PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
AU SEIN DE LA SAS LES FERMIERS OCCITANS

ENTRE

Entre la société LES FERMIERS OCCITANS,

ZAC Du Causse, RD 56, 81 290 LABRUGUIERE,

SAS au capital de 2 737 524 €,

Immatriculée au RCS de Castres sous le Numéro 777.335.571,

Représentée par, en qualité de DRH ADJOINT Groupe, et ayant tous pouvoirs aux effets des présentes,

D’une part,

Et

Le syndicat CFDT représenté par ,

Le syndicat FO, Représenté par, mandaté par le syndicat Force Ouvrière,

D’autre part.

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Table des matières

Préambule 4

Article 1 - Champ d’application 4

Article 2 – Objet 4

Article 3 – Organisation de la représentation du personnel 4

Article 3.1 – Nombre de sièges 4

article 3.2 – heures de délégation 5

Article 3.3 – Nombre de collèges électoraux 5

Article 3.4 - Répartition du personnel dans les collèges électoraux et des sièges 5

Article 3.5 – Répartition des effectifs selon le sexe par collège électoral 6

Article 4 – Durée des mandats et mandats successifs 7

Article 5 – Date des élections 7

Article 6 – Personnel électeur, présentation et affichage des listes électorales 7

Article 7 – Candidatures des salariés et listes des candidats 8

Article 7.1 - Premier Tour des élections professionnelles 8

Article 7.2 - Second tour de scrutin des élections professionnelles 9

Article 8 – Propagande électorale 10

Article 9 – Vote électronique exclusif 11

Article 10 – Bureau de vote 11

Article 11 – Matériel de vote 12

Article 12- Assistance aux électeurs 12

Article 13 – Dates et horaires des votes par Internet 13

Article 14 – Déroulement du vote électronique par internet 13

Article 15- Dépouillement 14

Article 16– Proclamation des résultats 14

Article 17 – Procès-Verbaux 15

Article 18 – Calendrier récapitulatif des opérations électorales 15

Article 19 –Dispositions générales et finales 15

Article 19.1 – durée de l’accord et date d’effet 15

Article 19.2 - Communication de l'accord 16

Article 19.3 - Dépôt de l’accord 16

Article 19.4 - Publication de l’accord 16

Annexe : Cahier des charges de la solution de vote VOXALY (prestataire retenu) 18

1.1. Anonymat 18

1.2. Confidentialité et chiffrement 19

1.3. Intégrité 19

1.4. Disponibilité 20

1.5. Authentification 20

2. Le scellement du système et des données 20

3. L’expertise 21

4. Déclaration CNIL 21

Préambule

Les mandats des représentants du personnel au Comité Social et Economique (CSE) de la SAS LES FERMIERS OCCITANS arrivent à échéance le 6 novembre 2023.

La direction de la société LES FERMIERS OCCITANS, en vertu des dispositions des articles L.2314-4 et suivants du Code du Travail, se doit en conséquence d'organiser des élections professionnelles afin de renouveler les mandats des représentants du personnel.

Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des représentants du personnel au CSE.

Il est rappelé en outre, que dans le cadre des stipulations de l’avenant à l’accord collectif d’entreprise du 16 août 2023 dénommé « AVENANT A L’ACCORD COLLECTIF INSTITUANT LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CSE de la SAS LES FERMIERS OCCITANS » et approuvé par les organisations syndicales représentatives, que les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

Sa mise en œuvre est confiée à la société MAILEVA, Filiale de la société DOCAPOST (siège social 45/47 Boulevard Paul Vaillant Couturier, 94 200 Ivry-sur seine).

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail.

Article 1 - Champ d’application

Le présent accord s’applique au sein de la SAS LES FERMIERS OCCITANS.

Article 2 – Objet

Le présent accord a pour objet d’organiser les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique de la SAS LES FERMIERS OCCITANS qui se déroulent au cours de l’année 2023, aux mois d’octobre et novembre 2023.

