Accord d'entreprise "protocole d'accord relatif au télétravail" chez CPAM - CAISSE PRIMAIRE ASSURANCE MALADIE MANCHE (Siège)

CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE DE LA MANCHE

Montée du Bois André- CS 51212 - 50012 Saint-Lô Cedex

PROTOCOLE D'ACCORD

RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre

- La Caisse Primaire d'Assurance Maladie de la Manche (CPAM) représentée par son Directeur, ,

d'une part,

Et

• les organisations C.F.E-C.G.C, C.G.T. et F.O. du personnel de la Caisse Primaire d'Assurance Maladie de la Manche respectivement représentées par leurs délégués syndicaux,

d'autre part,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Pour tenir compte des évolutions de la société, des technologies de l’information et de la communication, des demandes des salariés et des valeurs portées par l’Assurance Maladie au titre de sa Responsabilité Sociétale, la CPAM de la MANCHE a mis en place depuis le 1^er octobre 2015 le télétravail dans l’organisme,

Ce mode d’organisation du travail s’inscrit dans la démarche de qualité de vie au travail engagée par l’organisme et a pour but de permettre aux salariés de concilier au mieux leur vie privée et leur vie professionnelle, de réduire les temps de trajet pour les salariés tout en maintenant un fonctionnement optimal de l’organisme.

Le présent protocole a pour but d’en définir le nouveau cadre local, en cohérence avec les éléments de cadrage définis par la CNAMTS et les fruits de l’expérience des quatre années précédentes de télétravail.

La Direction a recherché le compromis le plus large pour définir un cadre d’organisation du télétravail à domicile favorable aux conditions de travail des salariés à la lumière des articles L.1222-9 et suivants du code du travail et dans le respect de l’accord national sur le télétravail du 4 mars 2014, agréé le 3 juillet 2014.

I – LES GRANDS PRINCIPES DU TELETRAVAIL

1. DEFINITION

Le télétravail est une forme d'organisation du travail utilisant les technologies de l'information, définie dans le cadre du contrat de travail et qui permet au salarié de travailler de façon régulière depuis sa résidence principale.

L’organisme applique un télétravail pendulaire, c’est-à-dire alternant des jours travaillés dans les locaux de l’employeur et des jours travaillés au domicile du salarié.

1.2 CHAMP D’APPLICATION

La mise en place du télétravail est convenue entre le salarié volontaire, son manager et la Direction. L’accord exprès du salarié est formalisé dans un avenant à son contrat de travail, conclu pour une durée d’un an et est renouvelé par tacite reconduction.

Concernant les fonctions ou métiers éligibles, le télétravail est ouvert à tous les emplois qui par nature permettent le travail à distance sans altération de la prestation effectuée et sans préjudice du fonctionnement du service ou de l’équipe.

Pour tous les métiers et profils, de manière à prévenir l’isolement du télétravailleur de sa communauté de travail, le travail depuis la résidence principale ne doit pas excéder trois jours par semaine : tous les télétravailleurs doivent être présents sur site au minimum deux jours par semaine, y compris les salariés exerçant à temps partiel.

Plusieurs formules de télétravail sont mises en place :

• Pour les fonctions non cadres :

• 1 à 3 jours fixes par semaine au domicile.

• Pour les cadres et agents de direction

• 1 jour par semaine au domicile avec un maximum de 30 jours par an.

Le choix de la formule de télétravail résulte d’un accord entre les parties : salarié et employeur.

II – LES CONDITIONS D’ACCES AU TELETRAVAIL

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et pour l’employeur.

Le salarié doit avoir un degré d’autonomie dans l’organisation de ses missions et des aptitudes suffisantes au télétravail.

2.1 LE PROCESSUS DE CANDIDATURE ET DE SELECTION

Chaque salarié candidat au télétravail formalise sa demande sous la forme d’un dossier de candidature comprenant :

• une lettre de motivation,

• une fiche de candidature complétée précisant son identification, sa situation professionnelle et les jours de télétravail souhaités,

2.2.1 Procédure de demande de télétravail

Le dossier de candidature est remis au responsable de service qui en examine la validité : le nombre de jours télétravaillés, leur position dans la semaine, la quotité d’activités dématérialisables.

Le dossier avec l’avis du responsable et du N+1 est ensuite transmis au Service du Personnel qui centralise les demandes avant leur examen par la Commission de télétravail.

La commission du télétravail est constituée :

• du Directeur et des agents de direction représentant chaque branche,

• du Responsable du service du personnel

Elle se réunit deux fois par an.

