accord d’entreprise

relatif à la mise en place du vote electronique

pour l’élection des représentants du personnel

au Comité Social et Economique

ENTRE, D'UNE PART,

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Gironde, dont le siège social est situé place de l’Europe 33085 Bordeaux, immatriculée au RCS de Bordeaux sous le numéro SIRET 78184742100018, représentée par son directeur en exercice,

ET, D'AUTRE PART,

Les organisations syndicales soussignées représentatives au sein de la Caisse primaire d’assurance maladie de la Gironde,

• La CFDT, représentée par,

• La CFTC, représentée par,

• La CGT, représentée par,

• Et l’UNSA représentée par,

CONVIENNENT,

d’organiser, par vote électronique, l’élection de la délégation du personnel au Comité social et économique de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Gironde, selon les modalités ci-après.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.

SOMMAIRE

Préambule 3

Titre 1 – Cadre de mise en place 3

Article 1 – Modalité d’expression des salaries 3

Article 2 – Choix d’un prestataire extérieur 3

Article 3 – Droit électoral 3

Titre 2 – Sécurité des systèmes d’information 4

Article 4 – Système de vote et stockage des données 4

Article 5 – Accès aux fichiers 4

Article 6 – Dispositif de secours 5

Article 7 – Expertise et déclaration auprès de la CNIL 5

Titre 3 – Travaux préparatoires 5

Article 8 – Eléments d’authentification des électeurs 5

Article 9 – Listes de candidatures et professions de foi 6

Article 10 – Bureau de vote 6

Article 11 – Cellule d’assistance technique 6

Article 12 – Codes d’accès 7

Titre 4 – Déroulement des opérations de vote 7

Article 13 – Modalités d’organisation – Protocole préélectoral 7

Article 14 – Accès au système de vote 8

Article 15 – Expression du vote 8

Article 16 – Mode de scrutin 8

Article 17 – Contrôle des opérations de vote 9

Article 18 – Dépouillement et décompte des voix 9

Article 19 – Proclamation des résultats 10

Titre 5 – Accompagnement 10

Article 20 – Formation 10

Article 21– Communication 10

Titre 6 – Dispositions diverses 11

Article 22 – Entrée en vigueur, durée de l’accord 11

Article 23 – Notification, dépôt et publicité 11

Préambule

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique (CSE) de l’entreprise, conformément aux dispositions des articles L.2314-4 et R.2314-2 et suivants du Code du travail.

Considérant :

• la souplesse de vote ainsi offerte aux salariés, de nature à favoriser leur participation,

• la répartition des électeurs sur tout le territoire de la Gironde, et la complexité organisationnelle en découlant,

• la démarche de développement durable dans laquelle s’inscrit résolument l’organisme et conformément à la loi « Climat et Résilience » n° 2021-1104 du 22 août 2021,

la solution retenue est celle d’un vote dématérialisé par internet.

Titre 1 – Cadre de mise en place

Article 1 – Modalité d’expression des salaries

Les parties signataires conviennent d’adopter un système de vote électronique exclusivement par internet pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique (CSE) de 2022.

Article 2 – Choix d’un prestataire extérieur

L’adhésion de la Caisse primaire d’Assurance maladie de la Gironde à l’accord-cadre n° 18/AC/22 relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique est obligatoire.

La société PARAGON TRANSACTION est le seul attributaire de ce marché.

Un marché subséquent a été signé par la CPAM de la Gironde pour la mise en place du vote électronique.

Article 3 – Droit électoral

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre exclusivement le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote (physique ou par correspondance) ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Titre 2 – Sécurité des systèmes d’information

Article 4 – Système de vote et stockage des données

Le prestataire assure la programmation des accès.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes (art. R.2314-6 du Code du travail).

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, ils seront traités par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (art. R.2314-7, alinéa 2 du Code du travail).

Le système est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin (art. R.2314-8 du Code du travail).

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

Le code d’accès (login) de l’électeur est généré par la société PARAGON de manière aléatoire mais non accessible par ce dernier. Ce code est anonyme et sera unique pour toute l’élection.

Le prestataire assure la conservation des données et leur archivage dans un coffre – fort électronique chez un huissier, puis leur destruction, au terme des délais de recours ou actions contentieuses engagées (art. R.2314-17 du Code du travail).

La société PARAGON s’engage à remettre à la CPAM de la Gironde l’ensemble des fichiers et d’effacer des supports informatiques les données relatives à l’élection une fois le délai de recours expiré.

Article 5 – Accès aux fichiers

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (art. R.2314-7, alinéa 1 du Code du travail).

En outre, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les clés de chiffrement seront choisies librement par les membres du bureau, et connus seulement d’eux.

Article 6 – Dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal.

