Accord d'entreprise "Protocole d’accord relatif au travail à distance" chez CAF 39 - CAISSE ALLOCATIONS FAMILIALES DU JURA (Siège)

Entre les soussignées :

La Caisse d'Allocations Familiales du Jura

Représentée par XXXXXXXXXX, Directeur, d'une part,

et les Organisations Syndicales :

- CFDT, représentée par XXXXXXXXXX, d'autre part,

Il a été conclu le présent accord :

PREAMBULE

Un nouvel accord national a été conclu le 28 novembre 2017 et agréé le 13 décembre 2017.

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieux de travail.

La géographie et le climat du département du Jura justifient pleinement le développement de ces modalités d’organisation.

L’accord permet de maitriser l’impact sur la politique de développement durable de la Caf du Jura, et notamment sur le bilan carbone lié à la réduction des déplacements des salariés.

L’accord sur le travail à distance s’inscrit dans le prolongement des accords en matière de responsabilité sociale et dans le cadre des négociations obligatoires concernant la Qualité de Vie au Travail.

Les partenaires présents au sein de la Caf du Jura réaffirment par cet accord leurs engagements dans ces domaines.

Les signataires de cet accord considèrent que le travail à distance peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail.

Ils ont porté une attention particulière au maintien d’un lien entre les salariés et l’organisme propre à éviter tout phénomène d’isolement, et rappellent que les conditions d’exercice de leur activité professionnelle, par les télétravailleurs, doivent s’inscrire dans le respect du droit à la déconnexion.

Art I. CHAMP D’APPLICATION¹

En application des ordonnances du 22 septembre 2017, les rapports entre accords de branche et accords d’entreprise sont définis selon 3 blocs thématiques. Il résulte de la combinaison de ces dispositions qu’en matière de télétravail, c’est l’accord d’entreprise qui prime sur l’accord de branche même de manière moins favorable.

L’ensemble des dispositions prévues par le protocole d’accord relatif au travail à distance signé entre l’UCANSS et les organisations syndicales le 28 novembre 2017 et agréé le 13 décembre 2017, constitue un cadre de référence ayant permis d’orienter la négociation locale.

L’article L. 1222-9 du Code du travail désigne sous le terme de télétravail toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

L’accord local vise plus spécifiquement les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail soit à son domicile, soit dans d’autres locaux de l’employeur que son lieu de travail habituel, soit dans les locaux d’un autre organisme du Régime général, sans que la nature de son activité l’y contraigne.

Art II. MODALITES D’APPLICATION

La demande du salarié

C’est le salarié qui formule une demande de télétravail en utilisant les supports mis à disposition par l’employeur.

La réponse de l’employeur

1) Réponse négative

En cas de refus de l’employeur, la réponse de l’employeur doit être notifiée au salarié dans un délai de 45 jours.

Par ailleurs, cette réponse doit être motivée.

Lorsque la demande de télétravail émise par le salarié fait l’objet d’un refus, le salarié peut demander un réexamen de sa situation. Cette demande se fait de manière écrite et argumentée dans un délai de 30 jours suivant la notification de la décision de refus de l’employeur.

La direction de l’organisme est tenue de répondre à cette demande de réexamen par écrit et de façon motivée dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception de l’écrit du salarié.

2) Réponse positive

L’employeur est tenu de répondre dans le même délai qu’en cas de réponse négative, c'est-à-dire dans les 45 jours qui suivent la demande du salarié.

Art III. CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE²

3.1 respect des conditions juridiques de déploiement :

Le télétravail est fondé sur le principe du double volontariat, celui du salarié et celui de l’employeur.

Il peut être mis en place sur demande rédigée par le salarié, autour du 15 février de chaque année (date adaptable en fonction d’un calendrier annuel transmis par note de service).

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe un avenant à son contrat de travail établi en double exemplaire, pour la période du 1^er mai de l’année N au 30 avril de l’année N+1.

Cette demande est reconductible annuellement.

3.2 conditions de lieux d’exercice :

Le télétravail peut s’exercer non seulement à domicile et dans d’autres locaux de l’employeur, mais aussi dans les locaux d’un autre organisme du Régime général de Sécurité sociale.

