Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE" chez CAF01 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DE L AIN (Siège)

Recours au vote électronique

Le présent protocole est conclu,

Entre la Caisse d’allocations familiales de l’Ain,

représentée par sa Directrice

d’une part,

et les organisations syndicales représentatives, ci-après désignées :

pour la CGT 

pour la CFDT 

d’autre part,

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles et de favoriser la participation des salariés, la Direction de la Caf de l’Ain, en collaboration avec les partenaires sociaux, a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) modifiée par l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 dite Ordonnance Macron, qui ouvrent la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que la Caf de l’Ain a décidé de faire appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé, en accord avec les organisations syndicales signataires du présent accord, de mettre en place le dispositif qui suit :

CHAMP D’APPLICATION

Le présent dispositif s’applique à l’ensemble des salariés de la Caf de l’Ain ainsi qu’aux salariés mis à sa disposition au sens des articles L 2314-22 et L 2314-23 du code du travail et ayant fait le choix de voter au sein de l’organisme.

ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.

Le présent accord sera annexé à chaque protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi par la Caf en concertation sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :

• Les principes généraux du droit électoral,

• Les prescriptions règlementaires édictées aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail,

• Les recommandations CNIL du 21/10/2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Conformément à l’article R 2314-5 du Code du Travail, le cahier des charges correspondant sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et sera publié sur l’intranet.

Article 1.1 : Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu est de nature à assurer :

• La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes,

• La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postal et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes,

• Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple). Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis, par le prestataire, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’organisme seront également informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre).

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-7, et suivants du Code du travail.

Article 1.2 : Modalités des élections

Article 1.2.1 : Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, le service Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, à partir des listes électorales.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote,

• de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Article 1.2.2 : Lieux et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront également indiquées dans le protocole d’accord pré-électoral et transmises aux salariés par note de direction détaillant le déroulé des élections.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Article 1.2.3 : Suivi de l’évolution du taux de participation aux élections

Le nombre de votants pourra être relevé pendant la période de scrutin. Pour ce faire, les membres du bureau de vote auront un accès en ligne leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Article 1.2.4 : Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux membres de la Direction ou du service Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Article 1.3 : Bulletins de vote et liste des candidats

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l’ordre défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes. Les logos doivent être fournis par les listes en présence au service Ressources Humaines qui les transmet au prestataire.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

ARTICLE 2 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Article 2.1 : Assistance aux électeurs et modalités d’accès au serveur de vote

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau du service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.

Afin de sécuriser le vote et la fiabilité des élections, chaque électeur recevra, par courriel sur son adresse e-mail professionnelle, un identifiant généré de manière aléatoire par le prestataire et un lien pour rejoindre la session de vote où il pourra générer un mot de passe personnel. En cas d’absence, chaque électeur recevra par courrier simple à son domicile, un identifiant de vote, généré de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Article 2.2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-26 et suivants du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est procédé à un traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne.

A l’ouverture et à la fermeture du scrutin, le système sera totalement scellé, avec une conservation des données jusqu’à 15 jours après la proclamation des résultats.

ARTICLE 3 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 3.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter.

L’électeur peut choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi.

Article 3.2 : Matériel de vote - codes confidentiels

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Article 3.3 : Scellement du système et formation (articles R. 2314-15 et R. 2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation consistera à :

• procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

• Générer les clés de scellement (entre 3 et 5) destinées aux membres du bureau de vote.

Les organisations syndicales signataires du présent accord seront invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôle et de scellement.

L’information et la formation seront assurées :

• Pour les délégués syndicaux par la participation à cette intervention précédant l’ouverture du site de vote,

• Pour les membres du bureau de vote par la participation à cette intervention précédant l’ouverture du site de vote et une explication le jour du dépouillement.

La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote sera publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession.

Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Pendant le déroulement des opérations électorales, il sera totalement impossible d’avoir accès à des résultats partiels.

Article 3.4 : Cellule d’assistance technique et assistance aux électeurs

Il est constitué une cellule d'assistance comprenant les représentants du prestataire et de la ou des personnes chargées de l’organisation des élections dans l’organisme. La cellule d’assistance technique est chargée d’assurer 2 missions :

• une mission d'assistance technique, dans l’objectif de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Cette mission s’effectue en présence des représentants des listes de candidats. 

• une mission d’assistance aux électeurs  pendant la période de scrutin pour tout accompagnement nécessaire.

Article 3.5 : Intervention du prestataire en cas de dysfonctionnement

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement/déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent pas être accessibles, de même que la liste d'émargement, sauf aux fins de contrôle de l'effectivité de l'émargement des électeurs.

Le prestataire peut recevoir automatiquement des informations techniques sur le fonctionnement du système de vote pendant tout le déroulement du scrutin. Le prestataire ne doit intervenir sur le système de vote qu’en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données. Un dispositif technique doit garantir que le bureau de vote est informé automatiquement et immédiatement de tout accès par le prestataire à la plate-forme de vote. Le prestataire doit informer le bureau de vote de toutes les mesures prises pour remédier au dysfonctionnement constaté.

Toutes les actions effectuées sur le serveur de vote ainsi que celles concernant le déroulement du scrutin doivent faire l'objet d'une journalisation.

ARTICLE 4 : DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu à durée indéterminée.

Le présent accord pourra être révisé et dénoncé conformément aux dispositions légales.

Le présent accord sera soumis à l’agrément du Comex de l’Ucanss.

Conformément aux articles L. 2231-6 et D 2231-2 du Code travail, le présent document sera ensuite déposé en 2 exemplaires, une version papier, l’autre sur support électronique au Greffe du Conseil de Prud’hommes du siège de l’entreprise.

Il sera déposé de manière dématérialisée sur la base « téléaccord » (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

Un exemplaire dûment signé par chacune des parties sera remis à chaque organisation syndicale.

Une publication officielle sera réalisée par l’employeur via les canaux de communication interne habituels : affichage sur les panneaux Direction, actions de communication dématérialisées.

Fait en 3 exemplaires, à BOURG EN BRESSE, le 25 juillet 2019 dont un est remis à chaque partie.

La Directrice Pour la CGT Pour la CFDT

de la Caf de l’Ain