Ce dispositif, déployé par le prestataire, offre les mêmes garanties que le système principal avec une qualité de service supérieure à 99.90 % et est totalement transparent pour l’utilisateur.

Article 7 – Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) préalablement à leur mise en œuvre.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

L’organisme effectue les formalités déclaratives attachées aux fichiers transmis (art. R. 2314-11 du Code du travail).

Titre 3 – Travaux préparatoires

En sus des dispositions contenues dans le cahier des charges annexé au présent accord, lesquelles ont pour objet de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par voie électronique, les parties conviennent des dispositions générales suivantes :

Article 8 – Eléments d’authentification des électeurs

L’employeur fournit au prestataire les éléments d’authentification des électeurs, constitués des données suivantes : numéro agent, collège, civilité, nom et prénom, date de naissance, département de naissance, adresse mail Assurance Maladie, adresse postale.

Le fichier « Electeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement électronique.

L’employeur effectue un contrôle de conformité des données importées par le prestataire.

Article 9 – Listes de candidatures et professions de foi

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par la société PARAGON, seront adressées au service des Ressources Humaines dans les délais impartis, qui les transmettra en l’état au prestataire.

Selon les modalités définies par le prestataire, ce dernier assurera la mise en ligne des candidatures et des professions de foi.

Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la (ou les) liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Article 10 – Bureau de vote

Il est constitué un bureau de vote, au siège de l’organisme.

Le bureau de vote comprend un président.

L’acte de candidature est incompatible avec la fonction de président.

Le président du bureau de vote est porteur de 4 clés privées de chiffrement du système de vote électronique, selon les modalités décrites à l’article 11.

Chaque liste de candidats peut être représentée, au sein de ce bureau, par un délégué ayant la qualité d’électeur.

Parmi ces délégués, deux sont porteurs, également, de clés de chiffrement distinctes.

Ces deux délégués sont expressément désignés par les organisations syndicales représentatives au sens de l’article L.2122-1 du Code du travail.

A défaut d’accord, le plus âgé et le plus jeune des délégués de liste sont désignés de fait comme porteurs de clés.

L’employeur communique au prestataire l’identité des membres du bureau de vote, pour paramétrage des comptes utilisateurs.

Article 11 – Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote (art. R.2314-10 du Code du travail). Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la direction et des organisations syndicales ainsi qu’un représentant du prestataire (art. R.2314-10 du Code du travail).

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé,

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera intégré dans la solution.

Article 12 – Codes d’accès

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, 2 codes confidentiels (un code d’accès unique appelé aussi login + 1 mot de passe) générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote.

Ces codes confidentiels sont envoyés au domicile des salariés par l’envoi de deux courriers distincts. Ils peuvent également être envoyés par courriel aux adresses professionnelles.

A l’aide de son code d’accès et son mot de passe, et en option un code défi (numéro agent ou code postal ou département de naissance), l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaitra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

La validation définitive du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

En cas de perte, l’électeur peut récupérer ses codes par courriel à l’adresse de son choix.

Ce module de récupération en ligne est un complément à la hotline téléphonique.

A chaque demande de code, le mot de passe est modifié, invalidant l’information précédemment communiquée.

Titre 4 – Déroulement des opérations de vote

Article 13 – Modalités d’organisation – Protocole préélectoral

Les modalités d’organisation du scrutin et du vote électronique seront déterminées dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP), devant intervenir préalablement à chaque élection professionnelle de l’Entreprise, et à laquelle sera convié l’ensemble des organisations syndicales représentatives intéressées par le processus électoral.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi, PARAGON TRANSACTION, pour mettre en place le vote électronique. Il comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 14 – Accès au système de vote

Durant la période ouvrée du scrutin, les électeurs peuvent voter à tout moment de façon confidentielle, 24h/24, par tout moyen doté d’une connexion internet, sur leur lieu de travail ou à distance.

Les salariés bénéficient de toutes les facilités leur permettant de voter aux temps et lieu du travail.

Dans la mesure des possibilités existantes, un PMF, isolé du collectif de travail, est dédié aux opérations de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Article 15 – Expression du vote

Pour se connecter au système de vote, l’électeur renseigne son code d’accès et son mot de passe, et en option un code « défi » qui sera défini dans le protocole pré-électoral.

Il accède ainsi aux listes de candidats et professions de foi sur une même page.

Il peut alors exprimer son vote. Une double validation est obligatoire pour confirmer définitivement son vote avant transmission à l’urne électronique.

Le bon enregistrement du vote fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de télécharger ou de l’envoyer par courriel à l’adresse mail de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier Contenu de l’urne électronique.

Le fichier Contenu de l’urne électronique recense les votes exprimés par voie électronique.

Afin de garantir la confidentialité du vote, les données de ce fichier ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs.

Article 16 – Mode de scrutin

Il est procédé à des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants de la délégation du personnel au Comité social et économique, dans chacune des catégories professionnelles formant des collèges distincts.

