WORD

PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL

RELATIF A L’ELECTION DES MEMBRES DE LA DÉLÉGATION DU PERSONNEL

AUX COMITÉS SOCIAUX ET ÉCONOMIQUES D'ÉTABLISSEMENTS DE

L’UES MACIF

Entre les soussignés :

Les sociétés :

• MACIF SAM

• APIVIA MACIF MUTUELLE

• M.A& S

• GIE MFE

• GIE MACIF INVESTISSEMENT

• MUTAVIE

• MACIFILIA

Constituant l’Unité Économique et Sociale MACIF, représentées par Monsieur , Directeur Général, et par Monsieur , Directeur des Ressources Humaines MACIF, dûment mandatés à cet effet conformément à l’article L.2232-31 du Code du travail,

D’une part,

• La Fédération Banques et Assurances C.F.D.T. et la Fédération PSTE (Protection Sociale Travail Emploi) CFDT représentées ensemble par .

• La Confédération CFE-CGC représentée par .

• La Fédération CGT des Syndicats du Personnel de la Banque et de l’Assurance représentée par . 

• La Fédération des Employés et Cadres FORCE OUVRIERE - FEC FO, représentée par . 

• Le Syndicat National de l’Assurance et de l’Assistance SN2A-CFTC représenté ensemble par .

• La Fédération des Syndicats de Services, Activités Diverses, tertiaires et Connexes - UNSA-FESSAD représentée ensemble par .

dénommées ensemble ci-après « les Organisations Syndicales » D’autre part,

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

CHAPITRE LIMINAIRE – COMPOSITION ET PÉRIMÈTRE DE L’UES MACIF 4

CHAPITRE 1 – EFFECTIFS DES ÉTABLISSEMENTS DE L’UES MACIF – NOMBRE DE SIÈGES À POURVOIR – RÉPARTITION 5

ARTICLE 1 – EFFECTIFS DES ÉTABLISSEMENTS 5

ARTICLE 2 – NOMBRE DE SIÈGES À POURVOIR 5

ARTICLE 3 – RÉPARTITION DU PERSONNEL DANS LES COLLÈGES ÉLECTORAUX 5

ARTICLE 4 – RÉPARTITION DES SIÈGES ENTRE LES COLLÈGES ÉLECTORAUX 6

CHAPITRE 2 – ORGANISATION MATÉRIELLE DES ÉLECTIONS 7

ARTICLE 5 – DATES ET HORAIRES DES ÉLECTIONS DES MEMBRES DES CSE DE L’UES MACIF 7

ARTICLE 6 – PERSONNELS ÉLECTEURS, ÉLIGIBLES ET LISTES ÉLECTORALES 7

ARTICLE 7 – INFORMATION DU PERSONNEL 9

ARTICLE 8 – APPEL ET DÉPÔT DES CANDIDATURES 9

ARTICLE 9 – REPRESENTATION EQUILIBREE DES HOMMES ET DES FEMMES SUR LES LISTES DE CANDIDATS 10

ARTICLE 10 – PROFESSION DE FOI – LOGOS 11

ARTICLE 11 – PROPAGANDE ÉLECTORALE - MOYENS ALLOUÉS À TITRE EXCEPTIONNEL ET TEMPORAIRE 11

Article 11.1 – Communications syndicales 11

Article 11.2 – Moyens provisoires accordés aux organisations syndicales 12

ARTICLE 12 – MODALITÉS DU SCRUTIN ET DÉPOUILLEMENT : RECOURS AU VOTE ÉLECTRONIQUE 13

Article 12.1 - Communication sur le vote électronique et transmission des identifiants et mots de passe 1

Article 12.2 - Présentation du vote 14

Article 12.3 - Déroulement du vote 15

ARTICLE 13 – CONTESTATIONS 1

ARTICLE 14 – DUREE DU PRESENT PROTOCOLE 19

ARTICLE 15 – PUBLICITÉ

ANNEXE – 1 : Calendrier des élections 2

ANNEXE – 2 : Modalités techniques du vote électronique 2492022

PREAMBULE

Par accord en date du 29 août 2023, les partenaires sociaux, tirant le constat des profondes évolutions ayant impacté ces dernières années les entités composant le périmètre MACIF, ont décidé de faire évoluer la structuration sociale en reconnaissant l’existence d’une unité économique et sociale, dénommée UES Macif.

Aux termes de cet accord, les parties sont convenues que l’UES MACIF est composée de 3 établissements distincts au sens de la représentation du personnel :

• L’établissement MACIF SAM couvrant le périmètre de M.A&S, GIE Macif Investissement, Macif SAM et de Macifilia ;

• L’établissement MACIF FINANCE EPARGNE (dénommé ci-après MFE), couvrant le périmètre de Mutavie et du GIE MFE ;

• L’établissement APIVIA MACIF MUTUELLE (dénommé ci-après AMM).

Tirant la conséquence de ce découpage, et afin de permettre la représentation de l'ensemble des salariés, les parties ont décidé de mettre en place trois comités sociaux et économiques d’établissement : CSE MACIF SAM, CSE MACIF FINANCE EPARGNE, CSE APIVIA MACIF MUTUELLE et un CSE central.

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Économiques des trois établissements susvisés , la Direction et les organisations syndicales représentatives ont engagé des négociations qui ont abouti à la conclusion, le 29 août 2023, aux conditions légales de majorité requises :

• D’un accord collectif « relatif  aux conditions et aux modalités d’organisation par vote électronique pour l’élection des membres des CSE des 3 établissements de l’UES MACIF  », aux termes duquel les Parties décidaient de recourir aux prestations de la société KERCIA, éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote.

• D’un accord collectif « à durée déterminée relatif à la prorogation des mandats des membres des comités sociaux et économiques d’entreprise »,

• D’un accord collectif « relatif au nombre et à la composition des collèges électoraux pour l’élection des comités sociaux et économiques des établissements de l’UES MACIF ».