A ce titre, un accord préalable doit être établi entre les deux organismes concernés, ce que la CAF du Jura étudiera en lien avec les organismes proches géographiquement.

De la même façon la Caf du Jura est susceptible d’accueillir dans ses locaux des télétravailleurs d’un autre organisme de Sécurité Sociale après avoir signé un accord préalable.

3.3 conditions de nature d’exercice :

L’ensemble des salariés peut être éligible au télétravail pendulaire, excepté les salariés exerçant des activités itinérantes par nature : les salariés itinérants n’exerçant pas, par définition, leur mission dans les locaux de l’employeur, ils ne peuvent être placés en situation de télétravail. Tel est le cas par exemple des salariés chargés d’une fonction de contrôle hors des locaux de l’organisme durant les périodes d’itinérances.

Il est par ailleurs convenu que certaines activités nécessitent par nature une présence physique dans l’organisme ou chez des partenaires (comme par exemple l’accueil des allocataires, formations et réunions collectives, interventions techniques dans les locaux, participations à des commissions…). Les salariés exerçant ces activités ne peuvent être placés en situation de télétravail durant ces périodes d’activité.

L’astreinte correspondant à une période de repos, le salarié ne peut être considéré en situation de travail effectif. Les salariés concernés ne peuvent donc pas se trouver en situation de télétravail.

3.4 conditions de durée hebdomadaire :

Dans tous les cas, le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins deux jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.

La notion de « présence dans l’unité de travail » s’entend comme étant une présence physique réelle. Lors de l’évaluation avant accord, une attention particulière devra être portée aux périodes passées en dehors de l’unité de travail (itinérance, formations extérieures, déplacements, absences…).

En conséquence, n’ont accès au télétravail que les agents travaillant au moins 3 jours par semaine.

Formule de base : tout agent remplissant les conditions de nature d’exercice prévues à l’art. 3.3 peut demander à télétravailler un jour par semaine.

Formule complémentaire : la formule de base peut être complétée au maximum de 2 jours par semaine en fonction de l’organisation des services et des métiers.

3.5 conditions de faisabilité techniques et organisationnelles :

Toute demande de télétravail sera examinée par l’employeur au vu des conditions de faisabilité tant techniques, qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome.

L’organisation individuelle en télétravail, même en cas d’avis favorable de l’employeur, ne sera appliquée qu’à partir du moment où les conditions techniques et de sécurité prévues à l’article 6 du présent accord sont réunies et les justificatifs fournis à l’employeur. Si ces mêmes conditions venaient à ne plus être remplies en cours de période, le télétravail est immédiatement suspendu.

Le télétravail ne doit pas avoir d’incidence sur la charge de travail du salarié, son évolution professionnelle ou encore l’accès à la formation professionnelle.

La charge de travail est fixée et évaluée selon des modalités équivalentes à celles des salariés en situation comparable travaillant sur le lieu de leur résidence administrative.

Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation du salarié.

Il est porté une attention particulière au maintien du lien entre le salarié et l’organisme pour éviter tout phénomène d’isolement.

Pour les mêmes raisons et afin de garantir l’information, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.

La suspension provisoire ou l’aménagement temporaire du télétravail sera traité de la manière suivante :

En cas de nécessité de service (réunions, missions, formations notamment) le salarié peut être amené à travailler à la demande de l’employeur dans les locaux de l’organisme (ou sur son lieu habituel de travail). Cette disposition se traduit à la Caf du Jura de la manière suivante : à titre exceptionnel, la Direction, à l’initiative du management, se réserve la possibilité de suspendre temporairement le télétravail pour une durée déterminée ou modifier la répartition des jours télétravaillés, en respectant un délai de prévenance de 48 heures avant l'évènement.

Toute indisponibilité programmée du système d'information sera gérée de la façon décrite au paragraphe ci-dessus ou par la prise d'une journée de congés ou de repos RTT, ceci en accord avec le management.

En cas de panne inopinée des applicatifs nécessaires à l’exercice de l’activité télétravaillée (panne logicielle), de panne matérielle ou d'indisponibilité totale du système d'information, le télétravailleur devra en aviser immédiatement son Responsable et se conformer à ses instructions, à savoir :

• utilisation momentanée des outils documentaires en ligne selon accessibilité

• retour sur le lieu de la résidence administrative ou pose d'un congé ou jour de repos RTT. En cas de retour sur le lieu de résidence administrative, le temps de trajet « aller » sera alors comptabilisé comme temps de travail.

