accord d’entreprise

relatif aux modalités d’organisation,

par vote électronique,

de l’élection de la délégation du personnel

au Comité Social et Economique

Préambule

Conformément aux articles L.2314-26, et R.2314-5 et suivants du Code du travail, l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique peut être réalisée par vote électronique, sur le lieu de travail ou à distance.

Considérant :

• la souplesse de vote ainsi offerte aux salariés, de nature à favoriser leur participation ;

• la répartition des électeurs sur tout le territoire de la Gironde, et la complexité organisationnelle en découlant ;

• la démarche de développement durable dans laquelle s’inscrit résolument l’organisme ;

la solution retenue est celle d’un vote électronique par internet.

Vu l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ;

Vu le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017, relatif au Comité social et économique ;

Entre, d'une part,

- la Caisse primaire d’assurance maladie de la Gironde, représentée par son directeur,

Et, d'autre part,

- les organisations syndicales soussignées représentatives au sein de la caisse primaire d’assurance maladie de la Gironde,

conviennent :

d’organiser, par vote électronique, l’élection de la délégation du personnel au Comité social et économique de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Gironde, selon les modalités ci-après.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.

Titre 1 – CADRE DE MISE EN PLACE

Article 1 – Modalité d’expression des salaries

Les parties signataires conviennent d’adopter un système de vote électronique exclusivement par internet pour l’élection de la délégation du personnel au Comité social et économique de 2019.

Article 2 – Choix d’un prestataire extérieur

Compte-tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un ou plusieurs cabinet(s) d’audit indépendant(s).

Le prestataire retenu, suite à une consultation relevant de la procédure des marchés publics à laquelle sont soumis les organismes de Sécurité sociale du régime général, sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 3 –Droit électoral

Les modalités d’organisation retenues respectent les principes généraux du droit électoral nécessaires à la régularité du scrutin : notamment, sincérité, unicité, liberté et secret du vote.

Titre 2 – Sécurité des systèmes d’information

Article 4 – Système de vote

Le prestataire assure la programmation des accès.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes (art. R.2314-6 du Code du travail).

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (art. R.2314-7, al. 2 du Code du travail).

Le système est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin (art. R.2314-8 du Code du travail).

Le prestataire assure la conservation des données, puis leur destruction, au terme des délais de recours ou actions contentieuses engagées.

Article 5 – Accès aux fichiers

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (art. R.2314-7 du Code du travail).

Article 6 – Dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal.

Ce dispositif, déployé par le prestataire, offre les mêmes garanties de sécurité, et caractéristiques, que le premier.

Article 7 – Informatique et libertés

La prestation fournie intervient dans le respect des exigences posées par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

L’organisme effectue les formalités déclaratives attachées aux fichiers transmis (art. R.2314-11 du Code du travail).

Titre 3 – Travaux préparatoires

Article 8 – Eléments d’authentification des électeurs

L’employeur fournit au prestataire les éléments d’authentification des électeurs, constitués des données suivantes : numéro agent, collège, civilité, nom et prénom, date de naissance, adresse mail Assurance Maladie, adresse postale.

Le fichier Electeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement électronique.

L’employeur effectue un contrôle de conformité des données importées par le prestataire.

Article 9 – Listes de candidatures et professions de foi

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront adressées au service des Ressources Humaines dans les délais impartis, qui les transmettra en l’état au prestataire.

Selon les modalités définies par le prestataire, le prestataire assurera la mise en ligne des candidatures et des professions de foi.

Article 10 – Bureau de vote

Il est constitué un bureau de vote, au siège de l’organisme.

Le bureau de vote comprend un président.

L’acte de candidature est incompatible avec la fonction de président.

Le président du bureau de vote est porteur d’une clé de chiffrement du système de vote électronique, selon les modalités décrites à l’article 11.

Chaque liste de candidats peut être représentée, au sein de ce bureau, par un à trois délégué(s) ayant la qualité d’électeur.

Parmi ces délégués, deux sont porteurs, également, de clés de chiffrement distinctes.

Ces deux délégués sont expressément désignés par les organisations syndicales représentatives au sens de l’article L.2122-1 du Code du travail.

A défaut d’accord, le plus âgé et le plus jeune des délégués de liste sont désignés de fait comme porteurs de clés.

L’employeur communique au prestataire l’identité des membres du bureau de vote, pour paramétrage des comptes utilisateurs.

Article 11 – Cellule d’assistance technique

L’employeur met en place une cellule d’assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet (art.R.2314-10 du Code du travail).

Cette cellule comprend les membres du bureau de vote, ainsi que les représentants du prestataire dûment identifiés (art.R.2314-10 du Code du travail).

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique (art.R.2314-15 du Code du travail) :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

De plus, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Article 12 – Codes d’accès

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement, à son domicile par courrier sécurisé :

• l’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet,

• l’identifiant généré par le système de vote,

• le mot de passe individuel généré par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections.

Une ou plusieurs question(s) sera (ont) posée(s) à l’électeur.

Une notice d’explication sera également jointe à cet envoi.

En cas de perte ou de non-réception, l’électeur peut solliciter auprès du prestataire la génération de nouveaux codes d’accès, selon le mode opératoire diffusé par le prestataire et dans le respect du principe d’unicité du vote.

La réexpédition des codes de substitution peut s’effectuer à domicile ou via la messagerie électronique professionnelle de l’intéressé, à l’exclusion de toute autre modalité.

Le bon acheminement du courrier constitue un point de vigilance de la part du prestataire, sous réserve de conformité telle que visée à l’article 8.

