Accord d'entreprise "Avenant modificatif n°2 au protocole d'accord relatif au télétravail de 2018" chez CPAM DE LA CHARENTE MARITIME (Siège)

AVENANT MODIFICATIF N°2

DU PROTOCOLE D’ACCORD DU 28 JUIN 2018 RELATIF AU TELETRAVAIL

Le présent avenant est conclu,

Entre d'une part :

• la Direction :

Et d'autre part :

• les Organisations Syndicales représentées par :

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Le présent avenant porte révision de l'accord collectif d'entreprise de la CPAM 17, relatif au télétravail signé le 28 juin 2018, ainsi que de son premier avenant modificatif signé le
8 octobre 2019.

A ce titre, sont exclusivement modifiées par ce 2^ème avenant certaines dispositions des articles 1, 2, 3, 8 du protocole d’accord du 28 juin et de l’article 2 de son 1^er avenant de révision en date du 8 octobre 2019.

Le présent avenant a été négocié avec les partenaires sociaux afin de tirer profit de l’expérience accumulée pendant la période de confinement liée à la crise sanitaire du printemps 2020, et de prendre en compte les résultats de l’enquête climat social menée en juin 2020 sur la période de télétravail généralisé.

Cette négociation s’inscrit aussi dans le cadre d’une prise de conscience des partenaires sociaux qui ont pu constater ces derniers mois que la crise épidémique liée à la COVID 19 a eu pour conséquence d’accélérer la digitalisation des métiers, au cœur de la transformation numérique, avec notamment la généralisation du télétravail.

De plus, les signataires du présent avenant s’accordent à considérer que l’utilisation massive des outils digitaux induite par l’introduction des « hautes technologies » dans le quotidien de travail pourrait permettre d’augmenter la productivité et dynamiser les activités de la Caisse.

Comme l’accord du 28 juin 2018 sur la mise en place d’un mode d’organisation du travail à distance au sein de la CPAM 17, cet avenant s’attache à respecter les règles définies par le code du travail modifiées par les ordonnances du 22 septembre 2017, ainsi que le cadre conventionnel fixé par l’UCANSS.

Ainsi, le présent avenant révise le protocole d’accord relatif au télétravail du 28 juin 2018 et son 1^er avenant du 8 octobre 2019 pour répondre aux objectifs suivants :

• faire évoluer les conditions d’éligibilité et de candidature au télétravail en les rendant moins restrictives pour toutes les catégories de personnel,

• augmenter l’enveloppe forfaitaire de jours télétravaillés à utiliser dans l’année, pour les catégories de personnel non éligible à la formule du télétravail à jours fixes,

• revoir les modalités de calcul de l’indemnité télétravail.

Article 1^er : Modification du paragraphe 1.2 de l’article 1 de l’accord collectif sur le télétravail.

Le paragraphe 1.2 « Principe de volontariat » de l’article 1 « Champ d’application » du protocole d’accord relatif au télétravail du 28 juin 2018 est modifié comme suit :

« La mise en place du télétravail est convenue entre l’agent volontaire, le manager et la Direction.

L’accord express de l’agent est formalisé dans un avenant à son contrat de travail, conclu pour une durée de 3 ans et renouvelable par disposition expresse.

La mise en place du télétravail est subordonnée à la compatibilité de l’emploi considéré avec les critères d’éligibilité préalablement définis dans l’organisme.

Ainsi, le télétravail concerne les activités qui présentent les caractéristiques cumulatives suivantes :

• l’activité est dématérialisée en tout ou partie,

• l’activité est sans contact physique permanent avec nos publics,

• l’activité ne doit pas concerner des fonctions support qui ne peuvent être réalisées que sur site,

• l’activité est réalisée sans qu’il soit nécessaire de disposer de pièces justificatives au format papier,

• l’activité ne doit pas nécessiter la duplication au domicile de matériels couteux.

Les salariés ont uniquement la possibilité de travailler soit à leur domicile soit sur un autre site de l’organisme-employeur, à l’exception du site de La Rochelle. Aucune autre alternative ne peut être envisagée (exemple, depuis un site d’un autre organisme ou un autre endroit que le domicile principal)

De manière à prévenir l’isolement du télétravailleur de sa communauté de travail, le télétravail est limité à trois jours maximum par semaine. Le télétravailleur doit donc être présent au sein de son unité de travail au moins deux jours par semaine, quel que soit son temps de travail.

Trois formules sont possibles pour les agents :

• 1 jour fixe par semaine en télétravail ;

• 2 jours fixes par semaine en télétravail ;

• 3 jours fixes par semaine en télétravail.