Article 3 – Organisation de la représentation du personnel

Article 3.1 – Nombre de sièges

L’effectif de référence au jour de l’élection étant de 108 salariés (106.3 en effectif équivalent temps plein), le nombre de sièges à pourvoir est de :

• 6 titulaires et de 6 suppléants pour la SAS LES FERMIERS OCCITANS.

article 3.2 – heures de délégation

Le crédit d’heures de délégation attribué aux représentants du personnel titulaire au CSE est déterminé au regard des dispositions légales et réglementaires en vigueur, soit 21 heures par mois.

Conformément aux articles R. 2315-5 et R. 2315-6 du code du travail, les membres titulaires ont la possibilité chaque mois de répartir entre eux et avec les suppléants leurs heures de délégation, ainsi que de reporter les heures de délégation d’un mois sur l’autre sur une période de 12 mois qui débute le 1^er juin et s’achève le 31 mai de l’année suivante.

Toutefois, cette répartition ou ce report ne peut conduire l’un des élus à disposer dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d’heures dont il bénéficie.

L’information de l’employeur quant à la prise de ces heures de délégation partagées ou reportées s’effectue via le logiciel de gestion des temps.

Article 3.3 – Nombre de collèges électoraux

Au regard des dispositions de l’article L 2314-11 du Code du travail, applicables en matière d’élections des représentants du personnel au CSE, et compte tenu de la structure des effectifs de la SAS LES FERMIERS OCCITANS, les représentants du personnel seront élus dans deux collèges électoraux :

• d’une part le 1^er collège, comprenant les ouvriers et les employés ;

• d’autre part le 2^ième collège, comprenant les techniciens, les agents de maitrise, ingénieurs et cadres.

Article 3.4 - Répartition du personnel dans les collèges électoraux et des sièges

L’effectif se compose, suivant les catégories professionnelles, de :

• 65 salariés ouvriers et employés ;

• 28 salariés agents de maitrise,

• 15 salariés cadres.

Soit un total par collège, pour le CSE de la SAS LES FERMIERS OCCITANS :

• 65 salariés appartenant au 1er collège ;

• 43 salariés appartenant au 2^ième collège.

En conséquence, les parties à l’accord décident que le nombre de sièges est fixé à 6 titulaires et 6 suppléants, et que les sièges sont répartis de la manière suivante :

• 1^er collège : 4 titulaires et 4 suppléants ;

• 2^ième collège : 2 titulaires et 2 suppléants.

Article 3.5 – Répartition des effectifs selon le sexe par collège électoral

Aux termes de l’article L 2314-30 du code du travail, pour chacun des collèges électoraux tels que visés à l’article 3.2, et aussi bien pour les titulaires et les suppléants, les listes de candidats établies pour le 1^er tour des élections professionnelles conformément aux dispositions de l’article L 2314-29 du Code du travail qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Dans le cas où le calcul n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Lorsque plusieurs sièges sont à pourvoir, les listes doivent impérativement présenter plusieurs candidats, comportant une proportion de femmes et d’hommes conforme à la composition du collège électoral, dont au moins une femme et un homme. Toute liste, comportant dans cette situation un candidat unique quel que soit son sexe, est irrégulière et l’élection de ce dernier est susceptible d’annulation en cas de litige (Cass. soc., 9 mai 2018, n° 17-14.088).

Dès qu’il y a plusieurs sièges à pourvoir, le syndicat qui présente une liste incomplète doit calculer le nombre de candidats femmes et hommes en ramenant au nombre de candidats présentés le pourcentage de salariés femmes et hommes représentés dans le collège électoral.

Pour la mise en application des dispositions légales précitées et pour la constitution des listes de candidats, il est précisé que la répartition des salariés la SAS LES FERMIERS OCCITANS par sexe et par collège électoral est la suivante :

	Effectif	1er collège : ouvriers et employés	2ième collège : techniciens, agents de maitrise, ingénieurs et cadres
Femmes	En nombre	35	16
	En pourcentage	53.85 %	37.21 %
Hommes	En nombre	30	27
	En pourcentage	46.15 %	62.79 %
Total	65	43

Ainsi les listes de candidats présentées par les organisations syndicales doivent :

• Pour le collège 1 et pour 4 candidats , comporter 2 femmes et deux hommes ;

• Pour le collège 2  et pour 2 candidats, comporter 1 femme et 1 homme.

