Accord d'entreprise "Accord relatif aux conditions et aux modalités d'organisation par vote électronique pour l'élection des membres des Comités Sociaux et Economiques des 3 établissements de l'UES MACIF" chez SA - MACIF (Siège)

ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITÉS D’ORGANISATION PAR VOTE ÉLECTRONIQUE POUR L'ÉLECTION DES MEMBRES DES COMITÉS SOCIAUX ET ÉCONOMIQUES DES 3 ÉTABLISSEMENTS DE L’UES MACIF

• MACIF SAM

• GIE MACIF INVESTISSEMENTS

• APIVIA MACIF MUTUELLE

• M.A&S

• GIE MFE

• MUTAVIE

• MACIFILIA

représentées par Monsieur , Directeur Général, et par Monsieur , Directeur des Ressources Humaines, dûment mandatés à cet effet conformément à l’article L.2232-31 du Code du travail,

D’une part,

• La Fédération Banques et Assurances C.F.D.T. et la Fédération PSTE (Protection Sociale Travail Emploi) CFDT représentées ensemble par , Délégué Syndical MACIF ;  , déléguée syndicale MACIF ;  , délégué syndical MACIF SAM ; , délégué syndical APIVIA MACIF MUTUELLE ; , délégué syndical MACIF FINANCE EPARGNE.

• La Confédération de l’Assurance C.F.E.- C.G.C. représentée par , Délégué Syndical MACIF. 

• La Fédération CGT des Syndicats du Personnel de la Banque et de l’Assurance ;
  représentée par , Déléguée Syndicale MACIF. 

• La Fédération des Employés et Cadres FORCE OUVRIERE - FEC FO, représentée par , Délégué Syndical MACIF. 

dénommées ensemble ci-après « les Organisations Syndicales »

D’autre part

Il a été arrêté et convenu ce qui suit.

Sommaire

PREAMBULE 3

ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX 5

ARTICLE 2 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 5

Article 2.1 : Recours à un prestataire extérieur 5

Article 2.2 : Communication 5

Article 2.3 : Expertise et déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés 5

Article 2.4 : Formation au système de vote électronique et information 6

Article 2.5 : Confidentialité, sincérité de vote et stockage des données 6

Article 2.6 : Cellule d’assistance technique et sécurité 7

Article 2.7 : Bureau de vote unique par établissement et dépouillement centralisé 7

ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 8

Article 3.1 : Protocole d’accord préélectoral 8

Article 3.2 : Dispositions relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin 8

Article 3.3 : Caractéristiques du matériel de vote 9

Article 3.4 : Communication des identifiants de votes 9

Article 3.5 : Modalités d’accès et déroulement du vote 9

Article 3.6 : Bulletins de vote électroniques 10

Article 3.7 : Les professions de foi et logos 10

Article 3.8 : Affichage des listes de candidats 10

Article 3.9 : Taux de participation 10

Article 3.10 : Délégués de liste 11

Article 3.11 : Clôture et dépouillement du vote 11

Article 3.12 : Dispositif de secours 11

Article 3.13 : Droit d’accès aux informations 11

ARTICLE 4 : DISPOSITIONS FINALES 12

Article 4.1 : Entrée en vigueur, durée et portée de l’accord 12

Article 4.2 : Adhésion à l’accord 12

Article 4.3 : Révision de l’accord 12

Article 4.4 : Publicité de l’accord 12

PREAMBULE

Conformément à la loi pour la confiance dans l'économie numérique du 21 juin 2004 introduisant la possibilité de mettre en place le vote électronique par voie d’accord collectif et conformément à l’article L2314-26 du Code du travail, les parties se sont réunies afin d’envisager la mise en place du vote électronique pour les élections à intervenir au niveau des Comités Sociaux et Économiques des établissements de la nouvelle UES MACIF définie par accord du 26 août 2023 :

• L’établissement MACIF SAM couvrant le périmètre de M.A&S, GIE Macif Investissement, Macif SAM et Macifilia ;

• L’établissement MACIF FINANCE EPARGNE couvrant le périmètre de Mutavie et du GIE MFE ;

• L’établissement APIVIA MACIF MUTUELLE.

Les parties se sont engagées dans une démarche de digitalisation. Dans ce cadre et dans un souci de modernisation et d’efficacité, la Direction a proposé aux organisations syndicales d’organiser le vote de façon électronique pour les prochaines élections.

Il est rappelé que les salariés des entités cités en préambule ont déjà eu l’occasion de voter par voie électronique lors des élections professionnelles des représentants du personnel dès octobre 2019.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de La Poste pour ceux qui votent par correspondance. Il semble naturellement s’imposer dans un contexte de télétravail comme celui connu au niveau des entités concernées.

De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties soussignées ont par conséquent convenu des dispositions suivantes.