Le scrutin est de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Il est procédé, dans un délai de quinze jours, à un second tour de scrutin :

• si, au premier tour de scrutin, le quorum n’est pas atteint (le nombre de votants étant inférieur à la moitié des électeurs inscrits),

• ou si des sièges restent à pourvoir après le premier tour (du fait de la carence des listes de candidatures, ou de listes incomplètes).

Article 17 – Contrôle des opérations de vote

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif de l’employeur et ses représentants dûment désignés, au regard de sa conformité au cahier des charges et aux fichiers transmis.

Les membres du bureau de vote contrôlent l’ensemble des opérations de vote.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence pour prendre toute mesure d’information, sauvegarde ou suspension, sur la base des informations exhaustives communiquées par le prestataire.

Les taux de participation sont accessibles aux membres du bureau de vote, via leurs comptes utilisateurs respectifs, à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Article 18 – Dépouillement et décompte des voix

Aucun résultat partiel n’est accessible pour toute la durée du scrutin (art. R.2314-16, alinéa 2 du Code du travail).

Seule la participation est consultable par les personnes habilitées (taux de participation tout au long du scrutin et après descellement / dépouillement).

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin (art. R.2314-8 du Code du travail). Il sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

A l’issue du descellement et du dépouillement, PARAGON fournira, sous forme de format PDF, la liste d’émargement contenant les informations suivantes :

• nom de l’élection,

• nom du collège,

• prénom et nom de l’électeur,

• le canal de vote,

• le numéro unique d’accusé de vote,

• l’horodatage du vote.

Le dépouillement est public. Les mêmes acteurs du scellement saisissent à nouveau leurs clés privées.

Les données de l’élection sont alors déchiffrées, les résultats deviennent lisibles et accessibles immédiatement.

Un dépôt au coffre-fort électronique a lieu à ce stade avec les données de l’élection (liste électorale, candidats, empreinte, liste d’émargement) par un archivage à valeur probante et une prise d’empreinte.

Article 19 – Proclamation des résultats

Pour chaque collège, pour l’élection des titulaires d’une part, et des suppléants d’autre part, les résultats mentionnent les éléments suivants : intitulés de listes, noms et prénoms des candidats, voix obtenues, élus.

Les membres du bureau de vote proclament les résultats, signent les procès-verbaux correspondants, et en reçoivent chacun un exemplaire.

L’employeur affiche les résultats, sans délai, au sein du bureau de vote, et les publie sur le site intranet de l’organisme.

Titre 5 – Accompagnement

Article 20 – Formation

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique par le prestataire (art.R.2314-12, alinéa 2 du Code du travail).

Article 21– Communication

L’employeur accompagne le personnel dans sa bonne appropriation du dispositif de vote.

Dans ce cadre, chaque salarié dispose d’une information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, consultable sur le site intranet de l’organisme et par tous autres moyens de diffusion par l’employeur (art. R.2314-12, alinéa 1 du Code du travail).

Cet outil de communication se voit complété d’informations diffusées par messagerie électronique, ou auprès de l’encadrement qui relaiera utilement celles-ci.

Les salariés absents depuis trois mois et plus, reçoivent, dans la même temporalité, un courrier d’information sur le scrutin à venir, accompagné des professions de foi de chaque organisation syndicale.

Ce courrier comporte, notamment, les informations suivantes : dates du vote électronique, période d’envoi des identifiants, modalités ultérieures de consultation des professions de foi sur la plateforme de vote.

Le prestataire accompagne l’employeur dans la communication mise en œuvre auprès du personnel.

Il met à disposition des salariés une ligne téléphonique dédiée, pour toute la durée du scrutin.

Il adresse à chaque électeur, sur sa messagerie professionnelle et selon contenu communiqué par l’employeur, un courriel d’alerte signalant l’imminence de l’ouverture, puis de la clôture, du scrutin ainsi qu’un courriel de rappel la veille du dernier jour du vote.

Pendant toute la durée du scrutin, l’employeur adressera chaque jour des courriels de rappel aux salariés et une information quotidienne sera diffusée sur la page d’accueil de l’intranet.

Titre 6 – Dispositions diverses

Article 22 – Entrée en vigueur, durée de l’accord

Cet accord entrera en vigueur à compter du premier jour qui suit son agrément.

Il est applicable pour le scrutin constituant son objet.

Article 23 – Notification, dépôt et publicité

Cet accord sera diffusé dans l’intranet de l’entreprise de manière à être porté à la connaissance de l’ensemble des salariés dès son agrément.

Un exemplaire sera transmis à chaque organisation syndicale signataire.

Fait à Bordeaux,

le 17 décembre 2021

Le Directeur, Les Organisations Syndicales Représentatives