Accord d'entreprise "Protocole d’accord relatif à l’accès aux Nouvelles Technologies d’Information et de Communication par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel, et leurs modalités d’utilisation" chez CAF 39 - CAISSE ALLOCATIONS FAMILIALES DU JURA (Siège)

Entre les soussignées :

La Caisse d'Allocations Familiales du Jura
Représentée par XXXXXXXXXXXXXX, Directeur, d'une part,

et les Organisations Syndicales :

• CFDT, représentée par XXXXXXXXXXXXXX, d'autre part,

Il a été conclu le présent accord :

Préambule

Dans le cadre des dispositions de l’article L 2142-6 du code du travail et de l'article 11 du protocole d'accord du 1^er février 2008 sur l'exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d'accès et d'utilisation des nouvelles technologies d'information et de communication aux organisations disposant d’une section syndicale au sein de l'organisme ainsi qu’aux Instances Représentatives du Personnel (IRP).

L'accès à ces outils poursuit l'objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale et s'inscrit également dans une politique globale de développement durable menée par l'organisme visant notamment à réduire la consommation de papier.

Les parties signataires du présent accord actent que l'utilisation de ces ressources mises à disposition s'inscrit dans le respect des dispositions applicables à l'organisme et dans le cadre des contraintes de l'architecture technique du réseau et des obligations de sécurité de ce dernier.

Article L2142-6 du Code du travail : L'utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire l'ensemble des conditions suivantes :

1° Etre compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise ;

2° Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise ;

3° Préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message.

Ainsi, l'accès et l'utilisation de ces ressources et outils par lesdites organisations syndicales et instances doivent respecter les règles relevant de la politique de sécurité du système d'information fixée par la Cnaf, via la charte nationale de sécurité du système d'information et sa déclinaison à la Caf du Jura.

L'accès à l'information électronique ne se substitue pas aux canaux existants ; la diffusion de tracts, tout comme l'affichage demeurent en vigueur dans les conditions légales de leur exercice.

Dispositions communes aux organisations syndicales et aux IRP :

Article 1 - L'accès à Intranet et à Internet

Les organisations syndicales dans l'organisme disposent d'un accès Intranet et Internet à partir d’ordinateurs mis à leur disposition dans le local syndical, ainsi que d’un espace dédié sur l'Intranet de l'organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications et informations de nature syndicale.

L’Instance Représentative du Personnel dispose également d’accès intranet et internet.

Ces espaces sont accessibles à l’ensemble des salariés à partir de la page d’accueil de l’espace local du portail intranet institutionnel. Lors du déploiement de la solution Office 365 un accès équivalent sera donné.

Pour des raisons de sécurité, la création de liens internet à l’extérieur de l’espace dédié est interdite.

Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum quatre salariés de l'organisme, autorisés à opérer la mise à jour du site. Le nom des personnes habilitées sera communiqué au responsable en charge du site intranet pour l’organisme.

Le CSE désignera ses représentants chargés d’opérer la mise à disposition des informations et communications.

Article 2 – La liberté d'accès à l'information syndicale

Chaque salarié de l’organisme dispose librement d'une faculté d'accès à l'information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l'organisme à partir de son poste de travail sous réserve de ne pas entraver l’accomplissement des missions confiées et le bon fonctionnement de l’entreprise.

Dans le cadre des dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, la Caisse d’Allocations Familiales du Jura s'engage à ne pas rechercher l'identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.

Les organisations syndicales et Instances Représentatives du Personnel s'engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu'à des usages internes aux organismes de sécurité sociale, et ce afin de respecter les règles relatives au secret professionnel.

Article 3 – Messagerie

Chaque organisation syndicale et chaque instance représentative du personnel dispose d’une adresse électronique spécifique, identifiée par le sigle de l’organisation syndicale ou de l’instance concernée.

Une boîte aux lettres fonctionnelle (Balf), ou son équivalent sous Office 365, distincte de celles réservées à un usage professionnel est créée au nom de chaque organisation syndicale et de chaque IRP d'une capacité minimum de 400Mo.

La gestion de cette adresse électronique et de son quota d'utilisation, est placée sous la responsabilité du délégué syndical lorsqu’il a été désigné, du représentant de la section syndicale lorsqu’il a été désigné, ou de tout autre représentant de l’organisation syndicale désigné à cet effet, et du secrétaire du CSE. Ils sont notamment chargés de l'archivage, de la suppression des messages obsolètes et de la suppression des pièces jointes.

Les organisations syndicales et les instances peuvent utiliser la messagerie pour l'envoi de messages à caractère individuel ou collectif, à destination de la direction, des salariés, des autres organisations syndicales et des IRP.

L’indication du caractère syndical du message ou l’identification d’une information par les IRP doit être systématiquement mentionnée en objet du message afin d’informer clairement les employés de l’origine et de la nature du message.

