Accord pour l’utilisation du vote électronique comme moyen exclusif de vote aux élections 2022 des représentants du Personnel au Comité Social et Economique de Audacia

ENTRE LES SOUSSIGNEES

L’Association AUDACIA

Dont le siège social est situé 6 place Sainte Croix, 86000 Poitiers.

Représentée aux présentes par le Directeur Général

D’UNE PART

ET

Le délégué syndical CFTC de l’entreprise,

Elisant domicile au siège social de la société

D’AUTRE PART

Préambule

Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur et de la multiplicité de sites au sein de l’Association Audacia, il est apparu à la direction que la mise en place d’un système de vote électronique offre les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des représentants du Personnel au Comité Social et Economique.

Par conséquent, la direction a convié le syndicat CFTC en la qualité de son délégué syndical, à une négociation en vue de la conclusion d’un accord sur le vote électronique.

Les parties se sont entendues pour conclure le présent accord afin de mettre en place, de manière exclusive de tout autre moyen d’expression, le procédé de vote électronique pour l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique, laquelle doit se dérouler au sein de l’Association Audacia au cours de l’année 2022.

Article 1. Champ d’application du présent accord de recours au Vote électronique

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Association Audacia ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique lors de l’année 2022.

Article 2. Portée du présent accord

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L2232-11 et suivants du Code du travail.

L’ensemble des dispositions du présent accord complète celles de la convention collective de des Centre d’Hébergement et Réadaptation Sociale (CHRS) consacrées aux élections des représentants du personnel au CSE.

Pour le cas où des dispositions (actuelles ou futures) du Code du travail ou de la convention collective précitée viendraient à être plus avantageuses que celles du présent accord, elles seraient immédiatement appliquées. Dans le cas contraire, seules prévaudraient les dispositions du présent accord

Article 3. Durée de l’accord et éventuel renouvellement

Le présent accord est à durée déterminée.

L’accord est pris dans le but d’être appliqué à la seule élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique de l’année 2022, soit durant tout le temps du déroulement du processus électoral.

Sauf renouvellement prévu dans les conditions visées au paragraphe qui suit, il cessera de produire effet à l’échéance du terme précité.

Article 4. Principe du recours à un prestataire

Conformément aux principes énoncés dans le préambule du présente, un prestataire sera chargé de mettre en œuvre et de faire fonctionner le système de vote électronique objet de la présente décision.

Le prestataire choisi est LA POSTE-MAILEVA

Le cahier des charges établi pour la mise en place du vote électronique figure en annexe du présent accord.

Il sera également joint en annexe du protocole d’accord pré-électoral ou à défaut de la décision unilatérale de l’employeur concernant l’organisation de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique 2022.

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• L’anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• La sincérité et l’intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• L’intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser ;

• La formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;

• L’information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;

• La sécurisation du vote au moyen de :

  • Chiffrement et cryptage ;

  • Codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

  • La création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;

  • L’existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-9 et R2324-5 (respect du principe de sécurité).

Article 5. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Les parties conviennent que les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote par internet.

Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs en libre service sur les différents sites de travail de l’association, avec une connexion au site sécurisé d’élections, sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

Les emplacements de ces postes permettront l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information en local sera effectuée sur ces emplacements.

Les salariés seront informés par courriel et par courrier de l’ouverture des bureaux de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée à la Direction des ressources humaines. Il est possible de prévoir un autre ordre dès lors qu’il assure une égalité entre les candidats. Cet ordre sera déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 6. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.

A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple, un code ainsi qu’un mot de passe permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres du comité d’entreprise et des délégués du personnel, titulaires et suppléants.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

Afin de répondre aux exigences posées par les dispositions du Code du travail relatives au vote électronique et aux principes électoraux de confidentialité, d’intégrité et de sincérité du vote, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur ayant été cryptée sera ainsi stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votant pour chacune des élections.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-10-2 et R2324-6-2 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les administrateurs désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation. Ces administrateurs sont choisis parmi les membres des bureaux de vote.

Chaque liste de candidats aura la faculté de désigner un représentant qui aura accès aux mêmes informations.

Article 7. Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-18 et R2324-14 du code du travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les assesseurs de chaque bureau de vote. Un troisième assesseur suppléant sera désigné pour palier à l'absence d'un des deux assesseurs le jour du scellement ou le jour du dépouillement.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 5. Respect de la loi « Informatique et Libertés »

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.

Fait à Poitiers, le 21 septembre 2022