Article 4 – Durée des mandats et mandats successifs

La durée des mandats des représentants du personnel au CSE est fixée à 4 ans.

Les représentants du personnel au CSE pourront briguer et obtenir plus de trois mandats successifs.

Article 5 – Date des élections

Le premier tour des élections représentants au CSE aura lieu le vendredi 20 octobre 2023.

Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu le vendredi 10 novembre 2023.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

Article 6 – Personnel électeur, présentation et affichage des listes électorales

Conformément aux dispositions légales (article L 2314-18 et suivants) tout salarié âgé de 16 ans, ayant au moins 3 mois d’ancienneté, entrant dans le champ d’application du présent protocole, à la date du 1^er jour d’ouverture du 1^er tour de scrutin, soit le lundi 16 octobre 2023, a droit de vote.

Tout salarié sous le coup d’une condamnation le privant du droit de vote, ne peut pas figurer sur la liste des électeurs.

Les listes électorales de chaque collège sont arrêtées par la Direction des Ressources Humaines de la SAS LES FERMIERS OCCITANS, à la date d’ouverture du premier tour des élections, soit le lundi 16 octobre 2023.

Elles indiqueront le nom, le prénom, la date d’ancienneté, l’âge de chaque électeur et la catégorie professionnelle (Ouvrier, employé, Agent de Maitrise, Cadre) et le collège d’appartenance.

Elles mentionnent également les salariés qui remplissent les conditions d’électorat et d’éligibilité.

Elles seront affichées sur les panneaux réservés aux communications de la direction le vendredi 15 septembre 2023.

Tout syndicat présent dans l’entreprise peut demander à l’employeur une copie des listes électorales.

Les listes électorales étant appréciées à la date du 1^er jour d’ouverture du premier tour de scrutin, elles demeurent inchangées entre les deux tours de scrutin.

Toute réclamation concernant ces listes seront à adresser à la Direction des Ressources Humaines, à Sébastien TREBUCHON par courriel, strebuchon@arterris.fr, ou par courrier, Direction des Ressources Humaines, Elections, Loudes, 11 451 Castelnaudary Cedex.

En application des dispositions de l’article R.2314-24 du Code du Travail, les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être portées devant le tribunal judiciaire dans les trois jours suivant l’affichage.

Article 7 – Candidatures des salariés et listes des candidats

Conformément aux dispositions légales (article L 2314-19 du Code du travail), tout salarié entrant dans le champ d’application du présent protocole, âgé de 18 ans révolus, et ayant au moins un an d’ancienneté dans l’entreprise à la date d’ouverture du 1er premier tour de scrutin, soit le lundi 16 octobre 2023, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient.

En revanche tout salarié conjoint, lié par un PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré du chef d’entreprise, n’est pas éligible.

Le personnel a été informé par courriel et affichage du déroulement des élections le lundi 21 août 2023.

Cette information constitue l’appel aux candidatures.

Article 7.1 - Premier Tour des élections professionnelles

Le premier tour des élections professionnelles est réservé aux organisations syndicales.

Ainsi, sont invités à présenter leur liste de candidats pour le premier tour, au plus tard le vendredi 29 septembre 2023 à 12h00, les organisations syndicales :

• Reconnues représentatives au sein de la SAS LES FERMIERS OCCITANS ;

• Qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement ;

• Ayant constitué dans l’entreprise ou l’établissement une section syndicale ;

• Affiliées à une organisation syndicale reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel.