2.2.2 Décisions de la commission

L’examen de candidature au télétravail donne droit, soit à un refus, soit à un accord de principe qui autorise à poursuivre le processus vers le télétravail.

Les candidatures non retenues font obligatoirement l’objet d’une notification de refus motivée, adressée par courrier au candidat concerné, dans un délai maximum de 30 jours.

2.3 LA FINALISATION DU PROCESSUS D’ENTREE

Chaque candidature au télétravail bénéficiant d’un accord de principe à l’issue de la phase de sélection est soumise à un dispositif de vérification pour estimer la faisabilité de la réalisation des tâches à distance :

• un contrôle de conformité de l’installation électrique du domicile, réalisé par un prestataire agréé choisi par l’organisme.

En cas de contrôle défavorable, le salarié est invité à procéder, à ses frais, aux travaux de mise en conformité de son installation électrique. A défaut, le télétravail lui est refusé.

La conformité de l’installation électrique est entendue comme une condition sine qua non d’éligibilité au télétravail.

Pour les logements neufs, le Consuel, de moins d’un an, équivaut au certificat de conformité électrique.

• une attestation que son assurance « multirisques habitation » couvre sa présence au domicile pendant la journée de travail.

Cette attestation est fournie à l’employeur à chaque anniversaire du contrat d’assurance,

Le surcoût éventuel d’assurance lié à l’activité de télétravail sera pris en charge par l’employeur sur présentation d’un devis.

III – LES CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE

3.1 L’AVENANT AU CONTRAT DE TRAVAIL

3.1.1 Contenu de l’avenant et renouvellement

Lorsqu’il y a un accord pour le télétravail, les conditions d’exécution et d’organisation du travail sont formalisées dans un avenant au contrat de travail du salarié.

L’accord précise notamment :

• la répartition des jours travaillés en entreprise et des jours travaillés à domicile,

• les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être joint,

• le matériel mis à disposition,

• les conditions de réversibilité du télétravail à domicile,

• la durée de la période d’adaptation,

• les lieux de travail (adresse du lieu de résidence principale et du site de rattachement administratif).

Le télétravail est renouvelé par tacite reconduction à la fin de la période d’un an prévue par l’avenant au contrat de travail.

3.1.2 La période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien à leurs attentes respectives, une période d’adaptation au télétravail est incluse dans l’avenant au contrat de travail.

D’une durée de trois mois, elle prend effet dès la signature de l’avenant.

Durant cette période, l’organisme ou le télétravailleur peuvent, sans obligation de motivation, mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un délai de prévenance d’un mois, sauf accord des parties pour un délai plus court.

Le salarié retrouve alors un poste dans les locaux de l’organisme correspondant à sa qualification. Il est réintégré sur son site d’affectation.

3.1.3 Conditions et modalités de suspension ou de réversibilité du télétravail

• Réexamen de la situation du télétravailleur

En cas de changement d’emploi

En cas de changement de poste, la situation de télétravail est réexaminée par le Manager et la Direction pour s’assurer de la compatibilité du nouvel emploi et de l’organisation du travail avec du télétravail.

En cas de changement de domicile

Tout déménagement survenant en cours d’exécution de l‘avenant au contrat de travail devra être communiqué à la Direction, laquelle appréciera la compatibilité de la nouvelle résidence avec les contraintes techniques du télétravail.

• Suspension du télétravail

Les critères de suspension du télétravail pour une courte durée peuvent être :

• des circonstances engendrées par des impératifs professionnels ;

• des impossibilités techniques provisoires, de type panne du matériel : au jour J de la panne, le manager apprécie l’opportunité de demander au salarié de venir travailler sur site ; si la panne perdure à J+1, le retour sur site est systématique ;

• des circonstances auxquelles le collaborateur doit faire face, qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions à son domicile ;

• une baisse de la productivité du télétravailleur.

• Réversibilité du télétravail

La situation de télétravail ne constitue pas un élément essentiel du contrat de travail. Elle ne peut en aucun cas constituer un droit ou un avantage acquis.

La situation de télétravail est réversible :

• à l’issue de la période d’adaptation, le salarié ou l’organisme peuvent mettre fin à la situation de télétravail. La demande est obligatoirement formulée par écrit. Un délai de prévenance d’un mois pour l’employeur et de quinze jours pour le salarié doit être respecté ;

• en cas de non-respect de lieu de travail, des normes de conformité technique, et de conditions d’hygiène et de sécurité, l’employeur peut décider de mettre fin à la situation de télétravail ;

• en cas de non-respect des engagements pris en terme de temps de travail, et de production réalisée, l’employeur peut décider de mettre fin à la situation de télétravail.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail à domicile, le salarié réintègre son poste dans les locaux de son site d’affectation. La période de prévenance doit permettre au salarié et à l’organisme d’accompagner ce changement.

