec les agents concernés et diffusé aux salariés au plus tôt et a minima 1 semaine avant.

Article V- Enregistrement du temps de travail

Salariés soumis à l’obligation de badgeage

L’enregistrement et le décompte du temps de travail est assuré par un système informatisé fiable et infalsifiable de gestion des temps grâce au logiciel Chronogestor en s’authentifiant grâce à son badge personnel que le salarié doit être seul à utiliser.

Chaque salarié devra utiliser le système de gestion des temps au moins quatre fois par jour (4 badgeages minimum par jour) : arrivée du matin départ pour le déjeuner, retour du déjeuner, départ le soir.

Le salarié devra également badger pour toute autre entrée/ sortie de l’organisme.

Toute action de modification ou mise à jour sera soumise à la validation du responsable. Les badgeages a posteriori sont tolérés de façon exceptionnelle.

Partage des responsabilités dans la gestion des temps

La responsabilité de la gestion des temps de travail incombe pour partie au manager, et pour autre partie au Service Ressources Humaines dans le cadre des dispositions suivantes :

- Les responsables ont accès à : la levée des anomalies, la modification d’un mouvement de badgeage, au calcul du compteur, la validation des demandes d’absence, la consultation et l’édition des résultats individuels et collectifs du service.

- Le Service RH gère les absences : congés, éventuelles récupérations, arrêts de travail, maternité, sans solde, grève... et le changement de l’horaire journalier.

Le Service Ressources Humaines, en tant qu’utilisateur principal, reste gestionnaire de l’ensemble du système automatisé.

La responsabilité de la gestion des anomalies diffère selon les catégories de salariés concernés :

Responsables de Pôle et Secrétaire de Direction :

Responsable : les Agents de Direction.

Cadres et Employés :

Responsable : le Manager.

Article VI – Décompte des heures effectuées – débit et crédit d’heures

Les heures effectuées par chaque salarié sont enregistrées et cumulées quotidiennement.

Le cumul de crédit ne peut excéder 6 heures à la fin du mois hors compensation de temps de trajets professionnels qui font l’objet d’une gestion spécifique.

Le cumul de débit ne peut excéder 3 heures.

Le cumul journalier est reporté de jour en jour dans la limite mentionnée ci-dessus.

Lorsque le décompte hebdomadaire des heures de travail effectuées est supérieur à la durée théorique de la semaine de travail et dans la limite de la durée légale hebdomadaire du travail, le dépassement est comptabilisé sous forme de crédit d’heures sans donner lieu au paiement d’heures supplémentaires.

Le recours aux heures supplémentaires exceptionnelles doit faire l’objet d’une demande préalable explicite et écrite au Directeur via la fiche de cadrage.

Ainsi, les dépassements horaires non sollicités préalablement par la hiérarchie ne peuvent donner lieu à la validation éventuelle que dans le cadre d’une situation d’urgence avérée.

Seules les situations de dépassement d’horaire ci-dessous pourront faire l’objet d’une validation dans les conditions décrites :

• à l’initiative du responsable hiérarchique : en cas d’absolu nécessité, ce dernier avise l’agent et le service RH par écrit, du jour et de la durée approximative du dépassement et adresse pour information une copie du message à son supérieur hiérarchique et à l’agent de Direction.

• à l’initiative de l’agent après validation du responsable de service : l’agent doit informer le responsable dès qu’il pense qu’il ne pourra pas respecter l’horaire collectif en raison de sa charge de travail et d’échéances incontournables.

Si le travail est objectivement urgent, le responsable de service adresse un mail au Service RH avec copie au supérieur hiérarchique et à son Agent de Direction précisant le motif du dépassement autorisé et sa durée.

• À l’initiative de l’agent en cas d’urgence et absence de toute hiérarchie : l’agent devra alors dès le lendemain matin informer par écrit son responsable de service avec copie à son Agent de Direction en indiquant la tâche ou l’évènement générateur du dépassement ainsi que le temps correspondant.

En dehors de ces situations, les heures de dépassement seront réputées injustifiées.

En cas de dépassement injustifié, un courrier sera adressé à l’agent concerné et si cette situation persiste une procédure disciplinaire pourra être engagée.

Le service RH assure chaque mois un suivi de ces éventuels dépassements et de la justification de ces derniers. Un récapitulatif global des heures de dépassement par pôle est mis à la disposition des représentants du personnel chaque mois dans la base de données économiques et sociales.