Les salariés éligibles au télétravail, qui ne peuvent pas bénéficier des formules à jours fixes par semaine compte tenu des contraintes de leur emploi, auront néanmoins la possibilité d'opter pour une formule forfaitaire de 60 jours annuels avec un droit de tirage limité à 2 jours par semaine.

Pour les personnels des fonctions supports et qui se doivent d’assurer en urgence des interventions techniques garantissant la continuité de service, ils pourront voir leurs journées planifiées en télétravail reportées en cas d’incident nécessitant leur intervention sur site.

L’opportunité de positionner un télétravailleur sur l’une ou l’autre des 3 formules à jours fixes relève de l’appréciation du Directeur, notamment en fonction du volume d’activités dématérialisées dans l’emploi et de l’organisation du service.

La pratique du télétravail ou télésite ne doit pas conduire à un appauvrissement des activités exercées : les compétences de l’emploi qui ne peuvent être mises en œuvre en dehors du lieu de travail habituel doivent l’être sur site. Aucun déport de charge sur les collègues ne bénéficiant pas du télétravail ne doit avoir lieu. A titre d’exemple, les tâches d’impression sont effectuées à distance sur les chaines nationales et la mise sous plis résiduelle sur site par le télétravailleur lors de son retour.

Les jours de télétravail fixes doivent être choisis d’un commun accord entre le manager et l’agent. Dans ces conditions, les parties s’engagent expressément à respecter par principe les jours fixés.

Le manager doit veiller à répartir les jours d’activité à domicile entre les télétravailleurs de son service afin de partager sur site, bureau, double écran, clavier et station a minima entre 2 télétravailleurs. (Les matériels de désinfection nécessaires seront mis à disposition)

Le respect de ce principe de rationalisation de l’utilisation des matériels est la seule méthode garantissant un environnement matériel optimal pour chaque télétravailleur (station et double écrans au domicile et sur site) tout en développant significativement le nombre de salariés en télétravail.

De plus, la suppression de quelques bureaux dans les open space permettra un environnement de travail plus calme les jours d’activité sur site, tout en garantissant de manière plus efficace la distanciation sociale.

Si les nécessités de service l’exigent, les jours de télétravail définis d’un commun accord pourront être modifiés avec un délai de prévenance de 48 heures (ex : formation, réalisation de travaux dans l’espace de travail), sauf circonstances exceptionnelles (exigence PCA).

Pour les managers, un forfait de 60 jours annuels est institué, avec un droit de tirage maximum de 2 jours par semaine. »

Article 2 : Modification de l’article 2 de l’accord collectif sur le télétravail.

Les paragraphes de l’article 2 « conditions de mise en œuvre » du protocole d’accord relatif au télétravail du 28 juin 2018 sont modifiés pour être rédigé comme suit :

« 2.1 – Critère de validation de la candidature :

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et pour l’employeur. L’agent pourra ainsi accepter ou non de télétravailler, son refus ne pouvant être considéré comme fautif ni pénalisant pour son déroulement de carrière.

Peuvent demander à accéder au télétravail les salariés exerçant une activité compatible au sens de l’article 1.2 dudit accord et remplissant les conditions d’éligibilité suivantes :

• Faire preuve d’une maîtrise constatée et d’une réelle autonomie dans la tenue de l’emploi,

• Exercer en télétravail des activités totalement dématérialisées, le transport de papier étant interdit,

• Disposer préalablement d’un matériel informatique portable au titre du déploiement PEI

• Exercer son activité à temps plein ou à temps partiel pour une durée du travail correspondant au moins à 3/5 d’un travail à temps plein afin de respecter l’exigence d’une présence de 2 jours par semaine sur le lieu de travail, et de 3 jours pour les cadres,

• Posséder une box ADSL au domicile avec une liaison de qualité suffisante pour pouvoir exercer ses activités,

• Posséder un espace dédié au télétravail.

2.2 – Candidature :

Le salarié candidat au télétravail au sens des conditions listées au point 2.1, entrant dans le champ d’application défini au point 1.2 peut alors formaliser sa demande par écrit à l’aide de l’imprimé ad hoc (annexe 1) auprès de sa hiérarchie et de la Direction des Ressources Humaines.