• D’un accord collectif « relatif à la mise en place des comités sociaux et économiques au sein de l’UES MACIF ».

Conformément à la réglementation, le présent protocole, négocié aux termes de 3 réunions des 25 septembre, 2 et 5 octobre 2023 détermine, pour les élections susvisées, la répartition du personnel entre les collèges électoraux, la répartition des sièges entre les collèges et les modalités d’organisation matérielle des élections au sein des Comités Sociaux et Économiques des établissements composant l’UES MACIF.

Ont été invitées aux réunions de négociation du présent protocole, les organisations intéressées au sens de la législation en vigueur, et dans les formes prescrites par cette dernière.

Le présent protocole est conclu aux conditions de double majorité prévues par la loi.

Il a été convenu ce qui suit :

CHAPITRE LIMINAIRE – COMPOSITION ET PÉRIMÈTRE DE L’UES MACIF

Les établissements distincts composant l’UES MACIF qui constitueront les périmètres d’implantation des CSE sont les suivants :

• L’établissement MACIF SAM couvrant le périmètre de M.A&S, GIE Macif Investissement, Macif SAM et de Macifilia ;

• L’établissement MACIF FINANCE EPARGNE, couvrant le périmètre de Mutavie et du GIE MFE ;

• L’établissement APIVIA MACIF MUTUELLE.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2313-8 al.2 du code du travail, des CSE d’établissements et un CSE Central sont constitués au sein de l’UES MACIF.

L’accord collectif « relatif à la mise en place des comités sociaux et économiques au sein de l’UES MACIF » du 29 août 2023 prévoit que la délégation du personnel du CSE central de l’UES MACIF est composée de 20 membres titulaires et de 20 membres suppléants.

La délégation du personnel du CSE central est issue des 3 établissements distincts composant le périmètre de l’UES.

Afin d’assurer la représentation la plus juste de chaque établissement et de chaque catégorie de salariés, la répartition est fixée comme suit :

• l’établissement MACIF SAM : 12 membres titulaires et 12 membres suppléants;

• l’établissement APIVIA MACIF MUTUELLE : 5 membres titulaires et 5 membres suppléants;

• l’établissement MACIF FINANCE EPARGNE : 3 membres titulaires et 3 membres suppléants.

Les membres du CSE central sont désignés par une résolution adoptée à la majorité des membres du CSE d’établissement au scrutin de liste.

Chaque CSE d’établissement désignera les membres du CSE central indifféremment parmi ses membres titulaires et ses membres suppléants.

Les sièges à pourvoir sont répartis selon le principe de la répartition proportionnelle au plus fort reste entre les listes des organisations syndicales (ou liste de candidats présentés aux élections du CSE d’établissement) et selon les résultats obtenus au 1^er tour des élections des CSE sur les listes titulaires et consolidés au niveau de l’UES MACIF. Les organisations syndicales s’attachent à prévoir au moins un élu titulaire et un élu suppléant représentant du collège 2, le reste relevant de l’autre collège.

Les parties veilleront à ce que chaque CSE d’établissement soit représenté au sein du CSE central.

CHAPITRE 1 – EFFECTIFS DES ÉTABLISSEMENTS DE L’UES MACIF – NOMBRE DE SIÈGES À POURVOIR – RÉPARTITION

ARTICLE 1 – EFFECTIFS DES ÉTABLISSEMENTS

Au 1^er décembre 2023, date d’ouverture du premier tour de scrutin, l’effectif global prévisionnel projeté du périmètre des établissements distincts composant l’UES MACIF est fixé comme suit :

	Etablissement MACIF SAM	Etablissement MFE	Etablissement AMM
EFFECTIFS (arrêtés au 30 septembre 2023)	9857 PP soit 9487,80 ETP	739 PP soit 725,55 ETP	1292 PP soit 1186,33 ETP

ARTICLE 2 – NOMBRE DE SIÈGES À POURVOIR

Les parties sont convenues, conformément à l’accord relatif « à la mise en place des comités sociaux et économiques au sein de l’UES MACIF » du 29 août 2023, de fixer le nombre de membres élus aux CSE des établissements composant l’UES MACIF selon la répartition suivante :

	Etablissement MACIF SAM	Etablissement MFE	Etablissement AMM
ELUS TITULAIRES	40	15	20
ELUS SUPPLÉANTS	40	15	20
TOTAL ÉLUS	80	30	40

ARTICLE 3 – RÉPARTITION DU PERSONNEL DANS LES COLLÈGES ÉLECTORAUX

Il est rappelé que conformément à l’accord collectif « relatif au nombre et à la composition des collèges électoraux pour l’élection des comités sociaux et économiques des établissements de l’UES MACIF » en date du 29 août 2023, le nombre de collèges électoraux est de deux :

• Un collège dénommé « premier collège » qui regroupe :

• les niveaux 1, 2, 3a, 3b, 4a et 4b issus de la classification de l’accord MACIF relatif à l’emploi et

à l’accompagnement pour le développement professionnel du 29 mars 2018.

• Un collège dénommé « deuxième collège » qui regroupe :

• les niveaux 5a, 5b, 6 et 7 issus de la classification de l’accord MACIF relatif à l’emploi et à l’accompagnement pour le développement professionnel du 29 mars 2018. Les cadres de direction remplissant les conditions d’électorat sont rattachés à ce deuxième collège.

Pour les salariés qui ont été concernés par l’actualisation du référentiel de fonction mise en œuvre au 1er juillet 2021, la classification retenue, pour déterminer le collège électoral, est celle issue de leur

groupe fermé telle que précisée sur leur bulletin de paie.

