ACCORD COLLECTIF INSTITUANT LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CSE1 LES FERMIERS OCCITANS

Entre :

Entre la société LES FERMIERS OCCTIANS,

ZAC Du Causse, RD 56, 81 290 LABRUGUIERE,

SAS au capital de 2 737 524 €,

Immatriculée au RCS de Castres sous le Numéro 777.335.571,

Représentée par xxx, xxxxxx, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

D’une part,

Et

Le syndicat xxx représenté par xxx,

Le syndicat xxx représenté par xxx,

D’autre part.

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Table des matières

Préambule 3

Article 1 - Champ d’application 3

Article 2 – Durée et date d’effet 3

Article 3 – Objet 4

Article 4 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 4

Article 5 - Choix du prestataire 4

Article 6 - Adaptation de la propagande syndicale 4

Article 7 - Cahier des charges 5

Article 7.1 - Confidentialité des données transmises 5

Article 7.2 – Etablissements des Fichiers et préparation des opérations de vote 5

article 7.2.1 – Fichier électeurs 6

Article 7.2.2 – Listes électorales 6

Article 7.2.3 – Listes d’émargement 6

Article 7.2.4 – Listes des candidats 6

Article 7.3 - Sécurité des votes 7

Article 7.4 - Déroulement des votes 8

Article 7.5 - Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique 10

Article 7.6 - Dépouillement 10

Article 7.7 - Conservation des fichiers après le scrutin 11

Article 8 – Assistante aux électeurs 11

Article 9 - Information du personnel et formation des représentants du personnel 11

Article 10 –Dispositions générales et finales 12

Article 10.1 - Modalités de suivi – Rendez-vous 12

Article 10.2 - Interprétation de l'accord 12

Article 10.3 - Adhésion 12

Article 10.4 - Révision 13

Article 10.5 - Dénonciation 13

Article 10.6 - Communication de l'accord 13

Article 10.7 - Dépôt de l’accord 13

Article 10.8 - Publication de l’accord 13

Préambule

Afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion de l’élection du comité social et économique de la SAS Les FERMIERS OCCITANS (ci après dénommé le CSE) et d’augmenter la participation des salariés, les partenaires sociaux conviennent d'autoriser la réalisation des élections par voie électronique, au moyen d'un vote par internet.

Dans ce cadre, les partenaires sociaux de la SAS LES FERMIERS OCCITANTS ont souhaité mettre en place un système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions légales (article R 2314-5 et suivants du Code du travail), et en s’appuyant sur les services d’un prestataire extérieur afin d’assurer la confidentialité des données transmises (fichier électeurs, listes électorales, candidats etc.), la sécurité dans l’envoi des moyens d’authentification, dans la réalisation des opérations d’émargements, dans l’enregistrement et le dépouillement des votes, dans l’édition des procès verbaux.

À cet effet, le présent accord comporte notamment des stipulations relatives :

• aux modalités de vote applicables ;

• à la confidentialité des données ;

• au contrôle du fonctionnement du système.

Article 1 - Champ d’application

Le présent accord s’applique au sein de la SAS LES FERMIERS OCCITANS.

Article 2 – Durée et date d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.

Le présent accord à vocation à s’appliquer à toutes les élections des représentants du personnel au CSE de la SAS LES FERMIERS OCCITANS qui se dérouleront postérieurement à sa signature.

Article 3 – Objet

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique par internet pour les élections des représentants du personnel au CSE de la SAS LES FERMIERS OCCITANS, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être prévu par le protocole d'accord préélectoral pour chaque scrutin.

Ainsi, le protocole d'accord pré-électoral conclu dans le cadre des élections des représentants du personnel au CSE de la SAS LES FERMIERS OCCITANS comportera la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d'un accès internet ou lorsque le site d'appartenance aura été doté d'un poste en libre accès.

Article 4 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les partenaires sociaux conviennent que le recours au vote électronique par internet est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 5 - Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur et respectant le cahier des charges figurant au présent accord.

Les coordonnées du prestataire sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral conclu ultérieurement pour organiser les élections des représentants du personnel au CSE de la SAS LES FERMIERS OCCITANS.

Ce dernier doit en outre comporter la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 6 - Adaptation de la propagande syndicale

Les partenaires sociaux conviennent que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats aux élections des représentants du personnel au CSE de la SAS LES FERMIERS OCCITANS pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Les parties à l’accord conviennent que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract.

Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

Article 7 - Cahier des charges

Les modalités du vote électronique par internet doivent permettre d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Article 7.1 - Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote.

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La conformité de l'intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l'employeur sera contrôlée par la Direction des Ressources Humaines préalablement à chaque tour de scrutin.