Les parties signataires acceptent de confier la mise en place et la gestion de ce dispositif à un prestataire externe dûment choisi par la Direction, suite à l’envoi d’un appel d’offres à plusieurs entreprises spécialisées et à une réunion de présentation aux organisations syndicales représentatives.

La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote.

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Il est entendu dans ce contexte que le vote se fera uniquement par voie électronique. En conséquence, le vote par bulletin secret ou correspondance sera exclu.

ARTICLE 2 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 2.1 : Recours à un prestataire extérieur

Les parties ont convenu de recourir à un prestataire externe dûment mandaté par la Direction, afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote dans le respect du cahier des charges en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.

La Direction a lancé un appel d’offre auprès de plusieurs Sociétés spécialisées dans la conception et le développement du vote électronique, dans le but de choisir la solution qui correspond le mieux à son organisation.

Les Parties confient au prestataire désigné la conception et la mise en place du vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007 (décret n°2007 -602).

Il est décidé que le nom du prestataire sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 2.2 : Communication

Afin que le taux de participation soit le plus élevé possible, la Direction mettra en place un dispositif de communication incitant les salariés à voter. Cela passera notamment par des articles sur l’Intranet, l’envoi de mails avant et pendant le scrutin.

Article 2.3 : Expertise et déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés

Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante, préalablement à sa mise en place et à toute modification substantielle de sa conception. Le rapport d’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.

L’objectif de cette expertise est de garantir la sincérité des opérations électorales par voie électronique.

En outre, le recours au système de vote électronique a été porté à la connaissance du Délégué à la Protection des Données (DPO).

Article 2.4 : Formation au système de vote électronique et information

Préalablement à l’organisation du scrutin, les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Les délégués de liste et les Délégués Syndicaux Macif, Délégués Syndicaux adjoint Macif ainsi que des représentants de la Direction pourront participer en tant qu’observateur à cette formation.

Cette formation sera assurée par le prestataire. Elle portera sur le système de vote, l’administration du scrutin et le dépouillement.

Cette formation se tiendra la veille de l’ouverture du scrutin.

Cette demi-journée de formation sera considérée comme du temps de travail effectif comme pour toutes les opérations liées au vote prévues dans le présent accord. Les temps de trajet et frais de déplacement seront pris en charge par la Direction.

Il est également convenu que chaque salarié recevra par courrier simple et par mail une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, dans le but de faciliter l’appropriation de ce nouveau système de vote.

Article 2.5 : Confidentialité, sincérité de vote et stockage des données

Le système retenu permet d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

Le vote émis par chaque électeur est crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement. Ces clés de déchiffrement sont confiées à un huissier de justice. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne sont utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne sont accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Les représentants du prestataire assureront un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire prend les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire prévoit un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal. (Article 3.12)

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 2.6 : Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique sera mise en place. Elle aura pour objet de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Ce dispositif comprendra les représentants du prestataire, et devra permettre de pallier tout dysfonctionnement ou faille de sécurité.

Conformément à l’article R. 2314-15 du Code du travail, la cellule d’assistance technique aura pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La Direction des Ressources Humaines de chaque établissement sera le point d’entrée en cas de difficulté rencontrée par les salariés.

Article 2.7 : Bureau de vote unique par établissement et dépouillement centralisé

Le dépouillement de l’ensemble des scrutins se déroulera, sur Paris, dans un local commun dédié disposant du matériel informatique nécessaire dont le lieu sera communiqué par la Direction des Ressources Humaines.

A cet effet, il sera constitué un bureau de vote par établissement.

Le bureau de vote sera composé de trois électeurs: un Président et deux assesseurs, désignés avant la date du scrutin.

Le bureau de vote sera obligatoirement composé d’électeurs appartenant aux deux collèges.

Pour la composition des bureaux il sera fait appel au volontariat.

Tout en sachant qu’il sera nécessaire que :

- les 2 collèges soient représentés

- les membres des bureaux de vote ne pourront pas être candidats aux élections

- les membres des bureaux de vote devront se tenir disponibles pour la formation qui est prévue la veille de l’ouverture du scrutin, mais également le jour de l’ouverture du scrutin et le jour du dépouillement du scrutin et ce, pour les 2 tours des élections

Dans tous les cas, la présidence du bureau de vote appartient au plus âgé étant précisé que celui-ci ne pourra toutefois être choisi parmi les candidats ni parmi les représentants de l’employeur.

Chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats pourra désigner 1 délégué de liste par scrutin. Les délégués de liste, les Délégués Syndicaux Macif et/ou Délégués Syndicaux adjoint MACIF ainsi que les représentants de la Direction pourront assister aux opérations électorales.

ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 3.1 : Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de l’élection, les organisations syndicales intéressées et la Direction se réuniront en vue de négocier le protocole d’accord préélectoral de l’UES MACIF.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique, ainsi que le nom du prestataire.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 3.2 : Dispositions relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

En sus du courrier reçu à leur domicile, les électeurs dotés d’une adresse professionnelle recevront sur leur messagerie, la veille du scrutin, un email dans lequel sera rappelé l’adresse du site de vote URL ainsi que les coordonnées de l’assistance (téléphone + adresse mail).

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, à compter de l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel outil permettant une connexion internet (ordinateur professionnel/personnel, smartphone, tablette,….), en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Ils auront la possibilité de voter de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu à leur convenance.

Les dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote seront négociées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Les salariés seront ensuite informés de son contenu.

Article 3.3 : Caractéristiques du matériel de vote

La programmation des pages Web sera assurée par le prestataire, et notamment la présentation des bulletins de vote sur le site dédié, ainsi que les professions de foi.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote sécurisé.

La DRH vérifiera au préalable toutes les informations communiquées au prestataire.

L’intégration et le contrôle des candidatures ainsi que les professions de foi sont effectués dans les mêmes conditions. Les Organisations Syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront données à l’entreprise.

Article 3.4 : Communication des identifiants de votes

L’identifiant de vote en ligne personnel à chaque salarié lui sera envoyé par courrier simple à son adresse personnelle afin de satisfaire aux recommandations CNIL.

Pour le premier comme pour l’éventuel second tour, en cas de perte de l’identifiant, le salarié peut contacter l’assistance téléphonique dédiée par le prestataire KERCIA pour récupérer ce dernier.

Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour (par courrier simple à l’adresse postale du salarié et par mail)

Article 3.5 : Modalités d’accès et déroulement du vote

Conformément à l’article 3.4 précédent, l’électeur des établissements concernés recevra, par courrier du prestataire, avant le premier tour des élections :

• L’adresse du site internet de vote

• Son identifiant personnel à conserver également en cas d’éventuel second tour . Cette communication se fera dans le respect des règles de confidentialité

• Les dates de début et de fin du vote électronique au premier et second tour.

• Ainsi qu’une notice d’utilisation du vote électronique

Avec son numéro d’identification fourni par courrier et par mail, l’électeur pourra se connecter sur le site de vote afin de récupérer, soit par mail soit par SMS, à son choix, son mot de passe personnel et confidentiel d’électeur, nécessaire aux opérations de vote

Le moyen d’authentification devra permettre au serveur de vérifier l’identité de l’électeur, et ainsi garantir l’unicité de son vote. Celui-ci doit avoir la possibilité de pouvoir se connecter à plusieurs reprises, et ce tant qu’il n’a pas validé son vote définitif.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible.

La saisie du Code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote.

Cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Les moyens personnels d’authentification sont des données personnelles qui engagent les électeurs à titre individuel ; en conséquence ces éléments ne doivent en aucun cas être communiqués à un tiers.

Les salariés, qui le souhaitent, auront la possibilité de s’isoler, pendant leur temps de travail, pour procéder aux opérations électorales. Les salariés devront au préalable, informer leur manager de ce choix afin d’assurer la continuité des services. Dans ce cadre, il sera donné la possibilité aux salariés d’accéder à Internet.

Article 3.6 : Bulletins de vote électroniques

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Article 3.7 : Les professions de foi et logos

Les professions de foi des organisations syndicales ayant présenté des candidats seront affichées sur le site de vote et pourront faire l’objet d’une impression.

Elles seront toutes sous format PDF.

Le site de vote sera accessible avant l’ouverture du scrutin ce qui permettra aux salariés de pouvoir prendre connaissance des professions de foi avant l’ouverture du scrutin.

Les logos des organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Il est rappelé que les logos ne peuvent pas être personnalisés en fonction des établissements. Il conviendra donc d’adresser à la Direction un logo identique pour l’UES et par organisation syndicale.

Article 3.8 : Affichage des listes de candidats

Le nom des organisations syndicales présentant des listes de candidats s’affichera sur le site de vote, à chaque connexion de l’électeur selon un ordre aléatoire déterminé par l’algorithme du site de vote.

Il convient d’indiquer que toutes les organisations syndicales apparaîtront sur la page sans qu’il soit utile de descendre ou de réduire cette dernière.

Article 3.9 : Taux de participation

Il sera donné la possibilité :

• aux membres des bureaux de vote

• aux Délégués Syndicaux Macif et/ou Délégués Syndicaux adjoints

• à un délégué de liste par scrutin par organisation syndicale par établissement ayant présenté des candidats

de se connecter via un identifiant par scrutin au site de vote afin de connaître les taux de participation en direct.

Ces codes sont strictement réservés aux membres de chaque bureau de vote, aux Délégués Syndicaux Macif et/ou Délégués Syndicaux adjoints et aux délégués de liste désignés par l’organisation syndicale

Article 3.10 : Délégués de liste

Chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats pourra désigner 1 délégué de liste par scrutin pour participer à l’ensemble des opérations de vote :

• Formation

• Scellement des urnes

• Dépouillement

• Annonce des résultats

La liste des délégués de liste devra être transmise à la Direction en même temps que la liste des candidats.