La Direction s’engage à examiner la demande en sollicitant les avis :

• du département informatique pour estimer la faisabilité numérique

• du département PM pour vérifier les conditions techniques (espace dédié, diagnostic électrique) 

• de l'agent de direction de la branche et du Manager,

• de la Direction des Ressources Humaines, 

• des services en santé au travail (APAS),

qui devront estimer la faisabilité de la réalisation des tâches à distance. Les conditions de faisabilité seront examinées tant au niveau de la maitrise de l’emploi par le salarié (capacité à travailler de manière autonome) que du caractère dématérialisable de l’activité.

L’appréciation des aptitudes du salarié au télétravail fait l’objet d’une évaluation par le manager, transmise au département RH.

Au terme de l’analyse de sa candidature, la notification de la réponse est adressée au candidat par courrier, dans un délai maximum de 45 jours, sauf circonstances exceptionnelles.

En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit. Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

La direction répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

2.3 – Avenant au contrat de travail :

En cas d’accord de la hiérarchie, les conditions d’exécution et d’organisation du travail sont formalisées dans un avenant au contrat de travail du salarié, conclu pour une durée de trois ans, et conforme à l’avenant type annexé au présent accord (annexe 2).

Cet avenant précise notamment :

• La répartition des jours travaillés en entreprise et des jours en télétravail,

• Le nombre de jours du forfait annuel pour les cadres

• Le matériel mis à disposition,

• Les conditions de réversibilité du télétravail,

• La durée de la période d’adaptation,

• Les lieux de travail (adresse du lieu de résidence principale ou du site de travail à distance relevant de l’organisme de l’employeur et du site de rattachement administratif).

Le télétravail pourra être renouvelé de manière expresse à la fin de la période prévue par l’avenant au contrat de travail autant de fois que de besoin dès lors que le salarié et l’employeur en conviennent. Le télétravailleur devra faire une demande écrite de renouvellement au moins deux mois avant l’expiration de l’avenant au contrat de travail, auprès du département Ressources Humaines et de son responsable hiérarchique.

2.4 – Période d’adaptation :

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien à leurs attentes, une période d’adaptation au télétravail est incluse dans l’avenant au contrat de travail.

Dès la signature de l’avenant, le salarié bénéficie d’une période d’adaptation d’une durée de trois mois.

Durant cette période, l’organisme ou le télétravailleur pourra, sans obligation de motivation, mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un délai de prévenance d’un mois, sauf accord des parties pour un délai plus court. Le télétravailleur est alors réintégré sur son site d’affectation.

2.5 – Aménagements du télétravail dans des situations particulières :

2.5.1 – Pic de pollution

Lorsque dans le secteur de la CPAM de la Charente Maritime, survient un épisode de pic de pollution au sens de l’article L. 221-1 du code de l’environnement et que la population est alertée par voie d’arrêté préfectoral précisant les mesures prises en matière de restriction de circulation des véhicules, les règles applicables en matière de passage au télétravail peuvent être aménagées ou assouplies.

Ainsi, face à ce type de situation, le salarié en télétravail régulier et pendulaire à domicile peut déroger aux deux jours minimum de travail devant être effectué dans l’organisme. Le salarié télétravailleur devra alors prévenir son responsable hiérarchique par messagerie ou téléphone, la veille.

Dès l’alerte levée par la préfecture, le salarié télétravailleur reprendra son activité dans le respect des dispositions règlementaires du présent protocole et de l’application de l’avenant à son contrat de travail correspondant.

2.5.2 – Personne en situation de handicap

Lorsque le télétravail est de nature à favoriser l’emploi ou le maintien en activité d’un salarié en situation de handicap, l’employeur pourra examiner les conditions dans lesquelles les règles applicables au passage au télétravail peuvent être aménagées.

Cette disposition s’applique également pour les personnes empêchées ponctuellement de se rendre sur leur lieu habituel de travail pour des raisons de handicap temporaire sans pour autant être dans l’incapacité de travailler.

2.5.3 – Personne exerçant des fonctions électives locales

Le salarié élu municipal, départemental ou régional fait partie des salariés dont l'accès au télétravail doit être favorisé, sous réserve de la compatibilité de leur poste de travail (L 2123-1-1, L 3123-1-1 et L 4135-1-1).

2.6 – Modalité de suspension ou de réversibilité du télétravail :

2.6.1 – Réexamen

L’avenant au contrat de travail pourra être réexaminé dans deux hypothèses :

• En cas de changement d’emploi :

En cas de changement de poste, la situation de télétravail sera réexaminée afin que le manager et la Direction s’assurent de la compatibilité du nouvel emploi avec une organisation du travail en mode télétravail.

En cas de parcours et changement d’emploi : arrêt du télétravail.

En cas de parcours dans le même domaine d’activité : maintien du télétravail.