La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant entre le salarié et l’organisme. Les conditions de faisabilité techniques et organisationnelles décrites à l’art. 3.5 ainsi que les conditions de sécurité prévues à l’art. 6 seront ainsi réétudiées.

3.6 conditions de suivi des temps de travail

Un système de badgeage au poste de travail est activé pour chaque télétravailleur.

Le télétravailleur bénéficie de l’horaire variable aux conditions en vigueur dans l’organisme.

Le salarié télétravailleur est soumis au respect des dispositions du Code du Travail en matière de durée du travail et au Règlement Intérieur de l'Organisme en ce qui concerne les horaires de travail notamment, sans confusion ou interactions entre les activités domestiques ou familiales, sans adaptation particulière dans les cas où le salarié subit un empêchement d’exercer son activité pour des raisons de santé personnelle ou celles des personnes présentes au foyer.

Le télétravailleur exerçant dans un local de l'organisme utilisera son badge pour enregistrer ses mouvements.

Il est rappelé que les heures supplémentaires ne peuvent être réalisées qu’à la demande de l’employeur.

3.7 conditions d’évaluation continue de la charge de travail et des conditions d’exercice du télétravail :

Une période d’adaptation de trois mois est prévue lors de la conclusion du premier avenant au contrat de travail relatif au télétravail. Elle ne s’applique pas lorsque l’avenant au contrat de travail est renouvelé et que le salarié conserve le même poste.

Cette période permet au salarié, comme à l’employeur, de s’assurer que le télétravail correspond à ses attentes et ses possibilités.

Au cours de cette période, chacun peut décider unilatéralement de mettre un terme au télétravail en respectant un délai de prévenance de 10 jours calendaires. Ce délai peut être réduit par accord entre les parties.

Afin d’envisager communément l’opportunité de poursuivre le télétravail, un entretien doit être organisé entre le salarié télétravailleur et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant la fin de la période d’adaptation. Ainsi, tout nouvel agent télétravailleur sera reçu deux mois après le démarrage du télétravail par son Responsable hiérarchique pour effectuer un entretien de bilan visant à apprécier l’opportunité ou non du télétravail.

Les échanges devront être formalisés dans le document intitulé Maquette entretiens de bilan.

Cet entretien n’est pas à réitérer si l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé et que le salarié conserve le même poste.

IV. CONDITIONS EXCEPTIONNELLES DE MISE EN OEUVRE

4.1 En cas de pic de pollution, par application des dispositions de la loi du 13/02/2018, les mesures suivantes seront déployées :

• personnel concerné : seront invités à télétravailler tous les télétravailleurs et le personnel déjà équipé de matériel nomade

• délai de prévenance : dès connaissance du pic de pollution communiqué officiellement par les services météorologiques, la CAF respectera un délai de prévenance de 24h

• lieux d’exercice : tous les lieux de télétravail identifiés

• conditions d’organisation : matériel déjà installé ou mise à disposition de matériel nomade…

• durée : sauf situation météorologique exceptionnelle, pas plus de 3 jours consécutifs en référence à l’obligation d’être présent au moins 2 jours par semaine dans l’organisme

• conditions de déclenchement et interruption : sur décision de la Direction

4.2 Le déclenchement du PCA s’effectuera en référence aux textes organisant le PCA dans l’organisme.

4.3 En cas d’épisode caniculaire : sur décision de la direction les mesures préventives de gestion d’un épisode caniculaire seront appliquées, parmi lesquelles la possibilité de déployer le télétravail si les conditions d’exercice de la fonction sont meilleures en télétravail qu’au sein des locaux de la Caf.

4.4 En cas d’épisode d’intempéries : sur décision de la direction et à la demande du salarié, afin d’éviter de potentiels déplacements dangereux (neige, verglas…), le télétravail peut être déployé exceptionnellement sans délai de prévenance. L’agent doit prévenir immédiatement ses responsables et/ou le service RH.