Les listes de candidats seront communiquées :

• Soit par courrier recommandé avec demande d’avis de réception au service Ressources Humaines à l’adresse suivante :

LES FERMIERS OCCITANS

SERVICE RESSOURCES HUMAINES

LOUDES

11 451 CASTELNAUDARY CEDEX

• Soit déposées contre récépissé directement auprès de la Directrice des Ressources Humaines ou de son représentant sur le même site ;

• ou par courriel contre récépissé à l’adresse suivante : strebuchon@arterris.fr

Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises. Toutefois, compte tenu des dispositions portant sur la représentation équilibrée des femmes et des hommes, une liste incomplète n’est acceptée que si elle respecte la proportionnalité des deux sexes au sein du collège, et les listes ne comportant qu’un seul candidat ne sont pas admises.

Les doubles candidatures sont admises. En cas de double élection d’un candidat, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.

Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.

Pour des raisons matérielles tenant à l’organisation du vote électronique par internet, les listes du premier tour, accompagnées des professions de foi, seront communiquées à la direction au plus tard le vendredi 29 septembre 2023 à 12h00. Cette communication peut être faite par courrier recommandé avec accusé de réception, le cachet de la poste faisant foi, ou par dépôt auprès de la direction des ressources humaines contre récépissé dans les conditions susmentionnées.

Les listes déposées seront affichées le vendredi 29 septembre 2023 à partir de 14h00, sur les panneaux d'affichage réservés à cet effet.

Article 7.2 - Second tour de scrutin des élections professionnelles

Un second tour n’a lieu que dans les situations suivantes, appréciées collège par collège :

• Si les syndicats n’ont pas présenté de liste ;

• Si tous les sièges n’ont pas tous été pourvus ;

• Si le quorum n’a pas été atteint.

Si un second tour est nécessaire, la Direction des Ressources Humaines de la SAS LES FERMIERS OCCITANS affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage doit être effectué dès la proclamation des résultats du premier tour, soit le vendredi 20 octobre 2023 après midi.

Il est rappelé qu’au second tour des élections professionnelles les candidatures sont libres.

Aussi, toute liste est acceptée.

Les listes ne doivent pas comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.

Les candidats présentés au premier tour par les organisations syndicales sont considérés comme maintenus pour le second tour.

Les règles afférentes à la présentation des listes applicables au 1^er tour le sont au second tour.

Toutefois, les règles tendant à assurer la représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidats aux élections ne concernent pas les candidatures libres présentées au second tour.

Les candidats présentés au premier tour par les organisations syndicales sont considérés comme maintenus pour le second tour. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1er tour au plus tard le lundi 30 octobre 2023 à 12h00.

Les listes de candidats seront affichées sur les panneaux d'affichage le lundi 30 octobre 2023 après midi.

Pour le second tour, Les listes de candidats seront communiquées :

• Soit par courrier recommandé avec demande d’avis de réception au service Ressources Humaines à l’adresse suivante :

LES FERMIERS OCCITANS

SERVICE RESSOURCES HUMAINES

LOUDES

11 451 CASTELNAUDARY CEDEX

• Soit déposées contre récépissé directement auprès de la Directrice des Ressources Humaines ou de son représentant sur le même site ;

• ou par courriel contre récépissé à l’adresse suivante : strebuchon@arterris.fr

Article 8 – Propagande électorale

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines :

• Les professions de foi (dont le format sera précisé par le prestataire),

• Les logos au format JPG (dont le format sera précisé par le prestataire),

jusqu'au vendredi 29 septembre 2023 à 12h00 pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines leurs tracts électoraux, dans les mêmes conditions, jusqu'au lundi 30 octobre 2023 à 12h00.

Les professions de foi seront consultables sur le site de vote en ligne.

Article 9 – Vote électronique exclusif

Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du 16 août 2023, relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de la SAS LES FERMIERS OCCITANS.

Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de la SAS LES FERMIERS OCCITANS procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société MAILEVA, filiale de la société DOCAPOSTE.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Il s’agit de l’adresse suivante : https://lfo.voxintime.com

Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

Il est rappelé que Chaque électeur doit voter personnellement et non par l'intermédiaire d'un tiers (Cass. soc., 3 juill. 1984, n° 83-61.173). Le vote par procuration est interdit. Egalement, la mise en place du vote électronique ne saurait permettre à des salariés de donner leur code personnel à un autre salarié pour qu'il vote à leur place. L'exercice personnel du vote constitue un principe général du droit électoral auquel il ne peut être dérogé (Cass. soc., 3 octobre 2018, n° 17-29.022).