En cas de parcours et changement d’emploi mais dans le cadre d’un parcours automatique : maintien du télétravail.

• En cas de changement de domicile :

Tout déménagement survenant en cours d’exécution de l'avenant au contrat de travail devra être communiqué à la Direction, laquelle appréciera la compatibilité de la nouvelle résidence avec les contraintes techniques du télétravail.

2.6.2 – Suspension

Peuvent légitimer la suspension du télétravail pour une courte durée :

• Des circonstances engendrées par des contraintes professionnelles (formation, PCA, réunion pour laquelle la présence du salarié est impérative…)

• Des impossibilités techniques provisoires, de type panne du matériel : au jour J de la panne, le manager apprécie l’opportunité de demander au salarié de venir travailler sur site ; si la panne perdure à J+1, le retour sur site est systématique.

• Des circonstances auxquelles le collaborateur doit faire face de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions à son domicile. (inondation, incendie,…)

2.6.3 – Réversibilité

La situation de télétravail est réversible. Elle ne constitue pas un élément essentiel du contrat de travail. Elle ne peut en aucun cas constituer un avantage acquis.

A l’issue de la période d’adaptation, il pourra être mis fin, par accord des parties, au télétravail avant le terme initialement prévu par l’avenant au contrat de travail, sous réserve de respecter un préavis, qui sauf accord des parties, est de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié. Cette décision est notifiée par écrit et met fin automatiquement à l’avenant au contrat de travail.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié réintègre son poste dans les locaux de son site d’affectation initial. La période de prévenance doit permettre au salarié et à l’organisme d’accompagner ce changement.

2.7 – Suivi du télétravailleur :

Pour les télétravailleurs, l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement (EAEA) commence par une séquence consacrée au suivi de l’organisation du télétravail.

Au cours de cet EAEA seront notamment évoqués les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge et son temps de travail ainsi que le maintien du lien nécessaire avec l’organisme. »

Article 3 : Modification de l’article 3 de l’accord collectif sur le télétravail.

L’article 3 intitulé « conditions générales d’organisation » du protocole d’accord relatif au télétravail du 28 juin 2018 est modifié comme suit :

« Pendant le temps du télétravail, le salarié est soumis au respect des dispositions de l’accord collectif relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail applicable au sein de l’organisme, ainsi que les dispositions relatives aux horaires de travail en vigueur.

Pour éviter l’isolement du télétravailleur, des contacts réguliers avec le manager sont organisés grâce aux moyens de communication mis à disposition, permettant aussi bien des appels du télétravailleur vers l’organisme que l’inverse.

Le télétravailleur est tenu de participer aux réunions pour lesquelles sa présence est requise. Si celles-ci se déroulent durant des jours de télétravail, il doit en être informé dans un délai au minimum de 48 heures.

Concernant les réunions de service, celles-ci sont organisées avec une solution de visio conférence mise à disposition du manager pour permettre d’y associer les télétravailleurs non présents sur site.

Les horaires de travail du salarié en situation de télétravail sont établis sur des bases comparables à celle d’un travail accompli au sein de l’organisme et selon une amplitude et des modalités horaires respectant les dispositions légales et conventionnelles applicables.

Ainsi, le salarié gère l’organisation de son temps de travail dans le respect des temps de pause et de de repos prévus par la loi, à savoir :

• Un repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives devant être accordé par période de 24 heures (article L 3131-1 du Code du Travail).

• Un temps de pause d'une durée minimale de 20 minutes dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures, sauf dispositions d’accords collectifs plus favorables pouvant fixer un temps de pause supérieur (article L3121-33 du Code du Travail).

Les salariés de l’organisme bénéficiant des horaires variables, le badgeage en situation de télétravail s’effectue à distance, sur le poste de travail fourni au salarié, au moyen de la même carte de sécurité informatique utilisée dans le cadre de son activité à la Caisse Primaire.

Au cours de ses journées de télétravail, le salarié est joignable dès lors qu’un nombre de badgeage impair est enregistré par le logiciel de suivi de temps de travail utilisé dans l’organisme. Lorsqu’il a débadgé, le télétravailleur utilise son « droit à la déconnexion » en mettant en veille son équipement informatique et son téléphone professionnel.

Concernant les managers, les 2 journées de télétravail hebdomadaires doivent être organisées entre responsable et adjoint afin de privilégier la présence d’au moins un cadre sur site.

De plus, afin de conforter le collectif de travail, responsable et adjoint doivent régulièrement être présents ensemble sur site.