Aucun message ne doit être envoyé sur des boîtes à lettre collectives (de type boites à lettre fonctionnelles ou équivalent) hors celle de la Direction, des organisations syndicales et des instances du personnel.

Les adresses des messageries électroniques des salariés ne peuvent être cédées ou utilisées pour d’autres finalités que la communication syndicale.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est de 10 Mo et de façon générale, doit être conforme à la charte informatique de l'organisme.

La messagerie électronique ne devant pas entraver l'accomplissement du travail, les organisations syndicales et les instances s'engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

Les consignes d'usage pour les envois en nombre à tout le personnel, sont à respecter :

• pas de pièces jointes : les documents sont mis en ligne sous l’intranet consultable par tous les salariés et non envoyés via la messagerie

• l’envoi de fichiers audio, vidéo et de photos est prohibé afin d’éviter une saturation des boîtes à lettre des personnels et du réseau.

• Sécurisation des envois par chiffrement, en application de la politique de Sécurité SI développée à la Caf du Jura

Article 4 – La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l'employeur que sur l'organisation syndicale.

L'organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Les parties signataires conviennent de bannir les communications qui :

• ont un caractère injurieux incompatible avec le bon fonctionnement de la messagerie.

• constitueraient un appel à la haine, à discrimination, une entrave aux bonnes mœurs ou qui auraient pour objet la diffusion d’opinions politiques ou religieuses.

En tout état de cause, les communications ne pourront citer nominativement les salariés de la caf.

Article 5 – Les répertoires partagés

L’employeur met à disposition de chaque organisation syndicale et instance, un répertoire partagé destiné à la gestion des fichiers en lien avec leurs activités.

Chaque organisation syndicale et instance doit désigner les personnes habilitées à accéder à ce répertoire.

Article 6 – Le matériel mis à disposition

La Caisse d’Allocations Familiales du Jura met à la disposition des instances de l'organisme, dans le local qui leur est affecté :

1 téléphone

2 équipements informatiques (UC+écran)

1 imprimante

Pack bureautique Libre Office et microsoft office
Accès à Intranet (PII)
Accès à Internet par l’accès professionnel individuel

L’opportunité de l’ouverture d’un compte sécurisé d'accès à Internet pour les instances locales, par une ligne supplémentaire dédiée, sera étudiée en fonction de la configuration des locaux, des limites techniques, des modalités d’utilisation de l’accès internet et des possibilités de communication internes.

La Caisse d’Allocations Familiales du Jura met à la disposition des organisations syndicales, dans le local qui leur est affecté :

1 écran et ordinateur aux normes de l'organisme
1 imprimante

1 téléphone
Pack bureautique Libre Office et microsoft office
Accès à Intranet (PII)
Accès à Internet par l’accès professionnel individuel

Un compte sécurisé d'accès à Internet pour les organisations syndicales locales, par une ligne supplémentaire dédiée, sera étudié en fonction de la configuration des locaux, des limites techniques, des modalités d’utilisation de l’accès internet et des possibilités de communication internes.

Les matériels mis à disposition restent la propriété de l'organisme et sont placés sous la responsabilité des organisations syndicales et instances utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leurs conditions d'utilisation et leur conservation.

Le remplacement du matériel se fera au rythme de celui de la Caf du Jura, en fonction des disponibilités.

Les produits consommables des imprimantes (recharges d'encre) sont à la charge de la Caf pour le matériel mis à disposition.

Contraintes spécifiques : Les organisations syndicales et instances s'engagent à utiliser les seuls logiciels fournis par l'organisme. Ils n’ont pas la possibilité d’installer des logiciels sans l’accord de l’employeur. Une autorisation expresse de la direction de l’organisme est requise.

L’utilisation de supports de type USB est autorisée dans le cadre des dispositions générales (examen par le service Informatique pour vérification de l’absence de virus et mise à disposition des fichiers sous répertoire partagé).

Dans le cadre de la politique d’impression de l’organisme, un accès à un copieur centralisé avec code d’édition sera octroyé aux organisations syndicales et instances.

Afin de respecter les engagements en matière de Développement Durable et limiter les dépenses en frais de fonctionnement, un accord exceptionnel pourra être donné pour accéder à un copieur couleur.

Article 7 – Les règles de maintenance

La maintenance et l'accompagnement à l'utilisation du site intranet sont effectués par le service Informatique après accord préalable de la direction.

En cas d'incident ou de dysfonctionnement, les organisations syndicales et instances bénéficieront comme l'ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l'organisme.

Les demandes d’accès aux outils informatiques mis à disposition (internet, intranet, répertoire et messagerie) seront effectuées auprès du responsable du service Ressources avec mise en copie de la Direction.