4.5 Aménagements du télétravail dans des situations particulières

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur, en lien avec les représentants du personnel (CSSCT puis CSE), examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger aux deux jours minimum de travail devant être effectué dans l’organisme.

Lors des Entretiens Annuels d’Evaluation, les agents bénéficiant de cet aménagement font l’objet d’un suivi particulier : le thème de l’isolement et la préservation du lien professionnel devra être systématiquement abordé.

V. ORGANISATION DU TELETRAVAIL POUR LES CADRES

Le télétravail peut être organisé sous la forme d’une enveloppe de jours à programmer par le salarié au cours d’une période comprise entre le 1^er mai de l’année N et le 30 avril de l’année N+1.

Cette forme d’organisation doit concerner les salariés disposant d’une certaine autonomie dans l’organisation de leur activité.

A la CAF du Jura, la catégorie des cadres (cadres managers et cadres fonctionnels, ainsi que les Agents de direction) bénéficiera du dispositif de télétravail exclusivement sous cette forme. Le nombre de jours contenus dans l’enveloppe est fixé à :

• 20 jours pour les cadres managers et agents de direction.

• 30 jours pour les cadres fonctionnels

Les jours de télétravail ne seront pas fixes d’une semaine sur l’autre mais seront programmés au cours de l’année selon les demandes formulées par le salarié. Les périodes de télétravail pourront porter sur des journées ou des demi-journées pour en faciliter l’articulation avec des temps partiels ou des déplacements par exemple.

Cependant, les jours ne pourront être télétravaillés qu’après que le management du salarié concerné ait donné son accord.

Pour faciliter l’organisation et la communication auprès des équipes, un délai minimum d’accord de huit jours sera respecté. Le cadre doit formuler sa demande par mail à son N+1 et positionner le télétravail dans l’outil de présentéisme.

Dans tous les cas, ce mode d’organisation ne doit pas conduire à déroger à la règle des 2 jours de présence par semaine dans l’organisme ; le salarié travaillant sur 5 jours ne pourra donc pas utiliser plus de trois jours de son enveloppe au cours d’une même semaine.

De la même façon que pour le télétravail effectué de manière régulière, un avenant au contrat de travail devra être signé pour le télétravail sous forme d’enveloppe de jours.

L’ensemble des dispositions des articles II et III s’appliquent à l’organisation du télétravail pour les cadres, sauf les dispositions spécifiques au suivi des temps de travail (art 3.6 du présent accord) dans les cas d’organisation du temps de travail sous un régime annuel forfaitaire en jours.

VI. CONDITIONS DE SECURITE D’EXERCICE

6.1 ASSURANCE

L’acceptation de l’employeur est donnée sous réserve de la fourniture par le salarié de l’attestation que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant les journées de télétravail.

Une attestation type délivrée par le pôle Ressources humaines est à faire compléter par l’assureur de l’agent et à remettre ensuite au pôle Ressources humaines.

Ce n’est qu’à partir de la fourniture de ce justificatif indispensable que l’avis définitif sur une organisation en télétravail pourra être donné.

L’éventuel surcoût de l’assurance du domicile est pris en charge par l’employeur pour son montant réel.

6.2 MATERIEL INFORMATIQUE ET DE COMMUNICATION

Le télétravailleur à domicile devra utiliser sa box personnelle pour son activité en télétravail.

Il est désormais impératif qu’il ait un accès Internet répondant aux exigences suivantes :

• débit réseau minimum de 400 kb par seconde

• temps de latence inférieur à 100 ms

Ces conditions techniques pourront être facilement vérifiables par l’agent lui-même qui devra, depuis son domicile, se rendre sur le site Internet www.speedtest.net.

Une copie d’écran devra obligatoirement être jointe à la grille d’éligibilité.

Ce n’est qu’à partir de cette donnée technique indispensable que l’avis définitif sur une organisation en télétravail pourra être donné.

6.3 DIAGNOSTIC DE L’INSTALLATION ELECTRIQUE

L’acceptation de l’employeur est donnée sous réserve de la fourniture par le salarié de l’attestation établie par un diagnostiqueur professionnel, que les installations électriques de son domicile sont conformes à la réglementation en vigueur et lui permettent d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité.

Le choix de l’entreprise en charge du diagnostic électrique est effectué par la CAF après consultation de plusieurs prestataires habilités sur le marché et étude des coûts de leurs prestations.