3.2 CONDITIONS GENERALES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL

3.2.1 Horaires de travail

Pendant le temps du télétravail, le salarié est soumis au respect des dispositions de l’accord collectif relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail applicable au sein de l’organisme, ainsi que les dispositions relatives aux horaires de travail en vigueur.

Les horaires de travail du salarié en situation de télétravail sont établis sur des bases comparables à celle d’un travail accompli au sein de l’organisme et selon une amplitude et des modalités horaires respectant les dispositions légales et conventionnelles applicables.

Ainsi, le salarié gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le respect des temps de pause et de de repos prévus par la loi et le protocole d’accord sur les horaires variables.

Lorsqu’il a débadgé, le télétravailleur utilise son « droit à la déconnexion » en mettant en veille son équipement informatique et son téléphone professionnel.

Lorsque le télétravailleur est appelé à revenir sur site un jour de télétravail et sauf en cas de panne imputable à l’employeur, il s’agit d’un déplacement normal entre le domicile et le lieu de travail, effectué dans les mêmes conditions que si le salarié avait continué à travailler sur site toute la semaine. Il ne donne pas lieu à indemnité, ni à compensation.

Le transport de dossiers papier et l’impression à domicile ne sont pas autorisés.

3.2.2 Restitution du matériel

En cas d’absence de longue durée ou de suspension du télétravail, le télétravailleur doit assurer le retour du matériel et des équipements de travail vers l’organisme. Le télétravailleur s’engage à restituer le matériel mis à sa disposition lorsqu’il est mis fin au télétravail

Les mises à jour informatiques ne pouvant pas être réalisées lorsque le télétravailleur est absent et que le matériel informatique est resté à son domicile :

• une sensibilisation et une veille par les responsables de services sont nécessaires, sur le retour du matériel informatique avant une absence pour congé, congés maternité,

• une demande d’engagement à s’organiser pour faire revenir le matériel à la CPAM en cas d’absence prévue ou non,

• une absence de télétravail la veille d’une absence égale ou supérieure à 2 semaines

3.2.3 Le maintien du lien social

Pour prévenir l’isolement du télétravailleur, et le risque de déperdition d’informations :

• des contacts réguliers avec le manager sont organisés grâce aux moyens de communication mis à disposition, permettant aussi bien des contacts du télétravailleur vers l’organisme que l’inverse.

Le télétravailleur est tenu de participer aux réunions pour lesquelles sa présence est requise. Si celles-ci se déroulent durant des jours de travail au domicile, il doit en être informé dans un délai de sept jours calendaires.

Toutefois, en cas de réunion sur site pour ½ journée un jour normalement prévu de télétravail: le télétravailleur est autorisé à retourner travailler chez lui l’autre ½ journée (soit avant ou après la réunion).

3.2.4 Gestion des incidents

En application de l’avenant au contrat de travail, le télétravailleur informe immédiatement son responsable hiérarchique en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration perte ou vol du matériel mis à sa disposition.

En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement son activité, le télétravailleur en informe immédiatement son manager qui prend alors les mesures appropriées et décide en fonction des circonstances, de son retour temporaire sur le site administratif.

En cas de panne matérielle imputable à l’employeur, qui durerait plus d’une heure, le retour sur le site d’affectation est automatique. Le retour sur site d’affectation le jour de la panne est assimilé à du temps de travail effectif.

3.3 EQUIPEMENTS et MATERIELS

L’employeur fournit et entretient l’ensemble des équipements professionnels nécessaires au télétravail, fait vérifier la conformité des installations électriques du domicile de l’agent et lui fait bénéficier de l’accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie.

En cas de besoins exprimés par le salarié télétravailleur, un matériel mobilier adapté peut être mis à sa disposition (fauteuil ou/et bureau).

Les matériels mis à la disposition du télétravailleur sont à usage exclusivement professionnel. Dans un souci de sécurisation des données, le télétravailleur s’engage à ne pas utiliser son propre matériel informatique.

3.4 L’ACCOMPAGNEMENT

1. La formation

Des sessions de formation spécifiques sont obligatoirement organisées pour les agents démarrant le télétravail et leurs responsables.

3.4.2 La documentation relative au télétravail

Les documents suivants sont mis à la disposition des télétravailleurs et des managers :

• le guide du télétravailleur,

• le guide du manager,

• le guide informatique.