Dans le cadre d'un forfait, les jours télétravaillés doivent être demandés via Incovar sur le module absence - nouvelle demande - télétravail (absence en jour). La demande doit être formulée au préalable, dans la mesure du possible. Les personnes concernées doivent badger normalement de leur domicile.

Concernant les fonctions support, les plannings de télétravail des collaborateurs doivent être organisés afin qu’une permanence sur chacune des tâches non télétravaillables et prioritaires soit assurée quotidiennement sur site. »

Article 4 : Modification du paragraphe 8.3 de l’article 8 de l’accord collectif sur le télétravail.

Le paragraphe 8.3 « Frais liés à l’utilisation du domicile à des fins professionnelles » de l’article 8 « Prise en charge financière du télétravail » du protocole d’accord relatif au télétravail du 28 juin 2018 est modifié comme suit :

« En contrepartie des dépenses engagées dans le cadre du télétravail, le salarié perçoit une indemnité forfaitaire, en fonction du nombre de jours réels d’exercice en télétravail, correspondant à une quote-part des frais supplémentaires engagés du fait de cette activité (frais d'électricité, eau, chauffage, connexion et d'utilisation d'outils téléphoniques et informatiques...).

Le salarié s’engage à fournir, à l’entrée dans le dispositif, ainsi qu’à chaque reconduction, les factures des fournisseurs Internet, eau, électricité, gaz naturel ou tout autre fournisseur en énergie.

Cette indemnité forfaitaire est payée sur 10,5 mois pour tenir compte des absences pour congé de l'intéressé. Son versement est suspendu en cas d’absence de plus d’un mois continu (maladie, maternité, congé pour convenances personnelles…).

Pour les agents bénéficiant de formule de télétravail à jour fixe, à savoir 1 à 3 jours fixes de télétravail hebdomadaire, l’indemnité est versée mensuellement, sur le bulletin de salaire à échéance normale du salaire.

Pour les agents bénéficiant de formule de télétravail sous forme d’un forfait jours annuel, l’indemnité est versée sur le bulletin de salaire en une seule fois en fin d’année.

Les modalités de calcul seront établies en fonction du barème en vigueur, lequel prend en compte l’évolution annuelle de l’indice INSEE -logement, eau, gaz et combustible-. »

Article 5 : Durée de l’avenant et dispositions générales.

Le présent avenant n°2 modifie le protocole d’accord relatif au télétravail du 28 juin 2018 et son 1^er avenant signé le 8 octobre 2019. Il fera l’objet d’une information du Comité Social et Economique, préalablement à sa mise en œuvre au sein de la Caisse Primaire.

Le présent avenant s’applique sous réserve de l’agrément de la Direction de la Sécurité Sociale prévu par l’article L 123-2-1 du Code de la sécurité sociale, en aucun cas il ne peut valoir engagement unilatéral de l’employeur.

L’avenant est conclu pour une durée déterminée, dans les mêmes conditions que le protocole d’accord qu’il révise. Ainsi, la période d’application prendra fin à la date où le protocole d’accord du 28 juin 2018 cessera de produire ses effets.

Chacune des parties signataires du présent avenant peut en demander la révision dans le cadre des dispositions légales posées par le code du travail.

Article 6 : Document annexé à l’avenant.

La Direction de la CPAM 17 et les partenaires sociaux font le constat que la signature de plusieurs avenants de révision au protocole d’accord initial sur le télétravail est de nature à ajouter de la complexité à la lisibilité et à la compréhension de ce dernier.

Face à des documents qui pourraient manquer de clarté et de transparence, les signataires conviennent alors de mettre à la disposition du personnel, en annexe du présent avenant, la rédaction d’un texte unique constitué du protocole d’accord initial relatif au télétravail de 2018 auquel est intégré l’ensemble des modifications opérées par les 2 avenants de révision négociés et signés en 2019 et 2020.

Article 7 : Formalités de dépôt et de publicité.

Conformément aux dispositions règlementaires du code du travail relatif à la publicité, le présent avenant sera déposé en ligne, de manière dématérialisée, sur un site dédié : la plateforme de télé procédure du ministère du travail.

Après agrément de l’avenant, le dépôt se fera sous un double format : une version PDF, signée des partenaires sociaux à destination de la DIRECCTE et une version docx anonymisé pour être publiée dans une base de données nationale ouverte aux publics.

Un autre exemplaire de l’avenant sera également adressé en format papier au secrétariat-greffe du conseil des prud’hommes de La Rochelle (17000).

Fait à, le 24 septembre 2020, en trois exemplaires originaux