Article 7.2 – Etablissements des Fichiers et préparation des opérations de vote

Dans la perspective des élections des représentants du personnel au CSE de la SAS LES FERMIERS OCCITANS, la Direction des Ressources Humaines établira un fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Le fichier des électeurs permet de déterminer la qualité d’électeur et l’éligibilité des salariés des entités qui composent la SAS LES FERMIERS OCCITANS inscrit à l’effectif à la date du 1^er tour des élections du CSE de la SAS LES FERMIERS OCCITANS.

Ensuite, il permet au prestataire retenu de procéder à l’authentification de chaque électeur ce qui leur permettra de prendre part au vote, et de compléter la liste d’émargement.

Les éléments d’authentification des électeurs sont adressés par le prestataire par voie postale. Ce courrier comporte une notice de vote ainsi que les codes nécessaires (identifiant et mot de passe) pour le vote électronique par internet.

article 7.2.1 – Fichier électeurs

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Article 7.2.2 – Listes électorales

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d'entrée dans l'entreprise, leur date de naissance (âge), le collège d'appartenance. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités du service des Ressources Humaines.

Article 7.2.3 – Listes d’émargement

Les fichiers « listes d'émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données : les membres des bureaux de vote et les agents habilités du service des Ressources Humaines.

Article 7.2.4 – Listes des candidats

Les listes de candidats seront transmises au prestataire après enregistrement par la Direction des Ressources Humaines.

Sur le site de vote électronique, les listes de candidats seront présentées sur un seul et même écran dans l’ordre alphabétique.

Egalement, les professions de foi des listes de candidats seront présentées sur le site de vote électronique.

Le prestataire devra reproduire sur le site de vote, les professions de foi telles qu’elles ont été déposées par les candidats. Les professions de foi devront être remises au plus tard à la date de clôture de réception des candidatures dans les conditions fixées par le protocole d’accord pré-électoral.

Par ailleurs, afin de ne pas créer une inégalité entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des professions de foi utilisée soit la même pour toutes les listes de candidats.

Les fichiers « candidats » transmis comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats et les agents habilités du service des Ressources Humaines.

Article 7.3 - Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d'émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-6, R. 2314-7 et R. 2314-8 du Code du travail et de l'arrêté du 25 avril 2007.

Une cellule d’assistance technique, composée de représentants du prestataire, est mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système.

Par ailleurs, la cellule d’assistance technique procède avant l’ouverture du vote :

• A un test du système de vote électronique ;

• Contrôle que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clefs délivrées à cet effet ;

• A un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé.

Ces tests doivent être effectués en présence des représentants des listes de candidats.

Avant la date prévue pour le scrutin, et en présence d’un représentant du prestataire, il sera procéder au scellement des urnes électroniques.

Le scellement des urnes permet de générer les clefs de scellement et de dépouillement.

La génération des clés avant l’ouverture du vote est publique de manière à prouver de manière irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés, à l’exclusion de toute autre personne, y compris le personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs, à défaut d’accord), ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ».

La présence d’au moins deux des titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés dans le coffre-fort du service Ressources Humaines.

Article 7.4 - Déroulement des votes

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l'écran le choix de l'électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation.

La transmission du vote et l'émargement doivent faire l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

Afin de permettre aux salariés de la SAS LES FERMIERS OCCITANS de participer au vote dans les meilleures conditions, les partenaires sociaux conviennent que pour chacun des deux tours de scrutin, les votes se dérouleront sur plusieurs jours conformément au calendrier qui sera précisé ultérieurement dans le cadre du protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture du scrutin, à partir de n’importe quel terminal donnant un accès à internet (lieu de travail, domicile etc.) en se connectant sur le site sécurisé mis en place par le prestataire qui aura été choisi.

Durant la période d’ouverture du scrutin, les électeurs pourront voter pendant leur temps de travail ou en dehors de leur temps de travail selon leur convenance.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin déterminées dans le cadre du protocole d’accord pré-électoral pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes habilités à contrôler le bon déroulement des opérations électorales (article 6, Arrêté du 25 avril 2007).

L’accès au site de vote mis en place par le prestataire se fait par un lien direct communiqué aux électeurs avec la note d’information et les identifiants et mots de passe.

Dans le cas ou certains des électeurs auraient égaré leur identifiant et mot de passe, le prestataire mettra à disposition, auprès du service des ressources humaines, et sous enveloppes cachetées, un nombre suffisant d’identifiants et de mots de passe de remplacement. L’activation par un électeur de son nouvel identifiant et de son nouveau mot de passe rendra automatiquement inopérant l’identifiant et le mot de passe qui lui ont été initialement attribués.

