Accord d'entreprise "protocole d'accord relatif à l'utilisation des outils numériques par le CSE de la CPAM de la Manche" chez CPAM - CAISSE PRIMAIRE ASSURANCE MALADIE MANCHE (Siège)

CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE DE LA MANCHE

Montée du Bois André - 50012 Saint-Lô Cedex

PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES

PAR LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

DE LA CAISSE PRIMAIRE D’ASSURANCE MALADIE DE

Entre

-

d'une part,

Et

-

d'autre part,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule

L'évolution des technologies de l'information et le développement de la digitalisation transforment nos modes de travail et de communication.

Le Comité Social et Economique (CSE) a pour mission d'assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l'évolution économique et financière de l'entreprise, à l'organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.

Le CSE est informé et consulté sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l'entreprise.

Le CSE peut afficher les renseignements qu'il a pour rôle de porter à la connaissance des salariés.

Afin de permettre à la représentation élue de disposer d'un accès aux informations disponibles sur le réseau social de l’entreprise, de pouvoir utiliser les outils numériques de l’entreprise dans l'exercice de ses mandats, de faciliter les communications auprès des salariés, les partenaires sociaux ont décidé de la mise en place des dispositions suivantes qui permettent de réguler l’usage des moyens mis en place dans l’intérêt de tous.

Cet accord définit pour le Comité Social et Economique les conditions :

• d’utilisation de la messagerie de l’organisme,

• d’utilisation du « tchat » de l’organisme,

• d’utilisation d’un espace « CSE » sur le site intranet de l’entreprise,

• l’accès à l’intranet de l’entreprise,

• l’accès à internet.

ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX

L'utilisation par l’instance représentative du personnel des outils numériques mis à sa disposition doit satisfaire l'ensemble des conditions suivantes :

• être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise,

• ne pas avoir de conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise.

Cet accord a pour objet de définir les règles d’utilisation et de préciser la responsabilité des utilisateurs afin de garantir un usage approprié des outils numériques en accord avec les dispositions de :

- la législation et notamment le respect des libertés individuelles des salariés,

- les objectifs de la C.P.A.M de la Manche et notamment la mission de service public,

- le code du travail,

- la convention collective,

- la charte informatique de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Manche annexée au règlement intérieur de l’organisme,

- la charte d’utilisation de la messagerie de l’Assurance Maladie annexée au règlement intérieur de l’organisme,

Dans le cadre de la politique de sécurité du système d’information et de la préservation de l’intégrité du service, chaque utilisateur s’engage à participer à son niveau au maintien d’un niveau de sécurité optimale du système d’information tel que cela est prévu dans la charte informatique de l’organisme et dans la charte d’utilisation de la messagerie.

Les moyens informatiques mis à disposition doivent être utilisés dans le cadre des dispositions prévues par le présent accord et dans le cadre des délégations prévues.

Les élus doivent veiller à ne pas contrevenir aux droits des personnes ou de l'entreprise au travers de leurs publications. Aucune remarque ne doit constituer une injure ou être diffamatoire. Il convient également de ne pas divulguer d'informations sur la vie privée des salariés sans leur consentement (mariage, naissance ...), de veiller au respect du droit à l’image, de respecter l'image de l'entreprise.

Les communications sont sous l’entière responsabilité de l’instance représentative. Les abus, injures, atteintes à la vie privée, contenus illicites, pratiques nuisibles ou illégales pourront éventuellement entraîner des poursuites à l’encontre de l’auteur ou de l’instance représentative.

Les signataires s’engagent à ne faire aucune référence à des informations présentant un caractère de confidentialité et présentées comme telles par le chef d’entreprise ou son représentant.

La Direction de l’organisme, de son côté, s’engage, dans le cadre du respect de la liberté individuelle, à assurer la confidentialité des données et des consultations sur les sites. Elle s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant les sites, ni à mesurer la fréquence d’utilisation de chaque site ou chaque page. Elle s’engage à respecter la liberté d’expression des bénéficiaires de l’accord tant au niveau de contenu que de la forme.

ARTICLE 2 : ACCES A LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE

2.1 – Attribution d’une messagerie

Le Comité Social et Economique bénéficie du système de messagerie avec une adresse électronique et une boite aux lettres dite générique lui permettant de communiquer en interne et en externe.

Ces boites aux lettres spécifiques sont distinctes de celles réservées à un usage professionnel.

Les salariés de l’organisme peuvent utiliser la messagerie pour communiquer avec le Comité Social et Economique.

2.2- Conditions d’utilisation

L’utilisation de la messagerie est encadrée par la charte d’utilisation de la messagerie et la charte informatique de l’organisme, toutes les deux annexées au règlement intérieur de l’organisme.

