Accord d'entreprise "Accord sur le bon usage des outils numériques et sur le droit à la déconnexion" chez UDAF - UNION DEPART ASSOC FAMILIALES (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

Sur le bon usage des outils numériques et sur le droit à la déconnexion

L'accord exposé ci-après est conclu entre :

• l’Union Départementale des Associations Familiales de l’Allier dont le siège social est fixé 19 Rue de Villars 03000 MOULINS, représentée par Mme, Présidente, et , Directeur, d’une part,

• Mme, Déléguée Syndicale C.F.D.T. d’autre part,

PREAMBULE

La loi Travail du 8 août 2016 a consacré un droit à la déconnexion des salariés, et a renvoyé à la négociation collective au niveau de l’entreprise le soin d’en déterminer les modalités.

Depuis le 1^er janvier 2017, la négociation annuelle « égalité professionnelle et qualité de vie au travail » doit aborder les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale (C. trav., art. L. 2242-8, 7º).

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail. C’est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de l’entreprise.

Cet accord a été conclu dans le cadre des NAO, en application de l’article L. 2242-8 7° du code du travail.

Article 1^er : Salariés concernés

Les dispositions de cet accord s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise, cadres et non-cadres et quels que soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de la durée du travail.

Article 2 : Les outils numériques concernés

Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise.

Sont ainsi visés :

• les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…

• et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet…

Article 3 : Règles de bon usage des outils numériques

L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles.

En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs de l’entreprise.

Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…).

Pour l’ensemble de ces raisons, l’entreprise a décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.

Ainsi qu’il l’a été rappelé dans le préambule ci-dessus, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous. Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L.4121-1 du code du travail) « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).

Lors de leur activité professionnelle, chaque salarié s’engage à se conformer aux règles de bon usage des outils numériques suivantes :

• Désactiver les alertes sonores et visuelles lors de l’arrivée des nouveaux messages (mail, sms…) afin de limiter le nombre d’interruptions dans l’exécution des tâches ;

• Se réserver des plages horaires consacrées à la consultation et au traitement des messages ;

• Actionner le « gestionnaire d’absences du bureau » et indiquer le nom d’une personne à contacter dans le message d’absence du bureau sans oublier la distinction possible entre personnes extérieures et internes à l’UDAF.

• Favoriser les échanges directs (téléphone, réunion physique) lorsque les sujets à aborder sont complexes ou susceptibles de situations conflictuelles ;

• Cibler avec précision le ou les destinataires et utiliser avec modération les fonctions de mise en copie ; la ou les personnes en copie (CC et CCI) n’ont pas à répondre.

• Limiter au strict nécessaire l’insertion des pièces jointes ; 

• Préciser si le dossier est urgent et indiquer son délai maximal de traitement ;

• Ne pas écrire en majuscules car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur

• Respecter les formes de politesse

• Se donner le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive

• Eviter les « répondre à tous » lorsque cela n’est pas indispensable

• Veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour l’envoi d’un message

Eviter l’envoi de messages en dehors des horaires de travail

Eviter d’y répondre en dehors des horaires de travail

• Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire

• Laisser aux autres le temps de répondre aux messages

Article 4 : Droit à la déconnexion

4.1 Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Le présent Accord consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de l’entreprise.

Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les TIC mis à sa disposition par l’entreprise ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :

• des périodes de repos quotidien,

• des périodes de repos hebdomadaire,

• des absences justifiées pour maladie ou accident,

• et des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, congés trimestriels maternité, JNT, récupérations ).

Ainsi, en dehors des périodes d’astreintes, aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux SMS adressés durant les périodes visées ci-dessus.

De même, pendant ces mêmes périodes aucun salarié n’est tenu, en dehors des périodes d’astreintes, de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.

En cas de circonstances très exceptionnelles, résultant d’une situation d’urgence, des exceptions au droit à la déconnexion pourront êtres mises en œuvre.

4.2 Mesures de contrôle

Il appartient à chaque cadre ou chef de service de veiller au respect du droit à la déconnexion par les collaborateurs de son équipe et de faire preuve d’exemplarité, notamment en s’abstenant d’adresser des emails (ou sms ou appels téléphoniques) pendant les périodes de repos, de congés et hors les périodes habituelles de travail.

Article 6 : Entrée en vigueur

Cet accord entrera en vigueur au 1^er décembre 2017.

Il fera l’objet d’un examen annuel dans le cadre de la N A O pour d’éventuelles modifications.

Article 7 : Publicité et dépôt

Un document de travail sur le thème de cet accord a fait l’objet d’une consultation préalable du CHSCT en date du 26 septembre 2017, et du comité d’entreprise en date du 14 septembre 2017.

Cet accord sera soumis à l’agrément du ministère conformément aux dispositions de l’article 16 de la loi n° 75-535 du 30 juin 1975 relative aux institutions sociales et médico-sociales.

Établi en 6 exemplaires originaux, dont :

1 exemplaire pour la Direction

1 exemplaire pour le Syndicat signataire

1 exemplaire pour le Ministère du Travail, à l'intention de la Commission Nationale d'Agrément des Accords Collectifs

1 exemplaire papier (et 1 exemplaire version électronique) pour la DIRECCTE

1 exemplaire déposé au greffe du Conseil de Prudhommes de Moulins

Fait à Moulins, le 19 décembre 2017

L’organisation syndicale CFDT Pour l'UDAF

représentée par la Déléguée Syndicale La Présidente Le Directeur