Titre 4 – Déroulement des opérations de vote

Article 13 – modalités d’accès au serveur de vote

Durant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de voter de façon confidentielle, 24h/24, par tout moyen doté d’une connexion internet, sur leur lieu de travail ou à distance.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les salariés bénéficient de toutes les facilités leur permettant de voter aux temps et lieu du travail.

Ainsi, les locaux de travail sont équipés de PMF, permettant l’accès au vote et la confidentialité de celui-ci.

Les responsables définissent des modalités d’organisation propres à favoriser cette confidentialité, au regard de la configuration de leur pôle ou service. Dans la mesure des possibilités existantes, un PMF, isolé du collectif de travail, est dédié aux opérations de vote.

Article 14 – Expression du vote

Pour se connecter au système de vote, l’électeur renseigne son identifiant de vote et / ou son mot de passe.

Il accède ainsi aux listes de candidats et aux professions de foi.

Il peut alors exprimer son vote au moyen défini par le prestataire. Le bon enregistrement du vote fait l’objet d’un accusé de réception avec horodatage qu’il a la possibilité de sauvegarder (enregistrement et impression).

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier Contenu de l’urne électronique.

Le fichier Contenu de l’urne électronique recense les votes exprimés par voie électronique.

Afin de garantir la confidentialité du vote, les données de ce fichier ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs.

Article 15 – Mode de scrutin

Il est procédé à des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants de la délégation du personnel au Comité social et économique, dans chacune des catégories professionnelles formant des collèges distincts.

Le scrutin est de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Il est procédé, dans un délai de quinze jours, à un second tour de scrutin :

• si, au premier tour de scrutin, le quorum n’est pas atteint (le nombre de votants étant inférieur à la moitié des électeurs inscrits) ;

• ou si des sièges restent à pourvoir après le premier tour (du fait de la carence des listes de candidatures, ou de listes incomplètes).

Article 16 – Contrôle des opérations de vote

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif de l’employeur et ses représentants dûment désignés, au regard de sa conformité au cahier des charges et aux fichiers transmis.

Les membres du bureau de vote contrôlent l’ensemble des opérations de vote.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence pour prendre toute mesure d’information, sauvegarde ou suspension, sur la base des informations exhaustives communiquées par le prestataire.

Les taux de participation sont accessibles aux membres du bureau de vote, via leurs comptes utilisateurs respectifs, à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Article 17 – Dépouillement

Aucun résultat partiel n’est accessible pour toute la durée du scrutin (art. R.2314-16, alinéa 2 du Code du travail).

Dès la clôture du scrutin, le système de vote est automatiquement scellé (art. R.2314-8 du Code du travail).

Les listes d’émargement mentionnent, pour chaque électeur, les dates et heure de vote.

Le dépouillement est public. Il n’est possible que par l’activation conjointe des trois (ou plus) clés de chiffrement.

Article 18 – Proclamation des résultats

Pour chaque collège, pour l’élection des titulaires d’une part, et des suppléants d’autre part, les résultats mentionnent les éléments suivants : intitulés de listes, noms et prénoms des candidats, voix obtenues, élus.

Les membres du bureau de vote proclament les résultats, signent les procès-verbaux correspondants, et en reçoivent chacun un exemplaire.

L’employeur affiche les résultats, sans délai, au sein du bureau de vote, et les publie sur le site intranet de l’organisme.

Titre 5 – Accompagnement

Article 19 – Formation

Le prestataire met en œuvre les outils de formation permettant aux parties de s’approprier le système de vote (art. R.2314-12 du Code du travail).

Article 20 – Communication

L’employeur accompagne le personnel dans sa bonne appropriation du dispositif de vote.

Dans ce cadre, chaque salarié dispose d’une information détaillée sur le déroulement des opérations électorales consultable sur le site intranet de l’organisme et par tous autres moyens de diffusion définis par l’employeur (art. R.2314-12, alinéa 1 du Code du travail).

Cet outil de communication se voit complété d’informations diffusées par messagerie électronique, ou auprès de l’encadrement qui relaiera utilement celles-ci.

Les salariés absents depuis trois mois et plus, reçoivent, dans la même temporalité, un courrier d’information sur le scrutin à venir, accompagné des professions de foi de chaque organisation syndicale. Ce courrier comporte, notamment, les informations suivantes : dates du vote électronique, période d’envoi des identifiants, modalités ultérieures de consultation des professions de foi sur la plateforme de vote.

Le prestataire accompagne l’employeur dans la communication mise en œuvre auprès du personnel.

Il met à disposition des salariés une ligne téléphonique dédiée, pour toute la durée du scrutin.

Il adresse à chaque électeur, sur sa messagerie professionnelle et selon contenu communiqué par l’employeur, un courriel d’alerte signalant l’imminence de l’ouverture, puis de la clôture, du scrutin.

Pendant toute la durée du scrutin, l’employeur adressera chaque jour des courriels de rappel aux salariés et une information quotidienne sera diffusée sur la page d’accueil de l’intranet.

Titre 6– MODALITES D’APPLICATION ET DE SUIVI DE L’ACCORD

Article 21 – durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections de la délégation du personnel au Comité social et économique de 2019.

A l’arrivée du terme de cet accord, il cessera de produire ses effets.

Article 22 – procédure d’agrément et de communication de l’accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, au Comité d’entreprise, au CHSCT et aux délégués du personnel.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l'agrément ministériel prévu par le Code de la Sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l'employeur.

Le présent accord est diffusé aux salariés de la Caisse primaire d’assurance maladie de la Gironde au moyen d’une mise à disposition en ligne dans l’intranet de l’organisme.

Fait à Bordeaux, le

Le Directeur		Les Organisations Syndicales Représentatives
		La C.F.D.T.		La C.F.T.C.		La C.G.T.