L’effectif visé à l’article 1 précédent se répartit ainsi, à la date d’ouverture du premier tour des élections au 1^er décembre 2023, entre les deux collèges susvisés :

	Etablissement MACIF SAM	Etablissement MFE	Etablissement AMM
1er collège	6449 PP soit 6132,10 ETP	400 PP soit 389,10 ETP	795 PP soit 701,61 ETP
2ème collège	3408 PP soit 3355 ,70 ETP	339 PP soit 336,45 ETP	497 PP soit 484,72 ETP

ARTICLE 4 – RÉPARTITION DES SIÈGES ENTRE LES COLLÈGES ÉLECTORAUX

Pour la répartition des sièges à pourvoir au sein des CSE d’établissements, entre les deux collèges électoraux, les parties signataires se sont entendues afin que la répartition soit opérée proportionnellement à l’importance numérique de chaque collège électoral, et pour ce qui concerne l’attribution des sièges restants, au regard de la règle relative à la représentation proportionnelle au plus fort reste.

Ainsi, au regard de la répartition des effectifs évoquée aux articles précédents, la répartition des sièges entre les deux collèges est fixée comme suit :

	1er collège	2ème collège	Titulaires collèges 1 et 2	Suppléants collèges 1 et 2
	Titulaires	Suppléants	Titulaires	Suppléants
Etablissement MACIF SAM	26	26	14	14	40	40
Etablissement MFE	8	8	7	7	15	15
Etablissement AMM	12	12	8	8	20	20

CHAPITRE 2 – ORGANISATION MATÉRIELLE DES ÉLECTIONS

ARTICLE 5 – DATES ET HORAIRES DES ÉLECTIONS DES MEMBRES DES CSE DE L’UES MACIF

En application de l’accord collectif relatif « aux conditions et aux modalités d’organisation par vote électronique pour l’élection des membres des comités sociaux et économiques des 3 établissements de l’UES MACIF » du 29 août 2023, il est rappelé que les élections des membres des CSE d’établissements de l’UES MACIF sont organisées exclusivement par voie de vote électronique.

Les parties conviennent de fixer le calendrier unifié des élections des membres des CSE des trois établissements de l’UES MACIF comme suit :

• 1^er tour :

  • Formation bureau de vote, scrutin à blanc et scellement de la plate-forme de vote 1er tour : jeudi 30 novembre 2023, avant l’ouverture du scrutin.

  • Ouverture du scrutin 1er tour : vendredi 1^er décembre 2023 à 8h00

  • Fermeture du scrutin 1er tour : vendredi 8 décembre 2023 à 10h00

  • Dépouillement des votes 1^er tour et proclamation des résultats : vendredi 8 décembre 2023 à partir de 10h.

En cas d’absence totale ou partielle de candidature syndicale ou dans le cas où les sièges n’auraient pas été intégralement pourvus à l’issue du 1^er tour ou si le quorum n’a pas été atteint, un second tour serait organisé selon les modalités suivantes :

• 2ème tour :

  • Formation bureau de vote, scrutin à blanc et scellement de la plate-forme de vote 2ème tour : vendredi 15 décembre 2023 avant l’ouverture du scrutin

  • Ouverture du scrutin 2ème tour : lundi 18 décembre 2023 à 8h00

  • Fermeture du scrutin 2ème tour : vendredi 22 décembre 2023 à 10h00

  • Dépouillement des votes 2ème tour et proclamation des résultats : vendredi 22 décembre 2023 à partir de 10h.

ARTICLE 6 – PERSONNELS ÉLECTEURS, ÉLIGIBLES ET LISTES ÉLECTORALES

Les conditions d’électorat et d'éligibilité sont celles prévues par les dispositions légales.

L’appréciation des conditions d’électorat et d’éligibilité s’effectue à la date du 1^er jour du scrutin, soit au 1^er décembre 2023.

Pour rappel, sont électeurs les collaborateurs qui, à la date du scrutin :

• sont salariés,

• ont 16 ans révolus,

• ont une ancienneté minimale de 3 mois au sein d’une entité composant le groupe AEMA.

• n’ont pas encouru une condamnation privant du droit de vote,

Sont également électeurs, conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail, les salariés de prestataires mis à disposition au sein des entités de l’UES MACIF qui y justifient de 12 mois continus de présence, dès lors qu’ils sont intégrés dans le décompte des effectifs de l’entité (présence depuis au moins un an), et à condition qu’ils choisissent d’y exercer leur droit de vote.

Sont éligibles, les électeurs qui, à la date du scrutin :

• Ont 18 ans révolus,

• Sont électeurs,

• Ont travaillé pendant au moins un an au sein d’une entité composant le groupe AEMA,

Ne sont pas éligibles :

∙                    Les salariés de prestataires, mis à disposition au sein des entités de l’UES MACIF quand bien même ils rempliraient les conditions pour être électeurs,

∙                    Les salariés assimilés à l’employeur, disposant d’une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés au chef d'entreprise ou qui le représentent effectivement devant les IRP ,

. Les conjoint, partenaire d’un PACS, concubin, ascendant, descendant, frère ou sœur ou allié au même degré de l’employeur.

Un salarié d’un collège ne peut se présenter que dans son collège.

Les listes électorales sont établies pour chaque établissement distinct.

Elles seront au nombre de deux pour chacun des établissements, une pour chacun des deux collèges électoraux visés à l’article 3 précédent, et portées à la connaissance du personnel par diffusion sur l’Intranet de l’établissement.

Elles pourront, au besoin, également être consultées auprès des interlocuteurs des services RH suivants :

ETABLISSEMENT	INTERLOCUTEURS	ADRESSE
MACIF SAM	Pierre-Emmanuel BORNE m@il : peborne@macif.fr Eric LAMARGUE m@il : elamargue@macif.fr Margaux LASSALAS m@ail : margaux.lassalas@macif.fr	MACIF Direction des Ressources Humaines 17/21 Place Etienne Pernet 75015 PARIS
MFE	Aurélie LIMOUZIN CAYER – mail : alimouzincayer@mutavie.fr Katherine WEINFELD – mail : kweinfeld@mutavie.fr	Bureau B101 Direction des Ressources Humaines GIE Macif Finance Epargne 9 rue des Iris – 79000 BESSINES
AMM	Sophie TROCELLIER - m@il : strocellier@macif.fr Sihame SOLTANE - m@il : sihame.soltane@macif.fr	Apivia Macif Mutuelle Direction des Ressources Humaines 22/28 rue Joubert 75009 PARIS

Sur ces listes, les noms des électeurs remplissant les conditions d’éligibilité seront suivis de la mention « E ».