Article 3.11 : Clôture et dépouillement du vote

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe des clés de déchiffrement différentes.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours de 15 jours après la proclamation des résultats et des délais prévus dans l’article R. 2314-24 du Code du travail en cas de contestation auprès des juridictions compétentes, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Une clé USB sera remise à chaque les Délégués Syndicaux Macif et/ou Délégués Syndicaux adjoints, contenant l’ensemble des CERFA des élections, à l’issue des opérations de dépouillement et après annonce des résultats.

Article 3.12 : Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, la commission d’élection (prestataire et employeur) a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 3.13 : Droit d’accès aux informations

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du dispositif de vote électronique peuvent faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire en justifiant de leur identité.

ARTICLE 4 : DISPOSITIONS FINALES

Article 4.1 : Entrée en vigueur, durée et portée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée au titre des élections professionnelles des CSE des 3 établissements susvisées ci-dessus de la future UES MACIF.

Il aura vocation à s’appliquer pendant toute la durée des mandats des membres des CSE, soit jusqu’à fin décembre 2027 au plus tard, date du second tour. Ainsi, en cas d’élections partielles, il pourra être recouru au vote électronique dans les mêmes termes.

Article 4.2 : Adhésion à l’accord

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative peut adhérer au présent accord.

L’adhésion devra être notifiée aux signataires du présent accord et faire l’objet des mêmes formalités de dépôt que celui-ci.

Article 4.3 : Révision de l’accord

Chaque partie signataire ou y ayant adhéré pourra demander la révision du présent accord dans les conditions prévues par l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Toute demande de révision devra être notifiée à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Une réunion de négociation sera alors organisée dans les meilleurs délais suivant cette demande avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Article 4.4 : Publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé par la Société sur la plateforme téléprocédure du ministère du travail.

Un exemplaire sera, en outre, déposé auprès du Secrétariat Greffe du Conseil des Prud'hommes de Niort.

Conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, rendu public et versé dans une base de données nationale.

Le texte de l’accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Fait à Niort, le 29 août 2023

Pour MACIF SAM, APIVIA MACIF MUTUELLE, M.A&S, GIE MFE, GIE MACIF INVESTISSEMENT, MUTAVIE, MACIFILIA  

Directeur Général                                   Directeur des Ressources Humaines

Pour la C.F.D.T.

Pour la CFE.CGC

Pour la CGT

Pour FO

Annexe

Annexe technique – vote électronique

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

ANNEXE RELATIVE AU RECOURS AU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

PRÉAMBULE

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques des établissements MACIF SAM de première part, couvrant le périmètre de M.A&S, GIE Macif Investissement, Macif SAM et Macifilia, MACIF FINANCE EPARGNE, de seconde part, couvrant le périmètre de Mutavie et du GIE MFE, et enfin APIVIA MACIF MUTUELLE de troisième part, la Direction de la société MACIF et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE », représentée par Monsieur , a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

MISSIONS DU PRESTATAIRE

Le prestataire aura en charge :

• La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Le prestataire pourra transmettre, sur demande du Client, le rapport d’expertise le plus récent.

SÉCURITÉ DU SYSTÈME DE VOTE

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques.

CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES TRANSMISES

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points :

• à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

• aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par l’entreprise et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Un certificat de destruction des données pourra être transmis au Client, sur demande.

CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Le prestataire mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article R. 2314-10 du Code du travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article R. 2314-15 du Code du travail

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

LES FICHIERS

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Article R. 2314-7 du Code du travail

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par le Client. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

CONTENU DES FICHIERS

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral ;

• pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, « question défi »

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement

• pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein de Kercia

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires d’élections après le scrutin

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

LISTES ÉLECTORALES

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité du Client.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote est constitué par établissement. Un bureau de vote centralisateur sera alors constitué pour centraliser les opérations de scellement et de dépouillement, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.

Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

TESTS A BLANC - SCELLEMENT DU PARAMÉTRAGE

Phase de tests « à blanc » - Objectifs

Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Étapes de la réunion de scellement

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement ;

• Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;

• Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;

• Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

• Suivi des taux de participation et listes d’émargements ;

• Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.

COMMUNICATION DES IDENTIFIANTS ET MOTS DE PASSE

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

PROCEDURE DE RÉASSORT DU MOT DE PASSE ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert  0 805 03 10 21
Pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom, question défi et un autre élément d’authentification
-       Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) à défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

LE VOTE

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré électoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

CLÔTURE ET DÉPOUILLEMENT

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote.

La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

CONSERVATION DES DONNÉES

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au « CLIENT ». Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.