Article 10 – Bureau de vote

Un bureau de vote unique est mis en place pour l’ensemble des élections du CSE de la SAS LES FERMIERS OCCITANS. Il est établi pour les deux tours.

Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs désignés par la direction et les organisations syndicales parmi les électeurs volontaires.

L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions.

Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

Le bureau de vote est effectivement constitué avant la date du scellement des urnes lors du 1^re tour soit le vendredi 29 septembre 2023 à 18h00.

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au siège social de la SAS LES FERMIERS OCCITANS, sis 1873 rue François JACOB, 81 290 LABRUGUIERE.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

En outre, un délégué de liste peut être désigné par chaque liste de candidats pour contrôler avec le bureau de vote le déroulement des opérations électorales, ce délégué est désigné par les listes présentées par les organisations syndicales ou sans étiquette syndicales.

Article 11 – Matériel de vote

Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par courrier à son domicile.

Le matériel envoyé contient l’adresse du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.

Les moyens d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.

Article 12- Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin, ce numéro est accessible du lundi 9h00 au vendredi 18h00.

La cellule assistance est également joignable par courriel.

Des permanences seront mises en place sur les deux sites afin de permettre aux électeurs ne possédant pas de postes informatiques de procéder au vote ou d’être assistés afin de réaliser leurs votes.

En outre, des postes informatiques en libre-service dans un bureau réservé à cet effet seront mis à disposition et permettront à tout électeur de voter sur internet pendant la durée des opérations de vote.

Chaque salarié présent, sera autorisé à se déplacer sur le temps de travail afin de venir voter.

Les ordinateurs mis à disposition garantiront l’anonymat et la confidentialité de chaque vote.

Dès l’annonce des élections, chaque salarié électeur aura la possibilité de signaler à la Direction des Ressources Humaines ses difficultés pour voter.

En fonction du nombre de demandes, la Direction des Ressources Humaines pourra organiser des permanences au sein des établissements de la SAS LES FERMIERS OCCITANS.

Article 13 – Dates et horaires des votes par Internet

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

• Du lundi 16 octobre 2023 à 9h00 au vendredi 20 octobre 2023 à 14h00.

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

• Du lundi 6 novembre 2023 à 9h 00 au vendredi 10 novembre 2023 à 14h00.

Les heures de vote seront affichées dans les différents sites et seront communiqués aux électeurs par tous moyens (courriels notamment).

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Les parties soulignent qu’aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

Article 14 – Déroulement du vote électronique par internet

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote communiqué auprès de l’électeur.

Le déroulement est le suivant :

• L’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,

• Après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• Les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.

• L’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

• Le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• L’électeur peut :

• Choisir une liste complète,

• Raturer des candidats,

• Voter blanc

• Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• L’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie sa date de naissance,

• Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.

• À tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

Article 15- Dépouillement

Sont invités à participer aux opérations de dépouillement :

• Les candidats aux élections des représentants du personnel;

• Les Membres du bureau de vote ;

• Les délégués de liste ;

• Les représentants des organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent accord ;

• La Direction des Ressources Humaines;

• Un ou plusieurs représentant(s) du prestataire.

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le processus de dépouillement est le suivant :

• Clôture du site internet de vote,

• Déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

• Calcul automatique des résultats, de la représentativité (1^er tour) et attribution des sièges,

• Téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

• Impression et signature des listes d’émargement, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité, des procès-verbaux,

Le dépouillement des élections des Représentants du personnel au Comité Social et Economique aura lieu pour le 1er tour le vendredi 20 octobre 2023 à partir de 14h00. Dans l’éventualité d’un 2nd tour il se tiendra le vendredi 10 novembre 2023 à partir de 14h00.

Article 16– Proclamation des résultats

Après signature des procès-verbaux, les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

Ensuite, les résultats définitifs des élections seront affichés par la direction sur les panneaux réservés à la Direction le jour de la proclamation.

Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n'a pas été atteint.

Article 17 – Procès-Verbaux

Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 4 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.

Chaque liste ayant présentée des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande.

Dès après la proclamation des résultats, ceux-ci sont affichés sur les panneaux prévus à cet effet.

Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles.

Article 18 – Calendrier récapitulatif des opérations électorales

Le calendrier du premier tour des élections professionnelles est établi comme suit :

• Affichage des listes électorales : le vendredi 15 septembre 2023 ;

• Date butoir pour la constitution du bureau de vote : vendredi 29 septembre 2023 à 18h00 ;

• Date limite des dépôts des listes de candidats pour le premier tour et de remise à la direction des ressources humaines des professions de foi : le vendredi 29 septembre 2023 à 12h00 ;

• Affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise : le vendredi 29 septembre 2023 à partir de 14h00;

• Date du premier tour de scrutin pour l'élection des représentants du personnel au CSE : le vendredi 20 octobre 2023 ;

• Ouverture du vote électronique par internet pour le premier tour du lundi 16 octobre 2023 à 9h00 jusqu’au vendredi 20 octobre 2023 à 14h00 ;

• Affichage des résultats du premier tour vendredi 20 octobre 2023 après midi, et, si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le second tour, vendredi 20 octobre 2023 après midi.

Le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit :

• Date limite des dépôts des listes de candidats et des professions de foi pour le second tour : le lundi 30 octobre 2023 à 12h00 ;

• Affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise : le lundi 30 octobre 2023 au après-midi ;

• Date du second tour de scrutin pour l'élection des représentants du personnel au CSE: le vendredi 10 novembre 2023 ;

• Ouverture du vote électronique par internet pour le second tour du lundi 6 novembre 2023 à 9h00 jusqu’au vendredi 10 novembre 2023 à 14h00 ;

• Affichage des résultats définitifs des élections professionnelles sur les panneaux de l'entreprise : vendredi 10 novembre 2023 après-midi.

Article 19 –Dispositions générales et finales

Article 19.1 – durée de l’accord et date d’effet

Le présent protocole d'accord est conclu pour une durée déterminée, pour le cycle électoral qui débute par les élections des représentants du personnel au CSE de la SAS LES FERMIERS OCCITANS se déroulant au cours des mois d’octobre et novembre de l'année 2023. Etant précisé que sauf en ce qui concerne le nombre de sièges à pourvoir et le calendrier des élections il n'y a pas lieu, en principe, de renégocier un protocole d'accord pré-électoral en cas d'élections partielles.

Il prendra effet à compter du lendemain du dépôt auprès de l’autorité administrative conformément aux dispositions de l’article L 2261-1 du Code du travail.

Article 19.2 - Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales signataire et/ou disposant d'une section syndicale dans l'entreprise.

Article 19.3 - Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• Sur la plateforme de télé procédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail ;

• Et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Castres.

Article 19.4 - Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès du service Ressources Humaines.

Le présent accord est établi en 4 exemplaires originaux :

• un exemplaire remis à la Direction,

• un exemplaire remis à chaque syndicat signataire,

• un exemplaire signé, qui sera déposé auprès du greffe du conseil de prud’hommes de Castres.

Fait à LABRUGUIERE,

Le 8 septembre 2023,

Les délégués syndicaux : Pour la SAS LES FERMIERS OCCITANS

,

Syndicat CFDT DRH Adjoint - Groupe

Syndicat FO

Annexe : Cahier des charges de la solution de vote VOXALY (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès et un

mot de passe uniques.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Le mot de passe est également généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

2. L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement

séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

3. La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

2. Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger

le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole

HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées

en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

3. Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du

dépouillement final».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, VOXALY met à disposition des comptes ECOLE (identifiants et mots de passe attribués à des fins de test).

5. Authentification

Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant unique, un code d’accès

unique et un mot de passe.

Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu.

Le mot de passe est généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots

de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes

de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote

ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.

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