Une attestation type délivrée par le pôle Ressources humaines est à remettre à l’entreprise qui la retourne ensuite à l’employeur accompagnée de la facture de l’intervention.

Ce n’est qu’à partir de la fourniture de ce justificatif indispensable que l’avis définitif sur une organisation en télétravail pourra être donné.

6.4 PROTECTION DES DONNEES

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme.

Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité

6.5 LE RISQUE D’ACCIDENT DU TRAVAIL

Le régime des accidents du travail couvre l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail du fait ou à l’occasion du travail, de la même façon que si l’accident était survenu dans les locaux de l’employeur pendant le temps de travail.

Le télétravailleur est soumis aux obligations d’information de l’employeur inscrites au Règlement Intérieur et transmet tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident du travail.

VII. EQUIPEMENTS DE TRAVAIL³

7.1 MATERIEL INFORMATIQUE ET DE COMMUNICATION

Comme indiqué à l’article 6.2 du présent protocole, le télétravailleur à domicile devra utiliser sa box personnelle pour son activité en télétravail.

Concernant le matériel informatique, celui-ci est installé au domicile de l’agent par un salarié compétent de la Caf du Jura si besoin.

7.2 MOBILIER

Le mobilier éventuellement nécessaire peut être installé au domicile de l’agent par un salarié compétent de la Caf du Jura au même moment que l’installation du matériel informatique.

VIII.DROITS INDIVIDUELS ET COLLECTIFS⁴

S’agissant des titres restaurant ou de la participation employeur à la cantine, il y a lieu de se référer à la note inter services en vigueur dans l’organisme.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme.

Toutefois les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

Les télétravailleurs peuvent prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant pour les cas où l’organisme employeur en distribue.

Pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail, une indemnité forfaitaire mensuelle est versée au salarié.

Les montants exposés ci-dessous sont susceptibles d'évoluer car ils sont revalorisés au 1er janvier de chaque année en fonction de l'indice Insee "Logement, eau, gaz et combustibles".

L'Ucanss notifiera, le cas échéant, aux organismes les nouveaux montants.

A la date de signature du présent accord, son montant est fixé à :

- 10,24€ par mois pour une journée de télétravail par semaine ;

- 20,48€ par mois pour deux journées de télétravail par semaine ;

- 30,72€ par mois pour trois journées de télétravail par semaine.

L’indemnité est versée sur 10,5 mois par an afin de tenir compte des congés annuels.

Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d’absence du télétravailleur de plus d’un mois continu.

L’ensemble des absences est pénalisant dans ce cadre (notamment la maladie) à l’exception des congés payés.

Lorsque le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours à prendre au cours de l’année civile, l’indemnité n’est pas versée mensuellement sous forme de forfait mais une seule fois en fin d’année.

A la date de signature du présent accord, l’indemnité correspond à 2,56 € par jour télétravaillé.

Il convient de ne prendre en compte que les jours réellement télétravaillés. Ainsi, lorsqu’un salarié n’a pas utilisé la totalité de son enveloppe, les jours « non télétravaillés » n’ont pas à être indemnisés.

IX.DUREE D’APPLICATION DE L’ACCORD :

Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans, sous réserve de l’agrément ministériel. Il pourra être révisé dans les conditions légales.

Conformément aux mesures légales de publicité, cet accord sera transmis :

• aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme,

• aux instances représentatives du Personnel,

• au secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes,

• à l'unité territoriale de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (Dirrecte),

• à la Direction de la Sécurité Sociale, pour agrément, laquelle le transmet à l’UCANSS pour avis du COMEX

Un exemplaire sera tenu à la disposition du personnel. Un avis sera affiché à ce sujet.

Fait à Saint-Claude en deux exemplaires originaux, le 18 février 2020

Les organisations syndicales, Le Directeur,

La Déléguée Syndicale CFDT XXXXXXXXXX

XXXXXXXXXX

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1. Article 1 du Protocole national du 28/11/2017↩

2. Article 2 du Protocole national du 28/11/2017↩

3. Article 4 du Protocole national du 28/11/2017↩

4. Article 7 du Protocole national du 28/11/2017↩