Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF A l'ACCES DES ORGANISATIONS SYNDICALES ET DES MEMBRES DU CSE AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D'INFORMATION ET DE COMMUNICATION" chez CAISSE PRIMAIRE ASSUR MALADIE (Siège)

Protocole d'accord relatif

à l’accès des organisations syndicales et des membres du CSE

aux nouvelles technologies d’information et de communication.

Entre

(La Caisse primaire d’Assurance Maladie xxx,

représentée par sa Directrice xxx,

d’une part,

et les Organisations syndicales représentatives existantes au sein de la CPAM :

xxx, Délégué Syndical CGT

xxx, Délégué Syndical FO

d’autre part,

il a été conclu le présent accord :

Préambule

Cette négociation s’inscrit dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative à la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social et de l’article L.2142-6 du Code du Travail, selon lequel les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l’entreprise peuvent être définies par accord collectif.

Au plan conventionnel, elle s’appuie sur l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, qui reconnait l’intérêt des nouvelles technologies pour le développement du dialogue social.

Le protocole d’accord du 30 septembre 2010 relatif à l’accès des instances représentatives du personnel aux nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC) à la Caisse Primaire xxx, qui s’appliquait notamment aux anciennes instances représentatives du personnel (CE, DP, CHSCT), est caduc depuis les élections professionnelles du 21 mai 2019.

Les parties signataires du présent protocole ont ainsi souhaité définir un nouveau cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales, représentatives ou non, ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

Elles ont souhaité l’étendre aux membres du CSE, le Protocole d’Accord local relatif au dialogue social et à la mise en place et au fonctionnement du CSE, signé le 16 août 2019, n’évoquant pas l’accès aux nouvelles technologies d’information et de communication.

Enfin, les négociateurs du présent protocole souhaitent prendre en compte la mise à disposition pour les collaborateurs des organismes, d’une plateforme d’échanges professionnels dénommée LIAM, mise en place par la CNAM.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte informatique de l’Assurance Maladie, par le Règlement Intérieur de l’organisme, et par la Charte Liam et ses Conditions Générales d’utilisation.

Champ d’application de l’accord

Cet accord s’applique :

-aux Délégués Syndicaux,

-aux Représentants Syndicaux au CSE,

-aux Représentants de Section Syndicale,

-aux salariés titulaires d’un mandat syndical au niveau national, régional ou départemental,

-aux membres élus du CSE.

Chapitre 1 – L’utilisation d’Intranet et Internet

Article 1 : L’accès à Intranet et à Internet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, ainsi que le CSE, dispose d’un accès à l’Intranet de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie, à partir des micro-ordinateurs mis à sa disposition dans le local qui lui est affecté.

Les représentants du personnel auront également accès à Internet, dans le seul cadre de l’exercice de leur activité syndicale et/ou représentative.

Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

Article 2 : La mise à disposition de rubriques dédiées sur l’Intranet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé comme base d’archivage de leurs publications.

Les membres élus du CSE disposeront sur l’Intranet d’une rubrique dédiée au CSE pour archiver et consulter leurs publications.

Article 3. La liberté d’accès à l’information syndicale.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales

Chapitre 2 : Accès à la plate-forme collaborative de l’Assurance Maladie « Liam »

Le réseau social de la branche maladie, Liam, offre la possibilité à l’ensemble des salariés de la Cpam xxx d’échanger avec leurs collègues, de travailler en réseau ou encore de partager de bonnes pratiques.

Article 4 : L’accès à Liam par les organisations syndicales et par les membres du CSE

Les organisations syndicales et les membres du CSE ont accès à Liam à partir des ordinateurs mis à disposition par l’organisme.

Cet accès doit se faire dans le respect des dispositions légales et conventionnelles, relatives au droit syndical et aux représentants du personnel.

Article 5 : l’ouverture de groupes sur Liam

Le réseau social Liam repose sur la création de groupes de discussion ou de travail.

Article 5.1 : la création de groupes sur Liam

Article 5.1.1 : la création de groupes syndicaux sur Liam

Conscientes que le réseau social est un nouveau lieu d’échanges susceptibles d’ouvrir des opportunités aux organisations syndicales et d’enrichir le dialogue social, les parties conviennent que la création de groupes sur le réseau social Liam par les organisations syndicales au titre de leur activité syndicale locale est autorisée sous réserve du respect des règles suivantes :

Les groupes publics sont interdits. Les organisations syndicales peuvent créer des groupes « modérés ».