Les listes électorales seront mises à disposition dans les conditions précédentes, au plus tôt le mercredi 18 octobre 2023 conformément au calendrier en annexe 1.

Les listes électorales seront également communiquées aux organisations syndicales en format excel.

Par ailleurs, en cas de nécessité d’un second tour, ces listes seraient affichées le vendredi 8 décembre 2023, à l’issue des opérations de dépouillement du 1^er tour.

Les réclamations concernant les listes électorales sont à adresser à :

• Pour MACIF SAM : la DRH SAM à l’ensemble des interlocuteurs suivants : Pierre-Emmanuel BORNE mail : peborne@macif.fr, Eric LAMARGUE mail : elamargue@macif.fr, Margaux LASSALAS mail : margaux.lassalas@macif.fr.

• Pour MFE : la DRH MFE à l’ensemble des interlocuteurs suivants : Aurélie LIMOUZIN CAYER – mail : alimouzincayer@mutavie.fr et Katherine WEINFELD – mail : kweinfeld@mutavie.fr

• Pour AMM : la DRH AMM à l’ensemble des interlocuteurs suivants : Sophie TROCELLIER - mail : strocellier@macif.fr, Sihame SOLTANE - mail : sihame.soltane@macif.fr

Il est rappelé que ces réclamations doivent être adressées par tout moyen permettant de conférer une date certaine, dans les trois jours suivant la diffusion des listes électorales.

Les contestations relatives à l’électorat seront soumises, le cas échéant, au Tribunal Judiciaire de Niort dans un délai maximal de 3 jours à compter de la diffusion des listes électorales.

ARTICLE 7 – INFORMATION DU PERSONNEL

Le personnel des établissements distincts de l’UES MACIF a été informé le 4 septembre 2023, par voie d’affichage et par Intranet, de la date d’ouverture du 1^er tour de scrutin le 1^er décembre 2023.

ARTICLE 8 – APPEL ET DÉPÔT DES CANDIDATURES

Le 4 septembre 2023, les organisations syndicales intéressées ont été invitées, par voie d’affichage et par courriers recommandés AR, à communiquer les listes de leurs candidats pour le premier tour et à venir négocier le présent protocole préélectoral.

Les listes de candidats pour les élections des membres des CSE de chaque établissement distinct seront communiquées par mail avec accusé de réception aux interlocuteurs suivants :

ETABLISSEMENT	INTERLOCUTEURS
MACIF SAM	Pierre-Emmanuel BORNE m@il : peborne@macif.fr Eric LAMARGUE m@il : elamargue@macif.fr Margaux LASSALAS m@il : margaux.lassalas@macif.fr
MFE	Aurélie LIMOUZIN CAYER – mail : alimouzincayer@mutavie.fr Katherine WEINFELD – mail : kweinfeld@mutavie.fr
AMM	Sophie TROCELLIER - m@il : strocellier@macif.fr Sihame SOLTANE - m@il : sihame.soltane@macif.fr

Elles pourront également faire l’objet, à titre exceptionnel, d’une remise en mains propres auprès des interlocuteurs RH ci-dessus identifiés.

Ces listes de candidats devront être communiquées aux personnes susvisées, le vendredi 10 novembre 2023 à 12h au plus tard, pour le 1^er tour, et le mardi 12 décembre 2023 à 12h au plus tard, en cas d’éventuel second tour.

Les listes doivent être établies distinctement par collèges et séparément pour les titulaires et les suppléants.

Elles comprendront le logo de l’organisation syndicale, les nom et prénom de chaque candidat par collège.

Les listes des candidats seront publiées par la Direction sur l’Intranet des établissements de l’UES MACIF et affichées sur sites, au plus tard, le lundi 13 novembre 2023, pour le premier tour et, au plus tard, le mardi 12 décembre 2023, pour le second tour éventuel.

A défaut de dépôt de listes de candidats par une organisation syndicale pour le second tour, les listes présentées dans le cadre du premier tour seront reconduites.

Les listes peuvent être incomplètes mais elles ne peuvent présenter un nombre de candidats, supérieur à celui des sièges à pourvoir.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2122-3 du Code du travail, lorsque des organisations syndicales établissent une liste commune, elles peuvent indiquer lors de son dépôt, la répartition entre elles des suffrages exprimés en leur faveur. A défaut d’indications, la répartition des suffrages s’effectue à parts égales entre les organisations syndicales concernées.

Les listes de candidats seront intégrées au système de vote et mises en ligne sur le site de vote électronique, par le prestataire KERCIA avant les dates d’ouverture des scrutins. Les listes des candidats seront affichées sur le site de vote, à chaque connexion de l’électeur selon un ordre aléatoire déterminé par l’algorithme du site de vote.

Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales intéressées et que les candidatures sont libres au second tour.

ARTICLE 9 – REPRESENTATION EQUILIBREE DES HOMMES ET DES FEMMES SUR LES LISTES DE CANDIDATS

Conformément à l’article L. 2314-30 du Code du travail, pour chaque collège électoral, les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

A cet égard, la proportion et la répartition de femmes et d'hommes pour chaque collège sont indiquées comme suit :

Etablissement	Collège	Genre	% effectifs	Candidats titulaires	Candidats suppléants	Total titulaires	Total suppléants
MACIF SAM	Collège 1	Homme	29,8	8	8	26	26
		Femme	70,2	18	18
	Collège 2	Homme	47	7	7	14	14
		Femme	52,9	7	7
MFE	Collège 1	Homme	24,2	2	2	8	8
		Femme	75,8	6	6
	Collège 2	Homme	44,4	3	3	7	7
		Femme	55,6	4	4
AMM	Collège 1	Homme	17,6	2	2	12	12
		Femme	82,3	10	10
	Collège 2	Homme	34,6	3	3	8	8
		Femme	65,3	5	5

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement du nombre de candidats d'un des sexes.