La messagerie permet d’envoyer des messages aux salariés de l’organisme sous forme de message individuel ou sous forme de messages groupés à des listes de diffusion.

Le CSE est autorisé à utiliser la messagerie pour communiquer avec le personnel.

La diffusion d’informations relatives à l’organisation des activités sociales et culturelles pourra s’effectuer pour voie de messages collectifs.

Les informations diffusées par message ne doivent revêtir aucun caractère revendicatif ou de nature à troubler l'ordre de l'entreprise.

L’envoi des messages se fait sur le poste dédié à cet effet, dans les locaux de l’instance représentative pendant les heures de délégation.

2.3 – Convocation et correspondance

Les convocations aux réunions du CSE ainsi que l’envoi de l’ordre du jour, se font par messagerie.

Les correspondances entre les différents partenaires pourront également se faire par messagerie.

ARTICLE 3 : ACCES AU SYSTEME DE « TCHAT » DE L’ORGANISME

Le Comité Social et Economique bénéficie de l’accès au système de « tchat » utilisé dans l’organisme.

A ce titre, il dispose de la possibilité de créer des canaux d’échanges directs avec les salariés de l’organisme.

Les salariés sont autorisés à échanger et discuter avec le CSE sur le système de tchat de l’entreprise en veillant à ce que ces discussions ne perturbent pas le temps de travail et restent limitées au strict nécessaire pour une utilisation raisonnée.

Ces accès doivent se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme.

ARTICLE 4 : ESPACE « CSE » SUR L’INTRANET DE L’ORGANISME

Le Comité Social et Economique dispose d’un espace d’expression dédié sur le réseau intranet de l’organisme.

Les partenaires ont convenu que le site intranet du CSE remplace les panneaux physiques d’affichage dédiés au CSE.

Les procès-verbaux de réunion du Comité social et économique seront, une fois adoptés, affichés par le secrétaire du comité sur l’intranet dans l’espace réservé au CSE.

La diffusion d'informations relatives à l'organisation des activités sociales et culturelles du Comité social et économique est assurée par le réseau Intranet. Ces communications doivent se limiter à ce que peuvent exprimer les membres du Comité dans le cadre de leurs missions économiques, sociales ou professionnelles. Elles ne doivent revêtir aucun caractère polémique ou de nature à troubler l'ordre de l'entreprise.

Le droit d'affichage du CSE n'est soumis à aucun contrôle préalable de la part de l'employeur.

ARTICLE 5 : ACCES A L’INTRANET DE L’ORGANISME

Les bénéficiaires du présent accord ont accès à l’intranet de l’organisme et à l’ensemble du contenu des informations y figurant.

Les informations obtenues à partir de cet outil relèvent de l’information interne et ne peuvent être utilisées à des usages externes.

ARTICLE 6 : ACCES A INTERNET

Le Comité Social et Economique dispose d’un accès Internet à partir du poste dédié dans le local du CSE. Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme.

Il ne peut créer des liens entre son site et un quelconque site extérieur à l’organisme.

ARTICLE 7 : MOYENS MIS A DISPOSITION

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Manche met à disposition du Comité Social et Economique le matériel nécessaire, à savoir ordinateurs et logiciels nécessaires. L’accès au matériel informatique est sécurisé par un identifiant individuel.

Ce matériel, propriété de la CPAM, sera sous la responsabilité du Comité Social et Economique. Il ne pourra être utilisé d’autres logiciels sauf accord particulier donné par la Direction de l’organisme.

En cas d’incident, le Comité Social et Economique bénéficiera de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

ARTICLE 8 – FORMATION DES MANDATES A L’UTILISATION DES OUTILS DE COMMUNICATION INTERNE

En fonction des besoins des utilisateurs, la Direction s'engage à former les mandatés qui le souhaitent à la bonne utilisation des outils mis à leur disposition.

Cet engagement est valable notamment en cas de changement important de solution interne, d'introduction de nouveaux outils ou lors de la nomination de nouveaux élus.

ARTICLE 9: UTILISATION ABUSIVE

En cas de non respect du présent accord, l’organisme adresse au CSE, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

ARTICLE 10- DUREE ET FORMALITES

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et peut être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2261-9 du Code du travail.

Il prend effet au 1er jour du mois suivant l’agrément ministériel. Il se substitue de plein droit aux dispositions contraires existantes résultant d’accords ayant le même objet.

Le présent accord, une fois signé, sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail.

ARTICLE 11- REVISION

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, par accord entre les parties.

Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée, par lettre simple ou courriel adressé aux autres parties signataires. Elle doit être accompagnée d’une proposition nouvelle sur les points à réviser.

La discussion de la demande de révision doit s’engager dans les 3 mois suivant la présentation de celle-ci. Toute modification fera l’objet d’un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires.

Fait à Saint-Lô, le 7 mars 2019