Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au vote électronique" chez CPAM - CAISSE PRIMAIRE ASSURANCE MALADIE MANCHE (Siège)

CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE DE LA MANCHE

Montée du Bois André - 50012 Saint-Lô Cedex

PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

Entre

- La Caisse Primaire d'Assurance Maladie de la Manche (la CPAM) représentée par son Directeur, M,

d'une part,

Et

• L’organisation syndicale représentative du personnel C.G.T. représentée par sa déléguée syndicale, M,

• L’organisation syndicale représentative du personnel C.G.T.- F.O. représentée par sa déléguée syndicale, M,

d'autre part,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule

Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur au sein de la CPAM, il apparaît aux parties signataires du présent accord que la mise en place d’un système de vote électronique offre les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des membres du Comité Social et Economique et des représentants du personnel au conseil de l’organisme.

Par conséquent, les parties signataires du présent accord conviennent de la mise en place du procédé du vote électronique lors de l’élection des membres de cette instance représentative du personnel et pour les élections des représentants du personnel au conseil de l’organisme.

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser (comportant un cahier des charges) afin de mettre en concurrence plusieurs prestataires ;

• formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin pour le bureau de vote et les observateurs désignés ;

• information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;

• sécurisation du vote au moyen de :

  • chiffrement et cryptage ;

  • codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

  • édition de clés de chiffrement à destination des membres du bureau de vote ;

  • existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R.2314-9 et R.2324-5 (respect du principe de sécurité).

Article 1 - Champ d’application du présent accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de CPAM de la Manche ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des membres du Comité Social et Economique et des représentants du personnel au conseil de l’organisme.

Article 2 - Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 3 - Principe du recours à un prestataire

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

Le nom du prestataire retenu sera communiqué aux organisations syndicales représentatives signataires du présent accord et figurera dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 4 - Modalités d’organisation du vote électronique

Un protocole d’accord préélectoral réglant, pour l’année 2018, le détail des modalités d’organisation de l’élection de cette Instance Représentative du Personnel de la CPAM et une protocole d’accord les élections des représentants du personnel au conseil de l’organisme seront proposés à la signature des organisations syndicales au cours du processus d’organisation des élections.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours selon un calendrier qui sera défini par le protocole préélectoral.

Article 5. Transmission au prestataire des listes électorales, des listes de candidats et de la communication électorale

Article 5.1. Transmission des listes électorales

En application des dispositions du Code du travail, la charge d’établir les listes des électeurs et éligibles revient à la CPAM qui s’acquittera de cette obligation et assurera la transmission des contenus au prestataire visé au présent accord.

Le contrôle de la conformité et de la stricte correspondance entre contenus des listes importées sur le système de vote électronique et contenus des listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la CPAM.

De son côté, le prestataire visé au présent accord assurera, dès réception desdites listes, leur sécurité et leur confidentialité.

Article 5.2. Transmission des listes de candidats

Les listes de candidats, pour le premier tour de scrutin et lors d’un éventuel second tour, seront établies conformément aux dispositions des protocoles d’accord préélectoral.

Ces listes de candidats seront adressées, pour intégration dans le système de vote électronique, par la CPAM au prestataire visé au présent accord.

Article 5.3. Transmission de la communication électorale

La transmission, au prestataire visé au présent accord, de la communication que les candidats destinent aux électeurs pour le premier tour de scrutin et à l’occasion d’un éventuel second tour, seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord. Les données seront envoyées par l’employeur au prestataire après réception de l’envoi par les organisations syndicales.

Article 6- Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 7 - Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 8 - Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

En outre, le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, fera l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Article 9. Opérations de vote

Article 9.1 - Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 4 Mo).

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant, les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

Article 9.2 - Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Article 9.3 - Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Article 10. Modalités de validité de l’accord

Cet accord doit être valablement conclu aux conditions de droit commun prévues à l’article L 2232-12 du Code du travail.

Article 11. Durée de l’accord

Cet accord est conclu pour une durée déterminée.

Il est conclu dans le but d’être appliqué aux élections des membres du Comité Social et Economique et des représentants du personnel au conseil de l’organisme prévues en 2018.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

L’accord sera transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Fait à Saint-Lô, le 30 janvier 2018 Pour la Caisse Primaire, Pour le syndicat Pour le syndicat Le Directeur, C.G.T C.G.T.-F.O.

Annexes jointes

• Cahier des charges relatif à la prestation d’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique de l’élection de l’année 2018 des membres du Comité Social et Economique de la CPAM de la Manche.