Les organisations syndicales ont la possibilité de faire débuter leurs listes de candidats librement par un homme ou une femme, et ce quelle que soit la proportion de chaque sexe.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment une femme ou un homme supplémentaire.

Lorsque l’application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.

ARTICLE 10 – PROFESSION DE FOI – LOGOS

Les professions de foi et les logos des organisations syndicales ayant présenté des candidats seront affichés sur le site de vote.

Les professions de foi et les logos des organisations syndicales devront être adressés par mail avec accusé de réception aux interlocuteurs de la DRH de l’établissement concerné visés à l’article 8 précédent, le vendredi 10 novembre 2023 à 12h au plus tard, pour le 1^er tour, et le mardi 12 décembre 2023 à 12h au plus tard, en cas d’éventuel second tour.

Les professions de foi seront transmises en format PDF, le fichier devra être au format A4, en recto/verso et en couleur.

Elles seront mises en ligne par le prestataire sur le site de vote avant les dates d’ouverture des scrutins.

Les logos ne peuvent pas être personnalisés en fonction des établissements ; il conviendra donc d’adresser à la Direction un logo identique pour l’UES et par organisation syndicale.

Le logo devra être adressé en format png avec une taille de résolution de 50 x 50 pixels.

ARTICLE 11 – PROPAGANDE ÉLECTORALE - MOYENS ALLOUÉS À TITRE EXCEPTIONNEL ET TEMPORAIRE

Article 11.1 – Communications syndicales

La propagande électorale se fera par tous moyens, légalement autorisés.

Chaque organisation syndicale est en charge de l'élaboration et de la diffusion de tracts auprès de salariés, conformément aux dispositions de l’accord droit syndical.

L’impression des tracts est prise en charge par l’entreprise.

Il est rappelé, conformément aux dispositions de l’accord droit syndical du 28 mai 2021, que les organisations syndicales sont autorisées à distribuer les tracts pendant les heures de travail à condition de ne pas perturber le bon fonctionnement du service. La distribution des tracts ne peut se faire dans les bureaux individuels fermés.

L’usage de l’intranet et du mail, ou tout autre moyen informatique de l’entreprise, est quant à lui strictement interdit, en dehors des dispositions prévues dans l’accord droit syndical du 28 mai 2021.

Les professions de foi précédemment évoquées seront déposées sur l'espace syndical Lumapps. La Direction s’engage à informer les salariés de la mise en ligne des professions de foi.

La propagande électorale, sous toute forme que ce soit, cesse à l’ouverture du scrutin et pendant toute la durée de celui-ci.

Aussi, aucune propagande syndicale/électorale, de quelque nature qu’elle soit, ne pourra avoir lieu durant les périodes de scrutin tant du 1^er que de l’éventuel 2^nd tour.

Article 11.2 – Moyens provisoires accordés aux organisations syndicales

Les parties signataires s’entendent pour mettre en œuvre un ensemble de dispositions adaptées au processus électoral.

La Direction accorde de manière exceptionnelle et à titre provisoire des moyens supplémentaires relatifs à la campagne électorale. Ces moyens sont accordés aux organisations syndicales pour une période courant de l’entrée en vigueur du présent protocole jusqu’à la proclamation des résultats des élections.

Ces moyens sont accordés par établissements :

Afin que le taux de participation soit le plus élevé possible, la Direction de chaque établissement mettra en place un dispositif de communication incitant les salariés à voter (articles sur l’intranet, information des salariés sur la mise à disposition des professions de foi, dates du scrutin, ouverture du vote,…).

Par ailleurs, chaque organisation syndicale qui présente des candidats bénéficie d’un contingent d’heures d’autorisation d’absence, temps de déplacement inclus.

Ce contingent d’heures est attribué sur le périmètre de chaque établissement :

• 300 heures pour les organisations syndicales de l’établissement MACIF SAM

• 60 heures pour les organisations syndicales de l’établissement MFE

• 80 heures pour les organisations syndicales de l’établissement AMM

Ce contingent pourra être attribué à toute personne désignée à cet effet par l'organisation syndicale présentant un candidat, et sans que cette attribution ne puisse être inférieure à 4 h pour une même personne.

Ce contingent d’heures est reportable d’un mois sur l’autre, à compter de la date de signature du présent accord.

Les salariés désignés pourront se déplacer sur l’ensemble des sites de travail relevant du périmètre de l’établissement concerné.

Les organisations syndicales feront connaître aux interlocuteurs RH de leur établissement de rattachement, le nom des bénéficiaires désignés, ainsi que la répartition mensuelle de ces heures.

Il est précisé que l'utilisation de ces heures par les bénéficiaires devra faire l’objet d’un délai de prévenance au minimum de 48h auprès du manager avec copie à la DRH de l’établissement de rattachement.

De plus, les membres de la liste peuvent se réunir sur une durée correspondant à l'équivalent horaire d’une journée de travail, considéré comme du temps de travail effectif. Le temps de déplacement et les frais de déplacement correspondant à cette réunion sont pris en charge par la Direction.

En cas de liste commune, les moyens accordés s’appliquent à la liste commune.

L'ensemble des moyens visés à l'article 11.2 est octroyé à titre exceptionnel, durant la période s’échelonnant de la date de signature du présent protocole jusqu’à la date de proclamation des résultats.

ARTICLE 12 – MODALITÉS DU SCRUTIN ET DÉPOUILLEMENT : RECOURS AU VOTE ÉLECTRONIQUE

Pour rappel, les modalités du vote électronique pour les élections des membres des CSE d’établissements de l’UES MACIF, objets du présent protocole, ont été définies par l’accord collectif « relatif aux conditions et aux modalités d’organisation par votre électronique pour l’élection des membres des comités sociaux et économiques des 3 établissements de l’UES MACIF» du 29 août 2023.