Lorsque le décompte hebdomadaire des heures de travail effectuées est inférieur à la durée théorique de la semaine de travail, le dépassement est comptabilisé sous forme de débit d’heures qui peut être régularisé, exceptionnellement, par une alimentation de congés avec l’accord du salarié et avec accord du responsable.

Article VII – Utilisation du crédit d’heures

Le crédit d’heures, dans la limite de 6 heures, est reporté de mois en mois et peut faire l’objet d’une récupération selon les modalités ci-après.

Le responsable peut accorder au salarié une récupération sur plage fixe du matin ou de l’après-midi dans la limite de 4 par an.

La demande doit être faite via chronogestor au moins 48 heures à l’avance et dans la mesure du possible 7 jours à l’avance.

La récupération du crédit d’heure ne peut être prise par anticipation.

Cette récupération est limitée à 2 par an pour les salariés à temps partiel.

Article VIII – Gestion des absences

Les absences justifiées pour maladie, maternité, accident du travail, congés, jours de RTT n’ont pas d’incidence sur le compteur horaire variable.

En cas d’arrêt de travail ou d’accident de travail en cours de journée, le temps de travail réalisé entre l’arrivée le matin et le départ n’est pas récupéré. Cependant, sur présentation d’un certificat médical la journée sera comptabilisée au titre d’une absence maladie pour la durée théorique de temps de travail conformément au contrat de travail ou l’accord d’aménagement du temps de travail.

Ces mêmes dispositions s’appliquent en cas de départ en cours de journée pour donner des soins à un enfant malade (sauf pour un départ en cours d’après-midi, la matinée est décomptée pour le temps réellement travaillé).

Article IX – Gestion des déplacements professionnels, formations, réunions

Tous les temps de trajet seront récupérés à hauteur de 80%.

Pour un déplacement impliquant un départ avant 6h00 ou un retour après 22h00, le salarié est vivement encouragé à partir la veille ou revenir le lendemain et devra s’attacher à respecter les 11 heures de repos consécutifs.

Pour les déplacements comprenant la plage horaire 11h00-14h00, une pause-déjeuner forfaitaire de 1 heure sera décomptée.

Le décompte des heures de déplacements sera enregistré sur le compteur Chronogestor par le Service RH au vu de l’ordre de mission et des justificatifs transmis sur un compteur déplacement.

Ces heures à disposition sur ce compteur devront être récupérées en concertation avec le supérieur hiérarchique.

Ces dispositions sont applicables pour les formations et réunions en dehors et au sein de l’organisme.

Article X – Départ du salarié

En cas de départ du salarié, celui-ci est tenu de régulariser son débit ou son crédit d’heure au cours du préavis et en tout état de cause avant son départ.

Article XI – Gestion de la journée de solidarité

Les salariés compenseront la journée de solidarité en y substituant la journée accordée au titre du Protocole d’accord du 3 avril 1978 (congé supplémentaire code UCANSS 128 dite journée administrative) relatif à la rémunération et à l’aménagement de la durée annuelle du travail.

Article XII – Sanctions

Les dispositions du présent accord reposent sur la confiance.

Le non-respect de l’horaire variable, toute fraude ou tentative de fraude est susceptible de faire l’objet d’une sanction disciplinaire.

Article XIII – Dispositions générales

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et pourra être révisé et dénoncé dans les conditions prévues aux articles L. 2225-5 à 8 et L.2261-9 du Code du travail.

Le présent accord est applicable au cours du mois qui suit l’agrément ministériel et se substitue de plein droit à compter de cette date à l’ensemble des dispositions et usages en vigueur portant sur le même objet.

Une information complète relative aux dispositions du présent accord sera assurée par le Directeur et portée à la connaissance du personnel au travers d’une note de service, de l’intranet ou de tout autre moyen qui lui semblera approprié.

Le présent avenant sera transmis aux Organisations Syndicales présentes dans la Caisse, à la Délégation Unique du Personnel, à la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle, au Greffe du Conseil des Prud’hommes du Gers, à la Caisse Nationale de l’Assurance Maladie ainsi qu’à la Mission Nationale de Contrôle compétente dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel.

Fait à Auch, le 26 mars 2019,

Le Directeur de la CPAM du Gers, Le délégué syndical de la CFDT,

Bernard SERVAUD Karine GIRAUDO-LE DROFF

Pour le délégué syndical de la CGT, Le délégué syndical FO,

José JORGE Pierre DEVEZA