Ces groupes sont gérés par au maximum deux administrateurs par groupe, librement choisi(s) par chaque organisation syndicale, parmi les salariés de la Cpam xxx.

Le nom du ou des administrateur(s) est communiqué par le fondateur du groupe (le Délégué Syndical) à la Direction pour information.

Ce ou ces administrateur(s) peu(ven)t être remplacé(s) par le fondateur du groupe. La Direction en sera informée.

Un groupe modéré est visible dans l’annuaire des groupes sur Liam, mais le contenu des échanges n’est visible que par ses membres.

Afin de devenir membre de ce groupe, les salariés doivent s’inscrire sur demande présentée auprès de l’administrateur.

Les salariés sont libres de s’inscrire ou non au sein d’un groupe d’une organisation syndicale. Les salariés rejoignent librement un groupe dans le cadre d’une initiative personnelle et individuelle. La liste des membres du groupe est visible par ses membres.

Le nom du groupe syndical doit impérativement faire référence à la dénomination de l’organisation syndicale concernée et à son périmètre d’exercice, à savoir la Cpam xxx.

Un avatar est créé dans Liam pour chaque groupe syndical par le Service Communication, et rattaché à une liste de diffusion créée par le Service Informatique. Cette liste renvoie aux boîtes aux lettres électroniques individuelles syndicales.

Article 5.1.2 : la création d’un groupe CSE sur Liam

Conscientes que le réseau social est un nouveau lieu d’échanges susceptibles d’ouvrir des opportunités aux membres du CSE, les parties conviennent que la création d’un groupe sur le réseau social Liam par les membres du CSE est autorisée sous réserve du respect des règles suivantes :

Les membres du CSE peuvent créer un groupe « public », afin de publier les actualités liées à leurs oeuvres sociales et culturelles.

Ce groupe est géré par au maximum quatre administrateurs, librement choisi(s) par le fondateur du groupe du CSE.

Le nom du ou des administrateur(s) est communiqué par le fondateur du groupe à la Direction pour information.

Ce ou ces administrateur(s) peu(ven)t être remplacé(s) par le fondateur du groupe. La Direction en sera informée.

Un groupe public est visible dans l’annuaire des groupes sur Liam, et le contenu des échanges est visible par tous les salariés.

Le nom du groupe du CSE doit impérativement faire référence à la dénomination du CSE et à son périmètre d’exercice, à savoir la Cpam des Côtes d’Armor.

Un avatar est créé dans Liam pour le CSE, par le Service Communication, et rattaché à une liste de diffusion créée par le Service Informatique. Cette liste renvoie aux boîtes aux lettres électroniques individuelles spécifiques des membres du CSE.

Article 5.2 : Le contenu des groupes syndicaux ou du groupe du CSE sur Liam

Le contenu des échanges réalisés au sein des groupes syndicaux ou du groupe CSE est laissé à la libre appréciation des organisations syndicales et des membres du CSE, sous réserve qu'il présente un caractère exclusivement syndical ou entre dans le champ de compétences du CSE, et qu'il ne divulgue pas d'informations confidentielles, ce qui constituerait une violation du secret professionnel.

Les organisations syndicales peuvent communiquer les thèmes de la Négociation Annuelle Obligatoire, dès que ceux-ci ont été arrêtés entre la Direction et les Délégués Syndicaux participant à la négociation.

A contrario, les documents transmis par la Direction aux membres des Instances Représentatives du Personnel et signalés comme confidentiels, ne peuvent faire l’objet d’une mise en ligne et d’une diffusion.

La nature de l’information communiquée doit respecter les règles relatives au droit de la presse et au respect de la vie privée.

A ce titre, le contenu des échanges au sein des groupes ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation ni propos violent, sexiste, xénophobe, raciste, discriminant, contraire aux bonnes mœurs ou susceptibles de porter atteinte au respect de la personne humaine et de sa dignité, ainsi qu’à la protection des mineurs, conformément aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur. Il doit assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

En cas de propos non conforme aux lignes de conduite du réseau social Liam, le ou les administrateur(s) du groupe est/sont tenu(s) :

-d’en informer l’émetteur par un message privé ou par email, et de lui demander de retirer son commentaire inapproprié.

-de modifier l’audience de l’article sur lequel le commentaire a été posté.