A ce titre, ce qui suit précise plusieurs dispositions de l’accord susvisé applicable, dans l’ensemble de son contenu, aux élections objets du présent protocole.

Il est rappelé que le prestataire retenu pour réaliser ces opérations de vote électronique est la Société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel AlphaVote.

La description du fonctionnement du système de vote est annexée au protocole d’accord préélectoral, ainsi que le calendrier de déroulement des opérations électorales.

Il est rappelé :

• Que le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres des comités sociaux et économiques, 

• Que les modalités d’organisation et de déroulement des élections par voie de vote électronique respectent les principes généraux de droit électoral. 

• Que les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent notamment le respect des principes de vérification de l’identité des électeurs, de garantie de l’unicité, de la sincérité et de l’intégrité du vote, de respect du secret du vote électronique, de garantie de la publicité du scrutin.

Article 12.1 - Communication sur le vote électronique et transmission des identifiants et mots de passe

La DRH des établissements communiquera régulièrement, par tous moyens, les modalités liées au vote électronique (email d’information, communication sur l’Intranet, vidéo sur le vote électronique, relais RH).

Avant le scrutin, chaque électeur recevra du prestataire, par courrier simple à son adresse personnelle, une notice explicative sur le vote électronique contenant également :

• les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin pour les deux tours,

• son identifiant personnel de vote en ligne généré aléatoirement par le système de vote. Cet identifiant sera à conserver en cas d’éventuel second tour,

• l’adresse du site internet de vote.

Ce courrier simple sera adressé par le prestataire le 22 novembre 2023.

Avec son numéro d’identification fourni par courrier, l’électeur pourra se connecter sur le site de vote afin de récupérer, soit par mail, soit par SMS, à son choix, son mot de passe personnel et confidentiel d’électeur, nécessaire aux opérations de vote.

Pour le premier comme pour le second tour, en cas de perte de l’identifiant et/ou du mot de passe, le salarié pourra contacter l'assistance téléphonique dédiée par le prestataire pour récupérer ce dernier.

Il est rappelé que, durant la période du scrutin, les salariés électeurs auront la possibilité de voter :

• à tout moment de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu de leur convenance, y compris, s’ils votent sur leur lieu de travail, pendant le temps de travail au besoin en s’isolant sous réserve de prévenance préalable de leur responsable pour tenir compte des besoins de continuité de service,

• et ce de n’importe quel outil permettant une connexion internet (ordinateur professionnel/personnel, smartphone, tablette…) en se connectant, pour ce faire, sur le site de vote sécurisé.

Il est rappelé que le vote est secret et personnel.

Article 12.2 - Présentation du vote

A la date d’ouverture du scrutin, tout salarié électeur pourra voter sur le site de vote sécurisé mentionné sur la notice explicative qui lui sera préalablement adressée, muni de son code identifiant et de son mot de passe.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote dématérialisés relatifs aux listes de candidats titulaires et suppléants relevant de son collège.

Il aura également accès aux professions de foi des organisations syndicales.

Chaque électeur sera amené à voter deux fois au titre de l’élection des membres titulaires, et de celle des membres suppléants de son établissement d’appartenance, relevant de son collège.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l’écran sous forme récapitulative avant chaque élection.

Le choix d’une liste pourra être modifié avant validation définitive.

L’électeur pourra se connecter à plusieurs reprises durant la période de vote tant qu’il n’aura pas validé son vote définitif.

Il disposera de la possibilité, facultative, de rayer un nom sur la liste de candidats qu’il a choisie ou d’émettre un vote blanc.

La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception adressé à l’électeur.

Le vote émis par l’électeur est anonyme et chiffré par le système avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 12.3 - Déroulement du vote

Bureaux de vote unique par établissement et pilotage centralisé

Un bureau de vote centralisateur sera constitué pour centraliser les opérations de scellement et de dépouillement.

Ces opérations se dérouleront à Paris, dans un local commun disposant du matériel informatique nécessaire dont le lieu sera communiqué par la DRH.

Le bureau de vote centralisateur chargé de centraliser les opérations de scellement et de dépouillement sera composé des 3 présidents des bureaux de vote des 3 établissements.

Ces 3 personnes détiendront les codes d'accès permettant de sceller et dépouiller le système de vote pour les 2 tours.

Ainsi, il sera constitué un bureau de vote par établissement.

Chaque bureau de vote sera composé de trois électeurs : un Président et deux assesseurs, désignés avant la date du scrutin.

Il sera complété d’un assesseur suppléant qui pourra, le cas échéant, remplacer les assesseurs susvisés, en cas d’absence d’un assesseur du bureau de vote, à l’une ou plusieurs des opérations électorales requérant la présence des membres du bureau, notamment les opérations de dépouillement.

Par exception, et afin de se familiariser à l’outil de vote en ligne, les sessions de formation du bureau de vote ci-après évoquées, requerront la présence de l’ensemble des membres (président, assesseurs et assesseur suppléant).

En tout état de cause les membres du bureau de vote (Président et ses deux assesseurs) devront faire en sorte de se tenir disponibles pour l’ensemble des opérations du processus électoral requérant leur présence, le remplacement ponctuel pour cause d’empêchement, d’un assesseur par un suppléant, devant rester exceptionnel, motivé et irrésistible.

Pour la composition des bureaux de vote, il sera fait appel au volontariat, sachant qu’il sera nécessaire que :

- les 2 collèges soient représentés,

- les membres des bureaux de vote ne pourront pas être candidats aux élections,

- les membres des bureaux de vote devront se tenir disponibles pour la formation qui est prévue la veille de l’ouverture du scrutin, et ce pour les 2 tours.

La présidence du bureau de vote appartiendra au membre le plus âgé.