Le vote électronique est accessible 24 heures sur 24 de la date d’ouverture du scrutin jusqu’à la date de clôture du scrutin.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de son identifiant et de son mot de passe. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

L’électeur n’est autorisé à se connecter qu’après validation des identifiants de connexion.

Une fois connecté et authentifié, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège électoral pour chaque scrutin. Le vote blanc est un choix autorisé par le système.

Il peut également consulter les éventuelles professions de foi présentées par chaque liste.

Le choix est affiché indépendamment de toute information.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, tant que le vote n’est pas validé, l’électeur peut revenir sur son choix.

Une fois son choix de vote sélectionné, l’électeur visualise un écran de confirmation et peut imprimer son accusé de prise en compte de son vote (l’expression de son vote n’apparait pas dans cet écran de confirmation de prise en compte du vote).

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du ou des votes. Cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote ou les votes viennent d’être réalisés.

Durant les opérations de vote les listes d’émargement ne sont accessibles qu’aux membres du bureau de vote.

Durant le déroulement du scrutin, aucun résultat partiel n’est accessible.

En revanche, les partenaires sociaux conviennent que les membres du bureau de vote et les organisations syndicales qui ont présenté des candidats peuvent avoir accès au nombre de votants durant le déroulement du scrutin.

Article 7.5 - Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

Article 7.6 - Dépouillement

A l’issue des opérations de vote la cellule d’assistance technique mise en place avec le prestataire retenu contrôle le scellement du système.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne doit être possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l'arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Ainsi, dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

A la clôture du scrutin le décompte des voix apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être reportée sur les procès verbaux.

Les procès verbaux des élections sont ensuite immédiatement générés.

Article 7.7 - Conservation des fichiers après le scrutin

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés sous scellés par le prestataire et/ou l’employeur, après que la clôture des opérations de dépouillement n’ait été proclamée par le bureau de vote et jusqu’à l’expiration des délais de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l’issue de ces délais, le prestataire et/ou l’employeur procède à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par l’articler R. 2314-17 du Code du travail.

Article 8 – Assistante aux électeurs

Le prestataire retenu met en place un dispositif d’assistance aux électeurs accessible par mail et par téléphone (numéro vert, appel gratuit pour l’électeur). Le dispositif est accessible du lundi au vendredi de 8h00 à 18h00.

En outre, pendant la période d’ouverture du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au service Ressource Humaines qui pourra leur apporter une assistance.

Après le scellement des urnes, et jusqu’au 1^er jour du scrutin, le service des ressources humaines aura la possibilité de présenter aux collaborateurs la plateforme de vote en ligne.

Article 9 - Information du personnel et formation des représentants du personnel

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Cette formation sera assurée par le prestataire retenue.

Article 10 –Dispositions générales et finales

Article 10.1 - Modalités de suivi – Rendez-vous

Les parties conviennent de se réunir, à l’initiative de l’une ou l’autre des parties, dans les 6 mois qui précéderont l’expiration des mandats, et l’organisation de nouvelles élections, afin d’envisager les éventuelles évolutions à apporter au présent accord.

Article 10.2 - Interprétation de l'accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer dans le cadre d’une commission d’interprétation à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la réception de cette demande pour étudier et tenter de régler tout différend né de l'application du présent accord.

La commission est composée des représentants de la Direction et d’au moins un représentant de chaque organisation syndicale représentative signataire du présent accord ou ayant adhéré à l’accord.

La commission statue dans les 15 jours de la réunion, le cas échéant, un procès-verbal d’interprétation signé par l’ensemble des participants servira de référence à l’application du présent accord et sera communiqué à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Jusqu'à l'expiration de la période nécessaire à l'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 10.3 - Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 10.4 - Révision

La procédure de révision en tout ou partie du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.

Article 10.5 - Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé en tout ou partie par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter sur les possibilités de conclure un nouvel accord.

Article 10.6 - Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales disposant d'une section syndicale dans l'entreprise.

Article 10.7 - Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• Sur la plateforme de télé procédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail ;

• Et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Castres.

Article 10.8 - Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel, et sera mis à disposition des salariés auprès du service Ressources Humaines.

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :

• Un exemplaire remis à la Direction ;

• un exemplaire remis à chaque syndicat signataire ;

• un exemplaire papier transmis pour la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi du Tarn ;

• un exemplaire pour le Greffe du Conseil des Prud'hommes de Castres.

Fait à Labruguiere, le 18 juillet 2019.

En 5 exemplaires originaux.

Pour la SAS LES FERMIERS OCCITANS

xxx

xxx

Les délégués syndicaux :

xxx, xxx,

xxxx, xxxx

******

---

1. CSE : Comité Social et Economique↩