3.4.3 L’@ssistance informatique

En cas d’incident, le télétravailleur doit faire une demande d’intervention auprès du Service informatique par l’intermédiaire de l’application S@M ou par téléphone en cas d'impossibilité de se connecter au réseau.

IV - PRINCIPES RELATIFS A L’EXERCICE DU TELETRAVAIL

4.1 EGALITE DE TRAITEMENT

Les nouvelles conditions de travail engendrées par le passage au télétravail n’ont aucune incidence en termes de formation professionnelle ou de gestion de carrière.

Le télétravailleur est juridiquement un travailleur comme un autre régi par l’ensemble des dispositions du code du travail et de la Convention Collective Nationale du travail du 8 février 1957 des employés et des cadres.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs que les autres salariés notamment en termes d’accès aux informations syndicales ou aux communications de la Direction relatives à la vie de l’entreprise.

Il bénéficie en outre de chèques restaurant, de la prise en charge de l’abonnement mensuel au titre de transport le plus adapté à l’organisation de son nouvel emploi du temps et de tout autre avantage conventionnel versé dans le cadre de son activité.

Le télétravailleur demeure soumis aux règles de gestion applicables à l’ensemble des congés telles qu’elles résultent des dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

4.2 SANTE ET SECURITE

Le salarié en situation de télétravail demeure soumis au Règlement Intérieur de l’organisme.

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail.

Elles doivent être strictement respectées par le responsable hiérarchique et le salarié, que le travail soit réalisé au domicile du salarié ou dans les locaux de l’entreprise.

Dans ces conditions, le télétravail s’exécute dans un espace du domicile répondant à des normes d’hygiène et de sécurité suffisantes.

Dans le cadre de leur champ légal de compétences en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail, l’employeur et la Commission Santé, Sécurité et conditions de travail du CSE doivent pouvoir s’assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes.

En conséquence, l’employeur et des membres du CSSCT, dans l’exercice de leur mandat, peuvent se rendre au domicile du télétravailleur, sous réserve de son accord préalable.

4.3 PRESOMPTION D’ACCIDENT DU TRAVAIL

Le télétravailleur à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’organisme.

Il bénéficie en outre de la législation en matière d’accident du travail. En conséquence, un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail définie par avenant, sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail.

Par ailleurs, le télétravailleur est couvert au titre de la législation des accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.

Dans ce cas, le télétravailleur doit informer la Direction d’un accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

4.4 RESPECT DE LA VIE PRIVEE – EQUILIBRE VIE PRIVEE/VIE PROFESIONNELLE

L’employeur s’engage à ne pas diffuser les coordonnées personnelles du salarié télétravailleur.

Le manager s’assure que les plages des horaires de travail sont comparables à celles d’un salarié travaillant dans les locaux de l’organisme et qu’en conséquence l’équilibre global entre la vie professionnelle et la vie privée est respecté.

4.5 CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES

Lorsqu’il travaille à son domicile, le télétravailleur :

• respecte strictement les règles de sécurité informatique telles qu’en vigueur dans l’organisme, notamment la charte du bon usage des outils informatiques,

• assure également la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre de son activité professionnelle et veille à la non utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition.

Aucun tiers n’étant autorisé à utiliser le poste de travail du télétravailleur à son domicile, l’agent s’engage à retirer sa carte de sécurité informatique dès lors qu’il quitte son poste de travail, et ceci, quelle que soit la durée de son déplacement.

Ainsi, l’avenant au contrat de travail d’un télétravailleur rappelle que la carte de sécurité informatique et son code sont personnels et précise expressément que l’agent s’engage à ne pas les laisser accessibles à des tiers, y compris les membres de sa famille.

Le télétravailleur s’engage à ne pas utiliser le WIFI.

4.6 LE DROIT A LA DECONNEXION

Les partenaires sociaux dans le cadre de l’accord sur la diversité conclu en mars 2017 ont reconnu à chaque salarié de la CPAM un droit à la déconnexion précisant que les outils numériques ne doivent pas conduire à confondre le temps de travail et le temps de repos.

L’employeur met en œuvre un droit à la déconnexion du salarié en dehors des horaires habituels de travail. Le salarié n’est pas tenu de répondre à des sollicitations en dehors de ses jours et horaires habituels de travail.

Ces dispositions s’appliquent à tous les salariés de la Caisse, et en particulier aux agents en télétravail.