Avant les opérations électorales, les membres du bureau de vote se verront remettre un exemplaire du présent protocole d’accord préélectoral, ainsi que de l’accord collectif relatif «  aux conditions et aux modalités d’organisation par vote électronique pour l’élection des membres des comités sociaux et économiques des 3 établissements de l’UES MACIF » du 29 août 2023.

Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin.

Délégués de listes

Chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats pourra désigner un délégué de liste par scrutin pour participer à l’ensemble des opérations de vote :

- formation,

- scellement des urnes,

- dépouillement,

- annonce des résultats.

La liste des délégués de listes est transmise à la Direction en même temps que la liste des candidats, soit le 10 novembre 2023 à 12h pour le 1er tour et le 12 décembre 2023 à 12h pour le second tour.

Formation au système de vote - Présence aux opérations électorales

Préalablement à l’organisation du scrutin, les membres du bureau de vote, y compris l’assesseur suppléant, bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique. Leur présence sera requise à cette formation.

Les délégués de liste, les Délégués Syndicaux Macif, ainsi que des représentants de la Direction pourront y participer en tant qu’observateurs.

Cette formation sera assurée par le prestataire KERCIA et portera sur le système de vote, l’administration du scrutin et le dépouillement.

Elle se tiendra la veille de l’ouverture du scrutin, soit pour le premier tour de scrutin, le jeudi 30 novembre 2023, et en cas d’éventuel second tour, le vendredi 15 décembre 2023.

Cette demi-journée de formation sera considérée comme du temps de travail effectif. Les temps de trajet et frais de déplacement seront pris en charge par la Direction.

Il est également convenu que chaque salarié recevra par courrier simple et par mail une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, dans le but de faciliter l’appropriation de ce nouveau système de vote.

Les Délégués de liste, les Délégués Syndicaux Macif et/ou Délégués Syndicaux Adjoints MACIF ainsi que les représentants de la Direction pourront assister aux opérations électorales.

Ouverture du scrutin

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

En présence de chaque membre du bureau de vote, des délégués de listes, des délégués syndicaux Macif et délégués syndicaux adjoints Macif et d’un Huissier de justice mandaté par la Direction, cette cellule procédera, avant que le vote soit ouvert :

• à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique pour chaque élection concernée est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet à l’Huissier de Justice susvisé ;

• à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé.

Ces opérations, auront lieu :

• pour le premier tour de scrutin, le jeudi 30 novembre 2023,

• et en cas d’éventuel second tour, vendredi 15 décembre 2023.

Le scellement électronique des urnes interviendra le jeudi 30 novembre 2023 à l’issue des opérations visées ci-dessus et, le cas échéant, le vendredi 15 décembre 2023. Cependant, il pourra faire l’objet, sur demande d’un membre du bureau de vote, de contrôle périodique durant toute la durée du scrutin auprès du prestataire.

Conformément à l’article 5 précédent, la possibilité de vote sera ouverte à compter du vendredi 1^er décembre 2023 à 8h00 et en cas d’éventuel second tour, le lundi 18 décembre 2023 à 8h00.

L’Huissier de justice se verra à ce titre fournir un accès pour constater l’ouverture du vote.

Les membres de la cellule d’assistance technique demeureront joignables durant toute la durée du scrutin aux numéros de téléphone qui leur seront communiqués.

Eléments pouvant être communiqués pendant la période de vote

Il sera donné la possibilité :

• aux membres des bureaux de vote,

• aux Délégués Syndicaux Macif et/ou les Délégués Syndicaux adjoints Macif,

• à un délégué de liste par scrutin par organisation syndicale par établissement ayant présenté des candidats

de se connecter via un identifiant par scrutin au site de vote afin de connaître les taux de participation en direct.

Ces codes sont strictement réservés aux membres de chaque bureau de vote, aux Délégués Syndicaux Macif, aux Délégués Syndicaux adjoints et aux délégués de liste désignés par l’organisation syndicale.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne pourra être accessible durant toute la durée du scrutin.

Clôture du scrutin

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu du l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote centralisateur.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Aux dates et heures de clôture du scrutin annoncées par le Président du bureau de vote et figurant à l’article 5 précédent (vendredi 8 décembre 2023 à 10h00 pour le 1^er tour, et vendredi 22 décembre 2023 à 10h00 en cas d’éventuel second tour), le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement différentes sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi, la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

L’Huissier sera également présent aux opérations de clôture et de dépouillement du scrutin dans la salle commune réservée au bureau de vote telle qu’évoquée au point « Bureau de vote » précédent.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l’écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l’objet d’une édition sécurisée.

Cette édition sécurisée sera reportée par le bureau de vote sur le procès-verbal de l’élection sur lequel il apposera la signature de ses membres (président et assesseurs) ainsi que les dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin concerné.

Le Président proclame ensuite les résultats des élections qui concernent son bureau de vote.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Descellement - Procès-verbaux - Résultats

Aux heures fixées par le présent protocole, le Président du bureau annoncera la clôture du scrutin. Le site de vote électronique ne sera plus accessible aux électeurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées sous l'autorité du Président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, de l'employeur ou son représentant et de l’Huissier de Justice.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du site internet de vote,

• déchiffrement des suffrages à l’aide des clés de déchiffrement,

• descellement,

• dépouillement dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants,

• calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des éléments d’établissement de la représentativité,

• impression, contrôle et signature par les membres du bureau de vote, des procès-verbaux pré-remplis (les membres du bureau de vote, Président et Assesseurs apposent leur signature sur les procès-verbaux ainsi que les dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin concerné), ainsi que des listes d’émargement

• proclamation des résultats.

Lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat. Dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de représentation.

Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n’a pas été atteint.