Article 8 – Développement durable

Dans une démarche de développement durable et compte tenu des nouvelles technologies mises à leur disposition, les organisations syndicales et les instances s'engagent à réduire au maximum leurs informations sur support papier.

Article 9 – Utilisation abusive - Litiges ou désaccords

Les parties conviennent, d'un commun accord, que tous litiges ou désaccords ayant trait à l'appréciation du présent accord, seront communiqués par l'une ou l'autre des parties par courrier, expliquant la nature des difficultés.

En cas de besoin, des réunions de mise au point seront organisées.

Si, à l'issue de ces rencontres, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme, les instances ou l'organisation syndicale peuvent décider de saisir la juridiction compétente.

Le recours en justice n'interviendra qu'en dernier ressort.

En cas de non-respect de l’utilisation des outils de communication informatique, un courrier sera adressé aux instances ou à l’organisation syndicale concernée, précisant la nature exacte du différend. Si après discussion le désaccord persiste, ce courrier est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Dans l’hypothèse où le différend persisterait, à l’issue de la discussion, l’employeur saisira la juridiction compétente. Ce principe s’applique même lorsque les difficultés résultent d’une utilisation du matériel informatique mettant en péril la sécurité informatique.

Dispositions propres aux organisations syndicales représentées dans l’entreprise ayant un DS ou représentant syndical

Article 10 – Le contenu du site intranet syndical

Le contenu des pages de l'intranet est déterminé par les organisations syndicales, dans le respect des dispositions légales (codes du travail, code civil, code pénal et code de la propriété intellectuelle), et en application des règles suivantes :

• liberté de chaque organisation syndicale de fixer le contenu des informations diffusées

• publication d’informations à caractère exclusivement syndical

La nature de l'information communiquée doit s'inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, et assurer le respect de la vie privée et le droit à l'image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l'organisation syndicale qui l'émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l'organisme.

Un espace de 200 MO minimum est alloué aux organisations syndicales sur l’intranet PII ou son équivalent cafcom de l’entreprise.

Les fichiers audio/vidéo sont autorisés sur le site intranet.

Un exemplaire des communications syndicales générales est transmis à l’employeur par la messagerie électronique, simultanément à l’information du personnel.

Article 11 – Les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales de l'organisme s'engagent à respecter la charte informatique de l'organisme et la politique nationale de sécurité du système d’information.

Les messages sont communiqués simultanément à la direction de l'organisme et à tout le personnel sous la forme suivante : "une communication syndicale est disponible sur notre site".

Cette formule sera utilisée systématiquement par l'organisation syndicale concernée via la messagerie pour informer le personnel de la publication d'une communication syndicale sur le site concerné.

Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum quatre salariés de l'organisme, autorisés à opérer la mise à jour du site. Le nom des personnes habilitées sera communiqué au responsable en charge du site intranet pour l’organisme.

La mise à jour du site relève de la responsabilité de l'organisation syndicale.

Article 12 – Messagerie

L’indication du caractère syndical du message doit être systématiquement mentionnée en objet du message afin d’informer clairement les employés de l’origine et de la nature du message.

Chaque message doit rappeler que tout membre du personnel peut manifester son accord ou son opposition à l’envoi de tout message syndical sur sa messagerie personnelle.

Il appartient aux organisations syndicales de gérer la liste des personnes qui ont manifesté leur désaccord sur l’envoi d’information syndicale sur leur messagerie personnelle.

Chaque salarié a la possibilité d’adresser un message à une organisation syndicale. La réponse de l'organisation syndicale ne peut être qu'individuelle, à l'adresse laissée par le salarié.

Article 13 – Commission de suivi de l’accord

Afin de veiller à une bonne application de cet accord il est constitué entre les parties une commission de suivi.

Elle est composée de façon paritaire des signataires de l’accord et du ou de la secrétaire du CSE.

Elle se réuni une fois par an, ou à la demande de l’une des parties signataires.

Elle est destinataire des informations lui permettant le suivi de l’accord.

Elle est compétente pour :

• veiller à sa bonne application pratique

• résoudre les difficultés d’application et de mise en œuvre.

Article 14 – La durée de l'accord

Le présent accord est conclu :

• pour une durée de trois ans, sous réserve de l’agrément ministériel.

• Il pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales.

Conformément aux mesures légales de publicité, cet accord sera transmis :

• aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme,

• aux instances représentatives du Personnel,

• au secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes,

• à l'unité territoriale de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (Dirrecte),

• à la Direction de la Sécurité Sociale, pour agrément, laquelle le transmet à l’UCANSS pour avis du COMEX

Un exemplaire sera tenu à la disposition du personnel. Un avis sera affiché à ce sujet.

Fait à Saint-Claude en deux exemplaires originaux, le 29 novembre 2019

Les organisations syndicales, Le Directeur,

La Déléguée Syndicale CFDT XXXXXXXXXXXXXX

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