V- PRISE EN CHARGE FINANCIERE DU TELETRAVAIL

5.1 FRAIS D’INSTALLATION

L’employeur prend en charge :

• les coûts du premier diagnostic électrique de l’espace dédié au télétravail ;

• les frais d’installation et de maintenance du matériel nécessaire à la bonne exécution du travail depuis la résidence principale ;

• en cas de changement de résidence principale, l’employeur prend à sa charge l’installation du matériel mis à la disposition du télétravailleur dans son nouveau lieu de résidence.

Le salarié prend en charge :

• les coûts de mise en conformité électrique,

• les frais engagés à l’occasion d’un nouveau diagnostic électrique réalisé en cas de déménagement.

5.2 FRAIS LIES À L’UTILISATION DU DOMICILE À DES FINS PROFESSIONNELLES

En contrepartie des dépenses engagées dans le cadre du télétravail, le salarié perçoit une indemnité forfaitaire mensuelle correspondant à une quote-part des frais supplémentaires engagés du fait de cette activité selon les modalités prévues par le protocole d’accord national de l’Ucanss sur le télétravail du 28 novembre 2017.

5.3 AUTRES FRAIS

5.3.1 Modalités de participation employeur aux frais de repas

Le principe du maintien de la participation de l’employeur au Titre Repas lors des jours de télétravail.

5.3.2 Modalités de la participation employeur aux frais de transport

Lorsque les abonnements aux transports collectifs sont souscrits au mois ou à l’année et qu’il n’existe pas de formule plus adaptée à la pendularité du télétravailleur, les remboursements sont maintenus à l’identique.

Les remboursements d’abonnements SNCF seront examinés au cas par cas et la solution la plus adaptée au nouveau besoin du télétravailleur sera retenue.

VI - CONDITIONS DE PASSAGE AU TELETRAVAIL EN CAS DE PICS DE POLLUTION 

En cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du Code de l’environnement (associé à des consignes des services de l’Etat sur la limitation des déplacements), d’intempéries majeures ou de grèves nationales dans les transports communs publics, le télétravail peut être organisé de manière exceptionnelle pour des salariés ayant la possibilité matérielle et fonctionnelle de télétravailler dans les conditions du présent accord mais ne bénéficiant pas du télétravail régulier ou n’étant pas planifiés en télétravail pour la ou les journées impactées par l’épisode de pollution.

Ce télétravail exceptionnel devra être autorisé par le manager au plus tard et dans la mesure du possible la veille de la journée télétravaillée pour cause de pic de pollution, d’intempéries majeures ou de grève nationale dans les transports publics.

Le manager devra s’assurer des missions qui pourront être réalisées lors de la ou des journées de télétravail exceptionnel.

VII - ACCES AU TELETRAVAIL POUR LES SALARIES EN SITUATION DE HANDICAP 

Les critères d’éligibilité du salarié en situation de handicap seront étudiés en concertation avec le manager, le salarié et le service RH. En application de l’article L 5213-6 du Code du travail, l'employeur, pour garantir le respect du principe d'égalité de traitement à l'égard des travailleurs handicapés, prendra en fonction des besoins dans une situation concrète, les mesures appropriées pour permettre à ces travailleurs d'accéder au télétravail. L’appui de la médecine du travail sera sollicité afin de connaitre les préconisations nécessaires à l’aménagement du poste du salarié concerné.

VIII - INFORMATION DU PERSONNEL

Une information du présent protocole sera assurée par la Direction par le biais des publications internes, de réunions d’information ou de tout autre moyen qui lui semblera approprié.

IX – SUIVI DE L’ACCORD

Les partenaires sociaux seront informés chaque année de l’évolution du nombre de télétravailleurs et des différents éléments nécessaires au suivi de l’accord.

X - DUREE ET FORMALITES

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et peut être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2261-9 du Code du travail.

Il prend effet au 1er jour du mois suivant l’agrément ministériel. Il se substitue de plein droit aux dispositions contraires existantes résultant d’accords ayant le même objet.

Le présent accord, une fois signé, sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail.

XI - REVISION

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, par accord entre les parties.

Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre simple adressée aux autres parties signataires. Elle doit être accompagnée d’une proposition nouvelle sur les points à réviser.

La discussion de la demande de révision doit s’engager dans les 3 mois suivant la présentation de celle-ci. Toute modification fera l’objet d’un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires.

Fait à Saint-Lô, le 23 mai 2019

Pour la Caisse Primaire, Pour le syndicat Pour le syndicat Pour le syndicat

Le Directeur, C.F.E.-C.G.C. C.G.T F.O.