Les résultats de chaque scrutin seront consignés dans un procès-verbal signé par les membres du bureau et établi en plusieurs exemplaires :

• un exemplaire pour la Direction ;

• un exemplaire pour chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats ;

• un exemplaire pour chaque organisation syndicale signataire du protocole d’accord préélectoral (à l’issue de la proclamation des résultats ou dans les 3 jours suivants par mail en version électronique);

• un exemplaire destiné à l’affichage ;

• un exemplaire à l’opérateur désigné par le Ministre chargé du travail (conformément aux dispositions réglementaires applicables) : CTEP - TSA 92315 – 62971 ARRAS CEDEX 9.

ARTICLE 13 – CONTESTATIONS

Les contestations relatives au droit électoral et à la régularité des opérations électorales seront, le cas échéant, soumises à l’inspecteur du travail, ou au Tribunal Judiciaire de Niort dans un délai maximal de 15 jours suivant la proclamation des résultats conformément aux dispositions de l’article R 2314-24 du code du travail.

ARTICLE 14 – DUREE DU PRESENT PROTOCOLE

Le présent protocole entre en vigueur au jour de sa signature et est conclu pour une durée déterminée couvrant la période électorale fixée par le présent accord.

Il cessera automatiquement et de plein droit de produire effet le 1^er décembre 2027 au plus tard.

Il est rappelé que la durée des mandats des élus aux CSE est de 4 ans.

ARTICLE 15 – PUBLICITÉ

Le présent protocole sera mis à disposition du personnel par voie de publication sur l’Intranet des établissements.  

Il sera établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation.

Fait à Niort , le 16 octobre 2023

Pour MACIF SAM, APIVIA MACIF MUTUELLE, M.A&S, GIE MFE, GIE MACIF INVESTISSEMENT, MUTAVIE, MACIFILIA  

Directeur Général                                                               Directeur des Ressources Humaines

Pour les Organisations Syndicales :

Pour la C.F.D.T.

Pour la C.F.E.-C.G.C.

Pour la C.G.T.

Pour F.O.

Pour la C.F.T C

Pour l’UNSA

ANNEXE 1 : Calendrier des élections

Etapes	Dates et heures
Publication des listes électorales (Art.6)	Mercredi 18 octobre 2023
Date limite de constitution du bureau de vote (Art.13.3)	Vendredi 17 novembre 2023
1er tour	Date limite de dépôt des candidatures, des logos et professions de foi (Art.8 et 10) et délégués de listes (Art 12.3)	Vendredi 10 novembre 2023 à 12h
	Publication des listes de candidats (Art.8)	Lundi 13 novembre 2023
	Envoi du matériel de vote par courrier (Art.13.1)	Mercredi 22 novembre 2023
	Formation, test et scellement du système de vote en présence d’un Huissier de Justice (Art.5 et 13.3)	Jeudi 30 novembre 2023
	Ouverture du vote (Art.5 et 13.3)	Vendredi 1er décembre 2023 à 8h
	Clôture du vote (Art.5 et 13.3)	Vendredi 8 décembre 2023 à 10h
	Dépouillement centralisé à Paris en présence d’un Huissier de Justice (Art.5 et 13.3)	Vendredi 8 décembre 2023
2eme tour (éventuel)	Information du personnel et OS du second tour /appel à candidature	Vendredi 8 décembre 2023
	Date limite de dépôt des candidatures, des logos et professions de foi (Art.8 et 10)	Mardi 12 décembre 2023 à 12h
	Publication des listes de candidats (Art.8)	Mardi 12 décembre 2023
	Formation, test et scellement du système de vote en présence d’un Huissier de Justice (Art.5 et 13.3)	Vendredi 15 décembre 2023
	Ouverture du vote (Art.5 et 13.3)	Lundi 18 décembre 2023 à 8h
	Clôture du vote (Art.5 et 13.3)	Vendredi 22 décembre 2023 à 10h
	Dépouillement centralisé à Paris en présence d’un Huissier de Justice (Art.5 et 13.3)	Vendredi 22 décembre 2023

ANNEXE 2 : Modalités techniques du vote électronique

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Annexe relatiVE au recours au vote dematerialise par internet dans le cadre des elections profeSsionnelles

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Économiques des trois établissements susvisés, la Direction et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE », représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Le prestataire pourra transmettre, sur demande du Client, le rapport d’expertise le plus récent.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points :

• à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

• aux dispositions relative à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par l’entreprise et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Un certificat de destruction des données pourra être transmis au Client, sur demande.

Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article R. 2314-10 du Code du travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article R. 2314-15 du Code du travail

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Article R. 2314-7 du Code du travail

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par le Client. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : nom, prénom, ainsi que la mention « E » pour les électeurs remplissant la condition d’éligibilité ;

• pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales, adresse email, collège, droit de vote, éligibilité,

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement

• pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein de Kercia

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires d’élections après le scrutin

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

ListeS électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité du Client.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote centralisateur sera constitué pour centraliser les opérations de scellement et de dépouillement.

Un bureau de vote par établissement (CSE) sera également constitué.

Chaque bureau de vote sera composé de trois électeurs : un Président et deux assesseurs, désignés avant la date du scrutin.

Le bureau de vote centralisateur chargé de centraliser les opérations de scellement et de dépouillement sera composé des 3 présidents des bureaux de vote MACIF SAM, MFE et AMM. Ces 3 personnes détiendront les codes d'accès permettant de sceller et dépouiller le système de vote pour les 2 tours. Un assesseur suppléant de chaque président de bureau de vote pourra être désigner afin de partager la connaissance de ces codes d'accès et de pallier à une éventuelle absence aux réunions de scellement / dépouillement des 2 tours.

Les membres des bureaux de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

TestS A BLANC - Scellement du Paramétrage

Phase de tests « à blanc » - Objectifs

Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Étapes de la réunion de scellement

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement ;

• Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;

• Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;

• Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

• Suivi des taux de participation et listes d’émargements ;

• Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.

COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert  0 805 03 10 21
Pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom, date de naissance et adresse postale à minima
-       Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué soit par email soit par SMS à la convenance de l’électeur.

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable.

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré électoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote centralisateur.

La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.