En cas d’impossibilité d’agir rapidement pour le ou les administrateur(s) du groupe ayant pris connaissance du propos inapproprié, ils pourront exceptionnellement solliciter le Service Communication, qui pourra procéder à la modification de l’audience de l’article en tant qu’animateur de la communauté CPAM xxx.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale ou du CSE qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

Les publications du groupe syndical sur Liam sont communiquées au préalable et pour information à la Direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.

Les organisations syndicales et les membres du CSE sont soumis, comme l’ensemble des utilisateurs du réseau social Liam, aux règles de bonnes pratiques décrites dans la Charte Liam et les Conditions Générales d’Utilisation, et s’engagent à la respecter.

Article 5.3 : L’accompagnement en termes de sensibilisation à l’utilisation de Liam :

Les Délégués Syndicaux, Représentants de Section syndicale, Secrétaires Syndicaux et Secrétaire du CSE se verront proposer une sensibilisation à l’utilisation de Liam, réalisée en lien avec le Service Communication.

Cette sensibilisation sera assimilée à du temps de travail effectif et ne sera pas décomptée des crédits d’heures alloués au titre des mandats.

Chapitre 3 : L’utilisation de la Messagerie

Article 6.1  Boîtes aux lettres syndicales et sociales

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du Délégué Syndical ou de Représentant de la Section Syndicale de l’organisme. Sur son autorisation, elle peut être déléguée à un salarié non titulaire de mandat, en en ayant préalablement informé la Direction.

Ces BAL sont accessibles à partir de la carte agent nominative, sur le poste professionnel et sur les postes dédiés aux activités syndicales ou sociales.

Article 6.2  Boîtes aux lettres individuelles

Chaque représentant, pour chaque mandat, dispose d’une boîte aux lettres générique composée comme suit :

Nom de l’instance_nomagent@assurance-maladie.fr

Cette boîte aux lettres devra être utilisée pour tous les échanges à caractère syndical ou social.

Article 6.3. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales.

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel, à destination de la Direction, et des autres syndicats.

Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition qu’il s’agisse de réponses individuelles à leurs sollicitations.

Le temps consacré par les salariés aux échanges de mails avec les organisations syndicales, pour motif individuel, doit être limité et ne pas porter atteinte à leur activité professionnelle et au bon fonctionnement du service.

La boîte syndicale ne peut pas être utilisée pour l’envoi de messages collectifs à l’ensemble du personnel ou à un groupe de salariés.

Est également exclue une diffusion collective de messages, qui serait démultipliée par le biais du receveur d’information (principe de « chaîne »).

Tout salarié destinataire d’un message électronique émanant d’une organisation syndicale, doit pouvoir s’opposer à sa réception. Cette possibilité est précisée dans le mail qui lui est adressé.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

Chapitre 4 : Les nouveaux modes de communication

Article 7 : les réunions syndicales en visio-conférence

De nouveaux outils de communication à distance sont désormais disponibles (de type « Zoom », «Skype », …).

Ces outils ne pourront être utilisés par les organisations syndicales pour organiser des réunions d’information de groupes de salariés, ou pour des réunions visant à recueillir l’avis de salariés sur un sujet d’application collective, que sous réserve de l’accord préalable donné explicitement par la Direction.

Un délai de prévenance d’une semaine devra être respecté, entre la demande adressée par le Délégué Syndical ou le Secrétaire Syndical à la Direction, et la date prévue pour la réunion.

La Direction disposera d’un délai de 3 jours pour apporter une réponse.

Pour les salariés organisateurs disposant d’un mandat syndical, la réunion et son organisation préalable devra avoir lieu soit sur le temps dont les salariés bénéficient au titre de leur mandat syndical, soit en-dehors de leur temps de travail.

La Direction informera en amont les managers de l’organisation de cette réunion.

L’organisme fonctionnant en horaires variables, ces réunions seront organisées sur n’importe quelle plage mobile, y compris la plage mobile dédiée au déjeuner, en dehors du temps de travail des salariés.

L’utilisation du matériel informatique professionnel devra se faire dans le respect des règles établies par la Charte Informatique de l’Assurance Maladie et par le Règlement Intérieur.

Chapitre 5 – Le cadre technique d’utilisation des outils mis à disposition

Article 8 : Le matériel mis à disposition

La Cpam xxx met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le local qui lui est affecté :

-Au moins deux micro-ordinateur équipés des mêmes systèmes d’exploitation, accès internet et intranet et outil bureautique que le reste des salariés de la CPAM

-Un écran

-Un pack office bureautique

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

Sont autorisés les raccordements de périphériques (type imprimante, enceinte, disque dur…), sous la même réserve de compatibilité avec les normes de sécurité en place dans l’organisme.

Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont pris en charge par l’employeur, dans la limite d’un usage raisonnable et nécessaire à l’activité syndicale.

Le service Communication prend en charge, si nécessaire, la formation aux outils des personnes nommément désignées par les représentants syndicaux pour la mise en ligne des informations dans l’espace syndical.

A l’issue de chaque élection professionnelle, ou si un changement intervient dans la liste des membres des salariés titulaires de mandats syndicaux, le Secrétariat de Direction transmet les éléments de mise à jour au Service Informatique.

De même, chaque Délégué Syndical s’assure de la validité des habilitations qu’il a demandées pour la mise à jour de l’espace syndical de l’Intranet, et au besoin en demande la modification auprès du Service informatique.

En période de télétravail exceptionnel lié à une crise ou à une situation de Plan de Continuité d’Activité, les membres des organisations syndicales et personnels titulaires d’un mandat ont la possibilité d’utiliser le matériel informatique professionnel mis en place à leur domicile pour l’exercice de leurs missions.

Le temps consacré aux missions syndicales ou sociales pendant la période de télétravail devra être imputé sur les crédits d’heures dont les représentants du personnel disposent.

Lors de la restitution du matériel (départ, changement de poste, …), le salarié membre d’une organisation syndicale, ou membre du CSE, ayant utilisé ce matériel pour sa mission syndicale ou sociale, devra supprimer les fichiers et messages liés à cette mission.

La Direction s’engage néanmoins à ne pas consulter ces fichiers et messages, et à les supprimer s’ils ne l’ont pas été par le salarié.

Les Organisations Syndicales peuvent solliciter la réservation d’une salle de réunion de l’Organisme pour organiser leur réunion physique.

Article 9 : Les règles de maintenance

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices, qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et à leur conservation. 

En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

L’entretien courant du matériel est assuré dans les meilleurs délais par le Service Informatique.

Article 10 : les règles de bonne utilisation

Les organisations syndicales ainsi que les membres du CSE seront soumis comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information.

Ainsi, les salariés titulaires d’un mandat syndical, et les membres du CSE, utiliseront les technologies mises à leur disposition dans le respect de leurs obligations légales, les flux étant sécurisés par un serveur proxy.

La traçabilité des connexions est inhérente à l’utilisation des outils informatiques internes à l’entreprise.

Le contenu du ou des micro-ordinateurs mis à disposition des organisations syndicales et de la messagerie générique individuelle du représentant du personnel relève du secret syndical.

L’employeur ne peut y accéder, sauf cas exceptionnels prévus par la loi.

L’organisation syndicale et/ou le collaborateur concerné sera préalablement informé de cette nécessité d’accès par un représentant de la Direction.

L’intervention pourra se faire en présence d’un autre représentant du personnel, sur demande de l’organisation syndicale.

Chapitre 6 : Les règles applicables en cas de non-respect du présent protocole

Article 11 : Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée ou au secrétaire du CSE, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Selon la réponse de l’organisation syndicale ou du secrétaire du CSE, la Direction décidera de la suite à donner.

Un manquement grave aux dispositions du présent accord pourra donner lieu à une suspension temporaire de l’accès à la messagerie interne de l’entreprise, pour le représentant du personnel auteur de l’infraction au protocole, ou pour l’organisation syndicale si plusieurs représentants sont concernés.

Une réunion de concertation entre tous les signataires de l’accord pourra être organisée pour régler le différend.

Article 12 : Dispositions finales

12-1 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

L'accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

12.2 : La publicité et le dépôt de l'accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme et aux instances représentatives du personnel.

Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel par voie d’affichage sur les panneaux prévus à cet effet, et sur Intranet.

Cet accord local sera également transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7 3° du Code de la Sécurité Sociale.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS et du Greffe du Conseil des Prud’hommes.

12.3 : Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Il pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant le respect d’un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord devra notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la période de préavis pour engager une nouvelle négociation. Cette négociation pourra donner lieu à un accord, y compris avant l'expiration du délai de préavis.

L'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis.

________________________________________

Fait à xxx, le_____________en 4 exemplaires (originaux remis aux signataires)

La Directrice,

xxx

Les Organisations Syndicales représentatives,

xxx xxx

CGT FO