Accord d'entreprise "Accord collectif relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles à la Clinique de l'Ouest Lyonnais" chez MAISON DE SANTE MAL.MENTALE - CLINIQUE DE VAUGNERAY (Siège)

Accord collectif relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles

à la Clinique de l’Ouest Lyonnais

ENTRE LES SOUSSIGNÉES :

L'ASSOCIATION « Clinique de l’Ouest Lyonnais », Association Loi de 1901, immatriculée sous le numéro 779 751 023, dont le siège social est situé Place de l’Église - 69670 VAUGNERAY, représentée par Directeur Général, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

Ci-après dénommée « l’Association »,

D’une part,

ET :

L’organisation syndicale CGT, représentée par, déléguée syndicale,

D'autre part

Il a été conclu le présent accord.

PREAMBULE

Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur à la Clinique de l’Ouest Lyonnais, les parties signataires conviennent de la mise en place d’un système de vote électronique qui offre, des meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des représentants du Personnel au Comité Social et Economique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

La Clinique de l’Ouest Lyonnais et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• Anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• Sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• Unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• Confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• Intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser ;

• Formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;

• Information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;

• Sécurisation du vote au moyen de :

  • Chiffrement et cryptage ;

  • Codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

• Création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;

• Existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-9 et R2324-5 (respect du principe de sécurité).

Article 1 – Champs d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Clinique de l’Ouest Lyonnais ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique lors de l’année 2023.

Article 2 - Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire ci-après dénommée « VOXALY, une marque de Docaposte », l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Article 3 – Exigences de sécurité et recommandation CNIL

Se reporter à l’annexe 1.

Article 4 - Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour.

Le second tour, le cas échéant, se déroulera de la même manière

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet à l’aide de l’adresse communiqué du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Article 5 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

Article 6 – Propagande électorale et logos des listes de candidats

Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :

• Format PDF de 2 Mo au maximum,

• 1 page A4 recto verso,

• Couleur ou noir et blanc.

Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :

• Format png,

• Taille de 200 pixels x 200 pixels.

Article 7 - Déroulement des opérations de vote

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote transmis auprès de l’électeur.

Le déroulement est le suivant :

• L’électeur peut accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet,

• Après identification sur le site de vote à l’aide de son code d’accès et la saisie d’une ou plusieurs données à caractère personnel (ex : clé NIR du numéro de Sécurité Sociale, date de naissance), l’électeur est invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir par SMS ou via serveur vocal son mot de passe. Après saisie conforme, le système affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• Les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.

• L’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

• Le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• L’électeur peut :

  • choisir une liste complète,

  • raturer des candidats,

  • voter blanc.

• Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• L’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie le code défi demandé,

• Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.

• À tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

En cas de demande de renvoi de son code d’accès perdu ou non reçu, l’électeur est invité à saisir des données à caractère personnel (nom, prénom, date de naissance, code postal de domicile, clé NIR du numéro de Sécurité Sociale) avec renvoi sur l’adresse email de son choix.

Article 8 - Modalités d'accès au serveur de vote

Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote :

• Par e.mail

Le matériel envoyé contient l’adresse URL du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.

Les moyens personnels d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.

Article 9 - Assistance électeurs

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, ainsi qu’une donnée à caractère personnel robuste information personnelle complémentaire connue de chaque salarié-électeur (ex : clé NIR du numéro de Sécurité Sociale – 2 chiffres)

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Article 10 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-21 à L. 2314-23 et L. 2324-19 à L. 2324-21 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour.

Article 11 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées au siège, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 12 - Dispositions finales

Le présent accord est applicable à la Clinique de l’Ouest Lyonnais pour les élections des membres du Comité Economique et Social.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.

Fait à Vaugneray,

Le 07/03/2023

En 5 exemplaires originaux

Pour l’Association Clinique de l’Ouest Lyonnais Déléguée syndicale CGT

Directeur Général

ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire attribue à chaque électeur un code d’accès qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

2. L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

3. La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

2. Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.

3. Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Recommandations CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.